⁦T4⁩ או ⁦T4A⁩: איזה טופס נותנים לעובד, לקבלן ולשכר טרחה

⁦T4⁩ או ⁦T4A⁩: איזה טופס מקבל העובד שלי?

עובד מקבל ⁦T4⁩. מי ששילמתם לו עבור שירות מחוץ ליחסי עבודה, כמו קבלן עצמאי או פרילנסר, מקבל בדרך כלל ⁦T4A⁩, אלא אם חל טופס אחר מהטבלה שלהלן. לפי CRA, שכר טרחה ששולם לאדם עבור שירות מחוץ ליחסי עבודה נרשם ב-⁠⁦T4A⁩, ושכר של עובד נרשם בתיבה 14 של ⁦T4⁩.

הטופס קובע גם מה מנכים במקור. ברוב המקרים מנכים מכל תשלום שכר של עובד את התשלומים לתוכנית הפנסיה של קנדה (CPP), את דמי ביטוח תעסוקה (EI) ואת מס ההכנסה. ברוב המקרים של קבלנים תושבי קנדה לא מנכים דבר.

מה הופך מקרה למורכב. הטופס נקבע לפי המעמד האמיתי של העובד, לא לפי התווית בחוזה או בחשבונית. לפי CRA, העובדות של כל יחסי העבודה קובעות את מעמד ההעסקה. מתן ⁦T4A⁩ למי שעובד כמו עובד אינו הופך אותו לקבלן, והניכויים החסרים עלולים להישאר על חשבונכם (ראו “מה עושים אם לא בטוחים שמדובר בעובד” בהמשך). המבחן עצמו נמצא במדריך קבלן עצמאי או עובד בקנדה.

המקרה מורכב גם כששילמתם למישהו שנה או יותר ואינכם בטוחים איזה טופס היה נכון, כשבשנים קודמות לא ניתן טופס או ניתן טופס שגוי, או כשהגיע מכתב מ-⁠CRA. אז צריך לבדוק כל שנה בנפרד.

מה לאסוף קודם: את ההסכם הכתוב אם יש, חשבוניות, את התשלומים לכל עובד לפי שנה קלנדרית ותאריך תשלום, טפסים או מכתבי CRA שכבר הונפקו או התקבלו, ואת מספר הביטוח הסוציאלי (SIN) או מספר העסק של כל עובד.

האם יש בקנדה מקבילה ל-⁠1099 ול-⁠⁦W-2⁩?

לא התאמה מלאה, אבל ⁦T4⁩ ממלא את התפקיד של ⁦W-2⁩ האמריקאי, ו-⁠⁦T4A⁩ עם תיבה 048 ממלא את התפקיד של ⁦1099-NEC⁩. ⁦T4⁩ מדווח על שכר העובד ועל הניכויים. תיבה 048 מדווחת על שכר טרחה שמשולם לקבלן, בלי ניכויים.

שני דברים חשובים. ⁦T4A⁩ מדווח גם על קצבאות פנסיה ועל קצבאות אחרות, ולכן התיבה היא שקובעת את המשמעות: שכר טרחה על שירותים שייך לתיבה 048. והמשלם מגיש ל-⁠CRA את הטפסים יחד עם דוח מסכם תואם, ולא רק מעביר עותקים לכל עובד.

מה מדווח ⁦T4⁩, ומה צריך להקים קודם?

⁦T4⁩ מדווח על סך השכר של העובד בשנה הקלנדרית ועל מה שנוכה ממנו. התיבות העיקריות, ממדריך ⁦T4⁩ של CRA:

משלם מנפיק ⁦T4⁩ כששכר השנה היה גבוה מ-⁠⁦$500⁩ (לפי מדיניות מנהלית של CRA), או כשניכה CPP, QPP, EI, ביטוח ההורות של קוויבק (QPIP) או מס הכנסה, בכל סכום. גם עובד נוכחי עם הטבה חייבת במס של ביטוח חיים קבוצתי צריך ⁦T4⁩, גם כששכרו היה שווה לסכום הזה או נמוך ממנו (CRA: טופס ⁦T4⁩).

