Formulaire 1099-NEC pour bailleurs : ménage, travaux, co-hôtes

Dois-je produire un formulaire 1099 pour le préposé au ménage ou l'homme à tout faire de ma location?

Aux États-Unis, un bailleur ou un hôte de location à court terme produit généralement un formulaire 1099-NEC pour chaque préposé au ménage, homme à tout faire ou co-hôte à qui il verse 2 000 $ ou plus au cours d'une année civile pour des services, lorsque ces paiements sont faits dans le cadre d'une entreprise de location (instructions de l'IRS; 26 U.S.C. 6041). En général, les quatre conditions suivantes doivent toutes être réunies :

1. Vous avez payé quelqu'un qui n'est pas votre employé.
2. Le paiement visait des services rendus dans le cadre de votre entreprise.
3. Le bénéficiaire est un particulier, une société de personnes ou une succession, ou, dans certains cas, une société, comme un cabinet d'avocats payé pour des services juridiques.
4. Vous avez versé à ce bénéficiaire le seuil ou plus dans l'année, sauf si vous avez appliqué une retenue de réserve, qui exige un formulaire quel que soit le montant.

Si le préposé au ménage est en réalité votre employé, aucun formulaire 1099-NEC ne s'applique; les salaires sont déclarés sur le formulaire W-2.

Un dossier de location se complique lorsqu'on ne sait pas si la location est une entreprise, que plusieurs propriétés ou LLC partagent les mêmes travailleurs, qu'un co-hôte ou un gestionnaire encaisse l'argent des réservations, qu'un travailleur n'a pas de formulaire W-9 ni de numéro de sécurité sociale, que des années antérieures n'ont jamais été déclarées ou qu'un travailleur ressemble à un employé. Chaque situation est traitée plus bas.

Rassemblez d'abord : le nom, l'adresse et le formulaire W-9 signé de chaque bénéficiaire; les factures; la date, le mode et le montant de chaque paiement; et le total de l'année pour chaque bénéficiaire. Un préposé au ménage qui s'occupe de toutes vos locations détenues à titre personnel compte pour un seul bénéficiaire : additionnez donc les paiements de toutes les propriétés. Une LLC à membre unique que l'IRS ignore aux fins de l'impôt est déclarée sous le nom et le numéro de son propriétaire, tandis qu'une LLC imposée comme une société de personnes ou comme une société a son propre numéro (instructions générales). L'addition des paiements entre des locations logées dans des LLC distinctes dépend du mode d'imposition de chacune; réglez ce point avant de produire les formulaires, et consultez la tenue de livres d'une LLC par propriété locative.

Posséder une location compte-t-il comme une entreprise aux fins du formulaire 1099?

Cela dépend des faits, et les instructions de l'IRS et la Publication 527 ne tranchent pas la question pour une ou deux locations. Le formulaire 1099-NEC ne vise que les paiements faits dans le cadre d'une entreprise. Les paiements personnels ne sont pas à déclarer, et une personne exploite une entreprise si elle « exerce ses activités dans un but lucratif » (instructions de l'IRS; 26 CFR 1.6041-1(b)). Ce que les sources ajoutent :

• L'incertitude est reconnue. L'IRS la juge réelle pour certains propriétaires de locations, mais dans un autre contexte : la déduction pour revenu d'entreprise admissible (QBI). Cette règle refuge s'applique uniquement à cette déduction; elle ne tranche donc pas la question du formulaire 1099 (Rev. Proc. 2019-38).
• Services importants. Lorsque le propriétaire fournit des services importants, surtout pour la commodité du locataire, comme le ménage régulier, le changement de la literie ou un service de femme de chambre, un particulier déclare généralement le revenu sur l'annexe C plutôt que sur l'annexe E, et une société de personnes produit le formulaire 1065. Le chauffage, l'éclairage, le nettoyage des aires communes et la collecte des ordures ne sont pas des services importants (Publication 527). Cette règle indique quel formulaire de déclaration utiliser; elle ne tranche pas à elle seule la question du formulaire 1099.
• Votre déclaration pose la question. À la partie I de l'annexe E, la ligne A demande si vous avez fait des paiements qui exigeraient des formulaires 1099, et la ligne B si vous les avez produits ou les produirez. Selon les instructions de la ligne A, en général, le fait de payer au moins le seuil pour des services à quelqu'un qui n'est pas votre employé vous oblige à produire le formulaire 1099-NEC, sans mentionner de critère d'entreprise. L'édition 2025 affiche encore l'ancien montant de 600 $ (annexe E; instructions).

