Form 1042 versäumt: Quellensteuer auf Auslandszahlungen nachholen

Wir haben ins Ausland gezahlt und nichts einbehalten: Wer schuldet die Steuer?

Die zahlende US-Gesellschaft schuldet sie. Als Abzugsverpflichteter (Withholding Agent) haftet sie selbst für die Steuer, die sie hätte einbehalten müssen: 30 % der Bruttozahlung aus US-Quellen, sofern keine Befreiung oder kein dokumentierter Abkommenssatz galt, plus Zinsen und Strafzuschläge (Publication 515; Abschnitt 1461).

Trägt die Gesellschaft die Steuer selbst, statt sie vom Empfänger zurückzuholen, kann die Steuer auf 42,86 % des gezahlten Betrags steigen (siehe den Abschnitt zum Gross-up unten).

Zwischen den USA und Taiwan gilt kein Einkommensteuerabkommen; Taiwan steht nicht auf der Abkommensliste des IRS. Zinsen, Lizenzgebühren und Dividenden an eine taiwanische Muttergesellschaft unterliegen dem vollen Satz. Die Abkommenssätze anderer Länder stehen in IRS Tax Treaty Table 1; ein Satz gilt nur mit einem gültigen W-8, das ihn beansprucht. Zum anhängigen Entlastungsgesetz siehe Markteintritt in den USA aus dem Ausland.

Mehrere versäumte Jahre, ein verspäteter Antrag auf Abkommensvorteile oder eine Muttergesellschaft, die zugleich Darlehensgeber und Lizenzgeber ist, machen einen Fall komplex. Sammeln Sie Darlehens- und Lizenzverträge, Vorstandsprotokolle zu Ausschüttungen, Banküberweisungen, das konzerninterne Verrechnungskonto und jedes vorliegende W-8.

Welche Zahlungen erforderten einen Einbehalt, und welche nicht?

Zinsen, Lizenzgebühren, Dividenden und Dienstleistungshonorare aus US-Quellen an eine ausländische Person erforderten einen Einbehalt (Publication 515):

Zahlungen für Kopien von Software, auch für viele Nutzer, sind keine Lizenzgebühr, es sei denn, sie gewähren zugleich das Recht, die Software zum Verkauf zu kopieren, zu ändern oder öffentlich vorzuführen. Es handelt sich um einen Kauf oder, wenn der Verkäufer Eigentümer bleibt, um eine Miete; Miete für in den USA genutzte Güter kann trotzdem einen Einbehalt erfordern (regulation 1.861-18).

Eine Zahlung braucht kein Bargeld. Verrechnung mit Schulden der Muttergesellschaft, Zahlung an einen Gläubiger der Muttergesellschaft oder die Ausgabe von Anteilen für aufgelaufene Zinsen zählen alle (regulation 1.1441-2(e)).

Dividenden: Behalten Sie auf die gesamte Ausschüttung ein, es sei denn, die Gesellschaft hat ihre Earnings and Profits (steuerliche Gewinnrücklagen) zeitnah zum Zahlungstag angemessen geschätzt (regulation 1.1441-3(c)). Die Ausschüttung einer Tochtergesellschaft im ersten Jahr kann teilweise Kapitalrückzahlung sein; wie viel, hängt von ihren Earnings and Profits des Jahres ab.

Brauchen Dienstleistungshonorare einen Einbehalt, wenn die Arbeit im Ausland geleistet wurde?

Nein. Honorare für Arbeit außerhalb der USA stammen aus ausländischen Quellen: kein Einbehalt und normalerweise keine Form 1042-S (IRS). Sie gehören trotzdem in Form 5472.

Zwei Fallen:

• Ein „technisches Dienstleistungshonorar“, das auch Rechte gewährt an Designs, Firmware oder Know-how, die in den USA genutzt werden, ist teilweise eine Lizenzgebühr. Teilen Sie die Rechnung danach auf, was sie bezahlt und wo die Arbeit stattfand.
• Ingenieure der Muttergesellschaft, die in einem US-Rechenzentrum arbeiten, erzielen Honorare aus US-Quellen. Behalten Sie ein, es sei denn, die Muttergesellschaft hat Form W-8ECI vorgelegt und meldet die Einkünfte in Form 1120-F. Zu den Ingenieuren selbst siehe Arbeitnehmer in die USA entsenden.

