GST/HST buchen: Konten für Steuer, Vorsteuerabzug und Nettosteuer

Welche GST/HST-Konten braucht ein registriertes Unternehmen?

Richten Sie Konten ein für vereinnahmte Steuer, auf Einkäufe gezahlte Steuer (Vorsteuerabzüge, ITCs) und zu zahlende Nettosteuer. Sie liefern die drei Zahlen, die die Erklärung verlangt: vereinnahmte oder zu vereinnahmende Steuer (Zeile 103), Vorsteuerabzüge (Zeile 106) und Nettosteuer (Zeile 109). Bei der regulären Methode (nicht der Quick Method) ist die Nettosteuer die Steuer auf Verkäufe abzüglich der Vorsteuerabzüge, zuzüglich oder abzüglich von Anpassungen (CRA: Nettosteuer der GST/HST berechnen; Excise Tax Act, s. 225).

Laut CRA hält ein Registrierter die vereinnahmte Steuer treuhänderisch, bis er sie an die CRA abführt (RC4022). Die Bücher führen sie deshalb in der Regel auf einem Verbindlichkeitskonto, nicht unter Umsatz oder Aufwand. Führt eine Kapitalgesellschaft die Nettosteuer nicht ab, können ihre damaligen Direktoren persönlich neben ihr haften, und die CRA kann einen Direktor bis zu zwei Jahre nach dem Ausscheiden aus dem Vorstand veranlagen (Excise Tax Act, s. 323). Ob die Steuer in der Einkommensteuererklärung als Einkommen zählt, ist eine eigene Frage: siehe Ist vereinnahmte GST/HST Einkommen?.

Die meisten Programme buchen anhand eines Steuercodes je Zeile auf diese Konten. Bei einer manuellen Journalbuchung setzen Sie die Steuer auf eine eigene Zeile, nie in die Umsatz- oder Aufwandszeile.

Die Einrichtung ist einfach, wenn das Unternehmen registriert ist, die reguläre Methode nutzt und seine Belege besitzt. Einfach ist sie nicht, wenn die erste Erklärung noch aussteht, die Steuer bereits in Umsätzen oder Ausgaben steckt, mehrere Zeiträume auf Schätzungen beruhen, die Zahllast nicht zum Saldo der CRA passt oder das Unternehmen in Québec sitzt, wo die Erklärungen in der Regel an Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) gehen (RC4022).

Legen Sie vor dem Buchen bereit: die Registrierungsbestätigung mit ihrem Wirksamkeitsdatum, den Meldezeitraum in Ihrem CRA-Konto (CRA: Anleitung zur Erklärung), Verkaufsrechnungen, Lieferantenbelege, Konto- und Kartenabrechnungen, eingereichte Erklärungen und den Kontosaldo bei der CRA.

Warum zeigt die Bilanz GST/HST-Zahllast, Verrechnungs- und Nettozeilen?

Jede GST/HST-Zeile der Bilanz ist eine Stufe des Nettobetrags, den Sie der CRA schulden. Die Namen stammen vom Buchhaltungsprogramm, nicht von der CRA; lesen Sie deshalb, was eine Zeile zusammenfasst, nicht ihre Bezeichnung.

Zusammen sollten die offenen Zeilen der vereinnahmten Steuer abzüglich der Vorsteuerabzüge für die noch nicht eingereichten Zeiträume entsprechen. Die Zahllast sollte der Nettosteuer eingereichter Erklärungen abzüglich Zahlungen und Vorauszahlungen entsprechen; eine fällige Erstattung steht in einer eigenen Zeile für zu erstattende Beträge. Ein Verrechnungssaldo aus einem Zeitraum, dessen Erklärung eingereicht ist, bedeutet meist, dass die Erklärung nie gebucht wurde. Weicht die Zahllast vom Saldo der CRA ab, ist das eine Abstimmungsaufgabe: siehe GST/HST-Zahllast mit der CRA abstimmen.

Buche ich die GST/HST auf einen Verkauf bei Rechnungsstellung oder wenn der Kunde zahlt?

