GST/HST vor der Registrierung gezahlt: Regeln zum Vorsteuerabzug

Kann ich GST/HST geltend machen, die ich vor meiner Registrierung gezahlt habe?

Teilweise. Sobald Sie für die GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) registriert sind, können Sie in Ihrer ersten Erklärung Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits: die auf Geschäftseinkäufe gezahlte GST/HST, die von Ihrer Steuerschuld abgezogen oder erstattet wird, wenn sie höher ist) für drei Arten von vor der Registrierung gezahlter Steuer geltend machen: Steuer auf Gegenstände, die Sie am Registrierungsdatum noch besaßen, wenn Sie unmittelbar vor der Registrierung Kleinunternehmer waren; Steuer auf Leistungen, die Ihnen danach erbracht wurden; und Steuer auf im Voraus gezahlte Miete für Zeiträume danach. Steuer auf Leistungen, die Sie vor der Registrierung bereits erhalten hatten, kann nicht geltend gemacht werden (Excise Tax Act, Abschnitt 171; CRA: Vorsteuerabzüge). Das Registrierungsdatum ist der Stichtag auf Ihrem Registrierungsbescheid der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde).

Für jeden Abzug muss außerdem tatsächlich Steuer auf den Einkauf gezahlt worden oder zu zahlen sein (CRA). Waren von einem Verkäufer, der keine Steuer berechnet hat, oder Waren, die Sie vor der Registrierung verkauft oder aufgebraucht haben, lassen nichts zum Geltendmachen übrig.

Schwierig wird der Fall, wenn der Einkauf groß ist, der Gegenstand am Registrierungsdatum weit weniger wert war, als Sie bezahlt haben, er auch privat genutzt wird, der Eigentümer privat für eine Kapitalgesellschaft gezahlt hat, die erste Erklärung überwiegend eine Erstattung ist oder Sie sich noch nicht angemeldet haben oder sich vor allem registrieren wollen, um die Steuer zurückzuholen: Der von Ihnen beantragte Stichtag entscheidet, welche Einkäufe diese Regeln erfassen. Sammeln Sie:

• datierte Rechnungen mit der ausgewiesenen Steuer und Zahlungsnachweise
• den Stichtag auf Ihrem Registrierungsbescheid
• eine Liste dessen, was Sie an diesem Datum besaßen, mit Kosten, gezahlter Steuer, späteren Verbesserungen, Marktwert und betrieblichem Nutzungsanteil

Ich habe vor der Registrierung Ausrüstung oder Warenbestand gekauft und habe ihn noch: Kann ich die Steuer geltend machen?

Oft ja, wenn Sie unmittelbar vor der Registrierung Kleinunternehmer waren. Das Gesetz behandelt Sie so, als hätten Sie im Moment der Registrierung jeden Gegenstand gekauft, den Sie dann zur Verwendung oder zum Verkauf im Unternehmen besaßen, und als hätten Sie Steuer in Höhe seines „Basic Tax Content“ (Steuergehalt) gezahlt (Abschnitt 171(1); CRA). Ob Sie unmittelbar vor der Registrierung Kleinunternehmer waren, hängt von Ihren steuerpflichtigen Umsätzen, denen Ihrer verbundenen Personen (eng verbundene Personen und Unternehmen) und den Regeln zum Zeitpunkt der Quartale ab; zum Test mit $30.000 siehe Wann Sie sich registrieren (Abschnitt 148).

Der Basic Tax Content beginnt mit der auf den Kauf und spätere Verbesserungen zu zahlenden Steuer, abzüglich Erstattungen oder ähnlicher Beträge, die Sie zurückfordern durften (Vorsteuerabzüge ausgenommen), und wird verringert, wenn der Marktwert des Gegenstands am Registrierungsdatum unter den zusammengerechneten Kosten für Kauf und Verbesserung liegt (Abschnitt 123; CRA Memo 8-5). Das eigene Beispiel der CRA ist ein Computer, der am Registrierungsdatum die Hälfte seines Preises wert ist: Er trägt die Hälfte der Steuer.

Die geschäftliche Nutzung begrenzt dann den Abzug. Bei den meisten Ausrüstungsgegenständen stützt eine geschäftliche Nutzung von mehr als 50 % den vollen Abzug, eine Nutzung bei oder unter diesem Wert keinen (CRA: Prozentsatz der Abzugsberechtigung). Nach Angaben der CRA gelten die üblichen Grenzen auch für diese fiktive Steuer, darunter die für Personenkraftwagen (Memo 8-5, Absatz 30); zum Auto siehe Ein Auto über das Unternehmen kaufen.

