Facturas del extranjero: deducción, GST/HST y retención

¿Puedo deducir facturas del extranjero?

Por lo general sí. Un negocio puede deducir un gasto hecho para generar ingresos, en la medida en que sea razonable y los registros lo respalden (Income Tax Act, s. 18 y s. 67). La CRA (la autoridad tributaria de Canadá) espera que cada gasto reclamado tenga una factura, un recibo u otro comprobante (CRA: gastos del negocio). Una dirección extranjera en la factura no cambia eso. Una compra de capital, como un equipo o un software que el negocio conserva como activo, por lo general no se puede deducir completa de una sola vez (s. 18(1)(b)); se reclama a lo largo del tiempo. Consulte la deducción por costo de capital.

Al mismo pago se le aplican tres pruebas distintas. Pasar una no dice nada sobre las otras.

Esta guía trata de servicios, software y licencias comprados fuera de Canadá. Para bienes que cruzan la frontera, consulte GST sobre importaciones y facturas de aduana.

Un pagador que debió retener impuesto y no lo hizo responde por ese impuesto, más intereses y multas (circular IC75-6 de la CRA, párrafo 41). Un caso deja de ser sencillo cuando se cumple cualquiera de estos puntos:

• El contratista hizo alguna parte del trabajo en Canadá.
• El pago es por una licencia o un derecho de uso, no por trabajo realizado.
• Usted paga por medio de una plataforma o agencia, así que el dinero no llega a quien hizo el trabajo.
• El beneficiario es un familiar, un accionista o una empresa que usted controla.
• La mayoría de sus ventas están exentas de GST/HST.
• Ha pagado a proveedores del extranjero durante años, o por montos grandes, sin revisar nada de esto.
• La CRA ya preguntó por los gastos reclamados.

Reúna las facturas, el contrato o la descripción del trabajo, el comprobante de cada pago, dónde se hizo cada parte del trabajo y cualquier número de impuestos o de GST/HST que le haya dado el proveedor.

¿Qué comprobante exige la CRA para una factura de fuera de Canadá?

El mismo que para cualquier gasto del negocio: una factura, un recibo u otro comprobante, y los cheques cancelados si su banco los devuelve. La CRA indica que los recibos deben incluir el nombre del vendedor y la fecha, y su página no fija una regla aparte para una factura extranjera (CRA: gastos del negocio).

De cada pago al extranjero, conserve la factura (proveedor, fecha, descripción, monto, moneda), el contrato o los mensajes que muestren qué pidió, el registro de pago del banco, la tarjeta o la plataforma, el trabajo entregado y una nota de dónde se hizo.

Los registros y documentos de respaldo por lo general se conservan seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (CRA: dónde guardar sus registros). Dónde y cómo guardarlos está en cuánto tiempo conservar los registros del negocio. Descargue cada factura a sus propios archivos en lugar de depender del portal del proveedor. Si ya falta alguna, consulte gastos del negocio sin recibos.

¿Qué tipo de cambio sirve para convertir la factura, y qué pasa si mi estado de cuenta de la tarjeta muestra dólares canadienses?

Para el impuesto sobre la renta, convierta al tipo de cambio de contado del día en que surge el monto: el tipo del Bank of Canada de ese día, o el del día anterior más cercano que tenga cotización (Folio S5-F4-C1, párrafos 1.3 y 1.4). El folio por lo general acepta otra fuente si se cumplen sus siete condiciones, entre ellas que el tipo lo publique un proveedor independiente, se use en sus estados financieros y se use de forma consistente de un año a otro (párrafo 1.6).

Para el GST/HST, el memorando de la CRA enumera más fuentes, entre ellas el Bank of Canada, un banco canadiense autorizado y la fuente usada en una conversión real. La fuente debe estar documentada y usarse de forma consistente durante un período razonable, como un año (GST/HST Memorandum 3-6, párrafos 13 a 15 y 21).

