Form 1040 cuối và Form 1041: người thi hành di chúc nộp gì

Người thi hành di chúc nộp những tờ khai thuế nào sau khi cha mẹ hoặc vợ/chồng mất?

Sau khi một người mất, có ba đối tượng nộp thuế: người đã mất, di sản và người thừa kế. Người thi hành di chúc (IRS gọi là "personal representative", gồm bất kỳ ai phụ trách tài sản của người đã mất) nộp Form 1040 cuối cùng của người đó cho năm họ mất và cho mọi năm trước họ chưa nộp. Một năm cần tờ khai nếu tổng thu nhập, tuổi và tình trạng nộp tờ khai của người đó đạt mức phải nộp, hoặc để đòi lại thuế đã khấu trừ, thuế tạm tính đã nộp hay một khoản tín thuế (Publication 559). Di sản tự nộp Form 1041 khi tổng thu nhập đạt $600. Người thừa kế khai những gì di sản chuyển cho họ.

Form 706 là một tờ khai riêng. Với trường hợp mất trong năm nay, tờ khai này bắt buộc khi tổng di sản cộng với các khoản tặng cho đã điều chỉnh chịu thuế lớn hơn $15.000.000 (con số thấp hơn với các trường hợp mất trước đó), hoặc khi người thi hành di chúc muốn chuyển phần miễn trừ chưa dùng cho vợ/chồng còn sống (portability) (hướng dẫn Form 706). Di sản dưới ngưỡng chỉ nộp để chuyển phần miễn trừ có thời hạn đến ngày tròn năm năm sau khi qua đời theo Rev. Proc. 2022-32.

Trường hợp không còn đơn giản khi người đó có năm chưa nộp tờ khai hoặc còn nợ IRS, khi nợ có thể vượt tài sản, khi quỹ tín thác sống có thể hủy ngang nắm giữ phần lớn tài sản, khi người đó có tài sản ở nhiều tiểu bang hoặc nhiều nước, hoặc khi người thừa kế sống ở nước ngoài (người thụ hưởng là người nước ngoài không cư trú buộc phải nộp Form 1041 dù thu nhập của di sản là bao nhiêu).

Hãy chuẩn bị trước: giấy chứng tử, letters testamentary của tòa (văn bản của tòa án chứng thực di chúc chỉ định người thi hành di chúc) hoặc giấy tờ khác chứng minh việc bổ nhiệm, ba tờ khai đã nộp gần nhất của người đó, bảng sao kê IRS (transcript), mọi W-2 và 1099 của năm mất, giá trị mỗi tài sản tại ngày mất, biểu mẫu chỉ định người thụ hưởng IRA và bảo hiểm nhân thọ, và mọi văn bản quỹ tín thác.

Ai ký Form 1040 cuối cùng, và vợ/chồng còn sống có thể nộp chung được không?

Người đại diện di sản do tòa án chỉ định ký tờ khai cuối cùng. Vợ/chồng còn sống có thể nộp tờ khai chung cho năm người kia mất, ký cùng người đại diện, hoặc nộp một mình nếu đến hạn nộp vẫn chưa có người đại diện được chỉ định (Publication 559).

• Ghi "DECEASED", tên và ngày mất ở phía trên cùng của tờ khai.
• Trên tờ khai chung không có người đại diện, vợ/chồng ký và ghi "Filing as surviving spouse".
• Nếu không có người đại diện và không có vợ/chồng, người phụ trách tài sản của người đã mất ký với tư cách "personal representative".
• Vợ/chồng đã tái hôn trước cuối năm người kia mất không thể nộp chung với người đã mất; khi đó tờ khai cuối cùng là vợ chồng khai riêng.
• Người đại diện do tòa án chỉ định có thể hủy tờ khai chung mà vợ/chồng đã nộp một mình, bằng cách nộp tờ khai riêng trong vòng một năm sau hạn nộp, kể cả thời gian gia hạn.

Tờ khai chung khiến thuế của cả hai vợ chồng trở thành nghĩa vụ chung, nên người đại diện và vợ/chồng nên thống nhất trước khi nộp. Trong hai năm sau năm mất, vợ/chồng còn sống chưa tái hôn và giữ một căn nhà cho con phụ thuộc có thể nộp theo tình trạng vợ/chồng còn sống đủ điều kiện (qualifying surviving spouse), dùng thuế suất của tờ khai chung.

