Debida diligencia: ¿gasto o capitalizar? Y si la compra fracasa

¿Deduzco los costos de debida diligencia como gasto o los sumo al precio de compra?

Para efectos del impuesto federal de EE. UU., los honorarios que se pagan para comprar un negocio se suman a lo que el comprador pagó por él (su costo fiscal, o base fiscal) y no se deducen en el año en que se pagan. Pueden quedar incluidos los honorarios legales, contables, de corredores, de banqueros y de valuación: todo importe pagado al investigar o buscar la compra, juzgado según todos los hechos, y el trabajo que fija el valor o el precio cuenta (26 CFR 1.263(a)-5(a) y (b)). La regla se aplica a cualquier comprador, incluidos un propietario único o una LLC de un solo miembro; los ejemplos usan una corporación.

En las operaciones más comunes (comprar los activos de un negocio, o comprar una participación después de la cual comprador y empresa objetivo quedan relacionados), una prueba de fecha excluye la investigación temprana: el trabajo anterior a la primera de dos fechas, la firma de una carta de intención o la aprobación de los términos, que aquí se llama fecha de activación, no se capitaliza según esta regla. La tabla muestra el resultado en esas operaciones, llamadas operaciones cubiertas más adelante.

Estos hechos hacen que un caso sea más difícil de lo que sugiere la tabla:

• Una factura mezcla trabajo anterior y posterior a la fecha de activación.
• Un banquero cobra solo si la operación se cierra.
• La operación fracasó o la reemplazó otra.
• El comprador es una entidad nueva, o comprador y empresa objetivo están relacionados.
• Los libros registraron los costos como gasto y la declaración debe capitalizarlos.
• Una declaración ya presentada dedujo costos de la operación.

Qué reunir:

• Cartas de contratación, que muestran para qué se contrató a cada asesor.
• Facturas detalladas por fecha y tarea, no un solo monto global.
• La carta de intención o el acuerdo de exclusividad firmados, con su fecha.
• Las actas de la junta directiva o un consentimiento escrito que apruebe los términos de la operación.
• Cualquier acuerdo de honorarios de éxito.
• El estado de cierre, o la carta o el aviso que puso fin a la operación.
• Las declaraciones de años anteriores y el libro contable, si algún costo de la operación se registró como gasto.

¿Qué fecha convierte los costos de debida diligencia de gasto en costo capitalizado?

En una operación cubierta, los costos de debida diligencia se capitalizan solo por el trabajo hecho en la primera de dos fechas, o después de ella, que aquí se llama fecha de activación. La primera es cuando representantes de ambas partes firman una carta de intención, un acuerdo de exclusividad o una comunicación escrita similar; un acuerdo de confidencialidad no cuenta. La segunda es cuando la junta directiva del comprador, o los funcionarios equivalentes de un comprador que no es una corporación, aprueba los términos esenciales acordados de forma preliminar. Si la operación no necesita esa aprobación, la segunda fecha es cuando ambas partes firman un contrato escrito vinculante (26 CFR 1.263(a)-5(e)(1)).

Una operación cubierta es una compra gravable de activos que forman un negocio, una compra gravable de una participación después de la cual comprador y empresa objetivo quedan relacionados según la sección 267(b) o 707(b), o ciertas reorganizaciones (26 CFR 1.263(a)-5(e)(3)). Estar relacionados significa, en general, que más de la mitad pertenece, directa o indirectamente, a la misma persona, pero las secciones 267(b) y 707(b) también alcanzan otros vínculos, como familiares y un grupo bajo control común (sección 267; sección 707).

Una compra de participación después de la cual comprador y empresa objetivo no quedan relacionados no tiene este atajo de fecha. Sus costos se capitalizan cuando se pagan al investigar o buscar la compra, juzgados según todos los hechos (26 CFR 1.263(a)-4(e)(1)).

El trabajo anterior a la fecha de activación no se capitaliza según esta regla, pero eso no lo hace deducible por sí solo. El IRS ha descrito que el costo de investigar la ampliación de un negocio existente en general es deducible según la sección 162 cuando se cumplen los demás requisitos, y que si una compra es una ampliación o un negocio nuevo depende de los hechos (Rev. Rul. 99-23). Investigar un negocio nuevo, o uno de un campo distinto al del comprador, en general es un gasto de arranque, que se deduce solo cuando el negocio comienza; vea la última sección.

Una factura que abarca ambos períodos debe dividirse por fecha. Pida a cada asesor facturas detalladas o registros de tiempo mientras las personas que hicieron el trabajo todavía lo recuerdan.

