Form 1099-NEC für Vermieter: Reinigung, Handwerker, Mitgastgeber

Muss ich meiner Reinigungskraft oder meinem Handwerker ein Form 1099 schicken?

Ein Vermieter oder Gastgeber einer Kurzzeitvermietung in den USA reicht in der Regel Form 1099-NEC (Meldung von Vergütungen an Auftragnehmer) für jede Reinigungskraft, jeden Handwerker und jeden Mitgastgeber ein, denen er in einem Kalenderjahr $2.000 oder mehr für Dienstleistungen gezahlt hat, wenn die Zahlungen im Rahmen einer Vermietung als Geschäft erfolgen (IRS-Anleitung; 26 U.S.C. 6041). In der Regel müssen alle vier Bedingungen erfüllt sein:

1. Sie haben jemanden bezahlt, der nicht Ihr Arbeitnehmer ist.
2. Die Zahlung war für Dienstleistungen im Rahmen Ihres Geschäfts.
3. Der Zahlungsempfänger ist eine Einzelperson, eine Personengesellschaft oder ein Nachlass, in manchen Fällen auch eine Kapitalgesellschaft, etwa eine Anwaltskanzlei für Rechtsberatung.
4. Sie haben diesem Zahlungsempfänger im Jahr mindestens den Schwellenwert gezahlt. Ausnahme: Haben Sie Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) einbehalten, ist ein Formular bei jedem Betrag nötig.

Ist die Reinigungskraft in Wahrheit Ihr Arbeitnehmer, gilt kein Form 1099-NEC; Löhne gehören in Form W-2 (Lohnbescheinigung).

Eine Vermietung ist nicht mehr einfach, wenn unklar ist, ob die Vermietung ein Geschäft ist, mehrere Objekte oder LLCs dieselben Arbeitskräfte nutzen, ein Mitgastgeber oder Verwalter das Buchungsgeld einzieht, einem Arbeiter das Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer) oder die SSN (Social Security Number, US-Sozialversicherungsnummer) fehlt, frühere Jahre nie gemeldet wurden oder ein Arbeiter wie ein Arbeitnehmer wirkt. Jeder dieser Fälle wird unten behandelt.

Halten Sie zuerst bereit: Name, Adresse und unterschriebenes W-9 jedes Zahlungsempfängers; Rechnungen; Datum, Zahlungsweise und Betrag jeder Zahlung; die Jahressumme je Zahlungsempfänger. Eine Reinigungskraft, die alle Ihre persönlich gehaltenen Mietobjekte betreut, ist ein einziger Zahlungsempfänger, addieren Sie die Zahlungen also über alle Objekte. Eine LLC mit einem Mitglied, die steuerlich nicht eigenständig ist (Disregarded Entity), wird unter dem Namen und der Nummer ihres Eigentümers gemeldet, während eine LLC, die als Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft besteuert wird, eine eigene Nummer hat (Allgemeine Anleitung). Ob sich Zahlungen über Mietobjekte in getrennten LLCs addieren, hängt davon ab, wie jede LLC besteuert wird; klären Sie das vor der Einreichung, siehe Buchhaltung für eine LLC pro Mietobjekt.

Gilt eine Vermietung für Form 1099 als Geschäft?

Das hängt von den Tatsachen ab, und weder die Anleitung des IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) noch Publication 527 klären es für ein oder zwei Mietobjekte. Form 1099-NEC gilt nur für Zahlungen im Rahmen eines Geschäfts. Private Zahlungen sind nicht meldepflichtig, und eine Person betreibt ein Geschäft, wenn sie „mit Gewinn- oder Erwerbsabsicht tätig“ ist (IRS-Anleitung; 26 CFR 1.6041-1(b)). Das ergänzen die Quellen:

• Die Unsicherheit ist anerkannt. Der IRS nennt die Lage für manche Vermieter in einem anderen Zusammenhang, dem Abzug für qualifizierte Geschäftseinkünfte, unsicher. Dieser Safe Harbor gilt ausschließlich für diesen Abzug und entscheidet die 1099-Frage daher nicht (Rev. Proc. 2019-38).
• Wesentliche Dienstleistungen. Wer überwiegend zum Vorteil des Mieters wesentliche Dienstleistungen erbringt, etwa regelmäßige Reinigung, Wäschewechsel oder Zimmerservice, meldet als einzelner Eigentümer in der Regel in Schedule C statt in Schedule E, und eine Personengesellschaft reicht Form 1065 ein. Heizung und Licht, Reinigung gemeinschaftlich genutzter Bereiche und Müllabfuhr sind keine wesentlichen Dienstleistungen (Publication 527). Das ist eine Regel dazu, welches Formular für die Steuererklärung gilt; sie entscheidet die 1099-Frage nicht allein.
• Ihre Steuererklärung fragt nach. Schedule E, Teil I, Zeile A fragt, ob Sie Zahlungen geleistet haben, für die Form 1099 nötig wäre, und Zeile B, ob Sie diese Formulare eingereicht haben oder einreichen werden. Die Anleitung zu Zeile A sagt, dass Sie in der Regel Form 1099-NEC einreichen müssen, wenn Sie jemandem, der nicht Ihr Arbeitnehmer ist, mindestens den Schwellenwert für Dienstleistungen gezahlt haben; ein Geschäftskriterium nennt sie nicht. Die Ausgabe 2025 nennt noch den alten Betrag $600 (Schedule E; Anleitung).

Wer unsicher ist, sollte jedes Jahr festhalten, warum die Zahlungen im Rahmen einer Vermietung als Geschäft erfolgten oder nicht, den Vermerk bei den Unterlagen dieses Jahres aufbewahren und bedenken, dass die Anleitung zur Steuererklärung selbst auf eine Einreichung hindeutet, sobald der Schwellenwert erreicht ist. Eine Vermietung, die regelmäßig betrieben wird, mit mehreren Objekten, Dienstleistungen für die Gäste oder einer Gesellschaft, sollten Sie von einer Fachperson prüfen lassen, bevor Sie entscheiden, dass keine Formulare fällig sind.

Wie hoch ist der Schwellenwert für Form 1099-NEC, und was zählt dazu?

Der Schwellenwert liegt bei $2.000, die einem Zahlungsempfänger in einem Kalenderjahr gezahlt werden; erhält ein Zahlungsempfänger genau diesen Betrag, bekommt er ein Formular (26 U.S.C. 6041). Wer Backup Withholding einbehalten hat, reicht bei jedem Betrag ein (IRS). Ältere Formulare und Artikel nennen $600, den Betrag für frühere Zahlungsjahre. Das Gesetz passt den Betrag für Kalenderjahre nach 2026 an die Inflation an; lesen Sie daher in jeder Einreichungssaison den aktuellen Wert nach (26 U.S.C. 6041(h)).

Zählen Sie jede Zahlung in dem Jahr, in dem Sie sie geleistet haben, nicht im Jahr der Arbeit oder der Rechnung (26 CFR 1.6041-1). Die Anleitung nennt bei Erstattungen nur Reisekosten; bewahren Sie daher die Belege auf, wenn Sie einem Arbeiter Material erstatten, und lassen Sie die Behandlung bestätigen (IRS-Anleitung).

Welche Zahlungsempfänger brauchen kein Form 1099-NEC?

Als Kapitalgesellschaft besteuerte Zahlungsempfänger, Verkäufer von Waren, Arbeitnehmer und Zahlungsempfänger unter dem Schwellenwert brauchen in der Regel keines (IRS-Anleitung). Zeile 3a im Form W-9 des Zahlungsempfängers zeigt, wie er besteuert wird.

Spielt es eine Rolle, ob ich per Scheck, bar, Banküberweisung, Karte oder Zahlungs-App bezahlt habe?

Ja, denn es entscheidet, wer meldet. Kartenzahlungen und Zahlungen über ein Drittanbieter-Zahlungsnetzwerk meldet der Zahlungsabwickler in Form 1099-K, und wer gezahlt hat, reicht dafür kein Form 1099-NEC ein (IRS-Anleitung; 26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv)). Die Regelung ignoriert hierfür den eigenen Meldeschwellenwert des Netzwerks; auch eine kleine Netzwerkzahlung müssen also nicht Sie melden.

