Registres d'un immeuble locatif : que garder sans reçu

Quels registres d'un immeuble locatif un bailleur doit-il garder pour l'annexe E?

Gardez des registres suffisants pour établir chaque revenu de location et chaque déduction de la déclaration. La loi américaine les exige (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), mais elle n'impose généralement aucun type précis de registre, et c'est au contribuable de prouver chaque poste (tenue des registres selon l'IRS). Les instructions de l'annexe E préviennent que, sans les bons documents, vous pourriez devoir plus d'impôt et subir des pénalités.

Les instructions de l'annexe E et la Publication 527 disent de garder des registres, mais n'en donnent pas la liste. La page de l'IRS sur les registres des petites entreprises et la Publication 583 s'en approchent le plus. Appliquées à un immeuble locatif, elles donnent la liste de travail suivante :

Un dossier n'est pas simple quand des registres manquent pour plusieurs années, qu'une lettre de l'IRS vous demande de justifier l'annexe E, qu'une vente approche et que les registres du coût de base sont perdus, que plusieurs propriétaires ou une entité détiennent l'immeuble, ou que le propriétaire vit à l'étranger. Les sections suivantes couvrent le cas courant et disent où il s'arrête.

À réunir d'abord : les baux, les relevés de chaque compte bancaire et de carte qui a touché l'immeuble locatif, l'état de clôture de l'achat, les formulaires 1098 et 1099, les comptes de taxes foncières, les relevés du propriétaire de tout gestionnaire d'immeuble, et la liste de chaque travailleur payé avec son nom et son adresse.

Quels registres de revenus comptent : baux, grand livre des loyers, dépôts et rapports des plateformes?

Gardez des registres qui montrent chaque somme reçue pour l'usage de l'immeuble, qui l'a payée et quand. Le revenu de location est tout paiement pour l'usage ou l'occupation de l'immeuble, pas seulement le loyer mensuel (Publication 527).

• Bail et avenants. Ils montrent le loyer, les conditions du dépôt et qui paie quelles factures.
• Grand livre des loyers. Une ligne par paiement : date, locataire, immeuble, montant, mode de paiement. Reliez chaque ligne à un relevé bancaire, d'application de paiement ou de virement. Pour un loyer payé comptant, remettez un reçu et gardez le carnet de reçus. La Publication 583 range les carnets de reçus et les bordereaux de dépôt bancaire parmi les registres des recettes brutes.
• Dépôts et loyer payé d'avance. Un dépôt est-il un revenu au moment où vous le recevez? Cela dépend de la possibilité que vous ayez à le rendre. Le loyer payé d'avance, y compris un dépôt qui servira de loyer du dernier mois, est un revenu dès que vous le recevez (Topic 414). Gardez la clause du bail et le registre du dépôt. Le traitement est expliqué dans les dépôts de garantie dans les livres de location.
• Rapports des plateformes. Les rapports de versements et les formulaires 1099-K montrent ce que la plateforme a traité, ce qui peut différer du loyer que vous avez gagné. Gardez les deux et rapprochez-les; voir les loyers et le formulaire d'une plateforme de paiement.

Faut-il un reçu ou une facture pour déduire une réparation ou une dépense d'un immeuble locatif?

La loi américaine n'exige généralement aucun document précis, mais vos registres doivent, ensemble, montrer cinq éléments : le bénéficiaire, le montant, la preuve de paiement, la date à laquelle le coût a été engagé et la description de ce qui a été acheté ou fait. L'IRS précise qu'une combinaison de documents peut être nécessaire pour les couvrir (IRS). Ajoutez l'immeuble visé.

Les frais de voyage et d'automobile font exception : la loi ne les permet que si vous justifiez le montant, le moment et le lieu, et le but commercial, par des registres adéquats ou des preuves suffisantes qui appuient votre propre déclaration (26 U.S.C. 274(d); Publication 527). Le reste de ce guide traite des réparations, des fournitures et des frais ordinaires.

La Publication 583 range les chèques payés, les rubans de caisse enregistreuse, les relevés de compte, les bordereaux de vente par carte, les factures et les bordereaux de petite caisse parmi les documents de dépenses. Les règles générales sur les reçus, y compris les petits achats, se trouvent dans les exigences de l'IRS sur les reçus. Une photo ou un numérisé peut remplacer le papier si le stockage respecte les critères de l'IRS : voir les reçus numérisés au lieu du papier.

Une liste d'opérations par carte de crédit suffit-elle, ou faut-il chaque reçu?

