Form 1099-NEC para propietarios: limpieza y reparaciones

¿Debo enviar un 1099 a quien limpia o repara mi alquiler?

Un propietario o anfitrión de alquileres de corto plazo generalmente presenta el Form 1099-NEC por cada persona de limpieza, de reparaciones o coanfitrión a quien pagó $2,000 o más en un año calendario por servicios, cuando los pagos se hacen en el curso de un negocio de alquiler (instrucciones del IRS; 26 U.S.C. 6041). Generalmente deben cumplirse las cuatro condiciones:

1. Usted pagó a alguien que no es su empleado.
2. El pago fue por servicios prestados en el curso de su negocio.
3. Quien cobra es una persona física, una sociedad de personas o una sucesión, o en algunos casos una corporación, como un bufete de abogados al que se paga por servicios legales.
4. Usted pagó a esa persona el umbral o más durante el año, salvo que haya aplicado retención adicional (backup withholding), que exige el formulario por cualquier monto.

Si la persona que limpia es en realidad su empleada, no corresponde el Form 1099-NEC; los salarios van en el Form W-2.

Un caso de alquiler deja de ser sencillo cuando no está claro si el alquiler es un negocio, varias propiedades o LLC comparten a los mismos trabajadores, un coanfitrión o administrador cobra el dinero de las reservas, un trabajador no tiene W-9 ni número de Seguro Social, nunca se presentaron años anteriores, o un trabajador parece un empleado. Cada caso se explica abajo.

Reúna primero: nombre, dirección y W-9 firmado de cada persona a quien paga; facturas; fecha, método y monto de cada pago; y el total del año por persona. Quien limpia todos los alquileres que usted tiene a título personal cuenta como una sola persona, así que sume los pagos de todas las propiedades. Una LLC de un solo miembro que se ignora para efectos fiscales presenta con el nombre y el número de su propietario, mientras que una LLC gravada como sociedad de personas o como corporación tiene su propio número (instrucciones generales). Si los pagos se suman entre alquileres en LLC distintas depende de cómo tribute cada una, así que aclárelo antes de presentar; vea contabilidad para una LLC por propiedad de alquiler.

¿Tener un alquiler cuenta como negocio para efectos del 1099?

Depende de los hechos, y las instrucciones del IRS y la Publication 527 no lo resuelven para uno o dos alquileres. El Form 1099-NEC aplica solo a pagos hechos en el curso de un negocio. Los pagos personales no se declaran, y una persona tiene un negocio si «opera con fines de lucro o ganancia» (instrucciones del IRS; 26 CFR 1.6041-1(b)). Lo que añaden las fuentes:

• Se reconoce la incertidumbre. El IRS la considera incierta para algunos propietarios de alquileres en otro contexto, la deducción por ingreso empresarial calificado. Ese puerto seguro (safe harbor) aplica únicamente a esa deducción, así que no resuelve la pregunta del 1099 (Rev. Proc. 2019-38).
• Servicios sustanciales. Prestar servicios sustanciales, principalmente para comodidad del inquilino, como limpieza regular, cambio de ropa de cama o servicio de camarera, generalmente significa que un propietario individual declara en el Schedule C en lugar del Schedule E, y que una sociedad de personas presenta el Form 1065. La calefacción, la luz, la limpieza de áreas comunes y la recolección de basura no son servicios sustanciales (Publication 527). Esa es una regla sobre qué formulario de declaración usar; por sí sola no resuelve la pregunta del 1099.
• Su declaración lo pregunta. El Schedule E, Parte I, línea A, pregunta si usted hizo pagos que exigirían Forms 1099, y la línea B si los presentó o los presentará. Las instrucciones de la línea A dicen que, en general, pagar al menos el umbral por servicios a alguien que no es su empleado significa que debe presentar el Form 1099-NEC, y no mencionan ninguna prueba de negocio. La edición 2025 todavía imprime la cifra anterior de $600 (Schedule E; instrucciones).

Un propietario con dudas debe anotar cada año por qué los pagos se hicieron o no en el curso de un negocio de alquiler, guardar la nota con los registros de ese año y tener presente que las instrucciones de la propia declaración apuntan a presentar el formulario una vez alcanzado el umbral. Un alquiler que funciona de forma regular, con varias propiedades, servicios directos o una entidad, es el caso en que conviene que un profesional lo confirme antes de decidir que no corresponde ningún formulario.

¿Cuál es el umbral del 1099-NEC y qué cuenta para alcanzarlo?