Una factura emitida en dólares canadienses no necesita conversión. El folio no trata los estados de cuenta de tarjetas. Para el impuesto sobre la renta, lo habitual es el tipo del Bank of Canada, y el tipo del emisor de la tarjeta es otra fuente que debe cumplir las siete condiciones. Para el GST/HST, el memorando acepta la fuente usada en una conversión real. Conserve el estado de cuenta y la fuente del tipo, y aplique el mismo método todos los años. Si paga después de la fecha de la factura, los tipos de las dos fechas pueden diferir. La prueba del folio es el día en que surge el monto y no dice si ese día es el de la factura o el del pago, así que elija un método documentado y aplíquelo todos los años. Gastos pagados en moneda extranjera explica cómo elegir entre el recibo y el estado de cuenta.

¿Debo pagar GST/HST por servicios comprados a un proveedor fuera de Canadá?

Posiblemente. Un comprador residente en Canadá paga el GST a la tasa de 5% sobre un suministro gravable importado, es decir, un servicio gravable prestado fuera de Canadá (Excise Tax Act, s. 218). La definición excluye un servicio adquirido exclusivamente para las actividades comerciales del comprador, y algunos servicios relacionados con bienes ubicados fuera de Canadá (s. 217). «Exclusivamente» significa todo o casi todo, y los suministros exentos no son actividades comerciales (s. 123(1)). Por eso, uso comercial significa usar el servicio en un negocio que hace ventas gravables (las ventas de tasa cero cuentan); usarlo para ventas exentas no cuenta.

La CRA fija el límite en 90%. Si usted compra servicios o propiedad intangible a un no residente no registrado fuera de Canadá, por lo general debe autodeterminar el GST, o la parte federal del HST, cuando los use en sus actividades comerciales en menos de ese porcentaje (CRA: GST/HST sobre importaciones y exportaciones). Autodeterminar significa que usted calcula y declara el impuesto porque el proveedor no lo cobró. La prueba mira cómo usa usted el servicio, no si está registrado.

Estos pasos son los de la CRA. Un negocio ubicado en Quebec presenta sus declaraciones de GST/HST ante Revenu Québec, salvo que sea una institución financiera listada designada; vea la tabla provincial más abajo. La tabla es para un negocio que no es institución financiera: el límite de uso comercial de la CRA es más estricto para una institución financiera, que además enfrenta otras reglas de importación.

Si el proveedor le cobró GST/HST, se aplica otra regla; vea la sección siguiente. La obligación del propio proveedor de registrarse está en vendedores no residentes y digitales, y la declaración misma está en presentar el GST/HST y reclamar créditos fiscales por insumos.

Si el proveedor extranjero cobró GST/HST, ¿puedo reclamar el crédito fiscal por insumos?

Solo cuando lo cobró un proveedor registrado y la factura trae los datos exigidos. La CRA indica a los compradores que sus créditos incluyan únicamente el GST/HST cobrado por alguien registrado, y remite a su registro para verificarlo (CRA: créditos fiscales por insumos). Lo que debe mostrar la factura está en datos del recibo de GST/HST para los créditos fiscales por insumos.

La mayoría de los registrantes tiene cuatro años para reclamar. La misma página de la CRA dice que un registrante que compra a un no residente inscrito en el sistema simplificado debe entregarle a ese proveedor su comprobante de registro. El impuesto que ese proveedor cobra a un registrante no se puede reclamar como crédito fiscal por insumos ni como reembolso (Excise Tax Act, s. 211.17); el camino es un reembolso o un crédito del proveedor. HST sobre anuncios de plataformas extranjeras explica ese caso y sus plazos. El IVA o el impuesto sobre las ventas extranjero no es GST/HST, así que no es un crédito fiscal por insumos bajo las reglas del GST/HST.

¿Qué impuesto provincial aplica al software o a los servicios del extranjero?

