W-8BEN oder W-9 für eine LLC in ausländischem Besitz: Welches Formular?

W-8BEN oder W-9: Welches Formular gibt ein ausländischer Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied?

Der Eigentümer gibt ein W-8 auf seinen eigenen Namen; die LLC gibt kein eigenes Formular. Eine US-LLC mit einem Eigentümer und ohne Wahl der Besteuerung als Kapitalgesellschaft ist für die Einkommensteuer steuerlich nicht eigenständig: Der IRS behandelt sie als Teil ihres Eigentümers (IRS), und Zahlungsempfänger einer Zahlung an eine steuerlich nicht eigenständige Einheit ist ihr Eigentümer (Publication 515). Form W-9 sagt, dass dieser Eigentümer, wenn er eine ausländische Person ist, stattdessen ein W-8 ausfüllen muss, auch wenn er eine US-Steuernummer hat.

Ihr Fall ist nicht einfach, wenn bereits eine W-9 gegeben wurde oder eine 1099 eingetroffen ist, wenn Sie arbeiten, während Sie in den USA sind, oder die LLC Personal oder ein Büro in den USA hat, wenn die LLC eine Wahl der Einstufung eingereicht hat oder wenn Sie einen Abkommenssatz wollen. Halten Sie bereit:

• Den Nachweis der Einstufung der LLC: ihr EIN-Schreiben und jede Wahl mit Form 8832.
• Ihr Land der steuerlichen Ansässigkeit, Ihre ausländische Steuernummer und jede SSN oder ITIN.
• Wofür jeder Zahlende zahlt und wo die Arbeit geleistet wird.
• Den Kontonamen und die Kontonummer, die jeder Zahlende nutzt.
• Kopien jeder bereits gegebenen W-9 oder jedes W-8 und jeder erhaltenen Form 1099 oder 1042-S.

W-8BEN, W-8BEN-E oder W-8ECI: Welches W-8 nutze ich?

Wählen Sie danach, wem die LLC gehört und wofür die Zahlung ist. Eine ausländische natürliche Person nutzt W-8BEN und eine ausländische Gesellschaft W-8BEN-E für Einkünfte, die nicht mit einem US-Geschäft verbunden sind; W-8ECI ersetzt beides für Einkünfte, die es sind (Anleitung zu W-8BEN; Anleitung zu W-8ECI). Mit einem US-Geschäft verbundene Einkünfte (Effectively Connected Income) sind im Großen und Ganzen Einkünfte aus einem Geschäft, das in den USA betrieben wird.

Ein Zahlender, der beide Arten von Einkünften zahlt, erhält ein W-8ECI für den verbundenen Teil und ein W-8BEN oder W-8BEN-E für den Rest. Eine natürliche Person, die Befreiung vom Einbehalt auf Vergütung für in den USA geleistete persönliche Leistungen beansprucht, etwa nach einem Abkommen, gibt statt eines W-8 Form 8233 oder W-4, und ein W-8ECI stoppt den Einbehalt auf diese Vergütung nicht (Anleitung zu W-8BEN; Anleitung zu W-8ECI).

Die LLC gibt in der Regel kein eigenes W-8BEN-E: Die Anleitung zu W-8BEN-E sagt, dass der ausländische alleinige Eigentümer einer steuerlich nicht eigenständigen Einheit das W-8 gibt, außer in engen Fällen (ein Abkommensanspruch einer Hybrid-Einheit oder der Nachweis des FATCA-Status der LLC gegenüber einer ausländischen Bank), und ein ausländischer Eigentümer, den die USA als Personengesellschaft behandeln, gibt statt W-8BEN-E Form W-8IMY. Ob Ihre Einkünfte verbunden sind, ist eine Steuerfrage: siehe wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden.

Wohin kommen Name und EIN der LLC im W-8?

Das W-8 trägt Name, Adresse und Steuernummern des Eigentümers. Der Name der LLC kommt nur in eine Zeile für Verweise, und die EIN der LLC ersetzt nie die US-Steuernummer des Eigentümers.

