Impuesto sobre las ventas en alquileres: estadías y equipos

¿El alquiler paga impuesto sobre las ventas?

A veces. Cada estado lo decide, y la respuesta depende de lo que se alquila y por cuánto tiempo. Esta guía usa a Texas, Nueva York, Florida y Montana como ejemplos porque sus departamentos de ingresos publican las reglas. Su estado puede ser distinto, y su ciudad puede sumar un impuesto propio. El impuesto sobre las estadías cortas tiene muchos nombres: impuesto de alojamiento, de hotel, de ocupación, de alquiler transitorio o de cama. Aquí se llama impuesto de alojamiento, y el operador es el propietario o anfitrión que alquila el lugar.

Un caso no es sencillo cuando:

• alquila en más de un estado o ciudad, cada uno con su propio impuesto y su oficina de declaración
• los huéspedes reservan tanto por un sitio de reservas como directamente con usted
• un contrato combina el espacio con estacionamiento, almacenamiento, equipos o servicios
• tiene un aviso sobre meses en los que no cobró el impuesto

Reúna antes de decidir: una lista de propiedades o artículos con estado y ciudad, la duración promedio de la estadía o del contrato, de dónde vino cada reserva, el alquiler por mes y cualquier aviso.

¿No está en estos cuatro estados? Pregunte a su departamento de ingresos estatal cuatro cosas: si el alquiler de este tipo de propiedad se grava, si hay un impuesto de alojamiento aparte, cuánto tiempo debe quedarse un huésped para que el impuesto termine, y si un sitio de reservas cobra el impuesto. Luego pregunte a su ciudad y a su condado. Si alquila en varios estados, espere respuestas distintas para cada propiedad.

¿Hay impuesto sobre las ventas en un alquiler de corta estadía o en una casa de vacaciones?

Por lo general sí en Texas, Nueva York, Florida y Montana: una estadía corta en una casa, condominio, apartamento o habitación se grava como alojamiento, y lo cobra el propietario o un sitio de reservas. Hay excepciones para estadías pequeñas, como el piso de tarifa de Nueva York y su regla de 3 días para propietarios que alquilan su propia propiedad. El impuesto de alojamiento tiene capas: primero el estado y luego el condado o la ciudad, y cada capa puede ir a una oficina distinta.

Los cargos pueden formar parte del precio gravado. Nueva York indica que los cargos de limpieza, de servicio, del anfitrión y por mascotas pueden gravarse como parte del cobro por la ocupación. Nueva York exige que la factura del huésped muestre por separado los impuestos y cualquier cargo por unidad de la ciudad de Nueva York, y Florida exige que el impuesto sobre las ventas aparezca por separado.

Nueva York exime al propietario que alquila solo su propia propiedad por un total de 3 días o menos en un año calendario y no usa ningún servicio de reservas (TB-ST-331).

¿Cuánto tiempo debe quedarse un huésped para que el impuesto termine?

Cada estado fija su propio límite: 30 días en Texas y Montana, 90 días en Nueva York (180 días para el impuesto local sobre las ventas de la ciudad de Nueva York) y seis meses en Florida. En Nueva York y Montana los días son consecutivos para un mismo huésped; Texas cuenta el derecho de ocupar sin interrupción en el pago; en Florida importa la duración del contrato de alquiler escrito. Una estadía de un año supera los cuatro límites, pero un contrato escrito no siempre evita los primeros días: Nueva York cobra el impuesto hasta que el huésped llega a 90 días, y Texas tiene la regla del aviso escrito que se explica abajo. En estas reglas, un «residente permanente» es un huésped que se quedó más allá del límite; no tiene nada que ver con el estatus migratorio.

Las estadías largas pagadas por adelantado son una trampa. En Nueva York, incluso un huésped que tiene un contrato escrito de estadía larga y paga todo antes de llegar queda gravado hasta llegar a 90 días: el operador debe cobrar el impuesto sobre ese pago y puede acreditarlo o reembolsarlo cuando el huésped llega a 90 días; si no lo hace, el huésped puede pedirlo al estado (preguntas frecuentes del Tax Department). Un negocio que alquila la habitación para su propio personal o sus clientes puede calificar si paga al menos 90 días (TB-ST-331). Texas indica que el hotel es responsable del impuesto si un huésped no se queda 30 días consecutivos, por lo que algunos operadores cobran primero y reembolsan después (preguntas frecuentes del Comptroller).