Warenbestand, den Sie zum Verkauf halten, wird auf dieselbe Weise erfasst, mit derselben Minderung auf den Marktwert. Bei Waren, die vor der Registrierung bestellt, aber erst danach geliefert wurden, verlangt die Gegenstandsregel, dass Sie den Gegenstand besitzen, und die Leistungsregel gilt nicht; das Memorandum der CRA zu neuen Registrierten behandelt den Fall nicht. Unterscheiden Sie eine echte Anzahlung (Deposit) von einer im Voraus gezahlten Teilzahlung auf den Preis (Advance Payment), prüfen Sie, wann die Steuer zu zahlen war, und lassen Sie das zuerst prüfen. Grundstücke und Gebäude können ebenfalls infrage kommen, folgen aber anderen Nutzungstests und weiteren Bedingungen; siehe GST/HST auf Gewerbeimmobilien. Zur an der Grenze gezahlten Steuer siehe GST bei Importen und Zollrechnungen.

Ich habe vor der Registrierung Einrichtungsleistungen bezahlt (Design, Recht, Website, Werbung): Kann ich diese Steuer geltend machen?

In der Regel nein. Steuer auf eine Leistung, die vor dem Registrierungsdatum an Sie erbracht wurde, kann nicht geltend gemacht werden, auch wenn Sie die Rechnung nach der Registrierung bezahlt haben (Abschnitt 171(2); CRA). Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wurde, nicht der der Zahlung.

Drei Punkte können die Antwort ändern:

• Später erbrachte Leistungen. Eine Vorauszahlung, die vor der Registrierung auf den Preis angerechnet wurde, kann einen Abzug in der ersten Erklärung für später gelieferte Arbeit stützen, soweit die Arbeit im Unternehmen genutzt wird. Eine echte Anzahlung macht die Steuer erst zahlbar, wenn der Lieferant sie auf den Preis anrechnet (Abschnitt 168(9)), prüfen Sie also zuerst dieses Datum. Bei einer Leistung, die sich über das Registrierungsdatum hinweg erstreckt, sagt die CRA, die Steuer sei auf den Teil davor und den Teil danach aufzuteilen (Memo 8-5, Absatz 19), zeigt aber nur für Miete eine ausgerechnete Aufteilung; lassen Sie jede andere Aufteilung daher prüfen.
• Gründungskosten einer Kapitalgesellschaft. Nach Angaben der CRA können Rechts-, Buchhaltungs- und Behördengebühren für die Gründung einer Kapitalgesellschaft bei der Einkommensteuer abschreibbares Vermögen sein. Wo das so ist, zählen sie für diese Regel als Gegenstände, und ein Abzug kann möglich sein (Memo 8-5, Absatz 14). Ob eine andere Ausgabe, etwa ein Logo oder eine Website, eine Leistung oder ein Gegenstand ist, ist eine Tatsachenfrage; klären Sie sie, bevor Sie geltend machen oder abschreiben.
• Noch keine Umsätze. Fehlende Umsätze sind für sich genommen nicht der Test: Das Gesetz behandelt Handlungen im Zusammenhang mit dem Aufbau einer gewerblichen Tätigkeit als im Rahmen dieser Tätigkeit vorgenommen (Abschnitt 141.1(3); Memo 8-5, Absatz 29). Das setzt voraus, dass das Unternehmen eine gewerbliche Tätigkeit ist oder sein wird (siehe den Abschnitt zur Registrierung unten). Die Zeitpunktregel oben ändert sich dadurch nicht.

Zur einkommensteuerlichen Seite dieser Kosten siehe Anlaufkosten vor dem ersten Verkauf.

Was ist mit Miete oder anderen Vorauszahlungen, die einen Zeitraum nach meiner Registrierung abdecken?

Machen Sie den Teil geltend, der die Zeit nach dem Registrierungsdatum abdeckt. Miete, Lizenzgebühren und ähnliche Zahlungen für frühere Zeiträume können nicht geltend gemacht werden (Abschnitt 171(2); CRA: Vorsteuerabzüge).

Das Beispiel der CRA sind drei Monate im Voraus gezahlte Büromiete vom 1. Januar bis 31. März bei Registrierung am 1. März. Die Steuer auf die Miete für März kann geltend gemacht werden; die Steuer für den 1. Januar bis 28. Februar nicht (RC4022). Der Abzug ist auf das Maß begrenzt, in dem die gemietete Fläche im Unternehmen genutzt wird.

Welches Datum gilt als mein Registrierungsdatum, und kann es vor dem Tag meines Antrags liegen?