W-8BEN Zeile 5 fragt nach einer SSN oder ITIN, nicht nach einer EIN. Die Anleitung zu W-8ECI sagt, die Angaben der LLC in keine andere Zeile als 3 und 9 zu setzen und die US-Steuernummer des ausländischen Eigentümers einzutragen; eine natürliche Person, die ein US-Geschäft als Einzelunternehmer führt, kann dafür mit Form SS-4 eine EIN auf ihren eigenen Namen erhalten. Sie brauchen keine ITIN, nur um ein W-8BEN zu geben: Zeile 5 ist nur in aufgeführten Fällen erforderlich, etwa bei bestimmten Abkommensansprüchen, und selbst dann kann eine ausländische Steuernummer in Zeile 6a genügen (Anleitung zu W-8BEN).

Zum Erhalt einer ITIN siehe ITIN für einen ausländischen Eigentümer. Zu den Adresszeilen siehe US-Geschäftsadresse und Bankkonto.

Wann ist eine W-9 mit der EIN der LLC richtig?

Eine W-9 auf den eigenen Namen der LLC ist richtig, wenn die LLC selbst eine US-Person ist: Sie hat zwei oder mehr Eigentümer und wird als Personengesellschaft besteuert, oder sie hat die Besteuerung als Kapitalgesellschaft gewählt. Eine nach US-Recht oder dem Recht eines Bundesstaates gegründete Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft ist eine US-Person (26 U.S.C. 7701), und eine LLC mit mindestens zwei Mitgliedern ist eine Personengesellschaft, es sei denn, sie wählt mit Form 8832 die Behandlung als Kapitalgesellschaft (IRS).

Eine solche LLC trägt ihren eigenen Namen und ihre EIN ein und kreuzt in Zeile 3a „LLC“ mit P oder C an (Form W-9). Wo die Eigentümer leben, ändert daran nichts.

• Eine Personengesellschaft mit ausländischen Gesellschaftern hat eigene Pflichten zu Einbehalt und Einreichung: siehe eine LLC im Besitz von zwei Nichtansässigen.
• Ob die Körperschaftsbesteuerung zu wählen ist: siehe eine LLC in ausländischem Besitz mit Besteuerung als Kapitalgesellschaft.
• Ein US-Eigentümer einer LLC mit einem Eigentümer: siehe EIN für eine LLC mit einem Mitglied.

Die Plattform bietet nur eine W-9 für ein US-Unternehmen an: Was dann?

Das Formular folgt dem Steuerstatus, nicht dem Bundesstaat, in dem die LLC gegründet wurde. Eine LLC mit einem Eigentümer ist steuerlich nicht eigenständig, daher ist ihr ausländischer Eigentümer der Zahlungsempfänger, und eine ausländische Person darf keine W-9 geben (Anleitung für den Anfordernden der W-9). Die Anleitung zu W-8BEN sagt, dass eine ausländische natürliche Person einem Zahlungsdienstleister oder Marktplatz, der es verlangt, ein W-8BEN gibt (W-8ECI bei verbundenen Einkünften), ob ein Abkommenssatz geltend gemacht wird oder nicht. Suchen Sie den Weg für eine ausländische natürliche Person oder ausländische Gesellschaft oder fragen Sie den Zahlenden nach seinem Verfahren für W-8; Zahlende dürfen W-8 elektronisch einholen (Anleitung für den Anfordernden der W-8). Bietet er dennoch keines, siehe Auszahlungen von Marktplätzen in einer LLC in ausländischem Besitz.

Eine W-9, die nur unterschrieben wurde, um die Anmeldung abzuschließen:

• bescheinigt unter Strafandrohung der Falschaussage, dass der Zahlungsempfänger eine US-Person ist, und das Formular warnt, dass vorsätzliche Fälschung strafrechtliche Folgen haben kann (Form W-9);
• führt dazu, dass der Zahlende Form 1099-NEC oder 1099-K unter der EIN der LLC einreicht, statt die Zahlungen als an eine ausländische Person erfolgt zu behandeln;
• kann zu Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) von 24 % führen, wenn der IRS dem Zahlenden mitteilt, dass die Nummer falsch ist, oder bei den anderen Auslösern in Publication 515;
• lässt jeden Einbehalt aus, den die Zahlung brauchte. Versäumt ein Zahlender den Einbehalt und zahlt die ausländische Person die Steuer nicht, haften beide, mit Zinsen und Zuschlägen (Publication 515).

