Créer une LLC en Virginie : étapes, frais annuels et impôts

Comment créer une LLC en Virginie en ligne?

Déposez les statuts d'organisation auprès de la State Corporation Commission (SCC) de la Virginie dans son Clerk's Information System en ligne et payez 100 $ (Code de la Virginie 13.1-1005). Créez d'abord un compte; l'outil en ligne prépare ensuite les statuts à partir de vos réponses. Si vous ne téléversez rien, un courriel de reçu et un courriel d'acceptation suivent le paiement. Téléverser vos propres statuts ajoute environ cinq jours ouvrables d'examen, et la SCC vous demande de ne pas téléverser de convention d'exploitation (questions fréquentes de la SCC sur les LLC).

Aucune voie n'est gratuite. La SCC indique un seul montant que vous déposiez en ligne ou sur papier. Vous évitez d'autres coûts si vous pouvez être votre propre agent et obtenir l'EIN directement de l'IRS. Les professionnels réglementés, comme les avocats, les comptables et les fournisseurs de soins médicaux, peuvent avoir besoin d'une LLC professionnelle.

Une LLC à propriétaire unique qui garde son statut fiscal par défaut est le cas simple. Il cesse de l'être lorsque la LLC compte au moins deux membres, y compris un couple marié (déclaration de société de personnes, formulaire 502 de la Virginie et annexe VK-1 pour chaque membre), lorsque vous envisagez une société de type S ou l'impôt de la Virginie sur les entités intermédiaires, lorsque votre localité impose vos recettes brutes, ou lorsqu'un propriétaire vit hors de la Virginie ou des États-Unis.

À rassembler : la ville, le comté ou la municipalité où vous travaillerez, le nom et la part de chaque membre, un agent admissible, votre mois de constitution, et des estimations approximatives des bénéfices et des recettes brutes. Les étapes communes à tous les États sont dans comment constituer une LLC. Pour l'EIN, voir l'EIN d'une LLC à membre unique; la question de savoir si la LLC produit une déclaration des bénéficiaires effectifs est traitée dans qui doit encore produire la déclaration BOI.

Qui peut être l'agent enregistré d'une LLC en Virginie?

La Virginie permet deux sortes d'agent enregistré à la constitution d'une LLC. La première est un résident de la Virginie qui est membre ou gestionnaire de la LLC (ou qui occupe un rôle admissible dans une entité qui l'est) ou qui est membre du barreau de la Virginie. La seconde est une société par actions, une LLC ou une société à responsabilité limitée enregistrée (registered limited liability partnership) autorisée à exercer des activités en Virginie, comme un cabinet d'avocats ou une société de services d'agent enregistré; la LLC ne peut pas être son propre agent (Code de la Virginie 13.1-1011; 13.1-1015; questions fréquentes de la SCC sur l'agent enregistré).

À la constitution, un ami ou un parent qui n'est ni membre, ni gestionnaire, ni avocat de la Virginie ne peut pas être nommé, même s'il vit en Virginie. Après la constitution, la LLC peut aussi nommer un employé résident de la Virginie qu'elle désigne par écrit (Code de la Virginie 13.1-1015).

• Adresse : le bureau d'affaires de l'agent doit être le bureau enregistré. Une case postale n'est acceptée que dans une ville ou une municipalité de moins de 2 000 habitants où le lieu n'a pas d'adresse municipale (questions fréquentes de la SCC sur l'agent enregistré).
• Heures : l'agent doit être disponible au bureau enregistré pendant les heures normales d'affaires (questions fréquentes de la SCC sur l'agent enregistré), ce qui compte si vous agissez depuis la maison mais travaillez ailleurs.
• Registre public : l'adresse du bureau enregistré est publique. Si vous agissez comme votre propre agent depuis la maison, votre adresse personnelle figure au registre.
• Avis : la SCC poste l'avis de cotisation des frais annuels à l'agent, au bureau enregistré; un agent ou une adresse périmé signifie donc des avis manqués.
• Changements : changer d'agent ou de bureau enregistré n'entraîne aucuns frais de la SCC. Si un agent démissionne et que la LLC n'en nomme pas de nouveau dans les 31 jours, la SCC entame le processus d'annulation automatique (Code de la Virginie 13.1-1050.2).

