Méthode de caisse ou d'exercice au Canada : ce que l'ARC permet

Un entrepreneur individuel canadien peut-il utiliser la méthode de caisse pour le formulaire T2125?

En général, non. Selon l'Agence du revenu du Canada (ARC), les agriculteurs, les pêcheurs et les agents à commission travaillant à leur compte peuvent utiliser la méthode de caisse ou la méthode d'exercice. Tout autre revenu de travail autonome doit être déclaré selon la méthode d'exercice. Les revenus de consultation, de métiers, de commerce de détail et de vente en ligne déclarés sur le formulaire T2125 (le formulaire du revenu d'entreprise de votre déclaration de revenus personnelle) font partie de ce second groupe.

La méthode d'exercice compte le revenu dans l'année où il est gagné et les dépenses dans l'année où elles sont engagées. La méthode de caisse compte le revenu quand il est reçu et les dépenses quand elles sont payées, par carte, par virement Interac ou par chèque, tout comme en argent comptant. La règle de l'ARC dépend du type de revenu. Ses pages sur les méthodes comptables du revenu d'entreprise ne fixent aucun niveau de ventes sous lequel la méthode de caisse serait permise.

Vous exploitez une société ou une société de personnes? La réponse est moins nette : voyez la section ci-dessous qui demande si une société ou une société de personnes peut choisir. Le revenu de location suit une autre règle, dans la dernière section.

Un cas n'est pas simple lorsque :

• les livres ont été montés à partir des dépôts bancaires, ou votre comptable dit que le revenu doit être calculé selon la méthode d'exercice, et les déclarations ont suivi les dépôts;
• des factures ou des comptes à payer sont restés impayés à la fin d'une année, surtout s'ils sont élevés;
• vous avez des stocks;
• l'entreprise est une société ou une société de personnes;
• vous avez un revenu de commissions et d'autres revenus d'entreprise;
• des années antérieures ont déjà été produites selon la méthode de caisse.

Chacun de ces cas peut obliger à recalculer les déclarations antérieures, et pas seulement la prochaine. Les années déjà produites, un changement qui exige l'autorisation de l'ARC et les livres d'une société sont les points où l'examen d'un professionnel compte.

Rassemblez vos factures de vente avec la date de paiement de chacune, les factures et les comptes à payer impayés à la fin de chaque année, les dénombrements des stocks et vos déclarations antérieures.

Que signifie la méthode d'exercice pour le revenu, les dépenses et les stocks?

La méthode d'exercice compte ce que vous avez gagné et ce que vous devez, et non ce qui est passé par la banque. Selon l'ARC, vous déclarez le revenu dans l'exercice où vous le gagnez, peu importe le moment où vous le recevez, et vous déduisez les dépenses dans l'exercice où vous les engagez, que vous les payiez alors ou non. Une dépense est généralement « engagée » quand vous l'avez payée ou que vous devrez la payer.

La Loi de l'impôt sur le revenu va dans le même sens. Le revenu d'entreprise est le bénéfice de l'année (article 9). Un montant à recevoir (l'argent que vos clients vous doivent encore) pour des biens vendus ou des services rendus dans l'année est inclus dans le revenu, même s'il n'est exigible que plus tard, sauf si la méthode adoptée par le contribuable, et acceptée aux fins de l'impôt sur le revenu, ne l'exige pas (alinéa 12(1)b)).

L'année à laquelle appartient une vente de décembre payée en janvier est expliquée dans ventes de décembre payées en janvier. L'argent reçu avant que le travail soit fait est traité dans paiements anticipés de clients.

Pour les stocks, l'ARC demande de les inscrire et de les dénombrer à la fin de chaque exercice, et d'utiliser la même méthode d'évaluation chaque année (chapitre 2 du guide T4002; méthodes comptables). L'évaluation et le coût des marchandises vendues sont traités dans coût des marchandises vendues d'un entrepreneur individuel.

Qui peut utiliser la méthode de caisse au Canada, et pour quels revenus?

Pour le revenu de travail autonome, seulement les agriculteurs, les pêcheurs et les agents à commission travaillant à leur compte, et seulement pour ce revenu. Tout le reste relève de la méthode d'exercice.

