Form 1041 y el Form 1040 final: qué debe presentar un albacea

¿Qué declaraciones de impuestos presenta un albacea después de que fallece un padre o un cónyuge?

Después de un fallecimiento hay tres contribuyentes: la persona fallecida, la sucesión y los herederos. El albacea (el IRS lo llama «representante personal», término que incluye a cualquiera que esté a cargo de los bienes de la persona) presenta el Form 1040 final de la persona por el año del fallecimiento y por cualquier año anterior que nunca presentó. Un año necesita declaración si los ingresos brutos, la edad y el estado civil para efectos de la declaración de la persona cumplían el requisito de presentación, o si se quiere recuperar impuesto retenido, impuesto estimado pagado o un crédito (Publication 559). La sucesión presenta su propio Form 1041 cuando sus ingresos brutos llegan a $600. Los herederos declaran lo que la sucesión les transfiere.

El Form 706 es una declaración aparte. Para fallecimientos de este año es obligatorio cuando la sucesión bruta más las donaciones gravables ajustadas superan $15,000,000 (la cifra era menor en fallecimientos anteriores), o cuando el albacea quiere transferir la exclusión no usada al cónyuge sobreviviente (portabilidad) (instrucciones del Form 706). Una sucesión por debajo del umbral que presenta solo para la portabilidad tiene hasta el quinto aniversario del fallecimiento conforme a Rev. Proc. 2022-32.

Un caso deja de ser sencillo cuando la persona tenía años sin presentar o un saldo con el IRS, cuando las deudas pueden superar los bienes, cuando un fideicomiso revocable tiene la mayor parte de los bienes, cuando la persona tenía bienes en varios estados o países, o cuando un heredero vive en el extranjero (un beneficiario extranjero no residente exige el Form 1041 sin importar los ingresos de la sucesión).

Reúna primero: el certificado de defunción, las cartas testamentarias del tribunal (el documento del tribunal de sucesiones que nombra al albacea) u otra prueba del nombramiento, las últimas tres declaraciones presentadas de la persona, las transcripciones del IRS, todos los W-2 y 1099 del año del fallecimiento, los valores de cada bien a la fecha del fallecimiento, los formularios de beneficiarios de IRA y seguros de vida, y cualquier documento del fideicomiso.

¿Quién firma el 1040 final y puede un cónyuge sobreviviente seguir presentando una declaración conjunta?

Un representante personal nombrado por el tribunal firma la declaración final. Un cónyuge sobreviviente puede presentar una declaración conjunta por el año del fallecimiento, firmando junto con el representante, o presentar solo si no se nombró a ningún representante a más tardar en la fecha de vencimiento (Publication 559).

• Escriba «DECEASED», el nombre y la fecha del fallecimiento en la parte superior de la declaración.
• En una declaración conjunta sin representante, el cónyuge firma y escribe «Filing as surviving spouse».
• Sin representante ni cónyuge, la persona a cargo de los bienes del fallecido firma como «personal representative».
• Un cónyuge que se volvió a casar antes de que terminara el año del fallecimiento no puede presentar de forma conjunta con la persona fallecida; la declaración final es entonces de casado que presenta por separado.
• Un representante nombrado por el tribunal puede revocar una declaración conjunta que el cónyuge presentó solo, presentando una declaración separada dentro de un año después de su fecha de vencimiento, incluidas las prórrogas.

Una declaración conjunta convierte el impuesto de ambos cónyuges en una responsabilidad compartida, así que el representante y el cónyuge deben ponerse de acuerdo antes de presentar. Durante los dos años posteriores al año del fallecimiento, un cónyuge sobreviviente que no se haya vuelto a casar y mantenga un hogar para un hijo dependiente puede presentar como cónyuge sobreviviente calificado, con las tasas de la declaración conjunta.

