Zuschlag bei verspäteten T4 und T5 einer Kapitalgesellschaft

Wie hoch ist der Zuschlag, wenn T4- oder T5-Bescheinigungen verspätet oder nie eingereicht werden?

Für eine T4- oder T5-Erklärung, die nach Fälligkeit oder nie eingereicht wird, fällt ein Verspätungszuschlag von mindestens $100 an. Nach dem Income Tax Act ist es der höhere Betrag aus diesem Mindestbetrag und einem Tagesbetrag, gezählt für jeden Tag des Versäumnisses, bis zu 100 Tage. Der Tagesbetrag steigt mit der Zahl der verspäteten Bescheinigungen (Income Tax Act, Abschn. 162(7.01); CRA: wann einzureichen ist). Für eine T5-Erklärung nennt die CRA einen Höchstbetrag von $7.500 (CRA: T5-Zuschläge).

Auf einen unbezahlten Zuschlag laufen zusätzlich Zinsen (CRA: T5-Zuschläge).

Was einen Fall nicht einfach macht. Jedes Kalenderjahr ist eine eigene Erklärung, und T4 und T5 sind getrennte Erklärungsarten, sodass mehrere versäumte Jahre den Zuschlag vervielfachen. Die Bescheinigungen müssen außerdem mit den Büchern der Kapitalgesellschaft, ihrer T2 (kanadische Körperschaftsteuererklärung) und der persönlichen Steuererklärung des Eigentümers übereinstimmen; die CRA kann einen Arbeitgeber kontaktieren, wenn die gemeldeten Angaben nicht zu ihren Unterlagen passen (CRA: Arbeitgeberleitfaden). Zahlungen, die nie ordentlich gebucht wurden, müssen erfasst werden, bevor die Beträge der Bescheinigungen feststehen. Ist ein Zuschlagsbescheid eingegangen, prüfen Sie zuerst Konto, Jahr, Einreichungsdatum und Zahl der Bescheinigungen. Um einen fehlerhaft festgesetzten Zuschlag anzufechten, muss die Kapitalgesellschaft in der Regel innerhalb von 90 Tage nach Versand des Bescheids Einspruch einlegen (Income Tax Act, Abschn. 165(1)). Eine Bitte um Erläuterung oder um Erlass ersetzt keinen Einspruch. Siehe Zuschläge, Zinsen und Erlass.

Das sollten Sie vor dem Einreichen zusammentragen:

• Lohn- oder Bankunterlagen zu jeder Zahlung von Eigentümergehalt, nach Kalenderjahr.
• Dividendenbeschlüsse und Zahlungsunterlagen, nach Kalenderjahr.
• Die T2-Erklärungen und Jahresabschlüsse der Kapitalgesellschaft für diese Jahre.
• Die persönlichen Steuererklärungen des Eigentümers für dieselben Jahre.
• Die Kontonummern der Kapitalgesellschaft für die Lohnabrechnung und für Informationserklärungen (RZ).
• Jeden Zuschlagsbescheid oder Brief der CRA und das Datum, an dem jede Bescheinigung tatsächlich eingereicht wurde.

Wann sind T4- und T5-Bescheinigungen fällig, und was gilt als verspätet?

Beide Erklärungen sind am letzten Tag im Februar nach dem Kalenderjahr fällig, zu dem das Gehalt oder die Dividende gehört. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen von der CRA anerkannten Feiertag, ist die Erklärung pünktlich, wenn die CRA sie bis zum nächsten Werktag erhält oder sie bis dahin abgestempelt ist (Income Tax Regulations, Abschn. 205(1); CRA: wann einzureichen ist).

Eine Erklärung ist verspätet, wenn sie weder bis zur Frist eingegangen noch, bei einer zulässigen Papiereinreichung, bis dahin abgestempelt ist. Eine T4 wird für das Jahr gemeldet, in dem das Gehalt gezahlt wird (CRA: Arbeitgeberleitfaden); eine T5 folgt dem Kalenderjahr der Dividende (CRA: T5-Leitfaden).

Gibt es eine mildere Regel der CRA, wenn nur wenige Bescheinigungen verspätet sind?

