Retenue omise sur des paiements à l'étranger : formulaire 1042

Nous avons payé à l'étranger sans rien retenir : qui doit l'impôt?

La société américaine qui a payé le doit. À titre d'agent de retenue, elle est personnellement responsable de l'impôt qu'elle aurait dû retenir : 30 % du paiement brut de source américaine, sauf si une exemption ou un taux de convention fiscale documenté s'appliquait, plus intérêts et pénalités (Publication 515; article 1461).

Si la société américaine assume l'impôt au lieu de le recouvrer auprès du bénéficiaire, l'impôt peut atteindre 42,86 % de la somme versée (voir la section sur la majoration plus bas).

Aucune convention fiscale entre les États-Unis et Taïwan n'est en vigueur; Taïwan ne figure pas sur la liste des conventions de l'IRS. Les intérêts, redevances et dividendes versés à une société mère taïwanaise subissent le plein taux. Les taux conventionnels des autres pays figurent dans la Tax Treaty Table 1 de l'IRS; un taux ne s'applique qu'avec un formulaire W-8 valide qui le demande. Pour le projet de loi d'allègement en attente, voir entrer aux États-Unis depuis l'étranger.

Plusieurs années omises, une demande tardive selon une convention fiscale ou une société mère à la fois prêteuse et concédante de licence compliquent un dossier. Rassemblez les conventions de prêt et de licence, les procès-verbaux du conseil pour les distributions, les virements bancaires, le grand livre intersociétés et chaque formulaire W-8 au dossier.

Quels paiements exigeaient une retenue, et lesquels non?

Les intérêts, redevances, dividendes et honoraires de services de source américaine versés à une personne étrangère exigeaient une retenue (Publication 515) :

Payer des copies d'un logiciel, même pour de nombreux utilisateurs, n'est pas une redevance, sauf si le paiement donne aussi le droit de le copier pour le vendre, de le modifier ou de le présenter en public. C'est une vente ou, si le vendeur en garde la propriété, une location, et le loyer d'un bien utilisé aux États-Unis peut quand même exiger une retenue (règlement 1.861-18).

Un paiement n'exige pas d'argent comptant. La compensation avec ce que doit la société mère, le paiement d'un créancier de la société mère ou l'émission d'actions pour des intérêts courus comptent tous (règlement 1.1441-2(e)).

Dividendes : la société américaine retient sur toute la distribution, sauf si elle a estimé raisonnablement ses bénéfices et profits vers la date du paiement (règlement 1.1441-3(c)). La distribution d'une filiale dans sa première année peut être en partie un remboursement de capital; la part dépend de ses bénéfices et profits de l'année.

Les honoraires de services exigent-ils une retenue quand le travail a été fait à l'étranger?

Non. Les honoraires pour du travail fait hors des États-Unis sont de source étrangère : aucune retenue et, normalement, aucun formulaire 1042-S (IRS). Ils vont quand même sur le formulaire 5472.

Deux pièges :

• Des « frais de service technique » qui donnent aussi des droits sur des conceptions, un micrologiciel ou un savoir-faire utilisés aux États-Unis sont en partie une redevance. Répartissez la facture selon ce qu'elle achète et l'endroit où le travail a été fait.
• Des ingénieurs de la société mère qui travaillent dans un centre de données américain gagnent des honoraires de source américaine. Retenez l'impôt, sauf si la société mère a remis le formulaire W-8ECI et déclare le revenu sur le formulaire 1120-F. Pour les ingénieurs, voir envoyer des employés aux États-Unis.

Majorer l'impôt retenu, ou faire rembourser le bénéficiaire?

Les deux sont possibles; le coût diffère. Voici les façons de régler l'impôt omis :

1. Paiements de cette année seulement : retenir le manque sur des paiements ultérieurs au même bénéficiaire, ou sur ses biens que la société contrôle, au plus tard à la date limite du formulaire 1042 de cette année, sans prolongation (règlement 1.1461-2(b)). Pour les paiements de cette année : 15 mars 2027.
2. Le bénéficiaire rembourse l'impôt selon une entente écrite : aucune majoration.
3. La société américaine l'assume. Si c'est un revenu additionnel pour le bénéficiaire (une question de faits, ententes comprises), paiement majoré = somme versée ÷ (1 − taux). La case 2 du formulaire 1042-S indique la somme majorée; la case 11 indique l'impôt payé à même les fonds de la société (instructions).
4. Le bénéficiaire paie son propre impôt américain. L'impôt n'est perçu qu'une fois, mais la société doit quand même les intérêts et les pénalités (article 1463; formulaire 4669 du bénéficiaire, formulaire 4670 de la société).