Les pages de l'ARC ne définissent pas l'expression « agent à commission travaillant à son compte ». L'ARC dit traiter le revenu de commissions d'un travailleur autonome comme une partie du revenu d'entreprise, et demande de suivre la part du revenu d'entreprise qui provient de commissions (chapitre 2 du guide T4002). Un revendeur qui achète et vend des marchandises ne devrait pas supposer que l'exception couvre ce revenu. Si vous pensez faire partie du groupe des commissions, rassemblez les ententes ou les relevés qui montrent comment vous êtes payé, et gardez les commissions séparées des honoraires et des ventes de produits.

La méthode de caisse ne couvre que le revenu de commissions. Les autres revenus d'entreprise de la même personne relèvent de la méthode d'exercice, et l'ARC demande de tenir un ensemble distinct de registres pour chaque méthode comptable utilisée (chapitre 1 du guide T4002).

Pour l'agriculture et la pêche, la méthode de caisse est un choix prévu par la Loi de l'impôt sur le revenu (article 28). Une fois qu'une déclaration l'a utilisée, les années suivantes restent sur cette méthode, sauf si le ministre accepte une autre méthode. Si l'entreprise est exploitée conjointement avec d'autres personnes, le choix ne vaut que si chacune des autres personnes a aussi choisi la méthode de caisse (paragraphe 28(2)).

Une société ou une société de personnes peut-elle choisir entre la méthode de caisse et la méthode d'exercice?

Hors de l'agriculture et de la pêche, aucune page de l'ARC n'offre la méthode de caisse à une société, et une société ne devrait donc pas la supposer permise. Les sources qui en parlent penchent vers la méthode d'exercice, et le reste est une question à régler avec un professionnel.

L'agriculture et la pêche sont l'exception que montre la Loi. L'article 28 permet à un contribuable de choisir la méthode de caisse pour une entreprise agricole ou de pêche, et le terme « contribuable » comprend une société (article 28; paragraphe 248(1)).

Pour une société, la Loi inclut dans le revenu les montants à recevoir de l'année, sauf si une méthode acceptée ne l'exige pas (alinéa 12(1)b)). La déclaration T2 part des états financiers de la société. En général, leur bénéfice net n'est pas le même que le revenu net aux fins de l'impôt, et l'annexe 1 fait le rapprochement des deux (guide T2 de l'ARC, chapitre 3). Si les livres de votre société suivent la méthode de caisse, ses états financiers de fin d'exercice pourraient devoir être ajustés pour tenir compte des factures impayées, des comptes à payer et des stocks avant la préparation de la T2. Aucune page de l'ARC ne dit si des livres tenus selon la méthode de caisse peuvent appuyer la déclaration; réglez la question avec un professionnel avant de produire. Ce que la T2 exige des états financiers est expliqué dans états financiers de fin d'exercice d'une société, et l'écart entre le bénéfice comptable et le bénéfice fiscal dans revenu fiscal et bénéfice comptable.

Pour une société de personnes, l'ARC publie sa page sur les méthodes comptables sous la rubrique des entreprises individuelles et des sociétés de personnes, et la Loi calcule le revenu d'une société de personnes comme si elle était une personne distincte résidant au Canada (alinéa 96(1)a)). Cela mène à la même règle : la méthode d'exercice, sauf pour le revenu agricole ou de pêche (la méthode de caisse seulement si chaque associé l'a choisie) ou le revenu de commissions. Le texte de la page ne mentionne pas les sociétés de personnes; il s'agit donc d'une lecture des sources, à confirmer pour votre société de personnes.

Puis-je tenir des livres selon la méthode de caisse et demander à mon comptable de les convertir en fin d'année?

Souvent oui, pourvu que la déclaration suive la bonne méthode. L'ARC ne fournit pas de registres comptables et ne recommande aucun type de livres (ARC). La Loi exige des registres et des livres de comptes sous une forme qui permet de déterminer l'impôt, y compris un inventaire annuel (paragraphe 230(1)). La déclaration doit suivre la méthode exigée, et les livres doivent permettre de déterminer l'impôt.