Für T4- und T5-Erklärungen sowie für NR4-, T4A-, T4E- und T5018-Erklärungen senkt die Verwaltungspraxis der CRA den Zuschlag, der einem Einreicher berechnet werden kann: pauschal $100 bei 1 bis 5 verspäteten Bescheinigungen und $5 pro Tag, höchstens $500, bei 6 bis 10 (CRA: wann einzureichen ist). Die Seite der CRA besagt, dass dem Einreicher der gesenkte Betrag berechnet werden kann, und nennt keine weitere Bedingung. Die Richtlinie ist nicht Teil des Gesetzes; prüfen Sie daher jeden Bescheid anhand der Zeile für Ihre Zahl an Bescheinigungen.

Zählen Sie verspätete Bescheinigungen getrennt für jede Erklärungsart und jedes Kalenderjahr. Das Gesetz bemisst den Zuschlag nach der Zahl der verspäteten Erklärungen einer vorgeschriebenen Art, und die Verordnung führt T4 und T5 als getrennte Arten auf (Income Tax Act, Abschn. 162(7.01); Income Tax Regulations, Abschn. 205(3)). Die Erläuterungen von Finance Canada, die kein Gesetz sind, beschreiben den Zuschlag gleich: „einer bestimmten Art“ (Finance Canada). Eine verspätete T4 und eine verspätete T5 ziehen daher zwei Zuschläge nach sich. Die Richtlinienseite der CRA sagt nicht, wie sie zählt; prüfen Sie einen Bescheid daher anhand der Zeile für jede Art. Zinsen laufen unterdessen auf jeden unbezahlten Betrag.

Gibt es einen eigenen Zuschlag, wenn dem Arbeitnehmer oder Aktionär die Bescheinigung nicht ausgehändigt wird?

Ja bei T4-Bescheinigungen. Die CRA kann $25 pro Tag für jede T4-Bescheinigung berechnen, die einem Arbeitnehmer nicht bis zum letzten Tag im Februar ausgehändigt wurde, mit einem Mindestbetrag von $100 und einem Höchstbetrag von $2.500 (CRA: Arbeitgeberleitfaden; CRA: Bescheinigungen verteilen).

Dieselbe Pflicht gilt für eine T5: Die Verordnung verlangt, dass Kopien von T4- und T5-Erklärungen spätestens am Einreichungstag an jeden Empfänger gehen (Income Tax Regulations, Abschn. 209). Die T5-Seiten der CRA nennen keinen Betrag für eine fehlende T5-Kopie (CRA: T5-Leitfaden). Der allgemeine Zuschlag des Gesetzes für die Verletzung einer Pflicht aus der Verordnung ist der höhere Betrag aus $100 oder $25 pro Tag, bis zu 100 Tage, wenn kein anderer Zuschlag vorgesehen ist (Income Tax Act, Abschn. 162(7)); eine T5, die dem Aktionär nie ausgehändigt wurde, kann ihn daher auslösen. Die gelesenen Seiten sagen nicht, ob die CRA ihn festsetzt.

Wenn Sie Ihre eigene T5 nie erhalten haben. Die Kapitalgesellschaft schuldet die T5-Einreichung weiterhin, und der Aktionär gibt die Dividende in der persönlichen Steuererklärung hochgerechnet (Gross-up) an, mit oder ohne Bescheinigung (CRA: Zeile 12000). Die Dividendenunterlagen der Kapitalgesellschaft zeigen, ob jede Zahlung berechtigt war oder nicht. Zum Gross-up und zur Steuer siehe Steuer auf Dividenden Ihrer Kapitalgesellschaft.

Muss ich für Dividenden, die ich mir selbst gezahlt habe, eine T5-Bescheinigung erstellen, und gibt es eine Mindestgrenze?

Ja, wenn die Kapitalgesellschaft einem in Kanada Ansässigen eine Dividende gezahlt oder gutgeschrieben hat: eine berechtigte Dividende, eine nicht berechtigte Dividende oder die meisten fiktiven Dividenden. Eine Kapitaldividende braucht keine T5, ebenso wenig ein Jahr, in dem alles, was an einen Empfänger gezahlt wurde, zusammen unter $50 liegt (CRA: wann eine T5 zu erstellen ist). Die Regel der CRA richtet sich danach, wer die Dividende erhält und wo er wohnt; ihre Seite enthält keine gesonderte Regel für den Eigentümer der zahlenden Kapitalgesellschaft.

