Frais de vérification diligente : charge ou capitalisation?

Passe-t-on en charges les frais de vérification diligente ou les ajoute-t-on au prix d'achat?

Pour l'impôt fédéral américain, les honoraires payés pour acheter une entreprise sont ajoutés à ce que l'acheteur a payé pour elle (son coût fiscal, ou coût de base américain), et non déduits dans l'année où ils sont payés. Les honoraires juridiques, comptables, de courtage, de banque d'affaires et d'évaluation peuvent tous être visés : toute somme payée dans le cadre de l'examen ou de la poursuite de l'achat, jugée selon l'ensemble des faits, et le travail qui fixe la valeur ou le prix en fait partie (26 CFR 1.263(a)-5(a) et (b)). La règle s'applique à tout acheteur, y compris un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique; les exemples utilisent une société.

Dans les transactions les plus courantes (l'achat des actifs d'une entreprise, ou l'achat d'une participation qui rend l'acheteur et la cible liés), un critère de date exclut l'examen préliminaire : le travail fait avant la plus rapprochée de la signature d'une lettre d'intention et de l'approbation des modalités, appelée ici la date déclencheuse, n'est pas capitalisé selon cette règle. Le tableau montre le résultat dans ces transactions, appelées ci-dessous transactions visées.

Ces faits rendent un dossier plus difficile que le tableau ne le laisse croire :

• Une même facture mélange du travail d'avant et d'après la date déclencheuse.
• Un banquier n'est payé que si la transaction se conclut.
• La transaction a échoué, ou une autre transaction l'a remplacée.
• L'acheteur est une nouvelle entité, ou l'acheteur et la cible sont liés.
• Les livres ont passé les frais en charges et la déclaration doit les capitaliser.
• Une déclaration produite a déjà déduit des frais de transaction.

À rassembler :

• Les lettres de mission, qui montrent ce que chaque conseiller devait faire.
• Les factures détaillées par date et par tâche, pas un montant global.
• La lettre d'intention ou l'entente d'exclusivité signée, avec sa date.
• Le procès-verbal du conseil ou le consentement écrit qui approuve les modalités de la transaction.
• Toute entente d'honoraires de réussite.
• L'état de clôture, ou la lettre ou l'avis qui a mis fin à la transaction.
• Les déclarations des années précédentes et le grand livre, si des frais de transaction ont été passés en charges.

Quelle date fait passer les frais de vérification diligente de charges à capitalisés?

Dans une transaction visée, les frais de vérification diligente ne sont capitalisés que pour le travail fait à la plus rapprochée de deux dates, appelée ici la date déclencheuse, ou après. La première est celle où des représentants des deux parties signent une lettre d'intention, une entente d'exclusivité ou une communication écrite semblable; une entente de confidentialité ne compte pas. La seconde est celle où le conseil d'administration de l'acheteur, ou les dirigeants équivalents d'un acheteur qui n'est pas une société, approuve les modalités essentielles convenues provisoirement. Si la transaction n'exige aucune approbation de ce genre, la seconde date est celle où les deux parties signent un contrat écrit exécutoire (26 CFR 1.263(a)-5(e)(1)).

Une transaction visée est un achat imposable d'actifs qui forment une entreprise, un achat imposable d'une participation après lequel l'acheteur et la cible sont liés selon l'article 267(b) ou 707(b), ou certaines réorganisations (26 CFR 1.263(a)-5(e)(3)). Lié signifie surtout détenu à plus de la moitié, directement ou indirectement, mais les articles 267(b) et 707(b) visent aussi d'autres liens, comme les membres d'une famille et un groupe sous contrôle commun (article 267; article 707).

L'achat d'une participation qui laisse l'acheteur et la cible non liés n'offre aucun raccourci de date. Ses frais sont capitalisés lorsqu'ils sont payés dans le cadre de l'examen ou de la poursuite de l'achat, jugés selon l'ensemble des faits (26 CFR 1.263(a)-4(e)(1)).

