Impuesto sobre el uso: equipo comprado en línea o de otro estado

¿Debo el impuesto sobre el uso por equipos comprados fuera del estado sin impuesto sobre las ventas?

Generalmente debe el impuesto sobre el uso cuando se dan tres condiciones: su estado grava el artículo, el vendedor no cobró impuesto (o cobró menos que la tasa completa de su estado) y usted usa o guarda el artículo en su estado. El impuesto sobre el uso es la versión del comprador del impuesto sobre las ventas: el comprador calcula el impuesto y lo paga directamente al estado. Alcanza las compras en línea, por correo y fuera del estado, tanto de negocios como de personas (Washington DOR; California CDTFA).

El impuesto sobre el uso es ley estatal, así que los formularios, las fechas de vencimiento y las tasas varían. Esta página explica el patrón que todos los estados comparten y compara California, Nueva York, Texas y Washington. Para cualquier otro estado, busque en el sitio de su departamento de ingresos si grava su artículo, qué declaración reporta el impuesto y si da crédito por el impuesto pagado a otro estado.

Un caso no es sencillo cuando:

• las compras abarcan varios años o varios estados;
• usted dio a un vendedor un certificado de reventa o de exención para un equipo;
• un artículo se usó en más de un estado;
• el equipo se entregó a un propietario o empleado en un estado distinto del estado de origen del negocio;
• un proveedor le factura el impuesto de varios años, o un estado le escribió.

En esos casos, el monto depende del estado y del período de cada compra, así que hay que ordenar las facturas por estado y período antes de pagar o de responder a un aviso. Reúna las facturas sin impuesto, el estado al que se entregó y en el que se usó cada artículo, la fecha en que se usó por primera vez y si el negocio tiene un permiso de impuesto sobre las ventas allí. La mayor parte del trabajo es encontrar las facturas sin impuesto: revise en cada factura del proveedor si hay una línea de impuesto.

Impuesto sobre las ventas e impuesto sobre el uso: ¿cuál es la diferencia?

El vendedor cobra el impuesto sobre las ventas en el momento de la venta. El comprador debe el impuesto sobre el uso cuando no se pagó impuesto sobre las ventas. Un artículo se grava una sola vez: Washington indica que los artículos usados en el estado están sujetos al impuesto sobre las ventas o al impuesto sobre el uso, no a ambos en la misma transacción (Washington DOR).

Algunos vendedores cobran el impuesto sobre el uso por sí mismos en los envíos fuera del estado; una línea con el nombre «use tax» en una factura es este mismo impuesto, no un segundo impuesto. En California y Texas, el comprador que paga el impuesto a un minorista que hace negocios en el estado (o que está autorizado a cobrarlo) y recibe el recibo exigido no debe nada más (California R&TC 6202; Texas Tax Code 151.102). El comprador de Texas cuyo vendedor remoto cobró tanto el impuesto estatal sobre el uso como el único impuesto local sobre el uso no debe nada más. Si el vendedor cobró menos que la tasa combinada completa, el comprador debe la diferencia (Texas Comptroller; New York TB-ST-910).

¿Qué compras alcanza el impuesto sobre el uso y cuáles deja fuera?

El impuesto sobre el uso alcanza lo que alcanza el impuesto sobre las ventas del estado, comprado sin impuesto y usado en el estado (California CDTFA; New York TB-ST-910). Deja fuera casi todo lo que deja fuera el impuesto sobre las ventas, y lo que no se usa en el estado, pero las dos listas de exenciones no siempre coinciden.

Un certificado de reventa o de revendedor es para los bienes que va a vender, no para equipos. Washington suma una multa de 50% del impuesto cuando un comprador usa de forma indebida un permiso de revendedor, además del impuesto y los intereses, y solo la perdona en casos limitados (RCW 82.32.291; Washington DOR). Para comprar inventario sin impuesto, consulte certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.

Los servicios gravables comprados fuera del estado y usados en él siguen la misma regla en los estados que los gravan. Si un servicio, una suscripción de software o un producto digital está gravado es una cuestión que decide cada estado, así que consulte el departamento de ingresos de su estado; impuesto sobre las ventas en SaaS y software explica qué estados los gravan, desde el lado del vendedor. Los materiales de un contratista siguen reglas distintas: consulte impuesto sobre las ventas de los contratistas en los materiales.

