T1044 et T3010 : livres et déclarations des OSBL au Canada

Mon organisme est-il un OSBL ou un organisme de bienfaisance enregistré?

L'Agence du revenu du Canada (ARC) les traite comme deux entités différentes, et votre type détermine la déclaration à produire et les règles de tenue des registres à suivre. Un organisme de bienfaisance enregistré est enregistré auprès de l'ARC, émet des reçus officiels de dons et produit un T3010 chaque année. Une association canadienne enregistrée de sport amateur (ACESA), un organisme sportif enregistré auprès de l'ARC, produit le formulaire T2052 dans les six mois suivant la fin de son exercice, et non un T3010 ni un T1044 (paragraphe 149.1(14); T4117). Un organisme sans but lucratif (OSBL) est un club, une société ou une association qui n'est pas un organisme de bienfaisance, qui est constitué et exploité exclusivement pour le bien-être social, l'amélioration civique, le plaisir ou les loisirs, ou pour une autre fin que le profit, et dont aucun revenu n'est payable à un propriétaire, à un membre ou à un actionnaire, ni mis à sa disposition pour son profit personnel (Loi de l'impôt sur le revenu, alinéa 149(1)l); guide T4117 de l'ARC). Un OSBL ne peut pas délivrer de reçus fiscaux pour des dons ou des cotisations de membres (T4117). Un club sportif qui ne s'est jamais enregistré n'est un OSBL que s'il remplit ce critère.

Trois éléments rendent un dossier non simple. Premièrement, la définition d'un organisme de bienfaisance dans la Loi ne dépend pas de l'enregistrement (paragraphe 149.1(1)), et l'alinéa 149(1)l) ne vise qu'un organisme qui, de l'avis du ministre, n'est pas un organisme de bienfaisance. Savoir si un organisme non enregistré qui poursuit des fins de bienfaisance est un organisme de bienfaisance ou un OSBL dépend de ses fins et de la façon dont il utilise ses ressources, et c'est l'ARC qui tranche. Deuxièmement, un organisme exploité à profit ou qui verse son revenu à ses membres peut ne pas remplir du tout le critère de l'OSBL. Troisièmement, un T1044, un T2 ou un T3010 manqué une année antérieure, une lettre de l'ARC ou des livres remis sans états financiers exigent de vérifier l'historique de production et de reconstituer les années touchées, tout en gardant en vue les dates limites actuelles; voir « Votre situation est différente? » à la fin.

À rassembler avant de produire quoi que ce soit : les règlements administratifs ou les statuts, la lettre d'enregistrement de l'ARC s'il y en a une, les derniers états financiers, les relevés bancaires, les ententes de subvention, et les listes des membres, des dirigeants rémunérés et des employés.

Qui doit produire un T1044, et quand est-il exigible?

Un OSBL produit un T1044 quand l'un des trois critères est rempli, et il est exigible six mois après la fin de la période d'exercice. La Loi de l'impôt sur le revenu exige la déclaration si (paragraphe 149(12); T4117) :

• Les dividendes imposables et les montants reçus ou à recevoir à titre d'intérêts, de loyers ou de redevances totalisent plus de 10 000 $ pour l'exercice.
• L'actif total, calculé selon les principes comptables généralement reconnus (les règles comptables habituelles), dépassait 200 000 $ à la fin de l'exercice précédent. Un grand livre qui n'enregistre que les entrées et sorties d'argent peut le sous-estimer; voir comptabilité de caisse ou d'exercice.
• Un T1044 était exigé pour un exercice antérieur. Une fois que la déclaration s'applique, elle est exigible pour chaque exercice suivant.

Pour un exercice se terminant le 31 décembre, la date limite est le 30 juin.

Un dossier cesse d'être simple quand un critère a été dépassé une année antérieure et qu'aucune déclaration n'a été produite : la déclaration est alors en retard pour chaque année depuis. Rassemblez les relevés de placement et bancaires pour les intérêts, les loyers et les redevances, et le bilan de la fin de l'exercice précédent pour l'actif total.

Un OSBL constitué en société produit-il aussi un T2?

Un OSBL constitué en société produit en général aussi un T2. Une société, y compris un OSBL ou une autre société exonérée d'impôt, produit un T2 pour chaque année d'imposition, même sans impôt à payer (guide T2; T4117). Le T2 est exigible six mois après la fin de l'année d'imposition. Le T1044 ne le remplace pas : les deux peuvent être exigibles pour la même année.

