Form 1099-NEC: faxineiros, reparos e co-anfitriões em aluguéis

Preciso enviar um 1099 para quem faz a limpeza ou os reparos do meu aluguel?

Em geral, o proprietário de um imóvel alugado ou o anfitrião de aluguel de curta temporada entrega o Form 1099-NEC para cada faxineiro, profissional de reparos ou co-anfitrião que recebeu $2.000 ou mais em um ano-calendário por serviços, quando os pagamentos são feitos no curso de um negócio de aluguel (instruções do IRS; 26 U.S.C. 6041). Em geral, as quatro condições abaixo precisam estar presentes:

1. Você pagou a alguém que não é seu empregado.
2. O pagamento foi por serviços prestados no curso do seu negócio.
3. Quem recebe é uma pessoa física, uma sociedade de pessoas ou um espólio, ou, em alguns casos, uma corporação, como um escritório de advocacia pago por serviços jurídicos.
4. Você pagou a essa pessoa o limite ou mais durante o ano, a menos que tenha feito retenção adicional (backup withholding), caso em que o formulário é exigido em qualquer valor.

Se a pessoa que faz a limpeza é, na verdade, sua empregada, não se aplica o Form 1099-NEC: os salários vão no Form W-2.

Um caso de aluguel deixa de ser simples quando não está claro se o aluguel é um negócio, quando vários imóveis ou LLCs usam os mesmos trabalhadores, quando um co-anfitrião ou administrador recebe o dinheiro das reservas, quando o trabalhador não tem W-9 nem número de Social Security, quando anos anteriores nunca foram declarados ou quando o trabalhador parece ser empregado. Cada situação é explicada abaixo.

Reúna primeiro: nome, endereço e W-9 assinado de cada beneficiário (quem recebe o pagamento); faturas; data, forma e valor de cada pagamento; e o total do ano para cada beneficiário. Quem faz a limpeza de todos os seus imóveis alugados em nome próprio é um único beneficiário, então some os pagamentos de todos os imóveis. Uma LLC de um único membro desconsiderada para fins fiscais (disregarded entity) declara com o nome e o número do proprietário, enquanto uma LLC tributada como sociedade de pessoas ou como corporação tem número próprio (instruções gerais). Se os pagamentos se somam entre imóveis em LLCs diferentes depende de como cada LLC é tributada; resolva isso antes de entregar. Veja escrituração contábil de uma LLC por imóvel alugado.

Ter um imóvel alugado conta como negócio para fins do 1099?

Depende dos fatos, e as instruções do IRS e a Publication 527 não resolvem a questão para um ou dois imóveis. O Form 1099-NEC só se aplica a pagamentos feitos no curso de um negócio. Pagamentos pessoais não são declarados, e uma pessoa tem um negócio se “opera com o objetivo de obter ganho ou lucro” (instruções do IRS; 26 CFR 1.6041-1(b)). O que as fontes acrescentam:

• A incerteza é reconhecida. O IRS considera a questão incerta para alguns proprietários de imóveis alugados em outro contexto, o da dedução da renda empresarial qualificada. Esse safe harbor (regra de proteção) vale somente para essa dedução, então não resolve a questão do 1099 (Rev. Proc. 2019-38).
• Serviços substanciais. Prestar serviços substanciais, principalmente para a conveniência do inquilino, como limpeza regular, troca de roupa de cama ou serviço de camareira, em geral significa que o proprietário pessoa física declara no Schedule C, e não no Schedule E, e que uma sociedade de pessoas entrega o Form 1065. Aquecimento, iluminação, limpeza de áreas comuns e coleta de lixo não são serviços substanciais (Publication 527). Essa é uma regra sobre qual formulário de declaração usar; ela, por si só, não resolve a questão do 1099.
• Sua própria declaração pergunta. O Schedule E, Parte I, linha A, pergunta se você fez pagamentos que exigiriam Forms 1099, e a linha B pergunta se você entregou ou vai entregar esses formulários. As instruções da linha A dizem que, em geral, pagar o limite ou mais por serviços a quem não é seu empregado significa que você deve entregar o Form 1099-NEC, e não citam nenhum teste de negócio. A edição de 2025 ainda mostra o valor antigo de $600 (Schedule E; instruções).

O proprietário de imóvel alugado que tem dúvida deve anotar a cada ano por que os pagamentos foram ou não feitos no curso de um negócio de aluguel, guardar a anotação junto com os registros daquele ano e lembrar que as instruções da própria declaração indicam a entrega do formulário quando o limite é atingido. Um aluguel operado de forma regular, com vários imóveis, serviços diretos ou uma entidade, é o caso em que vale pedir a um profissional que confirme antes de concluir que nenhum formulário é devido.

Qual é o limite do 1099-NEC e o que conta para ele?

