Tenue de livres en ligne ou cabinet de CPA : quoi vérifier

Dois-je choisir un forfait en ligne de tenue de livres et d'impôt ou garder un CPA distinct?

Aucune des deux étiquettes ne tranche. Un forfait est un mode de tarification, pas un titre professionnel : toute personne qui détient un numéro d'identification fiscale du préparateur (PTIN) peut préparer des déclarations fédérales contre rémunération (IRS : choisir un professionnel de la fiscalité), et un cabinet de CPA peut aussi vendre des frais fixes. Cinq réponses écrites décident : qui signe vos déclarations de revenus, qui peut parler en votre nom à l'IRS, quelles productions les frais couvrent, qui doit payer si un dépôt des charges sociales échoue, et qui détient vos registres et vos accès. L'IRS fixe des règles pour les préparateurs et les employeurs, pas pour le contenu d'un forfait : l'étendue des services écrite est donc votre seul repère.

Comparez le total, pas les frais mensuels. Ajoutez ce que les frais excluent (déclarations d'État, productions de paie, mois de rattrapage, réponse à un avis) et comparez avec la soumission écrite d'un CPA pour la même liste. Pour savoir ce qui fait varier des frais mensuels, consultez le coût de la tenue de livres par mois.

Quand un seul fournisseur détient les livres, les déclarations et la paie, une lacune ou une fermeture peut toucher les trois. Si vous payez déjà un forfait, ou si une plateforme vient de fermer, et que l'un de ces points s'applique, un professionnel doit d'abord voir l'étendue des services écrite, vos dernières déclarations et le fichier comptable.

À rassembler avant de comparer : l'étendue des services ou les conditions écrites, la liste des déclarations produites l'an dernier, les rapports du fournisseur de paie (trimestriels et de fin d'année), une exportation ou une copie de sauvegarde du fichier comptable, et les relevés bancaires et de cartes.

Qu'est-ce qui cloche avec les comptables en ligne à bas prix?

Des frais ne montrent pas ce qu'un service couvre; l'étendue des services écrite, si. Chaque problème ci-dessous correspond à une règle que vous pouvez vérifier avant de signer, et a sa propre section.

Qui prépare et signe ma déclaration de revenus, et qui peut parler en mon nom si l'IRS m'écrit?

Un préparateur rémunéré doit généralement signer la déclaration, y inscrire un PTIN et vous en remettre une copie (instructions du formulaire 1040; 26 U.S.C. 6107); qu'il puisse ensuite parler en votre nom dépend de son titre. Les instructions du formulaire 1065 et du formulaire 1120-S disent la même chose pour les déclarations d'une société de personnes et d'une société de type S, et précisent que le propriétaire signe aussi : un associé ou un membre de LLC pour une société de personnes, un dirigeant autorisé pour une société par actions. L'IRS affirme que le contribuable est légalement responsable de ce qui est produit (IRS : inconduite des préparateurs).

Source : page de l'IRS sur les titres; la condition relative à l'attestation de réussite figure dans les instructions du formulaire 2848. Chaque ligne exige un PTIN pour préparer des déclarations contre rémunération (IRS : exigences relatives au PTIN). Demandez le nom de la personne qui signera. Pour les rôles du spécialiste de la tenue de livres, du comptable et du CPA, consultez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

Quelles déclarations sont comprises dans les frais fixes : seulement la déclaration fédérale, ou aussi l'État, la paie, la taxe de vente et les formulaires 1099?

Des frais fixes ne couvrent que les productions que nomme le contrat; chaque production ci-dessous a son propre formulaire, son organisme et sa date limite.

Chaque État décide s'il exige une déclaration, et la règle figure sur le site de son organisme fiscal; une page de prix ne tranche pas. Consultez aussi les déclarations que produit votre entreprise.

Le rattrapage des anciens livres ou la correction des erreurs de l'an dernier sont-ils compris dans le prix?

