Conexión bancaria y conciliación: ¿aún debe conciliar cada mes?

¿Una conexión bancaria es lo mismo que una conciliación?

No. Una conexión bancaria copia a su contabilidad las líneas que el banco registró. Una conciliación compara su contabilidad con el estado de cuenta del propio banco y explica cada diferencia. El IRS (la autoridad tributaria federal de EE. UU.) da tres razones para conciliar una cuenta corriente: verificar cuánto dinero hay en la cuenta, asegurarse de que la contabilidad refleje todos los cargos bancarios y el saldo correcto, y corregir los errores del estado de cuenta, de la chequera y de la contabilidad (Publication 583). La conexión bancaria aporta líneas, pero no las compara con el estado de cuenta, así que por sí sola no cumple ninguna de las tres.

El caso se complica cuando el dinero se mueve fuera del banco (ventas en efectivo, pagos en efectivo), un procesador de pagos deposita el monto neto de comisiones, varias cuentas alimentan una misma contabilidad, alguien editó un mes ya cerrado o una conciliación anterior se cuadró a la fuerza con una entrada sin explicación. Cualquiera de estos casos puede ocultar una diferencia que la conexión bancaria nunca muestra.

Reúna primero: los estados de cuenta mensuales del propio banco (no la copia del software), el informe de conciliación de cada mes y la lista de partidas marcadas como excluidas o eliminadas.

Por eso, una cuenta conectada igual necesita su propia conciliación mensual. Si sus totales ya no coinciden, un mes pasado se cuadró a la fuerza, la conexión bancaria tiene un hueco o el cierre de mes le toma un fin de semana, quizá su contabilidad necesite más que una revisión mensual; vea “¿Es diferente en su caso?” al final.

Si su banco está conectado al software de contabilidad, ¿debe conciliar cada mes?

Concilie cada mes: la Publication 583 indica que se debe conciliar la cuenta corriente del negocio cada mes y no hace excepción para una cuenta conectada a un software (Publication 583). Es una recomendación, no una fecha límite establecida. Lo que la ley exige es una contabilidad que muestre los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y que respalde lo que informa la declaración (Publication 583). Conciliar es la forma en que el propietario descubre si su contabilidad cumple con eso.

La conexión bancaria es solo una forma de ingresar transacciones. El IRS indica que los contribuyentes son responsables de mantener los libros y registros que respaldan sus declaraciones (IRS: preguntas frecuentes sobre registros contables electrónicos), y los registros guardados en un software deben poder respaldar y verificar las entradas de la declaración (Publication 583). Para saber cuánto tiempo conservar los registros electrónicos, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Un ritmo mensual coincide con el ciclo del estado de cuenta, de modo que una diferencia abarca las partidas de un mes, no las de un año.

¿Qué puede omitir o hacer mal una conexión bancaria?

Una conexión bancaria puede importar una línea dos veces, omitir líneas, traer la fecha del banco en lugar de la suya y nunca ver el dinero que no pasó por el banco. Las líneas bancarias faltantes o duplicadas aparecen en la conciliación como una diferencia entre la contabilidad y el estado de cuenta. El efectivo que nunca tocó el banco puede faltar en ambos lados y no dejar diferencia alguna; necesita sus propios registros.

El año al que pertenece una partida depende del método contable; vea método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño.

Vea ingresos contados dos veces en su contabilidad, una conexión bancaria que dejó de importar y cómo registrar las ventas en efectivo.

¿Qué pasa si nunca concilia?

Tres cosas: una utilidad equivocada, errores que no ve y un respaldo débil.

Utilidad equivocada. Cualquier duplicado, hueco o comisión faltante clasificado como ingreso o gasto pasa al estado de resultados con el que se arma la declaración. Una utilidad demasiado alta puede significar pagar impuestos sobre un ingreso que no se obtuvo, si la declaración sigue a la contabilidad. Una utilidad demasiado baja puede significar un pago insuficiente en la declaración del propietario (la de los socios o accionistas de una corporación S, en esas entidades) o de una corporación C, y la multa del IRS relacionada con la exactitud es de 20% de la parte del pago insuficiente atribuible a negligencia o desobediencia de las reglas, o a una subestimación sustancial del impuesto sobre la renta. La prueba de subestimación sustancial es distinta para personas y para corporaciones. El IRS describe la negligencia como no hacer un intento razonable de cumplir las leyes tributarias (IRS: multa relacionada con la exactitud). Si una contabilidad que nadie revisó constituye negligencia depende de los hechos, y el IRS puede eliminar o reducir la multa cuando usted actuó de buena fe y demuestra causa razonable.

