Dons de bienfaisance de l'entreprise : comment les inscrire

Un don à un organisme de bienfaisance fait à partir du compte de l'entreprise est-il une dépense d'entreprise?

En général, non. Un don de bienfaisance n'est pas une dépense d'entreprise ordinaire; il reste donc hors des déductions qui réduisent le bénéfice de l'entreprise. Les instructions de l'annexe C disent de ne pas inclure les dons de bienfaisance dans les autres dépenses, et la Publication 334 les range parmi les coûts qu'on ne peut habituellement pas déduire comme dépenses d'entreprise.

Toute déduction vient de la règle distincte sur les dons de bienfaisance, et la personne qui la demande dépend de la déclaration que l'entreprise produit :

C'est la déclaration qui détermine la ligne, et non l'étiquette du droit de l'État. Une LLC à membre unique produit l'annexe C (ou l'annexe E ou F pour une activité de location ou agricole), sauf si elle a choisi d'être imposée comme une société (instructions de l'annexe C). Une LLC à deux membres ou plus est une société de personnes, sauf si elle a choisi l'imposition de société (instructions du formulaire 1065). Une LLC détenue uniquement par des conjoints en biens communs peut plutôt être traitée comme une entreprise à propriétaire unique (Revenue Procedure 2002-69); suivez donc la déclaration qu'elle produit.

Une exception : un paiement qui est en réalité de la publicité est une dépense d'entreprise (voir la section sur les commandites plus bas).

Un cas n'est pas simple lorsque le don a été fait pour la cause d'un seul propriétaire, que les dons d'une société peuvent dépasser sa limite, que l'entreprise a donné des produits ou d'autres biens, ou que des dons ont été inscrits comme dépenses ordinaires dans une déclaration déjà produite. Rassemblez :

• le reçu écrit de l'organisme de bienfaisance et la pièce bancaire
• le type de déclaration et le pourcentage de chaque propriétaire
• un procès-verbal du conseil d'administration, pour une société
• le coût et la date d'achat de tout don autre qu'en argent

À quel compte ou à quelle catégorie inscrire un don de bienfaisance?

Pas à une catégorie de dépenses ordinaire. Dans votre plan comptable, utilisez un compte de retraits dans les capitaux propres pour le don personnel d'un propriétaire, et un compte distinct de dons de bienfaisance, séparé des charges d'exploitation, pour un don que l'entreprise fait. Aucune règle fiscale ne nomme un compte. C'est un choix de tenue de livres qui permet de sortir le don du revenu d'entreprise ordinaire au moment de préparer la déclaration. Les menus des logiciels diffèrent; choisissez donc le type de compte, et pas seulement le nom.

1. Créez le compte une seule fois, avec le type indiqué dans le tableau.
2. Inscrivez chaque paiement avec le nom légal de l'organisme de bienfaisance comme bénéficiaire, et joignez son reçu.
3. Parcourez l'état des résultats pour repérer les dons codés en publicité, en dons généraux ou en divers, et déplacez-les. Si l'année est déjà produite, voir corriger une déclaration d'entreprise produite.
4. À la fin de l'année, remettez au préparateur le total du compte avec les reçus et les attestations.

Le bénéfice net dans les livres d'une société de personnes ou d'une société de type S sera inférieur au revenu d'entreprise ordinaire de sa déclaration du montant du don. C'est normal; le préparateur rapproche le bénéfice comptable du revenu de la déclaration.

Entrepreneur individuel ou LLC à membre unique : comment inscrire un don, et où va-t-il dans ma déclaration?

Inscrivez-le comme un retrait du propriétaire. Le don est celui du propriétaire, payé à partir du compte de l'entreprise, et il n'atteint jamais l'annexe C. L'écriture est traitée dans inscrire un retrait du propriétaire; une facture personnelle payée à partir du compte de l'entreprise donne la même écriture (dépenses personnelles payées à partir du compte de l'entreprise).

Dans la déclaration personnelle du propriétaire, le don est déductible de l'une de deux façons :

• Détailler les déductions sur l'annexe A. Le don ne compte que dans la mesure où le total des dons dépasse 0,5 % de la base de contribution, qui est en général le revenu brut ajusté (article 170). Les limites du propriétaire fondées sur le revenu s'appliquent aussi (Publication 526).
• Ne pas détailler les déductions. Un particulier peut déduire jusqu'à 1 000 $ (2 000 $ sur une déclaration conjointe) de dons en argent à certains organismes admissibles (Topic 506). Les dons à des fonds orientés par les donateurs et à des organismes de soutien ne comptent pas, et les dons autres qu'en argent et les reports ne sont pas admissibles (IRS).