À lui seul, un relevé prouve le paiement, pas la déduction. La Publication 583 dit de garder d'autres documents, comme les bordereaux de vente et les factures, pour montrer que vous avez engagé le coût.

À défaut d'un chèque payé, un relevé lisible préparé par une institution financière peut prouver le paiement s'il montre le montant, le bénéficiaire et la date (et le numéro du chèque, dans le cas d'un chèque).

Une ligne de relevé comme le débit d'une quincaillerie montre que vous avez payé le magasin. Elle ne montre pas ce que vous avez acheté, quel immeuble en a profité, ni si les travaux étaient une réparation ou une amélioration. Ajoutez le détail des achats fourni par le magasin et une courte note pour chaque immeuble. Une liste que vous avez saisie à partir d'un relevé n'est pas le relevé lui-même : gardez l'original.

Qu'est-ce qui prouve une réparation payée comptant quand l'homme à tout faire n'a donné aucune facture?

Sans facture, réunissez des registres qui montrent ensemble le bénéficiaire, le montant, le paiement, la date et l'objet. Une déclaration signée et détaillée du travailleur peut couvrir plusieurs de ces éléments. Comblez les manques avec d'autres pièces.

Quand des registres sont perdus dans une catastrophe, l'IRS nomme comme preuves les déclarations d'entrepreneurs qui confirment les travaux et le coût, les photographies, et les relevés bancaires et de carte (IRS). Voyez-y une indication de ce qui compte comme preuve, pas une règle pour une lacune de tous les jours.

Demandez dès maintenant une déclaration au travailleur : nom, adresse de l'immeuble, travaux faits, montant, date du paiement et date de rédaction de la déclaration. Datez chaque note le jour où vous l'écrivez, et ne fabriquez jamais un document qui laisse croire qu'il a été créé au moment du paiement. Voir payer des sous-traitants comptant.

Ce que les sources ne tranchent pas. Les pages de l'IRS sur la tenue des registres et les Publications 527 et 583 ne disent pas si un coût peut être estimé lorsqu'aucun registre n'existe. Cela dépend des faits, et un coût sans pièce justificative peut être refusé lors d'une vérification. Les frais de voyage et d'automobile font exception : ils exigent les registres décrits plus haut. Rien ici ne garantit une déduction. À l'avenir, une facture et un chèque ou un virement laissent au dossier la date, les travaux, le montant et le paiement.

Quels registres d'achat et d'amélioration garder pour l'amortissement et une vente future?

Gardez l'état de clôture, chaque facture d'amélioration et l'amortissement de chaque année jusqu'à la fin du délai de prescription de l'année où vous disposez de l'immeuble (IRS). Ils fixent l'amortissement que vous prenez maintenant et le gain ou la perte à la vente (Publication 583). Votre coût de base, en gros ce que vous avez payé plus les améliorations moins l'amortissement, détermine les deux.

Pour l'état de clôture, voir son inscription dans les livres. Pour distinguer réparation et amélioration, voir le guide sur les réparations. Pour des années d'amortissement non demandé, voir l'amortissement oublié.

Combien de temps garder les registres d'un immeuble locatif, et le délai change-t-il à la vente?

Gardez les registres qui appuient un poste de la déclaration jusqu'à la fin du délai de prescription de cette déclaration (le temps dont vous disposez pour modifier la déclaration et obtenir un remboursement, ou dont l'IRS dispose pour établir un impôt supplémentaire), généralement 3 ans après la production. Gardez les registres de l'immeuble jusqu'à la fin du délai de l'année où vous en disposez lors d'une disposition imposable (IRS; Topic 305).

Le délai change à la vente : les registres d'achat et d'amélioration de l'immeuble peuvent survivre à la location de bien des années. Des délais plus longs s'appliquent : 6 ans si vous omettez un revenu de plus de 25 % du revenu brut indiqué dans la déclaration (un coût de base surévalué compte comme une omission, 26 U.S.C. 6501(e)); 3 ans après la production ou 2 ans après le paiement, selon la dernière de ces dates, pour une demande de remboursement; et aucune limite si aucune déclaration n'a été produite ou si la déclaration était frauduleuse. Si une perte de location est reportée, gardez les registres de revenus et de dépenses et les feuilles de calcul de la perte jusqu'à la clôture du délai de la déclaration qui l'utilise (26 U.S.C. 469(b); 26 CFR 1.6001-1(e)). Les règles générales se trouvent dans combien de temps garder les registres d'entreprise. Gardez aussi des copies des déclarations produites. Les prêteurs et les assureurs peuvent exiger plus longtemps, et l'IRS conseille de vérifier avant de jeter.