Eine T5 ist eine Bescheinigung je Empfänger; ein Ehepartner oder anderer Aktionär, der eine Dividende erhielt, bekommt also eine eigene, und der Test mit $50 gilt für jeden Empfänger (CRA: T5-Leitfaden).

Reichen Sie für ein Jahr ohne Dividenden keine Null-T5 ein (CRA: T5-Leitfaden). Die T5 wird unter einem Konto für Informationserklärungen (RZ) auf die Business Number der Kapitalgesellschaft eingereicht (CRA: RZ-Konto). Zu Beschluss, Zahlung und den Feldern der Bescheinigung siehe Dividende beschließen und zahlen.

Ich habe für frühere Jahre nie Bescheinigungen ausgestellt: Muss ich sie trotzdem einreichen?

Ja. Die Verordnung verlangt für jedes Kalenderjahr, in dem die Kapitalgesellschaft Gehalt oder Dividenden gezahlt hat, eine Erklärung (Income Tax Regulations, Abschn. 200(1); Abschn. 201(1); Abschn. 205), und die Einreichungsseiten der CRA nennen keine Grenze, nach der eine versäumte Erklärung nicht mehr eingereicht werden muss. Klären Sie zuerst eine mögliche freiwillige Offenlegung (nächster Absatz) und reichen Sie dann zügig ein: Eine Erklärung, die weniger als 100 Tage verspätet ist, erhöht den Tagesbetrag weiter. Eine, die schon über 100 Tage verspätet ist, liegt an der Obergrenze, sodass die Einreichung diesem Zuschlag nichts hinzufügt; Zinsen laufen aber auf jeden unbezahlten Zuschlag, und schnelles Handeln zur Behebung eines Versäumnisses ist ein Faktor, den die CRA bei einem Erlassantrag berücksichtigt (IC07-1R1).

Haben frühere persönliche Steuererklärungen das Gehalt oder die Dividenden ausgelassen, erwägen Sie den Weg der freiwilligen Offenlegung, bevor Sie die üblichen Nachholungen einreichen. Er deckt in der Regel keine bereits festgesetzten Zuschläge ab, und eine Prüfung oder Untersuchung zu den offengelegten Angaben gegen den Steuerpflichtigen oder einen nahestehenden Steuerpflichtigen, etwa eine beherrschte Kapitalgesellschaft, macht einen Antrag unfreiwillig (CRA: VDP-Voraussetzungen).

1. Rekonstruieren Sie jedes Jahr. Listen Sie anhand von Lohnunterlagen, Dividendenbeschlüssen und Kontoauszügen auf, was wem gezahlt wurde, nach Kalenderjahr.
2. Stimmen Sie ab. Prüfen Sie jedes Jahr gegen die Bücher, die T2 und die persönliche Steuererklärung des Eigentümers. Wo sie voneinander abweichen, hängen die zu meldenden Beträge davon ab, was tatsächlich gezahlt und wie es gebucht wurde, und auf eine falsche Bescheinigung kann eine geänderte folgen. Geld, das entnommen wurde, ohne als Gehalt oder Dividende bezeichnet zu werden, muss geklärt werden, bevor eine Bescheinigung gewählt werden kann: siehe Gesellschafterdarlehen und Gehalt nachträglich zahlen.
3. Reichen Sie eine Erklärung je Jahr und je Art ein. Jede Erklärung besteht aus einer Zusammenfassung und ihren Bescheinigungen. Melden Sie eine T4 für das Jahr, in dem das Gehalt gezahlt wurde, und eine T5 für das Jahr, in dem die Dividende gezahlt oder gutgeschrieben wurde.
4. Geben Sie jedem Empfänger seine Kopie, auch dem Eigentümer und jedem anderen Aktionär.
5. Bewahren Sie den Nachweis auf. Speichern Sie die Einreichungsbestätigung und das Datum jeder Erklärung.