¿Qué costos de la operación se capitalizan sin importar la fecha?

En una operación cubierta, seis tipos de costo se capitalizan aun cuando el trabajo se haya hecho antes de la fecha de activación (26 CFR 1.263(a)-5(e)(2)):

• Una tasación, una evaluación formal por escrito o una opinión de equidad (fairness opinion) sobre la operación.
• La estructuración de la operación, incluida la negociación de su estructura y la asesoría tributaria sobre ella.
• La preparación y revisión de los documentos que ejecutan la operación, como el contrato de compra.
• La obtención de la aprobación regulatoria, incluidos los trámites.
• La obtención de la aprobación de los accionistas, como los costos de poderes (proxy) y de solicitud de votos.
• El traspaso de bienes entre las partes, como los impuestos de transferencia y los costos de registro de títulos.

El nombre de una factura no decide el asunto. Una factura llamada «debida diligencia» que en realidad es trabajo de valuación o de estructuración pertenece a esta lista. En una resolución sobre gastos de arranque, el IRS dijo que el nombre que las partes usan, y el momento, no deciden por sí solos qué es un costo (Rev. Rul. 99-23).

¿Cuentan como costos de la operación los montos pequeños, los sueldos de empleados y los gastos generales?

No, salvo que el comprador elija capitalizarlos. El reglamento trata la compensación de empleados, los gastos generales y los costos de minimis como costos que no facilitan la operación (26 CFR 1.263(a)-5(d)).

• Sueldos de empleados. Sueldo, bono y comisión pagados a los empleados del propio comprador, y el pago garantizado de un socio.
• Costos de minimis. Todos los demás costos de buscar la operación, si en conjunto no superan $5,000 (o un monto mayor fijado en una guía publicada). Si el total pasa del límite, aunque sea por un dólar, ninguno de los importes es de minimis. Una comisión nunca lo es.

Un comprador puede elegir, operación por operación, capitalizar los sueldos de empleados, los gastos generales o los costos de minimis. Lo hace tratándolos como costos de la operación en su declaración original presentada a tiempo para el año en que se pagan, incluidas las prórrogas. La elección la hace la sociedad de personas o la corporación S misma, no sus propietarios, y revocarla para un año requiere el consentimiento del IRS. Para la compra de una participación, las mismas reglas están en 26 CFR 1.263(a)-4(e)(4).

¿Qué pasa con el honorario de éxito de un banquero?

Un honorario pagadero solo si la operación se cierra se trata como costo de la operación, salvo que los registros del comprador muestren que una parte pagó trabajo que no facilitó la operación (26 CFR 1.263(a)-5(f)). Hay dos vías.

La presunción se aplica a las operaciones sujetas al reglamento de adquisiciones, y el puerto seguro solo a las operaciones cubiertas. Una compra de participación después de la cual comprador y empresa objetivo no quedan relacionados cae bajo el reglamento de intangibles, que no tiene una regla sobre honorarios de éxito, así que su honorario se juzga según todos los hechos (26 CFR 1.263(a)-4(e)(1)). No basta una simple división entre trabajo facilitador y otro trabajo; el reglamento pide registros de respaldo, como registros de tiempo o facturas detalladas. La elección es irrevocable, abarca todos los honorarios sujetos a éxito de esa operación y no es un cambio de método contable (Rev. Proc. 2011-29, sección 4).

Si la operación se cierra, ¿los costos capitalizados van a la base de los activos o a la base de las acciones?

En una operación gravable, los costos capitalizados de la operación van a la base fiscal de lo que el comprador adquirió: los activos en una compra de activos, las acciones en una compra de acciones (26 CFR 1.263(a)-5(g)(2)(i)). Para una reorganización libre de impuestos, el reglamento deja la regla reservada (párrafo (g)(1)), así que ese caso requiere que un profesional lea los hechos.

• Compra de activos. Los costos aumentan el costo de los activos. Ese costo se reparte entre ellos por clase, con la plusvalía mercantil (goodwill) y el valor de negocio en marcha al final, y el comprador y el vendedor informan cada uno el reparto en el Form 8594 cuando los activos forman un negocio al que podría atribuirse plusvalía mercantil (instrucciones del Form 8594). La base fiscal es lo que el comprador usa para la depreciación y para la ganancia o pérdida en una venta posterior (Publication 551). El costo asignado a la plusvalía mercantil y a intangibles similares en general se amortiza en 15 años (sección 197); el costo asignado a activos depreciables sigue su depreciación.
• Compra de acciones. Los costos aumentan la base fiscal de las acciones, que se usa para calcular la ganancia o pérdida cuando se venden (Publication 551).

