ITIN o EIN: qué necesita el propietario extranjero de una empresa

ITIN, EIN y SSN: ¿de quién es cada número?

El EIN y el ITIN son números distintos. El EIN de la empresa identifica a la empresa; su ITIN lo identifica a usted. Ser propietario de una LLC o corporación de EE. UU. no exige por sí solo un ITIN: lo necesita cuando usted tiene que presentar una declaración personal en EE. UU. o dar un número de identificación fiscal de EE. UU., casi siempre por el Form 1040-NR.

El ITIN es para una persona que tiene un fin tributario federal en EE. UU. pero no puede obtener un número de Seguro Social (SSN). El SSN es para ciudadanos de EE. UU. y para personas admitidas como residentes permanentes o con autorización de trabajo en EE. UU. Una persona tiene un SSN o un ITIN, nunca ambos (IRS: ITIN; instrucciones del Form W-7).

El EIN de la empresa nunca reemplaza su propio número en su declaración personal (IRS: instrucciones del Form SS-4; instrucciones del Form 1040-NR).

Un caso deja de ser sencillo cuando vence su primer Form 1040-NR y no tiene ITIN, una sociedad de personas le retuvo impuestos, va a vender bienes inmuebles en EE. UU., reclama una exención de un tratado, rechazaron un Form W-7 anterior o nunca se presentaron años pasados. En cada uno de estos casos el ITIN está ligado a una declaración o a una fecha límite.

Reúna esto antes de solicitar:

• Un pasaporte vigente, el original o una copia certificada por la agencia que lo emitió.
• La declaración que necesita el número, o los documentos de una excepción (acuerdo de sociedad, Form 8288-A, contrato de venta).
• Cualquier ITIN o número del IRS anterior, y su aviso (CP565).
• El número de identificación fiscal que le emitió su país de origen.
• Su visa de EE. UU. y la fecha en que entró a EE. UU., si ha estado allí.

¿Puedo obtener el EIN de la empresa sin un ITIN?

Sí. Si la persona responsable de la empresa no tiene SSN ni ITIN y no puede obtener ninguno, la línea 7b del Form SS-4 admite "foreign" o N/A en su lugar (IRS: instrucciones del Form SS-4). El ITIN exige un fin tributario federal, por lo general una declaración que presentar, así que un propietario que todavía no tiene nada que presentar generalmente no puede obtenerlo (IRS: ITIN).

Si ya tiene un ITIN, anótelo en la línea 7b. Tenerlo no abre por sí solo la solicitud del EIN en línea: esa vía también exige un domicilio legal, un lugar principal de negocios o una oficina principal en EE. UU. Vea EIN sin SSN para las vías disponibles para una empresa dirigida desde el extranjero, y cómo constituir una LLC de EE. UU. siendo no residente para los pasos estatales.

¿Cuándo necesita un propietario extranjero un ITIN personal?

Por lo general, cuando usted mismo tiene que presentar una declaración en EE. UU.: el Form 1040-NR por ingresos de un negocio en EE. UU., para reclamar el impuesto que una sociedad de personas o un comprador le retuvo, o después de vender bienes en EE. UU. La regla del IRS es un fin tributario federal y la falta de un SSN: usted debe presentar una declaración en EE. UU., la presenta para pedir un reembolso o informar ingresos, o debe dar un número de EE. UU. por otra razón tributaria federal. Presentar una declaración vacía solo para obtener un ITIN no funciona: una declaración con todas las anotaciones en cero generalmente no demuestra un fin tributario federal (IRS: ITIN).

