Factures de fournisseurs étrangers : déduction, TPS/TVH, retenue

Puis-je déduire les factures de fournisseurs établis hors du Canada?

En général, oui. Une entreprise peut déduire un coût engagé pour gagner un revenu d'entreprise, dans la mesure où il est raisonnable et appuyé par les registres (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 18 et art. 67). L'Agence du revenu du Canada (ARC) s'attend à ce que chaque dépense déduite repose sur une facture, un reçu ou une autre pièce justificative (ARC : dépenses d'entreprise). Une adresse étrangère sur la facture n'y change rien. Un achat en capital, comme du matériel ou un logiciel que l'entreprise garde comme bien, ne peut généralement pas être déduit en entier la même année (al. 18(1)b)); il se déduit sur plusieurs années. Voyez la déduction pour amortissement (DPA).

Trois critères distincts s'appliquent ensuite au même paiement. Réussir l'un ne dit rien des autres.

Ce guide porte sur les services, les logiciels et les licences achetés hors du Canada. Pour les biens qui traversent la frontière, voyez la TPS sur les importations et les factures de douane.

Un payeur qui aurait dû retenir l'impôt et ne l'a pas fait est redevable de cet impôt, plus les intérêts et les pénalités (circulaire IC75-6 de l'ARC, paragraphe 41). Un cas cesse d'être simple dès que l'une des situations suivantes se présente :

• L'entrepreneur indépendant a exécuté une partie du travail au Canada.
• Le paiement vise une licence ou un droit d'utiliser quelque chose, et non un travail exécuté.
• Vous payez par une plateforme ou une agence, de sorte que l'argent ne va pas à la personne qui a fait le travail.
• Le bénéficiaire est un proche, un actionnaire ou une société que vous contrôlez.
• La plupart de vos ventes sont exonérées de TPS/TVH.
• Vous payez des fournisseurs étrangers depuis des années, ou de gros montants, sans rien vérifier de tout cela.
• L'ARC a déjà posé des questions sur les déductions demandées.

Rassemblez les factures, le contrat ou l'énoncé des travaux, la preuve de chaque paiement, le lieu où chaque travail a été exécuté, ainsi que tout numéro de taxe ou de TPS/TVH remis par le fournisseur.

Quelle preuve l'ARC attend-elle pour une facture venant de l'extérieur du Canada?

La même preuve que pour toute dépense d'entreprise : une facture, un reçu ou une autre pièce justificative, plus les chèques oblitérés si votre banque les retourne. L'ARC précise que les reçus devraient indiquer le nom du vendeur et la date, et sa page ne prévoit aucune règle distincte pour une facture étrangère (ARC : dépenses d'entreprise).

Pour chaque paiement à l'étranger, conservez la facture (fournisseur, date, description, montant, devise), le contrat ou les messages qui montrent ce que vous avez commandé, le relevé de la banque, de la carte ou de la plateforme qui prouve le paiement, le travail livré et une note indiquant où il a été exécuté.

Les registres et les pièces justificatives se conservent généralement pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (ARC : où conserver vos registres). Où et comment les garder est expliqué dans combien de temps conserver les registres d'entreprise. Téléchargez chaque facture dans vos propres fichiers au lieu de vous fier au portail d'un fournisseur. S'il en manque déjà une, voyez les dépenses d'entreprise sans reçu.

Quel taux de change utiliser pour convertir la facture, et que faire si le relevé de ma carte est en dollars canadiens?

Pour l'impôt sur le revenu, convertissez au taux au comptant du jour où le montant prend naissance : le taux de la Banque du Canada de ce jour, ou celui du jour précédent le plus proche pour lequel un taux est coté (Folio S5-F4-C1, paragraphes 1.3 et 1.4). Le folio accepte généralement une autre source si ses sept conditions sont toutes remplies, notamment si le taux est publié par un fournisseur indépendant, utilisé pour vos états financiers et employé de façon constante d'une année à l'autre (paragraphe 1.6).

Pour la TPS/TVH, le mémorandum de l'ARC énumère davantage de sources, dont la Banque du Canada, une banque à charte canadienne et la source utilisée pour une conversion réelle. La source doit être documentée et utilisée de façon constante pendant une période raisonnable, comme un an (Mémorandum sur la TPS/TVH 3-6, paragraphes 13 à 15 et 21).