Heißt die Abgabe eines W-8BEN, dass US-Steuer einbehalten wird?

Nicht für sich allein. Ein W-8 belegt den ausländischen Status; der Einbehalt von 30 % gilt für feste oder bestimmbare jährliche oder periodische Einkünfte aus US-Quellen (FDAP), etwa Lizenzgebühren, Mieten, Zinsen oder Vergütung für in den USA geleistete Arbeit, die nicht mit einem US-Geschäft verbunden sind (Publication 515).

Kein Einbehalt heißt nicht immer keine US-Steuer. Ob Sie Steuer schulden, auch auf Verkäufe von Waren, behandelt wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden. Ohne ein gültiges Formular kann der Zahlende 30 % oder den Satz für Backup Withholding einbehalten (Anleitung zu W-8BEN).

Welche Formulare erhalte ich zurück: 1099-NEC, 1099-K oder 1042-S?

Was Sie zurückerhalten, folgt dem Formular, das Sie gegeben haben. Ein gültiges W-8 befreit eine ausländische Person in der Regel von der Meldung in Form 1099 und von Backup Withholding (Publication 515). Form 1042-S meldet an ausländische Personen gezahlte Beträge aus US-Quellen, auch wenn nichts einbehalten wurde (Anleitung zu 1042-S).

Ich habe bereits eine W-9 gegeben: Wie korrigiere ich sie?

Geben Sie jedem Zahlenden ein richtiges W-8 und bitten Sie ihn, zu prüfen, was er bereits gemeldet hat. Ein Zahlender darf sich auf das Formular verlassen, das er hat; die W-9 bestimmt also weiter seine Meldung, bis sie ersetzt wird (Anleitung für den Anfordernden der W-8).

1. Bestätigen Sie die Einstufung. Hat die LLC zwei Eigentümer oder eine Wahl als Kapitalgesellschaft, ist eine W-9 auf den eigenen Namen und die EIN der LLC das richtige Formular.
2. Unterschreiben Sie ein W-8 auf Ihren eigenen Namen, mit der LLC in der Zeile für Verweise, und reichen Sie es vor der nächsten Zahlung ein.
3. Fragen Sie den Zahlenden, ob er bereits eingereichte 1099 korrigiert. Die Anleitung des IRS zu Informationserklärungen sagt Einreichern, wie eine Erklärung zu korrigieren ist, die eingereicht wurde, obwohl keine nötig war; nur der Zahlende kann diese Korrektur einreichen.
4. Wurde Backup Withholding einbehalten, macht ein nicht ansässiger Eigentümer als natürliche Person ihn in Form 1040-NR zurückgeltend und fügt die Form 1099 bei, die ihn zeigt (Anleitung zu Form 1040-NR); siehe die Erklärung eines Nichtansässigen für Geschäftseinkünfte.
5. Bewahren Sie das neue Formular, Ihre Anfrage, Rechnungen und den Nachweis auf, wo die Arbeit geleistet wurde.
6. Gingen Zahlungen aus US-Quellen ohne Einbehalt hinaus, kann die Steuer dennoch fällig sein: siehe wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden.

Wie lange gilt ein W-8BEN, und was braucht ein neues?

Ein W-8BEN gilt in der Regel vom Tag der Unterschrift bis der letzte Tag des dritten folgenden Kalenderjahres, es sei denn, eine Änderung macht Angaben darin unrichtig; W-8BEN-E und W-8ECI folgen derselben Regel (Anleitung zu W-8BEN; Anleitung zu W-8BEN-E; Anleitung zu W-8ECI). Teilen Sie dem Zahlenden nach einer solchen Änderung innerhalb von 30 Tage mit und geben Sie ein neues Formular. Jeder Zahlende braucht sein eigenes Formular.