Pouvons-nous obtenir un formulaire W-8BEN-E après le paiement?

Oui. Un formulaire W-8 tardif vaut à partir de la date du paiement s'il est accompagné d'une déclaration sous serment signée attestant qu'il était exact à ce moment (règlement 1.1441-1(b)(7)) :

Pour la demande d'une entité selon une convention fiscale, la preuve est un document officiel du gouvernement qui indique son nom et l'adresse de son bureau principal dans le pays de la convention (règlement 1.1441-6(c)(4)). La déclaration sous serment d'un formulaire W-8ECI tardif doit aussi indiquer que le bénéficiaire a déclaré le revenu dans sa déclaration américaine, ou le déclarera dans une déclaration pas encore due. Un formulaire W-8 reste valide jusqu'à la fin de la troisième année civile suivant sa signature, sauf si les faits qui y figurent changent; un formulaire expiré à la date du paiement équivaut à une absence de formulaire (règlement 1.1441-1(e)(4)(ii)).

Le formulaire W-8BEN-E tardif d'une société mère taïwanaise ne réduit pas le taux, faute de convention fiscale, mais il fournit les codes de statut dont le formulaire 1042-S a besoin. Un concédant de licence d'un pays conventionné peut obtenir le taux de la convention s'il est le bénéficiaire effectif, réside dans ce pays et respecte l'article de la convention sur la limitation des avantages (règlement 1.1441-6(b)).

Les intérêts sur billets convertibles sont-ils exemptés comme intérêts de portefeuille?

C'est possible. Aux États-Unis, les intérêts de portefeuille sont exemptés lorsque (Publication 515; règlement 1.871-14) :

• le billet est nominatif : la société ou son mandataire inscrit qui le détient, et il ne change de mains que par réémission au nouveau détenteur ou par un système d'inscription en compte;
• le détenteur possède moins de 10 % des droits de vote;
• les intérêts ne sont pas conditionnels;
• le détenteur n'est pas une banque qui prête dans le cours normal de ses activités;
• la société a le formulaire W-8 du détenteur.

La propriété compte les actions selon l'article 318, tel que modifié par l'article 871(h)(3)(C), et une option d'acquérir des actions compte comme une propriété (article 318(a)(4)); un droit de conversion peut donc faire dépasser le seuil à un détenteur. Les intérêts d'un prêt de la société mère ne sont jamais admissibles : la société mère détient 10 % ou plus des droits de vote. Une société sœur qui prête peut aussi être considérée comme détenant la participation de la société mère.

Les intérêts de portefeuille et les taux conventionnels n'éliminent que cette retenue. Selon la FATCA (chapitre 4), les intérêts, redevances et dividendes peuvent quand même subir 30 %, sauf si le formulaire W-8BEN-E d'une entité bénéficiaire indique un statut FATCA qui n'exige aucune retenue (Publication 515; règlement 1.1473-1(a)).

Déclarez quand même les intérêts exemptés sur le formulaire 1042-S (code d'exemption 05). Des intérêts payés en actions ne laissent aucun argent sur lequel retenir : recouvrez l'impôt auprès du détenteur ou majorez-le (règlement 1.1441-3(e)). Pour l'avenir, voir SAFE et billets convertibles.

Comment produire un formulaire 1042 en retard ou un 1042-S modifié?

Produisez chaque année manquante sur les formulaires de cette année. Le formulaire 1042 est obligatoire chaque fois qu'un formulaire 1042-S l'est, même sans impôt (instructions du formulaire 1042).

• Formulaire 1042-S modifié : même identifiant unique du formulaire, case Amended cochée, numéro de modification (« 1 » pour la première). Si les totaux changent, produisez un formulaire 1042 modifié avec une explication.
• Production électronique : obligatoire à partir de 10 déclarations de renseignements de tous types pour l'année (formulaires W-2, 1099 et 1042-S ensemble). Les formulaires 1042-S des années antérieures passent par le système de production électronique FIRE de l'IRS jusqu'à sa fermeture, prévue le 31 décembre 2026, puis par son remplaçant, IRIS (instructions du formulaire 1042-S). Les formulaires 1042-S papier accompagnent le formulaire 1042-T.
• Paiement : payez l'impôt par EFTPS ou IRS Direct Pay; l'IRS calcule les pénalités et les intérêts et envoie une facture.

