Form 1099-NEC cho chủ nhà cho thuê: dọn dẹp, thợ sửa, co-host

Tôi có phải gửi Form 1099 cho người dọn dẹp hoặc thợ sửa chữa nhà cho thuê của mình không?

Chủ nhà cho thuê hoặc host nhà cho thuê ngắn hạn thường nộp Form 1099-NEC cho mỗi người dọn dẹp, thợ sửa chữa hoặc co-host được trả $2.000 trở lên trong một năm dương lịch cho dịch vụ, khi các khoản trả này phát sinh trong hoạt động kinh doanh cho thuê (hướng dẫn của IRS; 26 U.S.C. 6041). Thông thường phải đủ cả bốn điều kiện sau:

1. Bạn trả tiền cho người không phải là nhân viên của bạn.
2. Khoản trả là để trả cho dịch vụ trong hoạt động kinh doanh của bạn.
3. Người nhận là cá nhân, hợp danh hoặc di sản, hoặc trong một số trường hợp là công ty (corporation), chẳng hạn công ty luật được trả tiền dịch vụ pháp lý.
4. Trong năm, bạn đã trả cho người nhận đó từ mức ngưỡng trở lên, trừ khi bạn đã khấu trừ dự phòng, trường hợp đó phải nộp Form ở bất kỳ mức nào.

Nếu người dọn dẹp thực chất là nhân viên của bạn thì không áp dụng Form 1099-NEC; tiền lương ghi trên Form W-2.

Trường hợp cho thuê trở nên phức tạp khi chưa rõ việc cho thuê có phải là hoạt động kinh doanh hay không, nhiều căn nhà hoặc LLC dùng chung người làm, co-host hoặc người quản lý thu tiền đặt phòng, người làm không có W-9 hoặc không có số An sinh Xã hội, các năm trước chưa nộp Form, hoặc người làm trông giống nhân viên. Từng trường hợp được giải thích bên dưới.

Hãy chuẩn bị trước: tên, địa chỉ và Form W-9 đã ký của từng người nhận; hóa đơn; ngày, phương thức và số tiền của mọi lần thanh toán; và tổng số tiền cả năm cho từng người nhận. Người dọn dẹp làm cho tất cả các căn nhà cho thuê do bạn đứng tên cá nhân được tính là một người nhận, nên hãy cộng các khoản trả của các căn nhà lại. LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế được khai dưới tên và số của chủ sở hữu, còn LLC bị đánh thuế như hợp danh hoặc công ty (corporation) có số riêng (Hướng dẫn chung). Việc các khoản trả có cộng lại giữa nhiều căn nhà thuộc các LLC riêng hay không tùy theo cách mỗi LLC bị đánh thuế, nên hãy xác định điều này trước khi nộp; xem sổ sách cho mỗi LLC của từng căn nhà cho thuê.

Sở hữu một căn nhà cho thuê có được coi là hoạt động kinh doanh để áp dụng Form 1099 không?

Tùy theo thực tế, và hướng dẫn của IRS cùng Publication 527 không giải quyết rõ cho trường hợp có một hoặc hai căn nhà cho thuê. Form 1099-NEC chỉ áp dụng cho các khoản trả phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Khoản trả cá nhân không phải khai báo, và một người được coi là kinh doanh nếu họ "hoạt động nhằm thu lợi nhuận" (hướng dẫn của IRS; 26 CFR 1.6041-1(b)). Các nguồn bổ sung thêm những điểm sau:

• Thừa nhận còn chưa chắc chắn. IRS cho rằng việc này chưa chắc chắn đối với một số chủ nhà cho thuê trong một bối cảnh khác, là khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện. Quy định an toàn đó chỉ áp dụng cho khoản khấu trừ ấy, nên không quyết định vấn đề Form 1099 (Rev. Proc. 2019-38).
• Dịch vụ đáng kể. Nếu chủ nhà cung cấp dịch vụ đáng kể chủ yếu vì sự tiện lợi của người thuê, chẳng hạn dọn dẹp thường xuyên, thay đồ vải hoặc dịch vụ dọn phòng, thì chủ sở hữu cá nhân thường khai trên Schedule C thay vì Schedule E, còn hợp danh nộp Form 1065. Điện, nước nóng, dọn khu vực chung và thu gom rác không phải là dịch vụ đáng kể (Publication 527). Đây là quy tắc về việc dùng mẫu tờ khai nào; riêng nó không quyết định vấn đề Form 1099.
• Tờ khai của bạn có hỏi. Schedule E, Part I, line A hỏi bạn có thực hiện các khoản trả cần Form 1099 hay không, và line B hỏi bạn đã nộp hoặc sẽ nộp các Form đó hay chưa. Hướng dẫn của line A nói rằng nhìn chung, nếu bạn trả từ mức ngưỡng trở lên cho dịch vụ của người không phải là nhân viên của bạn thì bạn phải nộp Form 1099-NEC, và không nhắc đến điều kiện về hoạt động kinh doanh. Ấn bản 2025 vẫn in mức cũ $600 (Schedule E; hướng dẫn).