Le bailleur qui hésite devrait consigner chaque année par écrit pourquoi les paiements ont été faits, ou non, dans le cadre d'une entreprise de location, conserver cette note avec les registres de l'année, et garder à l'esprit que les instructions de la déclaration elle-même invitent à produire les formulaires dès que le seuil est atteint. Une location exploitée de façon régulière, avec plusieurs propriétés, des services directs ou une entité, est le cas où il faut faire confirmer la conclusion par un professionnel avant de décider qu'aucun formulaire n'est exigible.

Quel est le seuil du formulaire 1099-NEC, et quels paiements y comptent?

Le seuil est de 2 000 $ versés à un même bénéficiaire au cours d'une année civile, et un bénéficiaire payé exactement ce montant reçoit un formulaire (26 U.S.C. 6041). Un payeur qui a appliqué une retenue de réserve produit le formulaire quel que soit le montant (IRS). Les anciens formulaires et articles indiquent 600 $, le montant des années de paiement antérieures. La loi indexe le montant sur l'inflation pour les années civiles postérieures à 2026; vérifiez donc le montant en vigueur à chaque saison de production (26 U.S.C. 6041(h)).

Comptez chaque paiement dans l'année où vous l'avez fait, et non dans l'année du travail ou de la facture (26 CFR 1.6041-1). Les instructions ne mentionnent que les frais de déplacement pour les remboursements; conservez donc les reçus lorsque vous remboursez des fournitures à un travailleur, et confirmez le traitement (instructions de l'IRS).

Quels bénéficiaires n'ont pas besoin d'un formulaire 1099-NEC?

Les bénéficiaires imposés comme des sociétés, les vendeurs de marchandises, les employés et les bénéficiaires payés sous le seuil n'en exigent généralement aucun (instructions de l'IRS). La ligne 3a du formulaire W-9 du bénéficiaire indique son mode d'imposition.

Le mode de paiement (chèque, argent comptant, virement bancaire, carte ou application de paiement) change-t-il quelque chose?

Oui, car il détermine qui déclare. Les paiements par carte et par un réseau de paiement tiers sont déclarés par le processeur sur le formulaire 1099-K, et la personne qui a payé ne produit aucun formulaire 1099-NEC pour ceux-ci (instructions de l'IRS; 26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv)). Le règlement ignore, à cette fin, le seuil de déclaration propre au réseau; un petit paiement par réseau ne vous incombe donc pas non plus.

• Chèque, argent comptant et virement bancaire : vous les déclarez. Un réseau qui se contente de traiter des paiements entre banques, sans entente avec les vendeurs pour accepter des paiements par son intermédiaire, n'est pas un réseau de paiement tiers (26 CFR 1.6050W-1, exemple 3).
• Applications de paiement : savoir si un paiement est une opération par réseau dépend de la façon dont l'application le règle. Notez comment chaque paiement a été réglé. N'excluez un paiement que s'il s'agit d'une opération par carte de paiement ou par réseau de paiement tiers, même si le processeur ne produit aucun formulaire 1099-K. Comptez un virement direct, ainsi que tout paiement dont vous ne pouvez confirmer qu'il est visé, y compris celui indiqué comme personnel ou comme un cadeau.

Pour de l'argent comptant sans reçu ni numéro d'identification fiscale, consultez le paiement de sous-traitants en argent comptant. Le formulaire 1099-K que vous envoie une plateforme de réservation est traité dans les versements de réservation : brut ou net.

Comment obtenir un W-9 du préposé au ménage, et que faire s'il refuse?

