טופס ⁦1099-NEC⁩ לבעלי נכסים: מנקים, אנשי תחזוקה ומארחים שותפים

האם אני חייב לשלוח טופס 1099 למנקה או לאיש התחזוקה של הנכס שלי להשכרה?

בעל נכס להשכרה או מארח בהשכרה לטווח קצר מגיש בדרך כלל טופס ⁦1099-NEC⁩ על כל מנקה, איש תחזוקה או מארח שותף ששולם לו ⁦$2,000⁩ או יותר בשנה קלנדרית עבור שירותים, כשהתשלומים נעשים במסגרת עסק להשכרה (הוראות IRS; ⁦26 U.S.C. 6041⁩). בדרך כלל חייבים להתקיים כל ארבעת התנאים:

1. שילמתם למי שאינו עובד שלכם.
2. התשלום היה עבור שירותים במסגרת העסק שלכם.
3. מקבל התשלום הוא אדם פרטי, שותפות או עיזבון, ובמקרים מסוימים גם תאגיד, כמו משרד עורכי דין ששולם לו עבור שירותים משפטיים.
4. שילמתם למקבל התשלום את הסף או יותר במהלך השנה, אלא אם ניכיתם ניכוי גיבוי במקור, שמחייב טופס בכל סכום.

אם המנקה הוא בפועל עובד שלכם, טופס ⁦1099-NEC⁩ אינו חל; שכר מדווחים בטופס ⁦W-2⁩.

מקרה של השכרה מפסיק להיות פשוט כשלא ברור אם ההשכרה היא עסק, כשכמה נכסים או LLC חולקים את אותם עובדים, כשמארח שותף או מנהל נכסים גובה את כספי ההזמנות, כשלעובד אין טופס ⁦W-9⁩ או מספר ביטוח לאומי אמריקאי, כשבשנים קודמות לא הוגשו טפסים, או כשעובד נראה כמו עובד שכיר. כל אחד מהמקרים האלה מוסבר בהמשך.

אספו קודם: שם, כתובת וטופס ⁦W-9⁩ חתום של כל מקבל תשלום; חשבוניות; התאריך, האמצעי והסכום של כל תשלום; והסכום הכולל של השנה לכל מקבל תשלום. מנקה שעובד בכל הנכסים שבבעלותכם האישית נחשב מקבל תשלום אחד, ולכן מחברים את התשלומים בין הנכסים. LLC עם בעלים יחיד שאינה מוכרת לצורכי מס מדווחת בשם הבעלים ובמספר שלו, ואילו LLC שמסווגת כשותפות או כתאגיד לצורכי מס מקבלת מספר משלה (הוראות כלליות). האם תשלומים מצטברים בין נכסים שנמצאים ב-⁠LLC נפרדות תלוי באופן שבו כל אחת מהן ממוסה, ולכן הכריעו בכך לפני ההגשה; ראו הנהלת חשבונות ל-⁠LLC לכל נכס להשכרה.

האם בעלות על נכס להשכרה נחשבת עסק לצורכי טופס 1099?

זה תלוי בעובדות, וההוראות של IRS ופרסום 527 אינם מכריעים בכך לגבי נכס אחד או שניים. טופס ⁦1099-NEC⁩ חל רק על תשלומים שנעשים במסגרת עסק. תשלומים אישיים אינם חייבים בדיווח, ואדם נחשב כמי שמנהל עסק אם הוא “פועל למטרות רווח” (הוראות IRS; ⁦26 CFR 1.6041-1(b)⁩). מה שהמקורות מוסיפים:

• אי-הוודאות מוכרת. IRS מגדיר את המצב כלא ברור עבור חלק מבעלי הנכסים להשכרה בהקשר אחר, ניכוי ההכנסה העסקית המזכה (QBI). ההקלה המוגדרת (safe harbor) חלה אך ורק על אותו ניכוי, ולכן היא אינה מכריעה בשאלת טופס 1099 (Rev. Proc. 2019-38).
• שירותים משמעותיים. כשנותנים שירותים משמעותיים בעיקר לנוחות הדיירים, כמו ניקיון קבוע, החלפת מצעים או שירות עוזרת בית, בעלים שהם אנשים פרטיים מדווחים בדרך כלל ב-⁠Schedule C ולא ב-⁠Schedule E, ושותפות מגישה טופס 1065. חימום ותאורה, ניקיון שטחים משותפים ופינוי אשפה אינם שירותים משמעותיים (פרסום 527). זהו כלל לגבי הטופס שמשתמשים בו בדוח המס, והוא אינו מכריע כשלעצמו בשאלת טופס 1099.
• דוח המס שואל. ב-⁠Schedule E, חלק I, שורה A שואלים אם שילמתם תשלומים שמחייבים טפסי 1099, ובשורה B אם הגשתם אותם או תגישו אותם. ההוראות לשורה A קובעות שבדרך כלל תשלום של הסף או יותר עבור שירותים למי שאינו עובד שלכם מחייב הגשת טופס ⁦1099-NEC⁩, ואינן מזכירות מבחן של עסק. במהדורת 2025 עדיין מודפס הסכום הישן ⁦$600⁩ (Schedule E; הוראות).

מי שאינו בטוח צריך לרשום מדי שנה מדוע התשלומים נעשו או לא נעשו במסגרת עסק להשכרה, לשמור את ההערה עם הרישומים של אותה שנה, ולזכור שההוראות של הדוח עצמו מכוונות להגשה כשהסף מושג. השכרה שמנוהלת כפעילות רגילה, עם כמה נכסים, שירותים מעשיים או ישות משפטית, היא מקרה שכדאי שאיש מקצוע יאשר לפני שמחליטים שאין צורך בטפסים.

מהו הסף של טופס ⁦1099-NEC⁩, ומה נספר בו?

הסף הוא ⁦$2,000⁩ ששולמו למקבל תשלום אחד בשנה קלנדרית, ומקבל תשלום ששולם לו בדיוק הסכום הזה מקבל טופס (⁦26 U.S.C. 6041⁩). משלם שניכה ניכוי גיבוי במקור מגיש טופס בכל סכום (IRS). בטפסים ובמאמרים ישנים מופיע הסכום ⁦$600⁩, שהיה בתוקף לשנות תשלום קודמות. החוק מתאים את הסכום לאינפלציה לשנים קלנדריות אחרי 2026, ולכן בדקו את הסכום העדכני בכל עונת הגשה (⁦26 U.S.C. 6041(h)⁩).

סופרים כל תשלום בשנה שבה שילמתם אותו, ולא בשנת העבודה או החשבונית (⁦26 CFR 1.6041-1⁩). ההוראות מזכירות בשמו רק החזרי הוצאות נסיעה, ולכן שמרו קבלות כשאתם מחזירים לעובד כסף על חומרים, ובדקו איך מטפלים בכך (הוראות IRS).

אילו מקבלי תשלום אינם צריכים טופס ⁦1099-NEC⁩?

מקבלי תשלום שממוסים כתאגידים, מוכרי סחורה, עובדים ומקבלי תשלום מתחת לסף אינם צריכים בדרך כלל טופס (הוראות IRS). שורה 3a ב-טופס ⁦W-9⁩ של מקבל התשלום מראה איך הוא ממוסה.

האם משנה אם שילמתי בהמחאה, במזומן, בהעברה בנקאית, בכרטיס או באפליקציית תשלום?

כן, כי זה קובע מי מדווח. תשלומים בכרטיס ותשלומים דרך רשת תשלומים של צד שלישי מדווחים על ידי חברת הסליקה בטופס ⁦1099-K⁩, ומי ששילם אינו מגיש עליהם טופס ⁦1099-NEC⁩ (הוראות IRS; ⁦26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv)⁩). התקנה מתעלמת לצורך זה מסף הדיווח של הרשת עצמה, ולכן תשלום קטן ברשת עדיין אינו באחריותכם לדווח.