Una compra de acciones que se trata como compra de activos para efectos fiscales sigue la regla de los activos. Comprar un negocio explica cuándo ocurre eso.

Si la compra fracasa, ¿puedo deducir los costos que capitalicé?

En general sí, como una pérdida en el año en que el comprador abandona la operación, si los hechos lo respaldan. Los ejemplos del reglamento dicen que un comprador puede recuperar los costos capitalizados de una operación abandonada según la sección 165, en el año en que la abandona (Ejemplos 3 y 4). La sección 165 permite deducir una pérdida sufrida durante el año (sección 165(a)). La pérdida debe provenir de una operación cerrada y completada, determinada por hechos identificables de ese año, y no puede exceder la base, que aquí son los costos capitalizados (26 CFR 1.165-1).

Por eso, la fecha del abandono y la prueba de ella en general deciden el año. Conserve el documento que pone fin a la operación: una carta de terminación, un acta de la junta directiva o un aviso escrito a la otra parte. Una operación que simplemente se apaga es más difícil de fechar.

Un reembolso puede cambiar tanto el monto como el año. Reduzca la pérdida por cualquier compensación recibida. Si el contrato da derecho a reclamar los costos y hay una perspectiva razonable de recuperarlos, la parte que podría reembolsarse no se considera sufrida hasta que sea razonablemente seguro si se pagará (26 CFR 1.165-1(c)(4) y (d)(2)). Conserve las condiciones del reembolso, y cualquier acuerdo de conciliación o de liberación, junto con los registros de la terminación.

Cuatro cosas pueden cambiar el resultado:

• La reemplazó otra operación. Si las dos operaciones del comprador no podían realizarse a la vez, los costos capitalizados de la operación descartada (el trabajo inherentemente facilitador y la debida diligencia desde la fecha de activación) se suman a los costos de la operación que se cierra, y no se toman como pérdida; la debida diligencia anterior queda fuera de la regla (26 CFR 1.263(a)-5(c)(8), Ejemplo 13, que lo muestra desde el lado de la empresa objetivo).
• Una comisión por ruptura o terminación (break-up fee). Si las operaciones eran mutuamente excluyentes, la comisión pagada para terminar la primera se capitaliza con la operación que se cierra (Ejemplo 13). Si el comprador habría podido hacer ambas, el reglamento no exige capitalizarla (Ejemplo 14); si es deducible y cuándo depende de otras reglas y de los hechos. El reglamento no resuelve cómo trata un comprador el dinero que recibe cuando una operación fracasa, y eso depende del contrato.
• Se estudiaron varias empresas objetivo. Si el comprador habría podido comprar cualquiera de ellas o todas, el trabajo de valuación de una empresa objetivo que descarta se capitaliza y puede recuperarse en el año en que abandona esa empresa (Ejemplo 4).
• Los ejemplos no resuelven el carácter de la pérdida. Dicen «puede recuperar»; no dicen si la pérdida es ordinaria o de capital, y las pérdidas de capital se permiten solo como lo establecen las secciones 1211 y 1212 (sección 165(f)). Eso depende de los hechos. La sección 1234A puede hacer que la pérdida sea de capital cuando el derecho u obligación que terminó se refería a bienes que serían un activo de capital para el comprador, como acciones. La pérdida de una sociedad de personas pasa a sus socios.

¿Cuál es el tratamiento contable de los costos de debida diligencia y en qué se distingue de la declaración de impuestos?

Un comprador cuyos libros siguen los US GAAP registra estos costos como gasto en una combinación de negocios, mientras que su declaración de impuestos los capitaliza. En ese caso, los honorarios de intermediación, de asesoría, legales, contables, de valuación y otros honorarios profesionales del comprador, y los costos administrativos generales, se registran como gasto cuando se incurren. Los costos de emitir deuda o valores de capital son la excepción y siguen otros GAAP (FASB Statement No. 141(R), párrafo 59, el texto de 2007, que hoy está en el FASB Topic 805 como lo describen las instrucciones de informes de la Reserva Federal). La norma no se aplica a la compra de activos que no son un negocio (párrafo 2); para esos, la misma norma pide al comprador registrar los activos al costo, que en general incluye los costos de la transacción (párrafos D4 y D5), de modo que tanto los libros como la declaración los capitalizan. Si una compra es un negocio puede diferir entre los GAAP y los impuestos. Los libros llevados sobre la base fiscal siguen a la declaración.

