Inscrire la TPS/TVH dans vos livres : comptes, CTI, taxe nette

De quels comptes de TPS/TVH une entreprise inscrite a-t-elle besoin?

Ouvrez des comptes pour la taxe perçue, la taxe payée sur les achats (crédits de taxe sur les intrants, ou CTI) et la taxe nette à payer. Ils fournissent les trois chiffres que la déclaration demande : la taxe perçue ou percevable (ligne 103), les CTI (ligne 106) et la taxe nette (ligne 109). Selon la méthode normale (et non la méthode rapide), la taxe nette est la taxe sur les ventes moins les CTI, plus ou moins les redressements (ARC : calculer votre TPS/TVH nette; Loi sur la taxe d'accise, art. 225).

L'Agence du revenu du Canada (ARC) indique qu'un inscrit détient la taxe perçue en fiducie jusqu'à ce qu'elle soit envoyée à l'ARC (RC4022); les livres la placent donc normalement dans un compte de passif, et non dans les ventes ni les dépenses. Si une société ne verse pas la taxe nette, ses administrateurs de l'époque peuvent en être tenus personnellement responsables avec elle, et l'ARC peut établir une cotisation à un administrateur jusqu'à deux ans après son départ du conseil (Loi sur la taxe d'accise, art. 323). La question de savoir si elle compte comme revenu dans la déclaration de revenus est distincte : voyez la TPS/TVH perçue est-elle un revenu.

La plupart des logiciels inscrivent dans ces comptes à partir d'un code de taxe sur chaque ligne. Dans une écriture de journal manuelle, mettez la taxe sur sa propre ligne, jamais à l'intérieur de la ligne des ventes ou des dépenses.

La configuration est simple lorsque l'entreprise est inscrite, utilise la méthode normale et conserve ses documents. Elle ne l'est pas lorsque la première déclaration est encore à venir, que la taxe est déjà mêlée aux ventes ou aux dépenses, que plusieurs périodes ont été produites à partir d'estimations, que le montant à payer ne concorde pas avec le solde de l'ARC, ou que l'entreprise est située au Québec, où les déclarations vont généralement à Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec (RC4022).

Rassemblez avant d'inscrire : la confirmation d'inscription et sa date d'entrée en vigueur, la période de déclaration indiquée dans votre compte de l'ARC (ARC : instructions de la déclaration), les factures de vente, les reçus des fournisseurs, les relevés bancaires et de carte, les déclarations produites et le solde du compte de l'ARC.

Pourquoi le bilan présente-t-il des lignes de TPS/TVH à payer, d'attente et nette?

Chaque ligne de TPS/TVH du bilan est une étape du montant net que vous devez à l'ARC. Les noms viennent du logiciel comptable, et non de l'ARC; lisez donc ce que chaque ligne totalise plutôt que son libellé.

Ensemble, les lignes ouvertes devraient égaler la taxe perçue moins les CTI pour les périodes que vous n'avez pas encore produites. La ligne à payer devrait égaler la taxe nette des déclarations produites, moins les paiements et les acomptes provisionnels; un remboursement à recevoir figure dans une ligne distincte à rembourser. Un solde d'attente resté d'une période dont la déclaration est produite signifie habituellement que la déclaration n'a jamais été inscrite. Un montant à payer qui diffère du solde de l'ARC exige un rapprochement : voyez rapprocher la TPS/TVH à payer avec l'ARC.

Dois-je inscrire la TPS/TVH d'une vente à la facturation ou quand le client paie?

En général, inscrivez la TPS/TVH d'une vente à la date de la facture ou à la date du paiement, selon la première des deux. La taxe devient payable à la première des dates suivantes : le jour où le prix (la contrepartie) est payé et le jour où il devient dû (Loi sur la taxe d'accise, art. 168). Le prix devient généralement dû à la première des dates suivantes : le jour où la facture est d'abord établie, la date qui y figure, le jour où elle aurait été établie sans retard indu et le jour où une convention écrite exige le paiement (art. 152). La règle est fixée par la Loi; elle n'attend donc pas l'encaissement, quelle que soit la méthode utilisée pour la déclaration de revenus.

