W-8BEN ou W-9 para LLC de estrangeiro: qual formulário entregar

W-8BEN ou W-9: qual formulário o proprietário estrangeiro de uma LLC de um único membro entrega?

O proprietário entrega um W-8 no próprio nome; a LLC não entrega formulário próprio. Uma LLC americana com um único proprietário e sem opção de ser tributada como corporação é desconsiderada para o imposto de renda: o IRS a trata como parte do proprietário (IRS), e o beneficiário de um pagamento a uma entidade desconsiderada é o proprietário dela (Publication 515). O Form W-9 diz que, quando esse proprietário é um estrangeiro, ele deve preencher um W-8 no lugar, mesmo que tenha um número fiscal americano.

Seu caso não é simples se um W-9 já foi entregue ou chegou um 1099, se você trabalha enquanto está nos EUA ou a LLC tem funcionários ou escritório nos EUA, se a LLC entregou uma opção de classificação, ou se você quer uma alíquota de tratado. Reúna:

• A prova da classificação da LLC: a carta do EIN e qualquer opção do Form 8832.
• Seu país de residência fiscal, seu número fiscal estrangeiro e qualquer SSN ou ITIN.
• Pelo que cada pagador paga e onde o trabalho é feito.
• O nome e o número da conta que cada pagador usa.
• Cópias de qualquer W-9 ou W-8 já entregue e de qualquer Form 1099 ou 1042-S recebido.

W-8BEN, W-8BEN-E ou W-8ECI: qual W-8 devo usar?

Escolha pelo proprietário da LLC e pelo motivo do pagamento. Uma pessoa física estrangeira usa o W-8BEN e uma empresa estrangeira usa o W-8BEN-E para renda não efetivamente conectada a uma atividade ou negócio nos EUA; o W-8ECI substitui qualquer um dos dois quando a renda é conectada (instruções do W-8BEN; instruções do W-8ECI). Renda efetivamente conectada é, em termos gerais, a renda de um negócio exercido nos EUA.

Um pagador que paga os dois tipos de renda recebe um W-8ECI para a parte efetivamente conectada e um W-8BEN ou W-8BEN-E para o restante. Uma pessoa física que pede isenção de retenção sobre pagamento por serviços pessoais prestados nos EUA, por exemplo com base em um tratado, entrega o Form 8233 ou o W-4 em vez de um W-8, e um W-8ECI não impede a retenção sobre esse pagamento (instruções do W-8BEN; instruções do W-8ECI).

Em geral, a LLC não entrega o próprio W-8BEN-E: as instruções do W-8BEN-E dizem que o único proprietário estrangeiro de uma entidade desconsiderada entrega o W-8, salvo casos restritos (um pedido de tratado de uma entidade híbrida, ou a documentação do status FATCA da LLC a um banco estrangeiro), e um proprietário estrangeiro que os EUA tratam como sociedade de pessoas entrega o Form W-8IMY em vez do W-8BEN-E. Se a sua renda é efetivamente conectada é uma questão tributária: veja quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA.

Onde vão o nome e o EIN da LLC no W-8?

O W-8 leva o nome, o endereço e os números fiscais do proprietário. O nome da LLC vai apenas em uma linha de referência, e o EIN da LLC nunca substitui o número fiscal americano do proprietário.

A linha 5 do W-8BEN pede um SSN ou ITIN, e não um EIN. As instruções do W-8ECI mandam não colocar os dados da LLC em nenhuma linha além da 3 e da 9 e informar o número fiscal americano do proprietário estrangeiro; uma pessoa física que dirige um negócio nos EUA como empresário individual pode obter um EIN no próprio nome, no Form SS-4, para ele. Você não precisa de um ITIN só para entregar um W-8BEN: a linha 5 é exigida apenas nos casos listados, como certos pedidos de tratado, e mesmo assim um número fiscal estrangeiro na linha 6a pode servir no lugar (instruções do W-8BEN).

Para obter um ITIN, veja ITIN para proprietário estrangeiro. Para as linhas de endereço, veja endereço comercial e conta bancária nos EUA.

Quando um W-9 com o EIN da LLC é o correto?