O limite é de $2.000 pagos a um mesmo beneficiário em um ano-calendário, e quem recebe exatamente esse valor também tem direito ao formulário (26 U.S.C. 6041). Quem fez retenção adicional (backup withholding) entrega o formulário em qualquer valor (IRS). Formulários e artigos mais antigos mostram $600, o valor dos anos de pagamento anteriores. A lei ajusta o valor pela inflação para os anos-calendário depois de 2026, então confira o valor atual a cada temporada de entrega (26 U.S.C. 6041(h)).

Conte cada pagamento no ano em que você o fez, não no ano do trabalho ou da fatura (26 CFR 1.6041-1). As instruções citam apenas despesas de viagem para reembolsos; por isso, guarde os recibos quando você reembolsar um trabalhador por materiais e confirme o tratamento (instruções do IRS).

Quais beneficiários não precisam de 1099-NEC?

Em geral, não precisam do formulário os beneficiários tributados como corporação, os vendedores de mercadorias, os empregados e os beneficiários que receberam menos que o limite (instruções do IRS). A linha 3a do Form W-9 do beneficiário mostra como ele é tributado.

Faz diferença se paguei com cheque, dinheiro, transferência bancária, cartão ou aplicativo de pagamento?

Sim, porque isso define quem declara. Pagamentos com cartão e pagamentos por uma rede de pagamento de terceiros são informados pela processadora no Form 1099-K, e quem pagou não entrega o Form 1099-NEC para eles (instruções do IRS; 26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv)). Para esse fim, o regulamento ignora o valor mínimo de declaração da própria rede, então um pagamento pequeno por rede também não é você que declara.

• Cheque, dinheiro e transferência bancária: quem declara é você. Uma rede que apenas processa pagamentos de banco para banco, sem acordo com os vendedores para aceitar pagamentos por ela, não é uma rede de pagamento de terceiros (26 CFR 1.6050W-1, Example 3).
• Aplicativos de pagamento: se um pagamento é uma transação de rede depende de como o aplicativo o liquida. Registre como cada pagamento foi liquidado. Deixe um pagamento de fora somente se ele for uma transação com cartão de pagamento ou por rede de pagamento de terceiros, mesmo que a processadora não emita o Form 1099-K. Conte uma transferência direta e qualquer pagamento que você não consiga confirmar que está coberto, inclusive um marcado como pessoal ou como presente.

Para dinheiro em espécie sem recibo nem número fiscal, veja pagar subempreiteiros em dinheiro. O Form 1099-K que uma plataforma de reservas envia a você é tratado em repasses de reservas: valor bruto ou líquido.

Como obtenho o W-9 de quem faz a minha limpeza, e o que fazer se a pessoa se recusar?

Peça o Form W-9 (formulário em que quem recebe informa seu TIN) antes do primeiro pagamento. O IRS sugere pedir o formulário a quem recebe e é dos EUA, e quem recebe o entrega a você, não ao IRS (instruções gerais; Form W-9). Nele constam o nome legal, a classificação fiscal e o número para o formulário. Quem recebe e não informa um número correto está sujeito a uma multa de $50 por omissão, a menos que haja justa causa. Um trabalhador sem número de Social Security (SSN) ainda pode informar um número: um residente estrangeiro que não pode obter SSN usa no W-9 um ITIN (número de identificação fiscal individual do IRS) (Form W-9).

Se a pessoa se recusa ou não informa nenhum número:

1. Peça de novo por escrito e guarde as cópias. Isso é separado da retenção. O IRS espera um pedido inicial quando a relação começa e até dois pedidos anuais para comprovar justa causa pela falta do número (Publication 1586).
2. A retenção adicional (backup withholding) de 24% é obrigatória nos pagamentos a quem não é isento e não informa o número, e esperar pelos lembretes não adia a retenção. Para honorários por serviços, ela começa com o pagamento que leva o total do ano ao limite, ou com o primeiro pagamento se você já precisou entregar o formulário ou fazer a retenção para essa pessoa no ano anterior (26 U.S.C. 3406(b)(6)). Se você não retiver como exigido, pode ter de pagar o imposto não arrecadado (instruções para quem solicita). O formulário passa então a ser devido em qualquer valor, com o número em branco e a retenção indicada na caixa de imposto federal retido (caixa 4) (Topic 307).

As datas de início, os depósitos, o Form 945 e as cartas estão em como coletar os números fiscais dos prestadores de serviços.

O que vai no Form 1099-NEC, quando vence e para onde vai?

O Form 1099-NEC vai para o IRS e para quem recebeu o pagamento até 31 de janeiro do ano seguinte ao do pagamento, ou até o próximo dia útil quando essa data cai em fim de semana ou feriado. Para pagamentos feitos neste ano fiscal, a data é 1º de fevereiro de 2027 (instruções do IRS).