Une conversion de fin d'année fait généralement trois choses :

1. Revenu : partez des encaissements des clients, ajoutez les montants à recevoir à la fin de l'année, puis soustrayez les montants à recevoir d'ouverture déjà comptés dans l'année précédente.
2. Dépenses : partez des paiements de coûts d'entreprise déductibles, ajoutez les montants à payer à la fin de l'année, puis soustrayez les montants à payer d'ouverture déjà déduits dans l'année précédente.
3. Marchandises destinées à la vente : ajoutez les stocks d'ouverture aux achats de l'année et aux autres coûts des marchandises, puis soustrayez les stocks de clôture pour obtenir le coût des marchandises vendues. Voyez coût des marchandises vendues d'un entrepreneur individuel.

Deux pièges. Des livres montés à partir des dépôts bancaires ne sont pas des livres tenus selon la méthode de caisse : les dépôts peuvent comprendre des prêts et des virements, et la reconstruction est expliquée dans reconstituer les livres à partir des relevés bancaires. Et un réglage ou un rapport « base de caisse » dans un logiciel de comptabilité change la présentation des livres, pas la méthode que la déclaration doit utiliser.

Le travail augmente avec le nombre de factures impayées, de comptes à payer et de stocks. Gardez les tableaux de conversion avec les livres : ils montrent comment chaque chiffre de la déclaration a été établi. La question de tenir vos propres livres est traitée dans tenir ses propres livres ou engager un spécialiste de la tenue de livres.

Qu'est-ce qui est différent pour les professionnels qui ont des travaux en cours?

Le revenu d'un professionnel comprend normalement la valeur des travaux en cours à la fin de l'exercice. L'ARC définit les travaux en cours comme les biens ou les services que vous n'avez pas fini de fournir à la fin de votre exercice.

Les honoraires professionnels de l'année se calculent ainsi : ce que vous avez reçu dans l'année, plus les montants à recevoir à la fin de l'année, plus la valeur des travaux en cours à la fin de l'année pour lesquels vous n'avez rien reçu dans l'année, moins les montants à recevoir de l'an dernier et les travaux en cours de l'an dernier. Le travail non facturé compte donc même si aucune facture n'existe.

L'ARC emploie le mot « professionnel », et sa page ne dit pas qui en est un. Savoir si votre travail est visé, et quelle valeur donner au travail inachevé, sont des questions à régler avec un professionnel avant de produire. Rassemblez vos registres de temps et les mandats en cours à la fin de l'année.

Comment passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, ou l'inverse?

Passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice exige une autorisation. Selon l'ARC, vous devez obtenir l'autorisation de votre bureau des services fiscaux, la demander par écrit avant la date où vous devez produire votre déclaration de revenus, et expliquer dans la lettre pourquoi vous voulez changer. Pour un particulier qui travaille à son compte, la date limite de production est généralement 15 juin.

Passer de la méthode d'exercice à la méthode de caisse n'est ouvert qu'à ceux qui peuvent utiliser la méthode de caisse. L'ARC dit d'utiliser la méthode de caisse dans votre prochaine déclaration. Elle ne nomme aucune étape d'autorisation dans ce sens.

Dans les deux sens, la première déclaration selon la nouvelle méthode doit inclure un état qui montre chaque ajustement apporté au revenu et aux dépenses. Les deux méthodes placent les mêmes dollars dans des années différentes; un changement sans ajustements peut donc laisser des montants non comptés ou comptés deux fois. Passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice sans ajustement, par exemple, laisserait hors du revenu, dans toutes les années, les factures impayées au début de la première année selon la méthode d'exercice.

1. Confirmez le sens du changement, et si la méthode de caisse vous était ouverte au départ.
2. Pour passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, écrivez au bureau des services fiscaux avant l'échéance de la déclaration et donnez la raison.
3. À la date du changement, dressez la liste de l'argent qu'on vous doit, des comptes que vous devez et des stocks.
4. Produisez la première déclaration selon la nouvelle méthode avec l'état des ajustements.
5. Conservez la demande, les listes et l'état avec vos registres.