Le travail fait avant la date déclencheuse n'est pas capitalisé selon cette règle, mais cela ne le rend pas déductible pour autant. L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, a décrit le coût de l'examen d'une expansion d'une entreprise existante comme généralement déductible selon l'article 162 lorsque les autres exigences sont remplies, et savoir si un achat est une expansion ou une nouvelle entreprise dépend des faits (Rev. Rul. 99-23). L'examen d'une nouvelle entreprise, ou d'une entreprise d'un autre domaine que celui de l'acheteur, est généralement un frais de démarrage, déduit seulement au début de l'exploitation; voyez la dernière section.

Une facture qui couvre les deux périodes doit être ventilée par date. Demandez à chaque conseiller des factures détaillées ou des relevés de temps pendant que les personnes qui ont fait le travail s'en souviennent.

Quels frais de transaction sont capitalisés quelle que soit la date?

Dans une transaction visée, six types de coûts sont capitalisés même lorsque le travail a précédé la date déclencheuse (26 CFR 1.263(a)-5(e)(2)) :

• Une évaluation, une appréciation écrite formelle ou un avis sur le caractère équitable de la transaction.
• La structuration de la transaction, y compris la négociation de sa structure et l'obtention de conseils fiscaux à son sujet.
• La préparation et l'examen des documents qui réalisent la transaction, comme la convention d'achat.
• L'obtention de l'approbation réglementaire, y compris les dépôts.
• L'obtention de l'approbation des actionnaires, comme les frais de procuration et de sollicitation.
• Le transfert de biens entre les parties, comme les taxes de transfert et les frais d'enregistrement des titres.

Une étiquette ne règle pas la question. Une facture intitulée « vérification diligente » qui porte en réalité sur de l'évaluation ou de la structuration figure sur cette liste. Dans une décision sur les frais de démarrage, l'IRS a dit que l'étiquette employée par les parties, et le moment, ne décident pas à eux seuls de la nature d'un coût (Rev. Rul. 99-23).

Les petits montants, la rémunération des employés et les frais généraux comptent-ils comme frais de transaction?

Non, à moins que l'acheteur ne choisisse de les capitaliser. Le règlement traite la rémunération des employés, les frais généraux et les coûts de minimis comme ne facilitant pas la transaction (26 CFR 1.263(a)-5(d)).

• Rémunération des employés. Le salaire, la prime et la commission versés aux propres employés de l'acheteur, et le paiement garanti d'un associé.
• Coûts de minimis. Tous les autres coûts de la poursuite de la transaction, si ensemble ils ne dépassent pas 5 000 $ (ou un montant supérieur fixé dans des indications publiées). Si le total dépasse la limite, même d'un dollar, aucun des montants n'est de minimis. Une commission ne l'est jamais.

Un acheteur peut choisir, transaction par transaction, de capitaliser la rémunération des employés, les frais généraux ou les coûts de minimis. Il le fait en les traitant comme des frais de transaction dans sa déclaration originale produite à temps pour l'année du paiement, prolongations comprises. Une société de personnes ou une société de type S fait le choix elle-même, et non ses propriétaires, et sa révocation pour une année exige le consentement de l'IRS. Pour l'achat d'une participation, les mêmes règles se trouvent au 26 CFR 1.263(a)-4(e)(4).

Que devient l'honoraire de réussite d'un banquier?

Un honoraire payable seulement si la transaction se conclut est traité comme un frais de transaction, à moins que les registres de l'acheteur ne montrent qu'une partie a payé du travail qui ne facilitait pas la transaction (26 CFR 1.263(a)-5(f)). Il y a deux voies.

La présomption s'applique aux transactions visées par le règlement sur les acquisitions, et la règle refuge seulement aux transactions visées. L'achat d'une participation qui laisse l'acheteur et la cible non liés relève du règlement sur les actifs incorporels, qui n'a aucune règle sur les honoraires de réussite; son honoraire est donc jugé selon l'ensemble des faits (26 CFR 1.263(a)-4(e)(1)). Une simple ventilation entre le travail facilitateur et les autres travaux ne suffit pas; le règlement demande des registres à l'appui, comme des relevés de temps ou des factures détaillées. Le choix est irrévocable, vise tous les honoraires conditionnels à la réussite de cette transaction et n'est pas un changement de méthode comptable (Rev. Proc. 2011-29, section 4).