Si l'objet principal de l'organisme est de fournir des installations de restauration, de loisirs ou de sport à ses membres, ses biens sont réputés détenus en fiducie (la société est le fiduciaire) et une déclaration T3 doit aussi être produite; cette fiducie est imposée sur son revenu de biens et ses gains en capital imposables (T4117; paragraphe 149(5)). Le T3 ne remplace ni le T2 du club ni un T1044 qu'il doit. La déclaration d'une fiducie est exigible dans les 90 jours suivant la fin de son année (alinéa 150(1)c)), donc plus tôt que les six mois ci-dessus. Les intérêts et les loyers peuvent être imposables pour un tel club même quand ses autres revenus ne le sont pas.

Un club ou une association non constitué en société n'a pas de T2, mais peut quand même devoir un T1044. Une société exonérée d'impôt en vertu de l'article 149 peut être en mesure d'utiliser la déclaration T2 abrégée, sous réserve des autres conditions du guide.

La seule exception est une société qui était un organisme de bienfaisance enregistré durant toute l'année (paragraphe 150(1.1)). Une société enregistrée pour une partie seulement de l'année n'y a pas droit. Les T2 en retard sont traités dans le rattrapage des déclarations de sociétés non produites.

Un organisme de bienfaisance enregistré produit-il un T3010, et quand est-il exigible?

Chaque organisme de bienfaisance enregistré produit un T3010 chaque année, au plus tard six mois après la fin de la période d'exercice (aperçu de l'ARC; quand produire). Pour un exercice se terminant le 31 décembre, la date limite est le 30 juin. La déclaration peut aujourd'hui être transmise en ligne ou par la poste; l'ARC indique qu'elle vise à ce que toutes les déclarations T3010 soient produites en ligne à compter de 2027.

Un organisme de bienfaisance constitué en société ne produit pas de T2 pour une année où il était enregistré durant toute l'année; le T3010 est donc sa déclaration annuelle.

Que se passe-t-il si le T1044, le T2 ou le T3010 est en retard?

La pénalité du T1044 vise le défaut de produire; elle peut donc s'appliquer même quand aucun impôt n'est dû, et elle s'applique à chaque défaut, de sorte que chaque exercice en retard peut comporter sa propre pénalité (T4117; paragraphe 162(7)). La pénalité du T3010 est fixée par le paragraphe 188.1(6); le paragraphe 162(7) exclut les organismes de bienfaisance enregistrés. L'ARC indique qu'elle peut renoncer à la pénalité du T1044 quand le retard est dû à des circonstances extraordinaires indépendantes de la volonté de l'organisme; l'allègement est traité dans pénalités, intérêts et allègement.

Un organisme de bienfaisance dont l'enregistrement est révoqué ne peut plus émettre de reçus officiels de dons et n'est plus exonéré de l'impôt sur le revenu. L'ARC indique qu'il doit remettre tous ses actifs restants à un donataire reconnu ou payer un impôt de révocation égal à la pleine valeur de ses actifs; le calcul de cet impôt est dans la Loi, de sorte qu'un organisme de bienfaisance menacé de révocation devrait faire établir le montant avant d'agir (ARC). L'ARC indique qu'elle peut révoquer l'enregistrement pour défaut de produire; la révocation n'est pas automatique.

Quels livres et registres un OSBL doit-il conserver?

Un organisme sans but lucratif conserve des livres et registres détaillés qui permettent à l'ARC de vérifier les montants de sa déclaration, pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition visée, sur papier ou sous forme électronique (T4117).

Le guide ne nomme aucun registre précis. Pour appuyer les lignes du T1044 ci-dessous, un trésorier conserverait normalement :

• Un grand livre de chaque recette et de chaque paiement, rapproché des relevés bancaires.
• Les registres des membres et les cotisations reçues de chaque membre.
• Les factures et les reçus des dépenses, et l'entente à l'origine de chaque subvention.
• Les registres de paie du personnel rémunéré, et un registre de tout ce qui est payé à un membre ou à un dirigeant.
• Les procès-verbaux qui approuvent les paiements importants et les états annuels.

Six ans est la règle par défaut, pas la seule. Un organisme constitué en société conserve son grand livre, les procès-verbaux des administrateurs et des membres, et les ententes spéciales à l'origine du grand livre jusqu'à deux ans après sa dissolution (Règlement, alinéa 5800(1)a)). Les registres d'une année dont la déclaration a été produite en retard se conservent six ans à compter de la date de production, et ceux liés à une opposition ou à un appel jusqu'à la fin de celui-ci (paragraphes 230(5) et (6)). Les règles complètes, y compris ce qui change à la fermeture d'un organisme, sont dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Quels registres un organisme de bienfaisance enregistré doit-il conserver, et où?