El umbral es $2,000 pagados a una misma persona en un año calendario, y a quien recibe exactamente ese monto también le corresponde el formulario (26 U.S.C. 6041). Quien pagó y aplicó retención adicional presenta el formulario por cualquier monto (IRS). Los formularios y artículos anteriores muestran $600, el monto de los años de pago previos. La ley ajusta el monto por inflación para los años calendario posteriores a 2026, así que consulte la cifra vigente en cada temporada de presentación (26 U.S.C. 6041(h)).

Cuente cada pago en el año en que lo hizo, no en el año del trabajo ni de la factura (26 CFR 1.6041-1). Las instrucciones nombran solo los viajes en materia de reembolsos, así que guarde los recibos cuando reponga a un trabajador el costo de materiales y confirme el tratamiento (instrucciones del IRS).

¿Qué beneficiarios no necesitan el 1099-NEC?

Generalmente no necesitan el formulario las personas gravadas como corporaciones, los vendedores de mercancía, los empleados ni quienes cobran menos del umbral (instrucciones del IRS). La línea 3a del Form W-9 de quien cobra muestra cómo tributa.

¿Importa si pagué con cheque, efectivo, transferencia bancaria, tarjeta o una aplicación de pagos?

Sí, porque define quién declara. Los pagos con tarjeta y los hechos por una red de pago de terceros los declara el procesador en el Form 1099-K, y quien pagó no presenta el Form 1099-NEC por ellos (instrucciones del IRS; 26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv)). Para este fin, la regulación ignora el mínimo de declaración de la propia red, así que un pago pequeño por la red tampoco le corresponde declararlo a usted.

• Cheque, efectivo y transferencia bancaria: usted los declara. Una red que solo procesa pagos de banco a banco, sin un acuerdo con los vendedores para aceptar pagos por ella, no es una red de pago de terceros (26 CFR 1.6050W-1, Example 3).
• Aplicaciones de pago: si un pago es una transacción de red depende de cómo lo liquide la aplicación. Anote cómo se liquidó cada pago. Deje un pago fuera solo si es una transacción con tarjeta de pago o por una red de terceros, aunque el procesador no emita un Form 1099-K. Cuente una transferencia directa y cualquier pago que no pueda confirmar que esté cubierto, incluso uno marcado como personal o como regalo.

Para efectivo sin recibo ni número de identificación fiscal, vea pagar a subcontratistas en efectivo. El Form 1099-K que le envía una plataforma de reservas se explica en pagos de reservas: monto bruto o neto.

¿Cómo obtengo un W-9 de quien limpia, y qué hago si se niega?

Pida un Form W-9 antes del primer pago. El IRS sugiere solicitarlo a quien cobra y es de EE. UU., y esa persona se lo entrega a usted, no al IRS (instrucciones generales; Form W-9). Contiene el nombre legal, la clasificación fiscal y el número que van en el formulario. Quien cobra y no entrega un número correcto enfrenta una multa de $50 por cada incumplimiento, salvo que haya causa razonable. Un trabajador sin número de Seguro Social igual puede dar un número: un extranjero residente que no puede obtener un SSN usa un ITIN (número de identificación personal del contribuyente) en el W-9 (Form W-9).

Si la persona se niega o no da ningún número:

1. Vuelva a pedirlo por escrito y guarde copias. Esto es independiente de la retención. El IRS espera una solicitud inicial al comenzar la relación y hasta dos solicitudes anuales para demostrar causa razonable por un número faltante (Publication 1586).
2. Se exige la retención adicional de 24% sobre los pagos a quien no está exento y no da un número, y esperar los recordatorios no la posterga. Para honorarios por servicios, comienza con el pago que lleva el total del año al umbral, o con el primer pago si usted tuvo que presentar o retener por esa persona el año anterior (26 U.S.C. 3406(b)(6)). Si no retiene como se exige, podría deber el impuesto no cobrado (instrucciones para quien solicita). El formulario entonces corresponde por cualquier monto, con el número en blanco y la retención indicada en la casilla de impuesto federal retenido (casilla 4) (Topic 307).

Las fechas de inicio, los depósitos, el Form 945 y los avisos se explican en cómo reunir los números de identificación fiscal de los contratistas.

¿Qué va en el Form 1099-NEC, cuándo vence y adónde se envía?

El Form 1099-NEC se envía al IRS y a quien cobró a más tardar en 31 de enero después del año del pago, o el siguiente día hábil cuando esa fecha cae en fin de semana o feriado. Para los pagos de este año fiscal, la fecha es 1 de febrero de 2027 (instrucciones del IRS).