Si la transaction se conclut, les frais capitalisés vont-ils au coût de base des actifs ou à celui des actions?

Dans une transaction imposable, les frais de transaction capitalisés vont au coût de base de ce que l'acheteur a acquis : les actifs dans un achat d'actifs, les actions dans un achat d'actions (26 CFR 1.263(a)-5(g)(2)(i)). Pour une réorganisation en franchise d'impôt, le règlement laisse la règle en réserve (alinéa (g)(1)); ce cas exige donc qu'un professionnel lise les faits.

• Achat d'actifs. Les frais augmentent le coût des actifs. Ce coût est réparti entre eux par catégorie, l'achalandage et la valeur d'exploitation en dernier, et l'acheteur et le vendeur déclarent chacun la répartition au formulaire 8594 lorsque les actifs forment une entreprise à laquelle de l'achalandage peut se rattacher (instructions du formulaire 8594). Le coût de base est ce que l'acheteur utilise pour l'amortissement et pour le gain ou la perte lors d'une vente ultérieure (Publication 551). Le coût réparti à l'achalandage et à des actifs incorporels semblables est généralement amorti sur 15 ans (article 197); le coût réparti aux actifs amortissables suit leur amortissement.
• Achat d'actions. Les frais augmentent le coût de base des actions, qui sert à calculer le gain ou la perte à la vente des actions (Publication 551).

Un achat d'actions traité comme un achat d'actifs aux fins de l'impôt suit la règle des actifs. L'achat d'une entreprise explique quand cela se produit.

Si la transaction échoue, puis-je déduire les frais que j'ai capitalisés?

Généralement oui, comme une perte dans l'année où l'acheteur abandonne la transaction, si les faits l'appuient. Les exemples du règlement disent qu'un acheteur peut recouvrer les frais capitalisés d'une transaction abandonnée selon l'article 165, dans l'année où il l'abandonne (Exemples 3 et 4). L'article 165 permet une déduction pour une perte subie pendant l'année (article 165(a)). La perte doit découler d'une opération close et terminée, fixée par des événements identifiables dans cette année, et elle ne peut pas dépasser le coût de base, ici les frais capitalisés (26 CFR 1.165-1).

La date d'abandon, et la preuve de celle-ci, décident donc généralement de l'année. Conservez le document qui met fin à la transaction : une lettre de résiliation, un procès-verbal du conseil ou un avis écrit à l'autre partie. Une transaction qui s'éteint simplement est plus difficile à dater.

Un remboursement peut changer à la fois le montant et l'année. Réduisez la perte de toute indemnité reçue. Si le contrat donne un droit de recouvrer les frais et qu'il y a une perspective raisonnable de recouvrement, la partie qui peut être remboursée n'est pas subie tant qu'il n'est pas raisonnablement certain qu'elle sera payée (26 CFR 1.165-1(c)(4) et (d)(2)). Gardez les modalités de remboursement, ainsi que tout règlement ou toute quittance, avec les registres de la résiliation.

Quatre éléments peuvent changer le résultat :

• Une autre transaction l'a remplacée. Si les deux transactions de l'acheteur ne pouvaient pas se faire ensemble, les frais capitalisés de la transaction abandonnée (le travail intrinsèquement facilitateur et la vérification diligente à partir de la date déclencheuse) sont ajoutés aux frais de la transaction qui se conclut, et non pris comme une perte; la vérification diligente antérieure reste hors de la règle (26 CFR 1.263(a)-5(c)(8), Exemple 13, qui la montre du côté de la cible).
• Une indemnité de rupture ou de résiliation. Si les transactions s'excluaient mutuellement, une indemnité payée pour mettre fin à la première est capitalisée avec la transaction qui se conclut (Exemple 13). Si l'acheteur pouvait faire les deux, le règlement n'exige pas de la capitaliser (Exemple 14); sa déductibilité, et le moment, dépendent d'autres règles et des faits. Le traitement par un acheteur de l'argent qu'il reçoit lorsqu'une transaction échoue n'est pas réglé par le règlement et dépend du contrat.
• Plusieurs cibles ont été étudiées. Si l'acheteur pouvait acheter l'une ou la totalité d'entre elles, le travail d'évaluation d'une cible qu'il abandonne est capitalisé et peut être recouvré dans l'année où il abandonne cette cible (Exemple 4).
• La nature de la perte n'est pas réglée par les exemples. Ils disent « peut recouvrer »; ils ne disent pas si la perte est ordinaire ou en capital, et les pertes en capital ne sont permises que selon les articles 1211 et 1212 (article 165(f)). Cela dépend des faits. L'article 1234A peut faire de la perte une perte en capital lorsque le droit ou l'obligation éteint portait sur un bien qui serait une immobilisation pour l'acheteur, comme des actions. La perte d'une société de personnes est transmise à ses associés.

