Formulaire 1041 et dernière 1040 : ce que doit produire l'exécuteur

Quelles déclarations l'exécuteur testamentaire produit-il après le décès d'un parent ou d'un conjoint?

Après un décès, trois contribuables sont en cause : la personne décédée, la succession et les héritiers. L'exécuteur testamentaire (l'IRS parle de « représentant personnel », ce qui inclut toute personne chargée des biens du défunt) produit la dernière déclaration de la personne décédée (formulaire 1040) pour l'année du décès, et pour toute année antérieure non produite. Une année exige une déclaration si le revenu brut, l'âge et le statut de déclarant de la personne atteignaient le seuil de production, ou si elle voulait récupérer de l'impôt retenu, de l'impôt estimatif payé ou un crédit (Publication 559). La succession produit son propre formulaire 1041 lorsque son revenu brut atteint 600 $. Les héritiers déclarent ce que la succession leur transmet.

Le formulaire 706 est une déclaration distincte. Pour un décès survenu cette année, il est exigé lorsque la valeur de la succession brute plus les dons imposables rajustés dépasse 15 000 000 $ (le montant était plus bas pour les décès antérieurs), ou lorsque l'exécuteur veut transmettre l'exclusion inutilisée au conjoint survivant (transférabilité) (instructions du formulaire 706). Une succession sous le seuil qui produit le formulaire seulement pour la transférabilité a pour délai, selon la Rev. Proc. 2022-32 : le cinquième anniversaire du décès.

Un dossier cesse d'être simple lorsque la personne avait des années non produites ou une dette envers l'IRS, lorsque les dettes pourraient dépasser l'actif, lorsqu'une fiducie révocable détient la plupart des biens, lorsque la personne possédait des biens dans plusieurs États ou pays, ou lorsqu'un héritier vit à l'étranger (un bénéficiaire non-résident étranger oblige à produire le formulaire 1041, peu importe le revenu de la succession).

À réunir d'abord : le certificat de décès, les lettres testamentaires (le document du tribunal d'homologation qui nomme l'exécuteur) ou une autre preuve de nomination, les trois dernières déclarations produites par la personne, les relevés de l'IRS, tous les formulaires W-2 et 1099 de l'année du décès, la valeur de chaque bien à la date du décès, les formulaires de désignation de bénéficiaire des IRA et des assurances vie, et tout document de fiducie.

Qui signe la dernière 1040, et le conjoint survivant peut-il encore produire une déclaration conjointe?

Un représentant personnel nommé par le tribunal signe la dernière déclaration. Le conjoint survivant peut produire une déclaration conjointe pour l'année du décès, signée avec le représentant, ou la produire seul si aucun représentant n'a été nommé au plus tard à la date d'échéance (Publication 559).

• Inscrivez « DECEASED », le nom et la date du décès en haut de la déclaration.
• Sur une déclaration conjointe sans représentant, le conjoint signe et inscrit « Filing as surviving spouse ».
• Sans représentant ni conjoint, la personne chargée des biens du défunt signe à titre de « personal representative ».
• Un conjoint qui s'est remarié avant la fin de l'année du décès ne peut pas produire une déclaration conjointe avec la personne décédée ; la dernière déclaration est alors celle d'une personne mariée produisant séparément.
• Un représentant nommé par le tribunal peut révoquer une déclaration conjointe que le conjoint a produite seul, en produisant une déclaration distincte dans l'année suivant sa date d'échéance, prolongations comprises.

Une déclaration conjointe rend les deux conjoints solidairement responsables de l'impôt ; le représentant et le conjoint devraient donc s'entendre avant de la produire. Pendant les deux années suivant l'année du décès, le conjoint survivant qui ne s'est pas remarié et qui garde un foyer pour un enfant à charge peut produire sa déclaration à titre de conjoint survivant admissible (qualifying surviving spouse), avec les taux de la déclaration conjointe.

