Form 1041 und letzte 1040: Pflichten des Testamentsvollstreckers

Welche Steuererklärungen reicht ein Testamentsvollstrecker nach dem Tod eines Elternteils oder Ehepartners ein?

Nach einem Todesfall gibt es drei Steuerpflichtige: die verstorbene Person, den Nachlass und die Erben. Der Testamentsvollstrecker (der IRS sagt „Personal Representative“, wozu jeder zählt, der das Vermögen der Person verwaltet) reicht die letzte Form 1040 der Person für das Sterbejahr ein, dazu jedes frühere Jahr, das sie nie eingereicht hat. Ein Jahr braucht eine Steuererklärung, wenn Bruttoeinkünfte, Alter und Veranlagungsstatus der Person die Einreichungspflicht erfüllten, oder um einbehaltene Steuer, Vorauszahlungen oder eine Steuergutschrift zurückzufordern (Publication 559). Der Nachlass reicht eine eigene Form 1041 ein, wenn seine Bruttoeinkünfte $600 erreichen. Die Erben melden, was der Nachlass an sie weitergibt.

Form 706 ist eine eigene Steuererklärung. Bei Todesfällen in diesem Jahr ist sie vorgeschrieben, wenn das Bruttovermögen des Nachlasses plus bereinigte steuerpflichtige Schenkungen mehr als $15.000.000 betragen (bei früheren Todesfällen war der Betrag niedriger), oder wenn der Testamentsvollstrecker den ungenutzten Freibetrag auf einen hinterbliebenen Ehepartner übertragen will (Portabilität) (Anleitung zu Form 706). Ein Nachlass unterhalb der Schwelle, der nur wegen der Portabilität einreicht, hat nach Rev. Proc. 2022-32 bis zum der fünfte Todestag Zeit.

Ein Fall ist nicht mehr einfach, wenn die Person nicht eingereichte Jahre oder Schulden beim IRS hatte, wenn die Schulden das Vermögen übersteigen könnten, wenn ein widerruflicher Trust den Großteil des Vermögens hält, wenn die Person Vermögen in mehreren Bundesstaaten oder Ländern besaß oder wenn ein Erbe im Ausland lebt (bei einem Begünstigten, der nicht in den USA ansässiger Ausländer ist, ist Form 1041 unabhängig von den Einkünften des Nachlasses nötig).

Legen Sie zuerst bereit: die Sterbeurkunde, die Letters Testamentary des Gerichts (das Dokument des Nachlassgerichts, das den Testamentsvollstrecker benennt) oder einen anderen Nachweis der Bestellung, die letzten drei eingereichten Steuererklärungen der Person, IRS-Transcripts, alle W-2 und 1099 für das Sterbejahr, die Werte jedes Vermögenswerts am Todestag, die Begünstigtenformulare von IRA und Lebensversicherung sowie jede Trust-Urkunde.

Wer unterschreibt die letzte Form 1040, und kann ein hinterbliebener Ehepartner weiter gemeinsam einreichen?

Ein vom Gericht bestellter Personal Representative unterschreibt die letzte Steuererklärung. Ein hinterbliebener Ehepartner kann für das Sterbejahr gemeinsam einreichen und gemeinsam mit dem Vertreter unterschreiben, oder allein, wenn bis zum Fälligkeitstermin kein Vertreter bestellt wurde (Publication 559).

• Schreiben Sie „DECEASED“ (verstorben), den Namen und das Sterbedatum oben auf die Steuererklärung.
• Bei einer gemeinsamen Steuererklärung ohne Vertreter unterschreibt der Ehepartner und schreibt „Filing as surviving spouse“ (Einreichung als hinterbliebener Ehepartner).
• Gibt es weder einen Vertreter noch einen Ehepartner, unterschreibt die Person, die das Vermögen des Verstorbenen verwaltet, als „personal representative“.
• Ein Ehepartner, der vor Ende des Sterbejahres wieder geheiratet hat, kann nicht gemeinsam mit der verstorbenen Person einreichen; die letzte Steuererklärung ist dann getrennt veranlagt.
• Ein vom Gericht bestellter Vertreter kann eine gemeinsame Steuererklärung, die der Ehepartner allein eingereicht hat, widerrufen, indem er innerhalb eines Jahres nach deren Fälligkeitstermin, einschließlich Verlängerungen, eine getrennte Steuererklärung einreicht.

