Form 1041 e Form 1040 final: o que o inventariante entrega nos EUA

Quais declarações o inventariante entrega depois da morte de um dos pais ou do cônjuge?

Depois de uma morte, há três contribuintes: a pessoa que morreu, o espólio e os herdeiros. O inventariante (o IRS usa “personal representative”, que inclui quem responde pelos bens da pessoa) entrega o Form 1040 final da pessoa para o ano do óbito e para qualquer ano anterior que ela nunca declarou. Um ano exige declaração se a renda bruta, a idade e o status de declaração da pessoa atingiam o requisito de entrega, ou para recuperar imposto retido, imposto estimado pago ou um crédito (Publication 559). O espólio entrega o seu próprio Form 1041 quando a renda bruta chega a $600. Os herdeiros informam o que o espólio repassa a eles.

O Form 706 é uma declaração separada. Para mortes neste ano, ele é exigido quando o patrimônio bruto (gross estate) mais as doações tributáveis ajustadas passam de $15.000.000 (o valor era menor para mortes anteriores), ou quando o inventariante quer repassar ao cônjuge sobrevivente a parte não usada da exclusão (portability) (instruções do Form 706). Um espólio abaixo do limite que entrega apenas para a portability tem até o quinto aniversário do falecimento, conforme a Rev. Proc. 2022-32.

O caso deixa de ser simples quando a pessoa tinha anos sem declaração ou um saldo devedor no IRS, quando as dívidas podem superar os bens, quando um trust revogável detém a maior parte do patrimônio, quando a pessoa tinha bens em vários estados ou países, ou quando um herdeiro mora no exterior (um beneficiário estrangeiro não residente exige o Form 1041, seja qual for a renda do espólio).

Reúna primeiro: a certidão de óbito, o alvará do inventariante (letters testamentary, o documento do tribunal de inventário que nomeia o inventariante) ou outra prova de nomeação, as três últimas declarações entregues da pessoa, as transcrições do IRS, todos os W-2 e 1099 do ano do óbito, os valores de cada bem na data do óbito, os formulários de beneficiários de IRA e de seguro de vida, e qualquer documento de trust.

Quem assina o 1040 final, e o cônjuge sobrevivente ainda pode entregar em conjunto?

Um representante pessoal nomeado pelo tribunal assina a declaração final. O cônjuge sobrevivente pode entregar uma declaração conjunta para o ano do óbito, assinando com o representante, ou sozinho se nenhum representante tiver sido nomeado até o vencimento (Publication 559).

• Escreva “DECEASED”, o nome e a data do óbito no alto da declaração.
• Em uma declaração conjunta sem representante, o cônjuge assina e escreve “Filing as surviving spouse”.
• Sem representante e sem cônjuge, quem responde pelos bens da pessoa falecida assina como “personal representative”.
• O cônjuge que se casou de novo antes do fim do ano do óbito não pode entregar em conjunto com a pessoa que morreu; a declaração final passa a ser a de casado entregando separadamente.
• Um representante nomeado pelo tribunal pode revogar uma declaração conjunta que o cônjuge entregou sozinho, entregando uma declaração separada em até um ano após o vencimento dela, incluindo as prorrogações.

Uma declaração conjunta torna o imposto dos dois cônjuges uma responsabilidade compartilhada, então o representante e o cônjuge devem concordar com ela antes de entregar. Nos dois anos seguintes ao ano do óbito, o cônjuge sobrevivente que não se casou de novo e mantém uma casa para um filho dependente pode entregar como cônjuge sobrevivente qualificado (qualifying surviving spouse), com as alíquotas da declaração conjunta.

O Form 1310 pede a restituição de uma pessoa falecida. Ele não é necessário quando o cônjuge sobrevivente entrega uma declaração conjunta, nem quando um representante nomeado pelo tribunal entrega a declaração original com uma cópia do certificado do tribunal anexada. Qualquer outra pessoa que peça a restituição, e um representante que entrega uma declaração retificadora, anexa o Form 1310 (sobre o Form 1310; Publication 559). Não anexe a certidão de óbito à declaração; guarde-a para o caso de o IRS pedir.

Como aviso o IRS de que sou o inventariante e obtenho declarações e transcrições antigas?

Entregue o Form 56 para avisar o IRS de que você age em nome da pessoa e do espólio, assim que tiver o EIN do espólio (Publication 559; sobre o Form 56). O aviso vale até você entregar outro Form 56 que o encerre.

Para obter os registros, envie o pedido com o nome, o último endereço e o Social Security number da pessoa, uma cópia da certidão de óbito e o alvará aprovado pelo tribunal ou o Form 56 (com uma cópia de qualquer alvará emitido pelo tribunal) (solicite informações de uma pessoa falecida):

Talvez você também precise mudar o endereço registrado da pessoa para que as cartas do IRS cheguem a você: Form 8822 com o Form 56 (ou o Form 2848) anexado.