Seulement si l'étendue des services écrite le prévoit. Aucune source de l'IRS ne dit ce que comprend un forfait mensuel : traitez donc trois tâches comme distinctes tant que l'étendue des services ne les nomme pas : les mois antérieurs sans livres, le nettoyage d'un fichier erroné ou hérité, et les corrections. Les corrections comprennent les déclarations modifiées et les formulaires de correction de paie, comme le formulaire 941-X (Publication 15). Pour chaque tâche, demandez si elle est comprise ou soumise à part, ce qui déclenche des frais supplémentaires, et qui prépare et signe les productions modifiées. Pour les facteurs de coût, consultez le coût du rattrapage de la tenue de livres; pour choisir la voie adaptée à un fichier en désordre, consultez nettoyer la tenue de livres ou repartir à neuf.

Si le service gère ma paie et omet un dépôt, qui doit payer l'IRS?

Généralement, l'employeur. Selon les règles de l'impôt sur l'emploi, un fournisseur de services de paie ou un agent déclarant qui omet un dépôt n'est pas tenu comme employeur ni comme mandataire de l'employeur : il produit sous votre propre EIN, et ce qu'il vous doit en vertu de votre contrat est une autre question. L'IRS peut cotiser des pénalités et des intérêts au compte de l'employeur, et l'employeur peut aussi être tenu personnellement responsable de certains impôts impayés (Publication 15, section 16; IRS : confier ses tâches de paie à un tiers).

Certains arrangements diffèrent. Un agent dont le formulaire 2678 est approuvé, ou un payeur désigné par l'IRS, produit sous son propre EIN et est solidairement responsable avec l'employeur. Une organisation d'employeurs professionnels certifiée est généralement traitée comme l'employeur pour les salaires qu'elle verse, bien que vous puissiez aussi être traité comme l'employeur de certains employés. Demandez quel arrangement le service utilise et sous quel EIN vos déclarations sont produites.

Un dépôt tardif entraîne une pénalité de 2 % à 15 % du dépôt impayé, selon le retard et selon que l'IRS a déjà envoyé un avis ou non; les taux ne s'additionnent pas (IRS : pénalité pour défaut de dépôt). L'impôt sur le revenu retenu, ou la cotisation de sécurité sociale (Social Security) ou Medicare retenue, qui demeure impayé peut aussi entraîner la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), à hauteur de 100 % de l'impôt détenu en fiducie impayé, contre chaque personne responsable qui a agi de façon délibérée (26 U.S.C. 6672); la Publication 15 précise qu'il peut s'agir d'un dirigeant, d'un associé, d'un employé ou d'un comptable. L'IRS dispose généralement de 3 ans à compter de 15 avril suivant l'année de paie, ou de la date de production de la déclaration si elle est postérieure, pour cotiser cette pénalité, et d'aucune limite de temps tant que la déclaration n'est pas produite (IRM 5.7.3).

• Surveillez vous-même les dépôts. Quand un tiers vous inscrit au système de paiement de l'IRS (EFTPS), vous recevez un NIP de consultation (Inquiry PIN). Utilisez-le pour confirmer chaque dépôt (Publication 15).
• Gardez votre propre adresse au dossier de l'IRS. Les lettres de l'IRS sont envoyées à l'adresse inscrite à son dossier; la remplacer par celle du fournisseur peut limiter ce que vous apprenez. Mettez-la à jour avec le formulaire 8822-B.

Si un avis est déjà arrivé, consultez le fournisseur de paie n'a pas payé vos impôts et erreurs du spécialiste de la tenue de livres : qui paie les pénalités.

Qu'arrive-t-il à mes livres et à mes registres si le service ferme ou si je le quitte?

Vous devez conserver les registres, peu importe qui les détient. Toute personne assujettie à un impôt doit tenir des registres (26 U.S.C. 6001), et l'IRS affirme que le contribuable est responsable de tenir des livres qui appuient sa déclaration et de les produire lors d'un examen (IRS : registres de logiciel de comptabilité). La fermeture d'un service n'y change rien.

