Employés américains au Canada : paie des centres de données

Faut-il retenir l'impôt canadien dès le premier jour de travail?

Oui. Les retenues sur le salaire pour un emploi au Canada commencent dès le premier jour de travail au Canada. Ce sont les retenues prévues à l'article 102 du Règlement. L'exemption prévue par une convention fiscale ne suffit pas à arrêter ces retenues : obtenez la certification des employeurs non résidents ou une dispense pour l'employé (guide de la paie de l'Agence du revenu du Canada (ARC)).

La certification des employeurs non résidents couvre l'impôt sur le revenu administré par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Le Québec applique des règles distinctes. Cette page ne traite pas des permis de travail, de l'entrée au pays, des permis professionnels ni des formalités douanières pour l'équipement.

Comment fonctionne la certification RC473 des employeurs non résidents?

La certification RC473 approuvée dispense l'employeur non résident des retenues administrées par l'Agence du revenu du Canada (ARC) pendant la période approuvée, pour les employés admissibles à chaque paiement.

Consultez le paragraphe 153(6), l'article XV et les directives de l'Agence du revenu du Canada (ARC) sur la certification des employeurs non résidents.

Une paie américaine ou la citoyenneté américaine ne suffit pas à établir la résidence selon la convention fiscale. Examinez les liens de l'employé avec le Canada dans le guide fiscal canadien pour l'employé américain (article IV).

Un dirigeant autorisé signe le formulaire RC473, la demande de certification des employeurs non résidents. Envoyez le formulaire par Mon dossier d'entreprise ou au Centre d'expertise des dispenses internationales du Pacifique (instructions d'envoi).

Que faire si un employé atteint les limites de jours de la certification?

Un seul des deux critères suffit pour la certification des employeurs non résidents au Canada. Dès que l'employé atteint la limite d'un critère, ce critère n'est plus respecté. Les jours de travail sont les jours rémunérés où l'employé est physiquement au Canada, y compris les fins de semaine travaillées. Le calcul de la présence inclut les fractions de journée et chevauche les années civiles (directives de l'Agence du revenu du Canada (ARC) sur le calcul des jours).

Si l'employé ne respecte plus aucun des deux critères, avisez immédiatement le bureau des dispenses internationales de l'Agence du revenu du Canada (ARC). L'employé exempté par une convention fiscale peut demander une dispense au moyen du formulaire R102-R. Après un suivi prudent de l'admissibilité, l'ARC peut dispenser l'employeur des retenues futures et antérieures. Un avis immédiat peut aussi éviter les pénalités sur les paiements antérieurs. Retenez l'impôt sauf si l'allègement de l'ARC couvre les paiements. Le défaut de signaler la situation expose l'employeur à de l'impôt, à des intérêts, à des pénalités et à la révocation de la certification (ARC).

Le départ approche : que faire pour les premières paies?

Retenez l'impôt canadien jusqu'à ce qu'une certification des employeurs non résidents en vigueur ou une dispense approuvée couvre le paiement. Une demande à elle seule ne suffit pas.

L'employé ou son représentant autorisé signe le formulaire R102-R, la demande de dispense des retenues sur le salaire au Canada. Envoyez le formulaire au moins 30 jours avant le début des services au Canada ou le premier paiement. Présentez la demande même si le délai est court : l'Agence du revenu du Canada (ARC) tente de traiter les demandes tardives complètes. Les dispenses ordinaires couvrent seulement les paiements effectués après leur délivrance (IC75-6R2, paragraphes 89–90). Récupérez les retenues antérieures au moyen de la déclaration de revenus canadienne de l'employé.

Recueillez le numéro d'assurance sociale (NAS) de chaque employé ou, si l'employé n'est pas admissible au NAS, son numéro d'identification fiscale de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour non-résidents (ITN). Envoyez le formulaire T1261 séparément, avant la demande de dispense. Le formulaire ne peut pas accompagner une demande de dispense en ligne (règles de l'ITN; modes d'envoi).

L'employeur doit payer l'impôt canadien non retenu, les intérêts et une pénalité de 10 %. Un défaut répété, commis sciemment ou par négligence grave au cours de la même année, entraîne une pénalité de 20 %. L'entrepreneur individuel doit payer ces sommes personnellement. L'employé non résident partage la responsabilité des intérêts (paragraphes 227(8)–(8.4)).