¿Qué estado y qué tasa se aplican: dónde uso el artículo por primera vez?

El impuesto sobre el uso se paga al estado donde se usa el artículo, con la tasa combinada estatal y local de ese lugar. Washington fija la tasa según el lugar donde el comprador usa el artículo por primera vez. Nueva York usa la tasa del lugar de entrega o de uso, la que sea más alta (Washington DOR; New York TB-ST-910). Texas y California gravan lo que se guarda o se usa en el estado (Texas Comptroller; California CDTFA).

Washington y Nueva York gravan el precio con el envío y la entrega que cobra el vendedor, y Texas grava los cargos de entrega ligados a un artículo gravable. En California, el envío por transportista común o por el correo de EE. UU. generalmente no se grava cuando la factura lo indica por separado y no cobra más que el costo real; el manejo sí se grava (Washington DOR; New York TB-ST-910; preguntas frecuentes de Texas; CDTFA, uso comercial).

Traer a un estado un equipo que ya posee también puede activar el impuesto sobre el uso de ese estado, con sus exenciones. Para un equipo ya usado en otro lugar, el valor gravable puede ser distinto del precio. Nueva York grava el menor entre el precio y el valor de mercado después de más de seis meses de uso fuera del estado, y permite que un contratista elija el valor justo de alquiler para la propiedad usada en Nueva York bajo un contrato de menos de seis meses (TB-ST-910). Washington usa el precio de venta al por menor de productos similares cuando el precio no refleja el valor real (WAC 458-20-178).

Pagué impuesto sobre las ventas a otro estado por la misma compra: ¿obtengo un crédito?

A menudo sí. California, Nueva York, Texas y Washington dan cada uno un crédito, contra su propio impuesto sobre el uso, por el impuesto sobre las ventas o sobre el uso pagado legalmente a otro estado por el mismo artículo, con sus propias condiciones. El crédito nunca supera el impuesto del estado de origen, así que una tasa más alta en otro estado no genera reembolso del estado de origen.

• Texas: crédito por un impuesto similar pagado a otro estado, pero solo si ese estado da a los contribuyentes de Texas un crédito similar (Tax Code 151.303; Texas Comptroller). El Form 01-156 anterior del Comptroller dice que el impuesto sobre el uso se debe sin importar el impuesto pagado en otro lugar; rige la ley.
• Washington: crédito por un impuesto minorista sobre las ventas o sobre el uso impuesto legalmente y pagado a otro estado o a un país extranjero o a una de sus subdivisiones (RCW 82.12.035).
• California: crédito en la medida en que se pagó un impuesto minorista sobre las ventas o sobre el uso a otro estado antes de que el artículo entrara a California, hasta el monto del impuesto de California (R&TC 6406).
• Nueva York: un crédito recíproco con condiciones. El otro estado debe dar a Nueva York un crédito equivalente (Nueva York puede permitir solo la parte estatal o solo la parte local), usted debe haber sido legalmente responsable del impuesto y haberlo pagado, debe ser un impuesto sobre las ventas o sobre el uso que no tenga derecho a que le reembolsen ni le acrediten, y necesita una prueba, como un recibo. Los impuestos extranjeros y los derechos de aduana no cuentan (TB-ST-765).

Si el crédito es menor que el impuesto de su estado, la diferencia es impuesto sobre el uso. El impuesto que un vendedor cobró por error no era legalmente debido, así que estas reglas de crédito generalmente no lo cubren; la solución es pedir un reembolso al vendedor, como se explica en certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.

¿Cómo declaro y pago el impuesto sobre el uso: en la declaración del impuesto sobre las ventas, en una declaración del impuesto sobre el uso o en la declaración del impuesto sobre la renta?

Declárelo en su declaración del impuesto sobre las ventas si el negocio tiene un permiso o una cuenta en ese estado. Si no, use la declaración separada del impuesto sobre el uso del estado o, para algunos propietarios únicos, la declaración del impuesto sobre la renta. California y Washington vinculan la declaración al período en que se usa el artículo por primera vez.