• Pendant combien de temps. Généralement jusqu'à l'expiration du délai de prescription de la déclaration : 3 ans après la production dans le cas habituel, et plus longtemps dans certaines situations (Publication 583). Consultez combien de temps conserver les registres de l'entreprise.
• Ce que demande souvent un examinateur. La copie de sauvegarde du logiciel de comptabilité et l'accès de l'administrateur, plutôt que des exportations de tableur. Un fichier reconstruit en ressaisissant les opérations ne répond pas à la demande (IRS : questions fréquentes). Si le service détient le seul accès d'administrateur, la production de ce fichier dépend du service.
• Ce qu'un préparateur doit restituer. Un praticien doit, sur demande, restituer rapidement les registres du client dont celui-ci a besoin pour respecter ses obligations fiscales fédérales, et un différend sur les honoraires ne l'en dispense généralement pas, dans les limites que fixe la règle (31 CFR 10.28). Le Circular 230 (les règles de pratique de l'IRS) ne s'applique pas automatiquement à un préparateur sans titre qui ne fait que préparer des déclarations (IRS : pratique fiscale éthique); les participants à l'Annual Filing Season Program acceptent d'en respecter les normes de pratique (IRS : questions fréquentes sur le programme). Pour tout autre fournisseur, y compris un service qui ne fait que tenir des livres, le contrat et la loi de l'État tranchent : obtenez donc par écrit les conditions de restitution des registres et d'exportation du fichier comptable.

Conservez vos propres copies des déclarations signées, des rapports de paie, des relevés bancaires et de cartes, et une sauvegarde à jour du fichier comptable. Consultez les registres à conserver quand vous annulez un logiciel de comptabilité. Si un service a déjà disparu ou garde votre fichier à cause d'une facture impayée, consultez reprendre les livres d'un ancien comptable.

Qui peut voir mes accès bancaires et mes données fiscales?

Toute personne à qui vous donnez un accès ou un fichier : n'accordez donc que ce que le travail exige. Un préparateur de déclarations doit tenir un plan écrit de protection des données de ses clients : selon l'IRS, la FTC Safeguards Rule exige que les préparateurs de déclarations établissent et appliquent des plans de sécurité, et un manquement peut mener à une enquête de la FTC (Publication 4557). La loi fédérale fait aussi d'un acte criminel mineur (misdemeanor) le fait, pour une personne qui prépare des déclarations de revenus par métier ou qui offre des services liés à leur préparation, de divulguer sciemment ou imprudemment les renseignements fournis pour une déclaration, ou de les utiliser à une autre fin, sous réserve des exceptions prévues par la loi et les règlements (26 U.S.C. 7216).

La Publication 4557 nomme des mesures sur lesquelles il vaut la peine de poser des questions : l'authentification multifacteur (une deuxième étape en plus du mot de passe) pour toute personne qui accède aux renseignements des clients, un accès distinct pour chaque personne, et un accès limité à ceux qui en ont besoin. Elle demande aussi au préparateur de choisir des fournisseurs externes qui maintiennent des mesures de protection : demandez donc si quelqu'un hors du cabinet touche à vos fichiers. Ce guide s'adresse aux préparateurs de déclarations; un service qui ne fait que tenir des livres n'y est pas nommé : posez-lui donc les mêmes questions. Pour un accès qui ne peut pas déplacer d'argent, consultez donner à un spécialiste de la tenue de livres l'accès à vos comptes.

Le même cabinet peut-il s'occuper d'un avis ou d'une vérification de l'IRS?

Généralement seulement si la personne qui répond a le droit de vous représenter et détient votre autorisation écrite. Un CPA, un agent autorisé ou un avocat peut traiter toute question devant l'IRS. Un préparateur aux droits limités ne peut pas vous représenter pour une déclaration qu'il n'a pas préparée, ni en appel ou en recouvrement (page de l'IRS sur les titres).