• Scheck, Bargeld und Banküberweisung: Sie melden diese Zahlungen selbst. Ein Netzwerk, das lediglich Zahlungen von Bank zu Bank abwickelt und keine Vereinbarung mit den Verkäufern über die Annahme von Zahlungen hat, ist kein Drittanbieter-Zahlungsnetzwerk (26 CFR 1.6050W-1, Beispiel 3).
• Zahlungs-Apps: Ob eine Zahlung eine Netzwerktransaktion ist, hängt davon ab, wie die App sie abwickelt. Halten Sie fest, wie jede Zahlung abgewickelt wurde. Lassen Sie eine Zahlung nur dann weg, wenn sie eine Transaktion mit Zahlungskarte oder über ein Drittanbieter-Zahlungsnetzwerk ist, auch wenn der Abwickler kein Form 1099-K ausstellt. Zählen Sie eine direkte Überweisung mit, ebenso jede Zahlung, bei der Sie nicht bestätigen können, dass sie erfasst ist, auch wenn sie als privat oder als Geschenk gekennzeichnet ist.

Für Barzahlungen ohne Beleg oder Steuernummer siehe Subunternehmer bar bezahlen. Das Form 1099-K, das Ihnen eine Buchungsplattform schickt, behandelt Auszahlungen von Plattformen: brutto oder netto.

Wie bekomme ich ein W-9 von meiner Reinigungskraft, und was, wenn sie sich weigert?

Verlangen Sie vor der ersten Zahlung ein Form W-9. Der IRS empfiehlt, es bei einem Zahlungsempfänger in den USA anzufordern; der Zahlungsempfänger gibt es Ihnen, nicht dem IRS (Allgemeine Anleitung; Form W-9). Es enthält den rechtlichen Namen, die steuerliche Einstufung und die Nummer für das Formular. Ein Zahlungsempfänger, der keine korrekte Nummer angibt, muss für jeden Verstoß einen Strafzuschlag von $50 zahlen, außer bei triftigem Grund. Ein Arbeiter ohne SSN kann trotzdem eine Nummer angeben: Ein in den USA ansässiger Ausländer, der keine SSN erhalten kann, verwendet im W-9 eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number, US-Steuernummer für Personen ohne SSN) (Form W-9).

Weigert sich der Zahlungsempfänger oder gibt er gar keine Nummer an:

1. Fragen Sie schriftlich erneut nach und bewahren Sie Kopien auf. Das ist vom Einbehalt getrennt. Der IRS erwartet eine erste Anfrage zu Beginn der Geschäftsbeziehung und bis zu zwei jährliche Anfragen als Nachweis eines triftigen Grundes für eine fehlende Nummer (Publication 1586).
2. Backup Withholding von 24 % ist Pflicht bei Zahlungen an einen Zahlungsempfänger, der nicht befreit ist und keine Nummer angibt; das Warten auf die Erinnerungen verzögert es nicht. Bei Honoraren für Dienstleistungen beginnt es mit der Zahlung, mit der die Jahressumme den Schwellenwert erreicht, oder mit der ersten Zahlung, wenn Sie im Vorjahr für diesen Zahlungsempfänger einreichen oder einbehalten mussten (26 U.S.C. 3406(b)(6)). Behalten Sie nicht wie vorgeschrieben ein, können Sie die nicht eingezogene Steuer schulden (Anleitung für Anforderer). Das Formular ist dann bei jedem Betrag fällig, mit leerem Nummernfeld und dem Einbehalt im Feld für einbehaltene Bundessteuer (Feld 4) (Topic 307).

Startzeitpunkte, Einzahlungen, Form 945 und Mitteilungen behandelt Steuernummern von Auftragnehmern einholen.

Was steht in Form 1099-NEC, wann ist es fällig, und wohin wird es geschickt?