Um W-9 no nome da própria LLC é o correto quando a LLC em si é uma pessoa dos EUA (US person): ela tem dois ou mais proprietários e é tributada como sociedade de pessoas, ou optou por ser tributada como corporação. Uma sociedade de pessoas ou corporação criada pela lei federal ou estadual dos EUA é uma pessoa dos EUA (26 U.S.C. 7701), e uma LLC com pelo menos dois membros é uma sociedade de pessoas, a menos que opte pelo tratamento de corporação no Form 8832 (IRS).

Essa LLC informa o próprio nome e o EIN e marca “LLC” com P ou C na linha 3a (Form W-9). O lugar onde os proprietários moram não muda isso.

• Uma sociedade de pessoas com sócios estrangeiros tem obrigações próprias de retenção e de entrega: veja LLC com dois proprietários não residentes.
• Se vale optar pela tributação como corporação: veja LLC de propriedade estrangeira tributada como corporação.
• Um proprietário americano de uma LLC de um único proprietário: veja EIN para uma LLC de um único membro.

A plataforma só oferece um W-9 para empresas americanas: e agora?

O formulário segue o status fiscal, e não o estado em que a LLC foi constituída. Uma LLC de um único proprietário é desconsiderada, então o beneficiário do pagamento é o proprietário estrangeiro, e um estrangeiro não pode entregar um W-9 (instruções para quem solicita o W-9). As instruções do W-8BEN dizem que uma pessoa física estrangeira entrega um W-8BEN a um processador de pagamentos ou marketplace que o peça (W-8ECI para renda efetivamente conectada), quer ela peça uma alíquota de tratado, quer não. Procure o caminho para pessoa física ou empresa estrangeira, ou peça ao pagador o processo dele para o W-8; os pagadores podem coletar os W-8 por meio eletrônico (instruções para quem solicita os W-8). Se mesmo assim não houver nenhum, veja repasses de marketplace em uma LLC de propriedade estrangeira.

Um W-9 assinado só para concluir o cadastro:

• certifica, sob pena de falso testemunho, que o beneficiário é uma pessoa dos EUA, e o formulário avisa que falsificá-lo de propósito pode trazer penalidades criminais (Form W-9);
• leva o pagador a entregar o Form 1099-NEC ou 1099-K com o EIN da LLC, em vez de tratar os pagamentos como feitos a um estrangeiro;
• pode trazer a retenção adicional (backup withholding) de 24% se o IRS avisar o pagador de que o número está incorreto, ou pelos outros gatilhos da Publication 515;
• deixa de aplicar qualquer retenção de que o pagamento precisava. Se o pagador deixa de reter e o estrangeiro não paga o imposto, os dois respondem por ele, com juros e multas (Publication 515).

Entregar um W-8BEN significa que haverá retenção de imposto americano?

Não por si só. Um W-8 documenta o status de estrangeiro; a retenção de 30% se aplica à renda fixa ou determinável, anual ou periódica (FDAP), de fonte americana, como royalties, aluguel, juros ou pagamento por trabalho feito nos EUA, que não é efetivamente conectada a um negócio nos EUA (Publication 515).

Não haver retenção nem sempre significa não haver imposto americano. Se você deve imposto, inclusive sobre a venda de mercadorias, está em quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA. Sem nenhum formulário válido, o pagador pode reter 30% ou a alíquota da retenção adicional (instruções do W-8BEN).

Que formulários vou receber de volta: 1099-NEC, 1099-K ou 1042-S?

O que você recebe de volta depende do formulário que entregou. Um W-8 válido em geral dispensa um estrangeiro da declaração do Form 1099 e da retenção adicional (Publication 515). O Form 1042-S informa os valores de fonte americana pagos a estrangeiros, mesmo quando nada foi retido (instruções do 1042-S).

Já entreguei um W-9: como corrijo?

Entregue a cada pagador um W-8 correto e peça que ele reveja o que já declarou. O pagador pode confiar no formulário que tem, então o W-9 continua determinando a declaração dele até ser substituído (instruções para quem solicita os W-8).

1. Confirme a classificação. Se a LLC tem dois proprietários ou uma opção de corporação, um W-9 com o nome e o EIN da própria LLC é o formulário certo.
2. Assine um W-8 no seu próprio nome, com a LLC na linha de referência, e envie antes do próximo pagamento.
3. Pergunte ao pagador se ele vai corrigir os 1099 já entregues. As instruções do IRS para declarações informativas dizem aos declarantes como corrigir uma declaração entregue quando nenhuma era exigida; somente o pagador pode entregar essa correção.
4. Se houve retenção adicional, um indivíduo não residente a recupera no Form 1040-NR, anexando o Form 1099 que a mostra (instruções do Form 1040-NR); veja a declaração de não residente para renda de negócio.
5. Guarde o novo formulário, seu pedido, as faturas e a prova de onde o trabalho foi feito.
6. Se pagamentos de fonte americana saíram sem retenção, o imposto ainda pode ser devido: veja quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA.