Qual renda vai na declaração final, e qual vai para o espólio ou para os herdeiros?

O Form 1040 final informa a renda que a pessoa recebeu até a data do óbito, se ela declarava a renda quando a recebia (regime de caixa, ou cash method), como a maioria das pessoas. A renda que ela tinha ganhado, mas ainda não recebido, é “income in respect of a decedent” (renda devida a uma pessoa falecida) e é tributada de quem a recebe: o espólio, ou um beneficiário que a recebe diretamente (Publication 559).

Duas armadilhas. Primeira: os bens herdados, em geral, recebem como novo custo-base (basis) o valor na data do óbito, mas esse ajuste (step-up) não vale para income in respect of a decedent, então um IRA tradicional herdado continua tributável quando sacado (26 U.S.C. 1014(c)). Segunda: um 1099 emitido em nome da pessoa pode misturar renda de antes e de depois do óbito; o inventariante a divide entre a declaração final e o espólio.

As despesas de funeral não são dedutíveis no Form 1040 final nem no Form 1041. As contas médicas que o espólio paga em até um ano após o óbito podem ser deduzidas na declaração da pessoa para o ano em que foram incorridas, se ela detalhar as deduções, com uma declaração que renuncie à dedução no Form 706 (use o Form 1040-X para um ano anterior) (Publication 559).

O espólio precisa do próprio EIN e do Form 1041, e quando vence?

Em geral, sim, como um dos primeiros passos do inventariante, porque bancos e corretoras devem informar a renda depois do óbito com o número do espólio, e não com o Social Security number da pessoa (Publication 559). Um EIN pedido online costuma ser emitido na hora. A renda de bens que passam direto a um coproprietário sobrevivente ou a um beneficiário indicado é informada com o número dessa pessoa; se nada que restou no espólio gerar renda, pode não haver Form 1041 a entregar.

Um espólio nacional (domestic estate) deve entregar o Form 1041 para qualquer ano fiscal com renda bruta de $600 ou mais, ou com um beneficiário que seja estrangeiro não residente (instruções do Form 1041).

• Ano fiscal: o inventariante o escolhe na primeira declaração. Pode ser o ano-calendário ou qualquer período que termine no último dia de um mês, com no máximo 12 meses, começando na data do óbito.
• Vencimento: o 15º dia do quarto mês após o fim do ano fiscal. Um espólio com ano-calendário entrega até 15 de abril.
• Prorrogação: o Form 7004 dá uma prorrogação automática de prorrogação de 5½ meses para entregar, não para pagar; os juros correm sobre o imposto não pago desde o vencimento original.
• Última declaração: o espólio entrega até que os bens sejam distribuídos. Se a liquidação se arrastar de forma excessiva, o IRS pode tratar o espólio como encerrado mesmo assim.

Quando os herdeiros recebem um Schedule K-1, e quem paga imposto sobre a renda do espólio?

A renda que o espólio distribui, ou deve distribuir, é tributada dos herdeiros, que recebem um Schedule K-1; a renda que o espólio retém é tributada do espólio. A mesma renda não é tributada duas vezes (Publication 559).

• O inventariante entrega a cada beneficiário um K-1 até o vencimento do Form 1041 (a data prorrogada, se o Form 7004 foi entregue), e precisa do número de identificação fiscal de cada beneficiário para isso.
• Os herdeiros informam a renda do K-1 no ano fiscal deles em que termina o ano fiscal do espólio, então um espólio com exercício fiscal pode empurrar a renda para o ano seguinte.
• O inventariante pode optar, em um Form 1041 entregue até o vencimento (incluindo prorrogações), por tratar os pagamentos feitos em até 65 dias após o fim do ano do espólio como feitos nesse ano.
• A renda distribuída mantém o seu tipo: dividendos continuam sendo dividendos na declaração do herdeiro.
• Os ganhos de capital geralmente ficam com o espólio. Só passam aos herdeiros quando o ganho é de fato distribuído, atribuído à renda pelo testamento ou pela lei local, ou usado para definir o valor pago.
• Um legado específico em dinheiro ou bens, pago em até três parcelas, em geral não é renda tributável do herdeiro.

No último ano do espólio, os prejuízos e as deduções não usados que superam a renda passam, na caixa 11 do K-1, aos herdeiros que recebem os bens restantes do espólio (instruções do Form 1041).

O que acontece com o prejuízo de capital e outros valores a levar adiante da pessoa falecida?

