W-8BEN o W-9 para una LLC de propiedad extranjera: cuál entregar

W-8BEN o W-9: ¿qué formulario entrega el propietario extranjero de una LLC de un solo miembro?

El propietario entrega un W-8 a su propio nombre; la LLC no entrega ningún formulario propio. Una LLC de EE. UU. con un solo propietario y sin elección de tributar como corporación es una entidad ignorada para el impuesto sobre la renta: el IRS la trata como parte de su propietario (IRS), y el beneficiario de un pago a una entidad ignorada es su propietario (Publication 515). El Form W-9 indica que, cuando ese propietario es una persona extranjera, debe completar un W-8 en su lugar, aunque tenga un número de identificación fiscal de EE. UU.

Su caso no es sencillo si ya entregó un W-9 o llegó un 1099, si trabaja mientras está en EE. UU. o la LLC tiene personal u oficina en EE. UU., si la LLC presentó una elección de clasificación, o si quiere una tasa de tratado. Reúna:

• La prueba de la clasificación de la LLC: la carta del EIN y cualquier elección del Form 8832.
• Su país de residencia fiscal, su número de identificación fiscal extranjero y cualquier SSN o ITIN.
• Por qué concepto paga cada pagador y dónde se hace el trabajo.
• El nombre y el número de cuenta que usa cada pagador.
• Copias de cualquier W-9 o W-8 ya entregado, y de cualquier Form 1099 o 1042-S recibido.

W-8BEN, W-8BEN-E o W-8ECI: ¿cuál W-8 uso?

Elija según quién es el propietario de la LLC y por qué concepto es el pago. Una persona extranjera usa el W-8BEN y una empresa extranjera usa el W-8BEN-E para ingresos no vinculados efectivamente con una actividad comercial en EE. UU.; el W-8ECI reemplaza a cualquiera de los dos para ingresos que sí lo están (instrucciones del W-8BEN; instrucciones del W-8ECI). En términos generales, el ingreso vinculado efectivamente es el que proviene de un negocio que se lleva en EE. UU.

Un pagador que paga ambos tipos de ingreso recibe un W-8ECI por la parte vinculada efectivamente y un W-8BEN o W-8BEN-E por el resto. Una persona que reclama exención de retención sobre el pago por servicios personales prestados en EE. UU., por ejemplo con base en un tratado, entrega el Form 8233 o el W-4 en lugar de un W-8, y un W-8ECI no detiene la retención sobre ese pago (instrucciones del W-8BEN; instrucciones del W-8ECI).

Por lo general, la LLC no entrega su propio W-8BEN-E: las instrucciones del W-8BEN-E dicen que el único propietario extranjero de una entidad ignorada entrega el W-8, salvo en casos limitados (un reclamo de tratado de una entidad híbrida, o documentar el estatus FATCA de la LLC ante un banco extranjero), y que un propietario extranjero que EE. UU. trata como sociedad de personas entrega el Form W-8IMY en lugar del W-8BEN-E. Si su ingreso está vinculado efectivamente es una cuestión tributaria: vea cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU..

¿Dónde van el nombre y el EIN de la LLC en el W-8?

El W-8 lleva el nombre, la dirección y los números de identificación fiscal del propietario. El nombre de la LLC va solo en una línea de referencia, y el EIN de la LLC nunca reemplaza el número de identificación fiscal de EE. UU. del propietario.

La línea 5 del W-8BEN pide un SSN o ITIN, no un EIN. Las instrucciones del W-8ECI indican no poner los datos de la LLC en ninguna línea que no sea la 3 y la 9, y anotar el número de identificación fiscal de EE. UU. del propietario extranjero; una persona que lleva un negocio en EE. UU. como propietario único puede obtener para él un EIN a su propio nombre con el Form SS-4. No necesita un ITIN solo para entregar un W-8BEN: la línea 5 se exige únicamente en los casos indicados, como ciertos reclamos de tratado, e incluso entonces puede servir en su lugar un número de identificación fiscal extranjero en la línea 6a (instrucciones del W-8BEN).

Para obtener un ITIN, vea ITIN para un propietario extranjero. Para las líneas de dirección, vea dirección comercial y cuenta bancaria en EE. UU..

¿Cuándo es correcto un W-9 con el EIN de la LLC?