El formulario muestra a usted como pagador, el nombre, la dirección y el número de quien cobró según el W-9, el total pagado por servicios en la casilla de compensación a no empleados (casilla 1a, incluidos las piezas y los materiales incidentales al servicio) y cualquier retención adicional en la casilla 4. Si usted entrega al trabajador la propina voluntaria de un huésped, esta permanece en la casilla 1a y también se muestra en la casilla de propinas en efectivo (1b), con un Treasury Tipped Occupation Code (código de ocupación con propinas del Tesoro) en la casilla 1c (instrucciones del IRS). Un propietario único se registra con su nombre personal, y el nombre comercial, si lo hay, va en la segunda línea. Una LLC de un solo miembro que se ignora para efectos fiscales se declara con el nombre y el número de su propietario, y lo mismo vale para un pagador que sea una de ellas (instrucciones generales).

• Presentación electrónica mediante el portal gratuito IRIS Taxpayer Portal del IRS, que requiere un Transmitter Control Code (código de control del transmisor), así que solicítelo con tiempo. La presentación electrónica es obligatoria cuando usted presenta 10 o más declaraciones informativas de cualquier tipo en el año, contando juntos los 1099, los W-2 y formularios similares.
• Menos de 10: se permite el papel con el Form 1096 y una Copy A impresa por el IRS. No se puede presentar una Copy A impresa desde el sitio web del IRS (IRS).
• Estado: las casillas estatales del formulario son opcionales para el IRS. Pregunte a la autoridad tributaria de su estado si quiere una copia (instrucciones del IRS).

Un formulario tardío o incorrecto cuesta una multa por cada formulario, cobrada por separado por la copia del IRS y por la copia de quien cobró. Es de $60 si se corrige en 30 días, de $130 hasta el 1 de agosto, y de $340 después de esa fecha o si nunca se presenta. El descuido intencional cuesta lo que sea mayor entre $690 o 10% del monto, sin tope anual. La causa razonable puede eliminar o reducir una multa (página del IRS sobre multas; los montos de los formularios con vencimiento en 2027 están en Rev. Proc. 2025-32). Para años omitidos y avisos, vea 1099 y W-2 tardíos.

Un coanfitrión cobra un porcentaje de las reservas, o mi administrador contrata a quienes reparan: ¿quién presenta?

Presenta quien hace el pago. Un administrador que contrata y paga a contratistas con su dinero generalmente es quien hace el pago.

• Un coanfitrión al que usted paga. Un coanfitrión administra su anuncio y a los huéspedes a cambio de una parte de las reservas. Las comisiones por servicios van en el Form 1099-NEC, así que un porcentaje de las reservas es un honorario como cualquier otro (instrucciones del IRS). Presente el formulario si los honorarios del año alcanzan el umbral, salvo que el coanfitrión sea una corporación, que generalmente está exenta.
• Una parte que el coanfitrión o administrador se queda. Si cobra el dinero de las reservas y retiene su honorario antes de enviarle el resto, ese honorario podría seguir siendo un pago que usted declara. El ejemplo más cercano en la regulación es un agente literario que descuenta una comisión del dinero de un cliente; allí es el cliente quien declara la comisión (26 CFR 1.6041-1(e)(5), Example 6). La regulación no trata el caso de un coanfitrión de alquileres, y las instrucciones del IRS no dicen quién declara cuando una plataforma le paga directamente al coanfitrión, así que este caso no está resuelto. Pida por escrito al coanfitrión su W-9 y un estado de fin de año con los honorarios que retuvo, y haga que un profesional confirme quién presenta.
• Un administrador que contrata y paga a quienes reparan. Un agente de alquileres que contrata y paga a quienes reparan con la renta del propietario realiza funciones de administración o supervisión y tiene la obligación de declarar esos pagos (26 CFR 1.6041-1(e), Example 5). A quien solo emite cheques siguiendo sus instrucciones no se le trata así, de modo que usted generalmente presentaría el formulario. Cuando más de una persona califica, presenta quien paga realmente al contratista, salvo que acuerden por escrito que lo hará otra parte que califique.
• El alquiler y el honorario del administrador. Los inquilinos que pagan el alquiler a su administrador no presentan nada por eso. El administrador declara el alquiler que cobró por usted en el Form 1099-MISC cuando ese alquiler alcanza el umbral, generalmente el alquiler bruto antes de su honorario y de las reparaciones que pagó (instrucciones del IRS; 26 CFR 1.6041-1(f)). El honorario del propio administrador sigue las reglas habituales, así que un administrador gravado como corporación generalmente no requiere un formulario de su parte.