Société de personnes ou LLC à plusieurs membres : comment inscrire un don, et que reçoivent les associés?

La société de personnes ne déduit pas le don. Elle le déclare séparément, c'est-à-dire sur sa propre ligne plutôt que net dans le bénéfice de l'entreprise, et chaque associé en prend une part dans sa propre déclaration. La loi interdit à la société de personnes elle-même de le déduire (article 703) et fait tenir compte séparément par chaque associé de sa part du don (article 702).

Les dons en argent vont à l'annexe K, ligne 13a, et les dons autres qu'en argent à la ligne 13b. La part de chaque associé figure à la case 13 de l'annexe K-1 (instructions du formulaire 1065). Le don ne réduit pas le revenu d'entreprise ordinaire de la page 1. La part réduit aussi le coût de base de l'associé, soit son investissement fiscal cumulatif dans la société de personnes (article 705). Un associé ne peut déduire sa part que jusqu'à concurrence de ce coût de base, et le reste attend une année où le coût de base suffit; la partie de la valeur d'un don de bien qui dépasse son coût de base rajusté est hors de cette limite (article 704(d)). Chaque associé qui est un particulier la demande ensuite comme dans la section de l'entrepreneur individuel ci-dessus. Les pages et les instructions de l'IRS citées ici n'indiquent pas si la part d'un don en argent figurant sur une annexe K-1 compte dans la limite des contribuables qui ne détaillent pas leurs déductions; demandez donc au préparateur avant de vous y fier.

Dans les livres, inscrivez le don au compte de dons de bienfaisance. À la fin de l'année, répartissez le total entre les comptes de capital des associés selon leurs parts (comptes de capitaux propres d'une LLC, comptes de capital des associés). La convention de société de personnes fixe chaque part, pourvu que la répartition ait un effet économique réel sur les associés et pas seulement un but fiscal; sinon, les parts suivent la participation de chaque associé dans la société de personnes (article 704).

Si un seul associé doit en bénéficier, il peut s'agir du retrait de cet associé, ou d'un don de la société de personnes que la convention attribue à cet associé. Cela dépend de la convention et du consentement des autres associés; réglez donc la question avant l'émission d'une annexe K-1.

Société de type S : comment inscrire un don, et que faire si le don visait la cause d'un seul propriétaire?

Une société de type S ne déduit pas non plus le don. Elle déclare les dons en argent à l'annexe K, ligne 12a, et la quote-part proportionnelle de chaque actionnaire va à la case 12 de l'annexe K-1 (instructions du formulaire 1120-S). Les parts sont attribuées par action et par jour (article 1377); la répartition suit donc la propriété des actions, et non la personne qui a demandé le don. Chaque actionnaire demande ensuite sa part comme dans la section de l'entrepreneur individuel ci-dessus. Comme pour les associés, les pages et les instructions de l'IRS citées ici n'indiquent pas si la part d'un don en argent figurant sur une annexe K-1 compte dans la limite des contribuables qui ne détaillent pas leurs déductions; demandez donc au préparateur avant de vous y fier.

La part réduit aussi le coût de base des actions de chaque actionnaire : de la part de l'argent ou, pour un bien donné, de la part de son coût de base rajusté, et non de sa valeur (article 1367); voir comment le coût de base d'un actionnaire change. Un actionnaire ne peut déduire sa part que jusqu'à concurrence du coût de base de ses actions et de ses créances, et le reste est reporté prospectivement; la partie de la valeur d'un don de bien qui dépasse son coût de base rajusté est hors de cette limite (article 1366(d)). Inscrivez le don d'une société de type S l'année où il est payé; contrairement à une société de type C, elle ne peut pas compter un don payé après la fin de l'exercice dans l'année où son conseil d'administration l'a approuvé (instructions du formulaire 1120-S).

Le fait qu'un paiement soit un don de la société dépend des faits. Si la société paie l'engagement de don personnel d'un propriétaire, ou un organisme choisi par un propriétaire et non par les autres, le paiement peut être une distribution, une rémunération ou un prêt à ce propriétaire plutôt qu'un don de la société. Le règlement s'attache aux dispositions constitutives pour vérifier l'identité des droits aux distributions, et les distributions qui diffèrent par le moment ou le montant se voient donner un « effet fiscal approprié » selon les faits (26 CFR 1.1361-1(l)).

Décidez avant d'inscrire :

1. Si le don servait le but propre de la société et que les actionnaires le traitent comme celui de la société, il peut être inscrit comme un don de la société et transmis au prorata.
2. S'il a payé l'engagement de don ou la cause choisie d'un propriétaire, il peut s'agir de la distribution, de la rémunération ou du prêt de ce propriétaire. Une distribution à un seul actionnaire diffère en montant de celles des autres et peut exiger une correction. Voir inscrire les distributions d'une société de type S, distributions inégales et dépenses personnelles payées par une société de type S, et faites vérifier les faits avant l'inscription.