Errores y fraudes que no ve. Una conciliación cuadrada no prueba que cada pago estuviera autorizado. Un retiro no autorizado, un error del banco o una comisión inesperada pueden llegar a la contabilidad por la conexión bancaria con el monto del estado de cuenta y no dejar diferencia. Lea cada pago del estado de cuenta para confirmar que estaba autorizado y respaldado, y avise de inmediato al banco de cualquier cosa sospechosa. El plazo para reportar algunos de estos casos es limitado; vea la sección sobre transacciones no autorizadas más abajo.

Un respaldo débil si el IRS lo pide. En las auditorías de pequeños negocios y trabajadores independientes que llevan su contabilidad en un software, el IRS dice que en la mayoría de los casos pide pronto el archivo de respaldo del software, y es probable que lo haga en una auditoría amplia; una auditoría limitada a una sola partida quizá no. Usa el software para medir qué tan confiables son los registros. Si el contribuyente se niega a entregar los registros, el IRS dice que puede citarlos mediante una orden, reconstruir el ingreso por un método indirecto o rechazar partidas por falta de sustento (IRS: preguntas frecuentes sobre registros contables electrónicos). La conciliación es la forma de comparar su contabilidad con los estados de cuenta antes de que lo haga otra persona. Sobre la auditoría en sí, vea una auditoría del IRS a un negocio pequeño.

¿Cómo se concilia un mes, paso a paso?

Compare la contabilidad con el estado de cuenta del banco del mes y explique cada diferencia. Corrija las entradas faltantes o equivocadas; las diferencias de tiempo genuinas anótelas en la conciliación sin volver a ingresarlas. Los pasos 3, 4 y 6 a 8 siguen los pasos del IRS en la Publication 583, aplicados al software de contabilidad.

1. Obtenga el estado de cuenta que el banco emitió para el mes. Use su saldo final, no una cifra de la conexión bancaria.
2. Revise el saldo inicial. El saldo inicial de la conciliación (las partidas ya liquidadas) debe ser igual al saldo final del estado de cuenta del mes anterior. Si no lo es, se modificó un mes ya conciliado; vea un saldo inicial de conciliación incorrecto.
3. Compare los depósitos del estado de cuenta con los depósitos de la contabilidad y anote cada diferencia de monto.
4. Compare con la contabilidad cada pago que se liquidó, por número de cheque y monto. Si una entrada no tiene coincidencia en el estado de cuenta, verifique que sea real y que aún no se haya liquidado; eso es una partida pendiente, como un cheque que aún no se cobra. Un duplicado u otro error no es una diferencia de tiempo: corríjalo.
5. Lea la lista de partidas marcadas como excluidas. Cada una debe corresponder a una entrada que ya esté en la contabilidad.
6. Prepare la conciliación: el saldo final del estado de cuenta, más los depósitos que aún no aparecen en él, menos los pagos pendientes.
7. Ingrese lo que le falta a la contabilidad, como los cargos por servicios bancarios, y corrija lo que se registró mal.
8. Confirme que el saldo ajustado del estado de cuenta sea igual al saldo ajustado de la contabilidad. Si no lo es, revise de nuevo los pasos anteriores. No fuerce la coincidencia con una entrada sin explicación: solo oculta la diferencia.
9. Guarde el informe de conciliación junto con el estado de cuenta.

Haga esto con cada cuenta que alimente la contabilidad, incluidas las tarjetas; vea los pagos con tarjeta en la contabilidad. Para el resto del cierre, y para una diferencia que persista, vea la lista de verificación del cierre de mes.

Si la conciliación cuadra, ¿significa que las categorías son correctas?

No. Una conciliación comprueba el efectivo, no qué es cada entrada. Una entrada en la categoría equivocada mueve el mismo dinero, así que la cuenta sigue cuadrando.

El IRS sugiere anotar el origen de cada depósito (ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo) para poder separar los ingresos del negocio de los que no lo son, y los ingresos gravables de los no gravables. En su ejemplo, un gasto personal pagado desde la cuenta del negocio se registraría, pero no se podría deducir (Publication 583).

