Plan de cuentas para una startup: margen bruto, I+D y burn

¿Qué plan de cuentas debe tener una startup?

El plan de cuentas de una startup es la lista de cuentas del libro contable a las que se asienta cada transacción. Constrúyalo desde los estados que leen los inversionistas y compruebe después que con él se puede llenar la declaración de impuestos. Ninguna norma tributaria fija esa lista: en general, la ley no exige un tipo específico de registros, y un negocio puede usar cualquier sistema que muestre con claridad sus ingresos y gastos (Publication 583). El esquema siguiente es un plan para informar a los inversionistas, no una regla.

Parta de este esqueleto y agregue una cuenta solo cuando alguien la vaya a leer. La numeración es una convención: deje espacios para poder insertar cuentas después.

La depreciación y la amortización se quedan en los costos operativos, en cuentas propias: en costo de ingresos o en la función que usa el activo (la guía de la SEC resta la depreciación de la utilidad bruta). Al calcular el gasto mensual de caja (burn) se suman de nuevo.

Un caso no es sencillo cuando:

• sus libros todavía usan el plan de cuentas predeterminado del software de contabilidad;
• una sola cuenta «Sueldos» contiene a todos los empleados, o una sola cuenta «Contratistas» contiene por igual a los desarrolladores y al responsable contable;
• hay ingenieros o contratistas que trabajan fuera de EE. UU.;
• los clientes pagan por adelantado, o ya entraron SAFE o pagarés;
• se acerca una ronda de inversión o una reunión de la junta directiva y hay que reclasificar los meses anteriores.

Reúna: el plan de cuentas actual exportado, la nómina por persona con el puesto de cada una, la lista de proveedores con lo que hace cada uno, la tabla de capitalización con los documentos firmados de los SAFE o pagarés, y los informes que han pedido los inversionistas.

Reclasificar meses ya cerrados, decidir cómo dividir el tiempo de un fundador y vincular las mismas líneas con la declaración de impuestos son decisiones de criterio. Ahí es donde una startup con una ronda o una reunión de la junta cerca suele recurrir a un profesional; vea la última sección.

¿Qué líneas del estado de resultados leen los inversionistas?

Los inversionistas leen el estado de resultados de arriba hacia abajo: ingresos, costo de ingresos, margen bruto y, después, gastos operativos por función. La guía de estados financieros de la SEC describe una secuencia habitual de ingresos netos, costo de ventas, utilidad bruta y gastos operativos, aunque aclara que las líneas pueden presentarse en distintos órdenes. La regla de la SEC sobre el estado de resultados de las empresas públicas muestra el costo de los servicios aparte de los gastos de venta, generales y administrativos (17 CFR 210.5-03). Esa regla no tiene un rubro de I+D, y la norma del FASB exige revelar el gasto total de I+D (Statement No. 2). Dividir los gastos operativos en I+D, ventas y marketing y G&A es la convención habitual de las startups; ninguna de estas fuentes lo exige.

Cuándo se reconocen los ingresos se explica en reconocimiento de ingresos para una startup.

¿Qué va en el costo de ingresos y qué se queda en los gastos operativos?

El costo de ingresos (en muchos planes de cuentas predeterminados se llama costo de los bienes vendidos, o COGS) contiene los costos de entregar lo que pagan los clientes; todo lo demás es gasto operativo. Es la vista para inversionistas, no el costo de los bienes vendidos del Form 1125-A que se usa en la declaración (vea la sección sobre la declaración de impuestos). Un costo en la sección equivocada cambia el margen bruto sin cambiar la pérdida. Para una empresa de software, las ubicaciones habituales son:

Una política de una página aplicada todos los meses, con aviso a la junta directiva cuando cambie, mantiene comparables los resultados. La capacidad de cómputo con GPU, las API de modelos y la nube necesitan su propia división; vea costos de cómputo en la nube en los libros.

¿Cómo divido los gastos operativos entre I+D, ventas y marketing, y G&A?

Los gastos operativos se dividen según para qué sirve el trabajo: I+D construye o mejora el producto, ventas y marketing gana clientes, y G&A hace funcionar la empresa. Cada empleado, contratista y proveedor va a una sola función, o se divide con una regla declarada.