Demandez un formulaire W-9 avant le premier paiement. L'IRS suggère d'en demander un à tout bénéficiaire américain, et c'est le bénéficiaire qui vous le remet, et non à l'IRS (instructions générales; formulaire W-9). Il indique le nom légal, la catégorie d'imposition et le numéro à inscrire sur le formulaire. Un bénéficiaire qui ne fournit pas un numéro exact s'expose à une pénalité de 50 $ par défaut, sauf motif raisonnable. Un travailleur sans numéro de sécurité sociale (SSN) peut tout de même fournir un numéro : un étranger résident qui n'a pas droit à un SSN utilise un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN) sur le W-9 (formulaire W-9).

Si le bénéficiaire refuse ou ne fournit aucun numéro :

1. Redemandez par écrit et conservez des copies. Cette étape est distincte de la retenue. L'IRS s'attend à une première demande au début de la relation et à un maximum de deux demandes annuelles pour démontrer un motif raisonnable en cas de numéro manquant (Publication 1586).
2. Une retenue de réserve de 24 % est obligatoire sur les paiements à un bénéficiaire qui n'est pas exempté et ne fournit aucun numéro, et l'attente des rappels ne la retarde pas. Pour les honoraires de services, elle commence avec le paiement qui porte le total de l'année au seuil, ou avec le premier paiement si vous deviez produire un formulaire ou retenir pour ce bénéficiaire l'année précédente (26 U.S.C. 3406(b)(6)). Si vous ne retenez pas comme l'exige la loi, vous pouvez devoir l'impôt non perçu (instructions du demandeur). Le formulaire est alors exigible quel que soit le montant, avec le numéro laissé en blanc et la retenue indiquée dans la case de l'impôt fédéral retenu (case 4) (Topic 307).

Les dates de début, les dépôts, le formulaire 945 et les avis sont traités dans la collecte des numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.

Que contient le formulaire 1099-NEC, quand est-il exigible et où l'envoyer?

Le formulaire 1099-NEC est transmis à l'IRS et au bénéficiaire au plus tard le 31 janvier suivant l'année du paiement, ou le jour ouvrable suivant lorsque cette date tombe une fin de semaine ou un jour férié. Pour les paiements faits durant la présente année d'imposition, la date limite est le 1er février 2027 (instructions de l'IRS).

Le formulaire indique le payeur, le nom, l'adresse et le numéro du bénéficiaire tirés du W-9, le total payé pour des services dans la case de la rémunération de non-employé (case 1a, y compris les pièces et matériaux accessoires au service), et toute retenue de réserve à la case 4. Si vous remettez au travailleur le pourboire volontaire d'un voyageur, il reste à la case 1a et figure aussi dans la case des pourboires en argent comptant (1b), avec un code de profession à pourboire du Trésor américain à la case 1c (instructions de l'IRS). Un entrepreneur individuel est inscrit sous son nom personnel, avec le nom de l'entreprise, le cas échéant, à la deuxième ligne. Une LLC à membre unique que l'IRS ignore aux fins de l'impôt est déclarée sous le nom et le numéro de son propriétaire, tout comme un payeur qui en utilise une (instructions générales).

• Production électronique : utilisez le portail gratuit IRIS Taxpayer Portal de l'IRS, qui exige un Transmitter Control Code (code de contrôle du transmetteur); faites donc la demande tôt. La production électronique est obligatoire dès que vous produisez 10 déclarations de renseignements ou plus dans l'année, tous types confondus, en comptant ensemble les formulaires 1099, W-2 et semblables.
• Moins de 10 : le papier est permis avec le formulaire 1096 et une copie A imprimée par l'IRS. Une copie A imprimée à partir du site Web de l'IRS ne peut pas être produite (IRS).
• État : les cases de l'État du formulaire sont facultatives pour l'IRS. Demandez à l'agence fiscale de votre État si elle veut une copie (instructions de l'IRS).

Un formulaire en retard ou erroné entraîne une pénalité par formulaire, imposée séparément pour la copie de l'IRS et celle du bénéficiaire. Elle est de 60 $ lorsque la correction est faite dans les 30 jours, de 130 $ jusqu'au 1er août inclusivement, et de 340 $ après cette date ou si le formulaire n'est jamais produit. Le mépris intentionnel coûte le plus élevé des deux montants suivants : 690 $ ou 10 % du montant, sans plafond annuel. Un motif raisonnable peut supprimer ou réduire une pénalité (page des pénalités de l'IRS; les montants pour les formulaires exigibles en 2027 figurent dans la Rev. Proc. 2025-32). Pour les années omises et les avis, consultez les formulaires 1099 et W-2 en retard.