Nếu chưa chắc, chủ nhà cho thuê nên ghi lại mỗi năm lý do các khoản trả có hoặc không phát sinh trong hoạt động kinh doanh cho thuê, lưu ghi chú cùng hồ sơ của năm đó, và lưu ý rằng hướng dẫn trên chính tờ khai nghiêng về việc nộp Form khi đạt ngưỡng. Một hoạt động cho thuê vận hành đều đặn, với nhiều căn nhà, dịch vụ trực tiếp hoặc có pháp nhân, là trường hợp nên nhờ chuyên gia xác nhận trước khi kết luận không cần nộp Form nào.

Ngưỡng của Form 1099-NEC là bao nhiêu, và khoản nào được tính vào?

Ngưỡng là $2.000 trả cho một người nhận trong một năm dương lịch, và người nhận được trả đúng bằng số tiền đó vẫn nhận Form (26 U.S.C. 6041). Bên trả đã khấu trừ dự phòng thì nộp ở bất kỳ mức nào (IRS). Các Form và bài viết cũ ghi $600, là mức của các năm thanh toán trước đó. Luật điều chỉnh mức này theo lạm phát cho các năm dương lịch sau 2026, nên hãy đọc mức hiện hành mỗi mùa khai thuế (26 U.S.C. 6041(h)).

Hãy tính mỗi khoản trả vào năm bạn trả tiền, không phải năm làm việc hay năm lập hóa đơn (26 CFR 1.6041-1). Hướng dẫn chỉ nêu riêng chi phí đi lại đối với các khoản hoàn lại, nên khi bạn hoàn tiền vật tư cho người làm, hãy giữ biên lai và xác nhận cách xử lý (hướng dẫn của IRS).

Những người nhận nào không cần Form 1099-NEC?

Người nhận bị đánh thuế như công ty (corporation), người bán hàng hóa, nhân viên và người nhận dưới ngưỡng thường không cần Form này (hướng dẫn của IRS). Line 3a của Form W-9 của người nhận cho biết họ bị đánh thuế theo cách nào.

Việc tôi trả bằng séc, tiền mặt, chuyển khoản, thẻ hay ứng dụng thanh toán có quan trọng không?

Có, vì nó quyết định ai là người khai báo. Khoản trả bằng thẻ và khoản trả qua mạng thanh toán bên thứ ba do đơn vị xử lý khai trên Form 1099-K, và người trả tiền không nộp Form 1099-NEC cho các khoản đó (hướng dẫn của IRS; 26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv)). Quy định bỏ qua mức tối thiểu khai báo riêng của mạng thanh toán trong trường hợp này, nên một khoản nhỏ qua mạng thanh toán vẫn không phải do bạn khai báo.

• Séc, tiền mặt và chuyển khoản ngân hàng: bạn khai báo các khoản này. Mạng chỉ xử lý thanh toán từ ngân hàng sang ngân hàng, không có thỏa thuận với người bán về việc nhận thanh toán qua mạng đó, thì không phải là mạng thanh toán bên thứ ba (26 CFR 1.6050W-1, Example 3).
• Ứng dụng thanh toán: một khoản trả có phải là giao dịch qua mạng hay không tùy theo cách ứng dụng quyết toán khoản đó. Hãy ghi lại cách quyết toán của từng khoản trả. Chỉ loại một khoản trả ra nếu đó là giao dịch bằng thẻ thanh toán hoặc qua mạng thanh toán bên thứ ba, kể cả khi đơn vị xử lý không phát hành Form 1099-K. Hãy tính chuyển khoản trực tiếp và mọi khoản trả bạn không xác nhận được là đã thuộc diện nói trên, kể cả khoản được ghi là cá nhân hoặc quà tặng.

Nếu trả tiền mặt mà không có biên lai hay mã số thuế, xem trả tiền mặt cho nhà thầu phụ. Form 1099-K mà nền tảng đặt phòng gửi cho bạn được giải thích trong tiền nền tảng chuyển cho chủ nhà: tổng hay ròng.