En las provincias con HST, la parte provincial del HST también puede autodeterminarse, como se explicó arriba. Columbia Británica y Saskatchewan gravan el software comprado en el extranjero para usarse allí, y usted remite el impuesto si el proveedor no lo cobró. Para otras provincias, consulte la página de la propia provincia.

¿Debo retener impuesto a un contratista extranjero? ¿Importa dónde se hace el trabajo?

La respuesta depende de si el beneficiario es no residente y de dónde se hace el trabajo. Quien paga a un no residente honorarios, una comisión u otro monto por servicios prestados en Canadá debe retener 15% conforme al Reglamento 105 (Income Tax Regulations, s. 105). Los pagos, o las partes de pagos, por servicios realizados fuera de Canadá no están sujetos a esa retención (circular IC75-6 de la CRA, párrafo 32).

En un contrato que cubre trabajo dentro y fuera de Canadá, el pagador y el no residente deben acordar y documentar una distribución razonable. Sin ella, la CRA recomienda retener sobre el pago completo (IC75-6, párrafos 32 a 34). El GST/HST cobrado sobre los honorarios no forma parte del monto sobre el que se retiene (párrafo 23).

La residencia del beneficiario, no la dirección de la factura, decide quién cuenta como no residente. La IC75-6 señala que una dirección extranjera en el contrato y una solicitud de pago en moneda extranjera son señales para preguntar por la residencia, y dice que se debe retener si hay duda (párrafo 9).

Cuando aplica la retención:

• Remítala de modo que la CRA la reciba a más tardar el día 15 del mes siguiente, por medio de una cuenta de programa de nómina (CRA: guía del T4A-NR).
• Un tratado tributario por sí solo no le permite omitir la retención; el alivio se obtiene mediante el proceso de dispensa de la CRA (IC75-6, párrafo 57). El no residente la solicita con el Form R105, idealmente 30 días antes del trabajo o del primer pago, y usted retiene hasta tener la carta de la CRA. El tratado entre Canadá y EE. UU. también limita la tasa para algunas personas. Consulte retención sobre servicios prestados en Canadá.
• Un pagador que no deduce ni remite es responsable por el monto completo, con intereses y multas (IC75-6, párrafo 41). La CRA también puede imponer una multa de 10% del impuesto no deducido, y de 20% cuando ya había una multa por pagar en el mismo año calendario y la nueva omisión fue deliberada o de negligencia grave (Income Tax Act, s. 227(8)). La CRA puede determinar estos montos en cualquier momento (s. 227(10)).
• Cuando una corporación no retiene, sus directores de ese momento pueden responder personalmente junto con ella por el impuesto, los intereses y las multas, sujeto a condiciones de cobro y a una defensa de debida diligencia (Income Tax Act, s. 227.1). El cobro debe iniciarse dentro de dos años después de que la persona dejó de ser director por última vez.
• El trabajo realizado en Quebec también puede exigir una retención aparte del impuesto sobre la renta de Quebec de 9%, sujeta a las excepciones de Revenu Québec; una dispensa federal no la cubre (Revenu Québec).

No todo pago a un no residente es un pago por servicios. Los alquileres y las regalías siguen otra regla, con una tasa predeterminada de 25% que un tratado tributario puede reducir (CRA: no residentes e impuesto sobre la renta). Un honorario de gestión o administración pagado a un no residente con quien usted no tiene condiciones de plena competencia, como su propia empresa en el extranjero o una matriz extranjera, puede llevar el mismo impuesto de 25% aun cuando el trabajo se haga fuera de Canadá (Income Tax Act, s. 212(1)(a)). Se aplican dos exclusiones (s. 212(4)): un servicio que un no residente sin vínculo realiza en el curso normal de su propio negocio a cambio de honorarios, y un pago razonable por un gasto específico que el no residente tuvo en un servicio en beneficio suyo, incluso entre partes relacionadas. Si una licencia de software, de diseño o de contenido cuenta como regalía depende del contrato y de los derechos otorgados. Para un contratista de EE. UU., consulte pagar a contratistas de EE. UU..