Form 1099-NEC geht an den IRS und an den Zahlungsempfänger, und zwar bis zum 31. Januar nach dem Zahlungsjahr, oder bis zum nächsten Werktag, wenn dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Für Zahlungen in diesem Steuerjahr ist das 1. Februar 2027 (IRS-Anleitung).

Das Formular nennt Sie als Zahlenden, außerdem Name, Adresse und Nummer des Zahlungsempfängers aus dem W-9, die Gesamtsumme der Zahlungen für Dienstleistungen im Feld für Vergütungen an Auftragnehmer (Feld 1a, einschließlich Teilen und Material, die zur Leistung nebensächlich waren) und jedes Backup Withholding in Feld 4. Geben Sie das freiwillige Trinkgeld eines Gastes an den Arbeiter weiter, bleibt es in Feld 1a und steht zusätzlich im Feld für Bar-Trinkgelder (1b), mit einem Treasury Tipped Occupation Code in Feld 1c (IRS-Anleitung). Ein Einzelunternehmer wird mit seinem persönlichen Namen geführt, ein Firmenname steht in der zweiten Zeile. Eine LLC mit einem Mitglied, die steuerlich nicht eigenständig ist, wird unter Name und Nummer ihres Eigentümers gemeldet; dasselbe gilt für einen Zahlenden, der eine solche LLC nutzt (Allgemeine Anleitung).

• E-File über das kostenlose IRIS Taxpayer Portal des IRS; dafür brauchen Sie einen Transmitter Control Code, beantragen Sie ihn daher früh. E-File ist Pflicht, sobald Sie im Jahr 10 oder mehr Informationserklärungen jeder Art einreichen; 1099, W-2 und ähnliche Formulare zählen zusammen.
• Weniger als 10: Papier ist erlaubt, mit Form 1096 und einer vom IRS gedruckten Copy A. Eine von der Website des IRS ausgedruckte Copy A kann nicht eingereicht werden (IRS).
• Bundesstaat: Die Felder für den Bundesstaat im Formular sind für den IRS optional. Fragen Sie die Steuerbehörde Ihres Bundesstaates, ob sie eine Kopie möchte (IRS-Anleitung).

Ein verspätetes oder fehlerhaftes Formular kostet einen Strafzuschlag je Formular, getrennt berechnet für die Kopie des IRS und die Kopie des Zahlungsempfängers. Er beträgt $60, wenn innerhalb von 30 Tagen korrigiert wird, $130 bis zum 1. August und $340 danach oder wenn nie eingereicht wird. Bei vorsätzlicher Missachtung beträgt er den höheren Betrag aus $690 oder 10 % des Betrags, ohne Jahreshöchstgrenze. Ein triftiger Grund kann den Strafzuschlag aufheben oder verringern (Seite des IRS zu Strafzuschlägen; die Beträge für 2027 fällige Formulare stehen in Rev. Proc. 2025-32). Zu versäumten Jahren und Mitteilungen siehe verspätete 1099 und W-2.

Ein Mitgastgeber erhält einen Prozentsatz der Buchungen, oder mein Verwalter beauftragt die Handwerker: Wer reicht ein?

Die Person, die zahlt, reicht ein. Ein Verwalter, der Auftragnehmer beauftragt und aus Ihrem Geld bezahlt, ist in der Regel derjenige, der die Zahlung leistet.