El Form 1310 reclama un reembolso de una persona fallecida. No hace falta cuando un cónyuge sobreviviente presenta una declaración conjunta, ni cuando un representante nombrado por el tribunal presenta la declaración original con una copia del certificado del tribunal adjunta. Cualquier otra persona que reclame el reembolso, y un representante que presente una declaración enmendada, adjunta el Form 1310 (acerca del Form 1310; Publication 559). No adjunte el certificado de defunción a la declaración; guárdelo por si el IRS lo pide.

¿Cómo le aviso al IRS que soy el albacea y cómo obtengo declaraciones antiguas y transcripciones?

Presente el Form 56 para avisar al IRS que usted actúa en nombre de la persona y de la sucesión, tan pronto como tenga el EIN de la sucesión (Publication 559; acerca del Form 56). El aviso sigue vigente hasta que presente otro Form 56 que lo termine.

Para obtener los registros, envíe la solicitud con el nombre de la persona, su último domicilio y su número de Seguro Social, una copia del certificado de defunción, y las cartas testamentarias aprobadas por el tribunal o el Form 56 (con una copia de las cartas que haya emitido el tribunal) (solicite información de una persona fallecida):

Quizás también deba cambiar el domicilio registrado de la persona para que las cartas del IRS le lleguen a usted: Form 8822 con el Form 56 (o el Form 2848) adjunto.

¿Qué ingresos van en la declaración final y cuáles en la sucesión o con los herederos?

El Form 1040 final declara los ingresos que la persona recibió hasta la fecha del fallecimiento, si declaraba los ingresos cuando los recibía (el método de efectivo), como hace la mayoría. Los ingresos que había ganado pero aún no había recibido son «ingresos con respecto a un fallecido» (income in respect of a decedent) y los grava quien los reciba: la sucesión o un beneficiario que los reciba directamente (Publication 559).

Dos trampas. Primero, los bienes heredados por lo general toman su valor al momento del fallecimiento como nueva base fiscal, pero ese aumento de base no se aplica a los ingresos con respecto a un fallecido, de modo que una IRA tradicional heredada sigue siendo gravable cuando se retira (26 U.S.C. 1014(c)). Segundo, un 1099 emitido a nombre de la persona puede mezclar ingresos de antes y de después del fallecimiento; el albacea los divide entre la declaración final y la sucesión.

Los gastos funerarios no son deducibles en el Form 1040 final ni en el Form 1041. Las facturas médicas que la sucesión paga dentro del año posterior al fallecimiento pueden deducirse en la declaración de la persona del año en que se incurrieron, si detalla deducciones, con una declaración que renuncie a la deducción en el Form 706 (use el Form 1040-X para un año anterior) (Publication 559).

¿La sucesión necesita su propio EIN y Form 1041, y cuándo vence?

Por lo general sí, como uno de los primeros pasos del albacea, porque los bancos y corredores deben informar los ingresos posteriores al fallecimiento con el número de la sucesión, no con el número de Seguro Social de la persona (Publication 559). Un EIN solicitado en línea por lo general se emite de inmediato. Los ingresos de bienes que pasan directamente a un copropietario sobreviviente o a un beneficiario designado se declaran con el número de esa persona; si en la sucesión no queda nada que genere ingresos, puede que no haya un Form 1041 que presentar.

Una sucesión nacional debe presentar el Form 1041 por cualquier año fiscal con ingresos brutos de $600 o más, o con un beneficiario que sea extranjero no residente (instrucciones del Form 1041).

• Año fiscal: el albacea lo elige en la primera declaración. Puede ser el año calendario o cualquier período que termine el último día de un mes, de no más de 12 meses, que comience con el fallecimiento.
• Fecha de vencimiento: el día 15 del cuarto mes después del cierre del año fiscal. Una sucesión de año calendario presenta a más tardar el 15 de abril.
• Form 7004. Prórroga de 5½ meses automática para presentar, no para pagar; los intereses corren sobre el impuesto no pagado desde la fecha de vencimiento original.
• Última declaración: la sucesión presenta hasta que se distribuyan los bienes. Si la liquidación se alarga sin razón, el IRS puede considerar terminada la sucesión de todos modos.