• I+D: personal de ingeniería, producto, diseño y datos; sus contratistas; entornos de desarrollo y de pruebas.
• Ventas y marketing: personal de ventas y marketing, comisiones (algunas pueden capitalizarse y distribuirse según las reglas contables de ingresos; vea reconocimiento de ingresos para una startup), publicidad, eventos, herramientas de ventas.
• G&A: finanzas, legal, recursos humanos, administración ejecutiva, seguros, alquiler, software para toda la empresa.

Hay dos formas de incorporar la división en los libros:

• Cuentas por función. Un conjunto de cuentas de sueldos, contratistas y software bajo cada función, como «sueldos de I+D» y «sueldos de G&A». Funciona en cualquier software y se conserva al exportar a una hoja de cálculo, a cambio de tener más cuentas.
• Cuentas por tipo, más una etiqueta de departamento. Hay menos cuentas, pero cada factura y cada línea de nómina necesita una etiqueta, y si falta una, el costo queda sin asignar o en la función equivocada.

De cualquier forma, la nómina debe asentar a cada persona en la función correcta, así que configure primero esa correspondencia. Los costos compartidos, como el alquiler, pueden quedarse en G&A o repartirse por número de empleados con una regla escrita. La compensación en acciones suele mostrarse en la función de la persona que la ganó, en una cuenta propia para que el burn pueda sumarla de nuevo.

¿Qué cuenta como I+D en los libros y en qué se distingue el crédito por investigación?

La I+D en los libros sigue la definición de la norma contable. La deducción fiscal y el crédito por investigación usan cada uno una prueba distinta, así que un mismo costo puede pasar una y no pasar otra.

El desarrollo de software también puede capitalizarse según otra guía contable, que aplica su contador o auditor. Si capitaliza alguno, mantenga una cuenta de software capitalizado separada del gasto de I+D; aquí no se explica cuándo capitalizar.

La sección 174A abarca la investigación realizada en EE. UU. que se paga en relación con un negocio o actividad comercial, y el crédito generalmente exige que se esté ejerciendo un negocio. Solo para la investigación interna, el crédito da por cumplida esa prueba cuando el propósito principal del gasto es usar los resultados en un futuro negocio activo del contribuyente (26 U.S.C. 41(b)(4)). Mantenga los costos internos previos al lanzamiento separados de la investigación de contratistas, a la que esa regla no se aplica.

Esto tiene tres consecuencias para el plan de cuentas. La línea de I+D de los libros es una lista inicial de personas y proveedores, no la base de costos del crédito. La investigación hecha fuera de EE. UU. va en cuentas propias, porque la regla de deducción es distinta. Y el Form 6765 pide los gastos de investigación por componente del negocio, como un producto, un proceso o una pieza de software, así que una etiqueta de producto o proyecto en los costos de I+D permite que los libros respondan después. La deducción se explica en cómo deducir los costos de desarrollo de software en EE. UU. y el formulario en el crédito por investigación contra los impuestos de nómina.

¿Cómo divido el sueldo de fundadores e ingenieros entre funciones?

Divida el sueldo de cada persona según la parte de su tiempo que dedica a cada función, anote la proporción y el período que cubre, y respáldela con un registro de tiempo hecho en el momento. En general, el crédito reparte los salarios según el tiempo calificado, pero una regla anual de «casi todo» puede cambiar el resultado (26 CFR 1.41-2(d)). Un mismo registro de tiempo puede respaldar ambas vistas; el crédito igual necesita el salario completo y los registros de servicios de cada persona.