Les règles sur l'agent dans les autres États et la façon d'en changer sont dans agents enregistrés.

Quand les frais d'enregistrement annuels d'une LLC de la Virginie sont-ils dus, et quel est leur montant?

Toute LLC de la Virginie paie 50 $ par année à la SCC, au plus tard le dernier jour du douzième mois suivant le mois de sa constitution, puis à cette date chaque année (Code de la Virginie 13.1-1062). En pratique, c'est le dernier jour de votre mois de constitution, à compter de l'année suivant la constitution.

• La SCC établit la cotisation au début du deuxième mois précédant votre mois d'échéance et poste l'avis à l'agent enregistré. Vous ne pouvez pas payer avant la cotisation (Code de la Virginie 13.1-1062; questions fréquentes de la SCC sur les frais d'enregistrement annuels).
• Payez en ligne dans le Clerk's Information System par carte de crédit, ou par la poste par chèque ou mandat.
• Les frais s'appliquent à toute LLC de la Virginie, même celle qui n'a pas commencé ses activités.
• Une LLC de la Virginie ne dépose aucun rapport annuel. Le rapport annuel de la SCC vise les sociétés par actions.

Les frais et rapports annuels de chaque État sont comparés dans frais et rapports annuels des LLC par État.

Que se passe-t-il si une LLC de la Virginie ne paie pas les frais annuels?

Un paiement tardif ajoute une pénalité de 25 $. Si les frais restent impayés, la LLC est annulée automatiquement le dernier jour du troisième mois suivant la date d'échéance, qu'un avis vous soit parvenu ou non (Code de la Virginie 13.1-1064; 13.1-1050.2).

Les gestionnaires ou les membres d'une LLC annulée ne détiennent ses biens que pour la liquider. Le rétablissement traite la LLC comme si elle n'avait jamais été annulée. Les étapes sont dans rétablir votre société.

Quelle déclaration d'impôt de la Virginie la LLC produit-elle?

Une LLC à membre unique au statut fiscal par défaut ne produit aucune déclaration de la Virginie en son nom : ses bénéfices vont dans les déclarations du propriétaire. Une LLC imposée comme société de personnes ou comme société de type S produit le formulaire 502 de la Virginie, ou le formulaire 502PTET si elle choisit l'impôt sur les entités intermédiaires; celle qui choisit le statut de société de type C produit le formulaire 500 (Virginia Tax : entités intermédiaires).

Le traitement fédéral suit les règles de l'IRS sur la classification des LLC, les LLC à membre unique et les LLC produisant une déclaration comme société de personnes ou société par actions. Pour sortir du régime par défaut, la LLC produit le formulaire 2553 pour le statut de société de type S, au plus tard 2 mois et 15 jours après le début de l'année d'imposition où il doit commencer, signé par un dirigeant avec le consentement de chaque membre (instructions du formulaire 2553), ou le formulaire 8832 pour le statut de société de type C. La déclaration de société de type C est décrite sur la page de Virginia Tax sur les sociétés.

Le formulaire 502 est dû au plus tard le 15e jour du 4e mois suivant la fin de l'année d'imposition (le 15 avril pour une année civile), avec une prolongation automatique de 6 mois pour produire. La prolongation ne vaut pas pour la retenue : une LLC dont des membres vivent hors de la Virginie doit généralement payer l'impôt de la Virginie pour eux à la date d'échéance initiale (instructions du formulaire 502). Produire après la fin de la prolongation entraîne une pénalité de 1 200 $ même si aucun impôt n'est dû, et la loi peut la porter à 6 % du revenu imposable en Virginie des propriétaires tiré de la LLC, moins l'impôt que les propriétaires ont payé sur ce revenu (Code de la Virginie 58.1-394.1). La responsabilité limitée ne couvre pas les impôts de la Virginie que la LLC doit payer ou retenir : un membre, un gestionnaire ou un employé qui avait cette obligation, connaissait le défaut, pouvait l'empêcher et a volontairement omis de payer peut se voir imputer le montant personnellement (Code de la Virginie 58.1-1813). Le fonctionnement d'une déclaration de société de personnes est expliqué dans comment les sociétés de personnes sont imposées.

