Liste de contrôle de la clôture mensuelle : petite entreprise

Que contient une liste de contrôle de fin de mois pour une petite entreprise?

Une clôture mensuelle est une routine fixe qui fait concorder les livres du mois avec les registres extérieurs. L'IRS conseille de rapprocher le compte chèques chaque mois, et ses consignes sur la tenue des registres demandent des livres qui montrent clairement les revenus et les dépenses. Suivez les étapes dans cet ordre :

1. Rassemblez les relevés : chaque compte bancaire, de carte et de processeur de paiement, les rapports de paie et les relevés de prêts.
2. Rapprochez chaque compte bancaire et de carte avec son relevé.
3. Réglez les éléments sans correspondance et non classés, et inscrivez les frais bancaires que les livres n'ont pas.
4. Faites concorder la paie avec le rapport de paie et avec les dépôts d'impôts effectués.
5. Faites concorder les comptes clients, les factures à payer, les prêts et la taxe de vente perçue avec leurs listes et leurs relevés.
6. Inscrivez les retraits et les apports du propriétaire, et sortez les dépenses personnelles des charges.
7. Comparez l'état des résultats et le bilan avec ceux du mois précédent.
8. Notez les dates de paiement à venir, puis verrouillez le mois : fixez la date de clôture du logiciel pour que les changements à un mois clos soient bloqués ou signalés.

Faire concorder un solde, c'est vérifier qu'il égale un registre extérieur, comme un relevé ou un rapport. La SBA (l'agence américaine des petites entreprises) nomme les mêmes domaines : comptes clients, comptes fournisseurs, encaisse, rapprochement bancaire et paie.

Aucune règle fiscale fédérale ne fixe de date de clôture : clôturez avant la première date à laquelle quelqu'un se fie aux chiffres (voir la dernière section).

Une clôture n'est pas simple quand vous avez des employés dans plus d'un État, des comptes de taxe de vente dans plusieurs États, un prêteur ou un investisseur qui veut des rapports à date fixe, plusieurs propriétaires qui retirent de l'argent, ou des livres déjà en retard. Chacun ajoute un point de concordance qu'un relevé bancaire ne peut pas vérifier. Des rapports en retard ou qui semblent faux, ou une routine dont personne n'est responsable, montrent qu'une liste de contrôle seule peut ne pas suffire.

À réunir d'abord : les relevés bancaires et de cartes, les rapports des processeurs de paiement, les rapports de paie avec les confirmations de dépôt, les relevés de prêts et le bilan clos du mois dernier.

Dans quel ordre rapprocher les comptes?

Rapprochez d'abord les comptes de trésorerie, puis les comptes qui les alimentent, et passez les rapports en revue à la fin. Aucune règle ne fixe cet ordre; c'est la pratique courante. Un virement entre deux comptes apparaît dans les deux; régler d'abord le côté bancaire laisse donc moins d'inconnues du côté des cartes, des processeurs et des prêts.

Les flux bancaires importés ne rapprochent rien; pour savoir pourquoi, et pour un rapprochement qui ne prend pas toute une fin de semaine, voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement. Pour les paiements par carte, voyez paiements par carte de crédit dans les livres et, pour les versements des processeurs, rapprocher les ventes et les versements.

Comment rapprocher le compte chèques et trouver une différence?

Rapprocher, c'est faire concorder le relevé bancaire, le chéquier et les livres. Ils peuvent différer pour deux raisons courantes : le relevé comprend des frais bancaires pas encore inscrits dans les livres, et il omet les dépôts faits après la date du relevé et les chèques qui n'avaient pas encore été encaissés (Publication 583).

Les étapes de l'IRS, dans l'ordre :

1. Comparez les dépôts du relevé avec les dépôts des livres et notez chaque écart de montant.
2. Comparez chaque chèque ou paiement encaissé, par numéro et par montant, avec les livres. Les écritures sans correspondance sur le relevé sont en suspens.
3. Préparez un rapprochement bancaire. L'exemple de la publication part du solde du relevé, ajoute les dépôts qui n'y figurent pas encore et soustrait les chèques en suspens.
4. Inscrivez ce qui manque aux livres, comme les frais de service.
5. Vérifiez que le solde rajusté du relevé égale le solde rajusté des livres. Sinon, reprenez les étapes précédentes.

