Dépenses en devise étrangère : quel taux et quel montant?

Quel montant inscrire dans les livres pour une dépense payée en devise étrangère?

Inscrivez chaque dépense dans votre monnaie de présentation (dollars américains pour une déclaration américaine, dollars canadiens pour une déclaration canadienne), convertie au taux du jour où vous l'avez payée (ou du jour où elle a été constatée, si vous l'avez inscrite avant de la payer), à partir d'une seule source de taux documentée, utilisée chaque fois. L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, indique de convertir les dépenses en devise étrangère au taux en vigueur au moment où vous les recevez, les payez ou les constatez. La Loi de l'impôt sur le revenu retient le taux du jour où le montant est né.

Un seul achat laisse trois montants :

Inscrivez le montant converti. Si la carte a été débitée de plus ou de moins, portez l'écart à un poste de frais de carte et de change pour que le compte corresponde toujours à son relevé, et conservez les deux documents. Ni l'IRS ni l'ARC ne disent lequel des deux montants a priorité; ce qu'ils exigent, c'est une conversion à un taux documenté pour le jour en cause. Il s'agit donc d'une méthode de tenue de livres, non d'une règle.

Un dossier n'est pas simple lorsque les dépenses à l'étranger passent par plusieurs cartes ou comptes, que les reçus ne concordent pas avec les relevés, que le personnel rapporte beaucoup de reçus ou que l'entreprise produit des déclarations dans les deux pays. Réunissez les reçus, les relevés de carte et de banque, les dates et le but du voyage, le nom de la source de taux utilisée et une courte note sur ce que montre chaque reçu rédigé dans une autre langue (fournisseur, articles, montant).

Quel taux de change s'applique : celui de l'achat, de l'inscription à la carte ou du remboursement?

Utilisez le jour de l'achat, soit la date inscrite sur le reçu. Les deux régimes rattachent le taux au jour où la dépense a été payée ou est née. Aucun ne mentionne la date d'inscription à la carte : utilisez donc la date d'achat pour toutes les cartes.

Une facture de fournisseur payée plus tard est un cas différent. L'IRS dit d'utiliser le taux du moment où vous « recevez, payez ou constatez » l'élément. Pour une entreprise américaine qui inscrit la dépense avant de la payer, le règlement fixe le taux à la date où la dépense « est constatée ou prise en compte de toute autre façon », ce qui n'est pas toujours la date de la facture. La variation du taux d'ici le jour du paiement est alors un gain ou une perte de change distinct (voyez les comptes en devise étrangère dans les livres américains et le gain ou la perte de change sur un compte en dollars américains). Une entreprise américaine qui déduit ses dépenses au moment du paiement convertit le jour du paiement. Au Canada, la Loi retient le jour où le montant est né, et le folio de l'ARC ne précise pas s'il s'agit de la date de la facture ou de celle du paiement pour une facture impayée; choisissez une méthode documentée et appliquez-la chaque année.

Un remboursement est un paiement ultérieur, dans votre monnaie de présentation, d'une dépense déjà engagée. Les règles rattachent le taux au jour où la dépense a été payée ou est née, non à la date d'un remboursement postérieur.

Si la Banque du Canada ne cote aucun taux pour le jour (fin de semaine ou jour férié), la Loi de l'impôt sur le revenu retient le jour antérieur le plus proche qui en a un. L'IRS n'a pas de règle écrite équivalente; appliquez la même convention dans les livres américains et respectez-la.

Quelle source de taux de change l'IRS et l'ARC acceptent-ils?

Les États-Unis acceptent tout taux publié, utilisé de façon constante. Le Canada retient par défaut le taux de la Banque du Canada et n'accepte une autre source que si des conditions précises sont remplies.

Les taux de la Banque du Canada sont indicatifs et publiés une fois par jour ouvrable. Enregistrez le taux, sa source et sa date avec chaque écriture.

Puis-je utiliser un taux moyen mensuel ou annuel plutôt que le taux de chaque jour?