Une facture émise en dollars canadiens n'exige aucune conversion. Le folio ne traite pas des relevés de carte. Pour l'impôt sur le revenu, la règle par défaut est le taux de la Banque du Canada, et le taux de l'émetteur de la carte est une autre source qui doit respecter les sept conditions. Pour la TPS/TVH, le mémorandum accepte la source utilisée pour une conversion réelle. Conservez le relevé et la source du taux, et appliquez la même méthode chaque année. Si vous payez après la date de la facture, les taux des deux dates peuvent différer. Le critère du folio est le jour où le montant prend naissance, sans préciser s'il s'agit de la date de la facture ou de celle du paiement : choisissez donc une méthode documentée et appliquez-la chaque année. Dépenses payées en devise étrangère traite du choix entre le reçu et le relevé.

Dois-je de la TPS/TVH sur des services achetés d'un fournisseur établi hors du Canada?

Peut-être. Un acheteur résident du Canada paie la TPS au taux de 5 % sur une fourniture taxable importée, c'est-à-dire un service taxable fourni de l'extérieur du Canada (Loi sur la taxe d'accise, art. 218). La définition exclut un service acquis exclusivement pour les activités commerciales de l'acheteur, ainsi que certains services portant sur un bien situé hors du Canada (art. 217). « Exclusivement » signifie la totalité ou presque, et les fournitures exonérées ne sont pas des activités commerciales (par. 123(1)). L'usage commercial consiste donc à utiliser le service dans une entreprise qui fait des ventes taxables (les ventes détaxées comptent); l'usage pour des ventes exonérées ne compte pas.

L'ARC fixe la limite à 90 %. Si vous achetez des services ou des biens incorporels d'un non-résident non inscrit établi hors du Canada, vous devez généralement autocotiser la TPS, ou la part fédérale de la TVH, lorsque vous les utilisez à moins de ce seuil dans vos activités commerciales (ARC : TPS/TVH sur les importations et les exportations). Autocotiser signifie calculer et déclarer vous-même la taxe, parce que le fournisseur ne l'a pas facturée. Le critère porte sur l'usage que vous faites du service, et non sur le fait que vous soyez inscrit.

Ces étapes sont celles de l'ARC. Une entreprise située au Québec produit ses déclarations de TPS/TVH auprès de Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, sauf s'il s'agit d'une institution financière désignée particulière; voyez le tableau des provinces plus bas. Le tableau vise une entreprise qui n'est pas une institution financière : la limite d'usage commercial de l'ARC est plus stricte pour une institution financière, qui est aussi visée par d'autres règles sur les importations.

Si le fournisseur vous a facturé la TPS/TVH, une autre règle s'applique; voyez la section suivante. L'obligation du fournisseur de s'inscrire est expliquée dans vendeurs non-résidents et vendeurs de produits numériques, et la déclaration elle-même, dans production de la déclaration de TPS/TVH et crédits de taxe sur les intrants.

Si le fournisseur étranger a facturé la TPS/TVH, puis-je demander le crédit de taxe sur les intrants?

Seulement lorsqu'un fournisseur inscrit l'a facturée et que la facture contient les renseignements exigés. L'ARC demande aux acheteurs de s'assurer que leurs crédits ne comprennent que la TPS/TVH facturée par une personne inscrite, et renvoie à son registre pour la vérification (ARC : crédits de taxe sur les intrants). Les renseignements que la facture doit contenir figurent dans les renseignements des reçus de TPS/TVH pour les crédits de taxe sur les intrants.

La plupart des inscrits disposent de quatre ans pour faire leur demande. La même page de l'ARC indique qu'un inscrit qui achète d'un non-résident inscrit selon le régime simplifié doit remettre à ce fournisseur la preuve de son inscription. La taxe qu'un tel fournisseur perçoit auprès d'un inscrit ne peut pas être demandée comme crédit de taxe sur les intrants ni comme remboursement (Loi sur la taxe d'accise, art. 211.17); la voie à suivre est un remboursement ou un crédit du fournisseur. La TVH sur les publicités des plateformes étrangères examine ce cas et ses délais. La TVA ou la taxe de vente d'un pays étranger n'est pas de la TPS/TVH; elle ne donne donc pas droit à un crédit de taxe sur les intrants selon les règles de la TPS/TVH.

Quelle taxe provinciale s'applique aux logiciels ou aux services étrangers?