Buchen Sie die GST/HST auf einen Verkauf in der Regel zum Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum, je nachdem, was zuerst kommt. Die Steuer ist an dem früheren der beiden Tage zu zahlen: dem Tag, an dem der Preis (die Gegenleistung) bezahlt wird, und dem Tag, an dem er fällig wird (Excise Tax Act, s. 168). Der Preis wird in der Regel am frühesten dieser Tage fällig: dem Tag, an dem die Rechnung erstmals ausgestellt wird, ihrem aufgedruckten Datum, dem Tag, an dem sie ohne unangemessene Verzögerung ausgestellt worden wäre, und dem Tag, an dem eine schriftliche Vereinbarung die Zahlung verlangt (s. 152). Das Gesetz legt die Regel fest; sie wartet also nicht auf den Zahlungseingang, gleich welche Methode die Einkommensteuererklärung verwendet.

Ein im März berechneter und im Mai bezahlter Verkauf gehört daher in die Bücher von März und in die Erklärung, die März abdeckt. Zahlt ein Kunde, bevor Sie die Rechnung stellen, fällt die Steuer auf das Zahlungsdatum. Miete und Lizenzgebühren aus einer schriftlichen Vereinbarung sind an dem Zahlungstermin fällig, den sie festlegt (s. 152(2)); weitere Zeitpunktfälle stehen in GST/HST auf Anzahlungen und unbezahlte Rechnungen.

Ein nullbesteuerter oder steuerbefreiter Verkauf hat keine Steuerbuchung, zählt aber trotzdem in den Umsätzen der Erklärung in Zeile 101 (Anleitung zur Erklärung). Welche Verkäufe dazugehören, steht in Steuerbefreit, nullbesteuert und nicht steuerbar.

Enthält ein Beleg im Gesamtbetrag nur GST/HST, teilen Sie den Gesamtbetrag durch eins plus den GST/HST-Satz, um den Preis zu erhalten; der Rest ist Steuer. Enthält er auch PST oder QST, rechnen Sie diese Steuer zuerst heraus; siehe Preise mit enthaltener Steuer und GST/HST. Der Satz hängt davon ab, wo der Verkauf stattfindet: siehe GST/HST, PST und QST nach Provinz berechnen.

Wie buche ich eine Ausgabe, damit nur der erstattungsfähige Teil ein Vorsteuerabzug wird?

Buchen Sie den Preis auf das Aufwandskonto und die erstattungsfähige GST/HST auf das Vorsteuerkonto; der Gesamtbetrag geht an Bank, Karte oder Verbindlichkeiten. Der Abzug gehört in den Zeitraum, in dem die Steuer zu zahlen ist oder gezahlt wird (Excise Tax Act, s. 169).

Eine im Zeitraum berechnete, aber zum Zeitraumende unbezahlte Rechnung berechtigt in der Regel trotzdem in diesem Zeitraum zum Abzug, weil die Steuer am früheren Tag aus Zahlung und Fälligkeit des Preises zu zahlen ist. Für den Abzug brauchen Sie außerdem die Belege des Lieferanten, bevor die Erklärung eingereicht wird (s. 169(4); CRA: Vorsteuerabzüge). Ein nicht rechtzeitig geltend gemachter Abzug verfällt; die meisten Registrierten haben vier Jahre. Siehe Was ein Beleg zeigen muss. Vor Ihrem Registrierungsdatum gezahlte Steuer folgt eigenen Regeln: siehe Vor der Registrierung gezahlte GST/HST geltend machen.

Buchen Sie den ganzen Beleg auf das Aufwandskonto und machen zusätzlich den Vorsteuerabzug geltend, ziehen Sie die Steuer doppelt ab. Ein Registrierter mit der Quick Method kann keine Vorsteuerabzüge auf laufende Betriebsausgaben geltend machen (CRA), die Steuer bleibt also im Aufwand: siehe Die Quick Method in den Büchern.

Was ändert sich, wenn nur ein Teil der Steuer erstattungsfähig ist?

