Método de efectivo o de acumulación en Canadá: qué permite la CRA

¿Puede un propietario único canadiense usar el método de efectivo en el T2125?

Por lo general, no. La CRA indica que los agricultores, los pescadores y los agentes de comisiones independientes pueden usar el método de efectivo o el de acumulación, y que todos los demás ingresos por trabajo independiente deben reportarse con el método de acumulación. Los ingresos de consultoría, oficios, comercio minorista y ventas en línea que se reportan en el T2125 (el formulario de ingresos del negocio dentro de su declaración personal) pertenecen a este segundo grupo.

El método de acumulación cuenta los ingresos en el año en que se ganan y los gastos en el año en que se incurren. El método de efectivo cuenta los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan, ya sea con tarjeta, e-transfer o cheque, y no solo con billetes y monedas. La regla de la CRA depende del tipo de ingreso. Sus páginas sobre métodos contables para ingresos de negocio no fijan un nivel de ventas por debajo del cual se permita el efectivo.

¿Dirige una corporación o una sociedad? La respuesta es menos clara: vea la sección sobre si una corporación o una sociedad puede elegir, más abajo. Los ingresos de alquiler siguen otra regla, en la última sección.

Un caso no es sencillo cuando:

• los libros se armaron con los depósitos bancarios, o su contador dice que los ingresos deben acumularse, y las declaraciones siguieron los depósitos.
• había facturas o cuentas sin pagar al cierre del año, sobre todo si eran de montos grandes.
• tiene inventario.
• el negocio es una corporación o una sociedad.
• tiene ingresos por comisiones y otros ingresos del negocio.
• los años anteriores ya se presentaron con el método de efectivo.

Cualquiera de estos puntos puede significar que hay que recalcular las declaraciones anteriores, no solo la próxima. Los años ya presentados, un cambio que requiere el permiso de la CRA y la contabilidad de una corporación son los puntos en que la revisión de un profesional importa.

Reúna sus facturas de venta con la fecha en que se pagó cada una, las facturas sin cobrar y las cuentas sin pagar de cada cierre de año, los conteos de inventario y sus declaraciones anteriores.

¿Qué significa el método de acumulación para los ingresos, los gastos y el inventario?

El método de acumulación cuenta lo que usted ganó y lo que debe, no lo que pasó por el banco. La CRA indica que los ingresos se reportan en el período fiscal en que se ganan, sin importar cuándo se reciban, y que los gastos se deducen en el período en que se incurren, los pague o no en ese momento. «Incurrir» suele significar que usted pagó el gasto o tendrá que pagarlo.

La Income Tax Act apunta en el mismo sentido. El ingreso del negocio es la utilidad del año (sección 9). Un monto por cobrar (dinero que sus clientes todavía le deben) por bienes vendidos o servicios prestados en el año se incluye aunque su vencimiento sea en un año posterior, salvo que el método que adoptó el contribuyente, y que se aceptó para efectos del impuesto sobre la renta, no lo exija (sección 12(1)(b)).

Para saber a qué año pertenece una venta de diciembre cobrada en enero, vea ventas de diciembre cobradas en enero. Para el dinero que se recibe antes de hacer el trabajo, vea anticipos de clientes.

Sobre el inventario, la CRA indica que debe listarse y contarse al final de cada período fiscal, y que debe usarse el mismo método de valuación todos los años (T4002, capítulo 2; métodos contables). La valuación y el costo de los bienes vendidos se explican en costo de los bienes vendidos de un propietario único.

¿Quién puede usar el método de efectivo en Canadá, y para qué ingresos?

En los ingresos por trabajo independiente, solo los agricultores, los pescadores y los agentes de comisiones independientes, y solo para ese ingreso. Todo lo demás es por acumulación.

Las páginas de la CRA no definen al «agente de comisiones independiente». La CRA indica que trata los ingresos por comisiones de trabajo independiente como parte del ingreso del negocio, y pide llevar el control de cuánto de su ingreso del negocio fue por comisiones (T4002, capítulo 2). Un revendedor que compra y vende bienes no debe dar por hecho que la excepción cubre ese ingreso. Si cree que está en el grupo de comisiones, reúna los contratos o los estados de cuenta que muestren cómo le pagan, y mantenga las comisiones separadas de los honorarios y de las ventas de productos.

El método de efectivo cubre solo los ingresos por comisiones. Los demás ingresos del negocio de la misma persona se llevan por acumulación, y la CRA indica que debe llevarse un juego de registros separado para cada método contable que se use (T4002, capítulo 1).