Es ist der Stichtag, den die CRA schriftlich nennt (Abschnitt 241(1)). Bei einer freiwilligen Registrierung ist es in der Regel der Tag, an dem Sie das Konto beantragen, und die CRA akzeptiert im Allgemeinen ein Datum, das bis zu 30 Tage zurückliegt. Das Datum einer Kapitalgesellschaft darf nicht vor ihrer Gründung liegen (CRA: Freiwillig registrieren).

Das Datum sortiert Ihre Einkäufe. Um einen gewöhnlichen Abzug geltend zu machen, muss eine Person in der Regel Registrierter sein, wenn die Steuer erstmals zu zahlen ist oder gezahlt wird, und die Sonderregeln oben decken nur frühere Einkäufe ab (Memo 8-5, Absatz 12). Ein früheres Datum kann einen jüngeren Einkauf auf die gewöhnliche Seite verschieben, macht Sie aber auch ab diesem Tag zum Registrierten, und ein Registrierter muss auf steuerpflichtige Umsätze Steuer berechnen (Abschnitt 221(1); RC4022).

Waren Sie früher zur Registrierung verpflichtet oder haben Sie mehr als 30 Tage vor der Registrierung Steuer berechnet, kennt die CRA einen gesonderten Antrag, eine Registrierung um mehr als diese Frist zurückzudatieren (CRA); siehe Wann Sie sich registrieren und GST/HST vor der Registrierung berechnen.

Kann ich mich vor meinem ersten Verkauf registrieren, und ist eine Registrierung nur zur Rückholung der Steuer erlaubt?

Sie können sich schon vor dem ersten Verkauf anmelden, wenn Sie in Kanada eine gewerbliche Tätigkeit ausüben (Abschnitt 240(3)). Ein Unternehmen, das noch keine steuerpflichtigen Lieferungen ausführt, muss die klare Absicht zeigen, eine gewerbliche Tätigkeit auszuüben. Als mögliche Nachweise nennt die CRA vorgesehene Verträge, Geschäftsräume, einen Gründungs- oder Gesellschaftsvertrag und andere Bemühungen wie Finanzplanung oder Kapitalbeschaffung (Memo 2.3, Absätze 1 und 3, Stand Mai 1999).

Die Quellen setzen Grenzen und lassen eine Frage offen:

• Ein echtes Unternehmen ist nötig. Ein Unternehmen, das eine Einzelperson oder eine Personengesellschaft nur aus Einzelpersonen ohne vernünftige Gewinnerwartung betreibt, ist keine gewerbliche Tätigkeit, und befreite Lieferungen sind davon ausgenommen (Abschnitt 123).
• Abzüge hängen vom Zweck ab. Ein Gegenstand qualifiziert sich, soweit er erworben wurde, um steuerpflichtige Lieferungen gegen Entgelt auszuführen (Abschnitt 141.01(2)). Ein Einkauf für ein Unternehmen, das keine steuerpflichtigen Verkäufe beabsichtigt, etwa eines, das nur befreite Lieferungen ausführt, erfüllt diesen Test nicht.
• Pflichten folgen. Sie reichen Erklärungen ein, berechnen Steuer auf steuerpflichtige Umsätze und bleiben in der Regel mindestens ein Jahr registriert, sofern Sie nicht die gewerbliche Tätigkeit einstellen (CRA: Freiwillig registrieren). Eine spätere Abmeldung kann GST/HST auf Warenbestand und Ausrüstung auslösen, die Sie behalten (Abschnitt 171(3)); lesen Sie Ein GST/HST-Konto schließen, bevor Sie die Erstattung der Anlaufphase als Endergebnis betrachten.
• Ungeklärt. Die aktuelle Registrierungsseite der CRA spricht von Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze erzielen, und ihre veröffentlichten Hinweise nennen nur die obige Liste möglicher Nachweise, keinen Test der Beweggründe und keine Aussage dazu, wie weit ein Unternehmen ohne Umsätze sein muss, bevor die CRA einen Antrag annimmt. Das hängt von den Tatsachen ab.

Sich vor allem zu registrieren, um einen großen Einkauf zurückzuholen, ist daher ein Urteil über die Tatsachen und den tatsächlich verfügbaren Abzug, kein Formular zum Ausfüllen.

Wie trage ich den Abzug in meine erste Erklärung ein, und wie lange habe ich dafür Zeit?