La diferencia es una diferencia entre libros e impuestos. Para mantenerla ordenada:

1. Lleve un cuadro por operación, con cada factura codificada por fecha y tipo de trabajo: antes de la fecha de activación, después, siempre capitalizado, honorario de éxito, financiamiento, integración.
2. Registre cada costo según la base propia de los libros. Los libros bajo GAAP registran como gasto los costos de la operación de una combinación de negocios cuando se incurren, y el cuadro lleva el control de lo que la declaración debe capitalizar. Los libros sobre la base fiscal llevan en una cuenta del balance general solo los costos que deben capitalizarse, por ejemplo «Costos de la operación en curso», que se arrastra al cierre de cada año. En el cierre de la compra, pásela al costo de los activos comprados o a la inversión en las acciones; si la operación se abandona, evalúe la pérdida en el año del abandono. Lleve aparte los costos de financiamiento, de integración y de arranque.
3. Cada año, concilie los libros con la declaración. Sume solo los gastos de los libros que la declaración todavía no deduce, y reste las deducciones fiscales que faltan en la utilidad contable, como la depreciación o amortización del costo capitalizado y una pérdida por abandono. Use el Schedule M-1 del Form 1120 o del Form 1065, o el Schedule M-3 donde se exige en su lugar (instrucciones del Form 1120; instrucciones del Form 1065).

Para un comprador con el método de acumulación, un costo se paga para esta regla cuando se incurre el pasivo, nunca antes del año en que se incurre (26 CFR 1.263(a)-5(h)).

Si una declaración ya presentada dedujo costos que esta regla manda capitalizar, la solución puede ser una declaración enmendada o un cambio de método contable. El IRS trata la forma de dividir un honorario sujeto a éxito como un método contable (Rev. Proc. 2011-29, sección 2.04), y en la mayoría de los casos no se establece un método para una partida sin un tratamiento consistente (26 CFR 1.446-1(e)(2)(ii)(a)). Cuál aplica depende de los hechos.

¿Cómo se tratan los costos de conseguir dinero?

Los costos de endeudarse se capitalizan según su propia regla y no son costos de la operación, aun cuando el préstamo pague la compra (26 CFR 1.263(a)-5(c)(1) y Ejemplo 2). Los costos de emitir acciones también deben capitalizarse, pero el reglamento no tiene una excepción equivalente y deja reservado su tratamiento, así que si las acciones emitidas para financiar o pagar una compra también cuentan como costo de la operación depende de los hechos (26 CFR 1.263(a)-5(a)(8) y (g)(3)). Los costos de emisión de deuda, cuando son deducibles, se deducen durante el plazo del préstamo como si redujeran su precio de emisión (26 CFR 1.446-5). Para los honorarios legales de una ronda de capital, vea cómo registrar una ronda con precio.

Los costos de la operación del propio vendedor siguen reglas distintas; vea vender su negocio.

¿Quién paga la factura de la debida diligencia?

Debe la factura quien firmó la carta de contratación, salvo que el contrato de compra la traslade a la otra parte; la ley tributaria no fija quién paga. El reglamento trata un importe pagado en nombre de una parte como pago de esa parte (26 CFR 1.263(a)-5(k)), así que una factura que el comprador paga por el vendedor o por la empresa objetivo se trata, para esta regla, como costo de la otra parte. No se deduce de ahí que el comprador pueda deducirla: el pago puede ser, en cambio, parte de lo que el comprador pagó por el negocio, como ocurre con los importes que debe el vendedor y que un comprador acepta pagar en una compra de bienes (Publication 551), y lo deciden el contrato y los hechos. Anote quién debe cada factura antes de pagarla.

¿Y si todavía no tengo un negocio?

Un comprador sin un negocio activo, o que compra un negocio de un campo distinto al suyo, en general trata el costo de decidir si comprar un negocio y cuál comprar como gastos de arranque, que se deducen o se reparten solo cuando el negocio comienza; un negocio adquirido comienza cuando el comprador lo adquiere (sección 195). Los importes y la elección están en costos de arranque antes del lanzamiento.

Los costos del intento de comprar un negocio específico son distintos: la valuación, la debida diligencia posterior a la decisión de comprar y la redacción del contrato son costos de adquisición de capital, no gastos de arranque (Rev. Rul. 99-23). Para una operación cubierta, el reglamento posterior fija el límite. Los costos que exige capitalizar no pueden ser gastos de arranque; los costos que no exige capitalizar, como la debida diligencia ordinaria anterior a la fecha de activación, pueden serlo si se cumplen las demás condiciones de la sección 195 (preámbulo de la T.D. 9107). La resolución de 1999 es anterior al reglamento, y decidir ir tras una empresa objetivo en particular no mueve la fecha de activación.