Pour les dépenses, convertissez chacune au taux de son propre jour. Les moyennes ne sont que des exceptions étroites.

• États-Unis : la règle générale est le taux du jour où vous payez. L'IRS publie un tableau des moyennes annuelles et accepte « tout taux de change publié utilisé de façon constante », mais ses pages ne disent pas si une moyenne annuelle convient pour chaque dépense. Utiliser le taux de chaque jour évite la question. Un règlement permet une convention de taux d'un trimestre ou moins pour le gain ou la perte de change sur certains comptes fournisseurs et clients, mais pas pour convertir une dépense payée au comptant; voyez les comptes en devise étrangère dans les livres américains.
• Canada : le folio de l'ARC indique qu'elle peut accepter une moyenne pour certains éléments de revenu, mais en général pas lorsque les taux de change fluctuent beaucoup.
• TPS/TVH : le Mémorandum 3-6 a ses propres règles, dont une moyenne mensuelle, pour un montant de TPS/TVH exprimé en devise étrangère.

Quelle preuve me faut-il pour un reçu étranger sans détail de taxe?

Un reçu n'a pas à indiquer une ligne de taxe pour appuyer une déduction d'impôt sur le revenu. Les sources demandent ce qui a été acheté, quand, où et pour quel montant.

• États-Unis : la Publication 463 considère un reçu comme normalement suffisant lorsqu'il indique le montant, la date, le lieu et la nature essentielle de la dépense. Les registres de voyage doivent aussi contenir les dates du voyage et son but d'affaires, et les montants estimés ne sont pas déductibles. La Publication 583 range les relevés de compte, les bordereaux de carte de crédit et les factures parmi les pièces justificatives.
• Canada : selon l'ARC, un reçu indique la date, les noms et adresses du vendeur et de l'acheteur, ainsi qu'une description complète. Le numéro d'entreprise du vendeur n'est requis que si le vendeur est un inscrit à la TPS/TVH (un seuil de prix s'applique); un vendeur non inscrit, comme beaucoup de vendeurs hors du Canada, n'en a pas à indiquer. Sans reçu, notez les détails dans le journal des dépenses.

Ajoutez à chaque écriture le montant étranger, la devise, le taux et la source du taux. Conservez ensemble le reçu, le relevé et la trace du taux : en général six ans au Canada et 3 ans aux États-Unis, et plus longtemps dans certains cas. Pour les règles complètes sur les reçus, voyez le guide sur les reçus de l'IRS et le guide sur les reçus de l'ARC.

Puis-je demander la TPS/TVH ou un crédit de taxe de vente sur un achat à l'étranger?

Seulement pour la TPS/TVH qui a été payée ou est devenue payable. Un vendeur hors du Canada n'en facture souvent pas, mais vérifiez la taxe payée à l'importation ou autocotisée sur un service ou un logiciel acheté à l'étranger. Une TVA ou une taxe de vente étrangère n'est pas de la TPS/TVH. Si un vendeur étranger a facturé la TPS/TVH selon le système d'inscription simplifié, un inscrit ne peut pas la demander en crédit.

• Canada : un crédit de taxe sur les intrants (CTI) découle de la TPS/TVH devenue payable ou payée, et exige des pièces justificatives avant la production de la déclaration. Selon l'ARC, aucun crédit ne peut être demandé lorsqu'aucune TPS/TVH n'est payable. La taxe perçue auprès d'un inscrit par un fournisseur non résident selon le système simplifié ne peut donner droit ni à des crédits ni à des remboursements (article 211.17); l'ARC dit de remettre à ce fournisseur la preuve de votre inscription, et la voie à suivre pour une taxe déjà facturée est un remboursement ou un crédit du fournisseur.
• États-Unis : la Publication 334 traite la taxe de vente que vous payez sur un achat d'entreprise comme une partie du coût du bien acheté, et non comme un crédit distinct. Elle vise la taxe de vente américaine et ne dit rien d'une TVA étrangère. Une TVA étrangère que le pays rembourse aux entreprises étrangères peut modifier le coût réel d'un voyage; soulevez la question avant la clôture des livres.