1. Asiente por completo a su función a quienes tienen una sola función, y lleve una lista con el puesto y las fechas de cada persona. Para puestos mixtos, como fundadores que programan y también venden, fije un porcentaje mensual y anote cómo lo determinó: registros de tickets o proyectos, o un registro breve llevado mientras se hace el trabajo.
2. Separe los salarios de los impuestos de nómina y beneficios del empleador. El FASB cuenta los sueldos, salarios y demás costos relacionados de las personas que hacen I+D, así que los libros pueden sumar a una función los impuestos de nómina y beneficios del empleador. El crédito cuenta los salarios según la definición de la sección 3401(a) (26 U.S.C. 41(b)(2)(D)). Con cuentas separadas se conservan ambas vistas.
3. Divida a los contratistas según lo que hace cada uno. Un desarrollador va a I+D y un responsable contable a G&A. Conserve cada contrato firmado y su fecha: el crédito cuenta solo una parte de la investigación por contrato, y solo bajo un acuerdo celebrado antes de que empiece la investigación (26 CFR 1.41-2(e)). Los contratistas fuera de EE. UU. tienen sus propias cuentas, o una subcuenta por país, y el contrato debe indicar dónde se hace el trabajo; vea desarrollo de software realizado en el extranjero.
4. Mantenga a los ejecutivos identificables por persona. La compensación de los ejecutivos se informa aparte de los demás salarios en la línea 12 del Form 1120, con el Form 1125-E cuando se supera un umbral de ingresos (instrucciones del Form 1120, instrucciones del Form 1125-E); por eso, dé a cada fundador una cuenta propia para su pago. Vea el sueldo de un fundador en una corporación respaldada por capital de riesgo.

A los fundadores de una sociedad de personas se les paga con pagos garantizados o retiros, no con nómina, porque los socios no son empleados (IRS: Partnerships); el Form 1065 informa los pagos garantizados en la línea 10, aparte de los sueldos y salarios de la línea 9 (instrucciones). Vea pagos garantizados frente a retiros de socios.

¿Qué cuentas del balance general debe abrir una startup desde el primer día?

Abra estas desde el primer día: efectivo por cuenta, cuentas por cobrar y gastos pagados por adelantado, cuentas por pagar y provisiones, ingresos diferidos, SAFE y pagarés, y capital. A diferencia de las cuentas de ingresos y gastos, que se cierran cada año, estas permanecen abiertas de forma permanente (Publication 583). Un conjunto inicial:

Si un SAFE se registra como pasivo o como capital depende de sus términos según los US GAAP; es una decisión de criterio de los contadores de la empresa, que un auditor, si lo hay, revisa. La conversión se explica en cómo registrar una ronda con precio y el capital de una LLC en cuentas de capital de una LLC. El burn neto se reconstruye a partir del flujo de efectivo con las cuentas anteriores de partidas sin efectivo, ingresos diferidos, gastos pagados por adelantado, cuentas por pagar y financiamiento.

¿Cuántas cuentas bastan?

Una prueba habitual para abrir una cuenta: alguien ajeno al responsable contable la lee por su nombre, ya sea como línea para inversionistas, línea para la junta directiva, línea de la declaración o registro que exige el crédito por investigación. Si unir dos cuentas no cambia ninguna respuesta que necesite alguna de esas personas, únalas.

¿Cómo se vinculan las líneas del estado de resultados con la declaración de impuestos?

La declaración pide los costos por tipo, no por función. Las líneas de deducciones del Form 1120 incluyen la compensación de ejecutivos, salarios y sueldos, alquileres, impuestos y licencias, intereses, depreciación, programas de beneficios para empleados y otras deducciones enumeradas por tipo (instrucciones); ninguna es I+D, ventas ni G&A. Por eso el plan de cuentas necesita ambas vistas: función para los inversionistas y tipo para la declaración. Lleve un mapa de una página que relacione cada cuenta con su línea de la declaración. Los números de línea que siguen corresponden a los formularios de 2025; revise el formulario del año en curso antes de confiar en ellos.

El Form 1125-A está pensado para el inventario, las compras y la mano de obra de producción, y se aplica cuando la entidad declara una deducción por costo de los bienes vendidos (formulario). Si el costo de ingresos de una empresa de software o de servicios corresponde ahí es una cuestión de hechos; vea costo de los bienes vendidos de un negocio de servicios y de los libros a la declaración de impuestos del negocio. Una corporación S presenta el Form 1120-S, que tiene sus propios números de línea.

¿Qué cambios del plan de cuentas son seguros a mitad de año y cuándo hay que reclasificar el historial?