Que demander aux hommes à tout faire et aux préposés au ménage, et quand produire un formulaire 1099?

Demandez à chaque travailleur un formulaire W-9 et une facture avant le premier paiement. Une facture indiquant la date, l'adresse de l'immeuble, les travaux et le montant aide à appuyer la déduction; gardez aussi la preuve de paiement. L'IRS suggère de demander à un bénéficiaire américain de remplir le formulaire W-9 (instructions générales).

Vous produisez un formulaire 1099-NEC pour une personne à qui vous avez versé au moins 2 000 $ pour des services pendant l'année dans le cadre de votre entreprise ou de votre commerce, et pour tout bénéficiaire sur qui vous avez retenu de l'impôt fédéral sur le revenu selon les règles de la retenue de réserve, quel que soit le montant (instructions). Pour les paiements faits jusqu'en 2025, le seuil était de 600 $. Produisez-le auprès de l'IRS et remettez-en une copie au travailleur au plus tard le 31 janvier suivant l'année du paiement (le jour ouvrable suivant si cette date tombe une fin de semaine ou un jour férié). Si un travailleur ne donne aucun numéro d'identification fiscale, une retenue de réserve de 24 % peut s'appliquer aux paiements à déclarer, et un payeur qui ne la perçoit pas peut devenir responsable du montant non perçu (instructions du formulaire W-9). La ligne A de l'annexe E demande si vous avez fait des paiements qui exigeaient un formulaire 1099.

Savoir si un immeuble locatif donné est une entreprise ou un commerce, et quels bénéficiaires comptent, dépend des faits. Vous ne déclarez pas les paiements personnels ni, généralement, les paiements à des sociétés par actions. Les paiements par carte et ceux faits par un réseau de paiement de tiers sont déclarés par le processeur sur le formulaire 1099-K, pas par vous. Une application qui ne fait que déplacer de l'argent entre comptes bancaires n'est pas un tel réseau. Notez donc comment chaque paiement a été fait et comptez les virements bancaires dans le total du travailleur (26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv); 26 CFR 1.6050W-1, exemple 3). Le guide du formulaire 1099 pour les bailleurs précise qui compte.

En quoi les règles refuges pour réparations dépendent-elles des factures?

Chaque règle refuge s'appuie sur un registre différent. Une règle refuge décide si un coût est déduit ou inscrit à l'actif; elle ne supprime pas le besoin de prouver le montant et le paiement.

Les critères et les limites se trouvent dans réparation ou amélioration, à partir de la page de l'IRS sur les biens corporels et de 26 CFR 1.263(a)-3. Le règlement fixe la limite de minimis par facture, ou par article selon ce que la facture établit (26 CFR 1.263(a)-1(f)). Un travail payé comptant sans facture entre donc difficilement dans la limite. Les frais de livraison ou d'installation sur la même facture comptent dans la limite. Aucune source de l'IRS ne dit ce qui remplace une facture manquante.

Que faire pour des registres d'immeuble locatif déjà manquants des années précédentes?

Demandez des copies à ceux qui en détiennent et reconstituez un journal daté à partir de ce qu'ils vous envoient. La liste de reconstitution de l'IRS, écrite pour les catastrophes, montre où l'IRS dirige les contribuables (IRS). Un gestionnaire d'immeuble est une autre source :

1. Registres fiscaux. Les relevés de déclaration (gratuits en ligne), les relevés de compte et les relevés de salaires et de revenus sont offerts par l'IRS (relevés). Une photocopie d'une déclaration passée se demande sur le formulaire 4506, qui coûte 30 $ par déclaration; l'IRS renonce aux frais pour les demandes liées à une catastrophe.
2. Documents d'achat. La société de titres, la société de séquestre ou le prêteur qui a traité l'achat. L'évaluateur du comté pour les valeurs d'évaluation qui séparent le terrain du bâtiment.
3. Relevés bancaires et de carte. La banque ou la société de carte, qui fournit souvent les relevés passés en ligne.
4. Documents de prêt. Le prêteur, pour le formulaire 1098 et les documents d'un prêt d'amélioration.
5. Entrepreneurs. Des déclarations qui confirment les travaux et le coût.
6. Gestionnaire d'immeuble. Les relevés du propriétaire des années passées, les formulaires 1099 et les factures des travaux qu'il a organisés.