Form 1310 dùng để đòi khoản hoàn thuế của người đã mất. Không cần Form này khi vợ/chồng còn sống nộp tờ khai chung, hoặc khi người đại diện do tòa án chỉ định nộp tờ khai gốc kèm bản sao giấy chứng nhận của tòa. Người khác đòi khoản hoàn thuế, và người đại diện nộp tờ khai điều chỉnh, phải đính kèm Form 1310 (Về Form 1310; Publication 559). Không đính kèm giấy chứng tử vào tờ khai; hãy giữ lại phòng khi IRS hỏi.

Làm sao báo cho IRS biết tôi là người thi hành di chúc, và lấy các tờ khai cũ và bảng sao kê?

Nộp Form 56 để báo cho IRS biết bạn đang đại diện cho người đã mất và di sản, ngay khi bạn có EIN của di sản (Publication 559; Về Form 56). Thông báo có hiệu lực cho đến khi bạn nộp một Form 56 khác để chấm dứt.

Để lấy hồ sơ, hãy gửi yêu cầu kèm tên, địa chỉ cuối cùng và Số An sinh Xã hội của người đó, bản sao giấy chứng tử, và letters testamentary do tòa chấp thuận hoặc Form 56 (kèm bản sao các letters do tòa cấp) (Yêu cầu thông tin của người đã mất):

Bạn cũng có thể cần đổi địa chỉ trong hồ sơ của người đó để thư của IRS gửi đến bạn: Form 8822 kèm Form 56 (hoặc Form 2848).

Thu nhập nào ghi vào tờ khai cuối cùng, và thu nhập nào thuộc về di sản hoặc người thừa kế?

Form 1040 cuối cùng khai thu nhập người đó đã nhận đến ngày mất, nếu họ khai thu nhập khi nhận được (phương pháp tiền mặt), như hầu hết mọi người. Thu nhập họ đã kiếm được nhưng chưa nhận là "income in respect of a decedent" và bị đánh thuế cho người nhận: di sản, hoặc người thụ hưởng nhận trực tiếp (Publication 559).

Có hai cái bẫy. Thứ nhất, tài sản thừa kế thường lấy giá trị tại ngày mất làm giá gốc tính thuế mới, nhưng việc nâng giá gốc đó không áp dụng cho income in respect of a decedent, nên IRA truyền thống thừa kế vẫn chịu thuế khi rút (26 U.S.C. 1014(c)). Thứ hai, một Form 1099 phát hành đứng tên người đã mất có thể gộp thu nhập từ trước và sau khi mất; người thi hành di chúc tách ra giữa tờ khai cuối cùng và di sản.

Chi phí tang lễ không được khấu trừ trên Form 1040 cuối cùng hoặc trên Form 1041. Hóa đơn y tế mà di sản trả trong vòng một năm sau khi mất có thể được khấu trừ trên tờ khai của người đó cho năm phát sinh, nếu họ khấu trừ theo từng khoản, kèm bản kê từ bỏ khoản khấu trừ đó trên Form 706 (dùng Form 1040-X cho năm trước) (Publication 559).

Di sản có cần EIN riêng và Form 1041 không, và hạn nộp là khi nào?

Thường là có, là một trong những việc đầu tiên của người thi hành di chúc, vì ngân hàng và công ty môi giới phải báo cáo thu nhập sau khi mất theo mã số của di sản, không phải Số An sinh Xã hội của người đó (Publication 559). EIN xin trực tuyến thường được cấp ngay. Thu nhập trên tài sản chuyển thẳng cho đồng sở hữu còn sống hoặc người thụ hưởng được chỉ định thì được báo cáo theo mã số của người đó; nếu không còn gì trong di sản tạo ra thu nhập, di sản có thể không có Form 1041 để nộp.

Một di sản trong nước phải nộp Form 1041 cho bất kỳ năm thuế nào có tổng thu nhập từ $600 trở lên, hoặc có người thụ hưởng là người nước ngoài không cư trú (hướng dẫn Form 1041).

• Năm thuế: người thi hành di chúc chọn trong tờ khai đầu tiên. Có thể là năm dương lịch hoặc bất kỳ kỳ nào kết thúc vào ngày cuối của một tháng, dài không quá 12 tháng, bắt đầu từ ngày mất.
• Hạn nộp: ngày 15 của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm thuế. Di sản dùng năm dương lịch nộp chậm nhất vào ngày 15 tháng 4.
• Gia hạn: Form 7004 tự động gia hạn việc nộp tờ khai, không gia hạn việc nộp thuế. Gia hạn 5½ tháng; tiền lãi tính trên số thuế chưa nộp từ hạn ban đầu.
• Tờ khai cuối: di sản nộp cho đến khi tài sản được phân chia hết. Nếu việc thanh lý kéo dài quá mức, IRS vẫn có thể coi di sản đã kết thúc.