Por quanto tempo um W-8BEN vale, e o que exige um novo?

Um W-8BEN em geral vale do dia em que é assinado até o último dia do terceiro ano-calendário seguinte, a menos que uma mudança torne incorreta qualquer informação nele; o W-8BEN-E e o W-8ECI seguem a mesma regra (instruções do W-8BEN; instruções do W-8BEN-E; instruções do W-8ECI). Depois dessa mudança, avise o pagador em até 30 dias e entregue um novo formulário. Cada pagador precisa do próprio formulário.

Uma mudança dentro do mesmo país estrangeiro, ou para outro país estrangeiro, em geral não é uma mudança, a menos que o formulário peça benefícios de tratado.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Honorários de design por trabalho feito no exterior

Uma designer que mora em Portugal é a única proprietária de uma LLC de Wyoming sem opção de corporação. Um cliente americano paga à LLC US$40.000 por um trabalho que ela faz em Portugal. Ela entrega ao cliente um W-8BEN no próprio nome, com o nome da LLC e o número da conta na linha 7. Os honorários são de fonte estrangeira, então o cliente não retém nada, não entrega 1099-NEC e em geral nenhum 1042-S. A entrega anual da LLC é um assunto à parte: veja o que uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira entrega.

Um W-9 já entregue a uma plataforma

• Ano 1: a mesma designer entregou a uma plataforma de pagamentos um W-9 com o nome e o EIN da LLC. Em janeiro, ela recebe um Form 1099-K de US$60.000 no EIN.
• Ano 2: antes do próximo repasse, ela envia um W-8BEN pelas configurações fiscais da plataforma e pergunta se ela vai corrigir o formulário do Ano 1. Ela guarda as faturas e os registros que mostram que o trabalho foi feito em Portugal, para o caso de o IRS perguntar sobre a renda declarada no EIN. Com um W-8BEN válido, um endereço estrangeiro na conta e repasses para um banco fora dos EUA, a plataforma em geral não entrega 1099-K para ela.

Dois fundadores, uma sociedade de pessoas

Fundadores que moram na Índia e no Brasil são donos de uma LLC de Delaware em conjunto e nunca entregaram uma opção, então ela é uma sociedade de pessoas. A LLC é uma pessoa dos EUA (US person): ela entrega aos clientes um W-9 com o próprio nome e EIN, marcando “LLC” com P. Se ela deve reter sobre a parte dos fundadores está em LLC com dois proprietários não residentes.

E no seu caso?

• Você entregou um W-9, recebeu um 1099, sofreu retenção adicional, ou um pagador oferece só um W-9: desfazer isso exige conferir a classificação, a fonte de cada pagamento e as declarações do pagador; procure ajuda com impostos entre países.
• Você trabalha enquanto está nos EUA, ou a LLC tem funcionários ou escritório nos EUA: veja quando proprietários estrangeiros devem imposto nos EUA e a declaração de não residente para renda de negócio.
• Sua LLC optou pela tributação como corporação, ou você está avaliando isso: a LLC passa a entregar o próprio W-9 e a fazer a própria declaração; veja LLC de propriedade estrangeira tributada como corporação ou procure ajuda com impostos entre países.
• Você mora no Canadá e é o único dono da LLC: o lado canadense precisa de uma verificação própria; veja negócio nos EUA para residente no Canadá e procure ajuda com impostos entre países.
• A LLC tem dois proprietários: veja LLC com dois proprietários não residentes.
• Uma corporação canadense é dona da LLC ou é a beneficiária: veja W-8BEN-E para uma corporação canadense.
• Um marketplace paga você, e o nome da conta de vendedor está em dúvida: veja repasses de marketplace em uma LLC de propriedade estrangeira.
• A LLC nunca entregou o Form 5472: veja declarações de proprietários estrangeiros não entregues e procure ajuda com impostos entre países.
• Você está se mudando para os EUA: veja mudando para os EUA com sua empresa americana.