Si le relevé d'une carte ou d'un prêt se termine en milieu de mois, rapprochez-le à la date de son relevé; le mois est définitif quand arrive le relevé qui couvre son dernier jour.

Pour trouver une différence qui reste, la Publication 583 commence par les livres : le solde de fin du mois dernier, plus les dépôts du mois, moins ses paiements, doit égaler le solde de ce mois-ci. Sinon, un chèque ou un dépôt a été mal inscrit. Dans le logiciel, comparez séparément le total des dépôts et le total des paiements du mois avec le relevé, puis réduisez la recherche au jour et à l'élément.

Les causes typiques sont un élément en suspens, des frais bancaires ou un débit automatique jamais inscrit, un mauvais montant, une écriture faite deux fois, ou une écriture dans le mauvais compte. Voici des vérifications de travail, pas des règles de l'IRS : une différence égale à une opération signifie qu'elle manque ou qu'elle a été saisie deux fois; le double de ce montant, qu'elle a été saisie du mauvais côté; un multiple de 9, souvent des chiffres inversés. Si la différence résiste à une revue ligne par ligne, cessez d'ajuster pour la forcer et demandez un deuxième regard. Si le solde de départ ne correspond plus au relevé du mois dernier, une opération d'un mois déjà rapproché a généralement été modifiée, supprimée ou ajoutée, ou le solde d'ouverture a été mal saisi; voyez un mauvais solde d'ouverture dans un rapprochement.

Quels dépôts et rapports de paie dois-je faire concorder chaque mois?

Faites concorder le rapport de paie du mois avec la charge de paie et le passif de paie des livres, et avec les dépôts d'impôts effectués. Les charges sociales fédérales se déposent par voie électronique, et le calendrier dépend du passif passé (IRS). Un dépôt suit la date où les salaires sont payés, et non la date où les livres inscrivent le passif (Publication 15). Sans employés, sautez cette section.

Un dépositaire mensuel qui atteint 100 000 $ devient un dépositaire bihebdomadaire pour au moins le reste de cette année et l'année suivante. Un employeur dont l'impôt du formulaire 941 pour le trimestre en cours ou le trimestre précédent est inférieur à 2 500 $, sans obligation de dépôt le jour ouvrable suivant durant le trimestre en cours, peut payer avec un formulaire 941 produit à temps plutôt que de déposer (Publication 15); son passif est alors réglé quand ce paiement est fait.

Pour les employeurs qui produisent le formulaire 941, la période de référence est constituée des 12 mois allant du 1er juillet de l'année qui précède de deux ans l'année de dépôt jusqu'au 30 juin de l'année qui la précède (tableau 1 de la Publication 15), et le calendrier est fixé une seule fois pour l'année civile. La concordance de chaque mois :

• Les salaires bruts du rapport de paie égalent la charge de salaires des livres; dans des livres tenus selon la méthode d'exercice, ajoutez les salaires gagnés mais non encore payés.
• Les impôts retenus et les impôts de l'employeur figurant au rapport égalent le passif de charges sociales que les livres montrent comme dû.
• Chaque dépôt, avec son numéro de confirmation, réduit ce passif. Cela vaut aussi pour les dépôts qu'un fournisseur de paie effectue, car l'employeur qui confie sa paie à un tiers reste en général responsable des impôts (Publication 15). Après un dépôt, le passif des paiements déposés est nul. Un solde qui ne se règle pas signale un dépôt manquant ou un dépôt inscrit comme dépense; voyez passif de paie qui ne se règle pas.
• À la fin du trimestre, les rapports de paie des trois mois concordent avec le formulaire 941, dont l'échéance est la suivante : le dernier jour du premier mois suivant chaque trimestre. L'IRS accorde 10 jours civils de plus quand tous les dépôts ont été faits à temps. Un employeur que l'IRS a avisé de produire le formulaire 944 déclare une fois par année à la place. Pour le formulaire 940 et l'impôt fédéral de chômage, voyez faire sa paie soi-même.
• Une entreprise peut avoir besoin de numéros d'identification fiscale d'État ou locaux pour la paie (SBA); voyez employés dans un autre État.