Quellensteuer per Gross-up übernehmen oder vom Empfänger zurückzahlen lassen?

Beides ist möglich; die Kosten unterscheiden sich. So lässt sich versäumte Steuer begleichen:

1. Nur Zahlungen dieses Jahres: den Fehlbetrag von späteren Zahlungen einbehalten an denselben Empfänger oder von dessen Vermögen, über das die Gesellschaft verfügt, vor dem Fälligkeitstermin der Form 1042 dieses Jahres ohne Fristverlängerung (regulation 1.1461-2(b)). Für Zahlungen dieses Jahres: 15. März 2027.
2. Der Empfänger zahlt die Steuer zurück auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung: kein Gross-up.
3. Die Gesellschaft trägt sie. Ist das zusätzliches Einkommen des Empfängers (eine Frage des Sachverhalts, einschließlich der Verträge), gilt: hochgerechnete Zahlung = gezahlter Betrag ÷ (1 − Satz). Feld 2 der Form 1042-S zeigt den hochgerechneten Betrag; Feld 11 zeigt die aus eigenen Mitteln der Gesellschaft gezahlte Steuer (Anleitung).
4. Der Empfänger zahlt seine US-Steuer selbst. Die Steuer wird nur einmal erhoben, aber die Gesellschaft schuldet weiterhin Zinsen und Strafzuschläge (Abschnitt 1463; Form 4669 des Empfängers, Form 4670 der Gesellschaft).

Können wir ein W-8BEN-E nach der Zahlung noch einholen?

Ja. Ein verspätetes W-8 gilt ab dem Zahlungstag, wenn es eine unterschriebene eidesstattliche Erklärung enthält, dass es damals zutreffend war (regulation 1.1441-1(b)(7)):

Für den Abkommensantrag einer Einheit ist der Beleg ein amtliches Dokument, das ihren Namen und die Adresse ihres Hauptsitzes im Abkommensstaat zeigt (regulation 1.1441-6(c)(4)). Die eidesstattliche Erklärung zu einem verspäteten W-8ECI muss außerdem angeben, dass der Empfänger die Einkünfte in seiner US-Erklärung gemeldet hat oder in einer noch nicht fälligen Erklärung melden wird. Ein W-8 bleibt bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift gültig, sofern sich die Angaben darauf nicht ändern; ein am Zahlungstag abgelaufenes Formular gilt als nicht vorhanden (regulation 1.1441-1(e)(4)(ii)).

Ein verspätetes W-8BEN-E einer taiwanischen Muttergesellschaft senkt den Satz nicht, da kein Steuerabkommen besteht, liefert aber die Statuscodes, die Form 1042-S braucht. Ein Lizenzgeber aus einem Abkommensstaat erhält den Abkommenssatz, wenn er wirtschaftlicher Eigentümer und in diesem Land ansässig ist und den Artikel des Abkommens zur Begrenzung von Abkommensvorteilen erfüllt (regulation 1.1441-6(b)).

Sind Zinsen auf Wandeldarlehen als Portfolio Interest steuerfrei?

Das ist möglich. Portfolio Interest (steuerfreie Streubesitzzinsen) ist befreit, wenn (Publication 515; regulation 1.871-14):

• das Wandeldarlehen in registrierter Form besteht: Die Gesellschaft oder ihr Beauftragter verzeichnet, wer es hält, und es wechselt den Inhaber nur durch Neuausstellung an den neuen Inhaber oder über ein Buchungssystem;
• der Inhaber weniger als 10 % der Stimmrechte hält;
• die Zinsen nicht erfolgsabhängig sind;
• der Inhaber keine Bank ist, die im Rahmen ihres gewöhnlichen Geschäfts Kredite vergibt; und
• die Gesellschaft das W-8 des Inhabers hat.