Buchen Sie nur den erstattungsfähigen Anteil der Steuer auf das Vorsteuerkonto und lassen Sie den Rest im Aufwand oder auf dem Konto des Eigentümers. Der Abzug richtet sich danach, in welchem Umfang der Einkauf für kommerzielle Tätigkeiten bestimmt war, also für den Anteil, der den steuerpflichtigen Umsätzen Ihres Unternehmens dient (Excise Tax Act, s. 169).

Nutzungsstufen: CRA: Anspruchsquote für den Vorsteuerabzug. Der Anteil bei Bewirtung ist die übliche Regel der CRA (RC4022). Die CRA erlaubt Registrierten auch, im Jahr die volle Steuer auf Bewirtung geltend zu machen und den eingeschränkten Anteil einmal jährlich in Zeile 104 zurückzurechnen: monatliche und vierteljährliche Einreicher im ersten Meldezeitraum des nächsten Geschäftsjahres, jährliche Einreicher in der Erklärung dieses Geschäftsjahres (Anleitung zur Erklärung; RC4022). Wie auch immer Sie vorgehen: Die Bücher müssen dieselbe Aufteilung zeigen wie die Erklärung.

Zum Zeitpunkt der Rückrechnung, zu Fahrzeugen, Home-Office und anderen Kosten ohne oder mit teilweisem Abzug siehe Ausgaben ohne oder mit teilweisem Vorsteuerabzug; zur Bewirtung in Kapitalgesellschaften siehe Bewirtung in den Büchern der Kapitalgesellschaft. Wie eine Kapitalgesellschaft private Kosten eines Aktionärs behandelt, ist eine eigene steuerliche Frage: siehe Privat bezahlte Betriebsausgaben.

Wie buche ich eine Anzahlung, eine Kundenzahlung, eine Gutschrift oder eine abgeschriebene Rechnung?

Eine Anzahlung, eine Zahlung auf eine bereits gebuchte Rechnung, eine Gutschrift und eine abgeschriebene Rechnung haben jeweils eine eigene Buchung; Gutschriften und uneinbringliche Forderungen passen außerdem die Erklärung an.

Der Abzug für eine teilweise bezahlte Rechnung gilt nur für den unbezahlten Anteil. Zu den Zeitregeln, den Bedingungen für uneinbringliche Forderungen und der Frist siehe GST/HST auf Anzahlungen und unbezahlte Rechnungen und Unbezahlte Kundenrechnungen abschreiben.

Wie buche ich die GST/HST-Erklärung: die Zahlung, eine Erstattung oder eine Vorauszahlung?

Buchen Sie die Erklärung, wenn sie eingereicht wird, und danach das Geld, wenn es fließt. Die Nettosteuer der Erklärung steht in Zeile 109; Vorauszahlungen werden in Zeile 110 abgezogen, und ein negatives Ergebnis ist eine Erstattung in Zeile 114 (Anleitung zur Erklärung).

Ein jährlicher Einreicher, dessen Nettosteuer im vorigen Geschäftsjahr $3.000 oder mehr betrug, muss unter Umständen vierteljährliche Vorauszahlungen leisten (CRA: Vorauszahlungen). Die Jahreserklärung weist die Vorauszahlungen in Zeile 110 aus; buchen Sie sie nicht noch einmal. Wenn Sie die Nettosteuer (Zeile 109) auf die Zahllast buchen, gleicht das den Sollsaldo aus. Übersteigen die Vorauszahlungen eine positive Nettosteuer, bleibt ein Soll übrig: Setzen Sie es auf das Konto für Erstattungen (Soll Erstattung, Haben Zahllast). Anpassungen aus Gutschriften und uneinbringlichen Forderungen werden in dem Zeitraum, in dem sie gemeldet werden, auf dieselben Konten gebucht.

Weicht eine Einzahlung, Vorauszahlung oder Erstattung von dem ab, was die CRA zeigt, siehe GST/HST-Zahllast mit der CRA abstimmen. Zu Einreichung und Fälligkeit siehe GST/HST einreichen und Vorsteuerabzüge geltend machen.