¿Quién cobra el impuesto cuando un sitio de reservas gestiona la reserva?

Depende del estado, y un sitio de reservas nunca cubre las reservas que usted recibe directamente. Los cuatro estados tratan los sitios de reservas de forma distinta.

• Texas: La plataforma que aceptó cobrar y remitir el impuesto hotelero estatal lo hace, y el propietario que alquila solo por una plataforma así no cobra el impuesto estatal. El propietario que alquila por su propio sitio web, o por una plataforma que no aceptó cobrarlo, cobra y remite el impuesto. En ambos casos, el Comptroller indica a los propietarios que consulten a la ciudad y al condado sobre el impuesto hotelero local.
• Nueva York: Un servicio de reservas debe registrarse, cobrar y remitir el impuesto sobre los alquileres de corta estadía que facilita. El operador no es responsable de esas ventas solo si tiene el certificado Form ST-155 del servicio o un acuerdo público que indique que el servicio cobra el impuesto. Las ventas que el operador hace sin un servicio de reservas las cobra el propio operador.
• Montana: Los mercados de alquileres de corta estadía y las plataformas de alojamiento en línea deben registrarse, cobrar, informar y pagar el impuesto sobre las ventas que facilitan. El propietario sigue pagando el impuesto sobre las ventas hechas fuera de una plataforma.
• Florida: La página del impuesto sobre las ventas del Department no dice que un sitio de reservas cobre el impuesto de las estadías, así que confirme con el sitio o con el Department antes de confiar en eso, y conserve el informe de impuestos del sitio. Una empresa administradora puede registrarse por el propietario con el Form DR-1C, pero el acuerdo del propietario en ese formulario establece que el propietario es, en última instancia, responsable del impuesto sobre las ventas adeudado.
• Si un administrador de propiedades o coanfitrión gestiona su anuncio, pregunte por escrito si se registra y declara a su nombre o al suyo propio. Texas indica que las empresas administradoras de propiedades y las agencias de viajes en línea también pueden ser responsables de cobrar el impuesto.

Cada estado define si usted debe registrarse y declarar aunque un sitio cobre todo el impuesto: pregunte a la oficina de impuestos, y consulte cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas para las declaraciones en cero.

Conserve la prueba de que un sitio cobró el impuesto. Texas indica a los propietarios auditados por reservas de una plataforma que obtengan el historial de transacciones de la plataforma. Nueva York libera al operador solo cuando existe el certificado o el acuerdo, el operador y el servicio no están afiliados, y el operador dio al servicio información correcta.

¿Se grava el alquiler de un local comercial?

No con el impuesto sobre las ventas en Nueva York, y tampoco en Florida en períodos de alquiler que comienzan el 1 de octubre de 2025 o después. Otros estados son distintos: Arizona, por ejemplo, puede gravarlo, y la eliminación del impuesto en Florida no se extiende a ellos.

• Nueva York: El Tax Department incluye las ventas o alquileres de bienes inmuebles entre las transacciones no sujetas al impuesto sobre las ventas. Existe además un impuesto aparte sobre el alquiler comercial de la ciudad de Nueva York, administrado por la ciudad (Publication 848).
• Florida: El impuesto estatal sobre las ventas del alquiler o de las cuotas de licencia de bienes inmuebles, como oficinas, locales comerciales, bodegas y espacios de autoalmacenamiento, se eliminó a partir del 1 de octubre de 2025 (proyecto de ley aprobado, Section 37). No se aplica impuesto estatal sobre las ventas ni recargo del condado al alquiler de períodos que comienzan en esa fecha o después.
• Montana: El Department of Revenue indica que el estado no tiene impuesto general sobre las ventas, por lo que no se aplica impuesto estatal sobre las ventas al alquiler comercial allí. Montana grava el alojamiento por separado, como se explicó antes.
• Texas: El impuesto sobre las ventas se aplica a las ventas de artículos gravables, es decir, bienes muebles tangibles y los servicios de la lista, y el alquiler de bienes inmuebles no es ninguno de los dos. El estacionamiento y el almacenamiento de vehículos motorizados están en la lista, así que un cargo combinado puede gravarse.
• Arizona: El Department of Revenue indica que los arrendamientos comerciales de bienes inmuebles están sujetos a los impuestos de privilegio de transacción del condado y de la ciudad, pero solo cinco condados (Coconino, Gila, Maricopa, Pima y Pinal) cobran el impuesto del condado y algunas ciudades no gravan los arrendamientos comerciales. Consulte la dirección de la propiedad.