Làm sao lấy W-9 từ người dọn dẹp, và nếu họ từ chối thì sao?

Hãy xin Form W-9 trước lần thanh toán đầu tiên. IRS khuyên nên yêu cầu một Form từ người nhận tại Hoa Kỳ, và người nhận đưa Form cho bạn, không đưa cho IRS (Hướng dẫn chung; Form W-9). Form ghi tên pháp lý, loại hình thuế và số dùng để lập Form. Người nhận không đưa số chính xác bị phạt $50 cho mỗi lần không đưa, trừ khi có lý do chính đáng. Người làm không có số An sinh Xã hội vẫn có thể đưa một số khác: người nước ngoài cư trú không đủ điều kiện có SSN dùng Mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN) trên W-9 (Form W-9).

Nếu người nhận từ chối hoặc hoàn toàn không đưa số:

1. Hãy yêu cầu lại bằng văn bản và giữ bản sao. Việc này tách biệt với khấu trừ. IRS mong có một yêu cầu đầu tiên khi bắt đầu quan hệ và tối đa hai yêu cầu hằng năm để chứng minh lý do chính đáng cho việc thiếu số (Publication 1586).
2. Phải khấu trừ dự phòng 24% đối với khoản trả cho người nhận không được miễn và không đưa số, và việc chờ các lần nhắc không làm chậm việc này. Với phí dịch vụ, việc khấu trừ bắt đầu từ khoản trả làm tổng của năm đạt ngưỡng, hoặc từ khoản trả đầu tiên nếu năm trước bạn phải nộp Form hoặc khấu trừ cho người nhận đó (26 U.S.C. 3406(b)(6)). Nếu bạn không khấu trừ theo quy định, bạn có thể phải nộp số thuế chưa thu (hướng dẫn cho bên yêu cầu). Khi đó Form phải nộp ở bất kỳ mức nào, để trống ô số, và ghi khoản khấu trừ vào ô thuế liên bang đã khấu trừ (box 4) (Topic 307).

Ngày bắt đầu, khoản nộp thuế, Form 945 và thông báo được giải thích trong thu thập mã số thuế từ nhà thầu.

Form 1099-NEC ghi những gì, hạn nộp khi nào, và nộp cho ai?

Form 1099-NEC được gửi cho IRS và cho người nhận chậm nhất ngày 31 tháng 1 sau năm thanh toán, hoặc ngày làm việc kế tiếp khi ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Với các khoản trả trong năm thuế này, ngày đó là ngày 1 tháng 2 năm 2027 (hướng dẫn của IRS).

Form ghi bạn là bên trả, tên, địa chỉ và số của người nhận lấy từ W-9, tổng số tiền đã trả cho dịch vụ ở ô thu nhập không phải tiền lương (box 1a, kể cả phụ tùng và vật liệu đi kèm dịch vụ), và khoản khấu trừ dự phòng ở box 4. Nếu bạn chuyển tiền boa tự nguyện của khách cho người làm, khoản đó vẫn nằm trong box 1a và cũng được ghi ở ô tiền boa bằng tiền mặt (1b), cùng Treasury Tipped Occupation Code ở box 1c (hướng dẫn của IRS). Chủ doanh nghiệp một chủ được ghi theo tên cá nhân, tên doanh nghiệp (nếu có) ở dòng thứ hai. LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế được khai dưới tên và số của chủ sở hữu, và bên trả dùng LLC như vậy cũng khai theo cách đó (Hướng dẫn chung).

• Nộp điện tử qua cổng IRIS miễn phí của IRS, cần có Transmitter Control Code, nên hãy đăng ký sớm. Bạn bắt buộc phải nộp điện tử khi nộp từ 10 tờ khai thông tin trở lên trong năm, tính chung mọi loại, gồm Form 1099, W-2 và các Form tương tự.
• Dưới 10 tờ khai: được nộp bản giấy kèm Form 1096 và Copy A do IRS in. Copy A in từ trang web của IRS không được dùng để nộp (IRS).
• Tiểu bang: các ô tiểu bang trên Form là tùy chọn đối với IRS. Hãy hỏi cơ quan thuế tiểu bang xem họ có muốn nhận một bản sao không (hướng dẫn của IRS).