Dans les provinces de la TVH, la part provinciale de la TVH peut aussi être autocotisée, comme expliqué plus haut. La Colombie-Britannique et la Saskatchewan taxent les logiciels achetés à l'étranger pour y être utilisés, et vous versez la taxe vous-même si le fournisseur ne l'a pas facturée. Pour les autres provinces, consultez la page de la province.

Dois-je retenir de l'impôt sur le paiement à un entrepreneur étranger, et le lieu d'exécution du travail change-t-il quelque chose?

Deux éléments décident : le bénéficiaire est-il un non-résident, et où le travail est-il exécuté? Quiconque verse à un non-résident des honoraires, une commission ou un autre montant pour des services rendus au Canada doit retenir 15 % en vertu du Règlement 105 (Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 105). Les paiements, ou les parties de paiements, pour des services exécutés hors du Canada n'y sont pas assujettis (circulaire IC75-6 de l'ARC, paragraphe 32).

Pour un contrat qui couvre du travail fait au Canada et hors du Canada, le payeur et le non-résident doivent convenir d'une répartition raisonnable et la documenter. À défaut, l'ARC recommande de retenir sur la totalité du paiement (IC75-6, paragraphes 32 à 34). La TPS/TVH facturée sur les honoraires ne fait pas partie du montant sur lequel la retenue s'applique (paragraphe 23).

La résidence du bénéficiaire, et non l'adresse sur la facture, détermine qui est un non-résident. La circulaire IC75-6 cite une adresse étrangère dans le contrat et une demande de paiement en devise étrangère comme des signes qui obligent à s'interroger sur la résidence, et dit de retenir en cas de doute (paragraphe 9).

Lorsque la retenue s'applique :

• Versez-la de façon que l'ARC la reçoive au plus tard le 15e jour du mois suivant, par un compte de retenues sur la paie (ARC : guide T4A-NR).
• Une convention fiscale ne suffit pas à elle seule pour éviter la retenue; l'allègement passe par le processus de dispense de l'ARC (IC75-6, paragraphe 57). Le non-résident présente une demande sur le formulaire R105, idéalement 30 jours avant le travail ou le premier paiement, et vous retenez jusqu'à ce que vous ayez la lettre de l'ARC. La convention fiscale Canada–États-Unis plafonne aussi le taux pour certains particuliers. Voyez la retenue sur les services rendus au Canada.
• Un payeur qui omet de déduire et de verser la retenue est redevable de la totalité du montant, avec les intérêts et les pénalités (IC75-6, paragraphe 41). L'ARC peut aussi établir une pénalité de 10 % de l'impôt non déduit, et de 20 % lorsqu'une pénalité antérieure était à payer au cours de la même année civile et que le défaut ultérieur a été commis sciemment ou par négligence grave (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 227(8)). L'ARC peut établir ces montants en tout temps (par. 227(10)).
• Lorsqu'une société omet de retenir l'impôt, ses administrateurs à ce moment peuvent être tenus personnellement responsables avec elle de l'impôt, des intérêts et des pénalités, sous réserve de conditions de recouvrement et d'une défense de diligence raisonnable (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1). Le recouvrement doit commencer dans un délai de deux ans après le moment où l'administrateur a cessé pour la dernière fois d'être administrateur.
• Un travail exécuté au Québec peut aussi exiger une retenue distincte d'impôt sur le revenu du Québec de 9 %, sous réserve des exceptions de Revenu Québec; une dispense fédérale ne la couvre pas (Revenu Québec).

Tous les paiements à un non-résident ne sont pas des honoraires de services. Le loyer et les redevances suivent une autre règle, avec un taux par défaut de 25 % qu'une convention fiscale peut réduire (ARC : non-résidents et impôt sur le revenu). Des frais de gestion ou d'administration versés à un non-résident avec qui vous avez un lien de dépendance, comme votre propre société à l'étranger ou une société mère étrangère, peuvent être assujettis au même impôt de 25 %, même si le travail est exécuté hors du Canada (Loi de l'impôt sur le revenu, al. 212(1)a)). Deux exclusions s'appliquent (par. 212(4)) : un service qu'un non-résident sans lien de dépendance rend dans le cours normal de ses propres activités moyennant des honoraires, et un paiement raisonnable pour une dépense précise que le non-résident a engagée dans le cadre d'un service rendu à votre profit, même entre parties ayant un lien de dépendance. Qu'une licence de logiciel, de conception ou de contenu soit considérée comme une redevance dépend du contrat et des droits accordés. Pour un entrepreneur américain, voyez payer des entrepreneurs américains.