• המחאה, מזומן והעברה בנקאית: אתם מדווחים עליהם. רשת שרק מעבדת תשלומים בין בנקים, בלי הסכם עם המוכרים לקבל דרכה תשלומים, אינה רשת תשלומים של צד שלישי (⁦26 CFR 1.6050W-1⁩, דוגמה 3).
• אפליקציות תשלום: האם תשלום הוא עסקה ברשת תלוי באופן שבו האפליקציה מסדירה אותו. רשמו איך הוסדר כל תשלום. השמיטו תשלום רק אם הוא עסקה בכרטיס תשלום או ברשת תשלומים של צד שלישי, גם אם חברת הסליקה לא מפיקה טופס ⁦1099-K⁩. ספרו העברה ישירה וכל תשלום שאינכם יכולים לאשר שהוא מכוסה, כולל תשלום שסומן כאישי או כמתנה.

על מזומן בלי קבלה ובלי מספר זיהוי מס ראו תשלום במזומן לקבלני משנה. טופס ⁦1099-K⁩ שפלטפורמת הזמנות שולחת לכם מוסבר ב-תשלומי פלטפורמת הזמנות: ברוטו או נטו.

איך מקבלים טופס ⁦W-9⁩ מהמנקה, ומה עושים אם הוא מסרב?

בקשו טופס ⁦W-9⁩ לפני התשלום הראשון. IRS ממליץ לבקש אותו ממקבל תשלום אמריקאי, ומקבל התשלום מוסר אותו לכם, לא ל-⁠IRS (הוראות כלליות; טופס ⁦W-9⁩). הטופס מציג את השם החוקי, את סיווג המס ואת המספר שנדרשים לטופס. מקבל תשלום שאינו מוסר מספר נכון צפוי לקנס של ⁦$50⁩ על כל מקרה, אלא אם יש סיבה סבירה. עובד בלי מספר ביטוח לאומי אמריקאי יכול בכל זאת למסור מספר: תושב זר שאינו זכאי למספר ביטוח לאומי (SSN) משתמש במספר זיהוי משלם מסים אישי (ITIN) ב-⁠⁦W-9⁩ (טופס ⁦W-9⁩).

אם מקבל התשלום מסרב או לא מוסר מספר בכלל:

1. בקשו שוב בכתב ושמרו עותקים. זה נפרד מניכוי במקור. IRS מצפה לבקשה ראשונה כשהקשר מתחיל ולעד שתי בקשות שנתיות כדי להראות סיבה סבירה למספר חסר (פרסום 1586).
2. חובה לנכות ניכוי גיבוי במקור בשיעור ⁦24%⁩ מתשלומים למקבל תשלום שאינו פטור ואינו מוסר מספר, והמתנה לתזכורות אינה דוחה את החובה. על שכר עבור שירותים הניכוי מתחיל בתשלום שמביא את הסכום הכולל של השנה לסף, או בתשלום הראשון אם הייתם צריכים להגיש טופס או לנכות עבור אותו מקבל תשלום בשנה הקודמת (⁦26 U.S.C. 3406(b)(6)⁩). אם לא ניכיתם כנדרש, ייתכן שתחויבו במס שלא נגבה (הוראות למבקש הטופס). הטופס אז נדרש בכל סכום, כשהמספר ריק והניכוי מופיע בתיבת המס הפדרלי שנוכה (תיבה 4) (נושא 307).

מועדי התחלה, הפקדות, טופס 945 והודעות מוסברים ב-איסוף מספרי זיהוי מס מקבלנים.

מה כולל טופס ⁦1099-NEC⁩, מתי מגישים אותו ולאן הוא נשלח?

טופס ⁦1099-NEC⁩ נשלח ל-⁠IRS ולמקבל התשלום עד 31 בינואר אחרי שנת התשלום, או ביום העסקים הבא כשהתאריך חל בסוף שבוע או בחג. עבור תשלומים בשנת המס הנוכחית התאריך הוא 1 בפברואר 2027 (הוראות IRS).