Si la méthode de caisse ne vous a jamais été ouverte, une demande de changement ne correspond pas à votre cas. La question est de savoir si les déclarations antérieures ont été établies selon la méthode de caisse.

Et si j'ai déclaré selon la méthode de caisse pendant des années?

Si la méthode de caisse ne vous était pas ouverte et qu'une déclaration a été établie selon cette méthode, cette déclaration a suivi une méthode que les pages de l'ARC ne permettent pas pour ce revenu. La question devient alors de savoir quelles années recalculer selon la méthode d'exercice, et non de demander une autorisation de changement.

Une mauvaise méthode déplace le revenu d'une année à l'autre. Quand les factures impayées ont augmenté d'une année à l'autre, chaque déclaration a présenté un revenu inférieur au chiffre selon la méthode d'exercice, et les factures encore impayées à la dernière fin d'année n'ont paru dans aucune déclaration. Une correction peut augmenter une année et en réduire une autre.

1. Dressez la liste des dépôts, des factures impayées, des comptes à payer et des stocks de chaque année.
2. Recalculez chaque année selon la méthode d'exercice et comparez avec ce qui a été produit.
3. Avant de modifier une déclaration déjà produite, déterminez quelles années ajoutent du revenu et lesquelles en réduisent, et dans quel ordre les produire.

Une déclaration de particulier déjà produite se modifie avec « Modifier ma déclaration » dans votre compte de l'ARC, avec ReFILE dans un logiciel d'impôt certifié, ou avec le formulaire T1-ADJ par la poste (ARC). Cette voie vaut pour la déclaration T1 d'un particulier. Ce guide ne traite pas de la façon de modifier une déclaration T2 ou une déclaration de société de personnes déjà produite, et la T1 d'un associé peut aussi changer. Aucun remboursement ne peut être versé pour une demande de modification faite plus de 10 années civiles après la fin de l'année d'imposition. Ajouter du revenu à une année déjà produite peut augmenter l'impôt à payer pour cette année, et le programme des divulgations volontaires de l'ARC accorde un allègement au cas par cas aux personnes qui se manifestent.

Le délai dont dispose l'ARC pour établir une nouvelle cotisation pour une année déjà produite dépend du contribuable et d'exceptions; voyez jusqu'où l'ARC peut remonter pour établir une nouvelle cotisation. Quand la correction ajoute du revenu à une année déjà produite, voyez revenu non déclaré et divulgation volontaire.

La méthode de caisse ou d'exercice change-t-elle mon exercice ou la TPS/TVH?

Non. La méthode détermine à quel moment un dollar compte à l'intérieur de l'exercice. L'exercice est l'année de l'entreprise, et c'est un choix distinct.

Les travailleurs autonomes et les sociétés de personnes dont un associé est un particulier doivent généralement avoir une fin d'exercice au 31 décembre (chapitre 1 du guide T4002; article 249.1). Le choix d'une fin d'exercice est expliqué dans choisir ou changer sa fin d'exercice.

La TPS/TVH n'est pas liée à votre méthode de calcul du revenu. La taxe sur une fourniture taxable est payable à la première des deux dates suivantes : le jour où la contrepartie est payée et le jour où elle devient exigible (Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 168(1)); une facture impayée peut donc porter de la TPS/TVH avant que vous soyez payé. L'ARC dit aussi aux agriculteurs qui utilisent la méthode de caisse d'appliquer la méthode d'exercice aux fins de la TPS/TVH. Voyez période de déclaration de la TPS/TVH et exercice.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars canadiens.

Un consultant facture en décembre

Un consultant, entrepreneur individuel dont l'exercice se termine le 31 décembre, termine le travail convenu et facture 20 000 $ CA le 10 décembre. Le client paie le 12 janvier. Selon la méthode d'exercice, les 20 000 $ CA sont un revenu de l'année où le travail a été fait et où le montant est devenu à recevoir, même si la banque l'affiche l'année suivante. Une déclaration montée à partir des dépôts le place dans la mauvaise année.

