W-8BEN ou W-9 pour une LLC détenue par un étranger : quel formulaire remettre

W-8BEN ou W-9 : quel formulaire le propriétaire étranger d'une LLC à membre unique remet-il?

Le propriétaire remet un formulaire W-8 à son propre nom; la LLC ne remet aucun formulaire à elle. Une LLC américaine à propriétaire unique sans choix d'être imposée comme une société est ignorée aux fins de l'impôt sur le revenu : l'IRS la traite comme une partie de son propriétaire (IRS), et le bénéficiaire d'un paiement à une entité ignorée est son propriétaire (Publication 515). Le formulaire W-9 précise que, lorsque ce propriétaire est une personne étrangère, il doit remplir un W-8 à la place, même s'il a un numéro fiscal américain.

Votre cas n'est pas simple si un W-9 a déjà été remis ou qu'un 1099 est arrivé, si vous travaillez pendant que vous êtes aux États-Unis ou si la LLC a du personnel ou un bureau aux États-Unis, si la LLC a produit un choix de classification, ou si vous voulez un taux prévu par une convention fiscale. À rassembler :

• La preuve de la classification de la LLC : sa lettre d'EIN et tout choix du formulaire 8832.
• Votre pays de résidence fiscale, votre numéro fiscal étranger et tout SSN ou ITIN.
• Ce que chaque payeur paie, et où le travail est fait.
• Le nom et le numéro du compte que chaque payeur utilise.
• Des copies de tout W-9 ou W-8 déjà remis, et de tout formulaire 1099 ou 1042-S reçu.

W-8BEN, W-8BEN-E ou W-8ECI : quel W-8 utiliser?

Choisissez selon la personne qui détient la LLC et l'objet du paiement. Un particulier étranger utilise le W-8BEN et une société étrangère le W-8BEN-E pour un revenu non lié à une activité commerciale aux États-Unis; le W-8ECI remplace l'un ou l'autre pour un revenu qui l'est (instructions du W-8BEN; instructions du W-8ECI). Le revenu lié à une activité commerciale aux États-Unis est, en gros, un revenu d'une entreprise exploitée aux États-Unis.

Un payeur qui verse les deux types de revenu reçoit un W-8ECI pour la partie liée à une activité commerciale aux États-Unis et un W-8BEN ou un W-8BEN-E pour le reste. Un particulier qui demande une exemption de retenue sur une rémunération pour des services personnels rendus aux États-Unis, par exemple en vertu d'une convention fiscale, remet le formulaire 8233 ou W-4 à la place d'un W-8, et un W-8ECI n'arrête pas la retenue sur cette rémunération (instructions du W-8BEN; instructions du W-8ECI).

La LLC ne remet généralement pas son propre W-8BEN-E : les instructions du W-8BEN-E précisent que le propriétaire étranger unique d'une entité ignorée remet le W-8, sauf dans des cas restreints (une demande fondée sur une convention par une entité hybride, ou la documentation du statut FATCA de la LLC auprès d'une banque étrangère), et qu'un propriétaire étranger que les États-Unis traitent comme une société de personnes remet le formulaire W-8IMY au lieu du W-8BEN-E. Savoir si votre revenu est lié à une activité commerciale aux États-Unis est une question fiscale : voyez quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain.

Où vont le nom et l'EIN de la LLC sur le W-8?

Le W-8 porte le nom, l'adresse et les numéros fiscaux du propriétaire. Le nom de la LLC ne figure que sur une ligne de référence, et l'EIN de la LLC ne remplace jamais le numéro fiscal américain du propriétaire.

La ligne 5 du W-8BEN demande un SSN ou un ITIN, et non un EIN. Les instructions du W-8ECI disent de ne mettre les renseignements de la LLC à aucune ligne autre que 3 et 9 et d'inscrire le numéro fiscal américain du propriétaire étranger; un particulier qui exploite une entreprise américaine comme entrepreneur individuel peut obtenir pour elle un EIN à son propre nom avec le formulaire SS-4. Vous n'avez pas besoin d'un ITIN simplement pour remettre un W-8BEN : la ligne 5 n'est exigée que dans les cas énumérés, comme certaines demandes fondées sur une convention fiscale, et même alors un numéro fiscal étranger à la ligne 6a peut le remplacer (instructions du W-8BEN).

Pour obtenir un ITIN, voyez l'ITIN d'un propriétaire étranger. Pour les lignes d'adresse, voyez adresse commerciale et compte bancaire aux États-Unis.

Quand un W-9 avec l'EIN de la LLC est-il correct?