Form nộp trễ hoặc sai bị phạt cho mỗi Form, tính riêng cho bản gửi IRS và bản gửi người nhận. Mức phạt là $60 nếu sửa trong vòng 30 ngày, $130 nếu sửa đến ngày 1 tháng 8, và $340 sau đó hoặc nếu không bao giờ nộp. Cố ý bỏ qua quy định bị phạt mức cao hơn trong $690 hoặc 10% số tiền, không có mức trần hằng năm. Lý do chính đáng có thể xóa hoặc giảm tiền phạt (trang tiền phạt của IRS; mức phạt cho các Form đến hạn năm 2027 nằm trong Rev. Proc. 2025-32). Về các năm bị sót và thông báo, xem Form 1099 và W-2 nộp trễ.

Co-host lấy phần trăm tiền đặt phòng, hoặc người quản lý tài sản thuê thợ sửa chữa: ai là người nộp Form?

Người thực hiện khoản trả sẽ nộp. Người quản lý thuê và trả tiền nhà thầu bằng tiền của bạn thường là người thực hiện khoản trả.

• Co-host mà bạn trả tiền. Co-host quản lý tin đăng và khách của bạn để nhận một phần tiền đặt phòng. Hoa hồng cho dịch vụ ghi trên Form 1099-NEC, nên phần trăm tiền đặt phòng cũng là phí dịch vụ như mọi khoản phí khác (hướng dẫn của IRS). Hãy nộp nếu tổng phí trong năm đạt ngưỡng, trừ khi co-host là công ty (corporation), thường được miễn.
• Phần co-host hoặc người quản lý giữ lại. Nếu bên đó thu tiền đặt phòng và giữ phí của mình trước khi chuyển phần còn lại cho bạn, khoản phí đó vẫn có thể là khoản trả bạn phải khai báo. Ví dụ gần nhất trong quy định là đại diện văn học trừ hoa hồng từ tiền của khách hàng; ở đó khách hàng là người khai báo khoản hoa hồng (26 CFR 1.6041-1(e)(5), Example 6). Quy định không đề cập đến co-host nhà cho thuê, và hướng dẫn của IRS không nói ai khai báo khi nền tảng trả tiền trực tiếp cho co-host, nên trường hợp này chưa rõ. Hãy yêu cầu co-host cung cấp W-9 và bảng kê cuối năm về các khoản phí đã giữ, bằng văn bản, và nhờ chuyên gia xác nhận ai là người nộp.
• Người quản lý thuê và trả tiền thợ sửa chữa. Đại lý cho thuê nhà thuê và trả tiền thợ sửa chữa từ tiền thuê của chủ nhà đang làm công việc quản lý hoặc giám sát và có trách nhiệm khai báo các khoản trả đó (26 CFR 1.6041-1(e), Example 5). Người chỉ viết séc theo chỉ đạo của bạn thì không được xem như vậy, nên bạn thường là người nộp. Khi có nhiều hơn một người đủ điều kiện, người thực sự trả tiền cho nhà thầu sẽ nộp, trừ khi họ thỏa thuận bằng văn bản rằng một bên đủ điều kiện khác sẽ nộp.
• Tiền thuê và phí của người quản lý. Người thuê trả tiền thuê cho người quản lý của bạn không phải nộp gì cho khoản đó. Người quản lý khai tiền thuê đã thu giúp bạn trên Form 1099-MISC khi khoản tiền thuê đó đạt ngưỡng, thường là tiền thuê gộp trước khi trừ phí của họ và tiền sửa chữa họ đã trả (hướng dẫn của IRS; 26 CFR 1.6041-1(f)). Phí của chính người quản lý theo các quy tắc thông thường, nên người quản lý bị đánh thuế như công ty (corporation) thường không cần bạn nộp Form.

Hãy hỏi người quản lý bằng văn bản ai lập Form cho các nhà thầu mà họ trả tiền, và yêu cầu một danh sách cuối năm. Nếu bạn quản lý hoặc làm co-host cho các chủ nhà khác, xem tiền của chủ nhà do co-host và người quản lý tài sản giữ.

Người dọn dẹp của tôi có thể là nhân viên W-2 thay vì nhà thầu 1099 không?

Có, nếu các sự kiện cho thấy như vậy. Form 1099-NEC không biến một người làm thành nhà thầu. IRS xem xét ba nhóm sự kiện, và không có sự kiện đơn lẻ nào quyết định (IRS).

Nếu người làm là nhân viên, bạn không nộp Form 1099-NEC; bạn chạy bảng lương và nộp Form W-2. Phân loại sai có thể dẫn đến thuế lương (IRS). Các tiêu chí, chi phí và quy định của tiểu bang có trong người lao động có thể là nhân viên.

Tôi cần giữ hồ sơ gì để chứng minh khoản trả và khấu trừ nó?