Beim Anteilsbesitz zählen Anteile nach Abschnitt 318 in der durch Abschnitt 871(h)(3)(C) geänderten Form, und eine Option auf den Erwerb von Anteilen gilt als Besitz (Abschnitt 318(a)(4)). Ein Wandlungsrecht kann einen Inhaber daher über die Grenze heben. Zinsen auf Darlehen der Muttergesellschaft sind nie begünstigt: Die Muttergesellschaft hält 10 % oder mehr der Stimmrechte. Auch einer Schwestergesellschaft, die ein Darlehen gibt, kann der Anteil der Muttergesellschaft zugerechnet werden.

Portfolio Interest und Abkommenssätze beseitigen nur diesen Einbehalt. Nach FATCA (US-Gesetz zur Meldung ausländischer Konten, Kapitel 4) können Zinsen, Lizenzgebühren und Dividenden trotzdem mit 30 % belastet werden, es sei denn, das W-8BEN-E einer empfangenden Einheit weist einen FATCA-Status aus, der keinen Einbehalt erfordert (Publication 515; regulation 1.1473-1(a)).

Melden Sie befreite Zinsen trotzdem auf Form 1042-S (Befreiungscode 05). Zinsen, die in Anteilen gezahlt werden, lassen kein Bargeld für einen Einbehalt übrig: Holen Sie die Steuer beim Inhaber ein oder rechnen Sie sie per Gross-up hoch (regulation 1.1441-3(e)). Für die Zukunft siehe SAFEs und Wandeldarlehen.

Wie reichen wir eine verspätete Form 1042 oder eine geänderte 1042-S ein?

Reichen Sie jedes fehlende Jahr auf den Formularen dieses Jahres ein. Form 1042 ist immer nötig, wenn eine Form 1042-S nötig ist, auch ohne Steuer (Anleitung zu Form 1042).

• Geänderte 1042-S: dieselbe eindeutige Formularkennung, Kästchen „Amended“ angekreuzt, Änderungsnummer (zuerst „1“). Ändern sich die Summen, reichen Sie eine geänderte Form 1042 mit einer Erläuterung ein.
• Elektronische Einreichung: Pflicht ab 10 oder mehr Informationserklärungen aller Art im Jahr (W-2, 1099 und 1042-S zusammen). Forms 1042-S für Vorjahre laufen über das E-File-System FIRE des IRS, bis es abgeschaltet wird, voraussichtlich am 31. Dezember 2026, danach über den Nachfolger IRIS (Anleitung zu Form 1042-S). Forms 1042-S auf Papier werden mit Form 1042-T eingereicht.
• Zahlung: Zahlen Sie die Steuer über EFTPS oder IRS Direct Pay; der IRS berechnet Strafzuschläge und Zinsen und schickt eine Rechnung.

Welche Strafzuschläge drohen bei verspäteter Form 1042, Einzahlung und 1042-S?

Jedes Versäumnis hat seinen eigenen Strafzuschlag, und Zinsen laufen bis zur Zahlung (Regeln zu Form 1042, Einzahlung und Form 1042-S):

Die Beträge zu Form 1042-S gelten für Formulare dieses Jahres; ältere Jahre folgen ihrer eigenen Anleitung. Strafzuschläge zu Form 1042 richten sich nach der unbezahlten Steuer; ein vollständig abkommensbefreites Jahr hat daher keine. Nicht eingezahlte Steuer von $2.000 oder mehr ist innerhalb von 3 Werktage nach Ende des Viertelmonatszeitraums fällig. Eine für die Zahlungen verantwortliche Person, etwa ein Officer (Führungskraft) oder Finanzleiter, die vorsätzlich die Steuer nicht einbehält und abführt, kann persönlich einen Strafzuschlag in gleicher Höhe schulden (Abschnitt 6672).

Können ein triftiger Grund oder First Time Abate die Strafzuschläge beseitigen?

Ein triftiger Grund (Reasonable Cause) kann Zuschläge für verspätete Einreichung, Zahlung, Einzahlung und verspätete Formulare beseitigen, nie aber die Steuer oder einen Zuschlag wegen vorsätzlicher Missachtung. First Time Abate (Erlass beim ersten Versäumnis) kann Zuschläge für Einreichung, Zahlung und Einzahlung bei Form 1042 beseitigen, nicht aber Zuschläge zu Form 1042-S.