Quel est le traitement comptable des frais de vérification diligente, et en quoi diffère-t-il de la déclaration?

Un acheteur dont les livres suivent les principes comptables généralement reconnus des États-Unis (US GAAP) passe ces frais en charges dans un regroupement d'entreprises, alors que sa déclaration de revenus les capitalise. Dans ce cas, les honoraires d'intermédiaire, de conseil, juridiques, comptables, d'évaluation et autres honoraires professionnels de l'acheteur, ainsi que les frais généraux d'administration, sont passés en charges au fur et à mesure qu'ils sont engagés. Les coûts d'émission de titres de créance ou de capitaux propres sont l'exception et suivent d'autres normes comptables (FASB Statement No. 141(R), paragraphe 59, le texte de 2007, maintenant repris dans le FASB Topic 805 tel que le décrivent les instructions de déclaration de la Federal Reserve). La norme ne s'applique pas à l'achat d'actifs qui ne sont pas une entreprise (paragraphe 2); pour ceux-ci, le même Statement fait enregistrer les actifs au coût par l'acheteur, qui comprend généralement les frais de transaction (paragraphes D4 et D5); les livres et la déclaration les capitalisent donc tous les deux. Qu'un achat soit une entreprise peut différer entre les US GAAP et le fisc. Les livres tenus selon la base fiscale suivent plutôt la déclaration.

L'écart est une différence entre les livres et la déclaration. Pour s'y retrouver :

1. Tenez un tableau par transaction, avec chaque facture codée selon la date du travail et son type : avant la date déclencheuse, après, toujours capitalisé, honoraire de réussite, financement, intégration.
2. Enregistrez chaque coût selon la base propre aux livres. Les livres en US GAAP passent en charges les frais de transaction d'un regroupement d'entreprises au fur et à mesure qu'ils sont engagés, et le tableau suit ce que la déclaration doit capitaliser. Les livres selon la base fiscale ne portent que les coûts qui doivent être capitalisés, dans un compte de bilan comme « Frais de transaction en cours », reporté à chaque fin d'exercice. À la clôture, transférez-le dans le coût des actifs achetés ou dans le placement en actions; si la transaction est abandonnée, évaluez la perte dans l'année de l'abandon. Suivez à part les frais de financement, d'intégration et de démarrage.
3. Chaque année, rapprochez les livres de la déclaration. Réajoutez seulement les charges des livres que la déclaration ne déduit pas encore, et soustrayez les déductions fiscales absentes du résultat des livres, comme l'amortissement du coût capitalisé et une perte d'abandon. Utilisez l'annexe M-1 du formulaire 1120 ou 1065, ou l'annexe M-3 lorsqu'elle est exigée à la place (instructions du formulaire 1120; instructions du formulaire 1065).

Pour un acheteur qui utilise la méthode d'exercice, un coût est payé aux fins de cette règle lorsque le passif est engagé, jamais avant l'année où il l'est (26 CFR 1.263(a)-5(h)).

Si une déclaration déjà produite a déduit des frais que cette règle capitalise, la correction peut passer par une déclaration modifiée ou un changement de méthode comptable. L'IRS traite la façon de ventiler un honoraire conditionnel à la réussite comme une méthode comptable (Rev. Proc. 2011-29, section 2.04), et dans la plupart des cas, une méthode n'est pas établie pour un élément sans traitement uniforme (26 CFR 1.446-1(e)(2)(ii)(a)). La solution applicable dépend des faits.