Une vente facturée en mars et payée en mai appartient donc aux livres de mars et à la déclaration qui couvre mars. Un client qui paie avant que vous facturiez entraîne la taxe à la date du paiement. Le loyer et les droits de licence prévus par une convention écrite sont dus à la date de paiement qu'elle fixe (par. 152(2)); les autres cas de calendrier sont traités dans la TPS/TVH sur les dépôts et les factures impayées.

Une vente détaxée ou exonérée n'a pas d'écriture de taxe, mais compte quand même dans les ventes de la déclaration, à la ligne 101 (instructions de la déclaration). Pour savoir quelles ventes en font partie, voyez les ventes exonérées, détaxées et hors champ.

Lorsque le total d'un reçu ne comprend que la TPS/TVH, divisez le total par un plus le taux de TPS/TVH pour obtenir le prix; le reste est la taxe. S'il comprend aussi la TVP ou la TVQ, retirez d'abord cette taxe; voyez les prix taxes comprises et la TPS/TVH. Le taux dépend de l'endroit où la vente est faite : voyez percevoir la TPS/TVH, la TVP et la TVQ par province.

Comment inscrire une dépense pour que seule la partie récupérable soit un CTI?

Inscrivez le prix au compte de dépenses et la TPS/TVH récupérable au compte des CTI; le total va à la banque, à la carte ou aux comptes fournisseurs. Le crédit appartient à la période où la taxe devient payable ou est payée (Loi sur la taxe d'accise, art. 169).

Une facture reçue durant la période mais impayée à la fin de la période donne généralement quand même droit au crédit pour cette période, parce que la taxe est payable à la première des dates suivantes : le paiement et le jour où le prix devient dû. Le crédit exige aussi que vous ayez les documents du fournisseur avant de produire la déclaration (par. 169(4); ARC : crédits de taxe sur les intrants). Un crédit non demandé à temps est perdu; la plupart des inscrits disposent de quatre ans. Voyez ce qu'un reçu doit indiquer. La taxe payée avant la date de votre inscription suit ses propres règles : voyez demander la TPS/TVH payée avant l'inscription.

Inscrire le reçu complet au compte de dépenses et demander aussi le CTI déduit la taxe deux fois. Un inscrit qui utilise la méthode rapide ne peut pas demander de CTI sur les dépenses d'exploitation (ARC); la taxe reste donc dans la dépense : voyez la méthode rapide dans les livres.

Que change-t-il lorsque seule une partie de la taxe est récupérable?

Inscrivez au compte des CTI seulement la part récupérable de la taxe et laissez le reste dans la dépense ou dans le compte du propriétaire. Le crédit suit la mesure dans laquelle l'achat était destiné à servir dans des activités commerciales, c'est-à-dire la part utilisée pour les ventes taxables de votre entreprise (Loi sur la taxe d'accise, art. 169).

Niveaux d'usage : ARC : pourcentage d'admissibilité aux CTI. La part des repas est la règle habituelle de l'ARC (RC4022). L'ARC permet aussi à un inscrit de demander toute la taxe sur les repas durant l'année et de réintégrer la partie restreinte à la ligne 104 une fois par an : les déclarants mensuels et trimestriels dans la première période de déclaration de l'exercice suivant, les déclarants annuels dans la déclaration de cet exercice (instructions de la déclaration; RC4022). Quelle que soit la façon de procéder, les livres doivent montrer la même répartition que la déclaration.

Pour le moment de la réintégration, les véhicules, les bureaux à domicile et les autres coûts sans crédit ou à crédit partiel, voyez les dépenses sans CTI ou à CTI partiel; pour les repas d'une société, les repas et les frais de représentation dans les livres d'une société. La façon dont une société traite un coût personnel d'un actionnaire est une question fiscale distincte : voyez les dépenses d'entreprise payées personnellement.

Comment inscrire un dépôt, un paiement de client, une note de crédit ou une facture radiée?

Un dépôt, un paiement sur une facture déjà inscrite, une note de crédit et une facture radiée ont chacun leur propre écriture; les notes de crédit et les créances irrécouvrables redressent aussi la déclaration.

La déduction pour une facture en partie payée ne couvre que la part impayée. Pour les règles de calendrier, les conditions des créances irrécouvrables et le délai, voyez la TPS/TVH sur les dépôts et les factures impayées et radier les factures de clients impayées.