Les administrateurs d'une société peuvent devoir payer les retenues canadiennes omises, les intérêts et les pénalités, sous réserve des conditions de recouvrement et des moyens de défense fondés sur la diligence raisonnable. Les procédures de recouvrement ne peuvent pas être engagées plus de deux ans après que l'administrateur a cessé d'exercer ses fonctions (article 227.1).

Faut-il un compte de paie canadien et quelles tables utiliser?

L'employeur non résident a besoin d'un numéro d'entreprise (NE) pour le formulaire RC473 et d'un compte de retenues sur la paie (RP) pour les versements ou les feuillets T4, qui déclarent la rémunération au Canada (instructions de la demande; T4001). Inscrivez l'entreprise au moyen du formulaire en ligne de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour non-résidents ou du formulaire RC1.

Pour les employés non résidents, utilisez les tables de la province de travail au Canada ainsi que les formulaires TD1 fédéral et provincial applicables, qui servent à déclarer les crédits d'impôt personnels de l'employé. Ces règles s'appliquent même sans établissement au Canada (règles de l'Agence du revenu du Canada (ARC)). Consultez le guide sur les activités dans plusieurs provinces. Appliquez les conditions distinctes du Québec ci-dessous.

Un site en Ontario peut aussi entraîner l'impôt-santé des employeurs, selon ses propres règles d'établissement. Pour les versements, consultez le guide sur la gestion de la paie au Canada.

Faut-il retenir les cotisations au RPC et à l'AE pour les employés américains?

La certification relative à l'impôt sur le revenu ne règle pas les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ni à l'assurance-emploi (AE). Sans établissement au Canada, l'employeur non résident est généralement exempté du RPC (Règlement sur le RPC, article 22). Consultez la couverture facultative dans le guide sur l'embauche transfrontalière. Un bureau de chantier détenu ou loué où les employés se présentent peut changer la situation (règles d'établissement). Sinon, retenez les cotisations au RPC, sauf exemption. Les détachements admissibles depuis les États-Unis, d'une durée prévue d'au plus 60 mois, peuvent plutôt conserver la couverture américaine (accord Canada–États-Unis, article V). Conservez un certificat de couverture américaine de la Social Security Administration (SSA) comme preuve.

L'assurance-emploi (AE) au Canada suit des règles distinctes. L'emploi est exclu si des cotisations sont payables pour les services au Canada selon la loi d'assurance chômage d'un État américain dans le cadre de l'accord bilatéral d'assurance chômage, ou selon la loi d'assurance chômage du pays d'origine de l'employé. Confirmez la couverture légale : les retenues américaines à elles seules ne la prouvent pas (Règlement sur l'AE, alinéas 7(c)–(d)).

Quelles règles de paie changent sur un site au Québec?

Les retenues au Québec exigent généralement que l'employé se présente à votre établissement au Québec ou y soit rattaché, ou que l'employé ne se présente à aucun de vos établissements et soit payé à partir de l'un de vos établissements au Québec. Le travail effectué uniquement chez un client peut ne pas répondre à ces conditions. Un bureau de chantier peut changer la situation (conditions pour l'employeur).

La certification RC473 ne supprime pas les retenues d'impôt sur le revenu exigées au Québec. Retenez l'impôt jusqu'à ce que Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, autorise un allègement. L'employé ou son représentant signe le formulaire TP-1016-V, la demande de réduction des retenues. Envoyez le formulaire 30 jours avant le début des services ou le premier paiement (instructions du formulaire).

Le Régime de rentes du Québec (RRQ) exclut les équipes dont l'employeur n'a pas d'établissement au Québec (guide de l'employeur, section 4.3). Les détachements admissibles relèvent de l'entente États-Unis–Québec. Le salaire de ces employés est généralement exempté des cotisations au RRQ et au Fonds des services de santé (règles de détachement).

Lorsque les retenues au Québec s'appliquent, retenez les cotisations de l'employé et versez celles de l'employeur au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) sur les salaires admissibles, y compris ceux des non-résidents. L'exemption de l'assurance-emploi (AE) ne suffit pas à exempter les cotisations au RQAP. Vérifiez la rémunération admissible et les emplois exclus.