Comment les frais de collecte de fonds sont-ils traités?

Les frais d'emprunt sont capitalisés selon leur propre règle et ne sont pas des frais de transaction, même lorsque le prêt paie l'achat (26 CFR 1.263(a)-5(c)(1) et Exemple 2). Les frais d'émission d'actions doivent aussi être capitalisés, mais le règlement n'a pas d'exclusion équivalente et laisse leur traitement en réserve; savoir si des actions émises pour financer ou payer un achat comptent aussi comme frais de transaction dépend donc des faits (26 CFR 1.263(a)-5(a)(8) et (g)(3)). Les frais d'émission de dette, lorsqu'ils sont déductibles, sont déduits sur la durée du prêt comme s'ils réduisaient son prix d'émission (26 CFR 1.446-5). Pour les honoraires juridiques d'un tour de financement par capitaux propres, voyez l'enregistrement d'un tour de financement à prix fixé.

Les frais de transaction du vendeur suivent des règles distinctes; voyez la vente de votre entreprise.

Qui paie les honoraires de vérification diligente?

Celui qui a signé la lettre de mission doit la facture, à moins que la convention d'achat ne la déplace vers l'autre partie; le droit fiscal ne fixe pas qui paie. Le règlement traite une somme payée au nom d'une partie comme le paiement de cette partie (26 CFR 1.263(a)-5(k)); une facture que l'acheteur paie pour le vendeur ou pour la cible est donc traitée, aux fins de cette règle, comme le coût de l'autre partie. Il ne s'ensuit pas que l'acheteur puisse la déduire : le paiement peut plutôt faire partie de ce que l'acheteur a payé pour l'entreprise, comme les sommes dues par le vendeur que l'acheteur accepte de payer dans un achat de biens (Publication 551), et c'est la convention et les faits qui décident. Notez qui doit chaque facture avant qu'elle soit payée.

Et si je n'ai pas encore d'entreprise?

Un acheteur sans entreprise active, ou qui achète une entreprise d'un domaine différent du sien, traite généralement le coût de décider s'il doit acheter une entreprise, et laquelle, comme des frais de démarrage, déduits ou étalés seulement une fois l'entreprise commencée; une entreprise acquise commence au moment où l'acheteur l'acquiert (article 195). Les montants et le choix sont expliqués dans les frais de démarrage avant le lancement.

Les coûts de la tentative d'acheter une entreprise précise sont différents : l'évaluation, la vérification diligente après la décision d'acheter et la rédaction de la convention sont des coûts d'acquisition en capital, pas des frais de démarrage (Rev. Rul. 99-23). Pour une transaction visée, le règlement ultérieur trace la ligne. Les coûts qu'il exige de capitaliser ne peuvent pas être des frais de démarrage; ceux qu'il n'exige pas de capitaliser, comme la vérification diligente ordinaire avant la date déclencheuse, peuvent l'être si les autres conditions de l'article 195 sont remplies (préambule de la T.D. 9107). La décision de 1999 est antérieure au règlement, et la décision de viser une cible précise ne déplace pas la date déclencheuse.

Si aucune entreprise n'est jamais acquise, l'article 195 ne donne aucune déduction selon ses termes, parce que la déduction arrive avec l'entreprise. Les frais capitalisés d'une transaction précise abandonnée suivent les règles de perte ci-dessus, sur les mêmes faits. Savoir si une recherche infructueuse produit une déduction dépend des faits; pour les search funds, voyez le guide sur les search funds.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Achat d'actifs avec une facture de vérification diligente mixte