Le formulaire 1310 sert à réclamer un remboursement au nom d'une personne décédée. Il n'est pas nécessaire lorsque le conjoint survivant produit une déclaration conjointe, ni lorsqu'un représentant nommé par le tribunal produit la déclaration initiale avec une copie du certificat du tribunal en pièce jointe. Toute autre personne qui réclame le remboursement, et tout représentant qui produit une déclaration modifiée, joint le formulaire 1310 (À propos du formulaire 1310 ; Publication 559). Ne joignez pas le certificat de décès à la déclaration ; conservez-le au cas où l'IRS le demanderait.

Comment informer l'IRS que je suis l'exécuteur et obtenir les anciennes déclarations et les relevés?

Produisez le formulaire 56 pour informer l'IRS que vous agissez au nom de la personne et de la succession, dès que vous avez le numéro d'identification de l'employeur (EIN) de la succession (Publication 559 ; À propos du formulaire 56). L'avis reste en vigueur jusqu'à ce que vous produisiez un autre formulaire 56 pour y mettre fin.

Pour obtenir les dossiers, envoyez la demande avec le nom de la personne, sa dernière adresse et son numéro de sécurité sociale (Social Security), une copie du certificat de décès, et soit les lettres testamentaires approuvées par le tribunal, soit le formulaire 56 (avec une copie des lettres délivrées par le tribunal) (Demander les renseignements d'une personne décédée) :

Vous pourriez aussi devoir changer l'adresse au dossier de la personne pour que les lettres de l'IRS vous parviennent : formulaire 8822 avec le formulaire 56 (ou le formulaire 2848) en pièce jointe.

Quel revenu va dans la dernière déclaration, et lequel va à la succession ou aux héritiers?

Le dernier formulaire 1040 déclare le revenu que la personne a reçu jusqu'à la date du décès, si elle déclarait son revenu à la réception (méthode de caisse), comme la plupart des gens. Le revenu gagné mais pas encore reçu est un « revenu à l'égard d'un défunt » (income in respect of a decedent) ; il est imposé à la personne qui le reçoit : la succession, ou un bénéficiaire qui le reçoit directement (Publication 559).

Deux pièges. Premièrement, un bien hérité prend généralement sa valeur au décès comme nouveau coût de base américain, mais cette majoration ne s'applique pas au revenu à l'égard d'un défunt : un IRA traditionnel hérité reste donc imposable lorsqu'on le retire (26 U.S.C. 1014(c)). Deuxièmement, un formulaire 1099 émis au nom de la personne peut mêler du revenu d'avant et d'après le décès ; l'exécuteur le répartit entre la dernière déclaration et la succession.

Les frais funéraires ne sont déductibles ni sur le dernier formulaire 1040 ni sur le formulaire 1041. Les frais médicaux que la succession paie dans l'année suivant le décès peuvent être déduits sur la déclaration de la personne pour l'année où ils ont été engagés, si elle détaille ses déductions, avec une déclaration qui renonce à la déduction sur le formulaire 706 (utilisez le formulaire 1040-X pour une année antérieure) (Publication 559).

La succession a-t-elle besoin de son propre EIN et du formulaire 1041, et quand est-il dû?

Généralement oui, dès les premières démarches de l'exécuteur, parce que les banques et les courtiers doivent déclarer le revenu postérieur au décès sous le numéro de la succession, et non sous le numéro de sécurité sociale (Social Security) de la personne (Publication 559). Un EIN demandé en ligne est généralement délivré sur-le-champ. Le revenu des biens qui passent directement à un copropriétaire survivant ou à un bénéficiaire désigné est déclaré sous le numéro de cette personne ; si rien de ce qui reste dans la succession ne produit de revenu, il se peut qu'il n'y ait aucun formulaire 1041 à produire.

Une succession américaine doit produire le formulaire 1041 pour toute année d'imposition où son revenu brut atteint 600 $ ou plus, ou où elle compte un bénéficiaire non-résident étranger (instructions du formulaire 1041).

• Année d'imposition : l'exécuteur la choisit sur la première déclaration. Ce peut être l'année civile ou toute période se terminant le dernier jour d'un mois, d'au plus 12 mois, commençant au décès.
• Date d'échéance : le 15e jour du quatrième mois suivant la fin de l'année d'imposition. Une succession à année civile produit au plus tard le 15 avril.
• Formulaire 7004. Prolongation de 5½ mois, accordée d'office pour produire, mais pas pour payer ; les intérêts courent sur l'impôt impayé depuis la date d'échéance initiale.
• Dernière déclaration : la succession produit jusqu'à la distribution des biens. Si le règlement traîne de façon déraisonnable, l'IRS peut quand même considérer la succession comme terminée.