Un W-9 au nom de la LLC est correct quand la LLC elle-même est une personne américaine : elle a deux propriétaires ou plus et est imposée comme une société de personnes, ou elle a choisi d'être imposée comme une société. Une société de personnes ou une société créée en vertu du droit fédéral ou d'un État est une personne américaine (26 U.S.C. 7701), et une LLC d'au moins deux membres est une société de personnes, sauf si elle choisit le traitement de société avec le formulaire 8832 (IRS).

Une telle LLC inscrit son propre nom et son EIN et coche « LLC » avec P ou C à la ligne 3a (formulaire W-9). L'endroit où vivent les propriétaires n'y change rien.

• Une société de personnes avec des associés étrangers a ses propres obligations de retenue et de production : voyez une LLC détenue par deux non-résidents.
• Pour décider d'opter pour l'impôt des sociétés, voyez une LLC détenue par un étranger imposée comme une société.
• Un propriétaire américain d'une LLC à propriétaire unique : voyez l'EIN d'une LLC à membre unique.

La plateforme n'offre qu'un W-9 pour une entreprise américaine : que faire?

Le formulaire suit le statut fiscal, non l'État où la LLC a été constituée. Une LLC à propriétaire unique est ignorée, le bénéficiaire est donc son propriétaire étranger, et une personne étrangère ne peut pas remettre un W-9 (instructions à l'intention du demandeur du W-9). Les instructions du W-8BEN disent qu'un particulier étranger remet un W-8BEN à un processeur de paiement ou à une place de marché qui le demande (W-8ECI pour un revenu lié à une activité commerciale aux États-Unis), qu'un taux prévu par une convention soit réclamé ou non. Cherchez la voie prévue pour un particulier étranger ou une société étrangère, ou demandez au payeur son processus pour les W-8; les payeurs peuvent recueillir les W-8 par voie électronique (instructions à l'intention du demandeur des W-8). S'il n'en offre toujours aucune, voyez les paiements d'une place de marché dans une LLC détenue par un étranger.

Un W-9 signé seulement pour terminer l'inscription :

• atteste, sous peine de parjure, que le bénéficiaire est une personne américaine, et le formulaire avertit que le fait de le falsifier volontairement peut entraîner des sanctions pénales (formulaire W-9);
• amène le payeur à produire le formulaire 1099-NEC ou 1099-K sous l'EIN de la LLC, au lieu de traiter les paiements comme faits à une personne étrangère;
• peut entraîner une retenue de réserve de 24 % si l'IRS avise le payeur que le numéro est incorrect, ou selon les autres déclencheurs de la Publication 515;
• écarte toute retenue dont le paiement avait besoin. Si un payeur omet de retenir et que la personne étrangère ne paie pas l'impôt, les deux en sont responsables, avec intérêts et pénalités (Publication 515).

Remettre un W-8BEN signifie-t-il que de l'impôt américain est retenu?

Pas en soi. Un W-8 documente le statut d'étranger; la retenue de 30 % s'applique au revenu fixe ou déterminable, annuel ou périodique (FDAP) de source américaine, comme les redevances, le loyer, les intérêts ou la rémunération d'un travail fait aux États-Unis, qui n'est pas lié à une activité commerciale aux États-Unis (Publication 515).

Aucune retenue ne signifie pas toujours aucun impôt américain. Savoir si vous devez de l'impôt, y compris sur les ventes de biens, est traité dans quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain. Sans aucun formulaire valide, le payeur peut retenir à 30 % ou au taux de la retenue de réserve (instructions du W-8BEN).

Quels formulaires vais-je recevoir : 1099-NEC, 1099-K ou 1042-S?

Ce que vous recevez suit le formulaire que vous avez remis. Un W-8 valide dispense généralement une personne étrangère de la déclaration du formulaire 1099 et de la retenue de réserve (Publication 515). Le formulaire 1042-S déclare les montants de source américaine versés à des personnes étrangères, même quand rien n'a été retenu (instructions du 1042-S).

J'ai déjà remis un W-9 : comment le corriger?

Remettez à chaque payeur un W-8 correct et demandez-lui de revoir ce qu'il a déjà déclaré. Un payeur peut se fier au formulaire qu'il détient; le W-9 continue donc de dicter ses déclarations jusqu'à ce qu'il soit remplacé (instructions à l'intention du demandeur des W-8).