בטופס מופיעים אתם כמשלמים, השם, הכתובת והמספר של מקבל התשלום מתוך ⁦W-9⁩, הסכום הכולל ששולם עבור שירותים בתיבת התגמול לבלתי עובדים (תיבה 1a, כולל חלקים וחומרים שהיו נלווים לשירות), וכל ניכוי גיבוי במקור בתיבה 4. אם העברתם לעובד טיפ מרצון של אורח, הוא נשאר בתיבה 1a ומופיע גם בתיבת טיפים במזומן ⁦(1b)⁩, עם קוד Treasury Tipped Occupation Code בתיבה 1c (הוראות IRS). עצמאי נרשם בשמו האישי, ושם העסק, אם יש, בשורה השנייה. LLC עם בעלים יחיד שאינה מוכרת לצורכי מס מדווחת בשם הבעלים ובמספר שלו, וכך גם משלם שמשתמש ב-⁠LLC כזו (הוראות כלליות).

• הגשה אלקטרונית דרך פורטל IRIS החינמי של IRS, שדורש קוד Transmitter Control Code, ולכן הגישו בקשה מוקדם. הגשה אלקטרונית חובה כשמגישים 10 דוחות מידע או יותר בשנה, מכל סוג, כשסופרים יחד טפסי 1099, טפסי ⁦W-2⁩ וטפסים דומים.
• פחות מ-⁠10: מותר להגיש על נייר עם טופס 1096 ועם עותק A מודפס של IRS. אי אפשר להגיש עותק A שהודפס מאתר IRS (IRS).
• מדינה: התיבות של המדינה בטופס הן רשות מבחינת IRS. שאלו את רשות המסים של המדינה שלכם אם היא רוצה עותק (הוראות IRS).

טופס שהוגש באיחור או בטעות גורר קנס על כל טופס, שנגבה בנפרד על העותק ל-⁠IRS ועל העותק למקבל התשלום. הקנס הוא ⁦$60⁩ כשמתקנים תוך 30 יום, ⁦$130⁩ עד 1 באוגוסט, ו-⁠⁦$340⁩ אחרי כן או אם הטופס לא הוגש כלל. התעלמות מכוונת עולה בסכום הגבוה מבין ⁦$690⁩ או ⁦10%⁩ מהסכום, בלי תקרה שנתית. סיבה סבירה עשויה לבטל קנס או להפחית אותו (עמוד הקנסות של IRS; הסכומים לטפסים שמועדם ב-⁠2027 מופיעים ב-Rev. Proc. 2025-32). על שנים שהוחמצו ועל הודעות ראו טפסי 1099 ו-⁠⁦W-2⁩ באיחור.

מארח שותף לוקח אחוז מההזמנות, או שמנהל הנכס שלי שוכר בעלי מקצוע לתיקונים: מי מגיש?

מי שמבצע את התשלום מגיש. מנהל נכסים ששוכר קבלנים ומשלם להם מהכסף שלכם הוא בדרך כלל מי שמבצע את התשלום.