Inscrivez sur tout ce que vous créez maintenant la date à laquelle vous l'avez fait, et gardez sans les modifier les pièces que vous obtenez. Pour des années de lacunes, voir rattraper les livres d'un immeuble locatif et les reçus perdus.

Que faire si une lettre de l'IRS me demande de justifier l'annexe E?

Lisez la lettre pour repérer les années, les postes et la date de réponse, et répondez au plus tard à cette date; l'IRS dit qu'une réponse dans le délai garantit vos droits d'appel (IRS). Suivez les instructions de la lettre et joignez des copies des documents demandés. Si un registre manque, envoyez ce que vous pouvez reconstituer grâce aux sections ci-dessus, daté du jour où vous l'avez fait, et dites clairement ce que vous n'avez pas retrouvé. Ne créez jamais un document qui paraît plus ancien qu'il ne l'est. Ce qu'il faut envoyer, et quoi dire à propos des lacunes, dépend de la lettre et des années qu'elle vise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une réparation payée comptant sans facture

Un bailleur paie 1 800 $ comptant à un homme à tout faire pour réparer un tuyau qui fuit dans un immeuble locatif. Celui-ci ne remet aucune facture. Le bailleur rassemble le retrait au guichet automatique de cette semaine-là, le fil de textos où l'homme à tout faire indique son prix et fixe le jour, des photos datées d'avant et d'après, le reçu du magasin pour les raccords, et une note signée de l'homme à tout faire avec son nom, l'adresse de l'immeuble, les travaux, le montant et la date du paiement, datée du jour où il la signe. Ensemble, ces pièces établissent le bénéficiaire, le montant, le paiement, la date et l'objet. Qu'un vérificateur les accepte ou non relève de son jugement, et rien ici ne garantit la déduction.

Un relevé de carte ne suffit pas

Le relevé de carte d'un bailleur montre 6 200 $ dans une quincaillerie pendant l'année, répartis sur deux immeubles locatifs. Le relevé prouve le paiement au magasin. Le bailleur demande au magasin l'historique détaillé de ses achats, classe chaque achat par immeuble, et indique quels articles sont des réparations et lesquels sont des améliorations.

Une vente après douze ans, avec l'état de clôture perdu

Un bailleur achète un immeuble locatif l'année 1, déduit l'amortissement chaque année et remplace le toit pour 14 000 $ l'année 6. L'année 12, l'immeuble est vendu et l'état de clôture de l'achat est perdu. Les registres de l'immeuble demeurent pertinents jusqu'à la fin des délais de la déclaration de l'année 12, généralement trois ans après sa production, ou six ans si le gain est sous-déclaré de plus du quart du revenu brut indiqué, ce qu'un coût de base surévalué peut causer. Le bailleur demande des copies à la société de titres, rassemble la facture du toit et l'amortissement de chaque déclaration produite, et dresse la liste de chaque amélioration avec sa date et son coût.

Votre situation est différente?

• Des registres manquent pour plusieurs années, ou les livres sont en retard : les lacunes que l'on peut combler, et dans quel ordre, dépendent des années et des comptes en cause. Voir rattraper les livres d'un immeuble locatif; la reconstitution des livres relève du travail de tenue de livres.
• Une lettre de l'IRS vous demande de justifier l'annexe E : la lettre fixe les années et la date de réponse, et les lacunes que l'on peut combler ainsi que la preuve de remplacement à envoyer dépendent des deux. Reconstituer les registres relève de l'aide en tenue de livres; voir aussi les pénalités pour des registres déficients.
• Une vente approche et les registres du coût de base manquent : voir la vente d'un immeuble locatif et la récupération de l'amortissement; reconstituer le dossier du coût de base avant la vente est un travail de tenue de livres.
• Vous n'avez jamais pris d'amortissement : voir l'amortissement oublié d'un immeuble locatif.
• L'immeuble locatif est détenu avec d'autres personnes ou dans une LLC : les registres peuvent relever de la déclaration d'une société de personnes plutôt que de l'annexe E; voir les immeubles locatifs en copropriété et les livres d'une LLC par immeuble locatif.
• Vous offrez des services aux occupants ou vous louez à court terme : des services importants font passer l'activité à l'annexe C (instructions de l'annexe E); les registres des pertes de location à court terme se trouvent dans les registres de pertes d'une location à court terme.
• Vous ou un copropriétaire vivez hors des États-Unis, ou une personne étrangère détient l'immeuble locatif : voir les bailleurs non-résidents et l'aide en fiscalité transfrontalière.