En Nueva York, solo un propietario único puede usar la declaración del impuesto sobre la renta; la sociedad de personas, la LLC o la corporación que no está registrada ni obligada a registrarse presenta el ST-130, y la que sí lo está debe declarar en su declaración del impuesto sobre las ventas. Los calendarios de declaraciones se explican en cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

Un proveedor olvidó cobrar el impuesto sobre las ventas y ahora factura varios años: ¿quién lo debe?

El impuesto se debe una sola vez, pero el estado puede dirigirse al comprador, al vendedor o a ambos. Primero determine qué impuesto se aplica. En California, el impuesto sobre una venta minorista hecha por un minorista del estado es el impuesto sobre las ventas del minorista; que el minorista pueda facturárselo a usted depende del acuerdo de venta, y el impuesto sobre el uso es principalmente el impuesto del comprador sobre las compras fuera del estado y en línea (CDTFA; Regulation 1700). Donde se aplica el impuesto sobre el uso, el vendedor que debió cobrar responde por el impuesto que omitió, y el comprador debe el impuesto sobre el uso directamente. En California y Texas, pagar al proveedor salda la parte del comprador solo cuando el proveedor hace negocios en el estado (o está autorizado a cobrar) y entrega el recibo exigido; Nueva York y Washington se explican abajo.

• El vendedor es responsable. Washington y Nueva York hacen al vendedor obligado a cobrar personalmente responsable del impuesto que no cobró (RCW 82.08.050; New York Tax Law 1133). Texas indica que el vendedor que no cobra ni remite el monto correcto puede deber el impuesto más multas e intereses (preguntas frecuentes de Texas).
• El comprador también es responsable. La responsabilidad del comprador continúa hasta que el impuesto se paga al estado, salvo que el pago a un minorista que hace negocios en California o Texas (o está autorizado a cobrar), con el recibo exigido, la termina (California R&TC 6202; Texas Tax Code 151.102). En Nueva York, el cliente que no ha pagado al proveedor debe pagar directamente al Tax Department y presentar una declaración dentro de los 20 días siguientes a la fecha en que se debía el impuesto (Tax Law 1133; TB-ST-910).
• Washington puede dirigirse al comprador. Hasta que se pague al vendedor o al departamento, el impuesto es una deuda del comprador con el vendedor. Cuando el vendedor no ha pagado al departamento, puede cobrar directamente al comprador que no le pagó y sumar una multa de 10% del impuesto no pagado (RCW 82.08.050).

Antes de pagar el cobro retroactivo de un proveedor:

1. Confirme que la venta estaba gravada y que el artículo se usó en el estado. Si usted dio al proveedor un certificado de reventa o de exención, el impuesto sobre el uso es suyo y la factura puede estar equivocada.
2. Pida una factura corregida que muestre el impuesto por factura y por período, y el número de registro del proveedor en su estado. En California y Texas, un recibo termina su responsabilidad solo si viene de un minorista que hace negocios en el estado o que está autorizado a cobrar el impuesto; el número de registro le ayuda a verificarlo.
3. El impuesto se debe una sola vez, pero quién puede cobrarlo depende del estado. El pago al proveedor termina la parte del comprador solo donde el estado lo dice (California y Texas: un proveedor que hace negocios en el estado o está autorizado a cobrar, con el recibo exigido). Donde el comprador paga al estado, avise al proveedor para que no facture el mismo impuesto otra vez. Conserve en ambos casos la factura corregida y la prueba de pago.
4. Reste solo el crédito que su estado permite por el impuesto pagado a otro estado por el mismo artículo, con prueba de pago.

Que un proveedor pueda facturar al cliente un impuesto que no cobró depende del contrato, de la redacción de la factura y del estado; Nueva York da al proveedor el mismo derecho de cobrárselo al cliente que si fuera parte del precio, y Washington trata el impuesto no pagado como una deuda del comprador con el vendedor. El lado del vendedor está en facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas. Conviene aclarar antes de pagar si los intereses y las multas siguen al impuesto y quién los asume.

