Tenue de livres d'une nouvelle entreprise : TPS/TVH, exercice

Que dois-je conserver dès le premier jour, et l'ARC exige-t-elle un système particulier?

La loi exige des registres de chaque opération qui appuient les revenus et les dépenses que vous déclarez, mais l'ARC n'exige aucun système particulier. Elle ne fournit pas de registres et ne propose pas de modèle de livres, et les registres informatisés sont acceptés s'ils sont clairs et faciles à lire (ARC : registres d'entreprise). La Loi de l'impôt sur le revenu exige des livres et des registres sous une forme qui permet de déterminer l'impôt payable (article 230).

Commencez dès le premier jour :

• Chaque facture que vous émettez et chaque reçu d'une dépense, dans n'importe quel système clair.
• Les relevés de chaque compte bancaire et de chaque carte que l'entreprise utilise.
• Les dates d'inscription et, pour une société, les documents de constitution.
• Tout ce qui a été payé avant la première vente, avec son reçu.

Un entrepreneur individuel tient des registres distincts pour chaque entreprise qu'il exploite.

Un départ n'est pas simple si vous avez facturé ou vendu avant que les livres existent, perçu la TPS/TVH (ou non) sans date de début claire, fait passer l'argent de l'entreprise par un compte personnel, ou si vous ne savez pas quelle est votre fin d'exercice. Une société a aussi besoin de ses propres comptes, de son capital-actions et d'un compte de prêt de l'actionnaire. Pour des livres déjà en retard, voyez rattraper des livres en retard.

Entrepreneur individuel ou société : qu'est-ce qui se configure différemment?

Un entrepreneur individuel déclare son revenu d'entreprise sur le formulaire T2125, avec sa déclaration de revenus personnelle. Une société produit sa propre déclaration T2 pour chaque année d'imposition, même si aucun impôt n'est payable (ARC : guide T2).

Sources : ARC : dates d'échéance pour les particuliers; ARC : guide T2, avant de commencer; ARC : guide de l'IGRF. L'ARC administre l'impôt provincial sur le revenu des sociétés partout sauf en Alberta et au Québec (ARC : impôt provincial et territorial des sociétés). Une société qui a un établissement stable en Alberta produit aussi une déclaration de l'Alberta (AT1), sauf si elle en est exemptée, à produire dans un délai de six mois après la fin d'exercice; l'impôt de l'Alberta a ses propres règles sur le solde à payer (Alberta : impôt sur le revenu des sociétés). Le Québec a sa propre déclaration de société. Pour le passage de l'une à l'autre, voyez les livres après la constitution d'une entreprise individuelle en société.

Quelle fin d'exercice choisir, et ai-je le choix?

Un entrepreneur individuel utilise généralement le 31 décembre. Une nouvelle société peut choisir n'importe quelle fin d'exercice, pourvu que sa première année d'imposition ne dépasse pas 53 semaines à compter de sa constitution.

• Entrepreneur individuel : un particulier admissible peut utiliser un autre exercice, mais seulement en faisant le choix sur le formulaire T1139, envoyé avec la déclaration qui comprend le premier jour du premier exercice de l'entreprise, au plus tard à la date d'échéance de cette déclaration. Sinon, le 31 décembre s'applique. Le formulaire est ensuite produit chaque année, et un choix annulé ne peut plus être refait (ARC : formulaire T1139; Loi de l'impôt sur le revenu, art. 249.1). Un premier exercice peut être de moins de douze mois parce que l'entreprise a démarré en cours d'année (ARC : T4002).
• Société : l'année d'imposition est l'exercice. Le modifier plus tard exige généralement l'approbation de l'ARC par lettre au bureau des services fiscaux, avec une courte liste d'exceptions (ARC : guide T2, chapitre 1). Une acquisition du contrôle, ou le fait pour la société de devenir ou de cesser d'être une société privée sous contrôle canadien (SPCC), met aussi fin plus tôt à l'année d'imposition (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 249; voyez la fin d'exercice réputée lors d'une acquisition du contrôle).