הירשמו לחשבון שכר. CRA קובעת להירשם לפני מועד ההעברה הראשון. בכל תשלום שכר מנכים CPP, EI ומס הכנסה, מוסיפים את החלק של המעסיק ב-⁠CPP וב-⁠EI ומעבירים ל-⁠CRA (CRA: ⁦RC4110⁩). השלבים מפורטים במדריך הנהלת שכר, והרישום בהנהלת חשבונות במדריך פקודת יומן לשכר.

מה נרשם בתיבה 048 של ⁦T4A⁩ עבור קבלן (מיפוי ⁦T4A⁩)?

תיבה 048 כוללת את שכר הטרחה ששולם על שירותים, בלי ⁦GST/HST⁩ ובלי מס מכירה פרובינציאלי (PST) (CRA: מילוי ⁦T4A⁩). הסכום שייך לשנה הקלנדרית שבה הוא שולם, לא לשנה שבה העבודה בוצעה (CRA: ⁦T4A⁩ למשלמים). ברוב המקרים של מקבלים תושבי קנדה לא מנכים CPP, EI או מס הכנסה.

הוראות הטופס של CRA ומדריך ⁦RC4157⁩ קובעים איזה מספר של המקבל נרשם:

איסוף מספרים, מה עושים כשחסר מספר, והאם משלם בלי עובדים צריך חשבון שכר, מפורטים במדריך דיווח על תשלומים לקבלני משנה.

כדי שהספרים יהיו מוכנים לטפסים, סמנו כל מקבל תשלום כעובד או כקבלן, סכמו את התשלומים לכל קבלן לפי תאריך תשלום כשה-⁠⁦GST/HST⁩ מופרד, והתאימו את הסכומים לחשבונות ההוצאות לפני ההגשה. הצד של הקבלן בטופס מוסבר במדריך טופס שכר טרחה על שירותים בדוח העסקי.

האם יש סכום מינימום, ומה לגבי קבלן שהתאגד?

הכלל הרגיל של CRA הוא להנפיק ⁦T4A⁩ כשסך התשלומים למקבל בשנה הקלנדרית היה גבוה מ-⁠⁦$500⁩, או כשנוכה מס מתשלום כלשהו. CRA מגדירה את הסכום כמדיניות מנהלית, ולכן הוא עשוי להשתנות.

תשלום לחברה אינו מבטל את הטופס. CRA קובעת שבדרך כלל על המשלם לתת לחברה ⁦T4A⁩ על שכר טרחה עבור שירותים, אלא אם חל במקומו ⁦T4A-NR⁩, ⁦T5018⁩ או טופס אחר. רשמו בתיבה 013 את מספר חשבון התוכנית של החברה (15 תווים, שמתחילים במספר העסק שלה). ענף ההובלה בכבישים מחמיר יותר: CRA מטילה קנסות על עסקים בענף ההובלה שלא מדווחים על שכר טרחה של יותר מ-⁠⁦$500⁩ בשנה ששולם לחברה פרטית בשליטה קנדית (CCPC) בענף ההובלה (CRA).

השאלה אם חברת המקבל היא עסק שירותים אישיים (PSB) נפרדת: ראו עסק שירותים אישיים.

איזה טופס נותנים על עמלות: לעובד או לסוכן עצמאי?

עמלות הולכות לפי מעמד העובד. עמוד העמלות של CRA מפרט שלושה מקרים.

תיבה 020 אינה כוללת ⁦GST/HST⁩ ומס מכירה פרובינציאלי, כמו תיבה 048 (CRA).

האם קבלני משנה מקבלים ⁦T4⁩ או טופס אחר?

קבלן משנה שמנהל עסק מקבל בדרך כלל ⁦T4A⁩, לא ⁦T4⁩. ⁦T4⁩ חל רק אם קבלן המשנה הוא בפועל עובד שלכם. בשני מקרים מוגדרים חל טופס אחר במקום ⁦T4A⁩.