Ein Umzug innerhalb desselben ausländischen Landes oder in ein anderes ausländisches Land ist in der Regel keine Änderung, es sei denn, das Formular macht Abkommensvorteile geltend.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Designhonorare für Arbeit im Ausland

Eine Designerin mit Wohnsitz in Portugal ist die einzige Eigentümerin einer LLC in Wyoming ohne Wahl als Kapitalgesellschaft. Ein US-Kunde zahlt der LLC US$40.000 für Arbeit, die sie in Portugal leistet. Sie gibt dem Kunden ein W-8BEN auf ihren eigenen Namen, mit dem Namen der LLC und der Kontonummer in Zeile 7. Die Honorare stammen aus ausländischen Quellen, daher behält der Kunde nichts ein, reicht keine 1099-NEC und in der Regel keine 1042-S ein. Die jährliche Einreichung der LLC ist davon getrennt: siehe was eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz einreicht.

Eine W-9, die einer Plattform bereits gegeben wurde

• Jahr 1: Dieselbe Designerin gab einer Zahlungsplattform eine W-9 mit dem Namen und der EIN der LLC. Im Januar erhält sie unter der EIN eine Form 1099-K über US$60.000.
• Jahr 2: Vor der nächsten Auszahlung reicht sie über die Steuereinstellungen der Plattform ein W-8BEN ein und fragt, ob die Plattform die Form des Jahres 1 korrigiert. Sie bewahrt ihre Rechnungen und Unterlagen auf, die zeigen, dass die Arbeit in Portugal geleistet wurde, falls der IRS nach den unter der EIN gemeldeten Einkünften fragt. Mit einem gültigen W-8BEN, einer ausländischen Adresse im Konto und Auszahlungen auf eine Bank außerhalb der USA reicht die Plattform für sie in der Regel keine 1099-K ein.

Zwei Gründer, eine Personengesellschaft

Gründer in Indien und Brasilien besitzen gemeinsam eine LLC in Delaware und haben nie eine Wahl eingereicht; sie ist daher eine Personengesellschaft. Die LLC ist eine US-Person: Sie gibt Kunden eine W-9 mit ihrem eigenen Namen und ihrer EIN und kreuzt „LLC“ mit P an. Ob sie auf die Anteile der Gründer Steuer einbehalten muss, behandelt eine LLC im Besitz von zwei Nichtansässigen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben eine W-9 gegeben, eine 1099 erhalten, Backup Withholding wurde einbehalten, oder ein Zahlender bietet nur eine W-9 an: Das Rückgängigmachen verlangt, die Einstufung, die Quelle jeder Zahlung und die Einreichungen des Zahlenden zu prüfen; holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie arbeiten, während Sie in den USA sind, oder die LLC hat Personal oder ein Büro in den USA: siehe wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden und die Erklärung eines Nichtansässigen für Geschäftseinkünfte.
• Ihre LLC hat die Körperschaftsbesteuerung gewählt, oder Sie erwägen es: Die LLC gibt dann ihre eigene W-9 und reicht ihre eigene Erklärung ein; siehe eine LLC in ausländischem Besitz mit Besteuerung als Kapitalgesellschaft oder holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie leben in Kanada und besitzen die LLC selbst: Die kanadische Seite braucht eine eigene Prüfung; siehe ein US-Geschäft für einen in Kanada Ansässigen und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Die LLC hat zwei Eigentümer: siehe eine LLC im Besitz von zwei Nichtansässigen.
• Eine kanadische Kapitalgesellschaft besitzt die LLC oder ist der Zahlungsempfänger: siehe W-8BEN-E für eine kanadische Kapitalgesellschaft.
• Ein Marktplatz zahlt Sie, und der Name des Verkäuferkontos ist fraglich: siehe Auszahlungen von Marktplätzen in einer LLC in ausländischem Besitz.
• Die LLC hat ihre Form 5472 nie eingereicht: siehe versäumte Meldungen ausländischer Eigentümer und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie ziehen selbst in die USA: Lesen Sie, was dann steuerlich für Ihre US-Gesellschaft gilt, unter mit Ihrer US-Gesellschaft in die USA ziehen und die Steuerfolgen klären.