Eine gemeinsame Steuererklärung macht die Steuer beider Ehepartner zu einer gemeinsamen Schuld, deshalb sollten Vertreter und Ehepartner sich vor der Einreichung darauf einigen. In den zwei Jahren nach dem Sterbejahr darf ein hinterbliebener Ehepartner, der nicht wieder geheiratet hat und für ein unterhaltsberechtigtes Kind einen Haushalt führt, als Qualifying Surviving Spouse (qualifizierter hinterbliebener Ehepartner) mit den Sätzen der gemeinsamen Veranlagung einreichen.

Form 1310 beantragt eine Erstattung für eine verstorbene Person. Sie ist nicht nötig, wenn ein hinterbliebener Ehepartner gemeinsam einreicht oder wenn ein vom Gericht bestellter Vertreter die ursprüngliche Steuererklärung mit einer Kopie der gerichtlichen Bescheinigung einreicht. Jeder andere, der die Erstattung beantragt, und ein Vertreter, der eine Änderungserklärung einreicht, legt Form 1310 bei (Über Form 1310; Publication 559). Legen Sie die Sterbeurkunde nicht der Steuererklärung bei; bewahren Sie sie auf, falls der IRS sie verlangt.

Wie teile ich dem IRS mit, dass ich Testamentsvollstrecker bin, und wie bekomme ich alte Steuererklärungen und Transcripts?

Reichen Sie Form 56 ein, um dem IRS mitzuteilen, dass Sie für die Person und den Nachlass handeln, sobald Sie die EIN des Nachlasses haben (Publication 559; Über Form 56). Die Mitteilung bleibt in Kraft, bis Sie eine weitere Form 56 einreichen, die sie beendet.

Um Unterlagen zu erhalten, senden Sie den Antrag mit Name, letzter Adresse und Social Security Number der Person, einer Kopie der Sterbeurkunde und entweder gerichtlich bestätigten Letters Testamentary oder Form 56 (mit einer Kopie aller vom Gericht ausgestellten Letters) (Angaben zu einer verstorbenen Person anfordern):

Möglicherweise müssen Sie auch die beim IRS hinterlegte Adresse der Person ändern, damit IRS-Schreiben Sie erreichen: Form 8822 mit beigefügter Form 56 (oder Form 2848).

Welche Einkünfte gehören in die letzte Steuererklärung, und welche an den Nachlass oder die Erben?

Die letzte Form 1040 erfasst Einkünfte, die die Person bis zum Todestag erhalten hat, wenn sie Einkünfte beim Zufluss erfasste (Zufluss-Abfluss-Methode), wie die meisten es tun. Einkünfte, die sie verdient, aber noch nicht erhalten hatte, sind „Income in Respect of a Decedent“ (Einkünfte in Bezug auf einen Verstorbenen) und werden bei dem besteuert, der sie erhält: dem Nachlass oder einem Begünstigten, der sie direkt bekommt (Publication 559).

Zwei Fallen. Erstens erhält geerbtes Vermögen in der Regel seinen Wert zum Todestag als neue Anschaffungskosten, doch diese Aufstockung (Step-up) gilt nicht für Income in Respect of a Decedent; eine geerbte traditionelle IRA bleibt daher bei der Entnahme steuerpflichtig (26 U.S.C. 1014(c)). Zweitens kann eine auf den Namen der Person ausgestellte 1099 Einkünfte vor und nach dem Tod mischen; der Testamentsvollstrecker teilt sie auf die letzte Steuererklärung und den Nachlass auf.

Beerdigungskosten sind weder in der letzten Form 1040 noch in Form 1041 abziehbar. Arztrechnungen, die der Nachlass innerhalb eines Jahres nach dem Tod bezahlt, können in der Steuererklärung der Person für das Jahr abgezogen werden, in dem sie anfielen, wenn diese Abzüge einzeln ansetzt, mit einer Erklärung, die den Abzug in Form 706 ausschließt (für ein früheres Jahr verwenden Sie Form 1040-X) (Publication 559).

Braucht der Nachlass eine eigene EIN und Form 1041, und wann ist sie fällig?