Khi nào người thừa kế nhận Schedule K-1, và ai trả thuế trên thu nhập của di sản?

Thu nhập mà di sản phân chia, hoặc phải phân chia, bị đánh thuế cho người thừa kế, những người nhận Schedule K-1; thu nhập di sản giữ lại bị đánh thuế cho di sản. Cùng một khoản thu nhập không bị đánh thuế hai lần (Publication 559).

• Người thi hành di chúc đưa mỗi người thụ hưởng một K-1 chậm nhất vào hạn nộp của Form 1041 (ngày đã gia hạn nếu đã nộp Form 7004), và cần mã số thuế của từng người thụ hưởng để làm việc này.
• Người thừa kế khai thu nhập K-1 trong năm thuế của chính họ mà năm thuế của di sản kết thúc, nên di sản dùng năm tài chính có thể đẩy thu nhập sang năm sau.
• Người thi hành di chúc có thể chọn, trên Form 1041 nộp chậm nhất vào hạn (kể cả thời gian gia hạn), coi các khoản chi trả trong vòng 65 ngày sau khi năm của di sản kết thúc là đã chi trong năm đó.
• Thu nhập được phân chia giữ nguyên loại của nó: cổ tức vẫn là cổ tức trên tờ khai của người thừa kế.
• Lãi vốn thường ở lại với di sản. Chúng chỉ chuyển cho người thừa kế khi khoản lãi thực sự được phân chia, được phân bổ vào thu nhập theo di chúc hoặc luật địa phương, hoặc được dùng để xác định số tiền chi trả.
• Một món quà cụ thể bằng tiền hoặc tài sản được trả trong ba kỳ trở xuống thường không phải là thu nhập chịu thuế của người thừa kế.

Trong năm cuối của di sản, các khoản lỗ và khoản khấu trừ chưa dùng vượt quá thu nhập được chuyển qua ô 11 của K-1 cho người thừa kế nhận tài sản còn lại của di sản (hướng dẫn Form 1041).

Lỗ vốn chuyển sang năm sau và các khoản chuyển tiếp khác của người đã mất sẽ ra sao?

Khoản lỗ vốn chuyển sang năm sau hoặc lỗ hoạt động ròng của người đó chỉ dùng được trên Form 1040 cuối cùng. Phần còn lại sau tờ khai đó sẽ mất: không thể chuyển sang Form 1041 của di sản hoặc cho người thừa kế (Publication 559). Trên tờ khai chung cuối cùng, vợ/chồng còn sống tiếp tục chuyển sang năm sau phần lỗ thuộc về mình (Publication 550).

Lỗ vốn ròng chỉ bù được thu nhập khác trên tờ khai cuối cùng đến $3.000 ($1.500 nếu vợ chồng khai riêng), sau khi đã bù vào lãi vốn của người đó. Khoản lãi thực hiện trước khi mất có thể hấp thụ khoản lỗ chuyển tiếp lớn; khoản lãi di sản thực hiện sau đó thì không. Khoản lỗ thụ động bị hoãn thường được cho phép trên tờ khai cuối cùng, trừ đi phần nâng giá gốc mà người thừa kế nhận.

Khoản lỗ do chính di sản tích lũy thì khác: lỗ vốn chưa dùng và khoản lỗ chuyển tiếp của di sản, khi di sản kết thúc, được chuyển cho người thừa kế nhận tài sản còn lại, nếu di sản lẽ ra có thể dùng chúng sau này.

Quỹ tín thác sống có thể hủy ngang có nộp chung với di sản được không (lựa chọn section 645)?

Được, nếu người đó có thể hủy quỹ tín thác khi mất. Người quản lý quỹ và người thi hành di chúc (nếu có) có thể chọn theo section 645, trên Form 8855, để quỹ tín thác bị đánh thuế như một phần của di sản. Khi đó một Form 1041 bao gồm cả hai, dưới tên và EIN của di sản (hướng dẫn Form 1041; Về Form 8855).

• Hạn chót: Form 8855 đến hạn vào hạn nộp Form 1041 đầu tiên của di sản, kể cả thời gian gia hạn, dù di sản có quá ít thu nhập để phải nộp.
• Không thể hoàn tác: lựa chọn này không thể hủy khi đã thực hiện.
• Thời gian lựa chọn: từ lúc mất cho đến khi tất cả tài sản được phân chia, nhưng không muộn hơn ngày trước ngày kỷ niệm hai năm sau khi mất nếu không bắt buộc nộp Form 706 (lâu hơn nếu phải nộp).
• Mã số thuế mới: mọi quỹ tín thác sống đủ điều kiện đều cần mã số thuế mới sau khi người lập quỹ mất, dù có chọn hay không.
• Lợi ích có thể có: một tờ khai bao gồm cả hai, và thu nhập của quỹ tín thác có thể dùng quy tắc của di sản, như năm tài chính.