O formulário mostra você como pagador; o nome, o endereço e o número de quem recebe, tirados do W-9; o total pago por serviços na caixa de remuneração de quem não é empregado (caixa 1a, incluindo peças e materiais acessórios ao serviço); e qualquer retenção adicional na caixa 4. Se você repassa ao trabalhador uma gorjeta voluntária de um hóspede, ela permanece na caixa 1a e também aparece na caixa de gorjetas em dinheiro (1b), com um Treasury Tipped Occupation Code na caixa 1c (instruções do IRS). Um empresário individual é listado pelo nome pessoal, com o nome empresarial, se houver, na segunda linha. Uma LLC de um único membro desconsiderada para fins fiscais é declarada com o nome e o número do proprietário, e o mesmo vale para o pagador que usa uma LLC assim (instruções gerais).

• Entrega eletrônica pelo IRIS Taxpayer Portal do IRS, que é gratuito e exige um Transmitter Control Code (código de transmissor); por isso, peça com antecedência. A entrega eletrônica é obrigatória a partir de 10 declarações informativas de qualquer tipo no ano, somando 1099s, W-2s e formulários semelhantes.
• Menos de 10: é permitido enviar em papel com o Form 1096 e a Copy A impressa pelo IRS. Uma Copy A impressa a partir do site do IRS não pode ser entregue (IRS).
• Estado: as caixas de estado do formulário são opcionais para o IRS. Pergunte ao órgão de impostos do seu estado se ele quer uma cópia (instruções do IRS).

Um formulário atrasado ou errado gera uma multa por formulário, cobrada separadamente para a cópia do IRS e para a cópia de quem recebe. O valor é de $60 quando a correção ocorre em até 30 dias, $130 até 1º de agosto e $340 depois disso ou se o formulário nunca for entregue. A desconsideração intencional custa o maior valor entre $690 e 10% do valor, sem limite anual. A justa causa pode eliminar ou reduzir uma multa (página de multas do IRS; os valores para formulários com vencimento em 2027 estão na Rev. Proc. 2025-32). Para anos esquecidos e cartas, veja 1099s e W-2s entregues com atraso.

Um co-anfitrião fica com uma porcentagem das reservas, ou meu administrador de imóveis contrata os reparadores: quem entrega o formulário?

Quem faz o pagamento entrega o formulário. Um administrador que contrata e paga prestadores de serviços com o seu dinheiro é, em geral, quem faz o pagamento.

• Um co-anfitrião que você paga. Um co-anfitrião cuida do seu anúncio e dos hóspedes em troca de uma parte das reservas. Comissões por serviços vão no Form 1099-NEC, então uma porcentagem das reservas é um honorário como qualquer outro (instruções do IRS). Entregue o formulário se os honorários do ano chegarem ao limite, a menos que o co-anfitrião seja uma corporação, que em geral é isenta.
• Uma parte que o co-anfitrião ou o administrador retém. Se ele recebe o dinheiro das reservas e retém o seu honorário antes de repassar o resto a você, o honorário ainda pode ser um pagamento que você declara. O exemplo mais próximo no regulamento é o de um agente literário que desconta uma comissão do dinheiro de um cliente; nesse caso, é o cliente quem declara a comissão (26 CFR 1.6041-1(e)(5), Example 6). O regulamento não trata de um co-anfitrião de aluguel, e as instruções do IRS não dizem quem declara quando uma plataforma paga o co-anfitrião diretamente; portanto, a questão não está resolvida para esse caso. Peça por escrito ao co-anfitrião o W-9 dele e um extrato de fim de ano dos honorários que ele reteve, e peça a um profissional que confirme quem entrega o formulário.
• Um administrador que contrata e paga os reparadores. Um agente de aluguel que contrata e paga os reparadores com o aluguel do proprietário está exercendo a gestão ou a supervisão e tem a obrigação de declarar esses pagamentos (26 CFR 1.6041-1(e), Example 5). Quem apenas emite cheques por ordem sua não recebe esse tratamento, e nesse caso você, em geral, entrega o formulário. Quando mais de uma pessoa se qualifica, entrega o formulário quem de fato paga o prestador, a menos que elas combinem por escrito que outra parte qualificada o fará.
• O aluguel e o honorário do administrador. Os inquilinos que pagam aluguel ao seu administrador não entregam nada por isso. O administrador declara o aluguel que recebeu em seu nome no Form 1099-MISC quando esse aluguel chega ao limite, em geral o aluguel bruto, antes do honorário dele e dos reparos que pagou (instruções do IRS; 26 CFR 1.6041-1(f)). O honorário do próprio administrador segue as regras habituais, então um administrador tributado como corporação em geral não precisa de formulário seu.