Pregunte por escrito al administrador quién emite los formularios de los contratistas a quienes paga, y pida una lista de fin de año. Si usted administra o es coanfitrión de otros propietarios, vea fondos de propietarios para coanfitriones y administradores de propiedades.

¿Podría quien limpia ser un empleado con W-2 y no un contratista con 1099?

Sí, si los hechos apuntan en ese sentido. Un Form 1099-NEC no convierte a un trabajador en contratista. El IRS pondera tres grupos de hechos, y ningún hecho por sí solo decide (IRS).

Si el trabajador es un empleado, usted no presenta el Form 1099-NEC; lleva una nómina y presenta el Form W-2. Un error de clasificación puede generar impuestos de nómina (IRS). Las pruebas, el costo y las reglas estatales están en trabajadores que podrían ser empleados.

¿Qué registros conservo para probar el pago y deducirlo?

Conserve lo que muestre a quién se pagó, por qué, cuánto, cuándo y cómo. El IRS no exige un formato especial; espera registros que respalden lo que usted declara (conservación de registros; instrucciones del Schedule E).

Los registros del alquiler más allá del archivo de 1099 están en registros y recibos de una propiedad de alquiler. En qué parte de la declaración van los costos de limpieza y reparación se explica en impuestos de una propiedad de alquiler.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Una persona de limpieza pagada con cheque

Una anfitriona en Austin paga a una persona de limpieza US$6,200 con cheque durante el año, en dos propiedades que posee a título personal. Pidió un W-9 en el primer pago y guarda una factura de cada visita. Si el alquiler se administra como negocio, el total supera el umbral, así que presenta un Form 1099-NEC por US$6,200 en la casilla 1a y le envía una copia a la persona de limpieza a más tardar en la fecha de vencimiento. Si el W-9 hubiera mostrado una corporación, generalmente no presentaría nada.

Un coanfitrión pagado con un porcentaje

Un anfitrión paga a un coanfitrión el 15 por ciento de US$80,000 en reservas mediante transferencia bancaria, es decir, US$12,000 de honorarios por servicios. Una transferencia bancaria no es un pago con tarjeta ni por una red de pago, así que el anfitrión lo declara. Si el alquiler se administra como negocio y el coanfitrión es una persona física, una sociedad de personas o una LLC gravada como cualquiera de las dos, generalmente corresponde un Form 1099-NEC por US$12,000. Si el W-9 muestra una corporación, no corresponde ninguno.

Una aplicación de pagos

Un propietario paga a una persona de limpieza US$3,000 mediante una aplicación de pagos y US$2,500 con cheque en el mismo año. Suponga que el propietario confirmó que los pagos por la aplicación son transacciones de una red de terceros por servicios, de modo que las reglas del Form 1099-K del procesador los cubren y quedan fuera del total. Si fueran transferencias personales, contarían y el total sería US$5,500. Si el alquiler se administra como negocio, solo los cheques ya superan el umbral, así que generalmente corresponde un formulario por US$2,500. El propietario guarda la factura y el comprobante de pago de todo.

¿Su caso es distinto?

• Usted paga a personal de limpieza, de reparaciones o a un coanfitrión en varias propiedades o entidades, no tiene W-9 en archivo, un coanfitrión o plataforma retiene su honorario antes de pagarle, o un administrador contrata a los contratistas y usted no sabe quién declara: hay que armar los totales, los tipos de beneficiarios y los números faltantes a partir de sus registros bancarios y de pagos. Eso es trabajo de contabilidad, mejor hecho antes de la fecha de vencimiento. Si el alquiler cuenta como negocio es una cuestión fiscal que conviene resolver con un CPA antes de decidir que no corresponde ningún formulario.
• Nunca se enviaron los formularios de años anteriores, o el IRS envió un aviso de multa: vea 1099 y W-2 tardíos. Reconstruir los totales de cada año omitido a partir de los registros bancarios es trabajo de contabilidad atrasada.
• Quien cobra se niega a dar un W-9, o usted pagó en efectivo sin número: vea cómo reunir los números de identificación fiscal de los contratistas y pagar a subcontratistas en efectivo.
• Quien limpia trabaja en sus horarios y usa sus insumos: vea trabajadores que podrían ser empleados.
• El contratista está fuera de EE. UU.: un W-9 certifica la condición de persona de EE. UU., así que vea pagar a contratistas en el extranjero.
• Cada alquiler está en su propia LLC: vea contabilidad para una LLC por propiedad de alquiler.
• Quiere las reglas generales del 1099-NEC para cualquier negocio, o saber si un costo es una reparación o una mejora: vea qué contratistas reciben un formulario fiscal y reparación o mejora en un alquiler.