Um prejuízo de capital a levar adiante ou um prejuízo operacional líquido (net operating loss) da pessoa só pode ser usado no Form 1040 final. O que sobrar depois dessa declaração se perde: não passa ao Form 1041 do espólio nem aos herdeiros (Publication 559). Em uma declaração final conjunta, o cônjuge sobrevivente continua levando adiante a parte do prejuízo que era dele (Publication 550).

Um prejuízo de capital líquido compensa outras rendas na declaração final apenas até $3.000 ($1.500 se casado entregando separadamente), depois de compensar os ganhos de capital da pessoa. Ganhos realizados antes do óbito podem absorver um prejuízo grande a levar adiante; ganhos que o espólio realizar depois não podem. Prejuízos passivos suspensos geralmente são permitidos na declaração final, reduzidos por qualquer ajuste de custo-base (step-up) que o herdeiro receba.

Os prejuízos que o próprio espólio acumula são diferentes: o prejuízo de capital não usado e os prejuízos a levar adiante do espólio passam, quando ele termina, aos herdeiros que recebem os bens restantes, se o espólio pudesse tê-los usado depois.

Um trust revogável em vida pode entregar junto com o espólio (a opção da seção 645)?

Sim, se a pessoa podia revogar o trust quando morreu. O administrador (trustee) do trust e o inventariante (se houver) podem optar, pela seção 645, no Form 8855, por tributar o trust como parte do espólio. Um único Form 1041, com o nome e o EIN do espólio, cobre então os dois (instruções do Form 1041; sobre o Form 8855).

• Prazo: o Form 8855 vence na data de vencimento do primeiro Form 1041 do espólio, incluindo prorrogação, mesmo que o espólio tenha renda pequena demais para entregar.
• Não pode ser desfeita: a opção é irrevogável depois de feita.
• Período da opção: da data do óbito até a distribuição de todos os bens, mas no máximo até o dia anterior a dois anos após a morte se nenhum Form 706 for exigido (mais tempo se um for).
• Novo número fiscal: todo trust revogável qualificado precisa do seu próprio número de identificação fiscal novo depois da morte, tenha ou não feito a opção.
• Por que pode ajudar: uma declaração cobre os dois, e a renda do trust pode usar as regras do espólio, como o exercício fiscal.

Se nenhum inventariante for nomeado, o administrador do trust entrega o Form 1041 como se o trust fosse o espólio, com o novo número de identificação fiscal do trust.

Meu pai ou minha mãe nunca entregou declarações por anos: o inventariante precisa entregá-las?

Sim, para cada ano anterior que atendia ao requisito de entrega ou gerava restituição: o representante pessoal entrega essas declarações e paga qualquer saldo com os bens do espólio (Publication 559; IRS). A declaração também é a única forma de recuperar o imposto retido de salários, aposentadorias ou saques de IRA.

Comece com as transcrições de salários e rendimentos, pelo Form 4506-T, para ver o que os pagadores informaram e confirmar quais anos não têm declaração. Para saber quantos anos entregar, como reconstruir registros e sobre multas, veja como colocar em dia declarações atrasadas dos EUA. Se uma carta do IRS já propõe mais imposto, veja como responder a um CP2000.

Quem paga a dívida de uma pessoa falecida com o IRS: o espólio, o inventariante ou os herdeiros?

O espólio paga, com os próprios bens, tanto o imposto que a pessoa falecida devia quanto o imposto do próprio espólio. O inventariante ou um herdeiro pode se tornar responsável quando bens do espólio são entregues antes de o IRS ser pago (Publication 559).

Quando um espólio não consegue pagar todas as suas dívidas, as dívidas com os Estados Unidos geralmente vêm primeiro (31 U.S.C. 3713). A exposição pessoal do inventariante se aplica mesmo que o IRS ainda não tenha lançado o imposto formalmente, desde que o inventariante soubesse ou devesse saber dele.

Como o inventariante limita o risco pessoal antes de distribuir tudo (Forms 4810 e 5495)?

Depois que todas as declarações forem entregues e o imposto apurado for pago, dois pedidos opcionais podem encurtar o prazo do IRS para lançar o imposto ou liberar o inventariante da responsabilidade pessoal, antes da distribuição final (Publication 559):

O Form 4810 não encurta o prazo se a renda informada foi subdeclarada em mais de 25% da renda bruta da declaração, ou se a declaração foi falsa ou fraudulenta; mesmo nesse caso, ele pode liberar um inventariante que não sabia do imposto não pago. O Form 5495 libera o inventariante pessoalmente, não o espólio: o IRS ainda pode cobrar dos bens do espólio que o inventariante detém. Enquanto esses prazos não se encerrarem, o imposto lançado depois ainda pode recair sobre um inventariante que distribuiu tudo.

O espólio precisa fazer pagamentos trimestrais de imposto estimado?

