Paquete contable en línea o firma de CPA: qué revisar

¿Debo usar un paquete en línea de contabilidad e impuestos o tener un CPA por separado?

Ninguna de las dos etiquetas decide. Un paquete es un formato de precio, no una credencial: cualquier persona con un número de identificación fiscal de preparador (PTIN) puede preparar declaraciones federales por una remuneración (IRS: cómo elegir a un profesional de impuestos), y una firma de CPA también puede vender una tarifa fija. Lo deciden cinco respuestas por escrito: quién firma sus declaraciones, quién puede hablar por usted ante el IRS, qué presentaciones cubre la tarifa, quién debe el dinero si falla un depósito de nómina y quién guarda sus registros y accesos. El IRS fija reglas para los preparadores y los empleadores, no para lo que incluye un paquete. Por eso el alcance por escrito es su única guía.

Compare el total, no la tarifa mensual. Sume lo que la tarifa deja fuera (declaraciones estatales, presentaciones de nómina, meses atrasados, respuesta a un aviso) y compárelo con la cotización por escrito de un CPA para la misma lista. Para saber qué hace subir una tarifa mensual, consulte cuánto cuesta la contabilidad al mes.

Si un solo proveedor tiene los libros, las declaraciones y la nómina, una laguna en el alcance o el cierre del servicio puede afectar las tres áreas. Si ya paga un paquete, o una plataforma acaba de cerrar, y se aplica alguno de estos casos, lo primero que un profesional necesita ver es el alcance por escrito, sus últimas declaraciones y el archivo contable.

Reúna esto antes de comparar: el alcance o los términos por escrito, la lista de declaraciones presentadas el año pasado, los reportes del proveedor de nómina (trimestrales y de fin de año), una exportación o copia de seguridad del archivo contable, y los estados de cuenta bancarios y de tarjetas.

¿Qué falla con los contadores en línea baratos?

La tarifa no muestra qué cubre un servicio; el alcance por escrito sí. Cada falla de la lista se vincula con una regla que puede revisar antes de firmar y tiene su propia sección.

¿Quién prepara y firma mi declaración, y quién puede hablar por mí si el IRS me escribe?

Por lo general, un preparador pagado debe firmar la declaración, anotar su PTIN y entregarle una copia (instrucciones del Form 1040; 26 U.S.C. 6107). Que esa persona pueda hablar por usted después depende de su credencial. Las instrucciones del Form 1065 y del Form 1120-S dicen lo mismo para las declaraciones de sociedades de personas y de corporaciones S, y agregan que el propietario también firma: un socio o un miembro de la LLC en la declaración de una sociedad de personas, y un ejecutivo autorizado en la de una corporación. El IRS indica que el contribuyente es legalmente responsable de lo que se presenta (IRS: mala conducta de los preparadores).

Fuente: página de credenciales del IRS; la condición del «Record of Completion» está en las instrucciones del Form 2848. Todos los casos de la tabla necesitan un PTIN para preparar declaraciones por una remuneración (IRS: requisitos del PTIN). Pregunte el nombre de la persona que firmará. Para conocer las funciones de un responsable contable, un contador y un CPA, consulte responsable contable, contador y CPA: diferencias.

¿Qué declaraciones incluye la tarifa fija: solo la federal, o también la estatal, la nómina, el impuesto sobre las ventas y los 1099?

Una tarifa fija cubre solo las presentaciones que nombra su contrato. Cada presentación de la tabla tiene su propio formulario, su agencia y su fecha de vencimiento.

Si un estado necesita una declaración lo define la regla de ese estado, que se consulta en el sitio de su autoridad tributaria; una página de precios no lo decide. Vea también qué declaraciones presenta su negocio.

¿El precio incluye poner al día libros atrasados o corregir los errores del año pasado?

Solo si el alcance por escrito lo dice. Ninguna fuente del IRS define qué incluye una tarifa mensual, así que trate tres trabajos como separados hasta que el alcance los nombre: los meses anteriores sin libros, la limpieza de un archivo erróneo o heredado, y las correcciones. Las correcciones incluyen las declaraciones enmendadas y los formularios de corrección de nómina, como el Form 941-X (Publication 15). Para cada trabajo, pregunte si está incluido o se cotiza aparte, qué genera un cargo adicional y quién prepara y firma las presentaciones enmendadas. Para conocer qué eleva el costo, consulte costo de poner al día la contabilidad; para saber qué camino conviene con un archivo desordenado, consulte limpiar la contabilidad o empezar de nuevo.

Si el servicio procesa mi nómina y omite un depósito, ¿quién le debe al IRS?