פרטי ההגשה וטיפול בשנים שהוחמצו עבור ⁦T5018⁩ ו-⁠⁦T4A⁩, ותושב חוץ שעבודתו נעשית כולה מחוץ לקנדה, מפורטים במדריך דיווח על תשלומים לקבלני משנה. ניכוי מס במקור מתושבי חוץ מוסבר במדריך ניכוי במקור על שירותים בקנדה.

מתי מגישים ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T4A⁩, ומה הקנס על איחור?

טפסי ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T4A⁩ והדוח המסכם שלהם אמורים להיות מוגשים בדרך כלל עד היום האחרון של פברואר שאחרי השנה הקלנדרית. אם העסק מפסיק לפעול, ההגשה היא תוך 30 ימים, או תוך 90 ימים כששותף או בעל עסק יחידני נפטר (CRA). אם היום בפברואר הוא סוף שבוע או חג ש-⁠CRA מכירה בו, היום העסקי הבא נחשב. העותקים לעובדים ולמקבלים חייבים להגיע אליהם עד היום האחרון של פברואר (CRA: חלוקת טפסים). יותר מחמישה דוחות מידע מאותו סוג לשנה קלנדרית, כמו יותר מחמישה טפסי ⁦T4⁩, חייבים להיות מוגשים באופן אלקטרוני.

דוח שמוגש באיחור עולה לפחות ⁦$100⁩, ויותר ככל שמצטברים ימים וטפסים (CRA). עותק שמגיע לעובד באיחור או לא מגיע כלל נושא קנס נפרד. הדרגות, הכלל הקל יותר לכמה טפסים בודדים והדרך להגיש באיחור מפורטים במדריך קנס על טפסי שכר ודיבידנד שהוגשו באיחור.

CRA מציינת שבשלב זה היא אינה מטילה קנסות על אי-מילוי של תיבה 048, מלבד במסגרת המדיניות שלה לענף ההובלה בכבישים (CRA). הניסוח הזה חל על מילוי תיבה 048; הוא אינו קובע שקנסות על הגשה באיחור בוטלו. המדיניות עשויה להשתנות, והיא אינה מבטלת את החובה לדווח.

האם קוויבק מוסיפה טופס?

כן, עבור הכנסה מעבודה. ל-⁠Revenu Québec יש טופס משלה, ⁦RL-1⁩, עם מדריך הגשה משלה. מעסיק עם עובדים בקוויבק מנכה QPP במקום CPP (אם העבודה מזכה בפנסיה לפי QPP) וגם QPIP. QPP, QPIP ומס ההכנסה של קוויבק מועברים ל-⁠Revenu Québec, ו-⁠EI ומס פדרלי מועברים ל-⁠CRA (CRA: ⁦T4001⁩). טפסי ⁦RL-1⁩ אמורים להיות מוגשים בדרך כלל עד היום האחרון בפברואר של השנה הבאה.

עובד בקוויבק מקבל גם טופס ⁦T4⁩ פדרלי, עם QPP בתיבה 17, וגם ⁦RL-1⁩ (CRA: טופס ⁦T4⁩). גם חלק מהתשלומים לקבלן עשויים לחייב ⁦RL-1⁩; אילו תשלומים, נקבע במדריך של Revenu Québec ולא במדריך של CRA. T4A פדרלי אינו מחליף אותו, ולכן בדקו את המדריך לפני ההגשה.

מה עושים אם לא בטוחים שמדובר בעובד, או אם בעבר ניתן טופס שגוי?

קבעו קודם את מעמד העובד לפי העובדות, ורק אחר כך תקנו את הטפסים. אם עובד שטופל כקבלן היה עובד, CRA יכולה לחייב גם בחלק של המעסיק וגם בחלק של העובד בתשלומי CPP ובדמי EI שחסרים, גם אם המשלם לא יכול לגבות אותם מהעובד, ויכולה להוסיף קנסות וריבית. מה היא יכולה לחייב ואיך להגיב מפורט במדריך ביקורות שכר והכרעות במעמד עובד.

