LLC com vários membros: precisa de CPA para o Form 1065 e os K-1?

Precisamos de um CPA, ou podemos entregar nós mesmos o Form 1065 da nossa LLC com vários membros?

Nenhuma regra exige um CPA (contador público habilitado) para preparar a declaração de uma sociedade. Uma LLC com vários membros tributada como sociedade entrega o Form 1065 (declaração de sociedade de pessoas), e um membro precisa assiná-lo. Quem é pago para preparar a declaração geralmente também deve assinar como preparador, com um número de identificação de preparador do IRS (PTIN). Se um proprietário ou um empregado a preenche, o espaço do preparador pago fica em branco (instruções do Form 1065).

A pergunta real é se a declaração pode ficar correta sem julgamento profissional. Cada linha abaixo acrescenta um pouco:

Vários desses pontos são difíceis de mudar depois que a data de vencimento passa: o código tributário limita as alterações nas informações do K-1 depois dessa data, com exceções listadas (seção 6031(b)). Depois que o prazo de entrega, incluindo qualquer prorrogação válida, termina, uma declaração sujeita às regras de auditoria centralizada geralmente precisa de um pedido de ajuste administrativo (administrative adjustment request), não de uma declaração retificadora (instruções do Form 1065). Antes disso, um Form 1065 substituto com K-1 correspondentes pode substituí-la (Revenue Procedure 2019-32). Veja como corrigir uma declaração de empresa já entregue.

O Form 1065 vence em 15 de março para uma LLC no ano-calendário. Dois casos têm mais probabilidade de exigir um profissional: uma declaração que já está atrasada e proprietários que aportaram e retiraram valores diferentes, de modo que ninguém sabe dizer o que cada K-1 deve mostrar (veja a seção sobre quando vale a pena pagar um CPA). Antes de decidir, reúna o acordo operacional, uma lista datada do que cada proprietário aportou e retirou e os extratos bancários do ano. A lista completa está mais abaixo.

Uma LLC com vários membros entrega o Form 1065 mesmo sem lucro?

Em geral, sim. Uma LLC americana com dois ou mais membros é uma sociedade para fins de imposto federal, a menos que opte pela tributação como corporação (Form 8832, ou Form 2553 para o regime de corporação S). Uma sociedade deve entregar o Form 1065, a menos que não receba renda nem tenha nenhuma despesa tratada como dedução ou crédito (IRS: classificação da LLC; instruções do Form 2553; instruções do Form 1065). Cônjuges que são os únicos membros de uma LLC em um estado de comunhão de bens (community property) podem tratá-la como sociedade ou como entidade desconsiderada (disregarded entity) (Revenue Procedure 2002-69). Veja LLCs de cônjuges e de famílias.

Um prejuízo não elimina a obrigação: um ano com prejuízo tem despesas a informar, e o prejuízo passa para os proprietários nos K-1 deles (IRS: sociedades). Declarações estaduais e taxas anuais podem se aplicar mesmo quando nenhuma declaração federal é devida. Veja quais declarações a sua empresa entrega.

Quando vence o Form 1065 e quanto custa uma declaração atrasada?

O Form 1065 de uma LLC no ano-calendário vence em 15 de março. Uma declaração atrasada ou sem as informações exigidas custa à LLC $260 por sócio, por mês ou fração de mês, até 12 meses. O IRS cobra a multa da sociedade (instruções do Form 1065; seção 6698(c)). O valor em dólares é o montante indexado para uma declaração com entrega exigida em 2027 (Revenue Procedure 2025-32).

Uma declaração que já está atrasada é cobrada pelo valor da própria data de vencimento. As instruções do Form 1065 mostram $255 para uma declaração com vencimento no ano anterior a 2027, e a página de multas do IRS lista os anos anteriores.

A multa não se aplica se a sociedade demonstrar que a falha teve causa razoável (reasonable cause). Não anexe uma explicação à declaração: o IRS pede uma depois de enviar uma carta (instruções do Form 1065). Sociedades pequenas que atendem a condições definidas são presumidas como tendo causa razoável (IRS: multa por falta de entrega), e pode haver alívio para primeira infração ou outro alívio administrativo (IRS: alívio de multas administrativas). Veja alívio de multa por declaração de sociedade atrasada e multas por atraso na entrega e no pagamento.

Que contabilidade uma LLC com vários membros precisa ter para o Form 1065?

Uma LLC com vários membros precisa de uma contabilidade que mostre a renda e as despesas do ano por categoria, o que cada proprietário aportou e retirou e, a menos que se aplique uma exceção para sociedades pequenas, um balanço patrimonial de fim de ano que bata com a contabilidade (instruções do Form 1065).

Uma LLC pode deixar de preencher os Schedules L, M-1 e M-2, o item F (ativo total) da página 1 e o item L do K-1 quando passa no teste da sociedade pequena, a pergunta 4 do Schedule B. Isso exige receita total inferior a $250.000, ativo total inferior a $1.000.000, K-1 entregues com a declaração e fornecidos no prazo e nenhum Schedule M-3 (Form 1065). Deixar de preencher os schedules não elimina a necessidade de um registro do que cada proprietário aportou e retirou: cada proprietário mantém o próprio registro do custo-base fiscal, e a conta de capital do K-1 não pode ser usada para calculá-lo (instruções do K-1).