Un dépôt tardif peut entraîner une pénalité de 2 % à 15 % du montant impayé, bien qu'un motif raisonnable puisse l'annuler ou la réduire (IRS). Un propriétaire ou une autre personne responsable qui omet volontairement de verser l'impôt retenu peut être tenu personnellement responsable en vertu de l'article 6672 à hauteur de 100 % de l'impôt retenu impayé, ce qui peut viser un comptable ou toute personne qui signe les chèques de l'entreprise (Publication 15). Le délai dont dispose généralement l'IRS pour établir cette cotisation est de 3 ans, à compter du 15 avril de l'année suivante, ou d'une date de production ultérieure (IRM 5.7.3). Voyez la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie. Si un dépôt ou une déclaration a été omis, voyez retard dans les charges sociales.

Que dois-je vérifier pour les comptes clients, les factures, les prêts et la taxe de vente?

Chacun de ces soldes du bilan devrait correspondre à une liste extérieure : factures de clients, factures de fournisseurs, relevés de prêteurs ou déclarations de taxe de vente. Lesquels s'appliquent dépend de la méthode comptable. Avec une méthode d'exercice, le revenu est en général déclaré dans l'année où il est gagné et les dépenses dans l'année où elles sont engagées; avec la méthode de caisse, les dépenses sont en général déduites quand elles sont payées (Publication 538). Une entreprise qui utilise la méthode de caisse ne fait concorder les factures et les comptes impayés que si ses livres les suivent; pour choisir entre les deux méthodes, voyez caisse ou exercice pour une petite entreprise.

• Comptes clients. La liste des factures de clients impayées totalise le solde des comptes clients. La cause habituelle d'un écart est un paiement déposé mais jamais appliqué à une facture.
• Factures à payer. La liste des factures de fournisseurs impayées totalise le solde des comptes fournisseurs. Selon la méthode d'exercice, inscrivez les factures reçues après la fin du mois pour des coûts engagés dans le mois.
• Prêts. L'argent emprunté au moyen d'un prêt véritable n'est pas un revenu, et une entreprise peut en général déduire les intérêts sur une dette liée à l'entreprise (Publication 334). Répartissez chaque paiement entre les intérêts et la partie qui réduit le solde, et faites concorder le solde avec le relevé du prêteur. Pour les écritures, voyez inscrire un prêt d'entreprise.
• Taxe de vente. La taxe de vente imposée à l'acheteur, que l'entreprise doit percevoir et verser, n'est pas un revenu. Une taxe imposée à l'entreprise en tant que vendeur est différente : le montant perçu entre dans les recettes brutes (Publication 334). Les États formulent leurs taxes différemment; vérifiez donc de quel type est la vôtre. Dans les deux cas, gardez la taxe due comme passif jusqu'à ce que la déclaration soit produite et payée. Inscrivez aussi les achats sur lesquels aucune taxe de vente n'a été facturée, car une taxe d'utilisation peut être due; voyez taxe d'utilisation sur les achats d'entreprise. La taxe perçue est détenue pour l'État, et dans l'État de New York, certains propriétaires, dirigeants, associés et membres peuvent être personnellement responsables de la taxe que l'entreprise doit (Publication 750). Voyez écritures de journal de la taxe de vente et la taxe de vente à payer ne correspond pas à la déclaration.

Chaque État fixe son propre calendrier de production. Par exemple, la Californie et l'État de New York exigent tous deux une déclaration pour une période sans ventes. Voyez produire les déclarations de taxe de vente.

Comment traiter les retraits, les apports et les dépenses personnelles du propriétaire?

Inscrivez chaque dollar qui circule entre le propriétaire et l'entreprise comme une écriture de sa propre nature, jamais comme un revenu d'entreprise ni une dépense par défaut. L'IRS conseille de garder le compte de l'entreprise distinct du compte personnel et réservé à l'entreprise, et d'identifier chaque dépôt comme revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt. Son exemple détaillé note qu'une dépense personnelle payée avec le compte de l'entreprise serait quand même inscrite, même si elle ne pouvait pas être déduite (Publication 583).

L'argent qu'un propriétaire met dans l'entreprise s'inscrit comme un apport ou un prêt, jamais comme des ventes. Lequel dépend de l'entente et des faits; voyez apport ou prêt à votre LLC et prêts d'un actionnaire à une société de type S. Un prêt véritable n'est pas un revenu (Publication 334), et la Publication 583 demande d'identifier la source des recettes afin de séparer les recettes d'entreprise des autres recettes, et les revenus imposables des revenus non imposables.