Nếu không có người thi hành di chúc được chỉ định, người quản lý quỹ nộp Form 1041 như thể quỹ tín thác là di sản, dưới mã số thuế mới của quỹ.

Cha mẹ tôi nhiều năm không nộp thuế: người thi hành di chúc có phải nộp bù không?

Có, cho mỗi năm trước đã đạt mức phải nộp tờ khai hoặc được hoàn thuế: người đại diện di sản nộp các tờ khai đó và trả số còn nợ từ di sản (Publication 559; IRS). Tờ khai cũng là cách duy nhất để đòi lại thuế đã khấu trừ từ tiền lương, lương hưu hoặc khoản rút từ IRA.

Hãy bắt đầu bằng bảng sao kê tiền lương và thu nhập qua Form 4506-T để xem các bên trả đã báo cáo gì và xác nhận năm nào chưa có tờ khai. Về số năm cần nộp, dựng lại hồ sơ và tiền phạt, xem nộp bù các tờ khai Hoa Kỳ chưa nộp. Nếu thư của IRS đã đề nghị đóng thêm thuế, xem phản hồi CP2000.

Ai trả nợ thuế IRS của người đã mất: di sản, người thi hành di chúc hay người thừa kế?

Di sản trả, từ tài sản của di sản, cả khoản thuế người đã mất còn nợ và thuế của chính di sản. Người thi hành di chúc hoặc người thừa kế có thể phải chịu trách nhiệm khi tài sản của di sản được chia ra trước khi IRS được trả (Publication 559).

Khi di sản không đủ trả mọi khoản nợ, các khoản nợ đối với Hoa Kỳ thường đứng đầu (31 U.S.C. 3713). Trách nhiệm cá nhân của người thi hành di chúc áp dụng ngay cả khi IRS chưa chính thức ấn định thuế, miễn là người thi hành di chúc biết hoặc lẽ ra phải biết về khoản thuế đó.

Người thi hành di chúc giới hạn rủi ro cá nhân thế nào trước khi chia hết mọi thứ (Form 4810 và Form 5495)?

Khi mọi tờ khai đã được nộp và thuế ghi trên đó đã được trả, có hai yêu cầu tùy chọn có thể rút ngắn thời gian IRS được ấn định thuế hoặc giải trừ trách nhiệm cá nhân cho người thi hành di chúc, trước lần phân chia cuối cùng (Publication 559):

Form 4810 không rút ngắn thời hạn nếu thu nhập khai thiếu hơn 25% tổng thu nhập trên tờ khai, hoặc nếu tờ khai sai sự thật hoặc gian lận; ngay cả khi đó, nó vẫn có thể miễn trách nhiệm cho người thi hành di chúc không biết về khoản thuế chưa trả. Form 5495 giải trừ cá nhân người thi hành di chúc, không phải di sản: IRS vẫn có thể thu từ tài sản di sản mà người thi hành di chúc đang giữ. Cho đến khi các thời hạn này kết thúc, thuế ấn định sau đó vẫn có thể rơi vào người thi hành di chúc đã chia hết mọi thứ.

Di sản có phải nộp thuế tạm tính hằng quý không?

Không trong hai năm đầu. Di sản không phải nộp thuế tạm tính cho bất kỳ năm thuế nào kết thúc dưới hai năm sau ngày mất (hướng dẫn Form 1041). Sau đó, di sản nộp như cá nhân, thường khi dự kiến nợ ít nhất $1.000 sau khấu trừ và tín thuế, dùng Form 1041-ES, trừ khi trong cả năm thuế 12 tháng trước đó không nợ thuế. Về các khoản nộp để tránh bị phạt, xem thuế nộp tạm tính theo quý.

Ngoại lệ hai năm này cũng áp dụng cho quỹ tín thác sống có thể hủy ngang nhận phần còn lại của di sản theo di chúc. Không bao giờ dùng Số An sinh Xã hội của người đã mất cho các khoản nộp tạm tính sau năm mất (Publication 559).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một người cha mất vào tháng 3

• Form 1040 cuối cùng: tiền lương và lương hưu của ông từ tháng 1 đến tháng 3, 20.000, ghi vào tờ khai cuối cùng, hạn nộp ngày 15 tháng 4 năm sau.
• Di sản, cùng năm: di sản có EIN. Di sản nhận 4.000 cổ tức và bán cổ phiếu cao hơn giá trị tại ngày mất 10.000. Tổng thu nhập 14.000 buộc phải nộp Form 1041.
• Phân chia: người thi hành di chúc trả mọi khoản thuế và chi phí, chia đều các tài sản còn lại, kể cả tiền bán cổ phiếu, cho hai người con, và đóng di sản. Vì khoản lãi đã thực sự được phân chia, thu nhập của di sản được chuyển ra: mỗi người con nhận một K-1 cho khoảng một nửa (2.000 cổ tức và 5.000 lãi vốn) và khai trên tờ khai của chính mình.