Dois-je produire un feuillet pour un entrepreneur indépendant non-résident?

Pour des services exécutés au Canada, oui : le feuillet T4A-NR, le feuillet de l'ARC pour les paiements à des non-résidents pour des services rendus au Canada. Il est à produire au plus tard le dernier jour de février suivant l'année du paiement, même si une dispense a été accordée, et les montants sont déclarés en dollars canadiens (ARC : guide T4A-NR; IC75-6, paragraphe 42).

Comment inscrire dans mes livres les frais de traitement et les frais de plateforme d'une facture étrangère?

Inscrivez les honoraires de l'entrepreneur et chacun des frais facturés par une plateforme, une banque ou une carte sur des lignes distinctes, chacune dans le compte de dépenses ou d'actif qui lui convient. Les frais liés à l'achat ou à la construction d'un bien peuvent faire partie de son coût en capital (ARC : coût en capital). Chacun constitue un achat distinct auprès d'un fournisseur distinct; il a donc sa propre vérification de TPS/TVH et de taxe provinciale.

Associez chaque fournisseur étranger à son pays, à sa devise et à son statut de TPS/TVH. Inscrivez chaque facture dans sa propre devise et en dollars canadiens, au taux de la source que vous avez choisie, et joignez à l'écriture la facture, le contrat et la preuve de paiement.

• Les frais de service d'une plateforme sont le service que la plateforme vous rend elle-même. Si la plateforme est située hors du Canada, appliquez-lui les règles d'autocotisation ci-dessus. Si elle a facturé la TPS/TVH, appliquez-lui les règles sur les crédits de taxe sur les intrants.
• Un entrepreneur payé par une plateforme : le critère de la retenue dépend toujours du lieu où le travail a été exécuté, même si l'argent va à quelqu'un d'autre (IC75-6, paragraphe 6). Lisez les conditions de la plateforme et gardez son relevé qui montre comment chaque paiement a été réparti.
• Des frais de conversion de la banque ou de la carte : gardez-les sur une ligne distincte. Savoir si le taux du relevé est acceptable relève de la question du taux de change, traitée plus haut.

Et si je paie des entrepreneurs étrangers depuis des années sans rien de tout cela?

Classez les paiements, car la réponse varie selon le paiement, et non selon l'année. Pour chaque année, dressez la liste du fournisseur, du montant, de la devise, de la date, du lieu où le travail a été exécuté et de la taxe éventuellement facturée par le fournisseur. Puis répartissez-les en quatre groupes :

1. Travail exécuté en tout ou en partie au Canada : une retenue et un feuillet T4A-NR pouvaient être exigés.
2. Paiements pour une licence ou pour un droit d'utiliser quelque chose, ou honoraires versés à une société liée à l'étranger : la question de la partie XIII se pose.
3. Services de fournisseurs non inscrits lorsque votre usage commercial peut être sous le seuil de la TPS/TVH.
4. Logiciels ou services informatiques achetés pour être utilisés en Colombie-Britannique ou en Saskatchewan.

Des feuillets T4A-NR en retard ou manquants peuvent entraîner des pénalités distinctes (ARC : guide T4A-NR). L'ARC peut généralement établir la taxe nette de TPS/TVH jusqu'à quatre ans après la plus tardive des dates entre la date d'échéance de la déclaration et sa date de production, sauf exceptions prévues par la loi (Loi sur la taxe d'accise, art. 298). Si la TPS/TVH a été produite sans autocotisation, la façon de corriger dépend du montant et de la période; voyez corriger une déclaration de TPS/TVH déjà produite.

Si vous envisagez une divulgation volontaire, elle doit être faite avant que l'ARC commence une vérification ou une enquête sur les mêmes renseignements (ARC : admissibilité au Programme des divulgations volontaires); voyez examens, vérifications et divulgation volontaire. S'il manque des factures, commencez par reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Les montants des factures sont dans la devise indiquée; les déductions sont en dollars canadiens.

Un développeur qui travaille entièrement à l'étranger

Une société de Vancouver qui n'effectue que des ventes taxables paie à un développeur en Ukraine 12 000 $ US en deux versements de 6 000 $ US. Tout le travail est exécuté hors du Canada. Chaque facture est datée et payée le même jour. Le taux de la Banque du Canada est de 1,40 à la première date et de 1,35 à la seconde.