Florida sigue gravando el alquiler de períodos hasta septiembre de 2025, aunque se pague después, a la tasa vigente para ese período (el ejemplo del Department usa 2% para el alquiler de agosto de 2025), más cualquier recargo del condado. También sigue gravando los alquileres transitorios, los espacios de estacionamiento o almacenamiento de vehículos motorizados, el atraque o almacenamiento de embarcaciones, y el amarre o almacenamiento de aeronaves (TIP 25A01-04). El inquilino de Florida que pagó impuesto sobre un alquiler que no estaba gravado debe pedir el reembolso al arrendador, no al Department. El arrendador cuya cuenta declaró solo alquiler comercial sigue presentando declaraciones hasta septiembre de 2025, aunque no deba impuesto, y recupera el impuesto que reembolsó a un inquilino con el Form DR-26S.

Lea el contrato para ver los elementos combinados. Un espacio para vehículos, o un contrato que añade equipos o servicios, puede gravarse aunque el alquiler de la oficina o la tienda no se grave. Nueva York, por ejemplo, grava ciertos servicios de estacionamiento, garaje o almacenamiento de vehículos motorizados.

¿Hay impuesto sobre las ventas en el alquiler de equipos, herramientas, instrumentos o vehículos?

Por lo general sí donde el estado grava los bienes: Texas, Nueva York y Florida tratan el alquiler o arrendamiento de bienes como una venta gravable. El impuesto recae sobre el cargo del alquiler, y lo cobra el propietario que alquila el artículo.

• Texas: El estado impone 6.25% sobre las ventas minoristas, arrendamientos y alquileres de la mayoría de los bienes, y se pueden sumar impuestos locales. Los vehículos motorizados alquilados tienen su propio impuesto del Comptroller sobre los ingresos brutos por alquiler: 10% para contratos de 1 a 30 días y 6.25% para contratos de 31 a 180 días. Pregunte al Comptroller qué impuesto corresponde a su vehículo.
• Nueva York: El término «venta» incluye los alquileres, arrendamientos y licencias de uso de bienes muebles tangibles, como maquinaria, herramientas, computadoras y vehículos motorizados. El arrendatario que reclama una exención debe entregar un documento de exención completo dentro de los 90 días siguientes a la entrega; de lo contrario, el propietario cobra el impuesto. El propietario debe aceptar el certificado de buena fe y con el cuidado habitual, y es responsable del impuesto si sabía que el uso no estaba exento (TB-ST-240).
• Florida: El negocio que alquila o arrienda bienes muebles, como vehículos, maquinaria o equipos, debe registrarse para cobrar el impuesto sobre las ventas. El certificado anual de reventa del Department permite que un negocio registrado compre o alquile bienes sin impuesto cuando los volverá a alquilar.

Los alquileres de vehículos pueden tener su propio impuesto. Montana cobra 4% sobre los cargos base de alquiler de los vehículos de alquiler de su lista, como automóviles, camionetas ligeras y botes, alquilados por menos de 30 días sin conductor; las casas rodantes y los carritos de golf no están en su lista. Nueva York suma un impuesto especial solo estatal de 6% a los automóviles de pasajeros alquilados por menos de un año, más un impuesto suplementario especial de 6% a todos los alquileres de automóviles de pasajeros, ambos sobre el impuesto sobre las ventas (boletín de tasas).

Los equipos que compró para el negocio de alquiler sin pagar impuesto plantean otra pregunta, el impuesto sobre el uso: consulte el impuesto sobre el uso en las compras del negocio. Para los documentos de exención de los arrendatarios, consulte los certificados de exención de los clientes.

¿Dónde me registro, qué cobro y cuándo declaro?

Si el impuesto le corresponde, debe registrarse antes de la primera reserva o alquiler gravable, en cada estado y, a menudo, en cada ciudad o condado. El impuesto se cobra como una línea aparte en la factura y se declara en la fecha de vencimiento del estado.