In der Regel ja, als einer der ersten Schritte des Testamentsvollstreckers, weil Banken und Broker Einkünfte nach dem Tod unter der Nummer des Nachlasses melden müssen, nicht unter der Social Security Number der Person (Publication 559). Eine online beantragte EIN wird in der Regel sofort erteilt. Einkünfte aus Vermögen, das direkt an einen hinterbliebenen gemeinsamen Eigentümer oder einen benannten Begünstigten geht, werden stattdessen unter der Nummer dieser Person gemeldet; wenn nichts im Nachlass verbleibt, das Einkünfte erzielt, ist möglicherweise keine Form 1041 einzureichen.

Ein inländischer Nachlass muss für jedes Steuerjahr Form 1041 einreichen, wenn die Bruttoeinkünfte $600 oder mehr betragen oder wenn ein Begünstigter ein nicht in den USA ansässiger Ausländer ist (Anleitung zu Form 1041).

• Steuerjahr: Der Testamentsvollstrecker wählt es in der ersten Steuererklärung. Es kann das Kalenderjahr sein oder ein beliebiger Zeitraum, der am letzten Tag eines Monats endet, höchstens 12 Monate lang ist und mit dem Tod beginnt.
• Fälligkeitstermin: der 15. Tag des vierten Monats nach Ende des Steuerjahres. Ein Nachlass mit Kalenderjahr reicht bis zum 15. April ein.
• Verlängerung: Form 7004 gewährt automatisch Fristverlängerung von 5½ Monaten zur Einreichung, nicht zur Zahlung; auf nicht gezahlte Steuer laufen Zinsen ab dem ursprünglichen Fälligkeitstermin.
• Letzte Steuererklärung: Der Nachlass reicht ein, bis das Vermögen verteilt ist. Zieht sich die Abwicklung unangemessen hin, kann der IRS den Nachlass trotzdem als beendet behandeln.

Wann erhalten Erben ein Schedule K-1, und wer zahlt Steuer auf die Einkünfte des Nachlasses?

Einkünfte, die der Nachlass ausschüttet oder ausschütten muss, werden bei den Erben besteuert, die ein Schedule K-1 erhalten; Einkünfte, die der Nachlass behält, werden beim Nachlass besteuert. Dieselben Einkünfte werden nicht doppelt besteuert (Publication 559).

• Der Testamentsvollstrecker gibt jedem Begünstigten bis zum Fälligkeitstermin von Form 1041 ein K-1 (bis zum verlängerten Termin, wenn Form 7004 eingereicht wurde) und braucht dafür die Steuer-ID jedes Begünstigten.
• Erben melden K-1-Einkünfte in ihrem eigenen Steuerjahr, in dem das Steuerjahr des Nachlasses endet; ein Nachlass mit abweichendem Geschäftsjahr kann die Einkünfte also in das Folgejahr verschieben.
• Der Testamentsvollstrecker kann in einer fristgerecht (einschließlich Verlängerungen) eingereichten Form 1041 wählen, dass Zahlungen innerhalb von 65 Tagen nach Ende des Steuerjahres des Nachlasses als in diesem Jahr geleistet gelten.
• Ausgeschüttete Einkünfte behalten ihre Art: Dividenden bleiben in der Steuererklärung des Erben Dividenden.
• Kapitalgewinne bleiben in der Regel beim Nachlass. Sie gehen nur dann auf die Erben über, wenn der Gewinn tatsächlich ausgeschüttet, nach dem Testament oder dem örtlichen Recht den Einkünften zugeordnet oder zur Bemessung der Auszahlung herangezogen wird.
• Ein bestimmtes Geschenk in Geld oder Sachwerten, das in drei oder weniger Raten gezahlt wird, ist für den Erben in der Regel kein steuerpflichtiges Einkommen.

Im letzten Jahr des Nachlasses gehen ungenutzte Verluste und Abzüge, die die Einkünfte übersteigen, über K-1 Feld 11 auf die Erben über, die das verbleibende Vermögen des Nachlasses erhalten (Anleitung zu Form 1041).

Was geschieht mit dem Kapitalverlust und anderen Vorträgen der verstorbenen Person?

