עלות המכר בעסק שירותים: עלויות ישירות או בכלל לא?

האם לעסק שירותים יש עלות המכר?

בדוח המס, בדרך כלל לא. עלות המכר (COGS) היא העלות של המוצרים שאתם מוכרים. רוב העסקים שמוכרים שירותים ולא מוצרים אינם חייבים לחשב אותה: כשמכירת סחורה אינה גורם מניב הכנסה, הרווח הגולמי שווה לתקבולים נטו, כלומר התקבולים ברוטו פחות החזרים והנחות (פרסום 334, פרקים 6 ו-⁠7). חברות (טפסים 1120 ו-⁠⁦1120-S⁩) ושותפויות (טופס 1065) מצרפות את טופס ⁦1125-A⁩, שמחשב אותה, כשהן מדווחות על ניכוי של עלות המכר (IRS).

הספרים הם בחירה נפרדת. איש מקצוע להנהלת חשבונות יכול לקבץ שכר ישיר, קבלני משנה וחומרים לעבודה מעל שורת רווח גולמי, כדי שדוח הרווח וההפסד (P&L) יציג שולי רווח. יש שקוראים לקבוצה הזו עלות ההכנסות או עלות המכירות. שולי רווח גולמי הם הרווח הגולמי חלקי ההכנסות. IRS לא דורש מעסק שירותים לקבץ כך, והקיבוץ לא משנה את הרווח הנקי.

המצב אינו פשוט אם:

• אתם מחייבים לקוחות על חלקים או חומרים, או מוכרים מוצרים מחדש;
• הרווח הגולמי ב-⁠P&L שלכם אינו תואם לרווח הגולמי בדוח המס;
• מלווה, משקיע או קונה רוצים שולי רווח גולמי ומגדירים אותם בדרכם;
• אתם לא יכולים לומר אילו מהעלויות שלכם הן ישירות;
• ב-⁠P&L אין עלות המכר כלל, או שכל העלויות רשומות כעלות המכר, ואיש לא יודע להסביר למה;
• ה-⁠LLC, החברה או השותפות שלכם הוקמה בטקסס או פועלת בה (מס הזיכיון סופר עלויות בדרך משלו, אם אתם חייבים בו).

אספו את ה-⁠P&L לשנה, את הדוח האחרון שהוגש עם Schedule C או טופס ⁦1125-A⁩ שלו, את מפתח החשבונות, דוחות שכר, רשימת תשלומים לקבלני משנה, רשימת עבודות או לקוחות וחשבוניות על חלקים או חומרים שאתם מוכרים מחדש.

מתי לעסק שירותים יש בכל זאת עלות המכר?

כשהוא מוכר סחורה, כולל חומרים וציוד מתכלה שהוא גובה עליהם מהלקוחות. כשעסק שירותים אישיים גם מוכר חומרים וציוד מתכלה שהוא משתמש בהם בדרך כלל, או גובה עליהם, חלים עליו כללי עלות המכר (פרסום 334).

בדרך כלל נכללת רק עלות הסחורה, יחד עם הובלה פנימה של סחורה שנקנתה למכירה. העבודה של התקנה או יישום שלה בדרך כלל אינה נכללת, כי עבודה היא בדרך כלל חלק מעלות המכר רק בעסק ייצור או כרייה (פרסום 334, "Cost of Labor"). שכר של עוזר נשאר בשורת השכר. אם אתם מייצרים את המוצר שאתם מוכרים, כמו יצרן, עבודת הייצור יכולה להיות חלק מעלות המכר.

נישום שהוא עסק קטן רשאי לבחור שלא לנהל מלאי. אז הוא מתייחס למה שהוא מוכר מחדש כחומרים וציוד מתכלה שאינם נלווים, ומקזז אותם דרך עלות המכר בשנה המאוחרת מבין השנה שבה הסחורה נמסרת ללקוח והשנה שבה העלות שולמה או נוצרה, או שהוא נוהג כפי שהספרים שלו מטפלים במלאי (⁦26 CFR 1.471-1⁩; הוראות Schedule C, חלק III). בטופס ⁦1125-A⁩ יש תיבה לכל שיטה, אבל Schedule C לא קובע באילו שורות הן נרשמות, ושינוי השיטה בהמשך דורש טופס 3115. מי זכאי ומה משתנה בדוח מוסבר במלאי או ציוד מתכלה אצל מוכרים קטנים, וחלק III של Schedule C, כולל עבודה, מוסבר בעלות המכר ב-⁠Schedule C.

מהן עלויות ישירות בעסק שירותים?