Société de type C : comment inscrire un don, et quelles limites s'appliquent?

Une société de type C déduit elle-même le don, à la ligne 19 du formulaire 1120. Inscrivez-le dans un compte de dépenses de dons de bienfaisance. Les livres peuvent montrer le don en entier alors que la déclaration en permet moins; suivez donc l'écart. La Public Law 119-21 a ajouté le seuil minimal pour les années d'imposition commençant après le 31 décembre 2025; la première année touchée d'une société dont l'exercice ne suit pas l'année civile peut donc commencer plus tard que l'année civile (section 70426).

Une résolution du conseil d'administration n'est exigée que pour le choix de la méthode d'exercice. Il vaut tout de même la peine de conserver un procès-verbal qui approuve l'organisme et le montant, car il montre que le don était une décision de la société. Si un engagement de don personnel d'un propriétaire est à l'origine du don, voir une société de type C qui paie des dépenses d'un propriétaire. Un report de perte d'exploitation nette change le calcul du plafond; une société qui en a un devrait donc faire préparer sa déclaration en en tenant compte (instructions du formulaire 1120).

L'organisme est-il admissible, et qu'en est-il des dons à des particuliers, du sociofinancement ou des groupes politiques?

Seul un don à un organisme admissible est un don de bienfaisance. Demandez à l'organisme s'il est admissible, ou utilisez l'outil de recherche de l'IRS mentionné dans la Publication 526.

Un don non admissible reste hors du compte de dons de bienfaisance. Un don personnel est un retrait du propriétaire, et un coût ayant un but d'affaires va dans son propre compte de dépenses.

Une commandite, un billet ou un événement : s'agit-il d'un don ou de publicité?

Ce peut être de la publicité, une dépense d'entreprise, lorsqu'il y a un lien direct avec l'entreprise et que celle-ci s'attend raisonnablement à un rendement financier proportionné au paiement (26 CFR 1.162-15(a)). L'exemple du règlement est un entrepreneur individuel qui paie une église pour une annonce d'une demi-page dans le programme d'un concert, où figure l'adresse Web de l'entreprise, et qui s'attend à de nouveaux clients.

Pour un paiement mixte, ventilez-le. L'attestation de l'organisme doit indiquer s'il a fourni des biens ou des services et donner une valeur de bonne foi (Topic 506); servez-vous-en pour ventiler.

Produits ou autres biens donnés : qu'est-ce qui est déductible et comment l'inscrire?

Créditez les stocks au coût, et non au prix de vente. Débitez les dons de bienfaisance (un retrait du propriétaire pour un entrepreneur individuel) seulement si l'article faisait partie des stocks d'ouverture, achetés lors d'une année antérieure. S'il a été acheté et donné la même année, son coût reste dans le coût des marchandises vendues et il n'y a aucune déduction pour don de bienfaisance; ne l'inscrivez donc pas comme un don. Notez la date d'achat, car la déclaration traite les deux cas différemment. Pour les stocks invendus ou désuets, voir radier des stocks morts.

La Publication 334 et la Publication 526 décrivent ces deux cas (26 CFR 1.170A-1(c)(4)). Les autres biens d'entreprise sont déduits à leur juste valeur marchande moins le revenu ordinaire qu'une vente aurait produit, comme la récupération de l'amortissement, ce qui limite en général la déduction au coût de base; un bien qui vaut moins que son coût de base est limité à sa juste valeur marchande (Publication 526). Une société de type C applique la même réduction selon la Publication 542. Une société de personnes ou une société de type S déclare à chaque propriétaire la juste valeur marchande et le coût de base rajusté du bien. La plupart des autres biens (ni l'argent, ni les stocks, ni les titres négociés en bourse) dont la déduction dépasse 5 000 $ exigent une évaluation qualifiée, dont les détails figurent à la section B du formulaire 8283. L'évaluation elle-même n'est jointe qu'au-delà de 500 000 $ (article 170(f)(11); instructions du formulaire 8283). Les articles semblables comptent ensemble; obtenez l'évaluation avant de produire la déclaration.

Les stocks donnés pour les soins des malades, des personnes dans le besoin ou des nourrissons suivent une règle propre et peuvent permettre plus que le coût. Elle vise les surplus alimentaires des entrepreneurs individuels, des sociétés de personnes, des sociétés de type S et des sociétés de type C, ainsi que les autres stocks d'une société de type C (article 170(e)(3)). Elle exige une déclaration écrite de l'organisme; faites donc vérifier un tel don avant de l'inscrire au coût (Publication 526; Publication 542).