Chaque mois, lisez les relevés pour repérer les dépenses personnelles et sortez-les des charges vers le compte du propriétaire. Pour un entrepreneur individuel ou un associé, c'est le compte de retraits ou de distributions. Pour une société, savoir si une dépense personnelle est une distribution, un salaire ou un prêt au propriétaire dépend des faits; voyez une société de type S qui paie des dépenses personnelles et emprunter à sa propre société. Pour les écritures et les autres pièges, voyez inscrire les retraits du propriétaire, paiements garantis et retraits des associés et corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.

Quels rapports dois-je passer en revue, et qu'est-ce qui semble anormal?

Un état des résultats montre les revenus et les dépenses d'une période; un bilan montre l'actif, le passif et les capitaux propres à une date (Publication 583). Après les rapprochements, lisez les deux en les comparant au mois dernier, ligne par ligne. Ce sont des vérifications de travail, pas des règles de l'IRS.

Pour un état qui semble encore faux, voyez pourquoi un état des résultats semble faux; pour les éléments non classés restants, dépenses non classées avant la période des impôts. Le dossier pour les investisseurs et le conseil d'administration se trouve dans états financiers mensuels pour les investisseurs et le conseil.

Quels paiements d'impôt estimatif et quelles dates tombent dans le mois?

Les propriétaires et les sociétés paient l'impôt estimatif selon un calendrier distinct. Les particuliers, y compris les entrepreneurs individuels, les associés et les actionnaires d'une société de type S, paient en général lorsqu'ils s'attendent à devoir 1 000 $ ou plus à la production; les sociétés paient en général lorsqu'elles s'attendent à devoir 500 $ ou plus (IRS). Une date qui tombe une fin de semaine ou un jour férié passe au jour ouvrable suivant. Pour savoir combien payer et ce que coûte un paiement manqué, voyez paiements trimestriels d'impôt estimatif.

L'impôt estimatif fédéral d'un entrepreneur individuel est l'impôt personnel du propriétaire, et l'IRS demande de ne pas déduire l'impôt fédéral sur le revenu (Publication 334); un paiement fait du compte de l'entreprise s'inscrit donc en général comme un retrait, et non comme une dépense. Le paiement d'un associé est aussi un impôt personnel; il s'agit donc en général d'une distribution à cet associé. Quand une société de type S paie l'impôt d'un actionnaire, ce peut être une distribution, un prêt ou un salaire, selon les faits; voyez paiements d'impôt estimatif d'une société de type S. Une société de type C paie son propre impôt, qui n'est pas une distribution à ses propriétaires. Un impôt que doit une société de personnes ou une société de type S elle-même est le sien, et non une distribution : les paiements estimatifs fédéraux d'une société de type S pour l'impôt sur le gain latent, l'impôt sur le revenu passif net excédentaire ou l'impôt de récupération du crédit à l'investissement, exigibles aux dates des sociétés (instructions du formulaire 1120-S), et un impôt d'État au niveau de l'entité, comme un impôt de l'entité intermédiaire choisi.

Autres dates qui dépendent des livres : les dépôts de paie et le formulaire 941 (ci-dessus), les déclarations de taxe de vente selon le calendrier de chaque État, et tout rapport à un prêteur ou à un investisseur à la date fixée par l'entente.

Y a-t-il une date limite pour la clôture mensuelle, et comment l'accélérer?

Aucune règle fiscale fédérale ne fixe de date de clôture. L'IRS dit que, sauf dans quelques cas, la loi n'exige aucun type particulier de registre, seulement un système qui montre clairement les revenus et les dépenses (Publication 583), et il conseille un rapprochement mensuel du compte chèques. Les échéances qui comptent viennent des dates indiquées plus haut.

Clôturez au plus tard à la première date à laquelle quelqu'un se fie aux chiffres :

• La concordance de la paie avant la date de dépôt.
• Les chiffres de profit avant un paiement d'impôt estimatif.
• Les chiffres de taxe de vente avant chaque déclaration d'État.
• Les livres avant la date de rapport d'un prêteur ou d'un investisseur.