En una corporación, una factura personal pagada desde la cuenta de la empresa normalmente se registra como préstamo del accionista o como distribución, no como gasto; vea préstamos a accionistas en el balance general.

Después de cada conciliación, lea los depósitos por origen y el estado de resultados línea por línea. Vea un estado de resultados que parece incorrecto, gastos sin clasificar antes de la temporada de impuestos y gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.

¿Debe conciliar los depósitos de ventas con las ventas?

La Publication 583 no lo incluye como paso, pero es una segunda verificación útil. La conciliación bancaria muestra que los depósitos están en la contabilidad. No muestra que los depósitos sean iguales a las ventas.

Los depósitos y las ventas difieren por razones normales: comisiones, reembolsos, impuesto sobre las ventas cobrado, diferencias de tiempo y ventas en efectivo. Para saber cómo compararlos, vea conciliar ventas y depósitos del procesador y, para un saldo que nunca se liquida, el saldo de fondos sin depositar.

¿Sigue necesitando recibos si la conexión bancaria muestra el pago?

Sí. La prueba de pago por sí sola no establece una deducción. El IRS indica que se deben conservar otros documentos, como facturas y comprobantes de tarjeta de crédito, para demostrar que incurrió en el costo (Publication 583). Una línea bancaria muestra a quién se pagó, cuánto y cuándo, no qué se compró ni por qué.

Un estado de cuenta bancario muy legible puede servir como prueba de pago en lugar de un cheque cancelado cuando muestra los datos exigidos (Publication 583); por eso conserve los estados de cuenta, no solo la conexión bancaria. Los gastos de viaje, obsequios y vehículo tienen reglas más estrictas. Para saber qué debe mostrar un recibo, vea los requisitos de recibos del IRS; para un sistema sencillo, vea cómo llevar registros si es trabajador independiente; si ya perdió recibos, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

¿De cuánto tiempo dispone para reportar una transacción no autorizada en una cuenta del negocio?

Empiece por el plazo que fija el contrato de la cuenta con el banco. El plazo de 60 días que se menciona para las cuentas bancarias viene de la Regulation E, que cubre cuentas de consumidores, no cuentas de negocios.

La Regulation E se aplica a una cuenta establecida principalmente para fines personales, familiares o del hogar (12 CFR 1005.2) y a las transferencias electrónicas de fondos (12 CFR 1005.3). En una cuenta cubierta, un error incluye una transferencia electrónica de fondos no autorizada, y los deberes del banco de investigar se aplican a un aviso que reciba a más tardar 60 días después de enviar el estado de cuenta que muestra el error por primera vez (12 CFR 1005.11).

Una cuenta abierta para un negocio generalmente queda fuera de esa regla. Lea el contrato de la cuenta para saber el plazo de aviso y cómo reportar, y reporte el mismo día en que vea la partida. La ley estatal añade sus propios límites para los cheques. Por ejemplo, la versión de Ohio del Uniform Commercial Code exige que el cliente examine los estados de cuenta con razonable prontitud y avise al banco de una firma falsificada o un cheque alterado, e impide cualquier reclamo que no se descubra y reporte dentro de 1 año después de que el estado de cuenta o las partidas se pusieron a su disposición (Ohio Revised Code 1304.35). Es un límite máximo, no un tiempo de espera seguro: un reclamo puede quedar impedido antes si la demora le cuesta dinero al banco, incluidas las partidas repetidas del mismo infractor. Otros estados y contratos de cuenta son distintos. Las tarjetas tienen sus propias reglas de disputa; esta sección trata de las cuentas bancarias. El plazo de la Regulation E empieza cuando el banco envía el estado de cuenta, no cuando usted lo abre. La regla considera el propósito para el que se estableció la cuenta, así que si maneja el negocio con una cuenta abierta como personal, pregunte al banco cómo la clasifica.

¿Por qué el cierre de mes toma todo el fin de semana y cómo acortarlo?

Haga el trabajo en partes pequeñas durante el mes, para que la conciliación sea la última verificación y no la primera revisión. El cierre toma un fin de semana cuando se revisa de golpe un mes de líneas, aún hay diferencias antiguas abiertas y nadie es responsable de la fecha.