• Le formulaire 2848 autorise une personne admise à pratiquer devant l'IRS à vous représenter, ainsi qu'à consulter et à recevoir vos renseignements fiscaux confidentiels (IRS : à propos du formulaire 2848). Il doit indiquer chaque formulaire et chaque période; l'IRS retourne celui qui mentionne « toutes les années » (instructions du formulaire 2848). Le formulaire 8821 permet seulement à la personne que vous nommez de consulter ou de recevoir ces renseignements, et ne permet pas à un préparateur sans droit de représentation de vous représenter (IRS : à propos du formulaire 8821; instructions du formulaire 2848). Une société de personnes soumise au régime de vérification centralisé nomme dans sa déclaration un représentant de la société de personnes (partnership representative) : vérifiez qui est nommé.
• Sur les formulaires 1065 et 1120-S, la case « Oui » à côté de la signature du préparateur permet à l'IRS d'appeler la personne qui a signé pour des questions de traitement. Cette personne peut aussi fournir à l'IRS des renseignements manquants, appeler l'IRS au sujet du traitement et répondre à certains avis sur des erreurs de calcul et sur la préparation de la déclaration. Elle ne lui permet pas d'engager l'entreprise ni de la représenter autrement devant l'IRS. Elle ne vise que cette personne, pas le cabinet, et prend fin au plus tard à la date limite, sans prolongation, de la déclaration de l'année suivante (instructions du formulaire 1065; instructions du formulaire 1120-S).
• Consultez vous-même les avis. Une société de personnes, une société de type S ou une société de type C peut ouvrir un Business Tax Account (compte fiscal d'entreprise de l'IRS) qui affiche les avis et les lettres de l'IRS, mais l'accès complet va à un représentant désigné (Designated Official) : un associé commandité ou un membre-gérant d'une société de personnes, un dirigeant ou un membre-gérant qui est actuellement un employé W-2 d'une société par actions. Un entrepreneur individuel qui a un numéro d'identification de l'employeur peut aussi en ouvrir un. Une LLC à membre unique ne peut pas encore obtenir l'accès complet, qu'elle produise comme entrepreneur individuel ou avec le formulaire 1120-S ou 1065 (IRS : Business Tax Account).

Un formulaire 2848 fédéral ne vise que l'IRS; les avis des États viennent des organismes de chaque État : demandez donc si le service y répond, et s'il répond à un avis sur une déclaration qu'il n'a pas préparée. Si un avis est déjà arrivé, consultez un avis de l'IRS à votre entreprise; pour un examen, consultez vérification de l'IRS d'une petite entreprise. Pour mettre fin à une ancienne autorisation, consultez reprendre les livres d'un ancien comptable.

Comment mettre un forfait à l'épreuve avant de signer?

Posez les mêmes questions écrites à chaque service que vous comparez, puis comparez les réponses ligne par ligne. Deux signaux d'alerte viennent directement des directives de l'IRS : un préparateur qui refuse de signer ou de fournir un PTIN, et un remboursement versé dans un compte qui n'est pas le vôtre (IRS : inconduite des préparateurs). Demandez aussi comment les frais sont fixés. Le Circular 230 limite les honoraires conditionnels, y compris des honoraires fondés sur un pourcentage du remboursement, pour les praticiens (31 CFR 10.27); son application dépend de la personne qui prépare la déclaration et du travail effectué. Ensuite :

1. Obtenez l'étendue des services par écrit. Formulaires, États, dépôts des charges sociales, rattrapage, corrections, réponse aux avis, et ce qui coûte plus cher. Consultez la lettre de mission de tenue de livres.
2. Obtenez le nom, le titre et le PTIN du signataire. Demandez à quel moment le formulaire 2848 est signé : au départ, ou seulement après l'arrivée d'un avis.
3. Demandez un mois en exemple. Rapprochements bancaires et de cartes, état des résultats, bilan et liste des questions en suspens. Consultez ce que comprend un service mensuel de tenue de livres.
4. Mettez la sortie à l'épreuve. Lisez pendant combien de temps vos données restent accessibles, comment les registres sont restitués et les frais éventuels. Dès le premier mois, demandez une copie de sauvegarde du fichier comptable et confirmez que vous détenez les droits d'administrateur.
5. Prévoyez une surveillance de la paie. Obtenez votre propre accès au système de paiement de l'IRS avant la première paie.
6. Approuvez chaque déclaration avant sa production. Ne signez jamais une déclaration vierge ou incomplète (IRS : inconduite des préparateurs).

Pour les questions d'entrevue et les signaux d'alerte, consultez les questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres; pour le coût de chaque option, consultez le coût de la tenue de livres par mois.