En Texas, alquilar equipos requiere en cambio un permiso de impuesto sobre las ventas y el uso, y los vehículos motorizados alquilados están sujetos al impuesto sobre los ingresos brutos por alquiler descrito arriba. Dónde debe cobrar el impuesto es otra prueba distinta, que se explica en cuándo debe cobrar impuesto sobre las ventas. La frecuencia de presentación, las declaraciones en cero y las declaraciones omitidas están en cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Cómo registro el impuesto del alquiler en mis libros?

Registre el impuesto que cobra en una cuenta de pasivo mientras lo tiene, separado del alquiler: se lo debe al estado o a la ciudad hasta que lo remita. Florida advierte a quienes declaran que no incluyan el impuesto cobrado en las ventas brutas, porque hacerlo aumenta el impuesto adeudado y genera una factura de cobro.

1. Abra una cuenta por pagar para cada impuesto y lugar, por ejemplo, impuesto hotelero estatal por pagar e impuesto hotelero de la ciudad por pagar.
2. En una reserva o un alquiler directo, registre el alquiler como ingreso y el impuesto en la cuenta por pagar que corresponda, como dos líneas de una misma venta.
3. En una reserva por un sitio de reservas, siga los pagos de las reservas en los libros, y conserve el informe de impuestos del sitio como prueba de que cobró el impuesto.
4. En cada declaración, el saldo por pagar del período debe ser igual al impuesto de la declaración, y el pago lo salda. Un descuento o una compensación por declarar a tiempo (Texas 1%, Florida hasta $30 por local, Montana 5% del impuesto sobre las ventas de alojamiento) va en su propia línea y no cambia la cuenta por pagar.
5. Registre las multas y los intereses en sus propias cuentas, no en la cuenta por pagar.
6. Guarde los documentos de exención junto con la conciliación mensual.

Para el impuesto federal sobre la renta, el IRS distingue entre los impuestos que se imponen al comprador, que no son ingreso suyo, y los que se le imponen a usted como vendedor, que forman parte de los ingresos brutos. Cuál de los dos es un impuesto de alojamiento estatal o de la ciudad depende de la ley de ese lugar, así que confírmelo antes de tratar todos los impuestos igual. La parte del impuesto sobre la renta está en impuestos de las propiedades de alquiler.

¿Qué hago si una plataforma o un aviso del estado dice que debí impuesto por alquileres pasados?

Revise primero la fecha límite de respuesta del aviso y luego aclare tres cosas: qué propiedad o artículo y qué meses, quién era responsable de cobrar el impuesto en esas reservas, y si el estado gravaba ese período.

• Quién era responsable: Si una plataforma cobró el impuesto, obtenga sus registros de la cuenta. Texas señala el historial de transacciones de la plataforma en una auditoría, y el alivio de Nueva York depende del certificado o acuerdo y de que el operador haya dado información correcta.
• Si el período se grava: El impuesto sobre las ventas de Nueva York para unidades de alquiler de corta estadía se aplica a los pagos hechos desde el 1 de marzo de 2025, así que verifique si el alquiler del aviso se pagó antes de esa fecha. La eliminación del impuesto en Florida cubre el alquiler comercial de períodos que comienzan el 1 de octubre de 2025 o después. El alquiler de períodos anteriores sigue gravado, y el Department indica que la eliminación no cancela las multas ni los intereses ya adeudados por declaraciones tardías (TIP 25A01-04).
• Lo que cuesta esperar: En Texas, un informe del impuesto hotelero presentado tarde tiene una multa de $50, el impuesto pagado de 1 a 30 días tarde suma 5%, y el impuesto pagado con más de 30 días de atraso suma 10%. Los intereses comienzan 61 días después de la fecha de vencimiento (Comptroller).
• Huéspedes ya facturados: Si puede cobrar a los huéspedes el impuesto que no cobró es otra pregunta, que se explica en facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas.