Machen Sie ihn in der Erklärung für den ersten Meldezeitraum (wie oft Sie einreichen: monatlich, vierteljährlich oder jährlich) geltend, der nach dem Registrierungsdatum endet. Die CRA behandelt diese Abzüge als in diesem Zeitraum entstanden und die Tage vor Ihrem Stichtag als gesonderten kurzen Zeitraum, für den in der Regel keine Erklärung nötig ist (Memo 8-5, Absätze 38, 40 und 41). Es sind Vorsteuerabzüge, sie fließen also in die Summe in Zeile 106 ein. Die Anleitung der CRA zur Erklärung nennt keine gesonderte Zeile dafür. Übersteigen die Abzüge die berechnete Steuer, geht ein negativer Saldo in Zeile 113 C der Papiererklärung als Erstattung in Zeile 114; GST/HST NETFILE berechnet das automatisch (CRA: Anleitung zur Erklärung). Zur Erklärung selbst siehe GST/HST und Vorsteuerabzüge einreichen.

Die meisten Registrierten haben vier Jahre Zeit für den Antrag, gerechnet ab dem Ende dieses ersten Meldezeitraums; einige Unternehmen mit hohen Umsätzen haben zwei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, in das er fällt. Die Frist endet am Fälligkeitstermin der Erklärung für den letzten Meldezeitraum, der innerhalb dieser Frist endet (Abschnitt 225(4); CRA; Memo 8-5, Absatz 38).

1. Lesen Sie den Stichtag auf Ihrem Registrierungsbescheid ab.
2. Listen Sie auf, was Sie an diesem Datum besaßen: Gegenstand, Kaufdatum, Kosten, gezahlte Steuer, Verbesserungen, Marktwert, betrieblicher Nutzungsanteil.
3. Teilen Sie jede im Voraus bezahlte Leistung oder Miete in den Teil vor und den Teil nach diesem Datum auf.
4. Ordnen Sie jede Zeile ihrer Rechnung zu.
5. Addieren Sie die Summe zu Zeile 106 der ersten Erklärung.

Ein geltend gemachter Abzug senkt auch die Kosten, die Sie bei der Einkommensteuer abziehen oder abschreiben, weil er für diesen Gegenstand oder diese Leistung als staatliche Förderung gilt (Unterabschnitt 248(16)); siehe Anlaufkosten vor dem ersten Verkauf.

Welche Nachweise brauche ich für Einkäufe von vor Monaten?

Halten Sie die Belege bereit, bevor Sie die Erklärung einreichen, die den Abzug geltend macht. Das Gesetz versagt den Abzug, wenn Sie vor der Einreichung keinen ausreichenden Nachweis des Betrags erhalten haben (Abschnitt 169(4); CRA). Ein Konto- oder Kartenauszug zeigt, was Sie gezahlt haben, aber nicht die Steuer; bitten Sie den Lieferanten daher jetzt um eine Kopie jeder fehlenden Rechnung. Was eine Rechnung zeigen muss, steht im Ratgeber GST/HST-Angaben auf Belegen für Vorsteuerabzüge.

Führen Sie für vorhandene Gegenstände eine datierte Liste dessen, was Sie am Stichtag besaßen, mit einem Vermerk, wie Sie den Marktwert jedes Gegenstands geschätzt haben. Führen Sie für Warenbestand eine an diesem Tag erstellte Zählung. Bewahren Sie für Vorauszahlungen den Vertrag oder die Rechnung auf, aus der hervorgeht, welchen Zeitraum sie abdeckt. Bewahren Sie die Unterlagen 6 Jahre nach Ende des Jahres auf, auf das sie sich beziehen (Abschnitt 286(3)).

Prüft die CRA eine erste Erklärung, die überwiegend aus Einkäufen besteht und eine Erstattung ausweist?

Möglich. Die CRA sagt, dass jeder GST/HST-Erstattungsantrag systematisch auf Fehler oder Verstöße geprüft wird und einige vor der Auszahlung weiter untersucht werden; der Antragsteller kann von einem Prüfer irgendwo in Kanada kontaktiert werden (CRA: GST/HST-Prüfung und -Untersuchung). Die Seite der CRA nennt keine Bearbeitungsdauer und hebt neue Registrierte nicht gesondert hervor. Trifft ein Schreiben ein, siehe GST/HST-Prüfungen und Betriebsprüfungen.

Was ist, wenn ich vergessen habe, einen Einkauf in meiner ersten Erklärung geltend zu machen?