Un organisme de bienfaisance enregistré doit conserver des livres et registres adéquats à l'adresse canadienne qu'il a déclarée à l'ARC (livres et registres, ARC). La durée de conservation dépend du registre :

Un organisme de bienfaisance révoqué conserve le groupe du grand livre et le groupe des procès-verbaux pendant deux ans après la date de la révocation. Un organisme de bienfaisance constitué en société conserve aussi son grand livre et les procès-verbaux des administrateurs jusqu'à deux ans après la dissolution de la société, ce qui peut dépasser la durée du tableau (Règlement, alinéa 5800(1)a)); un T3010 produit en retard déplace aussi le début du compte de six ans à la date de production.

Les registres électroniques doivent rester dans un format électronique lisible. L'ARC indique que les registres tenus hors du Canada mais accessibles par voie électronique au Canada ne respectent pas la règle de l'adresse canadienne; les registres conservés seulement sur un serveur à l'étranger présentent donc un risque. Les registres établis d'abord dans une langue autre que l'anglais ou le français doivent aussi être disponibles en traduction. Des registres inadéquats peuvent entraîner des pénalités, la suspension du droit d'émettre des reçus et la perte du statut d'organisme enregistré.

Les livres doivent permettre à l'ARC de vérifier tous les revenus, y compris les dons reçus, que les ressources sont dépensées pour des programmes de bienfaisance, et que les fins et les activités sont de bienfaisance. En pratique, tenez les dons dans des comptes distincts des autres revenus, et regroupez les dépenses par programme.

Que demande le T1044, et que doivent donc suivre les livres?

Le T1044 déclare l'argent reçu, l'actif et les dettes, et ce qui a été payé aux employés, aux dirigeants et aux membres. Des comptes qui correspondent à ses lignes permettent aux livres de produire la déclaration (T4117).

La déclaration demande aussi une description des activités, et seul un dirigeant actuel peut signer l'attestation.

Quels états financiers les membres reçoivent-ils, et quand faut-il un examen ou un audit?

Les états que reçoivent les membres, et la nécessité ou non pour un comptable de les examiner ou de les auditer, dépendent de la loi en vertu de laquelle la société est constituée, et non de la déclaration de l'ARC. Cette page traite de la loi fédérale et de l'Ontario; les autres provinces et le Québec diffèrent et ne sont pas traités ici. La loi figure sur le certificat et les statuts constitutifs : un certificat fédéral de Corporations Canada, ou un certificat d'un registre provincial ou territorial.

Loi fédérale. Les administrateurs présentent les états financiers aux membres à chaque assemblée annuelle. Ils sont transmis aux membres au moins 21 jours et au plus 60 jours avant l'assemblée, sauf si les règlements administratifs permettent un avis indiquant qu'ils sont disponibles au siège social (Corporations Canada). Une société sollicite des fonds auprès du public quand elle a reçu plus de 10 000 $ au cours d'un exercice de sources publiques, comme des dons de non-membres et des subventions gouvernementales, et ce statut dure de la première assemblée annuelle suivant cet exercice jusqu'à la troisième assemblée annuelle suivant cette première (Corporations Canada; Règlement, article 16). Une société qui sollicite des fonds auprès du public envoie aussi à Corporations Canada une copie des mêmes documents au moins 21 jours avant l'assemblée annuelle (ou sans délai après qu'une résolution écrite remplace l'assemblée), et en tout cas dans les six mois suivant la fin de son exercice (Loi, article 176; Règlement, article 78).

Sources : Loi, articles 179 à 190 et Règlement, articles 80 et 84. Le revenu est celui du dernier exercice terminé. Ces résolutions valent jusqu'à la prochaine assemblée annuelle; une résolution ordinaire exigeant un audit peut plutôt fixer sa propre durée. Quand aucun comptable n'est nommé, Corporations Canada indique que seule une compilation est nécessaire.

Ontario. Le niveau d'une société ontarienne dépend de son revenu et de la question de savoir si elle est une personne morale d'intérêt public : une personne morale de bienfaisance, ou une personne morale non caritative qui reçoit plus de 10 000 $ par exercice en dons ou en cadeaux de personnes qui ne sont ni membres, ni administrateurs, ni dirigeants, ni employés, ou en subventions d'un gouvernement ou de ses organismes (Ontario).