Pergunte ao administrador por escrito quem emite os formulários dos prestadores que ele paga, e peça uma lista de fim de ano. Se você administra ou é co-anfitrião de imóveis de outros proprietários, veja dinheiro dos proprietários com co-anfitriões e administradores de imóveis.

Quem faz a minha limpeza pode ser empregado com W-2 em vez de prestador com 1099?

Sim, se os fatos apontarem nessa direção. Um Form 1099-NEC não transforma um trabalhador em prestador de serviços. O IRS avalia três grupos de fatos, e nenhum fato isolado decide (IRS).

Se o trabalhador é empregado, você não entrega o Form 1099-NEC; você faz a folha de pagamento e entrega o Form W-2. Uma classificação errada pode gerar impostos sobre a folha (IRS). Os testes, o custo e as regras estaduais estão em trabalhadores que podem ser empregados.

Quais registros devo guardar para comprovar o pagamento e deduzi-lo?

Guarde o que mostre quem recebeu, por quê, quanto, quando e como. O IRS não exige um formato especial; ele espera registros que sustentem o que você informa na declaração (guarda de registros; instruções do Schedule E).

Os registros do aluguel além do arquivo do 1099 estão em registros e recibos de imóveis alugados. Onde os gastos com limpeza e reparos entram na declaração está em impostos sobre imóveis alugados.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Faxineira paga por cheque

Uma anfitriã em Austin paga US$6.200 por cheque ao longo do ano a uma faxineira, em dois imóveis que ela possui em nome próprio. Ela pediu um W-9 no primeiro pagamento e guarda uma fatura de cada visita. Se o aluguel é operado como negócio, o total fica acima do limite, então ela entrega um Form 1099-NEC com US$6.200 na caixa 1a e envia uma cópia à faxineira até o vencimento. Se o W-9 mostrasse uma corporação, ela em geral não entregaria nada.

Co-anfitrião pago com percentual

Um anfitrião paga a um co-anfitrião 15% de US$80.000 em reservas, por transferência bancária, o que dá US$12.000 de honorários por serviços. Uma transferência bancária não é um pagamento por cartão nem por rede de pagamento, então o anfitrião declara. Se o aluguel é operado como negócio e o co-anfitrião é uma pessoa física, uma sociedade de pessoas ou uma LLC tributada como uma das duas, em geral é devido um Form 1099-NEC de US$12.000. Se o W-9 mostra uma corporação, nenhum é devido.

Aplicativo de pagamento

Um proprietário de imóvel alugado paga a uma faxineira US$3.000 por um aplicativo de pagamento e US$2.500 por cheque no mesmo ano. Suponha que ele confirmou que os pagamentos pelo aplicativo são transações de rede de terceiros por serviços, então as regras do Form 1099-K da processadora os cobrem e eles ficam fora do total. Se fossem transferências pessoais, eles contariam e o total seria de US$5.500. Se o aluguel é operado como negócio, só os cheques já passam do limite, então em geral é devido um formulário de US$2.500. O proprietário guarda a fatura e o registro de pagamento de tudo.

E no seu caso?

• Você paga faxineiros, profissionais de reparos ou um co-anfitrião em vários imóveis ou entidades, não tem W-9 arquivado, um co-anfitrião ou plataforma retém o honorário antes de pagar você, ou um administrador contrata os prestadores e você não sabe quem declara: os totais, os tipos de beneficiário e os números que faltam precisam ser reconstruídos a partir dos seus registros bancários e de pagamentos. Esse é trabalho de escrituração contábil, melhor feito antes do vencimento. Saber se o aluguel conta como negócio é uma questão fiscal a resolver com um CPA (contador público habilitado) antes de você concluir que nenhum formulário é devido.
• Formulários de anos anteriores nunca foram enviados, ou o IRS mandou uma carta de multa: veja 1099s e W-2s entregues com atraso. Reconstruir os totais de cada ano esquecido a partir dos extratos bancários é trabalho de atualização contábil.
• Quem recebe se recusa a dar o W-9, ou você pagou em dinheiro sem número: veja como coletar os números fiscais dos prestadores de serviços e pagar subempreiteiros em dinheiro.
• Quem faz a sua limpeza trabalha nos seus horários e usa os seus materiais: veja trabalhadores que podem ser empregados.
• O prestador de serviços está fora dos EUA: o W-9 certifica a condição de pessoa dos EUA, então veja pagar prestadores de serviços no exterior.
• Cada imóvel alugado fica em uma LLC própria: veja escrituração contábil de uma LLC por imóvel alugado.
• Você quer as regras gerais do 1099-NEC para qualquer negócio, ou saber se um gasto é reparo ou melhoria: veja quais prestadores de serviços recebem um formulário fiscal e reparo ou melhoria em imóvel alugado.