Si nunca se adquiere un negocio, la sección 195 no da ninguna deducción según sus propios términos, porque la deducción llega con el negocio. Los costos capitalizados de una operación específica abandonada siguen las reglas de pérdidas explicadas arriba, con los mismos hechos. Si una búsqueda fallida produce alguna deducción depende de los hechos; para los fondos de búsqueda (search funds), vea la guía sobre fondos de búsqueda.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Compra de activos con una factura de debida diligencia mixta

Una corporación compra los activos de un negocio en una operación gravable. Suponga que el 1 de marzo es la fecha de activación más temprana: antes de ella no hubo un acuerdo de exclusividad ni una comunicación escrita similar, y ninguna junta directiva aprobó los términos. Sus asesores facturan $50,000: $25,000 de investigación general antes de que la carta de intención se firme el 1 de marzo, $15,000 de debida diligencia legal después de ella y $10,000 por redactar el contrato de compra. Los $15,000 se capitalizan porque el trabajo se hizo después de la fecha de activación, y los $10,000 sin importar la fecha. Eso suma $25,000 al precio de compra, repartidos entre los activos comprados e informados en el Form 8594. La investigación temprana no se capitaliza según el reglamento; el comprador debe entonces preguntarse si es un gasto ordinario de un negocio existente o un gasto de arranque. Una sola factura de $50,000 sin división por fecha dejaría al comprador sin poder demostrar qué es qué.

El honorario de éxito de un banquero

A un banquero se le pagan $200,000 cuando se cierra una operación cubierta de $5,000,000. Con la elección de la Rev. Proc. 2011-29, el comprador trata 70% ($140,000) como no facilitador de la operación y capitaliza 30% ($60,000), y adjunta la declaración a la declaración original del año en que se paga o se incurre el honorario. Sin la elección, los $200,000 completos se capitalizan, salvo que los registros del banquero, terminados a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración, respalden una parte que no facilita la operación.

Una operación que fracasa

Un comprador cuyos libros siguen los GAAP planea una combinación de negocios, así que sus libros registran como gasto los costos de la operación cuando se incurren. Paga $40,000 en el Año 1 y $20,000 en el Año 2 por trabajo que facilita la operación, y abandona la operación en noviembre del Año 2.

Los libros muestran $60,000 de gasto entre los dos años. La declaración no muestra nada en el Año 1 y una pérdida de $60,000 en el Año 2, si la pérdida se permite y es ordinaria. Si el comprador hubiera terminado la operación en enero del Año 3, la pérdida caería en el Año 3, si se permite; por eso importa la fecha de la carta de terminación.

¿Es distinto en su caso?

• Una factura mezcla trabajo anterior y posterior a la carta de intención, un banquero o corredor cobra solo al cierre, o el comprador o la empresa objetivo es una entidad nueva o relacionada: la división, los registros y la prueba de fecha deciden qué se capitaliza, y la documentación tiene una fecha límite. Obtenga ayuda con impuestos corporativos antes de presentar la declaración.
• Una operación fracasó y hay honorarios grandes en los libros, o se pagó o se recibió una comisión por ruptura: el año de la pérdida depende de cuándo se abandonó la operación, su carácter depende de los hechos, y los libros y la declaración deben alinearse. Obtenga ayuda con impuestos corporativos antes de decidir si toma la pérdida y cuándo.
• Una declaración ya presentada dedujo costos de la operación, o los libros los registraron como gasto y la declaración debe capitalizarlos: la forma de corregirlo depende de cómo se repitió el tratamiento, y el libro contable necesita una cuenta de la operación y un cuadro que llegue a la declaración. Vea ayuda con la contabilidad para los libros y ayuda con impuestos corporativos antes de enmendar.
• Está eligiendo entre comprar activos o comprar la empresa: vea comprar un negocio.
• Está revisando las cifras del vendedor: vea cómo revisar los libros de un vendedor antes de comprar.
• Un comprador o inversionista quiere sus registros: vea los registros que piden los inversionistas en la debida diligencia.
• Quiere saber cuánto cuesta una revisión de calidad de utilidades: vea costo de un informe de calidad de utilidades.
• Todavía no tiene un negocio, o dirige un fondo de búsqueda: vea costos de arranque antes del lanzamiento y la guía sobre fondos de búsqueda.
• Es canadiense y compra un negocio en EE. UU., o es comprador estadounidense y compra uno canadiense: vea cómo comprar un negocio de EE. UU. siendo canadiense y un estadounidense que compra un negocio canadiense.
• Usted es el vendedor: vea vender su negocio.