Quelle est la pénalité pour un formulaire 1042 en retard, des dépôts en retard ou un 1042-S en retard?

Chaque manquement a sa propre pénalité, et les intérêts courent jusqu'au paiement (règles du formulaire 1042, des dépôts et du formulaire 1042-S) :

Les montants du formulaire 1042-S visent les formulaires de cette année; les années antérieures suivent leurs propres instructions. Les pénalités du formulaire 1042 dépendent de l'impôt impayé : une année entièrement exemptée par une convention fiscale n'en a donc aucune. L'impôt non déposé de 2 000 $ ou plus est dû dans les 3 jours ouvrables suivant la fin de la période quart-mensuelle. Une personne responsable des paiements, comme un dirigeant ou le responsable des finances, qui omet délibérément de percevoir et de verser l'impôt peut devoir une pénalité personnelle égale à cet impôt (article 6672).

Le motif raisonnable ou l'allègement pour un premier manquement peuvent-ils annuler les pénalités?

Aux États-Unis, le motif raisonnable peut annuler les pénalités de production, de paiement, de dépôt et de formulaires en retard, jamais l'impôt ni une pénalité pour mépris intentionnel. L'allègement pour un premier manquement (First Time Abate) peut annuler les pénalités de production, de paiement et de dépôt du formulaire 1042, mais pas celles du formulaire 1042-S.

• Motif raisonnable : ignorer la règle ou se fier à quelqu'un d'autre ne suffit généralement pas (IRS). Pour le formulaire 1042-S, une correction rapide jointe à un facteur comme le fait de produire pour la première fois peut suffire.
• First Time Abate : couvre les pénalités des articles 6651 et 6656 sur une déclaration, à condition d'avoir trois années antérieures sans faute pour la même déclaration, ou aucune obligation de production pendant ces années (IRM 20.1.1). Plusieurs années omises obtiennent l'allègement pour une seule au plus.
• Non tranché : l'exemption automatique de pénalité (Automatic Exemption from Penalty) remplace First Time Abate pour les déclarations énumérées dues à compter du 1er janvier 2027. Le formulaire 1042 n'est pas énuméré (mise à jour de l'IRS), et l'IRS n'a pas précisé ce qu'il advient de son First Time Abate. Voir pénalités de production tardive.

Combien d'années passées devons-nous corriger?

Chaque année où un paiement a eu lieu, depuis la première. Sans formulaire 1042 produit, l'IRS peut établir une cotisation à tout moment (article 6501(c)(3)). La production fait courir le délai de 3 ans; un formulaire 1042 produit en avance est réputé produit le 15 avril.

Nos formulaires 1042-S doivent-ils concorder avec le formulaire 5472?

Non. Le formulaire 5472 indique les sommes payées ou courues selon la méthode de la société et, pour les intérêts, seulement ce que permet l'article 163(j) (instructions). Le formulaire 1042-S indique les sommes brutes payées dans l'année civile. Faites le rapprochement des deux et conservez-le.

Le vrai piège : la question 19 de l'annexe K du formulaire 1120 demande si les formulaires 1042 et 1042-S étaient requis (instructions). Un « Non » à côté d'intérêts ou de redevances versés à la société mère sur le formulaire 5472 contredit la même déclaration. Un nouveau préparateur ou l'auditeur de la société mère peut y repérer l'incohérence. Pour un formulaire 5472 manquant et sa pénalité de 25 000 $, voir déclarations de propriétaires étrangers manquantes.

États-Unis ou Canada : une filiale qui paie la même société mère à l'étranger

Voir propriétaires non-résidents d'une société canadienne.

Exemple

Montants illustratifs en dollars américains.

450 000 $ d'intérêts sur un prêt de la société mère

La filiale texane d'un fabricant de serveurs taïwanais a versé à sa société mère 450 000 $ d'intérêts sur un prêt de 10 000 000 $ dans sa première année, 2025, plus 300 000 $ pour des travaux d'ingénierie faits à Taïwan selon un contrat qui donne à la filiale la pleine propriété des conceptions de cartes qui en résultent. Rien n'a été retenu. Un nouveau préparateur le remarque en octobre 2026 en terminant le formulaire 1120 de 2025, produit avec prolongation.