Ein Kapitalverlustvortrag oder ein Betriebsverlust (Net Operating Loss) der Person kann nur in der letzten Form 1040 genutzt werden. Was danach übrig ist, verfällt: Es geht weder auf die Form 1041 des Nachlasses noch auf die Erben über (Publication 559). Bei einer gemeinsamen letzten Steuererklärung trägt der hinterbliebene Ehepartner den Teil des Verlusts, der ihm selbst zuzurechnen war, weiter vor (Publication 550).

Ein Netto-Kapitalverlust gleicht in der letzten Steuererklärung andere Einkünfte nur bis $3.000 aus ($1.500 bei getrennter Veranlagung von Ehepartnern), nachdem er die Kapitalgewinne der Person ausgeglichen hat. Gewinne, die vor dem Tod realisiert wurden, können einen großen Vortrag aufnehmen; Gewinne, die der Nachlass später realisiert, nicht. Aufgeschobene passive Verluste sind in der letzten Steuererklärung in der Regel zulässig, gekürzt um eine Aufstockung der Anschaffungskosten, die der Erbe erhält.

Verluste, die der Nachlass selbst aufbaut, sind etwas anderes: Ungenutzte Kapitalverluste und Verlustvorträge des Nachlasses gehen bei dessen Ende auf die Erben über, die das verbleibende Vermögen erhalten, wenn der Nachlass sie später hätte nutzen können.

Kann ein widerruflicher Trust gemeinsam mit dem Nachlass einreichen (die Wahl nach Section 645)?

Ja, wenn die Person den Trust bei ihrem Tod widerrufen konnte. Sein Trustee und der Testamentsvollstrecker (falls vorhanden) können nach Section 645 mit Form 8855 wählen, dass der Trust als Teil des Nachlasses besteuert wird. Eine einzige Form 1041 deckt dann beide unter dem Namen und der EIN des Nachlasses ab (Anleitung zu Form 1041; Über Form 8855).

• Frist: Form 8855 ist bis zum Fälligkeitstermin der ersten Form 1041 des Nachlasses fällig, einschließlich einer Verlängerung, auch wenn der Nachlass zu wenige Einkünfte zum Einreichen hat.
• Nicht rückgängig zu machen: Die Wahl ist unwiderruflich, sobald sie getroffen wurde.
• Wahlzeitraum: vom Tod bis zur Verteilung des gesamten Vermögens, spätestens aber bis zum Tag vor dem zweiten Jahrestag des Todes, wenn keine Form 706 vorgeschrieben ist (länger, wenn eine vorgeschrieben ist).
• Neue Steuer-ID: Jeder qualifizierte widerrufliche Trust braucht nach dem Tod eine eigene neue Steuer-ID, unabhängig davon, ob er wählt.
• Warum es helfen kann: Eine Steuererklärung deckt beide ab, und die Einkünfte des Trusts können die Regeln für Nachlässe nutzen, etwa ein abweichendes Geschäftsjahr.

Wird kein Testamentsvollstrecker bestellt, reicht der Trustee Form 1041 ein, als wäre der Trust der Nachlass, unter der neuen Steuer-ID des Trusts.

Mein Elternteil hat jahrelang keine Steuererklärung eingereicht: Muss der Testamentsvollstrecker sie nachholen?

Ja, für jedes frühere Jahr, das die Einreichungspflicht erfüllte oder in dem eine Erstattung zusteht: Der Personal Representative reicht diese Steuererklärungen ein und zahlt einen offenen Betrag aus dem Nachlass (Publication 559; IRS). Eine Steuererklärung ist außerdem der einzige Weg, auf Löhne, Renten oder IRA-Auszahlungen einbehaltene Steuer zurückzuholen.

Beginnen Sie mit Wage-and-Income-Transcripts über Form 4506-T, um zu sehen, was Zahler gemeldet haben, und um festzustellen, für welche Jahre keine Steuererklärung vorliegt. Wie viele Jahre einzureichen sind, wie Sie Unterlagen rekonstruieren und welche Zuschläge drohen, steht unter nicht eingereichte US-Steuererklärungen nachholen. Wenn ein IRS-Schreiben bereits mehr Steuer vorschlägt, lesen Sie auf eine CP2000 antworten.

Wer zahlt die IRS-Schulden einer verstorbenen Person: der Nachlass, der Testamentsvollstrecker oder die Erben?