Wohin gehören PST und QST, wenn ich sie auch zahle?

PST und QST kommen auf eigene Konten, nicht auf die GST/HST-Konten. Die Nettosteuer zählt nur die Steuer nach dem GST/HST-Teil des Excise Tax Act (s. 225), und Zeile 101 der Erklärung schließt die Provinzumsatzsteuer aus (Anleitung zur Erklärung).

• PST auf Verkäufe: Jede PST-Provinz legt eigene Regeln für Erhebung und Abführung fest. Berechnen Sie die GST auf den Preis ohne die PST (RC4022).
• PST auf Einkäufe: Ein Vorsteuerabzug erstattet GST/HST (CRA: Vorsteuerabzüge); gezahlte PST ist daher in der Regel Teil der Kosten, es sei denn, die Regeln dieser Provinz befreien den Einkauf oder lassen Sie die PST zurückfordern. Wenn Sie die GST/HST für die Abführung verfolgen wollen, die PST aber nicht, codieren Sie die Rechnung so, dass nur der GST/HST-Teil in das Vorsteuerkonto fließt; die PST bleibt im Aufwand.
• HST-Provinzen: Es gibt keine eigene PST; die HST, einschließlich des Provinzanteils, läuft über die obigen Konten.
• QST: Ein Unternehmen mit Sitz in Québec reicht seine GST/HST-Erklärungen in der Regel mit den Formularen von Revenu Québec bei Revenu Québec ein (RC4022). Die QST hat einen eigenen Satz, 9,975 %, und eigene Regeln. Führen Sie vereinnahmte, gezahlte und zu zahlende QST auf getrennten Konten.

Die Regeln nach Provinz stehen in PST und QST nach Provinz.

Wie prüfe ich vor der Einreichung, ob die GST/HST-Konten zur Erklärung passen?

Vergleichen Sie vor der Einreichung drei Summen aus den Büchern für den Zeitraum mit den Zeilen 103, 106 und 109.

Zeile 106 enthält Vorsteuerabzüge, die in einem früheren Zeitraum nicht geltend gemacht wurden, wenn die Frist noch nicht abgelaufen ist (Anleitung zur Erklärung); eine verspätete Geltendmachung erklärt also eine höhere Zeile 106 als die Buchungen des Zeitraums. Lassen Sie den Steuerbericht nach den Tagen laufen, an denen die Steuer zu zahlen war, einschließlich Teilzahlungen vor einer Rechnung, nicht allein nach Zahlungsdaten.

Die Umsätze in Zeile 101 entsprechen selten genau der Gewinn- und Verlustrechnung: siehe Wenn die Erklärung nicht zu den Büchern passt. Nach der Buchung von Erklärung und Zahlung sollte die Zahllast mit dem Saldo der CRA übereinstimmen.

Welche Unterlagen belegen jede Buchung, und wie lange bewahre ich sie auf?

Bewahren Sie den Beleg hinter jeder Buchung auf, in der Regel 6 Jahre ab dem Ende des Jahres, auf das er sich bezieht; die CRA kann länger verlangen (CRA: GST/HST-Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen).

Wenn Sie elektronisch einreichen, senden Sie keine Belege oder Unterlagen mit, müssen sie aber aufbewahren, falls die CRA danach fragt (CRA: GST/HST-Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen). Für einen Vorsteuerabzug brauchen Sie den Nachweis, bevor die Erklärung eingereicht wird (CRA: Vorsteuerabzüge).

Beispiel

Alle Beträge sind kanadische Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Einzelunternehmer in Ontario: ein Verkauf und ein Einkauf

Ein Einzelunternehmer in Ontario stellt C$2.000 plus C$260 HST (13 %) in Rechnung und kauft Material mit einem Beleg über insgesamt C$565, in dem C$65 HST stecken (C$565 geteilt durch 1,13 ergibt C$500). Die Bücher zeigen Umsatz von C$2.000, vereinnahmte HST von C$260, Materialaufwand von C$500 und gezahlte HST von C$65. Die zu zahlende Nettosteuer beträgt C$260 minus C$65, also C$195.