הסדר הרגיל של השלבים:

1. אספו את ההסכם, החשבוניות, רישומי התשלומים והטפסים שכבר הונפקו, לפי שנה.
2. קבעו את המעמד בכל שנה לפי המבחן במדריך קבלן עצמאי או עובד בקנדה.
3. אם העובד היה קבלן, מגישים באיחור את טופס ⁦T4A⁩ והדוח המסכם החסרים לכל שנה, ועלולים לחול קנסות איחור.
4. אם העובד היה עובד ששולם כקבלן, צריך להקים הנהלת שכר ולטפל בשנים הקודמות, ושינוי טופס אינו פותר זאת.

שנים חסרות של ⁦T4A⁩ ושל ⁦T5018⁩ מוסברות שלב אחר שלב במדריך דיווח על תשלומים לקבלני משנה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים קנדיים.

בריסטה במאפייה

מאפייה בטורונטו משלמת לבריסטה ⁦C$2,400⁩ בחודש במשך 12 חודשים, קובעת את שעות העבודה ומספקת את הציוד. אם העובדות מצביעות על יחסי עבודה, המאפייה מנכה כל חודש CPP, EI ומס הכנסה ומגישה ⁦T4⁩ עם ⁦C$28,800⁩ בתיבה 14.

קופירייטר עצמאי

סוכנות בוונקובר משלמת לקופירייטר עצמאי ⁦C$7,500⁩ לשנה, בתוספת GST. אם הקופירייטר הוא קבלן עצמאי, הסוכנות מנפיקה ⁦T4A⁩ עם ⁦C$7,500⁩ בתיבה 048, בלי ה-⁠GST, ואינה מנכה דבר. ה-⁠SIN של הקופירייטר נרשם בתיבה 012, או מספר חשבון התוכנית בתיבה 013 אם יש. אם הקופירייטר היה מחייב דרך חברה, לא היה נרשם SIN: מספר חשבון התוכנית של החברה היה נרשם בתיבה 013.

קבלן משנה לבניית שלד

בנאי בקלגרי משלם לקבלן משנה לבניית שלד ⁦C$60,000⁩ במהלך השנה. אם בנייה היא העסק העיקרי של הבנאי, ייתכן שקבלן המשנה התושב שייך ל-⁠⁦T5018⁩. אם בנייה אינה העסק העיקרי וקבלן השלד הוא קבלן עצמאי, אותו תשלום נרשם ב-⁠⁦T4A⁩ בתיבה 048. הבנאי בודק את תמהיל העסק שלו לפני שהוא בוחר.

המצב שלכם שונה?

• שילמתם למישהו שנה או יותר ואינכם בטוחים איזה טופס נכון, או ששנים קודמות לא דווחו, כולל עובדים ששולם להם במזומן או בהעברה אלקטרונית (e-transfer) בלי טופס: התשובה תלויה במעמד העובד בכל שנה, באילו שנים צריך לתקן או להגיש באיחור, ובאיזו הנהלת שכר צריך להקים מעכשיו. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לבנות מחדש את התשלומים שנה אחרי שנה, וראו ביקורות שכר והכרעות במעמד עובד למקרה של מכתב או הכרעה מ-⁠CRA.
• נתתם ⁦T4A⁩ למי שעובד כמו עובד: טופס אחר לא פותר ניכויים שלא שולמו. התחילו בקבלן עצמאי או עובד בקנדה, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לבנות מחדש את צד השכר.
• אתם משלמים לקבלני משנה בבנייה או לתושבי חוץ: ראו דיווח על תשלומים לקבלני משנה וניכוי במקור על שירותים בקנדה.
• אתם משלמים לעצמכם או לבני משפחה מהחברה שלכם (שכר דירקטורים נרשם גם הוא ב-⁠⁦T4⁩): ראו כמה לשלם לעצמכם מהחברה ותשלום לבני משפחה.
• קיבלתם ⁦T4A⁩ ואתם הקבלן: השתמשו במדריך טופס שכר טרחה על שירותים בדוח העסקי.
• אתם מפעילים הנהלת שכר בקוויבק: קראו את מדריך ⁦RL-1⁩ של Revenu Québec יחד עם כללי CRA, והשתמשו בהנהלת שכר לשלבים הפדרליים.