Agregar cuentas es seguro en cualquier momento; mover costos entre secciones no lo es, porque cambia una comparación.

Cuando hay que reclasificar el historial:

1. Escriba la nueva política con su fecha de entrada en vigor.
2. Lleve una lista que relacione cada cuenta anterior con la nueva.
3. Reexprese todos los meses que quedarán junto a los meses nuevos en un paquete para la junta directiva o en una sala de datos (data room), con los registros propios de cada mes, para que el cambio no se lea como una variación de los resultados. No aplique hacia atrás una división de tiempo posterior.
4. En los meses ya cerrados, o usados en una declaración presentada o en estados emitidos, reclasifique en el informe con la lista de correspondencias en lugar de editar las transacciones. Vea fecha de cierre después de presentar los impuestos.

Un movimiento entre líneas que no cambia cuándo se incluye un ingreso o se toma una deducción no es, por sí solo, un cambio de método contable fiscal; un cambio como pasar del método de efectivo al de acumulación sí lo es, y en general necesita aprobación del IRS (Publication 538). Vea cómo pasar del método de efectivo al de acumulación.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

El costo de ingresos define el margen bruto

Una startup de SaaS en etapa semilla tiene ingresos mensuales de $50,000. El alojamiento cuesta $8,000, las comisiones de pago $1,500 y el sueldo de soporte $4,500. Estos $14,000 van en costo de ingresos, así que el margen bruto es 72%. Si el plan de cuentas predeterminado registra los mismos tres costos en G&A, el costo de ingresos es $0 y el estado de resultados muestra 100%; entonces los inversionistas reconstruyen el 72% con las facturas.

El tiempo dividido de un ingeniero

A dos ingenieros se les paga $15,000 al mes a cada uno. Cada uno dedica 80% de su tiempo al producto nuevo y 20% a corregir problemas de clientes con el producto en operación. Según la política escrita de la startup, I+D muestra $24,000 y el costo de ingresos muestra $6,000. Un registro de tiempo hecho en el momento respalda la división en los libros. La división contable no fija los salarios calificados para el crédito: sus propias pruebas, incluida una regla anual de «casi todo», pueden dar un resultado distinto.

Una sola cuenta de Contratistas

Una sola cuenta «Contratistas» contiene $12,000 al mes: un desarrollador con sede en EE. UU. con $9,000 y un responsable contable con $3,000. Al dividirla, $9,000 pasan a I+D y $3,000 a G&A. Para el crédito, puede contar como máximo 65% de los $9,000 del desarrollador, es decir $5,850, y solo si el desarrollador tiene su sede en EE. UU., la investigación califica y el contrato se celebró antes de empezar el trabajo.

¿Es distinto en su caso?

• Una ronda o una reunión de la junta directiva está a unos meses y el estado de resultados no puede mostrar el margen bruto ni la I+D por función, o sus libros usan un plan de cuentas predeterminado y hay que reclasificar los meses anteriores: qué cuentas conservar, cómo reexpresar el historial y cómo llegan las líneas a la declaración dependen de sus registros; vea ayuda contable para startups.
• Su LLC que tributa como sociedad de personas se convertirá en corporación C, a menudo antes de una ronda semilla: las cuentas de capital y la columna de la declaración en la tabla anterior cambian desde la fecha de la conversión; vea cómo pasar una startup a una corporación de Delaware.
• Necesita el paquete para la junta directiva y el cierre mensual: vea estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva.
• Las GPU, las API de modelos o el alojamiento en la nube impulsan sus costos: vea costos de cómputo en la nube en los libros.
• Sus clientes pagan planes anuales por adelantado: vea ingresos diferidos de suscripciones SaaS.
• Sus libros están atrasados o en una hoja de cálculo: vea cómo ordenar sus libros antes de captar capital y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Está eligiendo software o planeando el primer año después de una ronda: vea software de contabilidad para startups antes de captar capital y contabilidad para una startup respaldada por capital de riesgo.
• Quiere el crédito por investigación contra los impuestos de nómina, o sus desarrolladores trabajan fuera de EE. UU.: vea el crédito por investigación contra los impuestos de nómina y desarrollo de software realizado en el extranjero.