Un W-9 a nombre de la LLC es correcto cuando la propia LLC es una persona de EE. UU.: tiene dos o más propietarios y tributa como sociedad de personas, o eligió tributar como corporación. Una sociedad de personas o corporación creada bajo la ley federal o estatal de EE. UU. es una persona de EE. UU. (26 U.S.C. 7701), y una LLC con al menos dos miembros es una sociedad de personas, salvo que elija el trato de corporación con el Form 8832 (IRS).

Una LLC así anota su propio nombre y EIN y marca "LLC" con P o C en la línea 3a (Form W-9). Dónde viven los propietarios no cambia esto.

• Una sociedad de personas con socios extranjeros tiene sus propias obligaciones de retención y de presentación: vea LLC propiedad de dos no residentes.
• Si conviene elegir tributar como corporación: vea LLC de propiedad extranjera que tributa como corporación.
• Un propietario de EE. UU. de una LLC con un solo propietario: vea EIN para una LLC de un solo miembro.

La plataforma solo ofrece un W-9 para negocios de EE. UU.: ¿qué hago?

El formulario depende del estatus tributario, no del estado donde se formó la LLC. Una LLC con un solo propietario es una entidad ignorada, así que el beneficiario del pago es su propietario extranjero, y una persona extranjera no puede entregar un W-9 (instrucciones para el solicitante del W-9). Las instrucciones del W-8BEN dicen que una persona extranjera entrega un W-8BEN a un procesador de pagos o marketplace que lo pida (W-8ECI para ingresos vinculados efectivamente), se reclame o no una tasa de tratado. Busque la vía para una persona o empresa extranjera, o pida al pagador su proceso para el W-8; los pagadores pueden recibir los W-8 por vía electrónica (instrucciones para el solicitante del W-8). Si aun así no ofrece ninguna, vea pagos de marketplace en una LLC de propiedad extranjera.

Un W-9 firmado solo para terminar el registro:

• certifica, bajo pena de perjurio, que el beneficiario es una persona de EE. UU., y el formulario advierte que falsificarlo a propósito puede traer sanciones penales (Form W-9);
• lleva al pagador a presentar el Form 1099-NEC o 1099-K con el EIN de la LLC, en vez de tratar los pagos como hechos a una persona extranjera;
• puede traer retención adicional de 24% si el IRS avisa al pagador que el número es incorrecto, o por los otros motivos de la Publication 515;
• omite cualquier retención que el pago necesitaba. Si un pagador no retiene y la persona extranjera no paga el impuesto, ambos son responsables, con intereses y multas (Publication 515).

¿Entregar un W-8BEN significa que se retiene impuesto de EE. UU.?

No por sí solo. Un W-8 documenta el estatus extranjero; la retención de 30% se aplica a ingresos fijos, determinables, anuales o periódicos (FDAP) de fuente estadounidense, como regalías, alquileres, intereses o pagos por trabajo hecho en EE. UU., que no estén vinculados efectivamente con un negocio en EE. UU. (Publication 515).

Que no haya retención no siempre significa que no haya impuesto de EE. UU. Si usted debe impuestos, incluso por la venta de bienes, se explica en cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU.. Sin ningún formulario válido, el pagador puede retener 30% o la tasa de retención adicional (instrucciones del W-8BEN).

¿Qué formularios recibiré de vuelta: 1099-NEC, 1099-K o 1042-S?

Lo que recibe depende del formulario que entregó. Un W-8 válido por lo general exime a una persona extranjera de la declaración del Form 1099 y de la retención adicional (Publication 515). El Form 1042-S informa los montos de fuente estadounidense pagados a personas extranjeras, incluso cuando no se retuvo nada (instrucciones del 1042-S).

Ya entregué un W-9: ¿cómo lo corrijo?

Entregue a cada pagador un W-8 correcto y pídale que revise lo que ya declaró. Un pagador puede basarse en el formulario que tiene, así que el W-9 sigue determinando su declaración hasta que se reemplace (instrucciones para el solicitante del W-8).

1. Confirme la clasificación. Si la LLC tiene dos propietarios o una elección de corporación, lo correcto es un W-9 con el nombre y el EIN de la LLC.
2. Firme un W-8 a su propio nombre, con la LLC en la línea de referencia, y entréguelo antes del siguiente pago.
3. Pregunte al pagador si corregirá los 1099 ya presentados. Las instrucciones del IRS para declaraciones informativas explican cómo corregir una declaración presentada cuando no se requería ninguna; solo el pagador puede presentar esa corrección.
4. Si se aplicó retención adicional, una persona no residente la reclama en el Form 1040-NR, adjuntando el Form 1099 que la muestra (instrucciones del Form 1040-NR); vea la declaración de no residente para ingresos de negocios.
5. Conserve el formulario nuevo, su solicitud, las facturas y la prueba de dónde se hizo el trabajo.
6. Si se hicieron pagos de fuente estadounidense sin retención, el impuesto aún puede deberse: vea cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU..