Por lo general, le debe el empleador. Según las reglas de impuestos sobre el empleo, un proveedor de servicios de nómina o un agente de informes (reporting agent) que omite un depósito no es responsable como empleador ni como agente del empleador; presenta con su propio EIN (número de identificación del empleador), y lo que ese proveedor le deba a usted según su contrato es otra cuestión. El IRS puede determinar multas e intereses en la cuenta del empleador, y el empleador también puede ser considerado personalmente responsable de ciertos impuestos no pagados (Publication 15, sección 16; IRS: cómo delegar las tareas de nómina).

Algunos acuerdos son distintos. Un agente con un Form 2678 aprobado, o un pagador que designe el IRS, presenta con su propio EIN y es responsable solidario junto con el empleador. Una organización de empleadores profesionales (PEO) certificada generalmente se trata como el empleador de los salarios que paga, aunque usted también puede ser tratado como empleador de ciertos empleados. Pregunte qué acuerdo usa el servicio y con el EIN de quién se presentan sus declaraciones.

Los depósitos tardíos tienen una multa de del 2% al 15% del depósito no pagado, según cuánto se retrasen y si el IRS ya envió un aviso; las tasas no se suman (IRS: multa por no depositar). Si no se paga el impuesto sobre la renta retenido ni el del Seguro Social y Medicare, también puede aplicarse la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso (trust fund recovery penalty), de 100% del impuesto en fideicomiso no pagado, contra cada persona responsable que haya actuado con intención dolosa (26 U.S.C. 6672); la Publication 15 indica que puede incluir a un ejecutivo, un socio, un empleado o un contador. Por lo general, el IRS tiene 3 años para determinarla, desde el 15 de abril posterior al año de nómina, o desde la fecha de presentación de la declaración si es posterior, y no hay límite de tiempo mientras la declaración no se haya presentado (IRM 5.7.3).

• Vigile usted mismo los depósitos. Cuando un tercero lo inscribe en el sistema de pagos del IRS (EFTPS), usted recibe un Inquiry PIN. Úselo para confirmar cada depósito (Publication 15).
• Mantenga su propia dirección registrada en el IRS. Las cartas del IRS van a la dirección registrada; cambiarla por la del proveedor puede limitar lo que usted se entere. Actualícela con el Form 8822-B.

Si ya llegó un aviso, consulte qué hacer si su proveedor de nómina no pagó sus impuestos y errores del responsable contable: quién paga las multas.

¿Qué pasa con mis libros y registros si el servicio cierra o si yo me voy?

Usted debe conservar los registros, sin importar quién los tenga. Toda persona obligada a pagar un impuesto debe llevar registros (26 U.S.C. 6001), y el IRS indica que los contribuyentes son responsables de conservar los libros que respalden la declaración y de presentarlos en un examen (IRS: preguntas frecuentes sobre registros de software contable). Que un servicio cierre no cambia eso.

• Por cuánto tiempo. Por lo general, hasta que venza el plazo de prescripción de la declaración: 3 años después de presentarla en el caso habitual, y más en algunas situaciones (Publication 583). Consulte cuánto tiempo conservar los registros del negocio.
• Lo que un examinador suele pedir. El archivo de copia de seguridad del software contable y el acceso del administrador, más que exportaciones a hojas de cálculo. Un archivo reconstruido al volver a ingresar las transacciones no cumple con lo solicitado (preguntas frecuentes del IRS). Si el servicio tiene el único acceso de administrador, entregar ese archivo depende del servicio.
• Lo que un preparador debe devolver. Un profesional que ejerce ante el IRS debe devolver sin demora, cuando se lo pidan, los registros del cliente que este necesita para cumplir con sus obligaciones tributarias federales, y una disputa por honorarios por lo general no lo excusa, dentro de los límites que fija la regla (31 CFR 10.28). El Circular 230 no cubre automáticamente a un preparador sin credencial que solo prepara declaraciones (IRS: práctica tributaria ética); los participantes del Annual Filing Season Program aceptan sus normas de práctica (IRS: preguntas frecuentes del programa). Para cualquier otro proveedor, incluido un servicio que solo lleva los libros, deciden el contrato y la ley estatal. Por eso obtenga por escrito las condiciones para devolver los registros y exportar el archivo contable.

Conserve sus propias copias de las declaraciones firmadas, los reportes de nómina, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas, y una copia de seguridad actual del archivo contable. Consulte registros que debe conservar al cancelar el software contable. Si un servicio ya desapareció o retiene su archivo por una factura sin pagar, consulte cómo recibir los libros de un contador anterior.

¿Quién puede ver mis accesos bancarios y mis datos tributarios?