Quand les héritiers reçoivent-ils une annexe K-1, et qui paie l'impôt sur le revenu de la succession?

Le revenu que la succession distribue, ou doit distribuer, est imposé aux héritiers, qui reçoivent une annexe K-1 ; le revenu que la succession garde est imposé à la succession. Le même revenu n'est pas imposé deux fois (Publication 559).

• L'exécuteur remet une annexe K-1 à chaque bénéficiaire au plus tard à la date d'échéance du formulaire 1041 (la date prolongée si le formulaire 7004 a été produit), et il lui faut le numéro d'identification fiscale de chaque bénéficiaire pour le faire.
• Les héritiers déclarent le revenu K-1 dans leur propre année d'imposition où se termine l'année d'imposition de la succession ; une succession à exercice non civil peut donc reporter le revenu à l'année suivante.
• L'exécuteur peut choisir, sur un formulaire 1041 produit au plus tard à sa date d'échéance (prolongations comprises), de traiter les paiements faits dans les 65 jours suivant la fin de l'année de la succession comme faits dans cette année.
• Le revenu distribué garde sa nature : les dividendes restent des dividendes sur la déclaration de l'héritier.
• Les gains en capital restent généralement à la succession. Ils passent aux héritiers seulement lorsque le gain est réellement distribué, attribué au revenu selon le testament ou la loi locale, ou utilisé pour établir le montant du versement.
• Un don précis d'argent ou de biens payé en trois versements ou moins n'est généralement pas un revenu imposable pour l'héritier.

Dans la dernière année de la succession, les pertes et déductions inutilisées qui dépassent le revenu passent, à la case 11 de l'annexe K-1, aux héritiers qui reçoivent le reste des biens de la succession (instructions du formulaire 1041).

Qu'advient-il des pertes en capital et autres reports de la personne décédée?

Un report de perte en capital ou une perte d'exploitation nette de la personne ne peut servir que sur le dernier formulaire 1040. Ce qui reste après cette déclaration est perdu : il ne peut passer ni au formulaire 1041 de la succession ni aux héritiers (Publication 559). Sur une dernière déclaration conjointe, le conjoint survivant continue de reporter la part de la perte qui lui appartenait (Publication 550).

Une perte en capital nette compense les autres revenus de la dernière déclaration seulement jusqu'à 3 000 $ (1 500 $ pour une personne mariée produisant séparément), après avoir compensé les gains en capital de la personne. Les gains réalisés avant le décès peuvent absorber un gros report ; ceux que la succession réalise plus tard, non. Les pertes passives suspendues sont généralement permises sur la dernière déclaration, réduites de toute majoration du coût de base que l'héritier reçoit.

Les pertes que la succession accumule elle-même sont différentes : à la fin de la succession, ses pertes en capital et reports de pertes inutilisés passent aux héritiers qui reçoivent le reste des biens, si la succession aurait pu s'en servir plus tard.

Une fiducie entre vifs révocable peut-elle produire avec la succession (le choix de l'article 645)?

Oui, si la personne pouvait révoquer la fiducie à son décès. Son fiduciaire et l'exécuteur (s'il y en a un) peuvent choisir, selon l'article 645 et sur le formulaire 8855, de faire imposer la fiducie comme partie de la succession. Un seul formulaire 1041 couvre alors les deux, sous le nom et l'EIN de la succession (instructions du formulaire 1041 ; À propos du formulaire 8855).

• Date limite : le formulaire 8855 est dû à la date d'échéance du premier formulaire 1041 de la succession, prolongations comprises, même si la succession a trop peu de revenu pour produire.
• Irréversible : le choix est irrévocable une fois fait.
• Période du choix : du décès jusqu'à la distribution de tous les biens, mais au plus tard la veille du deuxième anniversaire du décès si aucun formulaire 706 n'est exigé (plus longtemps s'il l'est).
• Nouveau numéro d'identification fiscale : toute fiducie révocable admissible a besoin de son propre nouveau numéro après le décès, qu'elle fasse le choix ou non.
• Pourquoi il peut aider : une seule déclaration couvre les deux, et le revenu de la fiducie peut suivre les règles de la succession, comme l'exercice non civil.