Si alguna vez le asignaron un SSN, por ejemplo por estudios o trabajo anteriores en EE. UU., úselo en toda declaración de EE. UU.; el IRS no le emitirá un ITIN. Si obtiene un SSN después de tener un ITIN, deje de usar el ITIN y escriba al IRS para que traslade sus registros al SSN (IRS: ITIN). Si tiene una visa de EE. UU. válida para trabajar, solicite primero un SSN: solo puede presentar el Form W-7 con la carta de negativa de la Administración del Seguro Social (instrucciones del Form W-7). Que los ingresos del negocio estén sujetos a impuestos en EE. UU. decide la mayor parte de esta tabla: vea cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU.. La presentación de la declaración misma se explica en la declaración de no residente por ingresos de un negocio.

¿El Form 5472 necesita mi ITIN?

No. Por cada accionista extranjero con 25%, el Form 5472 pide un número de identificación de EE. UU. "si lo hay", y un número de referencia solo se exige cuando no se anota ningún número de EE. UU. (IRS: instrucciones del Form 5472).

La propia empresa crea el número de referencia, sin solicitud al IRS. Debe tener solo letras y números, sin espacios ni caracteres especiales, con un máximo de 50 caracteres, y se debe usar el mismo número cada año para el mismo propietario. Una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera también anota el número de identificación fiscal extranjero del propietario, si lo tiene. La obligación de presentar se explica en la presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.

¿El propietario extranjero de una corporación necesita un ITIN para recibir dividendos?

Por lo general, no. Una corporación de EE. UU. que paga un dividendo a un accionista extranjero retiene 30%, o una tasa menor del tratado, del monto bruto al pagarlo (IRS: ingresos FDAP; Publication 515). La corporación es el agente de retención y responde por el impuesto que no retenga; si no retiene y usted no paga, ambos deben el impuesto con intereses y multas (Publication 515).

Para reclamar una tasa de tratado, el Form W-8BEN generalmente necesita un ITIN en la línea 5 o el número de identificación fiscal que le emitió su país de residencia en la línea 6a. El número extranjero basta para ese reclamo (instrucciones del Form W-8BEN). Si su país no le emitió un número de identificación fiscal, el reclamo del tratado necesita un ITIN, y puede solicitarlo sin una declaración: marque las casillas a y h del Form W-7, escriba la excepción junto a la casilla h con el formato de las instrucciones, por ejemplo "Exception 1d-Dividend Income", con el país del tratado y el número del artículo en los espacios de abajo, y adjunte una carta firmada de la corporación, en su papel membretado, que diga que se necesita un ITIN para pagarle distribuciones este año (instrucciones del Form W-7). Un no residente que no se dedica a un negocio en EE. UU. generalmente no tiene un Form 1040-NR que presentar cuando todo el impuesto adeudado fue retenido (instrucciones del Form 1040-NR).

Necesita un ITIN cuando presenta para recuperar impuestos retenidos de más o para pagar impuestos retenidos de menos. Las formas de retirar dinero se comparan en cómo pagarse a sí mismo siendo propietario extranjero.

¿Cómo solicito un ITIN con el Form W-7?

Adjunte el Form W-7 al frente de su primera declaración federal, agregue su pasaporte o una copia certificada, y envíe el paquete por correo al IRS en Austin, a través de un agente de aceptación en EE. UU. o en el extranjero, o a un Taxpayer Assistance Center (centro de asistencia al contribuyente) del IRS en EE. UU. (IRS: cómo solicitar). Solicite a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración; para un propietario sin salarios en EE. UU., el Form 1040-NR de un año calendario vence 15 de junio (instrucciones del Form 1040-NR). Para una declaración de un año anterior o una excepción, puede solicitar en cualquier momento (IRS: ITIN).