Hãy giữ những gì cho thấy ai được trả, cho việc gì, bao nhiêu, khi nào và bằng cách nào. IRS không yêu cầu định dạng đặc biệt; IRS mong có hồ sơ chứng minh những gì bạn khai trên tờ khai (Lưu giữ hồ sơ; hướng dẫn Schedule E).

Hồ sơ cho thuê ngoài hồ sơ Form 1099 có trong hồ sơ và biên lai của nhà cho thuê. Chi phí dọn dẹp và sửa chữa được ghi ở đâu trên tờ khai có trong thuế nhà cho thuê.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Người dọn dẹp được trả bằng séc

Một host ở Austin trả cho một người dọn dẹp US$6.200 bằng séc trong năm, cho hai căn nhà cô đứng tên cá nhân. Cô đã xin W-9 ngay lần thanh toán đầu và giữ hóa đơn cho mỗi lần dọn. Nếu việc cho thuê được điều hành như một hoạt động kinh doanh, tổng số này vượt ngưỡng, nên cô nộp một Form 1099-NEC ghi US$6.200 ở box 1a và gửi cho người dọn dẹp một bản đúng hạn. Nếu W-9 cho thấy đó là công ty (corporation), cô thường không phải nộp gì.

Co-host được trả theo phần trăm

Một host trả cho co-host 15% của US$80.000 tiền đặt phòng bằng chuyển khoản ngân hàng, tức US$12.000 phí dịch vụ. Chuyển khoản ngân hàng không phải là khoản trả bằng thẻ hay qua mạng thanh toán, nên host phải khai báo. Nếu việc cho thuê được điều hành như một hoạt động kinh doanh và co-host là cá nhân, hợp danh hoặc LLC bị đánh thuế như một trong hai loại đó, thường phải nộp Form 1099-NEC cho US$12.000. Nếu W-9 cho thấy đó là công ty (corporation), thì không phải nộp.

Ứng dụng thanh toán

Một chủ nhà cho thuê trả cho người dọn dẹp US$3.000 qua ứng dụng thanh toán và US$2.500 bằng séc trong cùng một năm. Giả sử chủ nhà đã xác nhận các khoản trả qua ứng dụng là giao dịch qua mạng bên thứ ba cho dịch vụ, nên quy tắc Form 1099-K của đơn vị xử lý áp dụng cho chúng và chúng không tính vào tổng. Nếu đó là các khoản chuyển cá nhân, chúng sẽ được tính và tổng là US$5.500. Nếu việc cho thuê được điều hành như một hoạt động kinh doanh, riêng các khoản trả bằng séc đã vượt ngưỡng, nên thường phải nộp một Form cho US$2.500. Chủ nhà giữ hóa đơn và hồ sơ thanh toán cho tất cả các khoản.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn trả tiền cho người dọn dẹp, thợ sửa chữa hoặc co-host ở nhiều căn nhà hay pháp nhân, chưa có W-9 nào, co-host hoặc nền tảng giữ phí trước khi trả bạn, hoặc người quản lý thuê nhà thầu và bạn không biết ai là người khai báo: các tổng số, loại người nhận và số còn thiếu phải được dựng lại từ hồ sơ ngân hàng và thanh toán của bạn. Đó là công việc ghi sổ kế toán, tốt nhất nên làm trước hạn nộp. Việc cho thuê có được coi là hoạt động kinh doanh hay không là câu hỏi về thuế cần giải quyết với CPA trước khi bạn kết luận không cần nộp Form nào.
• Các Form của năm trước chưa bao giờ được gửi, hoặc IRS đã gửi thông báo phạt: xem Form 1099 và W-2 nộp trễ. Dựng lại tổng số của từng năm bị sót từ hồ sơ ngân hàng là công việc ghi sổ kế toán bù.
• Người nhận từ chối W-9, hoặc bạn trả tiền mặt mà không có số: xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu và trả tiền mặt cho nhà thầu phụ.
• Người dọn dẹp làm theo giờ của bạn và dùng vật tư của bạn: xem người lao động có thể là nhân viên.
• Nhà thầu ở ngoài Hoa Kỳ: W-9 xác nhận tình trạng cư trú Hoa Kỳ, nên xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
• Mỗi căn nhà cho thuê nằm trong một LLC riêng: xem sổ sách cho mỗi LLC của từng căn nhà cho thuê.
• Bạn muốn biết quy tắc 1099-NEC chung cho mọi doanh nghiệp, hoặc một khoản chi là sửa chữa hay cải tạo: xem nhà thầu nào nhận Form thuế và sửa chữa hay cải tạo nhà cho thuê.