• Coût : 6 000 × 1,40 = 8 400 $ CA, plus 6 000 × 1,35 = 8 100 $ CA, soit 16 500 $ CA. Si les honoraires sont une dépense d'entreprise ordinaire, c'est la déduction. S'ils servent à acquérir un logiciel que la société garde comme bien, il s'agit d'un coût en capital, réclamé sur plusieurs années.
• Aucune retenue selon le Règlement 105 et aucun feuillet T4A-NR, car aucun travail n'a été exécuté au Canada.
• La société utilise le service entièrement dans des activités taxables; elle n'autocotise donc pas la TPS/TVH selon la règle de l'usage commercial de 90 %.
• La déduction repose sur le contrat, les factures, la preuve de chaque paiement et le travail livré. La TVP de la Colombie-Britannique est une vérification distincte : un logiciel écrit uniquement pour la société est exonéré pour son propre usage.

Une société dont la plupart des ventes sont exonérées

Une société de l'Ontario inscrite à la TPS/TVH fait 80 % de ventes exonérées et 20 % de ventes taxables. Elle achète 20 000 $ CA de développement de logiciel d'un fournisseur non inscrit à l'étranger, le travail étant exécuté hors du Canada.

• Supposons qu'elle n'utilise le service qu'en Ontario, à 20 % dans des activités commerciales (sous le seuil de 90 %), et qu'elle n'est pas une institution financière. Elle autocotise la part fédérale, 5 % × 20 000 $ CA = 1 000 $ CA, déclarée à la ligne 405 pour la période où le montant a été payé ou est devenu payable.
• L'Ontario est une province participante et l'usage y est d'au moins 10 %; elle autocotise donc aussi la part provinciale : 8 % × 20 000 $ CA = 1 600 $ CA. Total autocotisé : 2 600 $ CA.
• Elle peut ensuite demander un crédit de taxe sur les intrants pour la part commerciale : 20 % × 2 600 $ CA = 520 $ CA, ce qui laisse 2 080 $ CA de taxe non récupérée.
• Aucune retenue selon le Règlement 105 ne s'applique, car le travail a été exécuté hors du Canada.

Une partie du travail exécutée au Canada

Une entreprise d'Edmonton engage une société de consultation établie hors du Canada pour un projet de 40 000 $ CA. Dix des 40 jours de travail se déroulent en Alberta. L'entreprise et le consultant conviennent par écrit que 10 jours sur 40, soit 10 000 $ CA, constituent la part canadienne.

• À moins que l'ARC n'ait accordé une dispense, l'entreprise retient 15 % × 10 000 $ CA = 1 500 $ CA et verse 38 500 $ CA au consultant. Elle verse les 1 500 $ CA au plus tard le 15 du mois suivant.
• Elle déclare la part canadienne de 10 000 $ CA et la retenue de 1 500 $ CA sur un feuillet T4A-NR au plus tard le dernier jour de février suivant.
• Sans répartition écrite, l'ARC recommande de retenir sur la totalité des 40 000 $ CA : 6 000 $ CA.
• Les jours sont une façon de répartir. Le critère est une répartition raisonnable.

Votre situation est différente?

• Vous payez des fournisseurs ou des entrepreneurs étrangers depuis des années, ou de gros montants, sans aucun examen de l'autocotisation de la TPS/TVH ni de la retenue : les règles qui s'appliquent à chaque paiement, et la façon de corriger les déclarations déjà produites, dépendent des dates et des faits. Voyez l'aide en tenue de livres.
• Un entrepreneur a exécuté une partie du travail au Canada : la retenue, la répartition et le feuillet T4A-NR sont vos obligations de payeur. Voyez la retenue sur les services rendus au Canada et obtenez de l'aide en tenue de livres pour documenter la répartition.
• L'ARC a posé des questions sur vos déductions : rassemblez d'abord les factures, les contrats et les preuves de paiement. Voyez les examens et vérifications de la TPS/TVH, et l'aide en tenue de livres pour organiser les registres.
• Votre entrepreneur est aux États-Unis : voyez payer des entrepreneurs américains à partir d'une société canadienne.
• Votre entrepreneur travaille comme un employé : voyez entrepreneur indépendant ou employé au Canada.
• Vous êtes au Québec, au Manitoba ou dans une autre province qui a sa propre taxe de vente, ou le travail a été exécuté au Québec : voyez la taxe de vente provinciale par province.
• Vos livres sont en retard : voyez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.