¿Cuándo reciben los herederos un Schedule K-1 y quién paga el impuesto sobre los ingresos de la sucesión?

Los ingresos que la sucesión distribuye, o debe distribuir, se gravan a los herederos, que reciben un Schedule K-1; los ingresos que la sucesión retiene se gravan a la sucesión. Los mismos ingresos no se gravan dos veces (Publication 559).

• El albacea entrega a cada beneficiario un K-1 a más tardar en la fecha de vencimiento del Form 1041 (la fecha prorrogada, si se presentó el Form 7004), y necesita el número de identificación fiscal de cada beneficiario para hacerlo.
• Los herederos declaran los ingresos del K-1 en su propio año fiscal en el que termina el año fiscal de la sucesión, por lo que una sucesión con año fiscal no calendario puede trasladar los ingresos al año siguiente.
• El albacea puede elegir, en un Form 1041 presentado a más tardar en su fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas), tratar los pagos hechos dentro de los 65 días posteriores al cierre del año de la sucesión como hechos en ese año.
• Los ingresos distribuidos conservan su tipo: los dividendos siguen siendo dividendos en la declaración del heredero.
• Las ganancias de capital por lo general se quedan en la sucesión. Pasan a los herederos solo cuando la ganancia se distribuye de hecho, se asigna a los ingresos conforme al testamento o la ley local, o se usa para fijar el pago.
• Un legado específico de dinero o bienes pagado en tres cuotas o menos por lo general no es ingreso gravable para el heredero.

En el último año de la sucesión, las pérdidas y deducciones no usadas que superan los ingresos pasan en la casilla 11 del K-1 a los herederos que reciben los bienes restantes de la sucesión (instrucciones del Form 1041).

¿Qué pasa con la pérdida de capital y otros arrastres de la persona fallecida?

Un arrastre de pérdida de capital o una pérdida operativa neta que tenía la persona solo puede usarse en el Form 1040 final. Lo que quede después de esa declaración se pierde: no puede pasar al Form 1041 de la sucesión ni a los herederos (Publication 559). En una declaración final conjunta, el cónyuge sobreviviente sigue arrastrando la parte de la pérdida que era suya (Publication 550).

Una pérdida neta de capital compensa otros ingresos en la declaración final solo hasta $3,000 ($1,500 si es casado que presenta por separado), después de compensar las ganancias de capital de la persona. Las ganancias realizadas antes del fallecimiento pueden absorber un arrastre grande; las ganancias que la sucesión realice después no pueden. Las pérdidas pasivas suspendidas por lo general se permiten en la declaración final, reducidas por cualquier aumento de base fiscal que reciba el heredero.

Las pérdidas que genera la propia sucesión son distintas: la pérdida de capital no usada y los arrastres de pérdidas de la sucesión pasan, al terminar esta, a los herederos que reciben sus bienes restantes, si la sucesión hubiera podido usarlos más adelante.

¿Un fideicomiso revocable en vida puede presentar junto con la sucesión (la elección de la sección 645)?

Sí, si la persona podía revocar el fideicomiso cuando falleció. Su fiduciario y el albacea (si lo hay) pueden elegir, conforme a la sección 645 y en el Form 8855, que el fideicomiso tribute como parte de la sucesión. Un solo Form 1041 cubre entonces a ambos con el nombre y el EIN de la sucesión (instrucciones del Form 1041; acerca del Form 8855).

• Fecha límite: el Form 8855 vence en la fecha de vencimiento del primer Form 1041 de la sucesión, incluida una prórroga, aunque la sucesión tenga muy pocos ingresos para presentar.
• No se puede deshacer: la elección es irrevocable una vez hecha.
• Período de la elección: desde el fallecimiento hasta que se distribuyan todos los bienes, pero a más tardar el día anterior a los dos años del fallecimiento si no se requiere el Form 706 (más tiempo si se requiere).
• Nuevo número de identificación fiscal: todo fideicomiso revocable calificado necesita su propio número nuevo después del fallecimiento, elija o no la opción.
• Por qué puede ayudar: una sola declaración cubre a ambos, y los ingresos del fideicomiso pueden usar las reglas de la sucesión, como un año fiscal no calendario.