Der Nachlass zahlt aus seinem Vermögen sowohl die Steuer, die die verstorbene Person schuldete, als auch seine eigene Steuer. Der Testamentsvollstrecker oder ein Erbe kann haften, wenn Nachlassvermögen herausgegeben wird, bevor der IRS bezahlt ist (Publication 559).

Kann ein Nachlass nicht alle Schulden zahlen, haben Schulden gegenüber den Vereinigten Staaten in der Regel Vorrang (31 U.S.C. 3713). Das persönliche Risiko des Testamentsvollstreckers besteht auch, wenn der IRS die Steuer noch nicht förmlich festgesetzt hat, solange der Testamentsvollstrecker sie kannte oder kennen musste.

Wie begrenzt ein Testamentsvollstrecker sein persönliches Risiko, bevor er alles verteilt (Form 4810 und 5495)?

Sind alle Steuererklärungen eingereicht und die ausgewiesene Steuer gezahlt, können zwei optionale Anträge vor der Schlussverteilung die Frist des IRS zur Festsetzung verkürzen oder den Testamentsvollstrecker persönlich entlasten (Publication 559):

Form 4810 verkürzt die Frist nicht, wenn die gemeldeten Einkünfte um mehr als 25 % der Bruttoeinkünfte der Steuererklärung zu niedrig waren oder die Steuererklärung falsch oder betrügerisch war; selbst dann kann sie einen Testamentsvollstrecker entlasten, der von der offenen Steuer nichts wusste. Form 5495 entlastet den Testamentsvollstrecker persönlich, nicht den Nachlass: Der IRS kann weiter aus Nachlassvermögen einziehen, das der Testamentsvollstrecker hält. Bis diese Fristen enden, kann später festgesetzte Steuer noch einen Testamentsvollstrecker treffen, der alles verteilt hat.

Muss der Nachlass vierteljährliche Vorauszahlungen (Estimated Tax) leisten?

Nicht in den ersten zwei Jahren. Ein Nachlass zahlt für kein Steuerjahr, das weniger als zwei Jahre nach dem Todestag endet, Vorauszahlungen (Anleitung zu Form 1041). Danach zahlt er wie eine Privatperson, in der Regel wenn er nach Einbehalt und Steuergutschriften mindestens $1.000 zu schulden erwartet, mit Form 1041-ES, es sei denn, er schuldete für sein gesamtes vorheriges 12-monatiges Steuerjahr keine Steuer. Zu den Zahlungen, die einen Zuschlag vermeiden, lesen Sie vierteljährliche Vorauszahlungen (Estimated Tax).

Dieselbe Zwei-Jahres-Ausnahme gilt für einen widerruflichen Trust, der den Rest des Nachlasses nach dem Testament erhält. Verwenden Sie nach dem Sterbejahr niemals die Social Security Number der Person für Vorauszahlungen (Publication 559).

Beispiel

Die Beispiele sind Illustrationen; alle Beträge in US-Dollar.

Ein Vater stirbt im März

• Letzte Form 1040: Sein Lohn und seine Rente von Januar bis März, 20.000, gehören in seine letzte Steuererklärung, fällig am 15. April des nächsten Jahres.
• Nachlass, im selben Jahr: Der Nachlass erhält eine EIN. Er erhält Dividenden von 4.000 und verkauft Aktien für 10.000 mehr als ihr Wert am Todestag. Bruttoeinkünfte von 14.000 verlangen Form 1041.
• Verteilung: Der Testamentsvollstrecker zahlt alle Steuern und Kosten, verteilt das übrige Vermögen, einschließlich des Verkaufserlöses, zu gleichen Teilen auf zwei Kinder und schließt den Nachlass. Weil der Gewinn tatsächlich ausgeschüttet wurde, gehen die Einkünfte des Nachlasses auf die Kinder über: Jedes Kind erhält ein K-1 für etwa die Hälfte (2.000 Dividenden und 5.000 Kapitalgewinn) und meldet es in seiner eigenen Steuererklärung.