Para montar as contas, veja como montar a contabilidade de uma LLC nova.

Como os K-1 dividem o lucro quando os proprietários aportam e retiram valores diferentes?

A parcela do lucro de cada proprietário no K-1 segue o acordo da sociedade, não o valor que o proprietário aportou ou retirou. Os aportes e as retiradas alteram a conta de capital do proprietário (seção 704(a)).

O acordo pode ser escrito ou verbal. Os proprietários podem alterá-lo para um ano fiscal até a data de vencimento da declaração, sem contar as prorrogações, e a lei local preenche qualquer lacuna que o acordo deixe (Publication 541; seção 761(c)). Se o acordo não diz nada sobre um item, ou se uma alocação não atende às regras tributárias de alocação, a parcela de cada proprietário segue a participação dele na sociedade, avaliada com base em todos os fatos (seção 704(b)).

Cada proprietário paga imposto sobre a parcela do K-1 dele, quer a LLC a tenha distribuído, quer não (instruções do Form 1065). O item J do K-1 mostra a parcela de cada proprietário no lucro, no prejuízo e no capital no início e no fim do ano. Para uma sociedade que nunca controlou isso, veja como refazer as contas de capital da sociedade.

O que são pagamentos garantidos e em que diferem das retiradas?

Um pagamento garantido (guaranteed payment) é um pagamento a um proprietário fixado sem relação com a renda da LLC, por trabalho ou pelo uso do capital. Uma retirada é uma distribuição de dinheiro a que o proprietário tem direito como proprietário. Os dois são informados de formas diferentes (Publication 541).

O IRS diz que os sócios não são empregados e não devem receber um Form W-2. Para o lado da contabilidade, veja pagamentos garantidos versus retiradas de sócios. Para saber como cada um é tributado para o proprietário, incluindo o imposto de autônomo (self-employment tax), veja como as sociedades são tributadas.

O que é uma conta de capital e o que o K-1 pede?

Uma conta de capital é a participação acumulada de cada proprietário na LLC: dinheiro e bens aportados, mais a parcela do proprietário na renda, menos os prejuízos e o dinheiro ou os bens retirados. O item L do K-1 pede essa conta por proprietário, calculada pelo método do custo-base fiscal, a menos que se aplique o teste da sociedade pequena do Schedule B (pergunta 4) (instruções do Form 1065).

O item L vai da conta de capital inicial (o saldo final do ano passado), passa pelo capital aportado, pela parcela do proprietário no lucro líquido ou no prejuízo, por outros aumentos ou reduções e pelas retiradas e distribuições, até a conta de capital final, que pode ser negativa. Um aporte conta como dinheiro mais o custo-base fiscal ajustado do bem, não o valor de mercado, menos qualquer dívida que a LLC assuma ou a que o bem esteja sujeito (instruções do Form 1065).

A conta de capital final não é o custo-base fiscal do proprietário, que também inclui a parcela dele na dívida da LLC. Os saldos finais de todos os K-1 devem somar o saldo final do Schedule M-2. Para manter a conta na contabilidade de um ano para o outro, veja contas de capital dos sócios.

Onde dá errado entregar o Form 1065 por conta própria?

Uma declaração feita sozinho pode falhar sempre que as regras tributárias pedem algo que a contabilidade nunca registrou. Estes são os pontos que os materiais do IRS tornam específicos:

Por onde começamos com a contabilidade e a primeira declaração?

Comece por duas coisas: o acordo operacional, que define a parcela de cada proprietário, e uma lista datada do que cada proprietário aportou e retirou. Depois acrescente o restante desta lista.

1. O acordo operacional e todas as alterações, ou uma nota escrita da divisão de lucro, prejuízo e capital que os proprietários combinaram.
2. A carta de confirmação do EIN, a data em que cada proprietário entrou (e saiu) e o nome, o endereço e o número de identificação fiscal de cada proprietário: o SSN (número de seguridade social dos EUA) ou o ITIN (número de identificação fiscal individual do IRS) para uma pessoa, o EIN para uma empresa. Para um proprietário que seja entidade desconsiderada, o K-1 usa o número do proprietário dela, então reúna os dois.
3. Qualquer opção do Form 8832 ou do Form 2553, a data de vigência dela e a aceitação pelo IRS, além de quaisquer outras cartas do IRS ou do estado.
4. Extratos bancários, de cartão e de empréstimo de todos os meses do ano, incluindo qualquer conta em que dinheiro da empresa e dinheiro pessoal se misturaram.
5. Uma lista do que cada proprietário aportou e retirou, por data. Para bens aportados: o que o proprietário pagou, quando, qualquer depreciação já tomada e o valor de mercado no dia em que o bem entrou.
6. A declaração anterior, os K-1 e o balanço patrimonial de fim de ano, ou a confirmação de que este é o primeiro ano.
7. Registros da folha de pagamento e de pagamentos a prestadores de serviços, se a LLC os tem.
8. Duas decisões: o método contábil (regime de caixa ou de competência) e quem será o representante da sociedade (partnership representative).