Une LLC de la Virginie peut-elle choisir l'impôt sur les entités intermédiaires (PTET)?

Oui, si elle est imposée comme société de personnes ou comme société de type S. Elle peut choisir chaque année, au plus tard à la date d'échéance de la déclaration, prolongations comprises, de payer au niveau de l'entité un impôt de la Virginie de 5,75 % sur la part de revenu de ses propriétaires admissibles; ces propriétaires demandent ensuite un crédit remboursable (Code de la Virginie 58.1-390.3). Une LLC à membre unique au statut par défaut n'est pas une entité intermédiaire pour la Virginie et ne peut donc pas faire ce choix (Virginia Tax). L'intérêt du choix dépend de la déclaration fédérale de chaque propriétaire; le formulaire 502PTET, les paiements estimatifs et les dates limites sont dans impôt sur les entités intermédiaires par État.

Ma ville ou mon comté de la Virginie impose-t-il une taxe de permis d'affaires (BPOL)?

C'est possible. Les comtés, villes et municipalités de la Virginie peuvent imposer une taxe de permis professionnel, d'affaires et d'occupation (business, professional and occupational license, BPOL) sur les recettes brutes, et non sur les bénéfices, ainsi que des frais de permis (Code de la Virginie 58.1-3703). La taxe BPOL est locale : la constitution de la LLC auprès de la SCC ne la couvre pas.

• Où : vous avez besoin d'un permis là où vous avez un établissement stable (definite place of business), c'est-à-dire un lieu où des activités régulières s'exercent depuis 30 jours consécutifs ou plus. Votre domicile compte si vous n'avez pas de local d'affaires ailleurs (Code de la Virginie 58.1-3700.1).
• Quand : une nouvelle entreprise fait la demande avant de commencer ses activités. Les renouvellements sont dus le 1er mars, ou à une date locale ultérieure au plus tard le 1er mai (Code de la Virginie 58.1-3703.1).
• Combien : une localité de plus de 50 000 habitants ne peut pas imposer la taxe à une entreprise dont les recettes brutes sont inférieures à 100 000 $; une localité de 25 000 à 50 000 habitants, à une entreprise sous 50 000 $. Sous ces montants, seuls les frais de permis peuvent s'appliquer, d'au plus 50 $ dans une localité de 25 000 habitants ou plus et de 30 $ dans une plus petite; une localité de plus de 50 000 habitants peut aussi dispenser du permis une entreprise dont les recettes sont de 200 000 $ ou moins. La loi de l'État ne fixe aucun seuil de recettes pour les localités de moins de 25 000 habitants (Code de la Virginie 58.1-3703; 58.1-3703.1; 58.1-3706).

Au-dessus du seuil, la loi de l'État plafonne le taux pour la plupart des catégories d'entreprises; les grossistes, les vendeurs directs, les photographes, les marchands itinérants et quelques autres suivent des règles distinctes :

Une localité dont le taux était plus élevé le 1er janvier 1978 peut conserver cet ancien taux. Demandez à votre commissaire du revenu local ou au bureau des finances de votre localité son taux, ses frais et sa demande. Les règles applicables aux entrepreneurs qui travaillent dans d'autres localités de la Virginie figurent dans la partie sur la taxe BPOL de la Virginie de taxes sur les recettes brutes pour les vendeurs d'autres États.

Ai-je besoin d'une convention d'exploitation pour une LLC de la Virginie?

La Virginie n'exige pas qu'elle soit écrite, et vous ne la déposez pas auprès de la SCC. Une convention d'exploitation doit d'abord être acceptée par tous les membres et n'a pas à être écrite, sauf si les statuts ou une entente écrite l'exigent (Code de la Virginie 13.1-1023). Pour une LLC à membre unique, tout écrit signé par le membre sur les affaires de la LLC en fait partie.