Eine Mutter mit zwei nicht eingereichten Jahren

• Das Schreiben: Nach ihrem Tod teilt ein IRS-Schreiben mit, dass sie 4.000 auf Renteneinkünfte (Form 1099-R) schuldet, die sie nie gemeldet hat. Der Testamentsvollstrecker reicht Form 56 ein und fordert Wage-and-Income-Transcripts über Form 4506-T an.
• Die Steuererklärungen: Die Transcripts zeigen zwei Jahre mit Einkünften und ohne Steuererklärung. Der Testamentsvollstrecker reicht beide Steuererklärungen ein, die die 4.000 ausweisen, sowie die letzte Form 1040 und zahlt Steuer, Zinsen und Zuschläge aus dem Nachlass, bevor er etwas verteilt.
• Vor der Schlussverteilung: Der Testamentsvollstrecker reicht Form 4810 und Form 5495 ein. Greift keine Ausnahme, hat der IRS ab Eingang des Antrags mit Form 4810 18 Monate, um mehr festzusetzen. Der Testamentsvollstrecker behält eine Rücklage ein, bis beide Fristen enden.

Ein widerruflicher Trust und ein kleiner Nachlass

• Beim Tod: Ein widerruflicher Trust hält das Haus und ein Brokerkonto über 300.000; der Nachlass hält ein Bankkonto über 5.000. Der Trust erhält eine neue Steuer-ID.
• Erste Steuererklärung: Trustee und Testamentsvollstrecker reichen Form 8855 bis zum Fälligkeitstermin der ersten Form 1041 des Nachlasses ein. Eine Form 1041 unter der EIN des Nachlasses weist die Einkünfte beider aus.
• Zwei Jahre nach dem Tod: Es ist keine Form 706 vorgeschrieben, daher endet der Wahlzeitraum am Tag vor dem zweiten Jahrestag des Todes, außer es ist früher alles verteilt. Besteht der Trust danach fort, reicht er seine eigene Form 1041 ein, wenn sie vorgeschrieben ist.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Person starb in Kanada: lesen Sie letzte Steuererklärungen, wenn ein US-Staatsbürger in Kanada stirbt.
• Die verstorbene Person war weder US-Staatsbürger noch in den USA ansässig: Die letzte Steuererklärung ist Form 1040-NR, falls eine vorgeschrieben ist, und für die Erbschaftsteuer gilt Form 706-NA; holen Sie sich Hilfe bei Ihrer persönlichen Steuererklärung.
• Ein kanadischer Nachlass hält US-Vermögen: lesen Sie einen Nachlass über die Grenze abwickeln.
• Der Todesfall war in Kanada (letzte T1 und Unbedenklichkeitsbescheinigung): lesen Sie Steuern, wenn jemand in Kanada stirbt.
• Mehrere Jahre wurden nie eingereicht, oder es gibt bereits eine IRS-Rechnung: beginnen Sie mit nicht eingereichte US-Steuererklärungen nachholen und holen Sie sich Hilfe bei Ihrer persönlichen Steuererklärung.
• Der IRS hat für die Person mehr Steuer vorgeschlagen (CP2000): lesen Sie auf eine Mitteilung zu nicht gemeldeten Einkünften antworten.
• Der Nachlass deckt möglicherweise seine Schulden nicht, oder ein Trust und ein Nachlass müssen aufeinander abgestimmt werden: Die Zahlungsreihenfolge und die Wahl nach Section 645 bergen persönliche Risiken und sind nicht rückgängig zu machen; holen Sie sich Hilfe bei Ihrer persönlichen Steuererklärung.
• Der Nachlass hält eine Fondsbeteiligung oder Beteiligung an einer Personengesellschaft: lesen Sie eine Fondsbeteiligung erben.
• Sie haben von Familie im Ausland geerbt: lesen Sie Schenkungen und Erbschaften aus dem Ausland.
• Sie haben einen kanadischen RRSP, RRIF oder TFSA geerbt: lesen Sie einen kanadischen RRSP, RRIF oder TFSA als US-Person erben.
• Das Haus des Elternteils liegt in einem anderen Bundesstaat: lesen Sie Schwellenwerte für Steuererklärungen als Nichtansässiger in den Bundesstaaten.
• Ein hinterbliebener Ehepartner verkauft das Haus: lesen Sie den Steuerfreibetrag beim Hausverkauf.
• Die Person machte im Sterbejahr große Schenkungen: lesen Sie Schenkungsteuererklärungen und den jährlichen Freibetrag.