Quando vale a pena pagar um CPA pela declaração de uma LLC com vários membros?

Entregar sozinho é mais realista quando a LLC tem poucos proprietários, um único ano a entregar, aportes só em dinheiro e uma contabilidade que bate com o banco. A ajuda profissional tende a importar mais quando um erro seria caro ou difícil de desfazer, como na coluna da direita.

O custo de um erro é fácil de medir. A multa por declaração atrasada é o valor por sócio multiplicado pelo número de proprietários e pelos meses de atraso, e um K-1 atrasado ou errado tem a própria multa por proprietário. O trabalho cresce com os mesmos fatores: o número de proprietários (cada um recebe um K-1), o número de anos envolvidos, a existência de contas de capital, se os proprietários aportaram bens ou entraram e saíram e se a contabilidade concilia com o banco. Os honorários de um preparador costumam acompanhar o trabalho.

Para escolher entre cuidar você mesmo da contabilidade do dia a dia e contratar um responsável contábil, veja fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Proprietários iguais, retiradas desiguais

Dois amigos são proprietários de uma LLC de design, 50/50, com um acordo escrito. A receita é de US$120.000 e o lucro é de US$30.000. Cada um aportou US$5.000 no início. Um retirou US$14.000 e o outro, US$6.000. Suponha que não haja pagamentos garantidos nem dívidas.

Cada K-1 mostra US$15.000 de lucro, porque o acordo divide o lucro igualmente. As retiradas alteram as contas de capital, não o lucro:

A diferença de US$8.000 não é um item de imposto, mas precisa ser registrada. Se esta LLC passar no teste da sociedade pequena, ela pode deixar de preencher o item L, mas os proprietários ainda precisam do registro por proprietário. O que eles farão com a diferença deve constar do acordo.

Uma declaração atrasada com três proprietários

Uma LLC com três membros, sem prorrogação, entrega o Form 1065 durante o quinto mês depois da data de vencimento. Pelo valor por sócio desta página, a multa é de US$260 x 3 sócios x 5 meses, ou seja, US$3.900, antes de qualquer alívio. A contagem inclui todos que foram sócios em qualquer momento do ano: um quarto proprietário que saiu em janeiro faria a multa chegar a US$5.200. O alívio para sociedade pequena ou para primeira infração pode eliminar a multa (veja acima). As multas por K-1 atrasados ou errados são separadas.

Dinheiro de um proprietário, uma caminhonete de outro

Um membro aporta US$40.000 em dinheiro. Outro aporta uma caminhonete comprada por US$25.000 e usada para fins pessoais, que agora vale US$40.000, sem financiamento. Se o acordo credita US$40.000 a cada proprietário, as contas de capital contábeis são iguais. As contas pelo custo-base fiscal no K-1 não são:

O custo-base da LLC na caminhonete é de US$25.000. Se a LLC a vender depois por US$40.000, os US$15.000 de ganho embutido geralmente são atribuídos ao membro que aportou a caminhonete. Se o item L for exigido (o teste da sociedade pequena não foi atendido), uma declaração que use US$40.000 para os dois proprietários erra o item L do proprietário da caminhonete.

E no seu caso?

• Seu primeiro Form 1065 vence ou já está atrasado, e os proprietários aportaram e retiraram valores diferentes, de modo que ninguém sabe dizer o que cada K-1 deve mostrar: o tratamento da entidade, as contas de capital, a contabilidade de que a declaração precisa e o risco de multas influenciam uns aos outros. Comece por alívio de multa por declaração de sociedade atrasada e como refazer as contas de capital da sociedade e depois busque ajuda com declarações fiscais corporativas.
• Vários anos de declarações nunca foram entregues: veja como regularizar declarações de empresa não entregues e busque ajuda com declarações fiscais corporativas.
• A contabilidade está atrasada ou nunca foi feita: veja como atualizar uma contabilidade atrasada e busque ajuda com a escrituração contábil.
• Só cônjuges são proprietários da LLC: veja LLCs de cônjuges e de famílias para saber se a empresa entrega o Form 1065 ou o Schedule C.
• Um proprietário mora fora dos EUA: a LLC pode ter retenção na fonte e entregas adicionais. Veja sócios estrangeiros e retenção na fonte.
• Um proprietário está saindo ou sendo comprado: se restar só um proprietário, a sociedade termina e um Form 1065 final vence conforme este prazo: o 15º dia do 3º mês após o mês em que a sociedade de pessoas se encerra (Revenue Ruling 99-6). Veja como comprar a participação de um sócio.
• Os K-1 já foram enviados e estão errados: veja como corrigir uma declaração de empresa já entregue.
• A LLC optou pela tributação como corporação ou como corporação S: aplica-se outra declaração. Veja como as LLCs são tributadas.