• Triftiger Grund: Unkenntnis der Regel oder das Verlassen auf andere reichen in der Regel nicht (IRS). Bei Form 1042-S kann eine zügige Korrektur zusammen mit einem Umstand wie der erstmaligen Einreichungspflicht genügen.
• First Time Abate: erfasst Zuschläge nach Abschnitt 6651 und 6656 für eine Erklärung, wenn die drei Vorjahre bei derselben Erklärung ohne Beanstandung waren oder keine Einreichungspflicht bestand (IRM 20.1.1). Bei mehreren versäumten Jahren wird höchstens eines erlassen.
• Ungeklärt: Automatic Exemption from Penalty ersetzt First Time Abate für aufgeführte Erklärungen, die am oder nach dem 1. Januar 2027 fällig sind. Form 1042 ist nicht aufgeführt (IRS-Aktualisierung), und der IRS hat nicht gesagt, was dort aus First Time Abate wird. Siehe Zuschläge für verspätete Einreichung.

Wie viele vergangene Jahre müssen wir korrigieren?

Jedes Jahr mit einer Zahlung, ab dem ersten. Ohne eingereichte Form 1042 kann der IRS die Steuer jederzeit festsetzen (Abschnitt 6501(c)(3)). Die Einreichung setzt die Frist von 3 Jahre in Gang; eine vorzeitig eingereichte Form 1042 gilt als am 15. April eingereicht.

Müssen unsere Forms 1042-S mit Form 5472 übereinstimmen?

Nein. Form 5472 zeigt gezahlte oder aufgelaufene Beträge nach der Gewinnermittlungsmethode der Gesellschaft und bei Zinsen nur, was Abschnitt 163(j) zulässt (Anleitung). Form 1042-S zeigt die im Kalenderjahr gezahlten Bruttobeträge. Stimmen Sie beide ab und bewahren Sie die Abstimmung auf.

Die eigentliche Falle: Form 1120, Schedule K, Frage 19 fragt, ob Forms 1042 und 1042-S erforderlich waren (Anleitung). Ein „Nein“ neben Zinsen oder Lizenzgebühren an die Muttergesellschaft in Form 5472 widerspricht derselben Erklärung. Ein neuer Ersteller der Steuererklärung oder der Abschlussprüfer der Muttergesellschaft kann den Widerspruch dort erkennen. Zu einer fehlenden Form 5472 und ihrem Strafzuschlag von $25.000 siehe versäumte Meldungen ausländischer Eigentümer.

USA und Kanada: eine Tochtergesellschaft zahlt an dieselbe Muttergesellschaft im Ausland

Siehe nicht ansässige Eigentümer einer kanadischen Kapitalgesellschaft.

Beispiel

Beispielzahlen in US-Dollar.

$450.000 Zinsen auf ein Darlehen der Muttergesellschaft

Die texanische Tochtergesellschaft eines taiwanischen Serverherstellers zahlte ihrer Muttergesellschaft in ihrem ersten Jahr, 2025, $450.000 Zinsen auf ein Darlehen über $10.000.000, dazu $300.000 für Entwicklungsarbeit in Taiwan nach einem Vertrag, der der Tochtergesellschaft das volle Eigentum an den entstehenden Platinendesigns überträgt. Nichts wurde einbehalten. Ein neuer Ersteller der Steuererklärung bemerkt das im Oktober 2026, während er die verlängerte Form 1120 für 2025 fertigstellt.

• Steuer zu 30 %: $135.000, wenn die Muttergesellschaft sie erstattet; trägt die Tochtergesellschaft sie selbst, werden die Zinsen auf $642.857 und die Steuer auf $192.857 hochgerechnet.
• Forms 1042 und 1042-S für 2025 waren am 16. März 2026 fällig: jetzt einreichen. Strafzuschläge und Zinsen folgen, sofern kein Erlass greift.
• Eingereicht und bezahlt bis zum 31. Oktober 2026, auf $135.000: Verspätungszuschlag 22,5 % ($30.375: 5 % pro Monat für 5 Monate, abzüglich des Säumniszuschlags von 0,5 % für diese Monate), Säumniszuschlag 4 % ($5.400), möglicherweise ein Zuschlag für verspätete Einzahlung von 10 % ($13.500), plus Zinsen. Da es keine frühere Form 1042 einzureichen gab, kommt First Time Abate infrage.
• Das Honorar von $300.000 braucht keinen Einbehalt und keine Form 1042-S, gehört aber in Form 5472. Frage 19 lautet „Ja“.
• Für Zinsen aus 2026 kann der Fehlbetrag noch vor dem 15. März 2027 von späteren Zahlungen in 2026 einbehalten werden.