Le choix d'une nouvelle société détermine la date d'échéance de la T2, et une fin d'exercice peu après la constitution donne une première année d'imposition courte. Réglez la question avant la première déclaration. Voyez choisir ou changer une fin d'exercice et comptabilité de caisse ou d'exercice.

Quand dois-je m'inscrire à la TPS/TVH, et devrais-je m'inscrire plus tôt?

Une entreprise doit s'inscrire dès que ses ventes taxables dépassent la limite du petit fournisseur de 30 000 $, sur quatre trimestres civils consécutifs ou dans un seul trimestre civil. En dessous de cette limite, elle est un petit fournisseur et l'inscription est facultative, sauf qu'une entreprise de taxi ou de covoiturage commercial doit s'inscrire même comme petit fournisseur (ARC : quand s'inscrire).

Dépasser la limite dans un seul trimestre met fin au statut de petit fournisseur à la vente qui vous a fait franchir le seuil. La dépasser seulement sur plusieurs trimestres y met fin à la fin du mois qui suit ce trimestre. Le calcul a ses propres règles pour les entreprises associées, les ventes hors du Canada et les exclusions : voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Inscrivez-vous dans un délai de 29 jours à compter de la date d'entrée en vigueur. Une inscription volontaire prend généralement effet le jour de la demande, ou jusqu'à 30 jours plus tôt. Hors du Québec, inscrivez-vous par le service en ligne de l'ARC; si vous n'avez pas de numéro d'entreprise, vous en recevez un avec le compte de TPS/TVH (ARC : s'inscrire à un compte de TPS/TVH). Si le lieu physique de votre entreprise est au Québec, communiquez avec Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, qui administre généralement la TPS/TVH dans cette province (ARC : RC4022).

S'inscrire avant d'y être obligé comporte des avantages et des inconvénients. Une fois inscrit, vous percevez la TPS/TVH sur les ventes taxables, produisez des déclarations et versez ce que vous avez perçu, et vous pouvez demander des crédits de taxe sur les intrants, soit un crédit pour la TPS/TVH payée sur les coûts d'entreprise. Un petit fournisseur qui ne s'inscrit pas ne perçoit pas la TPS/TVH (sauf sur certaines fournitures d'immeubles) et ne peut pas demander de crédits de taxe sur les intrants (ARC : RC4022). La taxe sur des services fournis avant votre inscription ne donne droit à aucun crédit, même si vous la payez après l'inscription. La taxe payable avant l'inscription sur des services fournis après celle-ci peut être demandée, et les biens meubles en immobilisation et les stocks en main à l'inscription peuvent être admissibles selon des règles distinctes (ARC : crédits de taxe sur les intrants). Voyez demander la TPS/TVH payée avant l'inscription et, pour le critère d'inscription lui-même, quand s'inscrire à la TPS/TVH. Les sociétés ont aussi besoin de leurs comptes de l'ARC : voyez après la constitution en société.

Comment configurer la TPS/TVH dans les livres : taux, ventes détaxées et exonérées, TVP et TVQ?

Le taux dépend du lieu de fourniture, soit la province ou le territoire où une vente est réputée faite, qui n'est pas toujours celui où l'entreprise est établie. L'exemple de l'ARC est un ordinateur portable livré en Nouvelle-Écosse, qui est fourni en Nouvelle-Écosse. Gardez la TVP ou la TVQ séparée de la TPS/TVH. Des règles particulières s'appliquent; une vente à un client d'une autre province exige donc une vérification (ARC : quel taux percevoir; ARC : taux).

La Colombie-Britannique, le Manitoba et la Saskatchewan ont aussi une TVP, et le Québec a la TVQ. Chacune est une taxe distincte que l'ARC présente à part de la TPS/TVH et laisse à la province; inscrivez donc chacune dans son propre compte. Au Québec, Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH, et une entreprise qui y est située lui produit ses déclarations. Voyez la TVP par province.