• Revise la conexión bancaria cada semana. Acepte, clasifique y cuestione las líneas mientras todavía las recuerda. El IRS recomienda registrar los gastos cuando ocurren e identificar el origen de los ingresos registrados, por lo general a diario (Publication 583).
• Concilie cuando cierre el estado de cuenta. Una cuenta a la vez, empezando por el mes más antiguo, porque cada mes parte del anterior.
• Lea lo que hicieron sus reglas. Las reglas que clasifican a los proveedores recurrentes ahorran tiempo; una vez al mes, revise sus resultados para detectar líneas mal clasificadas.
• Nombre a un responsable y una fecha de cierre. Bloquee el mes cuando cuadre; vea la fecha de cierre después de presentar los impuestos.
• Lleve una lista corta de pendientes. Una partida que no pueda explicar tras dos intentos va a la lista, no a una entrada hecha solo para forzar la coincidencia.

Si la contabilidad lleva meses de atraso, una rutina más rápida no la arreglará; vea cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

El dueño de una tienda nunca abre el estado de cuenta

El propietario de una tienda minorista acepta las coincidencias sugeridas y nunca abre el estado de cuenta. La contabilidad de diciembre muestra US$18,400 en la cuenta corriente. El estado de cuenta del banco termina en US$15,950 y no hay nada pendiente. La diferencia de US$2,450 es un depósito de US$1,500 importado dos veces y US$950 de comisiones del procesador que siguen en la lista de revisión. El depósito duplicado se clasificó como ventas, así que la utilidad de diciembre está inflada en US$2,450: US$1,500 de un ingreso que nunca existió y US$950 de gasto faltante. Al eliminar el segundo depósito e ingresar las comisiones, ambos saldos quedan en US$15,950.

La conexión bancaria de un consultor se corta por tres meses

La conexión bancaria de un consultor se desconecta durante tres meses de primavera. Los pagos de clientes se ingresaron desde las facturas, pero US$9,000 de gastos pagados desde la cuenta nunca llegan a la contabilidad. La utilidad está inflada en US$9,000 y el efectivo de la contabilidad está US$9,000 por encima del estado de cuenta. La siguiente conciliación muestra el hueco. Cada gasto agregado a partir de los estados de cuenta aún necesita su factura o recibo.

Una transferencia personal clasificada como ventas

Un propietario pasa US$5,000 de una cuenta personal a la cuenta del negocio y la transferencia se acepta como ventas. La conciliación cuadra al centavo, porque el dinero está en la cuenta. El ingreso queda inflado en US$5,000 hasta que alguien lee el depósito por origen y lo registra como un aporte del propietario o un préstamo. Si la contabilidad del año pasado registró la transferencia como ventas, verifique si la declaración presentada la incluyó; de ser así, quizá haya que corregirla. Vea aporte o préstamo del propietario a su LLC.

¿Es diferente en su caso?

• Los totales no coinciden, o un mes pasado se cuadró a la fuerza con una entrada sin explicación: quizá haya que reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta, y alguien debe encargarse del cierre mensual antes de que la próxima declaración use estas cifras. Vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta y ayuda con la reconstrucción y la rutina mensual.
• El cierre de mes toma un fin de semana, o nadie se encarga: la lista de verificación del cierre de mes enumera los pasos; si nadie se encarga de la rutina, vea ayuda con el cierre mensual.
• La conexión bancaria tiene un hueco: vea una conexión bancaria que dejó de importar. Si los meses omitidos requieren una reconstrucción a partir de los estados de cuenta es una pregunta para recibir ayuda con los meses omitidos.
• La contabilidad lleva meses de atraso: vea cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.
• Vence una declaración y la contabilidad no está conciliada: vea la lista de verificación para ordenar la contabilidad.
• Se presentó una declaración con una contabilidad que resultó estar mal: quizá haya que corregir la declaración. Si presenta el Schedule C, vea cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio. Si es una sociedad de personas o una corporación S cuyos K-1 ya se enviaron, vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.
• El IRS pidió su contabilidad: vea una auditoría del IRS a un negocio pequeño y un aviso del IRS a su negocio.
• El dinero personal y el del negocio comparten una cuenta: vea cómo arreglar fondos personales y del negocio mezclados.
• Otra persona lleva su contabilidad: vea cómo revisar el trabajo de su contador.
• Una transacción no autorizada afectó una cuenta del negocio: repórtela al banco el mismo día en que la vea y lea el contrato de la cuenta para conocer su plazo; vea la sección sobre el plazo más arriba.