עלויות ישירות הן עלויות שקיימות בגלל העבודה שאתם מחייבים עליה: שכר עובדים בעבודה שמחויבת ללקוח (עם מסי השכר וההטבות של המעסיק, אם רוצים עלות עבודה אמיתית), קבלני משנה, חומרים שנצרכו בעבודה, ועלויות דלק או ציוד לאספקת השירות. בעסק שירותים ״עלות ישירה״ היא מונח של הנהלת חשבונות שאתם מגדירים, לא קטגוריית מס. פרסום 334 מגדיר שכר ישיר רק לעובדים שעובדים על סחורה בייצור (IRS).

מבחן עבודה: האם העלות הייתה קטנה או נעלמת אם הייתם עושים עבודה אחת פחות? אם כן, היא מועמדת לקבוצה הישירה. אם היא נשארת (שכירות, תוכנה, צוות משרד, פרסום, ביטוח), היא בדרך כלל מופיעה מתחת לרווח הגולמי.

• הובלה: דלק, שכר נהגים, אגרות כביש.
• סוכנות שיווק: פרילנסרים וכלים שנקנו ללקוח אחד.
• בעלי מקצוע: שכר עוזרים, קבלני משנה, חומרים שנצרכו בעבודה.

שכר בעלים נשאר בדרך כלל בשורה נפרדת גם כשהבעלים עושה עבודה שמחויבת ללקוח, כך ששולי הרווח לא משתנים בכל פעם שהבעלים משנה את שכרו. גם הדוח מטפל בו בנפרד: שורת השכר ב-⁠Schedule C לא כוללת סכומים ששולמו לכם, טופס 1065 מדווח על תשלומים לשותפים עבור שירותים, שנקבעו בלי קשר להכנסת השותפות, כתשלומים מובטחים, וטופס ⁦1120-S⁩ מדווח על שכר נושאי משרה בנפרד משאר השכר.

האם עלויות ישירות צריכות להופיע מעל הרווח הגולמי אם בדוח שלי אין עלות המכר?

הן יכולות, וזה עוזר כשצריך שולי רווח לפי עבודה, לקוח או קו שירות. זו בחירת הצגה בספרים: הדוח יכול להציג את אותן עלויות בשורות הוצאה.

הצגת עלויות ישירות מעל הרווח הגולמי עוזרת כשמתמחרים עבודות לפי שולי רווח בעבר, כשמלווה או משקיע מבקשים שולי רווח גולמי, או כשמשווים בין חודשים. היא עשויה לתרום מעט לעסק של אדם אחד עם כמעט אפס עלויות ישירות, שבו הרווח הגולמי שווה להכנסות.

איזה קיבוץ שלא תבחרו:

1. רשמו אילו חשבונות הם ישירים.
2. החילו את אותו כלל על כל חודש וכל תקופה שאתם משווים.
3. אל תעבירו עלות בין קבוצות כדי לשנות את שולי הרווח.
4. שמרו מפה מכל חשבון לשורה שלו בדוח, כמו הטבלה של שכר וקבלני משנה לפי טופס.

הגדרת מפתח החשבונות מוסברת במפתח חשבונות ל-⁠Schedule C.

לאן נרשמים קבלני משנה ושכר ב-⁠Schedule C, בטופס ⁦1120-S⁩ ובטופס 1065?

בשורות הוצאה ולא בעלות המכר, אלא אם העסק מוכר סחורה והעבודה היא חלק מייצורה. מספרי השורות שלמטה לפי הטפסים האחרונים שפורסמו, והם עשויים להשתנות.

מקורות: הוראות Schedule C, הוראות טופס ⁦1120-S⁩ והוראות טופס 1065. באף אחד משני טפסי הישויות אין שורה לעבודת קבלנים; ההוראות שולחות ניכויים שאין להם שורה משלהם לניכויים אחרים, מפורטים לפי סוג וסכום. טופס 1120 פועל באותו דפוס: שכר נושאי משרה בשורה 12, שכר בשורה 13, ניכויים אחרים בשורה 26, וסחורה דרך טופס ⁦1125-A⁩ לשורה 2 (הוראות טופס 1120).

עלות מנוכה פעם אחת. ההוראות לטפסים 1120, ⁦1120-S⁩ ו-⁠1065 קובעות להשאיר מחוץ לשורות השכר שכר שכבר נכלל בעלות המכר, וההוראות ל-⁠Schedule C קובעות להשאיר מחוץ לעבודת קבלנים כל סכום שנוכה במקום אחר.

מסי שכר של המעסיק שנרשמים בספרים יחד עם השכר מדווחים בשורת המסים והרישיונות ב-⁠Schedule C (שורה 23). לכן דוח שמקובץ לפי עלות ישירה לא יתאים לשורות הדוח אחת לאחת בלי מפה. מי מהקבלנים מקבל טופס ⁦1099-NEC⁩ מוסבר במי מהקבלנים מקבל טופס מס.