Deux types de ventes n'entraînent aucune taxe, et elles ne sont pas pareilles. Une vente détaxée, comme les produits d'épicerie de base, est taxable à 0 %, de sorte que les achats liés peuvent quand même donner droit à des crédits de taxe sur les intrants. Une vente exonérée n'est pas assujettie à la TPS/TVH, et les achats faits pour fournir des ventes exonérées ne donnent généralement droit à aucun crédit (ARC : taux; ARC : crédits de taxe sur les intrants).

Dans les livres, ouvrez un compte de TPS/TVH perçue, un compte de TPS/TVH payée sur les achats, des comptes distincts de TVP ou de TVQ, et un code de taxe par traitement : taxable au taux du lieu de fourniture, détaxé et exonéré. Les étapes de chaque écriture se trouvent dans inscrire la TPS/TVH dans vos livres.

La TPS/TVH que vous percevez est détenue en fiducie pour la Couronne jusqu'à ce que vous la versiez (Loi sur la taxe d'accise, article 222). Si une société ne verse pas sa taxe nette, ses administrateurs de l'époque en sont solidairement responsables avec elle une fois que le recouvrement contre la société a échoué ou qu'elle est en faillite, en liquidation ou en dissolution. Une cotisation peut leur être établie dans un délai de deux ans après qu'ils ont cessé pour la dernière fois d'être administrateurs, à moins qu'ils aient fait preuve du soin qu'une personne raisonnablement prudente aurait pris pour prévenir le manquement (article 323).

Que doit indiquer un reçu pour que je puisse demander des crédits de taxe sur les intrants, et de combien de temps est-ce que je dispose?

Un reçu ou une facture doit contenir les renseignements exigés selon son montant, et les crédits doivent être demandés dans un délai (voir plus bas) (ARC : crédits de taxe sur les intrants).

Le délai habituel est de quatre ans après la fin de la période de déclaration à laquelle le crédit se rapporte : un crédit doit être demandé au plus tard à la date d'échéance de la déclaration de la dernière période de déclaration qui se termine dans ce délai (Loi sur la taxe d'accise, article 225). L'achat doit servir à vos activités commerciales, et l'ARC s'attend à ce que vous déteniez des preuves suffisantes avant de faire la demande. Les achats personnels ne donnent droit à aucun crédit, et certains coûts, comme les repas, n'en permettent qu'une partie. Voyez les dépenses sans crédit ou à crédit partiel. Si le reçu d'un fournisseur ne comporte pas le numéro d'inscription ou d'autres renseignements, voyez les renseignements des reçus pour les crédits de taxe sur les intrants; s'il n'y a pas de reçu, voyez les dépenses d'entreprise sans reçu.

À quelle fréquence dois-je produire la déclaration de TPS/TVH, et quand est-elle due?

L'ARC attribue une période de déclaration selon les fournitures taxables annuelles, et un inscrit peut en choisir une plus fréquente au moyen d'un choix, sur le formulaire GST20 ou dans le service en ligne de l'ARC (ARC : RC4022). Un nouvel inscrit peut choisir une période qui commence à sa date d'inscription en produisant le choix avec sa demande; un choix ultérieur prend effet le premier jour d'un exercice et est généralement produit dans les deux mois suivant ce jour (Loi sur la taxe d'accise, article 250).

Une déclaration et un paiement mensuels ou trimestriels sont dus 1 mois après la fin de la période; pour la plupart des entreprises, une déclaration annuelle et le paiement final sont dus 3 mois après la fin de l'exercice. Un déclarant annuel qui est un particulier exploitant une entreprise, dont l'exercice se termine le 31 décembre et qui a eu un revenu d'entreprise aux fins de l'impôt cette année-là paie au plus tard le 30 avril et produit au plus tard le 15 juin; celui qui ne remplit pas les trois conditions suit les dates annuelles ci-dessus (ARC : dates limites de déclaration). Pour faire concorder la période avec l'exercice, voyez la période de déclaration de la TPS/TVH et l'exercice.

Quels comptes ouvrir pour faciliter le formulaire T2125 ou la déclaration de société?

Ouvrez un compte pour chaque chose que l'entreprise détient, doit, gagne et dépense, et nommez-le de façon qu'il tombe sur une seule ligne de la déclaration. N'en ajoutez d'autres que lorsqu'un vrai coût ou une vraie vente en exige un.