• Impôt à 30 % : 135 000 $ si la société mère le rembourse; si la filiale l'assume, les intérêts majorés passent à 642 857 $ et l'impôt à 192 857 $.
• Les formulaires 1042 et 1042-S de 2025 étaient dus le 16 mars 2026 : produisez-les maintenant. Les pénalités et les intérêts suivent, sauf allègement.
• Si tout est produit et payé au plus tard le 31 octobre 2026, sur 135 000 $ : production tardive 22,5 % (30 375 $ : 5 % par mois pendant 5 mois, moins la pénalité de paiement tardif de 0,5 % pour ces mois), paiement tardif 4 % (5 400 $), possiblement une pénalité de dépôt de 10 % (13 500 $), plus les intérêts. Sans formulaire 1042 antérieur à produire, la filiale peut être admissible à First Time Abate.
• Les honoraires de 300 000 $ n'exigent ni retenue ni formulaire 1042-S, mais vont sur le formulaire 5472. La réponse à la question 19 est « Oui ».
• Pour les intérêts de 2026, le manque peut encore être retenu sur des paiements ultérieurs de 2026 versés au plus tard le 15 mars 2027.

Une redevance de licence de 500 000 $ versée à un concédant britannique

Une startup de puces du Delaware a versé 500 000 $ en 2025 à une société britannique pour de la propriété intellectuelle d'interface utilisée pour concevoir des puces en Californie. Sans formulaire W-8BEN-E : 30 %, soit 150 000 $ (214 286 $ avec majoration). En octobre 2026, elle obtient un formulaire W-8BEN-E qui demande le taux de 0 % de la convention fiscale sur les redevances, avec la déclaration sous serment, un statut FATCA qui n'exige aucune retenue et un document officiel qui indique le nom et l'adresse britanniques du concédant. Impôt : 0 $. Elle produit quand même les formulaires 1042 et 1042-S de 2025; aucune pénalité sur le formulaire 1042 sans impôt impayé, mais le formulaire 1042-S en retard peut coûter 340 $, plus jusqu'à 340 $ pour la copie du concédant, sauf motif raisonnable.

240 000 $ d'intérêts sur billets payés en actions

Un service infonuagique GPU du Delaware a levé 3 000 000 $ en billets convertibles à 8 % auprès d'investisseurs à l'étranger. En mars 2026, 240 000 $ d'intérêts courus ont été convertis en actions de série A; aucun formulaire W-8 n'était au dossier.

• Détenteurs de moins de 10 % des droits de vote : si les billets sont nominatifs et que chaque détenteur signe un formulaire W-8 avec la déclaration sous serment (les entités indiquant aussi un statut FATCA qui n'exige aucune retenue), les intérêts sont des intérêts de portefeuille : aucun impôt, mais les formulaires 1042-S et 1042 sont dus au plus tard le 15 mars 2027.
• Le détenteur dont le billet de 1 200 000 $, droit de conversion compris, lui donnait 12 % des droits de vote : ses 96 000 $ d'intérêts entraînent un impôt de 28 800 $, sauf réduction par une convention fiscale. Comme aucun argent n'a été versé, la société recouvre l'impôt auprès du détenteur ou le majore : 137 143 $ d'intérêts, 41 143 $ d'impôt.

Votre situation est différente?

• Mettre en place correctement la retenue pour l'avenir : filiale américaine d'une société étrangère.
• Entrepreneurs indépendants non liés à l'étranger : payer des entrepreneurs indépendants à l'étranger.
• Loyer versé à un propriétaire à l'étranger : propriétaires non-résidents.
• Investisseurs étrangers d'un fonds : première année d'un nouveau fonds de couverture; associés étrangers d'une LLC : retenue sur les associés étrangers.
• Copropriétaire à l'étranger d'une petite société familiale : société avec un copropriétaire étranger.
• Bénéficiaire canadien qui récupère l'impôt américain : impôt américain retenu sur les paiements aux Canadiens.
• Autres lacunes trouvées lors de la vérification diligente : mise en conformité fiscale avant la vérification diligente des investisseurs.
• Plusieurs années omises, une majoration, une demande tardive selon une convention fiscale ou une déclaration de motif raisonnable demandent un jugement professionnel : aide en fiscalité transfrontalière. Pour les entreprises de serveurs, d'équipement électrique et de puces : aide fiscale pour les centres de données.