Un co-hôte prend un pourcentage des réservations, ou mon gestionnaire de propriété engage les hommes à tout faire : qui produit le formulaire?

C'est la personne qui effectue le paiement qui produit le formulaire. Le gestionnaire qui engage et paie des entrepreneurs avec votre argent est généralement celui qui effectue le paiement.

• Un co-hôte que vous payez. Un co-hôte gère votre annonce et vos voyageurs en échange d'une part des réservations. Les commissions pour des services sont déclarées sur le formulaire 1099-NEC; un pourcentage des réservations est donc des honoraires comme les autres (instructions de l'IRS). Produisez le formulaire si les honoraires de l'année atteignent le seuil, sauf si le co-hôte est une société, qui est généralement exemptée.
• Une part que le co-hôte ou le gestionnaire garde. S'il encaisse l'argent des réservations et retient ses honoraires avant de vous remettre le reste, ces honoraires peuvent quand même être un paiement que vous déclarez. L'exemple le plus proche dans le règlement est celui d'un agent littéraire qui déduit une commission de l'argent d'un client; c'est alors le client qui déclare la commission (26 CFR 1.6041-1(e)(5), exemple 6). Le règlement ne traite pas du co-hôte d'une location, et les instructions de l'IRS n'indiquent pas qui déclare lorsqu'une plateforme paie directement le co-hôte; la question n'est donc pas réglée dans ce cas. Demandez par écrit au co-hôte son formulaire W-9 et un relevé de fin d'année des honoraires qu'il a gardés, et faites confirmer par un professionnel qui doit produire le formulaire.
• Un gestionnaire qui engage et paie les hommes à tout faire. L'agent de location qui engage et paie des hommes à tout faire à même les loyers du propriétaire exerce une fonction de gestion ou de supervision et a l'obligation de déclarer ces paiements (26 CFR 1.6041-1(e), exemple 5). La personne qui se contente de signer des chèques selon vos directives n'est pas traitée ainsi; vous produiriez donc généralement le formulaire. Lorsque plus d'une personne remplit les conditions, c'est celle qui paie réellement l'entrepreneur qui produit le formulaire, sauf si elles conviennent par écrit qu'une autre partie admissible le fera.
• Le loyer et les honoraires du gestionnaire. Les locataires qui paient leur loyer à votre gestionnaire ne produisent rien à ce sujet. Le gestionnaire déclare sur le formulaire 1099-MISC le loyer qu'il a encaissé pour vous lorsque ce loyer atteint le seuil, généralement le loyer brut avant ses honoraires et les réparations qu'il a payées (instructions de l'IRS; 26 CFR 1.6041-1(f)). Les honoraires du gestionnaire suivent les règles habituelles : un gestionnaire imposé comme une société n'a généralement besoin d'aucun formulaire de votre part.

Demandez par écrit au gestionnaire qui produit les formulaires des entrepreneurs qu'il paie, et demandez une liste de fin d'année. Si vous gérez des propriétés ou agissez comme co-hôte pour d'autres propriétaires, consultez les fonds des propriétaires pour les co-hôtes et les gestionnaires de propriété.

Mon préposé au ménage pourrait-il être un employé W-2 plutôt qu'un entrepreneur 1099?

Oui, si les faits vont dans ce sens. Un formulaire 1099-NEC ne fait pas d'un travailleur un entrepreneur. L'IRS pèse trois groupes de faits, et aucun fait ne décide à lui seul (IRS).

Si le travailleur est un employé, vous ne produisez pas de formulaire 1099-NEC; vous administrez la paie et produisez le formulaire W-2. Une mauvaise décision peut entraîner de l'impôt sur l'emploi (IRS). Les critères, le coût et les règles des États sont expliqués dans les travailleurs qui pourraient être des employés.

Quels registres conserver pour prouver le paiement et le déduire?