Quelles entreprises dépassent un forfait?

Revoyez un forfait à étendue fixe quand l'entreprise ajoute l'un de ces éléments.

Quand une ligne s'applique, demandez au service de nommer la production par écrit, ou confiez ce travail à un cabinet qui s'en charge. Dans les deux cas, nommez la personne responsable du lien de fin d'année entre les livres et la déclaration : consultez des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Un consultant avec un forfait mensuel

Un cabinet de consultation constitué en LLC à membre unique au Texas, imposé comme une entreprise individuelle, paie un forfait de 125 $ US par mois (1 500 $ US par année) pour les livres et une déclaration fédérale. Un client est en Californie. Avant de renouveler, le propriétaire demande par écrit : qui signe l'annexe C, et avec quel titre? Une déclaration d'État est-elle comprise dans les frais, et une production en Californie coûte-t-elle plus cher si la Californie en exige une? Qui répond à une lettre de l'IRS sur une déclaration que le service a préparée? Savoir si la Californie exige une déclaration relève de la règle de la Californie. Savoir si le forfait la prépare relève du contrat.

Une société de type S avec un dépôt omis

Une société de type S a deux employés, et l'outil de paie du service omet un dépôt fédéral de 4 000 $ US. Il parvient à l'IRS avec 10 jours de retard, ce qui correspond à la tranche de 5 % : 200 $ US, plus les intérêts, à moins que l'IRS n'accepte une explication fondée sur un motif raisonnable. L'IRS facture la société à son adresse inscrite au dossier, pas le service : dans cet exemple, le service est un fournisseur de paie qui produit sous l'EIN de la société, il n'est pas l'employeur. Le propriétaire n'avait jamais configuré son accès au système de paiement de l'IRS; l'omission n'est donc apparue qu'à l'arrivée de l'avis. Si le dépôt n'avait jamais été fait, une personne responsable qui a agi de façon délibérée aurait aussi pu faire face à une pénalité personnelle sur l'impôt retenu.

Un service qui ferme

Un service en ligne ferme en mars. Le propriétaire a 14 mois de livres alimentés par les flux bancaires, aucun reçu et aucune copie du fichier comptable. Il vérifie si le fichier se trouve sous son propre accès et si l'accès d'administrateur peut être réinitialisé, puis il exporte une sauvegarde. Les reçus manquants sont reconstitués à partir des relevés bancaires et de cartes lorsque les règles le permettent : consultez reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Votre situation est différente?

• Vous payez déjà un forfait, ou une plateforme vient de fermer, et l'entreprise a une paie, une société de type S ou de personnes, plusieurs États, un avis de l'IRS, ou des livres que vous ne parvenez pas à rapprocher. Chaque élément ajoute une production, une responsabilité ou un registre que l'étendue des services peut ne pas nommer. Un professionnel peut comparer l'étendue des services écrite avec vos déclarations, vos rapports de paie et votre fichier comptable avant que quoi que ce soit change : consultez l'aide en tenue de livres.
• Le service a fermé ou ne répond plus. Consultez reprendre les livres d'un ancien comptable et remplacer votre spécialiste de la tenue de livres. Si vous décidez de confier livres et déclarations à un seul fournisseur, consultez l'aide en tenue de livres.
• Un avis de l'IRS est arrivé. Consultez un avis de l'IRS à votre entreprise, et l'aide en tenue de livres s'il concerne une déclaration ou un dépôt que le service a gérés. Pour les pénalités causées par une erreur, consultez erreurs du spécialiste de la tenue de livres : qui paie les pénalités.
• Les livres sont en retard ou en désordre. Consultez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• L'entreprise a un propriétaire étranger. Une société américaine détenue par un étranger peut avoir des déclarations de renseignements, comme le formulaire 5472, que des frais fixes ne nomment pas toujours (IRS : instructions du formulaire 5472). Consultez produire la déclaration d'une société depuis l'étranger et l'aide en tenue de livres.
• Vous hésitez entre tenir vos livres vous-même et embaucher un spécialiste local. Consultez tenir ses propres livres ou embaucher un spécialiste et spécialiste local ou en ligne.