Si aucun exécuteur n'est nommé, le fiduciaire produit le formulaire 1041 comme si la fiducie était la succession, sous le nouveau numéro d'identification fiscale de la fiducie.

Mon parent n'a pas produit de déclarations pendant des années : l'exécuteur doit-il les produire?

Oui, pour chaque année antérieure qui atteignait le seuil de production ou donnait droit à un remboursement : le représentant personnel produit ces déclarations et paie tout solde à même la succession (Publication 559 ; IRS). Une déclaration est aussi le seul moyen de récupérer l'impôt retenu sur des salaires, des pensions ou des retraits d'IRA.

Commencez par les relevés de salaires et de revenus au moyen du formulaire 4506-T, pour voir ce que les payeurs ont déclaré et confirmer quelles années n'ont pas de déclaration. Pour le nombre d'années à produire, la reconstitution des dossiers et les pénalités, voir rattraper des déclarations américaines non produites. Si une lettre de l'IRS propose déjà plus d'impôt, voir répondre à un avis CP2000.

Qui paie la dette d'impôt d'une personne décédée à l'IRS : la succession, l'exécuteur ou les héritiers?

La succession paie, à même ses biens, à la fois l'impôt que devait la personne décédée et son propre impôt. L'exécuteur ou un héritier peut devenir responsable lorsque des biens de la succession sont distribués avant que l'IRS soit payée (Publication 559).

Quand une succession ne peut payer toutes ses dettes, les dettes envers les États-Unis passent généralement en premier (31 U.S.C. 3713). L'exposition personnelle de l'exécuteur s'applique même si l'IRS n'a pas encore établi formellement l'impôt, dès lors que l'exécuteur le connaissait ou aurait dû le connaître.

Comment l'exécuteur limite-t-il son risque personnel avant de tout distribuer (formulaires 4810 et 5495)?

Une fois toutes les déclarations produites et l'impôt indiqué payé, deux demandes facultatives peuvent raccourcir le délai dont dispose l'IRS pour établir une cotisation ou libérer l'exécuteur personnellement, avant la distribution finale (Publication 559) :

Le formulaire 4810 ne raccourcit pas le délai si le revenu déclaré était sous-évalué de plus de 25 % du revenu brut de la déclaration, ou si la déclaration était fausse ou frauduleuse ; même alors, il peut libérer un exécuteur qui ignorait l'impôt impayé. Le formulaire 5495 libère l'exécuteur personnellement, non la succession : l'IRS peut encore recouvrer à même les biens de la succession que l'exécuteur détient. Tant que ces délais ne sont pas écoulés, l'impôt établi plus tard peut encore retomber sur un exécuteur qui a tout distribué.

La succession doit-elle faire des paiements d'impôt estimatif trimestriels?

Pas durant ses deux premières années. Une succession ne paie aucun impôt estimatif pour une année d'imposition qui se termine moins de deux ans après la date du décès (instructions du formulaire 1041). Ensuite, elle paie comme un particulier, généralement lorsqu'elle prévoit devoir au moins 1 000 $ après retenues et crédits, au moyen du formulaire 1041-ES, sauf si elle ne devait aucun impôt pour toute son année d'imposition précédente de 12 mois. Pour les paiements qui évitent une pénalité, voir les paiements d'impôt estimatif trimestriels.

La même exception de deux ans vise une fiducie révocable qui reçoit le reste de la succession selon le testament. N'utilisez jamais le numéro de sécurité sociale (Social Security) de la personne pour des paiements estimatifs après l'année du décès (Publication 559).

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration ; tous les montants sont en dollars américains.