L'audit est la règle par défaut. L'Ontario indique qu'un audit, ou un audit et une mission d'examen, ne peut faire l'objet d'une dispense que par une résolution extraordinaire : au moins 80 % des voix exprimées à une assemblée extraordinaire des membres, ou le consentement écrit de tous les membres votants. Le guide de l'Ontario lit les lignes ainsi : une personne morale d'intérêt public dans la ligne « dispense » peut renoncer à la fois à l'audit et à l'examen; celle de la ligne « mission d'examen » peut renoncer à l'audit mais a quand même besoin d'un examen; une personne morale qui n'est pas d'intérêt public et qui dépasse son plafond peut renoncer à l'audit mais a quand même besoin d'un examen. La dispense vaut jusqu'à la prochaine assemblée annuelle des membres (guide de l'Ontario sur la Loi). Vérifiez les règlements administratifs, qui peuvent fixer des règles plus strictes. Ce que comportent une mission d'examen et une compilation est expliqué dans compilation ou mission d'examen.

Un OSBL s'inscrit-il à la TPS/TVH, et qu'est-ce que le remboursement pour les organismes de services publics?

Un OSBL ou un organisme de bienfaisance s'inscrit à la TPS/TVH selon ses revenus de ventes taxables, et, séparément, le remboursement pour les organismes de services publics lui rend une partie de la taxe payée sur ses achats, qu'il soit inscrit ou non. Les règles d'inscription sont dans quand s'inscrire à la TPS/TVH; l'inscription de la taxe est expliquée dans inscrire la TPS/TVH dans vos livres.

• Inscription : les OSBL et les organismes de bienfaisance ont leurs propres critères de petit fournisseur, et non le seuil ordinaire des entreprises, publiés dans RC4081 et RC4082.
• Remboursement : un organisme de bienfaisance ou un OSBL admissible peut demander 50 % de la TPS et de la part fédérale de la TVH payées sur les achats et dépenses admissibles pour lesquels il ne peut pas demander de crédits de taxe sur les intrants; tout autre remboursement de TPS/TVH qu'il demande est déduit. Les provinces participantes ajoutent un remboursement d'une partie de la TVH provinciale. Un OSBL est admissible quand son pourcentage de financement gouvernemental est d'au moins 40 %; le pourcentage est calculé par règlement, et après sa première année, un OSBL qui n'atteint pas le seuil dans l'année en cours peut être admissible d'après l'une ou les deux années précédentes; ne l'écartez donc pas d'après les seuls comptes de cette année (RC4034).
• Comment et quand demander le remboursement : au moyen du formulaire GST66. Le délai est de quatre ans à compter de la date limite de la déclaration pour la période de demande (inscrit) ou à compter du dernier jour de la période de demande (non-inscrit).

Nous avons un nouveau trésorier : que recueillir auprès de l'ancien?

Un nouveau trésorier recueille tout ce qui sert à bâtir la prochaine déclaration, avant la fin de l'accès de l'ancien trésorier :

• Les règlements administratifs ou les statuts, la lettre d'enregistrement de l'ARC s'il y en a une, et les procès-verbaux du conseil qui nomment le nouveau trésorier.
• L'historique de production : quels T1044, T2 et T3010 ont été produits, et quand.
• Les derniers états financiers approuvés et les documents de travail de fin d'exercice qui les appuient.
• Le fichier comptable avec une connexion qui n'est pas le compte personnel de l'ancien trésorier, tous les relevés bancaires à ce jour, et un rapprochement bancaire et de caisse jusqu'à la date de transmission signé par les deux trésoriers, afin que les nouveaux livres s'ouvrent sur des soldes convenus. Incluez les dépôts à terme, les CPG et l'argent comptant en caisse.
• L'accès bancaire en ligne et le pouvoir de signature au nom de l'organisme.
• Les ententes de subvention et les rapports, avec ce qui est dépensé et ce qui ne l'est pas.
• La liste des membres, les registres de cotisations, et une liste de ceux qui ont été rémunérés et de ceux qui sont membres.
• Les copies de reçus de dons et le registre des reçus, pour un organisme de bienfaisance.
• Toute lettre de l'ARC, et qui est autorisé à traiter avec l'ARC au nom de l'organisme.

S'il manque les états d'une année, partez des relevés bancaires; la méthode est dans le rattrapage des livres en retard. Pour un nouveau jeu de comptes bâti autour des déclarations, consultez la mise en place des livres.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars canadiens.

Une association de soccer constituée en société et ayant des revenus d'intérêts

Une association communautaire de soccer est constituée en société et n'est pas enregistrée auprès de l'ARC comme organisme de bienfaisance ni comme association de sport amateur; elle a 80 000 $ CA de revenus et 25 000 $ CA d'intérêts sur des CPG durant son exercice. Les intérêts dépassent le critère de 10 000 $ CA; elle produit donc un T1044 six mois après la fin de l'exercice et, comme OSBL constitué en société, en général un T2. Avec une fin d'exercice au 31 décembre, les deux sont exigibles le 30 juin. L'année suivante, même si les intérêts tombent à 2 000 $ CA, le T1044 reste obligatoire, parce qu'une déclaration a déjà été exigée. Si son objet principal est d'exploiter des installations sportives pour ses membres, un T3 est aussi exigé, dans les 90 jours suivant la fin de l'exercice, et les intérêts peuvent être imposables; le T2 et le T1044 restent exigibles.