Clôturer avant l'arrivée du dernier relevé est un piège : le mois n'est définitif qu'une fois tous les relevés reçus. Ces habitudes de travail, qui ne sont pas des règles, accélèrent une clôture sans sauter d'étape : utilisez la même liste de contrôle chaque mois, confiez chaque étape à une seule personne, rapprochez dès que les relevés sont publiés plutôt qu'à la fin du trimestre, et recueillez les rapports de paie le jour de paie. Une startup avec des investisseurs peut devoir clôturer avant chaque réunion du conseil; le dossier lui-même se trouve sur la page mensuelle pour les investisseurs. La version de fin d'année est la liste de contrôle de clôture de fin d'année.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Un café LLC avec six employés et 80 000 $ de ventes mensuelles

Toutes les ventes se font par carte. Le rapport de caisse montre 80 000 $ de ventes en mars et 5 000 $ de taxe de vente perçue. Le processeur de cartes a déposé 82 600 $ et gardé 2 400 $ de frais; les dépôts plus les frais égalent donc les ventes plus la taxe de vente. Les 5 000 $ restent dans la taxe de vente à payer jusqu'au paiement de la déclaration. Le rapprochement bancaire est en écart de 4 000 $ : le chèque du loyer de mars a été encaissé, mais jamais saisi. Après l'écriture, le relevé et les livres concordent, et l'état des résultats montre le loyer du mois.

Les charges sociales de mars totalisent 4 000 $. Les impôts du café durant sa période de référence étaient de 50 000 $ ou moins; il est donc un dépositaire mensuel et dépose au plus tard le 15 avril. Le bilan du 31 mars montre un passif de paie de 4 000 $, et après le dépôt, le passif de mars est nul.

Un consultant autonome avec 12 000 $ de revenus mensuels

Le consultant est un entrepreneur individuel, et la clôture de mai est courte. Il rapproche son unique compte chèques d'entreprise, classe les dépôts et les dépenses du mois, et inscrit les 5 000 $ transférés vers un compte personnel comme un retrait du propriétaire, et non comme une dépense. Un compte d'épargne d'entreprise reçoit 3 000 $ pour l'impôt estimatif; ce mouvement est un virement, et non une dépense. Quand le prochain paiement est exigible (15 juin), le payer avec ce compte est un retrait.

Une société de type C en démarrage qui dépense 50 000 $ par mois

La startup tient des livres selon la méthode d'exercice, et le conseil se réunit le 20; la clôture se fait donc durant la première semaine. Les sorties de fonds du mois sont de 44 000 $, mais 6 000 $ de factures de fournisseurs pour le mois sont arrivées impayées. La clôture les inscrit, de sorte que l'état des résultats montre 50 000 $ de dépenses. Le dossier du conseil est établi à partir de ces livres clos.

Votre situation est différente?

• Les rapports arrivent en retard ou semblent faux, un rapprochement n'arrive pas à zéro, ou personne n'est responsable de la routine mensuelle : voyez un mauvais solde d'ouverture dans un rapprochement et l'aide en tenue de livres.
• Les livres ont déjà plusieurs mois de retard : voyez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Un prêteur ou un investisseur veut des livres clos à une date fixe chaque mois : voyez états financiers mensuels pour les investisseurs et le conseil et l'aide en tenue de livres.
• Un dépôt de paie ou une déclaration a été omis, un fournisseur de paie en a omis un, ou un avis de l'IRS sur la paie est arrivé : voyez retard dans les charges sociales et un fournisseur de paie qui n'a pas payé vos impôts.
• Comptes de taxe de vente dans plusieurs États : voyez produire les déclarations de taxe de vente, suivre les ventes par État pour le lien fiscal et l'aide en tenue de livres.
• Vous possédez une société de type S : voyez tenue de livres d'une société de type S et l'aide en tenue de livres.
• L'argent personnel et l'argent d'entreprise sont mélangés : voyez corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels et l'aide en tenue de livres.
• Une personne non américaine détient votre LLC ou votre société, ou la finance depuis l'étranger : voyez tenue de livres d'une société américaine détenue par des étrangers et l'aide en tenue de livres.
• Décider qui tient les livres, ou vérifier la personne qui s'en charge : voyez tenir vous-même vos livres ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres, ce que coûte la tenue de livres par mois, vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres et l'aide en tenue de livres.