Un travail gratuit ou du temps de personnel donné à un organisme de bienfaisance n'est pas un don (Publication 526).

Quels registres conserver, et jusqu'à quand?

Conservez la preuve de l'organisme de bienfaisance pour chaque don, et une attestation écrite pour les dons plus importants. Aucune déduction n'est permise pour un don de 250 $ ou plus sans cette attestation.

Un don compte l'année où il est remis, et non l'année où la banque l'encaisse. Un chèque compte à la date de son envoi par la poste, et un don porté à une carte de crédit compte l'année de la charge (Publication 526). Inscrivez-le cette année-là; voir la liste de contrôle de fin d'année.

Ces règles viennent du Topic 506 pour les particuliers, des instructions des formulaires 1065, 1120-S et 1120 pour les entités et, pour l'échéance des dons en argent, du 26 CFR 1.170A-15. Une pièce bancaire seule ne satisfait pas à la règle de l'attestation pour un don de cette importance; demandez donc le document à l'organisme avant de produire la déclaration. Les règles sur les reçus se trouvent dans exigences de l'IRS sur les reçus, le cas d'un organisme qui ne peut pas remettre de reçu dans reçus perdus, et la durée de conservation des registres dans combien de temps conserver les registres de l'entreprise.

Exemple

Tous les montants sont des dollars américains, à titre d'illustration.

Entrepreneur individuel : un don à une église

Un plombier qui produit l'annexe C verse 2 000 $ à une église à partir du compte de l'entreprise. Le teneur de livres débite le retrait du propriétaire et crédite la banque. L'annexe C n'affiche rien. Dans le formulaire 1040 du plombier, un déclarant seul qui ne détaille pas ses déductions peut déduire au plus 1 000 $ du don pour une année d'imposition commençant après 2025, et une déclaration conjointe au plus 2 000 $. Un propriétaire qui détaille ses déductions inscrit le don à l'annexe A, au-delà du seuil minimal.

LLC à deux membres, 50/50

Deux membres qui partagent 50/50 selon la convention font un don de 4 000 $ à partir du compte de la LLC. Les livres débitent les dons de bienfaisance et créditent la banque. La LLC produit le formulaire 1065. Le don figure à l'annexe K, ligne 13a, et non dans le revenu ordinaire, et chaque annexe K-1 indique 2 000 $ à la case 13. Le compte de capital et le coût de base de chaque membre baissent de 2 000 $. En supposant que chaque membre a un coût de base suffisant, chacun demande 2 000 $ dans sa propre déclaration, sous réserve de ses propres limites.

Société de type C : le seuil minimal de 1 %

Une société de type C a un revenu imposable de 100 000 $ avant le don, calculé comme l'exigent les règles fiscales, et fait un don de 5 000 $. Le seuil minimal de 1 % est de 1 000 $ et le plafond de 10 % est de 10 000 $. La déduction à la ligne 19 est de 4 000 $. Les livres montrent 5 000 $ de dépenses de dons de bienfaisance; la déclaration déduit donc 1 000 $ de moins que les livres. Les 1 000 $ sous le seuil minimal ne sont pas reportés, parce que le don n'a pas dépassé le plafond.

Votre situation est différente?

• Le don a été payé pour la cause d'un seul propriétaire dans une société de type S ou une LLC à plusieurs propriétaires : l'inscription, la personne qui obtient la déduction et les registres du coût de base en dépendent tous. Voir distributions inégales et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Une société de type C approche de son plafond, a une perte d'exploitation nette ou a fait des dons importants : les règles de seuil minimal, de plafond, de report et de pertes interagissent d'une année à l'autre. Obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• L'entreprise a donné des produits, du matériel ou d'autres biens : la déduction, le coût des marchandises vendues, les formulaires et le coût de base de chaque propriétaire changent tous. Obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous ne savez pas comment la LLC ou la société est imposée : le type de déclaration détermine où va le don; confirmez donc tout choix avant l'inscription. Obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Des dons ont été inscrits comme dépenses ordinaires dans une déclaration déjà produite : voir corriger une déclaration d'entreprise produite et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Les livres sont en retard : commencez par la liste de contrôle de remise à niveau de la tenue de livres et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Le don est allé à un organisme de bienfaisance étranger, ou un propriétaire vit au Canada : les règles diffèrent selon le pays. Obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Une société de type C a payé l'engagement de don personnel d'un propriétaire : voir une société de type C qui paie des dépenses d'un propriétaire. Si les paiements s'étendent sur plusieurs années ou ont été déduits, obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.