Eine Lizenzgebühr von $500.000 an einen Lizenzgeber im Vereinigten Königreich

Ein Chip-Start-up aus Delaware zahlte 2025 einer britischen Gesellschaft $500.000 für Schnittstellen-IP, mit der in Kalifornien Chips entworfen werden. Ohne W-8BEN-E: 30 %, $150.000 ($214.286 bei Gross-up). Im Oktober 2026 holt es ein W-8BEN-E ein, das den Abkommenssatz von 0 % für Lizenzgebühren beansprucht, mit eidesstattlicher Erklärung, einem FATCA-Status ohne Einbehaltspflicht und einem amtlichen Dokument mit Namen und Adresse des Lizenzgebers im Vereinigten Königreich. Steuer: $0. Es reicht trotzdem Forms 1042 und 1042-S für 2025 ein; ohne unbezahlte Steuer kein Zuschlag zu Form 1042, aber die verspätete Form 1042-S kann $340 kosten, plus bis zu $340 für die Kopie des Lizenzgebers, sofern kein triftiger Grund vorliegt.

$240.000 Zinsen auf Wandeldarlehen, gezahlt in Anteilen

Eine GPU-Cloud aus Delaware nahm $3.000.000 über Wandeldarlehen mit 8 % Zinsen bei Investoren im Ausland auf. Im März 2026 wurden $240.000 aufgelaufene Zinsen in Series-A-Anteile gewandelt; es lagen keine W-8-Formulare vor.

• Inhaber mit weniger als 10 % der Stimmrechte: Bestehen die Wandeldarlehen in registrierter Form und unterschreibt jeder Inhaber ein W-8 mit eidesstattlicher Erklärung (Einheiten zusätzlich mit einem FATCA-Status ohne Einbehaltspflicht), sind die Zinsen Portfolio Interest: keine Steuer, aber Forms 1042-S und 1042 sind am 15. März 2027 fällig.
• Der Inhaber, dessen Wandeldarlehen über $1.200.000 ihm unter Einrechnung des Wandlungsrechts 12 % der Stimmrechte gab: Auf seine $96.000 Zinsen fallen $28.800 an, sofern kein Steuerabkommen den Satz senkt. Da kein Bargeld gezahlt wurde, holt die Gesellschaft die Steuer beim Inhaber ein oder rechnet hoch: $137.143 Zinsen, $41.143 Steuer.

Anders in Ihrem Fall?

• Einbehalt ab jetzt richtig einrichten: US-Tochtergesellschaft einer ausländischen Gesellschaft.
• Fremde Auftragnehmer im Ausland: Auftragnehmer im Ausland bezahlen.
• Miete an einen Vermieter im Ausland: nicht ansässige Vermieter.
• Ausländische Investoren eines Fonds: das erste Jahr eines neuen Hedgefonds; ausländische Gesellschafter einer LLC: Quellensteuer für ausländische Gesellschafter.
• Miteigentümer einer kleinen Familiengesellschaft im Ausland: Gesellschaft mit ausländischem Miteigentümer.
• Ein kanadischer Empfänger fordert US-Steuer zurück: US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier.
• Weitere Lücken aus der Due-Diligence-Prüfung: steuerliche Altlasten vor der Due-Diligence-Prüfung durch Investoren beheben.
• Mehrere versäumte Jahre, ein Gross-up, ein verspäteter Abkommensantrag oder eine Begründung mit triftigem Grund erfordern fachliches Urteil: Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern. Für Hersteller von Servern, Stromtechnik und Chips: Steuerhilfe für Rechenzentren.