Si no se nombra a un albacea, el fiduciario presenta el Form 1041 como si el fideicomiso fuera la sucesión, con el nuevo número de identificación fiscal del fideicomiso.

Mi padre o madre nunca presentó impuestos durante varios años: ¿debe presentarlos el albacea?

Sí, por cada año anterior que cumplía el requisito de presentación o que da derecho a un reembolso: el representante personal presenta esas declaraciones y paga cualquier saldo con los bienes de la sucesión (Publication 559; IRS). Una declaración también es la única forma de recuperar el impuesto retenido de salarios, pensiones o pagos de una IRA.

Empiece con las transcripciones de salarios e ingresos mediante el Form 4506-T para ver qué informaron los pagadores y confirmar qué años no tienen declaración. Para saber cuántos años presentar, cómo reconstruir los registros y las multas, consulte cómo ponerse al día con declaraciones de EE. UU. sin presentar. Si una carta del IRS ya propone más impuesto, consulte cómo responder a un CP2000.

¿Quién paga la deuda con el IRS de una persona fallecida: la sucesión, el albacea o los herederos?

La sucesión paga, con sus bienes, tanto el impuesto que debía la persona fallecida como su propio impuesto. El albacea o un heredero puede resultar responsable cuando se entregan bienes de la sucesión antes de pagar al IRS (Publication 559).

Cuando una sucesión no puede pagar todas sus deudas, las deudas con Estados Unidos por lo general van primero (31 U.S.C. 3713). La exposición personal del albacea se aplica aunque el IRS no haya determinado formalmente el impuesto, siempre que el albacea lo supiera o debiera haberlo sabido.

¿Cómo limita un albacea su riesgo personal antes de repartirlo todo (Forms 4810 y 5495)?

Una vez presentadas todas las declaraciones y pagado el impuesto que muestran, dos solicitudes opcionales pueden acortar el plazo del IRS para determinar impuestos o liberar personalmente al albacea, antes de la distribución final (Publication 559):

El Form 4810 no acorta el plazo si los ingresos declarados se subdeclararon en más de 25% de los ingresos brutos de la declaración, o si la declaración fue falsa o fraudulenta; incluso así, puede liberar a un albacea que no sabía del impuesto sin pagar. El Form 5495 libera personalmente al albacea, no a la sucesión: el IRS aún puede cobrar de los bienes de la sucesión que el albacea tiene. Hasta que se cierren estos plazos, el impuesto determinado más adelante aún puede recaer sobre un albacea que haya distribuido todo.

¿La sucesión tiene que hacer pagos trimestrales de impuestos estimados?

No en sus primeros dos años. Una sucesión no paga impuesto estimado por ningún año fiscal que termine menos de dos años después de la fecha del fallecimiento (instrucciones del Form 1041). Después paga como una persona, por lo general cuando espera deber al menos $1,000 después de retenciones y créditos, con el Form 1041-ES, salvo que no haya debido impuesto en todo su año fiscal anterior de 12 meses. Para los pagos que evitan una multa, consulte pagos trimestrales de impuestos estimados.

La misma excepción de dos años cubre a un fideicomiso revocable que recibe lo que queda de la sucesión según el testamento. Nunca use el número de Seguro Social de la persona para pagos estimados después del año del fallecimiento (Publication 559).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Un padre fallece en marzo

• Form 1040 final: sus salarios y su pensión de enero a marzo, 20,000, van en su declaración final, que vence el 15 de abril del año siguiente.
• Sucesión, el mismo año: la sucesión obtiene un EIN. Recibe 4,000 en dividendos y vende acciones por 10,000 más que su valor a la fecha del fallecimiento. Los ingresos brutos de 14,000 exigen el Form 1041.
• Distribución: el albacea paga todos los impuestos y gastos, distribuye por partes iguales a dos hijos los bienes restantes, incluido el producto de la venta, y cierra la sucesión. Como la ganancia se distribuyó de hecho, los ingresos de la sucesión pasan a los hijos: cada uno recibe un K-1 por cerca de la mitad (2,000 de dividendos y 5,000 de ganancia de capital) y lo declara en su propia declaración.