Die Einreichungsseiten der CRA nennen kein gesondertes Verfahren für alte Jahre und sagen nicht, wie weit zurück die Online-Werkzeuge Einreichungen annehmen; die CRA selbst bestätigt daher den Weg. Notieren Sie Datum und Antwort. Wurden Abzüge nie abgeführt, siehe Verspätete Lohnabführung.

Muss ich T4- und T5-Erklärungen online einreichen, und was gilt bei Papier?

Eine Erklärung mit mehr als 5 Bescheinigungen einer Art für ein Kalenderjahr muss online eingereicht werden; bei 5 oder weniger ist Papier zulässig (Income Tax Regulations, Abschn. 205.1; CRA: wie einzureichen ist). Die Einreichung im falschen Format zieht einen eigenen Zuschlag von $125 bei 6 bis 50 Bescheinigungen nach sich, der bei 2.501 oder mehr auf $2.500 steigt (Income Tax Act, Abschn. 162(7.02)). Er kommt zum Verspätungszuschlag hinzu.

Online bedeutet Web Forms, für bis zu 100 Bescheinigungen je Übermittlung, oder Internet File Transfer für größere Erklärungen (CRA: wie einzureichen ist; CRA: Web Forms). Web Forms meldet sich über My Business Account oder Represent a Client an oder mit einem Web-Zugangscode: bei der T4 an das Lohnabrechnungskonto gebunden, bei der T5 an die Business Number (CRA: Arbeitgeberleitfaden; CRA: T5-Leitfaden).

Wie füge ich nach der Einreichung eine T4- oder T5-Bescheinigung hinzu, ändere oder storniere sie?

Eine Bescheinigung kann online oder auf Papier hinzugefügt, geändert oder storniert werden. Bei einer T4 geht beides, unabhängig davon, wie das Original eingereicht wurde (CRA: Arbeitgeberleitfaden; CRA: T5-Leitfaden).

Geben Sie auf Papier dem Empfänger zwei Kopien einer geänderten oder stornierten Bescheinigung und senden Sie der CRA eine Kopie mit einem Brief, der den Grund erklärt. Reichen Sie keine geänderte Zusammenfassung ein.

Kann die CRA einen Zuschlag für eine verspätete T4 oder T5 erlassen?

Möglicherweise, aber der Erlass liegt im Ermessen. Außergewöhnliche Umstände oder Handlungen der CRA selbst können den Erlass von Zuschlägen und Zinsen stützen. Zahlungsunfähigkeit oder finanzielle Not stützen in der Regel einen Zinserlass; einen Zuschlag aus diesem Grund zu erlassen ist die Ausnahme, und die CRA kann auch andere Umstände berücksichtigen. Sie kann einen Zuschlag erlassen, bevor er berechnet wird, oder einen bereits festgesetzten aufheben (IC07-1R1).

Die CRA gewichtet, ob die Kapitalgesellschaft bisher die Vorschriften eingehalten hat, ob sie angemessene Sorgfalt angewandt hat und ob sie das Versäumnis zügig behoben hat (IC07-1R1). Bei einer Informationserklärung deckt das Ermessen einen Zeitraum ab, der innerhalb von 10 Kalenderjahre vor dem Jahr des Antrags endet (CRA: T5-Leitfaden). Ein Zuschlag für einen älteren Zeitraum fällt aus diesem Ermessen heraus.

Ein Unternehmen beantragt den Erlass mit Form RC4288 oder meldet sich bei My Business Account oder Represent a Client an und wählt den Antrag auf Erlass von Zuschlägen und Zinsen, mit allen einschlägigen Unterlagen (CRA: so beantragen Sie ihn). Der Erlass hebt die Einreichungspflicht nicht auf. Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Zuschläge, Zinsen und Erlass.

Was gilt für die Bescheinigungen RL-1 und RL-3 in Québec?

Québec verwendet eigene Bescheinigungen: die RL-1 (Lohnbescheinigung in Québec) für Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit und die RL-3 für Kapitalerträge, einschließlich Dividenden. Beide werden bei Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) eingereicht, die eigene Fristen und Zuschläge festlegt. Die CRA-Beträge auf dieser Seite gelten dafür nicht, und eine bundesweite T4 oder T5 ersetzt sie nicht. Zur RL-1 siehe Lohnabrechnung durchführen, zur RL-3 Dividende beschließen und zahlen.