La SCC ne tient aucun registre des membres (questions fréquentes de la SCC sur les LLC); la convention est donc souvent la preuve la plus claire de qui possède quoi. Avec au moins deux membres, consignez par écrit le partage des bénéfices, des pertes, du capital et des distributions fiscales; clauses fiscales de la convention d'exploitation indique quoi inclure.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une pigiste de Richmond constitue sa LLC en juin

• Première année, juin : elle dépose en ligne et paie 100 $. Elle est le seul membre et vit en Virginie; elle agit donc comme son propre agent, et son adresse personnelle devient publique.
• Deuxième année : la SCC lui poste la cotisation de 50 $, comme agent, vers le début d'avril. Elle paie au plus tard le 30 juin. Si elle l'avait manquée, une pénalité de 25 $ s'appliquerait à compter de juillet, et la LLC serait annulée si les frais restaient impayés le 30 septembre.
• Chaque année d'imposition : ses bénéfices de 55 000 $ vont à son annexe C fédérale et à son formulaire 760 de la Virginie. La LLC ne produit pas de formulaire 502. Elle demande au commissaire du revenu de la ville si ses recettes exigent un permis d'affaires.

Deux membres dans le comté de Fairfax

La LLC réalise 90 000 $ de bénéfices, partagés 50/50, sur 300 000 $ de recettes brutes. Elle produit le formulaire fédéral 1065 au plus tard le 15 mars et le formulaire 502 de la Virginie au plus tard le 15 avril, ou le 15 octobre grâce à la prolongation automatique de la Virginie, et remet à chaque membre une annexe K-1 et une annexe VK-1 indiquant une part de 45 000 $. Les deux membres vivent en Virginie; la LLC ne doit donc aucune retenue de la Virginie sur leurs parts. Supposons que son travail relève de la catégorie des services aux entreprises. Si le comté impose cette catégorie, la taxe BPOL est calculée sur les 300 000 $ de recettes et non sur les 90 000 $ de bénéfices; au plafond de l'État de 0,36 $ par tranche de 100 $ pour les services aux entreprises, elle serait de 1 080 $, et le taux propre du comté peut différer.

Une propriétaire d'Arlington demande à une amie d'être son agent

Son amie vit en Virginie, mais n'est ni membre, ni gestionnaire, ni membre du barreau de la Virginie; elle ne peut donc pas être nommée agent à la constitution de la LLC. La propriétaire peut agir elle-même, puisqu'elle est membre et résidente de la Virginie, ou nommer une société par actions ou une LLC autorisée en Virginie qui agit comme agent. Si elle change plus tard, la SCC ne perçoit aucuns frais pour le changement.

Votre situation est différente?

• Votre LLC compte au moins deux membres, y compris vous et votre conjoint : le formulaire 502, les annexes VK-1 et la retenue pour les membres hors de la Virginie s'ensuivent; voir comment les sociétés de personnes sont imposées et LLC de conjoints et de famille, puis obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise pour la mise en place et de l'aide pour les déclarations de revenus des entreprises pour les déclarations annuelles.
• Vous envisagez une société de type S ou l'impôt PTET : voir faut-il choisir le statut de société de type S, société de type S dès le premier jour et impôt sur les entités intermédiaires par État, puis planifiez-le avec l'aide à la constitution d'entreprise.
• Votre localité impose vos recettes brutes, ou vous travaillez comme entrepreneur dans d'autres localités de la Virginie : voir la partie sur la taxe BPOL de la Virginie de taxes sur les recettes brutes pour les vendeurs d'autres États et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Les frais annuels ont été manqués et la LLC a été annulée : voir rétablir votre société; si des déclarations ont aussi été manquées, obtenez de l'aide pour les déclarations de revenus des entreprises.
• Vous avez constitué la LLC sans jamais l'utiliser : voir garder ou fermer une LLC inutilisée.
• Vous voulez une tenue de livres établie dès la première opération : voir mettre en place la tenue de livres d'une nouvelle LLC et tenue de livres.
• Vous ou un copropriétaire vivez hors de la Virginie ou hors des États-Unis : seul un résident de la Virginie peut être agent à titre individuel, et une LLC à membre unique détenue par une personne non américaine produit le formulaire 5472 avec un formulaire 1120 pro forma; voir déclaration d'une LLC à membre unique détenue par un étranger et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière. Si vous choisissez encore un État, ou si la LLC est constituée ailleurs : voir dans quel État constituer et s'inscrire dans un autre État.