Una madre con dos años sin presentar

• La carta: después de su fallecimiento, una carta del IRS dice que debe 4,000 por ingresos de pensión (Form 1099-R) que nunca declaró. El albacea presenta el Form 56 y solicita transcripciones de salarios e ingresos con el Form 4506-T.
• Las declaraciones: las transcripciones muestran dos años con ingresos y sin declaración. El albacea presenta ambas declaraciones, que muestran los 4,000, y el Form 1040 final, y paga el impuesto, los intereses y las multas con los bienes de la sucesión antes de distribuir algo.
• Antes de la distribución final: el albacea presenta el Form 4810 y el Form 5495. Si no aplica ninguna excepción, el IRS tiene 18 meses desde que recibe la solicitud del Form 4810 para determinar más impuesto. El albacea retiene una reserva hasta que se cierren ambos plazos.

Un fideicomiso revocable y una sucesión pequeña

• Al fallecer: un fideicomiso revocable tiene la casa y una cuenta de corretaje de 300,000; la sucesión tiene una cuenta bancaria de 5,000. El fideicomiso obtiene un nuevo número de identificación fiscal.
• Primera declaración: el fiduciario y el albacea presentan el Form 8855 a más tardar en la fecha de vencimiento del primer Form 1041 de la sucesión. Un solo Form 1041, con el EIN de la sucesión, declara los ingresos de ambos.
• Dos años después del fallecimiento: no se requiere el Form 706, así que el período de la elección termina el día anterior al segundo aniversario del fallecimiento, salvo que todo se distribuya antes. Si el fideicomiso continúa después, presenta su propio Form 1041 cuando se requiera.

¿Su caso es distinto?

• La persona falleció viviendo en Canadá: consulte declaraciones finales cuando un ciudadano de EE. UU. fallece en Canadá.
• La persona fallecida no era ciudadana ni residente de EE. UU.: la declaración final es el Form 1040-NR si se requiere una, y el impuesto sobre sucesiones usa el Form 706-NA; obtenga ayuda con impuestos personales.
• Una sucesión canadiense tiene bienes en EE. UU.: consulte cómo liquidar una sucesión a ambos lados de la frontera.
• El fallecimiento ocurrió en Canadá (T1 final y certificado de liberación): consulte impuestos cuando alguien fallece en Canadá.
• Varios años nunca se presentaron, o ya existe una deuda con el IRS: empiece con cómo ponerse al día con declaraciones de EE. UU. sin presentar y obtenga ayuda con impuestos personales.
• El IRS propuso más impuesto a la persona fallecida (CP2000): consulte cómo responder a un aviso por ingresos no declarados.
• Es posible que la sucesión no cubra sus deudas, o que deban coordinarse un fideicomiso y una sucesión: el orden de pago y la elección de la sección 645 implican riesgo personal y no se pueden deshacer; obtenga ayuda con impuestos personales.
• La sucesión tiene una participación en un fondo o en una sociedad: consulte cómo heredar una participación en un fondo.
• Heredó de familiares en el extranjero: consulte donaciones y herencias del extranjero.
• Heredó un RRSP, un RRIF o una TFSA de Canadá: consulte cómo heredar un RRSP, un RRIF o una TFSA de Canadá siendo persona de EE. UU..
• La casa del padre o la madre está en otro estado: consulte umbrales de declaración de no residentes por estado.
• Un cónyuge sobreviviente vende la vivienda: consulte la exclusión por la venta de una vivienda.
• La persona hizo donaciones grandes en el año del fallecimiento: consulte declaraciones del impuesto sobre donaciones y la exclusión anual.