Une société achète les actifs d'une entreprise dans une transaction imposable. Supposons que le 1er mars soit la première date déclencheuse : aucune entente d'exclusivité ni communication écrite semblable ne l'a précédée, et aucun conseil n'a approuvé les modalités avant elle. Ses conseillers facturent 50 000 $ : 25 000 $ d'examen général avant la signature de la lettre d'intention le 1er mars, 15 000 $ de vérification diligente juridique après, et 10 000 $ pour rédiger la convention d'achat. Les 15 000 $ sont capitalisés parce que le travail est postérieur à la date déclencheuse, et les 10 000 $ quelle que soit la date. Cela fait 25 000 $ ajoutés au prix d'achat, répartis entre les actifs achetés et déclarés au formulaire 8594. L'examen préliminaire n'est pas capitalisé selon le règlement; l'acheteur se demande ensuite s'il s'agit d'une charge ordinaire d'une entreprise existante ou d'un frais de démarrage. Une seule facture de 50 000 $ sans ventilation par date empêcherait l'acheteur de montrer lequel est lequel.

L'honoraire de réussite d'un banquier

Un banquier est payé 200 000 $ lorsqu'une transaction visée de 5 000 000 $ se conclut. Avec le choix de la Rev. Proc. 2011-29, l'acheteur traite 70 % (140 000 $) comme ne facilitant pas la transaction et capitalise 30 % (60 000 $), et joint l'énoncé à la déclaration originale de l'année où l'honoraire est payé ou engagé. Sans le choix, la totalité des 200 000 $ est capitalisée, à moins que les registres du banquier, terminés à la date limite de la déclaration, n'appuient une partie qui ne facilite pas la transaction.

Une transaction qui échoue

Un acheteur dont les livres suivent les GAAP prévoit un regroupement d'entreprises; ses livres passent donc les frais de transaction en charges au fur et à mesure. Il paie 40 000 $ à l'année 1 et 20 000 $ à l'année 2 pour du travail qui facilite la transaction, et abandonne la transaction en novembre de l'année 2.

Les livres montrent 60 000 $ de charges sur les deux années. La déclaration n'en montre aucune à l'année 1 et une perte de 60 000 $ à l'année 2, si la perte est permise et ordinaire. Si l'acheteur avait plutôt mis fin à la transaction en janvier de l'année 3, la perte tomberait à l'année 3, si elle est permise; la date de la lettre de résiliation compte donc.

Votre situation est différente?

• Une même facture mélange du travail d'avant et d'après la lettre d'intention, un banquier ou un courtier n'est payé qu'à la clôture, ou l'acheteur ou la cible est une entité nouvelle ou liée : la ventilation, les registres et le critère de date décident ce qui est capitalisé, et la documentation a une date limite. Obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés avant la production de la déclaration.
• Une transaction a échoué et de gros honoraires figurent dans les livres, ou une indemnité de rupture a été payée ou reçue : l'année de la perte dépend du moment où la transaction a été abandonnée, sa nature dépend des faits, et les livres et la déclaration doivent être alignés. Obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés avant de décider si vous prenez la perte et quand.
• Une déclaration produite a déjà déduit des frais de transaction, ou les livres les ont passés en charges et la déclaration doit les capitaliser : la façon de corriger dépend de la manière dont le traitement s'est répété, et le grand livre a besoin d'un compte de transaction et d'un tableau qui se reporte à la déclaration. Voyez l'aide en tenue de livres pour les livres, et l'aide en fiscalité des sociétés avant de modifier.
• Vous choisissez entre acheter des actifs et acheter la société : voyez l'achat d'une entreprise.
• Vous vérifiez les chiffres du vendeur : voyez la vérification des livres d'un vendeur avant d'acheter.
• Un acheteur ou un investisseur demande vos registres : voyez les registres que demandent les investisseurs lors de la vérification diligente.
• Vous voulez savoir combien coûte un examen de la qualité des bénéfices : voyez le coût d'un rapport sur la qualité des bénéfices.
• Vous n'avez pas encore d'entreprise, ou vous menez un search fund : voyez les frais de démarrage avant le lancement et le guide sur les search funds.
• Vous êtes un Canadien qui achète une entreprise américaine, ou un acheteur américain qui achète une entreprise canadienne : voyez l'achat d'une entreprise américaine par un Canadien et l'achat d'une entreprise canadienne par un Américain.
• Vous êtes le vendeur : voyez la vente de votre entreprise.