Một người mẹ có hai năm chưa nộp tờ khai

• Lá thư: sau khi bà mất, một thư của IRS nói bà nợ 4.000 trên thu nhập lương hưu (Form 1099-R) mà bà chưa khai. Người thi hành di chúc nộp Form 56 và yêu cầu bảng sao kê tiền lương và thu nhập qua Form 4506-T.
• Các tờ khai: bảng sao kê cho thấy hai năm có thu nhập nhưng không có tờ khai. Người thi hành di chúc nộp cả hai tờ khai, trong đó có khoản 4.000, và Form 1040 cuối cùng, và trả thuế, tiền lãi và tiền phạt từ di sản trước khi chia bất cứ thứ gì.
• Trước lần phân chia cuối cùng: người thi hành di chúc nộp Form 4810 và Form 5495. Nếu không có ngoại lệ nào áp dụng, IRS có 18 tháng kể từ khi nhận yêu cầu Form 4810 để ấn định thêm. Người thi hành di chúc giữ lại một khoản dự phòng cho đến khi cả hai thời hạn kết thúc.

Quỹ tín thác sống có thể hủy ngang và một di sản nhỏ

• Khi mất: một quỹ tín thác sống có thể hủy ngang nắm giữ căn nhà và một tài khoản môi giới 300.000; di sản nắm giữ một tài khoản ngân hàng 5.000. Quỹ tín thác nhận mã số thuế mới.
• Tờ khai đầu tiên: người quản lý quỹ và người thi hành di chúc nộp Form 8855 chậm nhất vào hạn nộp Form 1041 đầu tiên của di sản. Một Form 1041, dưới EIN của di sản, khai thu nhập của cả hai.
• Hai năm sau khi mất: không bắt buộc nộp Form 706, nên thời gian lựa chọn kết thúc vào ngày trước ngày kỷ niệm hai năm ngày mất, trừ khi mọi thứ được phân chia sớm hơn. Nếu quỹ tín thác tiếp tục sau đó, quỹ tự nộp Form 1041 khi bắt buộc.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Người đó mất khi sống ở Canada: xem tờ khai cuối cùng khi công dân Hoa Kỳ mất tại Canada.
• Người đã mất không phải công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ: tờ khai cuối cùng là Form 1040-NR nếu bắt buộc, và thuế di sản dùng Form 706-NA; hãy nhận hỗ trợ thuế cá nhân.
• Một di sản Canada nắm giữ tài sản tại Hoa Kỳ: xem thanh lý di sản xuyên biên giới.
• Người đó mất tại Canada (T1 cuối cùng và giấy chứng nhận giải trừ): xem thuế khi có người mất tại Canada.
• Nhiều năm chưa nộp tờ khai, hoặc đã có hóa đơn nợ của IRS: bắt đầu từ nộp bù các tờ khai Hoa Kỳ chưa nộp và nhận hỗ trợ thuế cá nhân.
• IRS đề nghị đóng thêm thuế cho người đã mất (CP2000): xem phản hồi thông báo underreporter.
• Di sản có thể không đủ trả nợ, hoặc phải phối hợp giữa quỹ tín thác và di sản: thứ tự thanh toán và lựa chọn section 645 mang rủi ro cá nhân và không thể hoàn tác; hãy nhận hỗ trợ thuế cá nhân.
• Di sản nắm giữ một quỹ hoặc phần hùn hợp danh: xem thừa kế phần góp trong một quỹ.
• Bạn thừa kế từ gia đình ở nước ngoài: xem quà tặng và tài sản thừa kế từ nước ngoài.
• Bạn thừa kế một RRSP, RRIF hoặc TFSA của Canada: xem thừa kế RRSP, RRIF hoặc TFSA của Canada khi là người Hoa Kỳ.
• Nhà của cha mẹ ở tiểu bang khác: xem ngưỡng nộp tờ khai tiểu bang cho người không cư trú.
• Vợ/chồng còn sống đang bán nhà: xem khoản loại trừ khi bán nhà.
• Người đó tặng cho khoản lớn trong năm mất: xem tờ khai thuế quà tặng và mức loại trừ hằng năm.