1. Marque la casilla del motivo. Un propietario que presenta el Form 1040-NR marca la casilla b, "Nonresident alien filing a U.S. federal tax return". Un propietario que usa una excepción marca la casilla h y escribe la excepción, por ejemplo "Exception 1a-Partnership Income" (instrucciones del Form W-7).
2. Complete las líneas 3 y 6. Con la casilla b, la línea 3 debe ser su dirección completa de residencia fuera de EE. UU., no la dirección de la empresa en EE. UU. Anote en la línea 6b el número de identificación fiscal de su país. En la línea 6d, describa el documento de identidad y anote la fecha en que entró a EE. UU., o "Never entered the United States". En las líneas 6e y 6f, indique cualquier ITIN o número del IRS anterior.
3. Prepare la declaración. Deje en blanco el espacio del SSN para usted. El IRS anota el ITIN y reenvía la declaración. La declaración se envía en papel: una declaración con ITIN no puede presentarse por vía electrónica en el año calendario en que se asigna el ITIN. Si faltan varios años por presentar, adjunte todas esas declaraciones a un solo Form W-7.
4. Agregue los documentos de identidad. Un pasaporte original vigente, o una copia certificada por la agencia que lo emitió, prueba por sí solo la identidad y la condición de extranjero. Sin él, envíe al menos dos documentos de la lista de las instrucciones, al menos uno con su foto. Una copia certificada la entrega la agencia emisora con su sello oficial, o una embajada o consulado de EE. UU. en el extranjero que ofrezca certificación. Una fotocopia simple o notariada no basta, salvo en casos militares limitados.
5. Envíelo por una sola vía.

El IRS publica la lista de agentes aprobados por país en su página de agentes de aceptación.

¿Qué excepciones del Form W-7 permiten a un propietario extranjero solicitar sin una declaración?

La mayoría de los propietarios de una empresa en operación no pueden usar una excepción: si debe presentar una declaración federal, solicita con esa declaración, y no es elegible para la Excepción 1. Dos excepciones pueden servirle a un propietario que no tiene que presentar declaración: la Excepción 1, para ingresos pasivos con retención de terceros o beneficios de un tratado, como una participación en una sociedad de personas que invierte en EE. UU., y la Excepción 4, para la venta de bienes inmuebles en EE. UU. con retención del comprador. La retención o la declaración informativa debe ocurrir en el año fiscal en curso, y las pruebas se envían con el Form W-7 en lugar de una declaración (instrucciones del Form W-7).

El miembro de una LLC en operación que hace negocios en EE. UU. debe presentar declaración, así que la vía segura es el Form W-7 con el Form 1040-NR. Las instrucciones del IRS no son coherentes para ese miembro: excluyen de la Excepción 1 a quien debe presentar, pero enumeran el Schedule K-1 y el Form 8805 como declaraciones informativas de la Excepción 1 y describen el documento de la 1(a) como un acuerdo que muestra que usted es socio de una sociedad de personas que hace negocios en EE. UU. Si la sociedad le pide su número de EE. UU. antes de que venza su primera declaración, como el IRS indica a las sociedades de personas que hagan, la Excepción 1(a) es la vía que describen las instrucciones; el IRS decide si la acepta (instrucciones del Form W-7; instrucciones de los Forms 8804 y 8805).

¿Cuánto tarda un ITIN y qué pasa si hay impuestos por pagar antes de que llegue?

Calcule 7 semanas para que el IRS responda. De 9 a 11 semanas si solicita entre el 15 de enero y el 30 de abril o desde el extranjero (IRS: cómo solicitar). El aviso CP565 asigna el ITIN; el CP566 pide más información; el CP567 rechaza la solicitud, que entonces debe enviarse de nuevo.

No necesita un ITIN para pagar ni para prorrogar. En los comprobantes del Form 1040-ES (NR) y en el Form 4868, escriba "ITIN TO BE REQUESTED" donde se pide el SSN o el ITIN, y no adjunte el Form W-7 a ninguno de los dos. Una prórroga mueve la fecha de presentación, no la de pago. El ITIN se emite solo después de que presente la declaración con el Form W-7 (IRS: ITIN; instrucciones del Form W-7).

¿Vence un ITIN?