• מארח שותף ששילמתם לו. מארח שותף מנהל את המודעה ואת האורחים תמורת חלק מההזמנות. עמלות עבור שירותים מדווחות בטופס ⁦1099-NEC⁩, ולכן אחוז מההזמנות הוא שכר כמו כל שכר אחר (הוראות IRS). הגישו אם השכר בשנה מגיע לסף, אלא אם המארח השותף הוא תאגיד, שפטור בדרך כלל.
• חלק שהמארח השותף או המנהל מותיר אצלו. אם הוא גובה את כספי ההזמנות ומשאיר אצלו את העמלה שלו לפני שהוא מעביר לכם את היתרה, העמלה עשויה עדיין להיות תשלום שאתם מדווחים עליו. הדוגמה הקרובה ביותר בתקנה היא סוכן ספרותי שמנכה עמלה מכספי הלקוח; שם הלקוח הוא המדווח על העמלה (⁦26 CFR 1.6041-1(e)(5)⁩, דוגמה 6). התקנה אינה עוסקת במארח שותף בהשכרה, וההוראות של IRS אינן קובעות מי מדווח כשפלטפורמה משלמת למארח השותף ישירות, ולכן המצב הזה אינו מוכרע. בקשו מהמארח השותף בכתב את טופס ⁦W-9⁩ שלו ודוח שנתי על העמלות שהותיר אצלו, ובקשו מאיש מקצוע לאשר מי מגיש.
• מנהל ששוכר בעלי מקצוע ומשלם להם. סוכן השכרה ששוכר בעלי מקצוע ומשלם להם מהשכירות של הבעלים מבצע ניהול או פיקוח, וחובת הדיווח על התשלומים האלה חלה עליו (⁦26 CFR 1.6041-1(e)⁩, דוגמה 5). מי שרק כותב המחאות לפי הוראתכם אינו נחשב כך, ולכן אתם מגישים בדרך כלל. כשיותר מגורם אחד עומד בתנאים, מי ששילם בפועל לקבלן מגיש, אלא אם הם הסכימו בכתב שגורם אחר העומד בתנאים יגיש.
• שכירות ועמלת המנהל. דיירים ששילמו שכירות למנהל שלכם אינם מגישים על כך דבר. המנהל מדווח על השכירות שגבה עבורכם בטופס ⁦1099-MISC⁩ כשהשכירות מגיעה לסף, בדרך כלל השכירות ברוטו לפני העמלה שלו והתיקונים ששילם (הוראות IRS; ⁦26 CFR 1.6041-1(f)⁩). העמלה של המנהל עצמו כפופה לכללים הרגילים, ולכן מנהל שממוסה כתאגיד אינו צריך בדרך כלל טופס מכם.

שאלו את המנהל בכתב מי מנפיק טפסים לקבלנים ששילם להם, וביקשו רשימה שנתית. אם אתם מנהלים או מארחים שותפים עבור בעלים אחרים, ראו כספי בעלים אצל מארחים שותפים ומנהלי נכסים.

האם המנקה שלי יכול להיות עובד עם טופס ⁦W-2⁩ ולא קבלן עם טופס 1099?

כן, אם העובדות מצביעות על כך. טופס ⁦1099-NEC⁩ אינו הופך עובד לקבלן. IRS בוחן שלוש קבוצות של עובדות, ואף עובדה אחת אינה מכריעה (IRS).

אם העובד הוא עובד שכיר, לא מגישים טופס ⁦1099-NEC⁩; מפעילים שכר ומגישים טופס ⁦W-2⁩. הערכה שגויה עלולה להביא למסי העסקה (IRS). המבחנים, העלות והכללים של המדינות מוסברים ב-עובדים שעשויים להיחשב עובדים שכירים.

אילו רישומים לשמור כדי להוכיח את התשלום ולנכות אותו?

שמרו מה שמראה למי שולם, עבור מה, כמה, מתי ואיך. IRS אינו דורש פורמט מיוחד; הוא מצפה לרישומים שתומכים במה שאתם מדווחים בדוח המס (שמירת רישומים; הוראות Schedule E).

רישומי השכרה מעבר לתיק 1099 מופיעים ב-רישומים וקבלות לנכס להשכרה. היכן הוצאות ניקיון ותיקונים נכנסות לדוח המס מוסבר ב-מסים על נכס להשכרה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

מנקה ששולם לו בהמחאה

מארחת באוסטין משלמת למנקה אחד ⁦US$6,200⁩ בהמחאה במהלך השנה, בשני נכסים שבבעלותה האישית. היא ביקשה טופס ⁦W-9⁩ בתשלום הראשון ושומרת חשבונית על כל ביקור. אם ההשכרה מנוהלת כעסק, הסכום הכולל גבוה מהסף, ולכן היא מגישה טופס ⁦1099-NEC⁩ אחד שמראה ⁦US$6,200⁩ בתיבה 1a ושולחת למנקה עותק עד המועד. אילו ב-⁠⁦W-9⁩ היה מופיע תאגיד, היא לא הייתה מגישה בדרך כלל דבר.