Une banque alimentaire enregistrée comme organisme de bienfaisance

Une banque alimentaire de quartier est un organisme de bienfaisance enregistré qui a reçu 150 000 $ CA de dons. Elle produit un T3010 dans les six mois suivant la fin de l'exercice et, si elle est constituée en société, ne produit toujours aucun T2 pour une année où elle était enregistrée durant toute l'année. Elle conserve les registres comptables, les états financiers et les copies du T3010 pendant six ans, les copies des reçus de dons pendant deux ans, et ses procès-verbaux et règlements administratifs tant qu'elle est enregistrée. Si le T3010 n'est pas produit, l'ARC peut révoquer l'enregistrement et les reçus cessent.

Un club de personnes aînées non constitué en société, avec un solde bancaire élevé

Un club de personnes aînées n'est pas constitué en société; il a 30 000 $ CA de revenus et 220 000 $ CA en banque à la fin de l'exercice précédent. Un actif total de 220 000 $ CA ou plus à la fin de l'exercice précédent dépasse le critère de 200 000 $ CA; si le club est un OSBL au sens de l'alinéa 149(1)l), il produit donc un T1044 six mois après la fin de l'exercice cette année et les années suivantes, même si son actif diminue. Il n'y a pas de T2, parce que le club n'est pas une société. Le trésorier déclare les cotisations, les subventions, les intérêts et toute rémunération versée aux dirigeants qui sont membres.

Un club qui a dépassé le critère de l'actif et n'a rien produit

Un club qui est un OSBL au sens de l'alinéa 149(1)l) a 250 000 $ CA d'actif à la fin de l'année 1 et ne produit aucun T1044 pour les années 2, 3 et 4. Chaque exercice en retard peut comporter sa propre pénalité; jusqu'à trois pénalités s'appliquent donc, chacune d'au plus 2 500 $ CA, jusqu'à 7 500 $ CA en tout. Produire les trois déclarations est la première étape, et les livres de chacune de ces années viennent d'abord.

Votre situation est différente?

Si une lettre de l'ARC est arrivée, qu'un T1044, un T2 ou un T3010 a été manqué, ou que le conseil a hérité de livres sans états financiers, trois choses doivent se régler ensemble : quelles déclarations l'organisme doit, si des années antérieures sont en retard, et comment les livres sont structurés pour que les prochaines déclarations en découlent directement. Commencez par l'aide en tenue de livres.

• Une lettre ou un avis de pénalité de l'ARC : consultez pénalités, intérêts et allègement; les livres des années en cause viennent d'abord, avec l'aide en tenue de livres.
• Plusieurs années de T1044, de T2 ou de T3010 manquées : chaque exercice en retard peut comporter sa propre pénalité. Le volet du T2 est traité dans le rattrapage des déclarations de sociétés non produites; les livres de chaque année manquante viennent d'abord.
• Le conseil a hérité de livres sans états financiers : consultez le rattrapage des livres en retard.
• Le revenu est près d'un seuil d'examen ou d'audit, ou un bailleur de fonds veut des états examinés : consultez compilation ou mission d'examen.
• Un club qui possède ou exploite une salle, une patinoire, des terrains ou un chalet-club : le T3 et l'impôt sur le revenu de biens peuvent s'appliquer; confirmez avant la prochaine production.
• Des subventions financent les programmes : consultez les subventions gouvernementales dans les livres.
• L'organisme paie du personnel ou perçoit la TPS/TVH : si un organisme constitué en société omet de verser les retenues sur la paie ou la TPS/TVH nette, ses administrateurs en poste à ce moment peuvent en être responsables avec lui, et une réclamation peut être faite jusqu'à deux ans après le départ d'un administrateur du conseil (Loi de l'impôt sur le revenu, article 227.1; Loi sur la taxe d'accise, article 323). Consultez exécuter la paie.
• Inscription à la TPS/TVH ou remboursement : les critères d'inscription sont dans RC4081 et RC4082 ci-dessus, le remboursement dans RC4034; le processus général est dans quand s'inscrire à la TPS/TVH.
• Constitué en société au Québec ou dans une province autre que l'Ontario : cette page n'énonce pas les règles sur les états financiers, l'examen et l'audit de ces régimes; confirmez-les avant la prochaine assemblée annuelle.