Un père décède en mars

• Dernier formulaire 1040 : ses salaires et sa pension de janvier à mars, 20 000, vont dans sa dernière déclaration, due le 15 avril de l'année suivante.
• Succession, même année : la succession obtient un EIN. Elle reçoit 4 000 de dividendes et vend des actions 10 000 de plus que leur valeur à la date du décès. Un revenu brut de 14 000 oblige à produire le formulaire 1041.
• Distribution : l'exécuteur paie tout l'impôt et toutes les dépenses, distribue à parts égales le reste des biens, y compris le produit de la vente, à deux enfants, et ferme la succession. Comme le gain a été réellement distribué, le revenu de la succession est transmis : chaque enfant reçoit une annexe K-1 pour environ la moitié (2 000 de dividendes et 5 000 de gain en capital) et la déclare dans sa propre déclaration.

Une mère avec deux années non produites

• La lettre : après son décès, une lettre de l'IRS indique qu'elle doit 4 000 sur un revenu de pension (formulaire 1099-R) qu'elle n'a jamais déclaré. L'exécuteur produit le formulaire 56 et demande les relevés de salaires et de revenus au moyen du formulaire 4506-T.
• Les déclarations : les relevés montrent deux années avec revenu et sans déclaration. L'exécuteur produit les deux déclarations, qui indiquent les 4 000, ainsi que la dernière déclaration (formulaire 1040), et paie l'impôt, les intérêts et les pénalités à même la succession avant de distribuer quoi que ce soit.
• Avant la distribution finale : l'exécuteur produit les formulaires 4810 et 5495. Si aucune exception ne s'applique, l'IRS dispose de 18 mois à compter de la réception de la demande du formulaire 4810 pour établir un impôt supplémentaire. L'exécuteur garde une provision jusqu'à la fin des deux délais.

Une fiducie révocable et une petite succession

• Au décès : une fiducie révocable détient la maison et un compte de courtage de 300 000 ; la succession détient un compte bancaire de 5 000. La fiducie obtient un nouveau numéro d'identification fiscale.
• Première déclaration : le fiduciaire et l'exécuteur produisent le formulaire 8855 au plus tard à la date d'échéance du premier formulaire 1041 de la succession. Un seul formulaire 1041, sous l'EIN de la succession, déclare le revenu des deux.
• Deux ans après le décès : aucun formulaire 706 n'est exigé, donc la période du choix se termine la veille du deuxième anniversaire du décès, à moins que tout soit distribué plus tôt. Si la fiducie se poursuit après, elle produit son propre formulaire 1041 lorsqu'il est exigé.

Votre situation est différente?

• La personne est décédée alors qu'elle vivait au Canada : voir les dernières déclarations lorsqu'un citoyen américain décède au Canada.
• La personne décédée n'était ni citoyenne ni résidente des États-Unis : la dernière déclaration est le formulaire 1040-NR, s'il est exigé, et l'impôt successoral utilise le formulaire 706-NA ; obtenez de l'aide en impôt des particuliers.
• Une succession canadienne détient des biens aux États-Unis : voir régler une succession de part et d'autre de la frontière.
• Le décès a eu lieu au Canada (dernière déclaration T1 et certificat de décharge) : voir l'impôt au décès d'une personne au Canada.
• Plusieurs années n'ont jamais été produites, ou une dette envers l'IRS existe déjà : commencez par rattraper des déclarations américaines non produites et obtenez de l'aide en impôt des particuliers.
• L'IRS a proposé plus d'impôt pour la personne (CP2000) : voir répondre à un avis de sous-déclaration.
• La succession pourrait ne pas couvrir ses dettes, ou une fiducie et une succession doivent être coordonnées : l'ordre de paiement et le choix de l'article 645 comportent un risque personnel et sont irréversibles ; obtenez de l'aide en impôt des particuliers.
• La succession détient une part de fonds ou de société de personnes : voir hériter d'une part de fonds.
• Vous avez hérité d'un membre de la famille à l'étranger : voir dons et héritages de l'étranger.
• Vous avez hérité d'un REER, d'un FERR ou d'un CELI canadien : voir hériter d'un REER, d'un FERR ou d'un CELI canadien à titre de personne des États-Unis.
• La maison du parent est dans un autre État : voir les seuils de déclaration des non-résidents selon l'État.
• Un conjoint survivant vend la maison : voir l'exclusion pour la vente d'une résidence.
• La personne a fait des dons importants durant l'année du décès : voir la déclaration d'impôt sur les dons et l'exclusion annuelle.