Cuánto cuesta un informe de calidad de las utilidades (QoE)

¿Cuánto cuesta un informe de calidad de las utilidades?

Ninguna regla del gobierno fija un precio para un informe de calidad de las utilidades (quality of earnings, QoE), y el manual de prestamistas de la SBA no indica ninguna tarifa, así que no hay un precio estándar ni un promedio oficial. El profesional financiero que prepara el informe (el revisor) cotiza una tarifa por el trabajo que exigen sus registros, y el estado de esos registros es la parte que usted controla.

Verifique primero si alguien exige uno. Un préstamo SBA 7(a) (el principal programa de préstamos de la Small Business Administration) exige un informe solo en una adquisición inicial o una expansión de $3 millones o más, sin contar bienes raíces. El informe debe ser para el prestamista, así que uno que pida el vendedor no cuenta. En otras operaciones deciden el comprador, el prestamista y el contrato de compraventa. Los detalles están más abajo, en «¿Cuándo exige un prestamista de la SBA un informe de calidad de las utilidades?».

Lo que complica un caso: una contabilidad que no coincide con la declaración de impuestos, gastos personales pasados por el negocio, ventas en efectivo que nunca se depositaron, o ventas que llegan por varias plataformas. Cada una convierte la revisión de una contabilidad terminada en una reconstrucción a partir de los estados de cuenta bancarios. Si un comprador, corredor o prestamista ya pidió un informe y se cumple alguna de estas situaciones, hay que conciliar y cerrar la contabilidad mes a mes antes de que el revisor empiece. Vea «¿Su caso es distinto?» al final.

Qué reunir primero: las declaraciones de impuestos del negocio de los últimos tres años, los estados de cuenta mensuales de cada cuenta bancaria, de tarjeta y de pago, y los informes de nómina y de impuesto sobre las ventas. La lista completa está más abajo, en «¿Qué pedirá primero el revisor?».

Antes de aceptar una cotización, obtenga por escrito el alcance y la tarifa: los períodos cubiertos, las cuentas incluidas, si la tarifa es fija o por hora, y qué pasa con ella si hay que reconstruir los registros. Una tarifa cotizada antes de que el revisor vea sus registros suele apoyarse en supuestos sobre ellos. Pregunte cuáles son, y qué cambia si cada cuenta se concilia y cada mes se cierra primero.

¿Qué hace subir o bajar la tarifa de un informe de calidad de las utilidades?

La tarifa sigue la cantidad de reconstrucción: más períodos, más cuentas y más diferencias entre la contabilidad, la declaración y el banco significan más trabajo. El manual de prestamistas de la SBA enumera lo que debe cubrir un informe exigido. Cómo convierte eso un revisor en un precio es método propio del revisor.

¿Qué cubre un informe de calidad de las utilidades?

Un informe de calidad de las utilidades comprueba si las utilidades que reporta un vendedor son confiables y es probable que continúen. La SBA lo define como un informe independiente de debida diligencia financiera sobre la confiabilidad, la sostenibilidad y la exactitud de las utilidades históricas y proyectadas de un negocio (manual de prestamistas de la SBA). Un informe exigido tiene cuatro partes:

• Una conciliación. Une los estados preparados por el contador, las declaraciones de impuestos, los estados internos y los datos de las transcripciones del IRS en una sola cifra de utilidades ajustada que refleje operaciones recurrentes y en condiciones de plena competencia: sin partidas únicas y sin tratos en condiciones amistosas, como con un familiar.
• Una prueba de efectivo. Reconstruye los cobros y pagos en efectivo conciliando los datos de los estados de cuenta bancarios con el estado de resultados y con la declaración de impuestos, durante los 12 meses más recientes y los dos últimos años fiscales.
• Cada add-back y cada ajuste. Un add-back es un costo que el propietario pasó por el negocio y que un nuevo propietario no tendría. La lista abarca ingresos o gastos no recurrentes, el pago al propietario por encima o por debajo del mercado, las transacciones con partes relacionadas, el mantenimiento diferido y las diferencias entre el método de efectivo y el de acumulación.
• Un análisis de la base de ingresos. La concentración de clientes, la continuidad de los contratos y si es probable que los ingresos y los márgenes se mantengan después de la venta.