Conservez ce qui montre qui a été payé, pour quoi, combien, quand et comment. L'IRS n'exige aucun format particulier; elle s'attend à des registres qui appuient ce que vous déclarez (tenue des registres; instructions de l'annexe E).

Les autres registres de location, au-delà du dossier 1099, sont traités dans les registres et reçus d'un bien locatif. L'endroit où les frais de ménage et de réparation vont dans la déclaration est expliqué dans l'impôt sur les biens locatifs.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars américains.

Un préposé au ménage payé par chèque

Une hôte à Austin verse 6 200 $ US par chèque à un préposé au ménage durant l'année, pour deux propriétés qu'elle détient à titre personnel. Elle a demandé un W-9 dès le premier paiement et conserve une facture pour chaque visite. Si la location est exploitée comme une entreprise, le total dépasse le seuil : elle produit donc un formulaire 1099-NEC indiquant 6 200 $ US à la case 1a et en envoie une copie au préposé au plus tard à la date d'échéance. Si le W-9 avait indiqué une société, elle ne produirait généralement rien.

Un co-hôte payé en pourcentage

Un hôte verse 15 % de 80 000 $ US de réservations à un co-hôte par virement bancaire, soit 12 000 $ US d'honoraires pour des services. Un virement bancaire n'est ni un paiement par carte ni un paiement par réseau de paiement : l'hôte le déclare. Si la location est exploitée comme une entreprise et que le co-hôte est un particulier, une société de personnes ou une LLC imposée comme l'une ou l'autre, un formulaire 1099-NEC de 12 000 $ US est généralement exigible. Si le W-9 indique une société, aucun n'est exigible.

Une application de paiement

Un bailleur paie un préposé au ménage 3 000 $ US par une application de paiement et 2 500 $ US par chèque la même année. Supposons que le bailleur a confirmé que les paiements par l'application sont des opérations par réseau de paiement tiers pour des services : les règles du formulaire 1099-K du processeur s'y appliquent, et ils sont exclus du total. S'il s'agissait de virements personnels, ils compteraient et le total serait de 5 500 $ US. Si la location est exploitée comme une entreprise, les chèques seuls dépassent le seuil : un formulaire de 2 500 $ US est donc généralement exigible. Le bailleur conserve la facture et la preuve de paiement pour l'ensemble.

Votre situation est différente?

• Vous payez des préposés au ménage, des hommes à tout faire ou un co-hôte pour plusieurs propriétés ou entités, vous n'avez aucun W-9 au dossier, un co-hôte ou une plateforme garde ses honoraires avant de vous payer, ou un gestionnaire engage les entrepreneurs et vous ignorez qui déclare : il faut établir les totaux, les types de bénéficiaires et les numéros manquants à partir de vos relevés bancaires et de paiement. C'est un travail de tenue de livres, à faire de préférence avant la date d'échéance. Savoir si la location est une entreprise est une question fiscale à régler avec un CPA (Certified Public Accountant) avant de conclure qu'aucun formulaire n'est exigible.
• Les formulaires d'années antérieures n'ont jamais été envoyés, ou l'IRS a envoyé un avis de pénalité : consultez les formulaires 1099 et W-2 en retard. Reconstituer les totaux de chaque année omise à partir des relevés bancaires relève de la tenue de livres de rattrapage.
• Un bénéficiaire refuse de remettre un W-9, ou vous avez payé en argent comptant sans numéro : consultez la collecte des numéros d'identification fiscale des entrepreneurs et le paiement de sous-traitants en argent comptant.
• Un préposé au ménage travaille selon vos heures et utilise vos fournitures : consultez les travailleurs qui pourraient être des employés.
• L'entrepreneur est à l'extérieur des États-Unis : un W-9 atteste le statut américain; consultez donc le paiement d'entrepreneurs à l'étranger.
• Chaque location est logée dans sa propre LLC : consultez la tenue de livres d'une LLC par propriété locative.
• Vous voulez les règles générales du formulaire 1099-NEC pour toute entreprise, ou savoir si un coût est une réparation ou une amélioration : consultez les entrepreneurs qui reçoivent un formulaire fiscal et réparation ou amélioration d'un bien locatif.