¿Cuánto tiempo es válido un W-8BEN y qué cambios exigen uno nuevo?

Un W-8BEN por lo general es válido desde el día en que se firma hasta el último día del tercer año calendario siguiente, salvo que un cambio haga incorrecta alguna información; el W-8BEN-E y el W-8ECI siguen la misma regla (instrucciones del W-8BEN; instrucciones del W-8BEN-E; instrucciones del W-8ECI). Después de un cambio así, avise al pagador dentro de 30 días y entregue un formulario nuevo. Cada pagador necesita su propio formulario.

Mudarse dentro del mismo país extranjero, o a otro país extranjero, por lo general no es un cambio, salvo que el formulario reclame beneficios de un tratado.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Honorarios de diseño por trabajo hecho en el extranjero

Una diseñadora que vive en Portugal es la única propietaria de una LLC de Wyoming sin elección de corporación. Un cliente de EE. UU. paga a la LLC US$40,000 por trabajo que ella hace en Portugal. Ella entrega al cliente un W-8BEN a su propio nombre, con el nombre y el número de cuenta de la LLC en la línea 7. Los honorarios son de fuente extranjera, así que el cliente no retiene nada, no presenta un 1099-NEC y por lo general tampoco un 1042-S. La presentación anual de la LLC es aparte: vea qué presenta una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.

Un W-9 ya entregado a una plataforma

• Año 1: la misma diseñadora entregó a una plataforma de pagos un W-9 con el nombre y el EIN de la LLC. En enero recibe un Form 1099-K por US$60,000 con ese EIN.
• Año 2: antes del siguiente pago envía un W-8BEN por medio de la configuración de impuestos de la plataforma y pregunta si corregirá el formulario del Año 1. Conserva sus facturas y los registros que muestran que el trabajo se hizo en Portugal, por si el IRS pregunta por el ingreso declarado con el EIN. Con un W-8BEN válido, una dirección extranjera en la cuenta y pagos a un banco fuera de EE. UU., la plataforma por lo general no presenta un 1099-K a su nombre.

Dos fundadores, una sociedad de personas

Fundadores que viven en India y Brasil son dueños en conjunto de una LLC de Delaware y nunca presentaron una elección, así que es una sociedad de personas. La LLC es una persona de EE. UU.: entrega a sus clientes un W-9 con su propio nombre y EIN, y marca "LLC" con P. Si debe retener sobre la parte de cada fundador se explica en LLC propiedad de dos no residentes.

¿Su caso es distinto?

• Entregó un W-9, recibió un 1099, le aplicaron retención adicional, o un pagador ofrece solo un W-9: deshacerlo exige revisar la clasificación, la fuente de cada pago y las presentaciones del pagador; reciba ayuda tributaria transfronteriza.
• Trabaja mientras está en EE. UU., o la LLC tiene personal u oficina en EE. UU.: vea cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU. y la declaración de no residente para ingresos de negocios.
• Su LLC eligió tributar como corporación, o lo está evaluando: la LLC entonces entrega su propio W-9 y presenta su propia declaración; vea LLC de propiedad extranjera que tributa como corporación o reciba ayuda tributaria transfronteriza.
• Vive en Canadá y es el único propietario de la LLC: el lado canadiense necesita su propia revisión; vea negocio en EE. UU. para un residente de Canadá y reciba ayuda tributaria transfronteriza.
• La LLC tiene dos propietarios: vea LLC propiedad de dos no residentes.
• Una corporación canadiense es dueña de la LLC o es la beneficiaria del pago: vea W-8BEN-E para una corporación canadiense.
• Un marketplace le paga y el nombre de la cuenta de vendedor está en duda: vea pagos de marketplace en una LLC de propiedad extranjera.
• La LLC nunca presentó su Form 5472: vea presentaciones omitidas de propietarios extranjeros y reciba ayuda tributaria transfronteriza.
• Se muda a EE. UU.: vea mudarse a EE. UU. con su empresa de EE. UU..