Fuera de un préstamo de la SBA, el comprador y el revisor fijan el alcance. La lista de la SBA muestra en qué consiste un informe de nivel prestamista, no una regla para todas las operaciones. Para reformular el pago al propietario y los costos personales, vea add-backs y utilidades discrecionales del vendedor. Para la preparación paso a paso del vendedor, vea cómo preparar la contabilidad para una revisión de calidad de las utilidades.

¿Quién paga un informe de calidad de las utilidades: el comprador, el vendedor o el prestamista?

En una adquisición con un préstamo SBA 7(a), el prestamista puede trasladar al comprador el costo directo de los informes de debida diligencia financiera, y los fondos que el comprador gasta en el informe pueden contar para el capital propio exigido. El préstamo también puede financiar estos costos (manual de prestamistas de la SBA). Quién paga suele depender de quién pide el informe.

Fuera de un préstamo de la SBA, el manual de la SBA no se aplica. El contrato de compraventa o la carta de contratación del revisor suele definir quién paga, así que acuérdenlo antes de pedir el informe.

¿Cuándo exige un prestamista de la SBA un informe de calidad de las utilidades?

Un prestamista de préstamos SBA 7(a) debe obtener uno para una adquisición inicial (Initial Acquisition) o una expansión del negocio (Business Expansion) cuando el precio de compra del negocio (Business Purchase Price) es de $3 millones o más. Las compras por parte del propietario (owner buyouts) y las operaciones de ESOP y cooperativas no están sujetas al requisito (manual de prestamistas de la SBA, Apéndice 15).

El precio de compra del negocio es el precio del contrato menos el valor tasado de los bienes raíces comerciales ocupados por el propietario que forman parte de la operación. El prestamista lo mide antes del capital propio del comprador, del financiamiento del vendedor o de cualquier otro fondo, así que un préstamo menor no evita el requisito.

El prestamista asigna la categoría de la operación, y la adquisición inicial es la predeterminada, de modo que un comprador nuevo en el negocio debe esperarla. Una compra por parte del propietario (Owner Buyout) es para propietarios y empleados actuales que han trabajado en el negocio al menos 24 meses. Un comprador sin ese tiempo queda limitado a menos de la mitad del capital propio y no puede convertirse en el mayor propietario, o la operación se trata como una adquisición inicial. Para los tipos de operación y las excepciones, vea si necesita un informe o una revisión de un CPA.

Hay una excepción fácil de malinterpretar. El manual no exige ningún informe, a ningún precio, para una propiedad de propósito especial (Special Purpose Property) ocupada por el propietario: bienes raíces de mercado limitado con un diseño, construcción o distribución únicos, comprados como parte integral del negocio. El prestamista documenta por qué la propiedad califica, así que pregúntele si la suya califica. Aun así se exige una valuación.

Por debajo del umbral, el manual no exige un informe de calidad de las utilidades. Sí exige debida diligencia financiera en cada cambio de propiedad, incluida una valuación del negocio y una verificación de los datos del vendedor contra las transcripciones del IRS. La política de crédito propia de un prestamista puede pedir un informe en una operación menor, así que pregunte.

El manual se revisa con frecuencia. Pregunte al prestamista qué versión aplica. Un banco ajeno a los programas de la SBA fija sus propias pruebas. Vea qué pide un prestamista de la SBA al prestatario.

¿Cuál es la diferencia entre un informe de calidad de las utilidades y una valuación del negocio?

Un informe de calidad de las utilidades comprueba lo que gana el negocio. Una valuación del negocio estima cuánto vale. Un prestamista de la SBA necesita ambos en una adquisición mayor, y la valuación debe respaldar el precio.

Si la cifra de utilidades no puede respaldar la valuación ni la deuda propuesta, el manual exige reducir el monto del préstamo, y el capital propio adicional puede cubrir la diferencia (manual de prestamistas de la SBA). Por eso, un informe que encuentra utilidades menores que las que afirmó el vendedor puede reducir el préstamo, y no solo cambiar la negociación del precio.

¿Cómo reduce la tarifa de un informe de calidad de las utilidades una contabilidad mensual ordenada?