Un vendeur à commission et un revendeur

Un vendeur à commission qui travaille à son compte gagne 150 000 $ CA en commissions et les déclare quand il les reçoit. La méthode de caisse est ouverte pour ce revenu. Un revendeur qui achète des marchandises et les vend, avec 150 000 $ CA de ventes, ne peut pas l'utiliser : la méthode d'exercice est la règle pour ce revenu, et les stocks de fin d'année sont dénombrés.

Trois ans de livres montés sur les dépôts bancaires

Pendant trois ans, un spécialiste de la tenue de livres tient les livres d'un entrepreneur individuel d'après les dépôts bancaires. Le comptable convertit chaque année selon la méthode d'exercice. Revenu seulement. L'entreprise a commencé à l'année 1; aucune facture n'était donc impayée à son début :

Le revenu selon la méthode d'exercice égale les dépôts, plus les factures impayées à la fin de l'année, moins les factures impayées de l'an dernier. Les comptes à payer exigent aussi des ajustements d'ouverture et de clôture. Pour les stocks, les stocks d'ouverture augmentent le coût des marchandises vendues et les stocks de clôture le réduisent. Les trois déclarations changent, et dans cet exemple, les 15 000 $ CA encore impayés à la fin de l'année 3 n'ont paru dans aucune des trois déclarations.

Votre situation est différente?

• Vos livres suivent la méthode de caisse, votre comptable dit que le revenu doit être calculé selon la méthode d'exercice, des déclarations antérieures ont utilisé les dates de dépôt, ou vous avez plusieurs années sur la méthode de caisse avec de grosses factures impayées ou des stocks : la conversion exige les factures impayées, les comptes à payer et les stocks de chaque année, ainsi qu'une décision sur la modification ou non des déclarations déjà produites; une correction peut augmenter le revenu d'une année déjà produite. Voyez aide en tenue de livres et rattraper des livres en retard.
• L'ARC vous a écrit au sujet de votre revenu ou de votre méthode comptable : gardez la lettre et réglez les années à corriger et la voie de production avant de modifier une déclaration. Voyez aide en tenue de livres.
• Vous exploitez une société et tenez des livres selon la méthode de caisse : ce que la T2 exige des états financiers est expliqué dans états financiers de fin d'exercice d'une société; aucune page de l'ARC ne dit si des livres selon la méthode de caisse peuvent appuyer la T2, alors confirmez-le avant de produire. Voyez aide en tenue de livres.
• Vous faites partie d'une société de personnes : la méthode relève d'une lecture des sources, à confirmer pour votre société de personnes, et la déclaration de chaque associé est touchée. Voyez aide en tenue de livres et déclaration de la première année d'une société en nom collectif.
• Vous déclarez un revenu de location sur le formulaire T776 : selon l'ARC, la plupart des revenus de location relèvent de la méthode d'exercice, et la méthode de caisse n'est permise que s'il reste presque aucun montant à recevoir et aucune dépense impayée à la fin de l'année, et seulement si le revenu ou la perte de location nette serait presque le même selon la méthode d'exercice (ARC, Revenus de location). Voyez revenu de location; une location à court terme peut plutôt être un revenu d'entreprise, voyez location Airbnb : revenu de location ou d'entreprise.
• Un client n'a jamais payé une facture que vous avez comptée dans votre revenu : voyez radier des factures de clients impayées.
• Vous êtes un professionnel avec du travail non facturé : le travail inachevé compte dans le revenu, et la valeur à lui donner est une question à régler avant de produire. Voyez aide en tenue de livres.
• Une année déjà produite a omis du revenu : voyez revenu non déclaré et divulgation volontaire.
• Vous avez aussi une entreprise américaine : voyez méthode de caisse ou d'exercice pour une petite entreprise américaine.
• Vous vivez au Québec : ce guide traite des règles fédérales. Les résidents du Québec produisent aussi une déclaration du Québec auprès de Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, que ce guide ne couvre pas.
• Vous voulez une vue d'ensemble de l'impôt des travailleurs autonomes : voyez comment le revenu de travail autonome est imposé.