Machen Sie ihn in Ihrer nächsten Erklärung in Zeile 106 geltend, solange die Frist nicht abgelaufen ist (CRA: Anleitung zur Erklärung). Die CRA lehnt einen Antrag auf Änderung einer eingereichten Erklärung in der Regel ab, wenn die einzige Änderung zusätzliche Abzüge sind, es sei denn, es liegen außergewöhnliche Umstände vor, weil der Betrag später geltend gemacht werden kann (P-149R). Die Frist läuft weiter ab dem ersten Meldezeitraum, ein später Antrag hat also weniger Zeit, als es scheint. Siehe Eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Ausrüstung, die Sie weiter nutzen

Eine Freiberuflerin in Ontario, vor der Registrierung Kleinunternehmerin, kauft im März einen Computer für C$5.000 plus C$650 HST (13 %) und erhält ein freiwilliges Konto mit Stichtag 1. Juni. Sie nutzt den Computer zu 90 % für das Geschäft. Am 1. Juni ließe er sich nach ihrer Schätzung für etwa C$4.000 verkaufen, vier Fünftel seines Preises, die fiktive Steuer beträgt also C$650 x 4.000 / 5.000 = C$520. Die geschäftliche Nutzung liegt über der Hälfte, daher können die vollen C$520 in die erste Erklärung. Die übrigen C$130 nicht.

Ein Logo, das vor der Registrierung geliefert wurde

Dieselbe Freiberuflerin zahlte einer Designerin im April C$2.000 plus C$260 HST für ein im April geliefertes Logo. Als Leistung behandelt, wurde es vor dem 1. Juni erbracht, die C$260 geben also keinen Abzug, auch wenn die Rechnung erst im Juli bezahlt wird. Hätte die Freiberuflerin stattdessen eine Vorauszahlung von C$1.000 plus C$130 HST geleistet, die im April auf den Preis einer im Juli gelieferten Website angerechnet wurde, könnten die C$130 in der ersten Erklärung geltend gemacht werden, soweit die Website im Unternehmen genutzt wird.

Im Voraus gezahlte Miete

Eine Kapitalgesellschaft in Alberta zahlt die Miete für Januar bis März im Voraus, C$3.000 plus C$150 GST, und registriert sich am 1. März. Nur der März, ein Drittel des Zeitraums, liegt nach der Registrierung, daher können C$50 der GST geltend gemacht werden. Die übrigen C$100 nicht.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben vor der Registrierung viel für Ausrüstung, Warenbestand oder die Einrichtung ausgegeben oder wollen sich vor allem registrieren, um das zurückzuholen, und die erste Erklärung wäre eine Erstattung: Die Antwort hängt von Daten, Marktwerten und der Einstufung jeder Ausgabe ab. Welche Einkäufe infrage kommen, welchen Stichtag Sie beantragen und wie Sie eine Erstattung belegen, sollten Sie klären, bevor Sie sich anmelden oder einreichen; siehe Unterstützung bei der Buchhaltung.
• Sie lagen schon über der Kleinunternehmer-Grenze oder haben Steuer berechnet, bevor Sie eine Nummer hatten: Die Gegenstandsregel oben setzt voraus, dass Sie unmittelbar vor der Registrierung Kleinunternehmer waren, die Antwort kann sich also ändern; siehe Wann Sie sich registrieren und GST/HST vor der Registrierung berechnen.
• Sie haben privat gezahlt, oder Ihre Kapitalgesellschaft hat es Ihnen erstattet: Die Gegenstandsregel betrachtet, was das registrierte Unternehmen selbst besaß, daher kommt es darauf an, wer den Gegenstand gekauft hat; siehe Privat bezahlte Geschäftsausgaben.
• Sie nutzen oder planen die Quick Method: Nach Angaben der CRA können Sie für Betriebsausgaben keine Abzüge geltend machen, für einige Anschaffungen wie Computer, Fahrzeuge und andere große Ausrüstung aber doch (CRA: Vorsteuerabzüge). Prüfen Sie, wie vorhandene Gegenstände behandelt werden, bevor Sie wählen; siehe den Ratgeber zur Quick Method.
• Ein Einkauf wurde in einer bereits eingereichten Erklärung übersehen: siehe Eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren.
• Die CRA hat wegen Ihrer Erstattung geschrieben: siehe GST/HST-Prüfungen und Betriebsprüfungen.
• Ihr Unternehmen sitzt in Québec: Sie reichen GST/HST-Erklärungen bei Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) mit dessen Formularen ein, daher können der Bescheid der CRA und die Zeilennummern oben abweichen (RC4022).
• Sie haben auch PST oder QST gezahlt: Diese Seite behandelt nur die GST/HST; siehe Provinzumsatzsteuer und GST/HST, PST und QST nach Provinz berechnen.
• Ihre Buchhaltung für die Monate vor der Registrierung ist nicht eingerichtet: siehe Die Buchhaltung für ein neues Unternehmen einrichten.