Beispiel

Beträge zur Veranschaulichung in kanadischen Dollar. Die Termine verschieben sich mit Wochenenden und Feiertagen.

Zwei im Mai eingereichte Erklärungen

Eine Kapitalgesellschaft in Ontario reicht eine T4 für den Eigentümer und eine T5 am 15. Mai statt Ende Februar ein, also etwa 75 Tage zu spät. Jede ist eine eigene Erklärungsart, daher ergibt die Formel des Gesetzes für jede etwa C$750 (75 Tage zu C$10), insgesamt C$1.500. Die Richtlinie für kleine Einreicher senkt jede auf pauschal C$100, insgesamt C$200. Zinsen laufen auf jeden unbezahlten Zuschlag.

Drei Jahre Dividenden ohne T5

Eine Kapitalgesellschaft zahlt ihrem Eigentümer drei Jahre lang jedes Jahr C$30.000 Dividenden und stellt keine T5 aus. Das sind drei verspätete Erklärungen mit je einer Bescheinigung, alle heute mehr als 100 Tage verspätet.

Das sind C$3.000 nach der Formel des Gesetzes und C$300 nach der Pauschale der Richtlinie. Die Kapitalgesellschaft reicht alle drei T5 ein und kann die CRA bitten, die Zuschläge zu erlassen. Die persönlichen Steuererklärungen des Eigentümers müssen die Dividenden zeigen, ob eine T5 existierte oder nicht; hat eine sie ausgelassen, muss auch sie korrigiert werden. Die Bücher müssen übereinstimmen: Dasselbe Geld kann als Darlehen oder Gehalt gebucht sein, daher werden die Jahre gegeneinander geprüft.

Acht T4-Bescheinigungen auf Papier

Eine Kapitalgesellschaft mit acht Arbeitnehmern reicht ihre T4-Erklärung 30 Tage zu spät auf Papier ein. Acht Bescheinigungen sind mehr als 5, die Erklärung hätte also online erfolgen müssen: C$125 für das falsche Format. Der Verspätungszuschlag nach der Richtlinie für 6 bis 10 Bescheinigungen beträgt C$5 pro Tag, C$150 für 30 Tage. Berechnet die CRA beides, beträgt die Summe C$275 vor Zinsen.

Anders in Ihrem Fall?

• Bescheinigungen sind für mehrere Jahre verspätet oder wurden nie ausgestellt, und das Gehalt des Eigentümers passt womöglich nicht zur T2, zu den Büchern oder zur persönlichen Steuererklärung: Wenn die Unterlagen voneinander abweichen, hängt von den Tatsachen ab, welche Bescheinigungen für welche Beträge einzureichen sind und ob die CRA gebeten werden sollte, die Zuschläge zu erlassen; auch frühere persönliche Steuererklärungen können Gehalt oder Dividenden ausgelassen haben. Das ist der Punkt, an dem man die Jahre prüfen lassen sollte: siehe Hilfe bei Steuererklärungen von Kapitalgesellschaften und nicht eingereichte Körperschaftsteuererklärungen nachholen, falls auch die T2, GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) oder Lohnerklärungen fehlen.
• Die Zahlungen wurden nie ordentlich gebucht, oder es gibt keine Beschlüsse: Jede Bescheinigung wird aus den Büchern erstellt, daher kommen die Bücher zuerst. Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein früherer Buchhaltungsexperte hat die Einreichungen versäumt und antwortet nicht mehr: Siehe was zu tun ist, wenn ein Buchhaltungsexperte Einreichungen versäumt hat.
• Neben den Bescheinigungen wurden auch Abführungen versäumt: Siehe Verspätete Lohnabführung.
• Die Bescheinigungen betreffen Auftragnehmer, oder Sie sind unsicher, ob ein Arbeitnehmer eine T4 oder T4A erhält: Siehe T4A und T5018 für Auftragnehmer und welche Bescheinigung ein Arbeitnehmer erhält.
• Ein Aktionär lebt außerhalb Kanadas: Die Dividende wird anders gemeldet; siehe nicht ansässige Eigentümer einer kanadischen Kapitalgesellschaft.