• Entrepreneur individuel : la ligne de chaque coût figure dans les lignes de dépenses du T2125.
• Société : la déclaration présente un bilan à l'annexe 100 et un état des résultats à l'annexe 125, chaque élément avec un code de l'Index général des renseignements financiers (IGRF). La première déclaration d'une nouvelle société exige aussi l'annexe 101, le bilan d'ouverture. Conservez des documents de travail montrant les comptes derrière chaque élément déclaré, et ne les envoyez pas avec la déclaration (ARC : guide de l'IGRF).

Le guide de l'IGRF suppose que vous préparez les codes à partir de vos propres états financiers; les noms de comptes peuvent donc être les vôtres si chacun correspond à un code. Voyez un plan comptable qui correspond à l'IGRF, et choisir un logiciel de comptabilité.

Comment séparer l'argent du propriétaire de l'argent de l'entreprise?

Étiquetez chaque dollar qui entre dans l'entreprise ou en sort comme argent d'entreprise, retrait, rémunération ou prêt. La page de l'ARC sur les registres d'entreprise pour les entrepreneurs individuels n'exige pas de compte bancaire distinct, mais un compte et une carte distincts pour l'entreprise rendent chaque écriture clairement l'un ou l'autre.

• Entrepreneur individuel : l'entreprise et le propriétaire sont un seul contribuable; il n'y a donc pas de salaire pour vous-même. Aucune déduction n'est permise pour les dépenses personnelles ou de subsistance (Loi de l'impôt sur le revenu, alinéa 18(1)h)); l'argent que vous retirez est donc un retrait, et non une dépense. Voyez les retraits d'un entrepreneur individuel.
• Société : un avantage que la société accorde à un actionnaire est généralement inclus dans le revenu de l'actionnaire. Un prêt à un actionnaire y est aussi inclus, sauf s'il est remboursé dans l'année suivant la fin de l'année d'imposition de la société où il a été consenti et que le remboursement ne fait pas partie d'une série de prêts et de remboursements; d'autres exceptions existent (paragraphes 15(1), 15(2) et 15(2.6)). Suivez l'argent qui entre et sort dans un compte de prêt de l'actionnaire. Voyez les livres d'une nouvelle SPCC et, si des coûts personnels ont déjà été payés par la société, les dépenses personnelles payées par la société.

Que dois-je conserver, pendant combien de temps et où?

Conservez les registres pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, à votre établissement ou à votre résidence au Canada (Loi de l'impôt sur le revenu, article 230; ARC : où conserver vos registres).

Les registres électroniques doivent être conservés dans un format électronique lisible pendant toute la période. Les registres conservés à l'étranger et consultés depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada, à moins que l'ARC ne le permette.

Certains registres, comme ceux des biens à long terme et le registre des actions, se conservent plus longtemps, et une déclaration tardive, une opposition, un appel ou la fermeture d'une société modifie la période. Voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise pour le point de départ du délai de six ans et ces exceptions.

Que faire des coûts payés avant la première vente?

Conservez chaque reçu et inscrivez chaque coût avec sa date, parce que la date de début détermine son traitement. L'ARC indique que le revenu est déclaré, et que les dépenses peuvent être déduites, à partir du début de l'entreprise, et qu'une entreprise démarre lorsque vous commencez une activité importante qui en fait régulièrement partie, comme l'achat de suffisamment de marchandises à revendre ou d'équipement pour commencer. Étudier la possibilité d'une entreprise ne la fait pas démarrer, et ces frais de recherche ne peuvent pas être déduits (ARC : T4002). Pour une société, un coût payé personnellement avant la constitution exige un traitement distinct, et la TPS/TVH sur des services fournis avant l'inscription ne donne droit à aucun crédit (voir plus haut). Voyez les frais de démarrage avant la première vente.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars canadiens.