1. Confirmez la classification. Si la LLC a deux propriétaires ou un choix de statut de société, un W-9 au nom et à l'EIN de la LLC est le bon formulaire.
2. Signez un W-8 à votre propre nom, avec la LLC sur la ligne de référence, et remettez-le avant le prochain paiement.
3. Demandez au payeur s'il corrigera les 1099 déjà produits. Les instructions de l'IRS sur les déclarations de renseignements expliquent aux producteurs comment corriger une déclaration produite alors qu'aucune n'était requise; seul le payeur peut produire cette correction.
4. Si une retenue de réserve a été prélevée, un particulier non-résident la réclame sur le formulaire 1040-NR, en joignant le formulaire 1099 qui la montre (instructions du formulaire 1040-NR); voyez la déclaration d'un non-résident pour un revenu d'entreprise.
5. Conservez le nouveau formulaire, votre demande, les factures et la preuve de l'endroit où le travail a été fait.
6. Si des paiements de source américaine sont sortis sans retenue, l'impôt peut quand même être dû : voyez quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain.

Pendant combien de temps un W-8BEN est-il valide, et qu'est-ce qui exige un nouveau formulaire?

Un W-8BEN reste généralement valide du jour de sa signature jusqu'à son expiration, soit le dernier jour de la troisième année civile suivante, sauf si un changement rend inexact un renseignement qui y figure; le W-8BEN-E et le W-8ECI suivent la même règle (instructions du W-8BEN; instructions du W-8BEN-E; instructions du W-8ECI). Après un tel changement, avisez le payeur dans les 30 jours et remettez un nouveau formulaire. Chaque payeur a besoin de son propre formulaire.

Un déménagement dans le même pays étranger, ou vers un autre pays étranger, n'est généralement pas un changement, sauf si le formulaire réclame des avantages d'une convention fiscale.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Honoraires de conception pour un travail fait à l'étranger

Une designer qui vit au Portugal est la seule propriétaire d'une LLC du Wyoming sans choix de statut de société. Un client américain paie à la LLC 40 000 $ US pour un travail qu'elle fait au Portugal. Elle remet au client un W-8BEN à son propre nom, avec le nom et le numéro de compte de la LLC à la ligne 7. Les honoraires sont de source étrangère; le client ne retient donc rien, ne produit aucun 1099-NEC et généralement aucun 1042-S. La production annuelle de la LLC est distincte : voyez ce que produit une LLC à membre unique détenue par un étranger.

Un W-9 déjà remis à une plateforme

• Année 1 : La même designer a remis à une plateforme de paiement un W-9 avec le nom et l'EIN de la LLC. En janvier, elle reçoit un formulaire 1099-K de 60 000 $ US sous l'EIN.
• Année 2 : Avant le prochain versement, elle soumet un W-8BEN par les paramètres fiscaux de la plateforme et demande si celle-ci corrigera le formulaire de l'année 1. Elle conserve ses factures et ses registres montrant que le travail a été fait au Portugal, au cas où l'IRS poserait des questions sur le revenu déclaré sous l'EIN. Avec un W-8BEN valide, une adresse étrangère au compte et des versements dans une banque hors des États-Unis, la plateforme ne produit généralement aucun 1099-K pour elle.

Deux fondateurs, une société de personnes

Des fondateurs qui vivent en Inde et au Brésil détiennent ensemble une LLC du Delaware et n'ont jamais produit de choix; c'est donc une société de personnes. La LLC est une personne américaine : elle remet aux clients un W-9 avec son propre nom et son EIN, en cochant « LLC » avec P. Savoir si elle doit retenir sur les parts des fondateurs est traité dans une LLC détenue par deux non-résidents.

Votre situation est différente?

• Vous avez remis un W-9, reçu un 1099, subi une retenue de réserve, ou un payeur n'offre qu'un W-9 : défaire cela exige de vérifier la classification, la source de chaque paiement et les productions du payeur; obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous travaillez pendant que vous êtes aux États-Unis, ou la LLC a du personnel ou un bureau aux États-Unis : voyez quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain et la déclaration d'un non-résident pour un revenu d'entreprise.
• Votre LLC a opté pour l'impôt des sociétés, ou vous y songez : la LLC remet alors son propre W-9 et produit sa propre déclaration; voyez une LLC détenue par un étranger imposée comme une société ou obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous vivez au Canada et détenez vous-même la LLC : le volet canadien exige sa propre vérification; voyez une entreprise américaine pour un résident du Canada et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• La LLC a deux propriétaires : voyez une LLC détenue par deux non-résidents.
• Une société canadienne détient la LLC ou est le bénéficiaire du paiement : voyez le W-8BEN-E pour une société canadienne.
• Une place de marché vous paie et le nom du compte vendeur est en cause : voyez les paiements d'une place de marché dans une LLC détenue par un étranger.
• La LLC n'a jamais produit son formulaire 5472 : voyez production omise par un propriétaire étranger et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous déménagez aux États-Unis : voyez déménager aux États-Unis avec sa société américaine.