¿Cómo registro el impuesto sobre el uso: como parte del costo del equipo o como gasto?

El impuesto sobre el uso es parte del costo de lo que compró, no una deducción aparte. El IRS indica que el impuesto sobre las ventas pagado en la compra o el uso de una propiedad se trata como parte del costo: en un equipo, súmelo al costo que deprecia; en los suministros y otros costos deducibles, dedúzcalo como parte de ese costo (Publication 334; Publication 551; 26 U.S.C. 164).

Registre el impuesto por pagar junto con la compra. El estado fija el período de la declaración: California y Washington usan el período en que el artículo se usa por primera vez.

La depreciación y la deducción de la sección 179 se explican en cómo deducir un equipo en el primer año. El impuesto que cobra a sus clientes se registra de otra forma: consulte asientos contables del impuesto sobre las ventas.

¿Qué registros muestran lo que compré, lo que se gravó y dónde lo usé?

Conserve, por cada compra sin impuesto:

• la factura: fecha, artículo, precio, envío, y si se cobró impuesto y a qué tasa;
• la dirección de entrega y el estado donde el artículo se usó o se guardó por primera vez;
• la fecha del primer uso, que fija el período;
• su número de permiso o de cuenta en ese estado, o una nota de que no tiene ninguno;
• cualquier certificado de reventa o de exención que dio al vendedor, y para qué usó el artículo;
• la prueba del impuesto pagado a otro estado, como un recibo que muestre el monto o la tasa (Nueva York la exige para el crédito);
• la declaración y la confirmación del pago.

Texas exige que el comprador que usa artículos gravables en el estado conserve los registros del impuesto sobre las ventas y el uso por al menos 4 años, y más tiempo durante una auditoría o apelación (Texas Comptroller). Para un aviso o una auditoría del estado, consulte auditoría del impuesto sobre las ventas.

¿Qué hago si nunca declaré el impuesto sobre el uso en años anteriores?

El impuesto sobre el uso se debe se haya declarado o no, y el impuesto tardío puede tener multas e intereses (California R&TC 6591; New York TB-ST-910). Cuánto tiempo atrás puede determinar el impuesto un estado depende del estado. Texas generalmente permite 4 años desde la fecha de vencimiento, pero no cuando no se presentó ningún informe, cuando el impuesto adeudado es 25% o más por encima de lo declarado, ni en caso de fraude (Texas Tax Code 111.201 y 111.205). California generalmente permite 3 años después del último día del mes siguiente al período trimestral (el período de un año para quienes declaran una vez al año) o después de presentar la declaración, lo que ocurra después, y 8 años después de ese mismo fin de mes cuando no se presentó declaración; el fraude o la intención de evadir queda fuera del límite (California R&TC 6487). Primero reconstruya las compras. Lo que un estado acepta (pagar con la próxima declaración, una declaración enmendada o una divulgación voluntaria) depende del estado y de si ya se comunicó con usted.

1. Reúna las transacciones del año con tarjeta y banco de los proveedores en línea y de otros estados, y abra cada factura. Haga una lista de las que no tienen línea de impuesto, o tienen menos impuesto que la tasa completa de su estado, por estado de uso y por el período en que usó el artículo por primera vez.
2. Quite lo que no estaba gravado, lo que se usó en otro estado y lo que cubre un crédito.
3. Sume multas e intereses. California suma una multa de 10% del impuesto no pagado más intereses desde la fecha de vencimiento (R&TC 6591).
4. Averigüe qué vías sigue ofreciendo el estado.
5. Regístrelo. El impuesto sobre el uso se suma al costo de cada artículo (equipos) o al gasto (suministros), como se explicó antes. Registre las multas y los intereses en sus propias cuentas, no en el costo del artículo, y pregunte a su preparador cómo se afectan la depreciación de años anteriores y la declaración del impuesto sobre la renta.