¿Debo emitir un comprobante a un contratista no residente?

Por servicios realizados en Canadá, sí: el T4A-NR, el comprobante de la CRA para pagos a no residentes por servicios prestados en Canadá. Vence el último día de febrero posterior al año del pago, aun cuando se haya concedido una dispensa, y los montos se declaran en dólares canadienses (CRA: guía del T4A-NR; IC75-6, párrafo 42).

¿Cómo registro las comisiones de procesamiento y de plataforma en una factura del extranjero?

Registre los honorarios del contratista y cada comisión de una plataforma, un banco o una tarjeta en líneas separadas, cada una en la cuenta de gasto o de activo que le corresponda. Las comisiones ligadas a comprar o construir un activo pueden formar parte de su costo de capital (CRA: costo de capital). Cada una es una compra aparte a un proveedor aparte, así que cada una tiene su propia prueba de GST/HST y su propia revisión del impuesto provincial.

Dé de alta a cada proveedor extranjero con su país, su moneda y su situación frente al GST/HST. Registre cada factura en su moneda y en dólares canadienses, al tipo de cambio de la fuente que eligió, y adjunte a la entrada la factura, el contrato y el comprobante de pago.

• La comisión de servicio de una plataforma es un servicio propio de la plataforma para usted. Si la plataforma está fuera de Canadá, aplíquele las reglas de autodeterminación explicadas arriba. Si cobró GST/HST, aplíquele las reglas del crédito fiscal por insumos.
• Un contratista pagado por una plataforma: la prueba de retención sigue dependiendo de dónde se hizo el trabajo, aunque el dinero vaya a otra persona (IC75-6, párrafo 6). Lea los términos de la plataforma y conserve su estado de cuenta que muestre cómo se dividió cada pago.
• Un cargo bancario o de tarjeta por conversión: déjelo en su propia línea. Si el tipo de cambio del estado de cuenta es aceptable, es la pregunta sobre el tipo de cambio que se explicó arriba.

¿Y si he pagado a contratistas del extranjero durante años sin hacer nada de esto?

Clasifique los pagos, porque la respuesta cambia según el pago, no según el año. De cada año, haga una lista con proveedor, monto, moneda, fecha, dónde se hizo el trabajo y si el proveedor cobró impuesto. Luego marque cuatro grupos:

1. Trabajo hecho total o parcialmente en Canadá: pudo haber correspondido una retención y un T4A-NR.
2. Pagos por una licencia o un derecho de uso, u honorarios a una empresa relacionada en el extranjero: aplica la pregunta de la Parte XIII.
3. Servicios de proveedores no registrados en los que su uso comercial puede estar por debajo del límite del GST/HST.
4. Software o servicios informáticos comprados para usarse en Columbia Británica o Saskatchewan.

Los T4A-NR tardíos o ausentes pueden generar multas aparte (CRA: guía del T4A-NR). Por lo general, la CRA puede determinar el impuesto neto de GST/HST hasta cuatro años después de la fecha posterior entre el vencimiento de la declaración y su presentación, con excepciones legales (Excise Tax Act, s. 298). Si el GST/HST se presentó sin autodeterminación, la forma de corregirlo depende del monto y del período; vea corregir una declaración de GST/HST ya presentada.

Si está considerando una divulgación voluntaria, debe hacerse antes de que la CRA inicie una auditoría o investigación sobre la misma información (CRA: requisitos del VDP); vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria. Si faltan facturas, empiece por reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos de las facturas están en la moneda indicada; las deducciones están en dólares canadienses.

Un desarrollador que trabaja totalmente en el extranjero

Una corporación de Vancouver con solo ventas gravables paga a un desarrollador en Ucrania US$12,000 en dos pagos de US$6,000. Todo el trabajo se hace fuera de Canadá. Cada factura tiene la misma fecha que su pago. El tipo del Bank of Canada es 1.40 en la primera fecha y 1.35 en la segunda.