• Ein Mitgastgeber, den Sie bezahlen. Ein Mitgastgeber betreut Ihr Inserat und Ihre Gäste gegen einen Anteil an den Buchungen. Provisionen für Dienstleistungen gehören in Form 1099-NEC; ein Prozentsatz der Buchungen ist also ein Honorar wie jedes andere (IRS-Anleitung). Reichen Sie ein, wenn die Honorare des Jahres den Schwellenwert erreichen, außer der Mitgastgeber ist eine Kapitalgesellschaft, die in der Regel befreit ist.
• Ein Anteil, den der Mitgastgeber oder Verwalter behält. Zieht er das Buchungsgeld ein und behält sein Honorar, bevor er Ihnen den Rest überweist, kann das Honorar dennoch eine Zahlung sein, die Sie melden. Das nächstliegende Beispiel in der Regelung ist ein Literaturagent, der von dem Geld seines Klienten eine Provision abzieht; dort meldet der Klient die Provision (26 CFR 1.6041-1(e)(5), Beispiel 6). Die Regelung behandelt keinen Mitgastgeber einer Vermietung, und die Anleitung des IRS sagt nicht, wer meldet, wenn eine Plattform den Mitgastgeber direkt bezahlt; für diesen Fall ist es also ungeklärt. Fordern Sie vom Mitgastgeber schriftlich sein W-9 und eine Jahresaufstellung der einbehaltenen Honorare an, und lassen Sie von einer Fachperson bestätigen, wer einreicht.
• Ein Verwalter, der Handwerker beauftragt und bezahlt. Ein Vermietungsagent, der Handwerker aus der Miete des Eigentümers beauftragt und bezahlt, übernimmt Verwaltung oder Aufsicht und hat die Meldepflicht für diese Zahlungen (26 CFR 1.6041-1(e), Beispiel 5). Wer nur auf Ihre Anweisung Schecks ausstellt, wird nicht so behandelt; dann reichen in der Regel Sie ein. Erfüllen mehrere Personen die Voraussetzungen, reicht diejenige ein, die den Auftragnehmer tatsächlich bezahlt, es sei denn, sie vereinbaren schriftlich, dass eine andere qualifizierte Partei einreicht.
• Miete und Honorar des Verwalters. Mieter, die Miete an Ihren Verwalter zahlen, reichen dafür nichts ein. Der Verwalter meldet die für Sie eingezogene Miete in Form 1099-MISC, sobald diese Miete den Schwellenwert erreicht, in der Regel die Bruttomiete vor seinem Honorar und den von ihm bezahlten Reparaturen (IRS-Anleitung; 26 CFR 1.6041-1(f)). Für das eigene Honorar des Verwalters gelten die üblichen Regeln; ein als Kapitalgesellschaft besteuerter Verwalter braucht daher in der Regel kein Formular von Ihnen.

Fragen Sie den Verwalter schriftlich, wer die Formulare für die von ihm bezahlten Auftragnehmer ausstellt, und bitten Sie um eine Jahresliste. Wenn Sie für andere Eigentümer verwalten oder Mitgastgeber sind, siehe Eigentümergelder bei Mitgastgebern und Hausverwaltern.

Könnte meine Reinigungskraft ein Arbeitnehmer mit W-2 statt ein Auftragnehmer mit 1099 sein?

Ja, wenn die Tatsachen dafür sprechen. Ein Form 1099-NEC macht einen Arbeiter nicht zum Auftragnehmer. Der IRS gewichtet drei Gruppen von Tatsachen, und keine einzelne entscheidet allein (IRS).

Ist der Arbeiter ein Arbeitnehmer, reichen Sie kein Form 1099-NEC ein; Sie führen die Lohnabrechnung und reichen Form W-2 ein. Eine falsche Einstufung kann Lohnsteuern nach sich ziehen (IRS). Die Prüfungen, die Kosten und die Regeln der Bundesstaaten stehen in Arbeiter, die Arbeitnehmer sein könnten.

Welche Unterlagen bewahre ich auf, um die Zahlung zu belegen und abzuziehen?

Bewahren Sie auf, was zeigt, wer wofür, wie viel, wann und wie bezahlt wurde. Der IRS verlangt kein bestimmtes Format; er erwartet Unterlagen, die Ihre Angaben in der Steuererklärung stützen (Aufbewahrung von Unterlagen; Anleitung zu Schedule E).

Weitere Unterlagen zur Vermietung über die 1099-Ablage hinaus stehen in Unterlagen und Belege für Mietobjekte. Wo Reinigungs- und Reparaturkosten in der Steuererklärung landen, steht in Steuern auf Mietobjekte.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine Reinigungskraft, bezahlt per Scheck

Eine Gastgeberin in Austin zahlt einer Reinigungskraft im Jahr US$6.200 per Scheck, verteilt auf zwei Objekte, die ihr persönlich gehören. Sie hat bei der ersten Zahlung ein W-9 angefordert und bewahrt für jeden Einsatz eine Rechnung auf. Wird die Vermietung als Geschäft betrieben, liegt die Summe über dem Schwellenwert; dann reicht sie ein Form 1099-NEC mit US$6.200 in Feld 1a ein und schickt der Reinigungskraft bis zum Fälligkeitstermin eine Kopie. Hätte das W-9 eine Kapitalgesellschaft ausgewiesen, würde sie in der Regel nichts einreichen.