Una contabilidad ordenada le deja menos que reconstruir al revisor. Cada cuenta que ya está conciliada es una que el revisor puede comprobar en lugar de reconstruir. Ninguna contabilidad garantiza una tarifa menor. Estos cinco hábitos coinciden con lo que comprueba la prueba de efectivo:

1. Concilie todas las cuentas todos los meses. El IRS indica conciliar cada mes la cuenta corriente del negocio para que el estado de cuenta, la chequera y los libros coincidan (Publication 583). Haga lo mismo con las cuentas de tarjeta y de procesadores de pago.
2. Lleve un solo juego de libros. El informe une los estados de cuenta, la declaración de impuestos y las cifras internas. Coinciden con más facilidad cuando provienen de un solo libro y no de una hoja de cálculo aparte.
3. Mantenga fuera los gastos personales. El IRS indica mantener la cuenta del negocio separada de la personal y usarla solo para el negocio. Sugiere anotar si cada depósito es ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo (Publication 583). Un cargo personal se convierte en un ajuste que el revisor debe encontrar y el prestamista debe aceptar. Vea gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.
4. Cierre cada mes. Termine el mes y luego bloquéelo. Vea la lista de verificación del cierre mensual.
5. Conserve los documentos de respaldo. Los recibos, facturas, comprobantes de depósito y estados de cuenta bancarios respaldan cada asiento (Publication 583). Para saber por cuánto tiempo, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Si los meses bajo revisión no están conciliados, terminarlos antes de que el revisor empiece es trabajo de puesta al día. Vea cuánto cuesta ponerse al día con la contabilidad y limpiar la contabilidad o empezar de nuevo.

¿Qué pedirá primero el revisor?

Las declaraciones de impuestos y los estados de cuenta bancarios, porque son la prueba externa contra la que se comprueba la contabilidad. Espere una lista como esta:

• Declaraciones de impuestos del negocio de los últimos tres años. Un prestamista de la SBA analiza los tres cierres de año más recientes.
• Estados de resultados y balances generales, mensuales si los tiene, más el estado más reciente del año en curso y el mismo período del año anterior.
• Estados de cuenta bancarios y de tarjeta de cada cuenta, que cubran al menos los 12 meses más recientes y los dos últimos años fiscales.
• Informes de pagos de procesadores de pago y marketplaces de los mismos meses.
• Informes de nómina y declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• Consentimiento firmado para las transcripciones del IRS. El IRS entrega los registros de un contribuyente a un tercero solo con el consentimiento del contribuyente, mediante el servicio que usan los prestamistas para obtener transcripciones (IVES). Un prestamista pide el Form 4506-C o el Form 8821. El IRS debe recibir un Form 4506-C firmado dentro de 120 días, y un Form 8821 firmado para un prestamista dentro de 120 días, a partir de la fecha de la firma, de modo que firmar mucho antes de que el prestamista lo presente puede dejar vencer el plazo (instrucciones del Form 8821).

Los tres primeros puntos provienen del manual de prestamistas de la SBA. Los demás son lo que necesitan la prueba de efectivo y la verificación de transcripciones.

¿Qué pasa si mi contabilidad, mis declaraciones de impuestos y mis depósitos bancarios no coinciden?

Un revisor normalmente enumerará cada diferencia por período y preguntará qué la causó. Las diferencias sin explicar suelen agregar trabajo. Un prestamista de préstamos SBA 7(a) debe verificar los datos financieros del vendedor contra las transcripciones de las declaraciones del IRS, incluidos los datos en que se basó el valuador, y conciliar cualquier discrepancia (manual de prestamistas de la SBA), así que una diferencia sin explicar saldrá a la luz. Salvo en SBA Express, eso ocurre antes de que el prestamista desembolse el préstamo por primera vez; los prestamistas de SBA Express pueden verificar después.

Una diferencia en una declaración presentada, como ingresos omitidos o gastos personales deducidos, es tanto una cuestión tributaria como de contabilidad. Pida a un CPA que la revise antes de cambiar en la contabilidad un año ya presentado.

Un año sin declaración presentada es más que una diferencia: no hay transcripción contra la cual comprobar ese año. Fuera de SBA Express, el manual prohíbe desembolsar el préstamo mientras el IRS no tenga registro de un año que el prestamista debe verificar, salvo que el prestamista tenga prueba de que la declaración se presentó y el impuesto se pagó o se reembolsó (manual de prestamistas de la SBA). Presentar el año faltante es un trabajo tributario; resuélvalo primero. Vea cómo ponerse al día con declaraciones del negocio sin presentar.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y cifras redondas.