• Costo: 6,000 × 1.40 = C$8,400, más 6,000 × 1.35 = C$8,100, es decir, C$16,500. Si los honorarios son un gasto ordinario del negocio, esa es la deducción. Si compran software que la corporación conserva como activo, es un costo de capital y se reclama a lo largo del tiempo.
• No hay retención conforme al Reglamento 105 ni T4A-NR, porque no se hizo trabajo en Canadá.
• La corporación usa el servicio por completo en actividad gravable, así que no autodetermina el GST/HST conforme a la regla de uso comercial de 90%.
• La deducción se apoya en el contrato, las facturas, el comprobante de cada pago y el trabajo entregado. El PST de Columbia Británica es una revisión aparte: el software escrito solo para la corporación está exento para su propio uso.

Una empresa con casi todas las ventas exentas

Una empresa de Ontario registrada para el GST/HST hace 80% de ventas exentas y 20% de ventas gravables. Compra C$20,000 de desarrollo de software a un proveedor no registrado en el extranjero, con el trabajo hecho fuera de Canadá.

• Suponga que usa el servicio solo en Ontario, que lo usa 20% en actividades comerciales (por debajo del límite de 90%) y que no es una institución financiera. Autodetermina la parte federal, 5% × C$20,000 = C$1,000, declarada en la línea 405 en el período en que el monto se pagó o se hizo exigible.
• Ontario es una provincia participante y el uso allí es de al menos 10%, así que también autodetermina la parte provincial: 8% × C$20,000 = C$1,600. Total autodeterminado: C$2,600.
• Después puede reclamar un crédito fiscal por insumos por la parte comercial: 20% × C$2,600 = C$520, y quedan C$2,080 del impuesto sin recuperar.
• No aplica retención conforme al Reglamento 105, porque el trabajo se hizo fuera de Canadá.

Parte del trabajo hecho en Canadá

Una firma de Edmonton contrata a una corporación consultora con sede fuera de Canadá para un proyecto de C$40,000. Diez de los 40 días de trabajo se pasan en Alberta. La firma y el consultor acuerdan por escrito que 10 de 40 días, es decir C$10,000, es la parte canadiense.

• Salvo que la CRA haya concedido una dispensa, la firma retiene 15% × C$10,000 = C$1,500 y paga al consultor C$38,500. Remite los C$1,500 el 15 del mes siguiente.
• Declara los C$10,000 de la parte canadiense y los C$1,500 retenidos en un T4A-NR a más tardar el último día de febrero siguiente.
• Sin una distribución por escrito, la CRA recomienda retener sobre los C$40,000 completos: C$6,000.
• Los días son una forma de distribuir. El estándar es una distribución razonable.

¿Su caso es distinto?

• Ha pagado a proveedores o contratistas del extranjero durante años, o por montos grandes, sin autodeterminar el GST/HST ni revisar la retención: qué reglas aplican a cada pago, y cómo corregir las declaraciones ya presentadas, depende de las fechas y los hechos. Consulte ayuda con la contabilidad.
• Un contratista hizo parte del trabajo en Canadá: la retención, la distribución y el T4A-NR son obligaciones suyas como pagador. Consulte retención sobre servicios prestados en Canadá y pida ayuda con la contabilidad para documentar la división.
• La CRA preguntó por sus gastos reclamados: reúna primero las facturas, los contratos y los comprobantes de pago. Consulte revisiones y auditorías del GST/HST y ayuda con la contabilidad para ordenar los registros.
• Su contratista está en EE. UU.: consulte pagar a contratistas de EE. UU. desde una corporación canadiense.
• Su contratista trabaja como un empleado: consulte contratista o empleado en Canadá.
• Usted está en Quebec, Manitoba u otra provincia con su propio impuesto sobre las ventas, o el trabajo se hizo en Quebec: consulte impuesto provincial sobre las ventas por provincia.
• Su contabilidad está atrasada: consulte ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.