האם הצבת עלויות מעל הרווח הגולמי או מתחתיו משנה את הרווח החייב במס?

לא בעצמה. הרווח הנקי הוא רווח גולמי פחות הוצאות, ולכן עלות שנספרת פעם אחת מקטינה את הרווח הנקי באותו סכום בכל מקום שבו היא ממוקמת ב-⁠P&L. הקיבוץ משנה רק את שורות הרווח הגולמי ושולי הרווח.

שלושה דברים עדיין יכולים לשנות תוצאה:

• סחורה שאתם מוכרים מחדש. העלות שלה היא עלות המכר, והשנה שבה היא מנוכה תלויה באופן הטיפול במלאי (⁦26 CFR 1.471-1⁩; פרסום 538).
• עלות שנרשמה בשני מקומות. ספירת עלות גם בעלות המכר וגם כהוצאה מנכה אותה פעמיים.
• מס שמתחיל בהכנסות פחות עלויות מותרות. מס הזיכיון של טקסס הוא הדוגמה הנפוצה: הוא מתיר עלות המכר רק עבור סחורה ולא עבור שירותים.

העברת העבודה של עסק שירותים לעלות המכר בדוח אינה נתמכת בדרך כלל: פרסום 334 קושר עבודה בעלות המכר לייצור ולכרייה. עסק שמעל תקרת הנישום שהוא עסק קטן ומייצר או מוכר מחדש רכוש עשוי להיות חייב לכלול במלאי עלויות נוספות לפי כללי ההוונה האחידה (uniform capitalization) (טופס ⁦1125-A⁩).

האם עלות המכר משפיעה על מס הזיכיון של טקסס, על מלווים או על משקיעים?

במס הזיכיון של טקסס, קיבוץ עלויות כעלות המכר בספרים אינו יוצר ניכוי. טקסס מתירה עלות המכר רק ליישות חייבת במס שמוכרת מקרקעין או רכוש מוחשי אישי במהלך העסקים הרגיל, ושירות אינו רכוש מוחשי אישי (Tax Code 171.1012; שאלות נפוצות של Comptroller). עסק שירותים משווה במקום זאת את שיטות המרווח האחרות, כמו ניכוי השכר (Tax Code 171.101).

במכירה שמערבת סחורה ושירותים, רק עלויות הסחורה נספרות. הדוגמה של Comptroller היא החלפת שמן: המסנן והשמן נספרים, העבודה לא. אם הישות שלכם חייבת במס מוסבר במס הזיכיון של טקסס. החישוב, והכלל השונה לקבלנים שעובדים על מקרקעין, מוסברים בניכויים במס הזיכיון של טקסס.

מלווה, משקיע או קונה שקוראים את ה-⁠P&L שלכם עשויים לחשב מחדש את שולי הרווח הגולמי לפי רשימת העלויות שלהם. שאלו אילו עלויות הם סופרים לפני שאתם בונים את הדוח, ושמרו את המפה מהחשבונות שלכם לדוח המס. בקשות של מלווים מוסברות בהוכחת הכנסה למלווה ובדוחות כספיים להלוואה מבנק.

איך מגדירים את דוח הרווח וההפסד כך ששולי הרווח יופיעו?

שימו קודם את ההכנסות, אחר כך קבוצת עלויות ישירות, אחר כך רווח גולמי, ואחר כך את כל השאר. המבנה:

אם אתם מוכרים סחורה וגם שירותים, שמרו את עלות הסחורה בשורה משלה בתוך הקבוצה הישירה, כך שהיא תתאים לעלות המכר בדוח, ועוזרים וקבלני משנה יישארו בנפרד.

אחר כך:

1. תנו לקבוצה הישירה חלק משלה במפתח החשבונות, עם חשבון לכל סוג של עלות ישירה.
2. סמנו כל חשבונית ספק או תשלום בעבודה או בלקוח, אם בתוכנה יש שדה כזה.
3. הפיקו דוח שני, מקובץ לפי שורות הדוח, עבור מי שמכין את הדוח.

האם איש המקצוע להנהלת חשבונות שלי טועה אם ב-⁠P&L אין עלות המכר, או שכל עלות רשומה כעלות המכר?

לא בהכרח, באף אחד מהמקרים. בעסק שאינו מוכר סחורה בדרך כלל אין עלות המכר. אם כל עלות רשומה בעלות המכר, זו בחירת קיבוץ שעלולה להשאיר את הרווח הגולמי והרווח הנקי כמעט זהים ולהסתיר הוצאות כלליות. בדקו:

איך בודקים את עבודת איש המקצוע להנהלת חשבונות מוסבר בבדיקת העבודה של איש המקצוע להנהלת חשבונות, וסיבות אחרות ל-⁠P&L שגוי מוסברות בדוח רווח והפסד שנראה שגוי.