Kapitalgesellschaft in Alberta: im März berechnet, im Mai bezahlt

Eine Kapitalgesellschaft in Alberta, die vierteljährlich nach Kalenderquartalen einreicht, stellt am 20. März C$10.000 plus C$500 GST in Rechnung. Der Kunde zahlt am 3. Mai C$10.500. Die C$500 gehören in die Bücher von März und in die Erklärung für das Märzquartal, weil das Rechnungsdatum vor dem Zahlungsdatum liegt. Der Zahlungseingang im Mai bucht Soll Bank und Haben Forderung mit C$10.500, ohne Steuerbuchung.

Erklärung und Zahlung buchen

Nehmen Sie an, der Einzelunternehmer reicht vierteljährlich ein. Nach der Rechnung und der Materialrechnung ist die vereinnahmte HST ein Haben von C$260, die gezahlte HST ein Soll von C$65 und die HST-Zahllast null. Die Buchung der Erklärung belastet vereinnahmte HST mit C$260, schreibt gezahlte HST mit C$65 gut und schreibt die HST-Zahllast mit C$195 gut, sodass vereinnahmte und gezahlte HST auf null stehen. Die Zahlung belastet die HST-Zahllast und schreibt der Bank C$195 gut. Werden Erklärung und Zahlung zusammen gebucht, schreiben Sie statt der Zahllast der Bank C$195 gut.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Konten stimmen nicht mit einer eingereichten Erklärung überein, oder Erklärungen wurden auf Schätzungen gestützt eingereicht: Die CRA kann eine Erklärung in der Regel bis 4 Jahre nach dem späteren Zeitpunkt aus Fälligkeitsdatum und Einreichungsdatum neu veranlagen, bei Betrug oder einer falschen Angabe aus Nachlässigkeit, Fahrlässigkeit oder Vorsatz ohne Begrenzung (Excise Tax Act, s. 298). Ob Sie ändern, in einer späteren Erklärung anpassen oder neu aufbauen, hängt vom Zeitraum und den Beträgen ab. Beginnen Sie mit Eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Steuer steckt bereits in Ihren Umsätzen oder Ausgaben: Prüfen Sie zuerst die Belege und die vorhandenen Steuerbuchungen. Verschieben Sie tatsächlich berechnete Steuer auf Verkäufe auf das Konto für vereinnahmte Steuer. Bei Einkäufen verschieben Sie nur die erstattungsfähige Steuer auf das Vorsteuerkonto; eingeschränkte Steuer bleibt in den Kosten, und private Beträge gehen auf das private Konto. Teilen Sie gemischte Belege nach ihren Steuerzeilen auf und buchen Sie einen Abzug nie zweimal. Ist der Zeitraum eingereicht, kann die Korrektur die Erklärung ändern: siehe Eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren. Bei vielen Zeiträumen oder völlig fehlender Steuer müssen die Bücher neu aufgebaut werden: nutzen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.
• Mehrere Zeiträume sind im Rückstand oder nicht eingereicht: Siehe Überfällige Buchhaltung aufholen und Nicht eingereichte Erklärungen und geschätzte Veranlagungen, und nutzen Sie dann Hilfe bei der Buchhaltung, um die Zeiträume der Reihe nach neu aufzubauen.
• Die Zahllast passt nicht zum Saldo der CRA: Folgen Sie GST/HST-Zahllast mit der CRA abstimmen; reicht die Abweichung über mehrere Zeiträume, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie nutzen die Quick Method: Siehe Die Quick Method in den Büchern.
• Ihr Unternehmen sitzt in Québec: Die Erklärungen gehen in der Regel an Revenu Québec; siehe GST/HST einreichen und Vorsteuerabzüge geltend machen und PST und QST nach Provinz.
• Sie stellen in US-Dollar in Rechnung: Siehe Verkäufe in US-Dollar und Auszahlungen von Marktplätzen.
• Sie richten die Buchhaltung von Anfang an ein: Siehe Buchhaltung für ein neues Unternehmen einrichten.