Une conceptrice pigiste de l'Ontario qui démarre le 15 janvier

Ses ventes par trimestre civil sont de 9 000 $ CA, 12 000 $ CA, 14 000 $ CA et 10 000 $ CA, soit 45 000 $ CA pour l'année. Supposons que chaque vente est une fourniture taxable à un client de l'Ontario et qu'elle n'a pas d'entreprises associées. Son année pour le formulaire T2125 va du 15 janvier au 31 décembre, et la déclaration est due le 15 juin de l'année suivante. Après le troisième trimestre, ses ventes sur les trimestres écoulés sont de 35 000 $ CA, au-dessus de la limite de 30 000 $ CA, même si aucun trimestre pris seul ne l'a dépassée. Selon ces faits, elle cesserait d'être petit fournisseur à la fin d'octobre, percevrait la TVH de l'Ontario dès sa date d'entrée en vigueur de l'inscription (au plus tard à sa première vente après le 31 octobre) et s'inscrirait dans un délai de 29 jours suivant cette date. Le critère d'inscription comporte des exceptions.

Une société de l'Alberta constituée le 10 mars

Elle choisit le 31 décembre. Sa première année d'imposition dure 297 jours, dans la limite de 371 jours. La T2 est due six mois après la fin d'exercice, soit le 30 juin de l'année suivante. Si elle a un établissement stable en Alberta, sa déclaration AT1 a la même date d'échéance. L'impôt fédéral à payer est dû deux mois après la fin d'exercice. La date de trois mois prévue pour certaines sociétés privées sous contrôle canadien (SPCC) s'appuie sur l'année d'imposition précédente, que n'a pas une société à sa première année; payer à la date de deux mois écarte donc la question (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 248(1)). L'impôt de l'Alberta a ses propres règles sur le solde à payer. Une fois inscrite, elle percevrait la TPS de 5 % sur les fournitures faites en Alberta, et l'Alberta n'a pas de TVP.

Une entrepreneure individuelle de l'Ontario achète de l'équipement

Elle paie 2 260 $ CA : 2 000 $ CA plus 260 $ CA de TVH, à un inscrit. Comme le total dépasse 500 $ CA, la facture qui appuie le crédit doit indiquer le nom du fournisseur et son numéro d'inscription, la date, le total, la TVH, son nom, une brève description et les modalités de paiement. Si elle est inscrite et a acheté l'équipement pour l'utiliser principalement dans son entreprise (plus de 50 % de son utilisation), la totalité des 260 $ CA peut être demandée comme crédit de taxe sur les intrants; si l'usage commercial est de 50 % ou moins, aucun crédit n'est possible (Loi sur la taxe d'accise, article 199; ARC : pourcentages pour les biens meubles en immobilisation). Si elle l'a acheté avant de s'inscrire, l'équipement en main à l'inscription peut être admissible selon des règles distinctes.

Votre situation est différente?

• Vous avez commencé à exercer avant que les livres existent : si des factures sont parties sans date de début claire pour la TPS/TVH, que l'argent a transité par un compte personnel ou que la fin d'exercice n'est pas fixée, la situation de départ (date d'inscription, fin d'exercice, façon de coder ce qui s'est déjà passé) dépend de faits qu'un professionnel devrait examiner. Voyez rattraper des livres en retard, reconstituer les livres à partir des relevés bancaires et l'aide en tenue de livres.
• Vous avez perçu la TPS/TVH avant d'avoir un numéro, ou vous avez dépassé la limite sans vous inscrire : voyez la TPS/TVH perçue avant l'inscription et les déclarations de TPS/TVH non produites, ou l'aide en tenue de livres si les livres de ces périodes ne sont pas en ordre.
• Vous êtes une nouvelle société : le capital-actions, le prêt de l'actionnaire et la première T2 demandent de l'attention. Voyez les livres d'une nouvelle SPCC et l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous avez transféré une entreprise individuelle à une société : voyez les livres après la constitution d'une entreprise individuelle en société.
• Vous vendez dans plus d'une province ou au Québec : voyez exercer dans plus d'une province.
• Vous êtes payé en dollars américains ou servez des clients américains : voyez un pigiste payé en dollars américains et l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous avez un associé : voyez la première année d'une société en nom collectif.