Cualquier persona a quien usted le dé un acceso o un archivo, así que conceda solo lo que el trabajo necesita. Un preparador de declaraciones debe tener un plan escrito para proteger los datos de sus clientes: el IRS indica que la regla de protección (Safeguards Rule) de la FTC exige que los preparadores creen y apliquen planes de seguridad, y que no hacerlo puede llevar a una investigación de la FTC (Publication 4557). La ley federal también considera un delito menor que una persona dedicada a preparar declaraciones del impuesto sobre la renta, o a prestar servicios relacionados con ellas, divulgue a sabiendas o de forma imprudente la información entregada para una declaración, o la use para otro fin, con las excepciones que fijan la ley y los reglamentos (26 U.S.C. 7216).

La Publication 4557 nombra medidas que conviene preguntar: inicio de sesión con autenticación de varios factores (un segundo paso además de la contraseña) para quien acceda a información de los clientes, un acceso distinto para cada persona y acceso limitado a quienes lo necesitan. También indica a los preparadores que elijan proveedores externos que mantengan protecciones, así que pregunte si alguien ajeno a la firma toca sus archivos. La guía se dirige a los preparadores de declaraciones; un servicio que solo lleva los libros no se menciona, así que hágale las mismas preguntas. Para un acceso que no pueda mover dinero, consulte cómo dar acceso a sus cuentas a un responsable contable.

¿La misma firma puede atender un aviso o una auditoría del IRS?

Por lo general, solo si quien responde tiene permiso para representarlo y cuenta con su autorización por escrito. Un CPA, un agente inscrito (enrolled agent) o un abogado puede atender cualquier asunto ante el IRS. Un preparador con derechos limitados no puede representarlo en una declaración que no preparó, ni en apelaciones o cobranza (página de credenciales del IRS).

• El Form 2848 autoriza a una persona habilitada para ejercer ante el IRS a representarlo y a revisar y recibir su información tributaria confidencial (IRS: acerca del Form 2848). Debe indicar cada formulario y período; el IRS devuelve el que dice «todos los años» (instrucciones del Form 2848). El Form 8821 solo permite que la persona que usted nombre revise o reciba esa información, y no permite que un preparador sin derechos de representación lo represente (IRS: acerca del Form 8821; instrucciones del Form 2848). Una sociedad de personas sujeta al régimen de auditoría centralizada nombra a un representante de la sociedad en su declaración; revise quién figura.
• En los Forms 1065 y 1120-S, la casilla «Yes» junto a la firma del preparador permite que el IRS llame a la persona que firmó para hacerle preguntas de procesamiento. Esa persona también puede dar al IRS información que falte, llamar al IRS por el procesamiento y responder ciertos avisos sobre errores matemáticos y la preparación de la declaración. No le permite obligar al negocio ni representarlo de otra forma ante el IRS. Cubre solo a esa persona, no a la firma, y termina a más tardar en la fecha de vencimiento, sin prórrogas, de la declaración del año siguiente (instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120-S).
• Vea usted mismo los avisos. Una sociedad de personas, una corporación S o una corporación C puede abrir un Business Tax Account (cuenta de impuestos de la empresa) que muestra los avisos y las cartas del IRS, pero el acceso completo es para un Designated Official (funcionario designado): un socio general o un miembro administrador de una sociedad de personas, o un ejecutivo o miembro administrador que sea empleado actual con Form W-2 de una corporación. Un propietario único con un número de identificación del empleador también puede abrir una. Una LLC de un solo miembro todavía no puede obtener acceso completo, ya sea que presente como propietario único o con el Form 1120-S o el 1065 (IRS: Business Tax Account).

Un Form 2848 federal cubre solo al IRS; los avisos estatales provienen de las agencias estatales, así que pregunte si el servicio los atiende, y si atiende un aviso sobre una declaración que no preparó. Si ya llegó un aviso, consulte aviso del IRS a su negocio; para un examen, consulte auditoría del IRS a una pequeña empresa. Para terminar una autorización anterior, consulte cómo recibir los libros de un contador anterior.

¿Cómo pruebo un paquete antes de firmar?

Haga las mismas preguntas por escrito a cada servicio que compare, y compare las respuestas línea por línea. Dos señales de alerta vienen directamente de la guía del IRS: un preparador que no quiere firmar ni dar un PTIN, y un reembolso enviado a una cuenta que no es suya (IRS: mala conducta de los preparadores). Pregunte también cómo se fija la tarifa. El Circular 230 limita los honorarios contingentes de los profesionales que ejercen ante el IRS, incluido un honorario basado en un porcentaje del reembolso (31 CFR 10.27); que se aplique depende de quién prepara la declaración y del trabajo realizado. Después:

1. Obtenga el alcance por escrito. Formularios, estados, depósitos de nómina, meses atrasados, correcciones, respuesta a avisos y lo que cuesta aparte. Consulte carta de compromiso de contabilidad.
2. Obtenga el nombre, la credencial y el PTIN de quien firma. Pregunte cuándo se firma el Form 2848: al comenzar, o solo después de que llegue un aviso.
3. Pida un mes de muestra. Conciliaciones bancarias y de tarjetas, un estado de resultados, un balance general y una lista de preguntas pendientes. Consulte qué incluye un servicio mensual de contabilidad.
4. Pruebe la salida. Lea por cuánto tiempo siguen disponibles sus datos, cómo se devuelven los registros y si cobran por ello. En el primer mes, pida una copia de seguridad del archivo contable y confirme que usted tiene derechos de administrador.
5. Establezca supervisión de la nómina. Obtenga su propio acceso al sistema de pagos del IRS antes de la primera nómina.
6. Apruebe cada declaración antes de que se presente. Nunca firme una declaración en blanco o incompleta (IRS: mala conducta de los preparadores).

Para ver preguntas de entrevista y señales de alerta, consulte preguntas antes de contratar a un responsable contable; para saber qué cuesta cada opción, consulte cuánto cuesta la contabilidad al mes.

¿Qué negocios superan un paquete?

Vuelva a revisar un paquete de alcance fijo cuando el negocio agregue cualquiera de estos casos.

Cuando se aplique una fila, pida al servicio que nombre la presentación por escrito, o pase ese trabajo a una firma que la haga. En cualquier caso, defina quién se encarga al cierre del año de pasar los libros a la declaración: consulte de los libros a la declaración del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un consultor con un paquete mensual

Una consultoría organizada como LLC de un solo miembro en Texas, que tributa como empresa individual, paga un paquete de US$125 al mes (US$1,500 al año) por los libros y una declaración federal. Uno de sus clientes está en California. Antes de renovar, el propietario pregunta por escrito: ¿quién firma el Schedule C, y con qué credencial? ¿Alguna declaración estatal está incluida en la tarifa, y una presentación en California es un costo extra si California la exige? ¿Quién responde una carta del IRS sobre una declaración que el servicio preparó? Si California exige una declaración lo define California. Si el paquete la prepara lo define el contrato.

Una corporación S con un depósito omitido

Una corporación S tiene dos empleados, y la herramienta de nómina del servicio omite un depósito federal de US$4,000. Llega al IRS con 10 días de retraso, lo que cae en el tramo del 5%: US$200, más intereses, a menos que el IRS acepte una explicación de causa razonable. El IRS cobra a la corporación en su dirección registrada, no al servicio: en este ejemplo, el servicio es un proveedor de nómina que presenta con el EIN de la propia corporación y no es el empleador. El propietario nunca configuró su acceso al sistema de pagos del IRS, así que el error salió a la luz solo cuando llegó el aviso. Si el depósito nunca se hubiera hecho, una persona responsable que actuó con intención dolosa también podría enfrentar una multa personal sobre el impuesto retenido.

Un servicio que cierra

Un servicio en línea cierra en marzo. El propietario tiene 14 meses de libros alimentados desde el banco, ningún recibo y ninguna copia del archivo contable. El propietario revisa si el archivo está bajo su propio acceso y si se puede restablecer el acceso de administrador, y luego exporta una copia de seguridad. Los recibos faltantes se reconstruyen a partir de los estados de cuenta bancarios y de tarjetas cuando las reglas lo permiten: consulte cómo reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta.

¿Su caso es distinto?

• Usted ya paga un paquete, o una plataforma acaba de cerrar, y el negocio tiene nómina, una declaración de corporación S o de sociedad de personas, varios estados, un aviso del IRS o libros que no puede conciliar. Cada caso agrega una presentación, una responsabilidad o un registro que el alcance quizá no nombra. Un profesional puede comparar el alcance por escrito con sus declaraciones, sus reportes de nómina y su archivo contable antes de que algo cambie de lugar: consulte ayuda con el registro contable.
• El servicio cerró o dejó de responder. Consulte cómo recibir los libros de un contador anterior y cómo reemplazar a su responsable contable. Si decide pasar los libros y las declaraciones a un solo proveedor, consulte ayuda con el registro contable.
• Llegó un aviso del IRS. Consulte aviso del IRS a su negocio y ayuda con el registro contable si se trata de una declaración o un depósito que manejó el servicio. Para las multas causadas por un error, consulte errores del responsable contable: quién paga las multas.
• Los libros están atrasados o desordenados. Consulte cómo ponerse al día con libros atrasados y ayuda con el registro contable.
• El negocio tiene un propietario extranjero. Una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera puede tener declaraciones informativas, como el Form 5472, que un alcance de tarifa fija quizá no nombra (IRS: instrucciones del Form 5472). Consulte cómo presentar la declaración de una corporación desde el extranjero y ayuda con el registro contable.
• Está pensando en llevar usted mismo los libros o en contratar a un responsable contable local. Consulte llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable y responsable contable local o en línea.