En la agricultura y la pesca, el método de efectivo es una elección que prevé la Income Tax Act (sección 28). Una vez que una declaración lo ha usado, los años siguientes se quedan con él, salvo que el Ministro acepte otro método. Si el negocio se lleva en conjunto con otras personas, la elección solo funciona si cada una de ellas también eligió el método de efectivo (sección 28(2)).

¿Puede una corporación o una sociedad elegir entre efectivo y acumulación?

Fuera de la agricultura y la pesca, ninguna página de la CRA da a una corporación la opción de usar efectivo, así que una corporación no debe suponer que la tiene. Las fuentes que sí se pronuncian se inclinan por la acumulación, y el resto es una pregunta que debe resolverse con un profesional.

La agricultura y la pesca son la excepción que muestra la ley. La sección 28 permite a un contribuyente elegir el método de efectivo para un negocio agrícola o pesquero, y el término «contribuyente» incluye a una corporación (sección 28; sección 248(1)).

Para una corporación, la ley incluye los montos por cobrar del año, salvo que un método aceptado no los exija (sección 12(1)(b)). El T2 parte de los estados financieros de la corporación. En general, su utilidad neta no es igual a la utilidad neta para efectos fiscales, y el Schedule 1 concilia ambas (guía del T2 de la CRA, capítulo 3). Si la contabilidad de su corporación se lleva con efectivo, quizá sus estados financieros de cierre necesiten ajustes por facturas sin cobrar, cuentas sin pagar e inventario antes de preparar el T2. Ninguna página de la CRA resuelve si una contabilidad en efectivo puede respaldar la declaración; resuélvalo con un profesional antes de presentar. Lo que el T2 necesita de los estados financieros se explica en estados financieros de cierre de año de una corporación, y la diferencia entre la utilidad contable y la fiscal, en ingreso fiscal frente a utilidad contable.

Para una sociedad, la CRA publica su página de métodos contables bajo empresas individuales y sociedades, y la ley calcula el ingreso de una sociedad como si fuera una persona separada residente en Canadá (sección 96(1)(a)). Eso apunta a la misma regla: acumulación, salvo que el ingreso sea de agricultura o pesca (efectivo solo si todos los miembros lo han elegido) o de comisiones. El texto de la página no menciona a las sociedades, así que esta es una lectura de las fuentes que debe confirmarse para su sociedad.

¿Puedo llevar los libros en efectivo y pedir a mi contador que los convierta al cierre del año?

A menudo sí, siempre que la declaración use el método correcto. La CRA no emite libros de registro ni sugiere ningún tipo de libros (CRA). La ley pide registros y libros de contabilidad en una forma que permita determinar el impuesto, incluido un inventario anual (sección 230(1)). La declaración debe seguir el método exigido, y los libros deben permitir determinar el impuesto.

Una conversión de cierre de año suele hacer tres cosas:

1. Ingresos: se parte de los cobros a clientes, se suman los montos por cobrar al cierre y se restan los montos por cobrar iniciales que ya se contaron en el año anterior.
2. Gastos: se parte de los pagos de costos deducibles del negocio, se suman los montos por pagar al cierre y se restan los montos por pagar iniciales que ya se dedujeron en el año anterior.
3. Bienes para la venta: se suma el inventario inicial a las compras del año y otros costos de los bienes, y luego se resta el inventario final para obtener el costo de los bienes vendidos. Vea costo de los bienes vendidos de un propietario único.

Dos trampas. Los libros armados con depósitos bancarios no son libros con método de efectivo: los depósitos pueden incluir préstamos y transferencias, y la reconstrucción se explica en reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta bancarios. Además, una opción o un reporte de «base de efectivo» en el software contable cambia cómo se muestran los libros, no el método que debe usar la declaración.

El trabajo crece con el número de facturas sin cobrar, cuentas sin pagar e inventario. Guarde los cuadros de conversión junto con los libros: muestran cómo se armó cada cifra de la declaración. Para decidir si lleva usted mismo los libros, vea llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.

¿Qué cambia para los profesionales con trabajo en proceso?

El ingreso de un profesional normalmente incluye el valor del trabajo en proceso al cierre del año. La CRA define el trabajo en proceso como los bienes o servicios que usted aún no terminó de entregar al final de su período fiscal.

Los honorarios profesionales del año se arman con lo que recibió en el año, más los montos por cobrar al cierre, más el valor del trabajo en proceso al cierre por el que no recibió nada en el año, menos las cuentas por cobrar del año anterior y el trabajo en proceso del año anterior. Por eso el trabajo sin facturar cuenta aunque no exista una factura.