Les administrateurs peuvent devoir payer l'impôt québécois non retenu sur le salaire des non-résidents, sous réserve des moyens de défense prévus par la loi. La cotisation ne peut pas être établie plus de deux ans après que l'administrateur a cessé d'exercer ses fonctions. Les associés d'une société de personnes peuvent être personnellement responsables (règles de responsabilité au Québec). Pour l'inscription et la taxe de vente du Québec (TVQ), consultez le guide sur les activités au Québec.

Faut-il continuer la paie américaine?

Oui, pour les citoyens ou résidents des États-Unis. Les retenues d'impôt sur le revenu américain continuent généralement, sauf si la loi étrangère exige des retenues sur ces salaires. La certification RC473 laisse généralement les retenues américaines en place. Les retenues canadiennes obligatoires peuvent changer la situation (IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis).

Quels feuillets et déclarations d'entreprise faut-il produire?

Produisez et distribuez les feuillets T4 requis, qui déclarent la rémunération au Canada, et produisez le T4 Sommaire au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile visée par les feuillets. Si cette date tombe une fin de semaine ou un jour férié reconnu par l'Agence du revenu du Canada (ARC), la date limite passe au prochain jour ouvrable (guide T4 de l'ARC). L'exception prévue par la loi pour les employeurs non résidents certifiés exige une enquête raisonnable établissant qu'aucun motif ne permet de croire que le revenu imposable canadien de l'employé admissible, y compris le revenu exempté par une convention fiscale, dépasse 10 000 C$ (Règlement, alinéa 200(1.1)(b)). Des retenues obligatoires au Régime de pensions du Canada (RPC) ou à l'assurance-emploi (AE) exigent tout de même un feuillet T4 (instructions RC473).

Pour l'exception de production des feuillets de rémunération au Canada, incluez le salaire canadien versé par d'autres employeurs et les autres revenus visés par la partie I. Conservez la réponse de l'employé.

Pour une paie régulière au Québec, produisez et distribuez les relevés 1 requis, les relevés de rémunération québécois, et produisez le sommaire au plus tard le dernier jour de février de l'année suivante. La certification RC473 ne dispense pas de ces déclarations (guide du relevé 1).

La certification des employeurs non résidents maintient les obligations de produire des déclarations. Une société qui exerce des activités au Canada doit produire la déclaration T2, la déclaration de revenus des sociétés, avec les annexes 91 et 97, même si elle est exemptée par une convention fiscale (conditions RC473). Consultez le guide sur les retenues sur les services au Canada.

Le travail de l'équipe peut-il créer un établissement stable au Canada?

Oui. Un projet d'installation de plus de 12 mois peut créer un établissement stable au Canada pour l'entreprise américaine. Sous réserve de cette règle, un établissement stable de services peut être créé au cours de toute période de douze mois dans l'un des deux cas suivants :

• L'entreprise américaine fournit 183 jours de services pour un même projet ou des projets connexes, à des clients résidents du Canada ou à des clients dont l'établissement stable au Canada bénéficie du projet.
• La présence au Canada d'un particulier atteint ce nombre de jours et ses services au Canada génèrent plus de 50 % du revenu brut de l'entreprise tiré d'activités commerciales actives pour cette période (article V).

Un salaire pris en charge par cet établissement stable au Canada, ou versé par une société affiliée canadienne ou pour son compte au moyen d'une refacturation, peut faire perdre l'exemption pour court séjour. Le critère du montant de rémunération peut encore être respecté. Examinez les contrats et les coûts dans le guide sur l'expansion d'une entreprise américaine au Canada.

Quels jours compter et quels registres conserver pour la paie canadienne?

Mettez à jour les dossiers des employés à chaque paiement (obligations RC473). Rassemblez :

• Les jours de travail au Canada par année civile et les jours de présence au Canada pour chaque période mobile pertinente, y compris les visites personnelles.
• Les sites et provinces au Canada, les dates de voyage, la rémunération canadienne et les conversions de devises.
• Les preuves de résidence selon la convention fiscale Canada–États-Unis, comme un passeport ou le formulaire NR301 d'attestation d'admissibilité aux avantages d'une convention fiscale, et le calcul de l'exemption.
• Les dates de certification RC473 au Canada, les lettres de dispense R102-R et les certificats de couverture américaine.
• Les contrats, refacturations, rotations au Canada et la réponse à l'enquête sur le revenu canadien pour l'exception de production du feuillet T4, le feuillet de rémunération canadien.