Não nos primeiros dois anos. Um espólio não paga imposto estimado em nenhum ano fiscal que termine menos de dois anos após a data do óbito (instruções do Form 1041). Depois disso, ele paga como uma pessoa física, em geral quando espera dever pelo menos $1.000 depois das retenções e dos créditos, usando o Form 1041-ES, a menos que não tenha devido imposto em todo o ano fiscal anterior de 12 meses. Para os pagamentos que evitam multa, veja pagamentos trimestrais de imposto estimado.

A mesma exceção de dois anos vale para um trust revogável que recebe o que sobra do espólio pelo testamento. Nunca use o Social Security number da pessoa para pagamentos estimados depois do ano do óbito (Publication 559).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um pai morre em março

• Form 1040 final: os salários e a aposentadoria dele de janeiro a março, 20.000, vão na declaração final, que vence em 15 de abril do ano seguinte.
• Espólio, no mesmo ano: o espólio recebe um EIN. Ele recebe 4.000 de dividendos e vende ações por 10.000 a mais que o valor na data do óbito. A renda bruta de 14.000 exige o Form 1041.
• Distribuição: o inventariante paga todos os impostos e despesas, distribui os bens restantes, incluindo o produto da venda, em partes iguais a dois filhos, e encerra o espólio. Como o ganho foi de fato distribuído, a renda do espólio é repassada: cada filho recebe um K-1 de cerca da metade (2.000 de dividendos e 5.000 de ganho de capital) e informa isso na própria declaração.

Uma mãe com dois anos não declarados

• A carta: depois da morte dela, uma carta do IRS diz que ela deve 4.000 sobre rendimentos de aposentadoria (Form 1099-R) que nunca informou. O inventariante entrega o Form 56 e pede as transcrições de salários e rendimentos pelo Form 4506-T.
• As declarações: as transcrições mostram dois anos com renda e sem declaração. O inventariante entrega as duas declarações, que mostram os 4.000, e o Form 1040 final, e paga o imposto, os juros e as multas com os bens do espólio antes de distribuir qualquer coisa.
• Antes da distribuição final: o inventariante entrega o Form 4810 e o Form 5495. Se nenhuma exceção se aplicar, o IRS tem 18 meses a partir do recebimento do pedido do Form 4810 para lançar mais imposto. O inventariante mantém uma reserva até que as duas janelas se encerrem.

Um trust revogável e um espólio pequeno

• Na data do óbito: um trust revogável detém a casa e uma conta de corretora de 300.000; o espólio detém uma conta bancária de 5.000. O trust recebe um novo número de identificação fiscal.
• Primeira declaração: o administrador e o inventariante entregam o Form 8855 até o vencimento do primeiro Form 1041 do espólio. Um único Form 1041, com o EIN do espólio, informa a renda dos dois.
• Dois anos após a morte: nenhum Form 706 é exigido, então o período da opção termina no dia anterior ao segundo aniversário da morte, a menos que tudo seja distribuído antes. Se o trust continuar depois disso, ele entrega o próprio Form 1041 quando exigido.

E no seu caso?

• A pessoa morreu morando no Canadá: veja declarações finais quando um cidadão dos EUA morre no Canadá.
• A pessoa que morreu não era cidadã nem residente dos EUA: a declaração final é o Form 1040-NR, se exigida, e o imposto sobre herança usa o Form 706-NA; obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Um espólio canadense tem bens nos EUA: veja como liquidar um espólio entre os dois lados da fronteira.
• A morte ocorreu no Canadá (T1 final e certificado de quitação): veja impostos quando alguém morre no Canadá.
• Vários anos nunca foram entregues, ou já existe uma cobrança do IRS: comece por como colocar em dia declarações atrasadas dos EUA e obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• O IRS propôs mais imposto para a pessoa (CP2000): veja como responder a um aviso de renda não declarada.
• O espólio pode não cobrir as dívidas, ou um trust e um espólio precisam ser coordenados: a ordem de pagamento e a opção da seção 645 trazem risco pessoal e não podem ser desfeitas; obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• O espólio tem uma participação em um fundo ou em uma sociedade de pessoas: veja como herdar uma participação em um fundo.
• Você herdou de familiares no exterior: veja doações e heranças recebidas do exterior.
• Você herdou um RRSP, RRIF ou TFSA do Canadá: veja como herdar um RRSP, RRIF ou TFSA do Canadá sendo uma pessoa dos EUA.
• A casa do seu pai ou da sua mãe fica em outro estado: veja limites para declaração de não residente por estado.
• Um cônjuge sobrevivente vai vender a casa: veja a exclusão na venda da residência.
• A pessoa fez doações grandes no ano do óbito: veja declaração de imposto sobre doações e exclusão anual.