Ein Mitgastgeber mit prozentualer Vergütung

Ein Gastgeber zahlt einem Mitgastgeber per Banküberweisung 15 Prozent von US$80.000 an Buchungen, also US$12.000 an Honoraren für Dienstleistungen. Eine Banküberweisung ist keine Karten- oder Netzwerkzahlung; der Gastgeber meldet sie also selbst. Wird die Vermietung als Geschäft betrieben und ist der Mitgastgeber eine Einzelperson, eine Personengesellschaft oder eine LLC, die als eines von beiden besteuert wird, ist in der Regel ein Form 1099-NEC über US$12.000 fällig. Zeigt das W-9 eine Kapitalgesellschaft, ist keines fällig.

Eine Zahlungs-App

Ein Vermieter zahlt einer Reinigungskraft im selben Jahr US$3.000 über eine Zahlungs-App und US$2.500 per Scheck. Angenommen, der Vermieter hat bestätigt, dass die App-Zahlungen Transaktionen eines Drittanbieter-Netzwerks für Dienstleistungen sind; dann gelten dafür die Regeln des Zahlungsabwicklers für Form 1099-K, und sie bleiben aus der Summe heraus. Wären es private Überweisungen gewesen, würden sie zählen, und die Summe betrüge US$5.500. Wird die Vermietung als Geschäft betrieben, liegen allein die Schecks über dem Schwellenwert, sodass in der Regel ein Formular über US$2.500 fällig ist. Der Vermieter bewahrt Rechnung und Zahlungsnachweis für alles auf.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie bezahlen Reinigungskräfte, Handwerker oder einen Mitgastgeber über mehrere Objekte oder Gesellschaften, haben keine W-9 vorliegen, ein Mitgastgeber oder eine Plattform behält ihr Honorar vor der Auszahlung an Sie ein, oder ein Verwalter beauftragt die Auftragnehmer und Sie wissen nicht, wer meldet: Die Summen, die Arten der Zahlungsempfänger und die fehlenden Nummern müssen aus Ihren Bank- und Zahlungsunterlagen erstellt werden. Das ist Buchhaltung, am besten vor dem Fälligkeitstermin erledigt. Ob die Vermietung als Geschäft gilt, ist eine Steuerfrage, die Sie mit einem CPA (Certified Public Accountant) klären sollten, bevor Sie entscheiden, dass keine Formulare fällig sind.
• Formulare früherer Jahre wurden nie verschickt, oder der IRS hat ein Schreiben zu einem Strafzuschlag geschickt: siehe verspätete 1099 und W-2. Die Summen jedes versäumten Jahres aus Bankunterlagen neu zu erstellen ist Buchhaltung zum Aufholen.
• Ein Zahlungsempfänger verweigert ein W-9, oder Sie haben bar ohne Nummer gezahlt: siehe Steuernummern von Auftragnehmern einholen und Subunternehmer bar bezahlen.
• Eine Reinigungskraft arbeitet zu Ihren Zeiten und mit Ihrem Material: siehe Arbeiter, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Der Auftragnehmer sitzt außerhalb der USA: Ein W-9 bescheinigt den Status als US-Person; siehe Auftragnehmer im Ausland bezahlen.
• Jedes Mietobjekt gehört einer eigenen LLC: siehe Buchhaltung für eine LLC pro Mietobjekt.
• Sie möchten die allgemeinen Regeln für Form 1099-NEC in jedem Unternehmen kennen oder wissen, ob eine Ausgabe eine Reparatur oder eine Wertverbesserung ist: siehe welche Auftragnehmer ein Steuerformular bekommen und Reparatur oder Wertverbesserung bei Mietobjekten.