Algunos estados permiten que un negocio se presente antes de que el estado se comunique con él. El programa de divulgación voluntaria de Texas está abierto al negocio al que no se ha contactado por la deuda ni notificado de una auditoría. Revisa los informes vencidos en los cuatro años anteriores a la primera vez que el negocio contacta al Comptroller, y perdona las multas legales y, en la mayoría de los casos, los intereses (Texas Comptroller). La CDTFA de California indica que el negocio atrasado con el impuesto sobre el uso puede ser elegible para pagar una deuda de años anteriores y evitar las multas por pago tardío con su In-State Voluntary Disclosure Program; el estado fija los requisitos (CDTFA, uso comercial). Los programas de otros estados son distintos; consulte cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.

Nueva York indica que realiza auditorías de forma rutinaria y obtiene información sobre las ventas a sus residentes de otros estados mediante acuerdos de intercambio de información; las prácticas de otros estados son distintas (TB-ST-910). Si un estado ya le escribió, un programa voluntario puede estar cerrado; consulte auditoría del impuesto sobre las ventas.

Ejemplo

Todas las cifras son ilustrativas y están en dólares estadounidenses.

Un consultor de Texas compra muebles en línea

Un consultor con un permiso de impuesto sobre las ventas de Texas compra $4,000 en muebles de oficina a un sitio web de otro estado que no cobra impuesto. Con una tasa combinada de 8.25%, el impuesto sobre el uso de Texas es de $330. El consultor declara los $4,000 en el Ítem 3, Taxable Purchases, de la próxima declaración regular y paga los $330 con ella. El costo de los muebles pasa a ser $4,330.

Una LLC de Nueva York recibe un cobro retroactivo de un proveedor

Un proveedor nunca cobró impuesto sobre $20,000 en equipos entregados hace tres años y ahora factura unos $1,600, con una tasa combinada supuesta de 8%. El impuesto se debe una sola vez. Suponga que la LLC no está registrada para el impuesto sobre las ventas. Como no ha pagado al proveedor, la regla de Nueva York es que paga directamente al Tax Department, con el Form ST-130 (un negocio registrado usaría su declaración del impuesto sobre las ventas). Conserva la factura y la prueba de pago y avisa al proveedor para que no facture el impuesto otra vez. Los intereses y las multas de los años no pagados son aparte y hay que revisarlos. El costo del equipo sube de $20,000 a $21,600; cómo cambia esto la depreciación de los años ya declarados depende del método y de cuándo se acumula el impuesto.

Un contratista de Sacramento compra una herramienta

Un contratista con un seller's permit de California compra una herramienta de $12,000 a un vendedor de otro estado que no cobra el impuesto de California. Con una tasa combinada supuesta de 8.75%, el impuesto sobre el uso es de $1,050. El contratista declara los $12,000 como «Purchases subject to use tax» en la declaración del permiso del período en que la herramienta se usó por primera vez. El costo de la herramienta pasa a ser $13,050, el monto que se deprecia o se deduce según el método del contratista.

¿Su caso es distinto?

• Nunca se gravaron varios años de compras en línea o fuera del estado, un estado le escribió, o un proveedor le factura varios años: el impuesto depende del estado y del período de cada compra, y los libros y los costos de los activos cambian una vez que se paga. Reconstruir los registros de compras por estado y período y configurar el asiento recurrente del impuesto sobre el uso es trabajo de contabilidad; una carta del estado también corresponde a auditoría del impuesto sobre las ventas.
• Compra equipos y suministros en línea o fuera del estado todo el tiempo y nada en sus libros marca las facturas sin impuesto: es fácil pasar por alto el impuesto de una factura a la vez. Un asiento del impuesto sobre el uso que corre con los libros de cada mes es trabajo de contabilidad.
• Compró servidores para un sitio de colocation: la exención de los centros de datos y los créditos específicos para servidores están en impuesto sobre las ventas en servidores con GPU que usted compra.
• Usó un certificado de reventa en artículos que no revendió, o un proveedor cobró impuesto por error: consulte certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.
• Usted es el vendedor que olvidó cobrar el impuesto: consulte facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas.
• Usted es un contratista que compra materiales: consulte impuesto sobre las ventas de los contratistas en los materiales.
• Usted es un negocio canadiense que paga el GST en la frontera: consulte GST en importaciones y facturas de aduana.