La CRA usa la palabra «profesional», y la página no enumera quién lo es. Si su trabajo cuenta como profesional y qué valor asignar al trabajo sin terminar son preguntas que debe resolver con un profesional antes de presentar. Reúna los registros de tiempo y los encargos abiertos al cierre del año.

¿Cómo paso de efectivo a acumulación, o al revés?

De efectivo a acumulación se necesita permiso. La CRA indica que debe pedir permiso a su oficina de servicios tributarios, hacerlo por escrito antes de la fecha en que debe presentar su declaración del impuesto sobre la renta, y explicar en la carta por qué quiere el cambio. Para un trabajador independiente, la fecha de vencimiento de la declaración es, por lo general, 15 de junio.

De acumulación a efectivo solo pueden hacerlo quienes pueden usar el efectivo. La CRA indica que debe usar el método de efectivo en su próxima declaración. No menciona ningún paso de permiso en ese sentido.

En ambos sentidos, la primera declaración con el método nuevo debe incluir un estado que muestre cada ajuste hecho a los ingresos y a los gastos. Los dos métodos ponen los mismos dólares en años distintos, así que un cambio sin ajustes puede dejar montos sin contar o contados dos veces. Por ejemplo, pasar de efectivo a acumulación sin ajuste dejaría fuera del ingreso, en todos los años, las facturas sin cobrar al inicio del primer año con acumulación.

1. Confirme el sentido del cambio y si el efectivo estaba a su alcance.
2. Para pasar de efectivo a acumulación, escriba a la oficina de servicios tributarios antes del vencimiento de la declaración y explique el motivo.
3. En la fecha del cambio, haga una lista del dinero que le deben, las cuentas que usted debe y el inventario.
4. Presente la primera declaración con el método nuevo junto con el estado de ajustes.
5. Guarde la solicitud, las listas y el estado de ajustes con sus registros.

Si el efectivo nunca estuvo a su alcance, una solicitud de cambio no corresponde a su caso. La pregunta es si las declaraciones anteriores se armaron con efectivo.

¿Qué pasa si he reportado con el método de efectivo durante años?

Si el efectivo no estaba a su alcance y una declaración se armó con él, esa declaración siguió un método que las páginas de la CRA no permiten para ese ingreso. Entonces la pregunta es qué años recalcular con acumulación, y no una solicitud de permiso para un cambio.

Un método equivocado mueve ingresos entre años. Cuando las facturas sin cobrar crecieron año tras año, cada declaración reportó menos que la cifra por acumulación, y las facturas que siguen sin cobrarse al último cierre no han aparecido en ninguna declaración. Una corrección puede subir un año y bajar otro.

1. Haga una lista de los depósitos, las facturas sin cobrar, las cuentas sin pagar y el inventario de cada año.
2. Recalcule cada año con acumulación y compárelo con lo que se presentó.
3. Antes de modificar cualquier declaración presentada, defina qué años suman ingresos, cuáles los reducen y en qué orden presentarlos.

Una declaración individual presentada se modifica con «Change my return» en su cuenta de la CRA, con ReFILE en un software de impuestos certificado, o con el Form T1-ADJ por correo (CRA). Esa vía es para la T1 de una persona. Esta guía no cubre cómo se modifica un T2 o la declaración de una sociedad ya presentados, y la T1 de un socio también puede cambiar. No se puede emitir un reembolso por una solicitud de ajuste hecha más de 10 años calendario después del fin del año fiscal. Sumar ingresos a un año presentado puede aumentar el impuesto que se debe por ese año, y el programa de divulgación voluntaria de la CRA otorga alivio caso por caso a quienes se presentan por su cuenta.

El tiempo durante el cual la CRA puede emitir una nueva determinación sobre un año presentado depende del contribuyente y de las excepciones; vea hasta cuándo puede la CRA emitir una nueva determinación. Si la corrección suma ingresos a un año presentado, vea ingresos no declarados y divulgación voluntaria.

¿El método de efectivo o de acumulación cambia mi período fiscal o el GST/HST?

No. El método decide cuándo cuenta un dólar dentro del período fiscal. El período fiscal es el año del negocio, y es una elección aparte.

Los trabajadores independientes y las sociedades con un miembro individual, por lo general, deben usar un cierre de año al 31 de diciembre (T4002, capítulo 1; sección 249.1). Para elegir un cierre de año, vea elegir o cambiar el cierre del año.