Para los meses que alquiló sin cobrar el impuesto, consulte cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado. Para una auditoría estatal o una solicitud de información, consulte auditoría del impuesto sobre las ventas. Las personas detrás de un negocio también pueden deber el impuesto. En Nueva York, ciertos propietarios, ejecutivos, directores, empleados, socios y miembros pueden ser responsables personalmente (Publication 750); en Texas también puede serlo el ejecutivo, gerente, director, empleado o socio que controla el cobro o el pago y deja de remitir el impuesto de forma intencional (Tax Code 111.016). Ambos estados pueden determinar el impuesto en cualquier momento si no se presentó una declaración; consulte cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas. Si hay varios meses o varias propiedades, o si los registros de un sitio de reservas no coinciden con sus libros, lleve el caso a un profesional antes de responder.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y números redondos.

Alquileres de fin de semana en Austin

Una propietaria alquila su casa de Austin los fines de semana y recibe huéspedes por su propio sitio web: US$2,400 al mes en total. El impuesto de ocupación hotelera de Texas de 6% se aplica a esas estadías, US$144 al mes, más cualquier impuesto hotelero de la ciudad o del condado, que va a la ciudad o al condado. Presenta el informe estatal a más tardar el día 20 del mes siguiente. Si US$900 del mes vinieron de un sitio de reservas que aceptó cobrar el impuesto hotelero estatal de Texas, su informe cubre los otros US$1,500, es decir, US$90. En sus libros, las reservas directas son efectivo US$1,590, ingreso por alquiler US$1,500 e impuesto hotelero por pagar US$90. Suponiendo que los US$900 son alquiler antes de la comisión del sitio, los registra como ingreso por alquiler y la comisión del sitio como gasto, según los pagos de las reservas en los libros, y conserva el informe de impuestos del sitio. Al pagar los US$90 (antes de cualquier descuento por declarar a tiempo) se salda la cuenta por pagar.

Alquiler de cámaras en Brooklyn

Un negocio de Brooklyn alquila equipo de cámaras a equipos de filmación y recibe US$40,000 al año, con entrega en Nueva York. Nueva York trata el alquiler de bienes como una venta, así que los cargos del alquiler generalmente se gravan a la tasa estatal y local. Un productor de cine registrado que usa el equipo directamente y de forma predominante para producir una película para la venta puede alquilarlo exento con el Form ST-121. El negocio puede omitir el impuesto solo si recibe el certificado completo dentro de los 90 días siguientes a la entrega, lo acepta de buena fe y lo guarda con sus registros de alquiler. Los demás clientes pagan el impuesto.

Una tienda y un condominio en Florida

Un arrendador de Florida alquila una tienda por US$3,000 al mes y un condominio amueblado en estadías de dos meses por US$4,000 cada una. El alquiler de la tienda por la ocupación de octubre de 2025 queda fuera del impuesto sobre las ventas. El alquiler de la tienda por la ocupación de septiembre de 2025 sigue gravado, al 2% que el Department usa en su ejemplo de agosto de 2025 (US$60), más cualquier recargo del condado, aunque el inquilino lo pague en noviembre. Las estadías en el condominio son alquileres transitorios de seis meses o menos: el impuesto sobre las ventas y el recargo del condado van al Department of Revenue, y el impuesto de alquiler transitorio del condado va al condado o al Department, según el condado.

¿Su caso es distinto?

• Alquila en más de un estado o ciudad, o un sitio de reservas o una carta del estado le pregunta por un impuesto que nunca cobró: cada propiedad tiene su propio impuesto, registro y oficina de declaración, y los meses anteriores necesitan su propio plan. La fecha límite de respuesta de un aviso no se mueve mientras usted lo aclara, así que empiece pronto. Reciba ayuda con la contabilidad para registrar por separado el impuesto de cada lugar y conciliar sus libros con lo que se cobró y se declaró.
• Alquiló sin cobrar el impuesto en meses anteriores: siga cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado y reciba ayuda con la contabilidad para esos meses.
• No está seguro de que deba cobrar el impuesto en un estado: use cuándo debe cobrar impuesto sobre las ventas.
• Su propiedad está en Montana: lea la guía de Montana para ver el impuesto de alojamiento en detalle.
• Quiere saber el impuesto sobre la renta del alquiler: consulte impuestos de las propiedades de alquiler y Schedule C o Schedule E para alquileres de corta estadía.
• Su propiedad está en Canadá: consulte el GST/HST sobre propiedad comercial o propiedad residencial.