Rendez les registres accessibles au Canada sur demande.

Exemple

Les montants sont illustratifs et en dollars canadiens. On suppose que les employés résident aux États-Unis selon la convention fiscale et travaillent pour un employeur américain, sans autres visites ni revenus au Canada. Le salaire n'est ni versé par un résident du Canada ou pour son compte, ni pris en charge par un établissement stable au Canada.

Une rotation d'équipe dans le comté de Sturgeon s'allonge

Un fournisseur texan d'appareillage de commutation envoie trois ingénieurs de mise en service et deux techniciens dans un centre de données du comté de Sturgeon pendant 10 semaines : 50 jours de travail, 70 jours de présence et 35 000 $ CA de rémunération par employé. Avec une certification RC473 approuvée, le critère de présence est respecté à 70 jours, mais celui du travail ne l'est pas à 50 jours. Sans établissement au Canada, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) sont exclues. Sinon, la couverture américaine peut remplacer le RPC. L'assurance-emploi (AE) dépend de la couverture de l'État d'origine. Chaque employé doit recevoir un feuillet T4, le feuillet de rémunération canadien : la rémunération au Canada dépasse 10 000 $ CA.

Une deuxième rotation de huit semaines au Canada dans la même année ajoute 40 jours de travail et 56 jours de présence, pour des totaux de 90 et 126 jours. Aucun des deux critères n'est respecté, y compris pour les paiements de la première rotation. Avisez immédiatement l'Agence du revenu du Canada (ARC). Demandez des dispenses pour les employés et un allègement rétroactif pour les paiements antérieurs après un suivi prudent de l'admissibilité. Retenez l'impôt sauf si l'allègement de l'ARC couvre les paiements. L'exemption prévue par la convention fiscale peut encore s'appliquer à 126 jours si les conditions relatives au salaire sont respectées.

Un superviseur fait des visites répétées

Un superviseur passe 60 jours par année à Calgary et en Ontario : 48 jours de travail et 40 000 $ CA de rémunération pour le travail au Canada. Seul le critère de présence permet la certification des employeurs non résidents. Des visites d'octobre à mars peuvent atteindre 90 jours dans une période mobile, même si les totaux par année civile sont inférieurs.

Deux ingénieurs mettent de l'équipement en service au Québec

Deux ingénieurs passent trois semaines à mettre sous tension de l'appareillage de commutation au Québec : 15 jours de travail, 21 jours de présence et 12 000 $ CA chacun. La certification RC473 peut supprimer les retenues fédérales. Si les ingénieurs se présentent à l'établissement québécois du fournisseur, retenez l'impôt québécois, sauf autorisation contraire. Confirmez la couverture américaine et l'admissibilité au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP). Sans établissement au Québec, les retenues québécoises ne s'appliquent généralement pas. Produisez les feuillets T4, les feuillets de rémunération canadiens, et les relevés 1 requis, les relevés de rémunération québécois.

Coordonnez les paies américaine et canadienne :

Consultez les instructions du formulaire W-2, le relevé des salaires d'un employeur américain, et le tableau des services à l'étranger de la Publication 15.

Votre situation est différente?

• Rotations plus longues, Québec ou retenues omises : apportez les contrats, registres de voyage, documents de paie et approbations à une consultation en fiscalité transfrontalière. La paie fait l'objet d'un devis distinct. Confirmez les services de paie au Québec inclus avant de convenir du mandat.
• Déclarations de revenus de l'employé au Canada (T1) et au Québec (TP-1), remboursements ou crédits d'impôt américains : consultez le guide sur l'employé américain qui travaille au Canada.
• Embauche au Canada ou déménagement permanent : consultez le guide sur l'embauche transfrontalière.
• Équipes canadiennes sur des sites américains : consultez le guide sur l'envoi d'employés travailler aux États-Unis.