Savoir si une entreprise doit autocotiser la TPS/TVH sur un service ou un logiciel acheté hors du Canada (ARC), et si elle peut demander un crédit à ce titre, dépend de son inscription et de l'usage qu'elle fait de l'achat; voyez les factures de fournisseurs étrangers.

Comment rembourser un employé pour des reçus de voyage d'affaires en devise étrangère?

Convertissez chaque reçu au taux de son propre jour, versez le total dans votre monnaie de présentation et conservez les registres de l'employé. Ni l'IRS ni l'ARC ne fixent de taux pour une demande de remboursement; la règle de conversion ci-dessus s'applique à la dépense de l'entreprise.

1. L'employé énumère chaque reçu : date, lieu, but d'affaires, montant étranger et devise, avec le reçu joint.
2. L'employeur convertit chaque ligne à la date du reçu, selon la source de taux qu'il a choisie, et inscrit le taux et la source sur le rapport.
3. L'employeur verse le total, et l'employé rend toute avance non dépensée.
4. L'employeur conserve le rapport, les reçus et la trace des taux.

Décidez par écrit si le personnel est remboursé au taux documenté ou au montant débité sur sa carte, et appliquez la même règle à tous. Les critères ci-dessous reposent sur les dépenses réelles de l'employé : conservez donc le relevé de carte avec le rapport. Pour l'argent liquide acheté dans un bureau de change, conservez le bordereau de change.

Comment me rembourser, ou rembourser un propriétaire, pour les frais d'un voyage à l'étranger?

La conversion est la même; le chemin du remboursement vers le propriétaire dépend du type d'entité.

Un voyage qui mêle des jours d'affaires et des jours personnels se partage d'abord; voyez les voyages d'affaires avec des jours personnels.

Le per diem est-il différent pour un voyage à l'étranger?

La méthode est la même; le barème des taux ne l'est pas.

• États-Unis : la Publication 463 précise que le département d'État fixe les taux de per diem (allocation journalière) pour les régions étrangères. Pour votre propre déduction, l'allocation forfaitaire de repas couvre uniquement les repas et les frais accessoires; il n'existe pas de montant forfaitaire pour l'hébergement, de sorte que l'hébergement à l'étranger se déduit au coût réel, au taux du jour. La limite habituelle de 50 % sur les repas s'applique à l'allocation forfaitaire de repas.
• États-Unis, per diem de l'employeur : il satisfait à l'exigence de reddition de comptes adéquate seulement si, entre autres conditions, il est semblable par sa forme au taux fédéral sans le dépasser et que l'employé prouve les dates, le lieu et le but. Un propriétaire qui détient plus de 10 % des actions d'une société est lié à l'employeur et doit pouvoir prouver les dépenses à l'IRS.
• Canada : l'ARC demande si une allocation couvre ce que l'on peut raisonnablement s'attendre à ce que l'employé paie et si vous pouvez la justifier. Sa page sur les frais de déplacement ne donne aucun taux de per diem pour l'étranger : remboursez donc les reçus réels ou soyez prêt à justifier l'allocation. Les repas sont en général déductibles à 50 % (Loi).

Et si la dépense est sortie d'un solde en devise étrangère ou d'un compte dans la mauvaise monnaie?

Inscrivez la dépense au montant converti pour le jour où elle a été payée (ou constatée, si vous avez d'abord inscrit la facture), puis réglez la différence avec le compte qui a payé.

• Payé à partir d'un solde dans la même devise (une facture en euros payée à partir d'un solde en euros) : la dépense est la facture au taux du jour. Le gain ou la perte de change du solde lui-même est une écriture distincte, et l'IRS note que la règle américaine sur les gains et pertes de change (article 988) peut exiger de le constater. Voyez les comptes en devise étrangère dans les livres américains et le gain ou la perte de change sur un compte en dollars américains.
• Payé à partir d'un compte dans une autre devise (une facture en euros payée à partir d'un compte en dollars) : la banque a converti à son propre taux. Le montant débité est ce qui est sorti du compte. Inscrivez la dépense au montant de la facture converti à votre taux documenté; la différence va à un poste de frais bancaires et de change pour que le compte corresponde à son relevé.
• Payé à partir d'un compte personnel : voyez les dépenses d'entreprise payées personnellement.