El GST/HST no está ligado a su método de ingresos. El impuesto sobre un suministro gravable se debe en el primero de estos días: el día en que se paga la contraprestación o el día en que esta vence (Excise Tax Act, sección 168(1)), así que una factura sin pagar puede generar GST/HST antes de que le paguen. La CRA también indica a los agricultores que usan el método de efectivo que apliquen el método de acumulación para efectos del GST/HST. Vea período de reporte del GST/HST y año fiscal.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Un consultor factura en diciembre

Un consultor propietario único, con cierre de año al 31 de diciembre, termina el trabajo acordado y factura C$20,000 el 10 de diciembre. El cliente paga el 12 de enero. Con el método de acumulación, los C$20,000 son ingreso del año en que se hizo el trabajo y el monto quedó por cobrar, aunque el banco lo muestre al año siguiente. Una declaración armada con los depósitos lo pone en el año equivocado.

Un vendedor a comisión y un revendedor

Un vendedor a comisión independiente gana C$150,000 en comisiones y las reporta cuando las recibe. El método de efectivo está a su alcance para ese ingreso. Un revendedor que compra bienes y los vende, con C$150,000 en ventas, no puede usarlo: la regla para ese ingreso es la acumulación, y se cuenta el inventario al cierre del año.

Tres años de libros con base en depósitos

Un responsable contable lleva los libros de un propietario único con base en los depósitos durante tres años. El contador convierte cada año a acumulación. Solo ingresos. El negocio empezó en el Año 1, así que no había facturas sin cobrar al inicio:

El ingreso por acumulación es igual a los depósitos, más las facturas sin cobrar al cierre del año, menos las facturas sin cobrar del año anterior. Las cuentas sin pagar también necesitan ajustes iniciales y finales. En el inventario, las existencias iniciales aumentan el costo de los bienes vendidos y las finales lo reducen. Las tres declaraciones cambian, y en este ejemplo los C$15,000 que siguen sin cobrarse al cierre del Año 3 no han aparecido en ninguna de las tres declaraciones.

¿Su caso es distinto?

• Sus libros están en efectivo, su contador dice que los ingresos deben acumularse, las declaraciones anteriores usaron las fechas de los depósitos, o tiene varios años en efectivo con facturas grandes sin cobrar o con inventario: la conversión necesita las facturas sin cobrar, las cuentas sin pagar y el inventario de cada año, y una decisión sobre si cambian las declaraciones presentadas; una corrección puede aumentar el ingreso de un año presentado. Vea ayuda con la contabilidad y ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• La CRA le escribió sobre sus ingresos o su método contable: guarde la carta y defina los años y la vía de presentación antes de cambiar cualquier declaración. Vea ayuda con la contabilidad.
• Dirige una corporación y lleva los libros en efectivo: lo que el T2 necesita de los estados financieros se explica en estados financieros de cierre de año de una corporación; ninguna página de la CRA resuelve si una contabilidad en efectivo puede respaldar el T2, así que confírmelo antes de presentar. Vea ayuda con la contabilidad.
• Está en una sociedad: el método es una lectura de las fuentes que debe confirmarse para su sociedad, y la declaración de cada socio se ve afectada. Vea ayuda con la contabilidad y la primera declaración de una sociedad colectiva.
• Reporta ingresos de alquiler en el T776: la CRA indica que la mayoría de los ingresos de alquiler usan el método de acumulación, y que el efectivo se permite solo cuando casi no hay montos por cobrar ni gastos pendientes al cierre del año, y solo si el ingreso o la pérdida neta de alquiler sería casi igual con acumulación (CRA, ingresos de alquiler). Vea ingresos de alquiler; un alquiler de corto plazo puede ser ingreso del negocio, vea alquiler en Airbnb o ingreso del negocio.
• Un cliente nunca pagó una factura que usted contó como ingreso: vea dar de baja facturas de clientes sin pagar.
• Es un profesional con trabajo sin facturar: el trabajo sin terminar cuenta como ingreso, y qué valor asignarle es una pregunta que debe resolverse antes de presentar. Vea ayuda con la contabilidad.
• Un año presentado omitió ingresos: vea ingresos no declarados y divulgación voluntaria.
• También tiene un negocio en EE. UU.: vea efectivo o acumulación para un negocio pequeño en EE. UU..
• Vive en Quebec: esta guía cubre las reglas federales. Los residentes de Quebec también presentan una declaración de Quebec ante Revenu Québec, que esta guía no cubre.
• Quiere el panorama completo de los impuestos del trabajo independiente: vea cómo tributan los ingresos del trabajo independiente.