Sí. Un ITIN que no se usa en al menos una declaración de impuestos federal de EE. UU. durante 3 años fiscales consecutivos vence el 31 de diciembre del tercer año (instrucciones del Form W-7). Un ITIN asignado antes de 2013 que nunca se renovó también venció, sin importar cuántas veces se haya usado. Renuévelo enviando un Form W-7 de renovación con su próxima declaración, con el número anterior en la línea 6f.

Un ITIN que aparece solo en declaraciones informativas presentadas por otros, como el Form 1042-S de quien le paga, no necesita renovación hasta que vuelva a presentar una declaración. Presentar con un ITIN vencido puede demorar la declaración.

¿Un ITIN me permite trabajar en EE. UU. o abrir una cuenta bancaria?

No. El ITIN es solo para fines tributarios federales: no autoriza a trabajar, no cambia el estatus migratorio, no da derecho a beneficios del Seguro Social y no sirve como identificación fuera del sistema tributario federal (IRS: ITIN). Si un banco lo acepta es regla del propio banco; vea dirección comercial y cuentas bancarias en EE. UU..

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Fundadora en India con una LLC de un solo miembro

Su LLC tiene un empleado en EE. UU. que atiende a clientes de EE. UU., y sus $150,000 de ingresos están vinculados efectivamente con un negocio en EE. UU. Ella debe presentar el Form 1040-NR. Adjunta el Form W-7 (casilla b) y una copia certificada de su pasaporte a la declaración en papel, y la envía por medio de un agente de aceptación en el extranjero. La LLC sigue usando su propio EIN para presentar el Form 5472. Antes de que llegue el ITIN, ella paga impuestos estimados con el Form 1040-ES (NR) marcado "ITIN TO BE REQUESTED".

Fundador en Alemania con una corporación C de Delaware

Él es propietario del 100% de una corporación que presenta el Form 1120 y no le paga nada, y no tiene otros ingresos en EE. UU. No tiene una declaración que presentar en EE. UU., así que no necesita un ITIN; si la corporación presenta el Form 5472 por una transacción con él, como un préstamo, el formulario muestra un número de referencia que la corporación le asignó. Si más adelante la corporación paga un dividendo de $50,000, retiene 30% ($15,000), a menos que él reclame una tasa menor del tratado en el Form W-8BEN, usando su número de identificación fiscal alemán en la línea 6a.

Socia en Brasil con retención de la sociedad de personas

Ella es propietaria de la mitad de una LLC de dos miembros que tributa como sociedad de personas y hace negocios en EE. UU. La LLC le retiene $8,000 conforme a la sección 1446 y lo informa en el Form 8805. Para reclamar ese crédito, presenta el Form 1040-NR con el Form W-7 adjunto y el Form 8805 al final. Como debe presentar una declaración, solicita con ella, que es la vía segura, en lugar de acogerse a la Excepción 1. Cualquier reembolso de esa retención puede tardar hasta 6 meses.

¿Su caso es distinto?

• Usted vive en Canadá: vea la guía del ITIN para canadienses sobre reembolsos por tratado, alquileres en EE. UU. y agentes en Canadá.
• La empresa todavía no tiene EIN: siga EIN sin SSN.
• Vence su primer Form 1040-NR y no tiene ITIN, aunque un tratado exima las ganancias: la declaración y el Form W-7 van juntos, en papel; vea la declaración de no residente por ingresos de un negocio y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Una sociedad de personas le retuvo impuestos en un K-1 o Form 8805: vea la retención a socios extranjeros y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos para presentar el reclamo.
• Va a vender bienes en EE. UU.: vea arrendadores no residentes y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos antes del cierre.
• Rechazaron su W-7 (CP567) o nunca se presentaron años pasados: vea presentaciones omitidas de propietarios extranjeros y multas y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• No sabe si los ingresos del negocio están sujetos a impuestos en EE. UU.: vea cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU..
• Quien le paga le pide un W-9 o un W-8BEN: vea qué formulario tributario entrega a quienes le pagan una LLC de propiedad extranjera.