Comment inscrire la déclaration de TPS/TVH : le paiement, un remboursement ou un acompte provisionnel?

Inscrivez la déclaration quand elle est produite, puis l'argent quand il bouge. La taxe nette de la déclaration est la ligne 109; les acomptes provisionnels se déduisent à la ligne 110, et un résultat négatif est un remboursement à la ligne 114 (instructions de la déclaration).

Un déclarant annuel dont la taxe nette de l'exercice précédent était de 3 000 $ ou plus peut devoir verser des acomptes provisionnels trimestriels (ARC : acomptes provisionnels). La déclaration annuelle indique les acomptes provisionnels à la ligne 110; ne les inscrivez pas une deuxième fois. Inscrire la taxe nette (ligne 109) à la TPS/TVH à payer compense le solde débiteur. Si les acomptes provisionnels dépassent une taxe nette positive, il reste un débit : transférez-le vers les montants à rembourser (débit des montants à rembourser, crédit des montants à payer). Les redressements des notes de crédit et des créances irrécouvrables s'inscrivent aux mêmes comptes, dans la période où ils sont déclarés.

Si un dépôt, un acompte provisionnel ou un remboursement diffère de ce que montre l'ARC, voyez rapprocher la TPS/TVH à payer avec l'ARC. Pour savoir comment produire la déclaration et quand elle est exigible, voyez produire la déclaration de TPS/TVH et demander des CTI.

Où vont la TVP et la TVQ si je les paie aussi?

La TVP et la TVQ vont dans leurs propres comptes, et non dans ceux de la TPS/TVH. La taxe nette ne compte que la taxe prévue par la partie de la Loi sur la taxe d'accise qui vise la TPS/TVH (art. 225), et la ligne 101 de la déclaration exclut la taxe de vente provinciale (instructions de la déclaration).

• TVP sur les ventes : chaque province qui perçoit la TVP fixe ses propres règles de perception et de versement. Calculez la TPS sur le prix excluant la TVP (RC4022).
• TVP sur les achats : un CTI permet de récupérer la TPS/TVH (ARC : crédits de taxe sur les intrants); la TVP payée fait donc généralement partie du coût, à moins que les règles de cette province exonèrent l'achat ou vous permettent de récupérer la TVP. Pour suivre la TPS/TVH à verser mais non la TVP, codez la facture de façon que seule la partie TPS/TVH alimente le compte des CTI; la TVP reste dans la dépense.
• Provinces de la TVH : il n'y a pas de TVP distincte; la TVH, part provinciale comprise, passe par les comptes ci-dessus.
• TVQ : une entreprise située au Québec produit généralement ses déclarations de TPS/TVH auprès de Revenu Québec, au moyen de ses formulaires (RC4022). La TVQ a son propre taux, 9,975 %, et ses propres règles. Tenez la TVQ perçue, payée et à payer dans des comptes distincts.

Les règles par province se trouvent dans la TVP et la TVQ par province.

Comment vérifier que les comptes de TPS/TVH concordent avec la déclaration avant de la produire?

Comparez trois totaux des livres pour la période avec les lignes 103, 106 et 109 avant de produire.

La ligne 106 comprend les CTI non demandés dans une période antérieure si le délai n'est pas expiré (instructions de la déclaration); une demande tardive explique donc une ligne 106 plus élevée que les inscriptions de la période. Produisez le rapport de taxe selon les dates où la taxe est devenue payable, y compris les paiements partiels reçus avant une facture, et non selon les seules dates de paiement.

Les ventes de la ligne 101 égalent rarement l'état des résultats exactement : voyez quand la déclaration ne concorde pas avec les livres. Une fois la déclaration et le paiement inscrits, le montant à payer devrait concorder avec le solde de l'ARC.

Quels registres appuient chaque écriture, et combien de temps les conserver?

Conservez le document qui appuie chaque écriture, habituellement pendant 6 ans à compter de la fin de l'année à laquelle il se rapporte; l'ARC peut en demander plus longtemps (ARC : registres de TPS/TVH à conserver).

Vous n'envoyez ni reçus ni pièces justificatives lorsque vous produisez par voie électronique, mais vous devez les conserver au cas où l'ARC les demanderait (ARC : registres de TPS/TVH à conserver). Un CTI exige la preuve à l'appui avant que la déclaration soit produite (ARC : crédits de taxe sur les intrants).