Una empresa de jardinería con contabilidad de fin de año

El propietario de una empresa de jardinería con US$1.2 millones de ingresos lleva la contabilidad una vez al año a partir de una caja de recibos. Un comprador pide un informe de calidad de las utilidades que cubra 24 meses. La empresa tiene dos cuentas bancarias y dos tarjetas, así que el revisor debe reconstruir cuatro cuentas durante 24 meses: 96 estados de cuenta mensuales, con cada transacción clasificada a mano. Un jardinero con los mismos ingresos cuyas cuatro cuentas se concilian cada mes entrega meses cerrados, y el revisor los comprueba en lugar de armarlos. En un caso así, los registros del propietario, más que el tamaño de la venta, determinan el trabajo.

Una compra de una empresa de HVAC por US$3.5 millones con un préstamo SBA 7(a)

Un comprador nuevo en el negocio planea comprar una empresa de HVAC por US$3.5 millones, sin nada de bienes raíces. Ese comprador cae en la categoría de adquisición inicial (Initial Acquisition), y con un precio de $3 millones o más el prestamista exige un informe de calidad de las utilidades y una valuación, ambos para el prestamista. El prestamista puede trasladar al comprador el costo del informe, y este puede contar para el capital propio del comprador.

Suponga en cambio que US$0.8 millones del precio corresponden al edificio desde el que opera la empresa, a su valor tasado. El precio de compra del negocio (Business Purchase Price) es de US$2.7 millones, por debajo de $3 millones. El prestamista no exige un informe de calidad de las utilidades, pero sí exige una valuación y que los datos del vendedor se verifiquen contra las transcripciones del IRS.

La compra de un socio por US$4 millones

Dos socios acuerdan que uno compra la parte del otro por US$4 millones, sin nada de bienes raíces. Si el socio comprador ha trabajado en el negocio al menos los últimos 24 meses, la operación puede ser una compra por parte del propietario (Owner Buyout), y el requisito del informe de calidad de las utilidades no se aplica. El prestamista de todos modos debe verificar los datos del vendedor contra las transcripciones del IRS, así que cualquier diferencia entre la contabilidad y las declaraciones saldrá a la luz. Si el socio comprador lleva menos tiempo en el negocio, al quedarse con toda la participación se convierte en el mayor propietario, y el manual exige entonces las reglas de adquisición inicial, incluido el informe a este precio. El prestamista documenta la categoría, así que pregunte cómo clasifica la operación.

¿Su caso es distinto?

• Un comprador, corredor o prestamista pidió un informe, o su contabilidad no coincide con la declaración ni con los depósitos bancarios: la pregunta es si cada cuenta y cada mes bajo revisión pueden conciliarse y cerrarse antes de que el revisor empiece, y qué implica eso. Vea ayuda con la contabilidad y en qué consiste una limpieza de la contabilidad.
• Nunca se presentó la declaración de un año bajo revisión: el prestamista no puede verificar ese año. Presente primero la declaración faltante (cómo ponerse al día con declaraciones del negocio sin presentar) y luego concilie la contabilidad alrededor de ella (ayuda con la contabilidad).
• Es el vendedor y quiere los pasos de preparación, o está decidiendo si pedir su propio informe primero: use cómo preparar la contabilidad para una revisión de calidad de las utilidades.
• Es el comprador y está decidiendo si pedir un informe: vea si necesita un informe o una revisión de un CPA y cómo revisar la contabilidad de un vendedor antes de comprar.
• Pasa gastos personales por el negocio, o una declaración presentada puede tener errores: para los gastos personales, vea add-backs y utilidades discrecionales del vendedor. Una declaración presentada que puede tener errores es una cuestión tributaria para un CPA; ordene la contabilidad a su alrededor (ayuda con la contabilidad).
• Quiere saber el impuesto sobre la venta: vea cómo vender su negocio.
• Pagó a abogados y contadores por la operación: vea debida diligencia y costos de la operación.
• Su prestamista quiere los estados financieros del prestatario: vea estados financieros para un préstamo SBA.