Un client qui vous paie dans le compte de la mauvaise monnaie, c'est un revenu, non une dépense; voyez les soldes multidevises dans les livres.

Exemple

Les taux ci-dessous sont arrondis et donnés à titre d'illustration; ce ne sont pas de vraies cotations.

Une LLC de Chicago paie un hôtel à Berlin

La LLC paie une facture d'hôtel de 300 € le 12 mai avec sa carte d'entreprise. La source de taux indique 1,10 dollar américain par euro ce jour-là. Le relevé de carte affiche 335 $ US.

Une façon de l'inscrire : 330 $ US aux frais de déplacement et l'écart de 5 $ US à un poste de frais de carte et de change, pour que le compte de carte corresponde au relevé. Le relevé ne dit pas si l'écart vient du taux de l'émetteur ou de frais, et ni l'IRS ni l'ARC ne placent le relevé avant le taux. Le dossier contient la facture, le relevé et la trace du taux.

L'employé d'une société de Toronto revient de Londres

L'employé rapporte 1 200 £ de reçus. Chacun est converti au taux de la Banque du Canada pour sa propre date, et l'employé remet à la société des copies des reçus et le rapport de dépenses.

La société rembourse 2 210 $ CA et conserve le rapport, les reçus et les taux.

Un entrepreneur individuel de l'Ontario achète un logiciel d'un fournisseur américain

La facture est de 800 $ US, payée le jour de son inscription, et le fournisseur ne facture aucune TPS/TVH : il n'y a donc aucune taxe facturée par le fournisseur à demander. À 1,40, la dépense est de 1 120 $ CA, avant toute taxe autocotisée. Savoir si l'entrepreneur doit autocotiser la TPS/TVH, et peut demander un crédit connexe, dépend de son inscription et de l'usage; voyez les factures de fournisseurs étrangers.

Votre cas est différent?

• Vos dépenses à l'étranger passent par plusieurs cartes ou comptes, ou d'anciennes écritures ont été inscrites à des montants différents (certaines au montant débité à la carte, d'autres converties) : les livres ont besoin d'une seule méthode de taux avant la préparation de la déclaration ou d'un remboursement; voyez l'aide en tenue de livres.
• Une demande de remboursement ou de fin d'année compte des dizaines de reçus étrangers qui ne concordent pas avec les relevés : convertissez-les et rapprochez-les avant de payer la demande, avec l'aide en tenue de livres.
• Vous exercez des activités dans les deux pays et vos livres et vos déclarations ne concordent pas : voyez les livres d'une société canadienne et de sa société américaine, les livres d'une LLC américaine détenue par un Canadien et l'aide en tenue de livres.
• Vos livres ont plusieurs mois de retard : voyez le rattrapage des livres en retard au Canada ou aux États-Unis, avec l'aide en tenue de livres.
• L'entreprise tient ses livres surtout dans la devise d'un autre pays (succursale ou bureau à l'étranger, ou société canadienne qui a choisi de déclarer dans sa monnaie fonctionnelle) : l'IRS permet à certaines de ces unités de faire leurs calculs dans cette devise; voyez le bilan d'une entreprise à l'étranger. Une société canadienne peut choisir de déclarer en dollars américains, en euros, en livres sterling, en yens ou en dollars australiens, en produisant son choix dans les 60 jours suivant le premier jour de l'année où il commence (Loi, par. 261(3)); la conversion en dollars canadiens décrite dans cette page ne s'applique alors pas. Voyez les gains de change dans la déclaration d'une société.
• Un reçu est perdu ou n'a jamais été remis : voyez les reçus perdus ou les dépenses sans reçu au Canada.