מארח שותף ששולם לו אחוז

מארח משלם למארח שותף 15 אחוז מהזמנות בסך ⁦US$80,000⁩ בהעברה בנקאית, כלומר ⁦US$12,000⁩ שכר עבור שירותים. העברה בנקאית אינה תשלום בכרטיס או ברשת תשלומים, ולכן המארח מדווח עליה. אם ההשכרה מנוהלת כעסק והמארח השותף הוא אדם פרטי, שותפות או LLC שממוסה באחד משני האופנים, בדרך כלל נדרש טופס ⁦1099-NEC⁩ על ⁦US$12,000⁩. אם ב-⁠⁦W-9⁩ מופיע תאגיד, לא נדרש טופס.

אפליקציית תשלום

בעל נכס משלם למנקה ⁦US$3,000⁩ דרך אפליקציית תשלום ו-⁦US$2,500⁩ בהמחאה באותה שנה. נניח שבעל הנכס אישר שתשלומי האפליקציה הם עסקאות ברשת תשלומים של צד שלישי עבור שירותים, ולכן כללי טופס ⁦1099-K⁩ של חברת הסליקה חלים עליהם והם נשארים מחוץ לסכום הכולל. אילו היו העברות אישיות, הן היו נספרות והסכום הכולל היה ⁦US$5,500⁩. אם ההשכרה מנוהלת כעסק, ההמחאות לבדן גבוהות מהסף, ולכן בדרך כלל נדרש טופס על ⁦US$2,500⁩. בעל הנכס שומר את החשבונית ואת רישום התשלום עבור הכול.

המצב שלכם שונה?

• אתם משלמים למנקים, לאנשי תחזוקה או למארח שותף בכמה נכסים או ישויות, אין לכם טפסי ⁦W-9⁩ בתיק, מארח שותף או פלטפורמה משאירים אצלם את העמלה לפני שהם משלמים לכם, או שמנהל שוכר את הקבלנים ואינכם יודעים מי מדווח: צריך לבנות את הסכומים, את סוגי מקבלי התשלום ואת המספרים החסרים מתוך רישומי הבנק והתשלומים שלכם. זו עבודת הנהלת חשבונות, וכדאי לבצע אותה לפני מועד ההגשה. השאלה אם ההשכרה נחשבת עסק היא שאלת מס שכדאי להכריע עם CPA לפני שמחליטים שאין צורך בטפסים.
• טפסים של שנים קודמות לא נשלחו, או ש-⁠IRS שלח הודעת קנס: ראו טפסי 1099 ו-⁠⁦W-2⁩ באיחור. בנייה מחדש של הסכומים בכל שנה שהוחמצה מתוך רישומי הבנק היא עבודת השלמת הנהלת חשבונות.
• מקבל תשלום מסרב למסור ⁦W-9⁩, או ששילמתם במזומן בלי מספר: ראו איסוף מספרי זיהוי מס מקבלנים ו-תשלום במזומן לקבלני משנה.
• מנקה עובד בשעות שלכם ומשתמש בציוד שלכם: ראו עובדים שעשויים להיחשב עובדים שכירים.
• הקבלן נמצא מחוץ לארה״ב: טופס ⁦W-9⁩ מאשר מעמד אמריקאי, ולכן ראו תשלום לקבלנים בחו״ל.
• כל נכס להשכרה נמצא ב-⁠LLC משלו: ראו הנהלת חשבונות ל-⁠LLC לכל נכס להשכרה.
• אתם רוצים את הכללים הכלליים של טופס ⁦1099-NEC⁩ לכל עסק, או לדעת אם עלות היא תיקון או שיפור: ראו אילו קבלנים מקבלים טופס מס ו-תיקון או שיפור בנכס להשכרה.