Exemple

Tous les chiffres sont en dollars canadiens et illustratifs.

Entrepreneur individuel en Ontario : une vente et un achat

Un entrepreneur individuel de l'Ontario facture 2 000 $ CA plus 260 $ CA de TVH (13 %) et achète des fournitures avec un reçu qui indique un total de 565 $ CA dont 65 $ CA de TVH (565 $ CA divisés par 1,13 donnent 500 $ CA). Les livres montrent des ventes de 2 000 $ CA, une TVH perçue de 260 $ CA, une dépense de fournitures de 500 $ CA et une TVH payée de 65 $ CA. La taxe nette à payer est de 260 $ CA moins 65 $ CA, soit 195 $ CA.

Société de l'Alberta : facturé en mars, payé en mai

Une société de l'Alberta qui produit trimestriellement selon les trimestres civils facture 10 000 $ CA plus 500 $ CA de TPS le 20 mars. Le client paie 10 500 $ CA le 3 mai. Les 500 $ CA appartiennent aux livres de mars et à la déclaration du trimestre de mars, parce que la date de la facture précède celle du paiement. Le paiement de mai débite la banque et crédite les comptes clients de 10 500 $ CA, sans écriture de taxe.

Inscription de la déclaration et du paiement

Supposons que l'entrepreneur individuel produit trimestriellement. Après la facture et la facture de fournitures, la TVH perçue est un crédit de 260 $ CA, la TVH payée est un débit de 65 $ CA et la TVH à payer est nulle. L'inscription de la déclaration débite la TVH perçue de 260 $ CA, crédite la TVH payée de 65 $ CA et crédite la TVH à payer de 195 $ CA, de sorte que la taxe perçue et la taxe payée sont soldées. Le paiement débite la TVH à payer et crédite la banque de 195 $ CA. Si la déclaration et le paiement sont inscrits ensemble, créditez la banque de 195 $ CA plutôt que le compte à payer.

Votre situation est différente?

• Les comptes ne concordent pas avec une déclaration produite, ou des déclarations ont été produites à partir d'estimations : l'ARC peut généralement établir une nouvelle cotisation pour une déclaration jusqu'à 4 ans après la plus tardive de sa date d'échéance et de sa date de production, sans limite en cas de fraude ou de présentation erronée des faits attribuable à la négligence, à l'inattention ou à un manquement volontaire (Loi sur la taxe d'accise, art. 298). Le choix de modifier, de redresser dans une déclaration ultérieure ou de reconstituer dépend de la période et des montants. Commencez par corriger une déclaration de TPS/TVH déjà produite et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• La taxe est déjà dans vos ventes ou vos dépenses : vérifiez d'abord les documents et les inscriptions de taxe existantes. Déplacez la taxe réellement facturée sur les ventes vers le compte de taxe perçue. Pour les achats, déplacez vers le compte des CTI seulement la taxe récupérable; la taxe restreinte reste dans le coût et les montants personnels vont au compte personnel. Séparez les reçus mixtes selon leurs lignes de taxe et n'inscrivez jamais un crédit deux fois. Si la période est produite, la correction peut changer la déclaration : voyez corriger une déclaration de TPS/TVH déjà produite. Beaucoup de périodes, ou une taxe totalement absente, exigent une reconstitution : faites appel à l'aide en tenue de livres.
• Plusieurs périodes sont en retard ou non produites : voyez rattraper des livres en retard et les déclarations non produites et les cotisations estimées, puis faites appel à l'aide en tenue de livres pour reconstituer les périodes dans l'ordre.
• Le montant à payer ne concorde pas avec le solde de l'ARC : suivez rapprocher la TPS/TVH à payer avec l'ARC; si l'écart s'étend sur plusieurs périodes, obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous utilisez la méthode rapide : voyez la méthode rapide dans les livres.
• Votre entreprise est située au Québec : les déclarations vont généralement à Revenu Québec; voyez produire la déclaration de TPS/TVH et demander des CTI et la TVP et la TVQ par province.
• Vous facturez en dollars américains : voyez les ventes en dollars américains et les versements des places de marché.
• Vous ouvrez des livres dès le départ : voyez ouvrir les livres d'une nouvelle entreprise.