דוגמה

הדוגמאות האלה משתמשות בדולרים אמריקאיים ובמספרים עגולים להמחשה.

אינסטלטור שמחייב על חלקים

אינסטלטור מחייב ⁦$260,000⁩: ⁦$200,000⁩ על עבודה ו-⁦$60,000⁩ על חלקים. החלקים עלו ⁦$40,000⁩. עוזר מרוויח ⁦$50,000⁩ וקבלן משנה מקבל ⁦$20,000⁩. שאר העלויות מסתכמות ב-⁦$30,000⁩.

אם הוא מנהל מלאי, הוא מדווח על החלקים בחלק III, ולכן עלות המכר היא ⁦$40,000⁩, החלקים בלבד, והרווח הגולמי הוא ⁦$220,000⁩. אם הוא נישום שהוא עסק קטן ואינו מנהל מלאי, החלקים עדיין נחשבים עלות המכר, ומקוזזים כשהם נמסרים ללקוחות ולא לפני ששולמה או נוצרה העלות. בכל מקרה העוזר נרשם בשורה 26, קבלן המשנה בשורה 11, והרווח הנקי הוא ⁦$120,000⁩ כשהוא שילם על החלקים והשתמש בכולם בתוך השנה. בספרים העלויות הישירות הן החלקים, העוזר וקבלן המשנה, ⁦$110,000⁩, ולכן הרווח הגולמי הוא ⁦$150,000⁩. גם הרווח הנקי הוא ⁦$120,000⁩. רק שורת הרווח הגולמי שונה.

LLC הובלה בלי סחורה

LLC הובלה שממוסה כחברת S מרוויחה ⁦$500,000⁩. דלק הוא ⁦$120,000⁩, שכר נהגים הוא ⁦$150,000⁩ ושאר העלויות, כולל שכר נושא המשרה של הבעלים, הן ⁦$80,000⁩. היא לא מוכרת סחורה, ולכן אין טופס ⁦1125-A⁩. בטופס ⁦1120-S⁩ שכר הנהגים בשורה 8, שכר נושא המשרה בשורה 7 ומצורף טופס ⁦1125-E⁩ כי התקבולים הכוללים מגיעים ל-⁦$500,000⁩, והדלק נמצא בניכויים אחרים. איש המקצוע להנהלת חשבונות מקבץ דלק ושכר נהגים כעלויות ישירות, ומציג רווח גולמי של ⁦$230,000⁩, שולי רווח של ⁦46%⁩. הרווח הנקי הוא ⁦$150,000⁩ גם ב-⁠P&L וגם בדוח.

סוכנות שיווק והפרילנסרים שלה

לסוכנות יש הכנסות של ⁦$400,000⁩ והיא משלמת לפרילנסרים ⁦$120,000⁩. כשהם מקובצים כעלויות ישירות, הרווח הגולמי הוא ⁦$280,000⁩, שולי רווח של ⁦70%⁩. כשהם נשארים בהוצאות תפעול, הרווח הגולמי שווה להכנסות, שולי רווח של ⁦100%⁩ שלא מראים מבנה עלויות. ב-⁠Schedule C הדוח מדווח על הפרילנסרים כעבודת קבלנים (שורה 11); חברה או שותפות מפרטות אותם בניכויים אחרים. הרווח הנקי לא משתנה בשני המקרים.

המצב שלכם שונה?

• שולי הרווח ב-⁠P&L לא תואמים לדוח, מלווה או משקיע צריכים שולי רווח גולמי, או שאתם לא יכולים לומר אילו מהעלויות שלכם ישירות: צריך להכריע אילו חשבונות ישירים ואיך כל אחד מהם ממופה לשורה בדוח, מול הדוח האחרון שלכם. התחילו עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים שלכם מפגרים או הגיעו מאיש מקצוע להנהלת חשבונות שאתם מפקפקים בו: ראו השלמת ספרים שבאיחור ועזרה בהנהלת חשבונות.
• דוחות מהעבר מציגים עלות המכר לעסק בלי סחורה, או אין בהם מלאי לעסק שמוכר מחדש: ראו תיקון מלאי שחסר בדוחות קודמים ולספרים מכאן והלאה, עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם מוכרים מוצרים או מוכרים חלקים מחדש: השתמשו בעלות המכר ב-⁠Schedule C ובמלאי או ציוד מתכלה אצל מוכרים קטנים.
• אתם קבלנים עם עבודות וחיוב לפי התקדמות: ראו חישוב עלויות לפי עבודה בבנייה.
• אתם מפעילים מסעדה: ראו דוח רווח והפסד של מסעדה.
• אתם מפעילים חברת תוכנה או סטארט-אפ ומשקיעים קוראים את שולי הרווח הגולמי שלכם: ראו מפתח חשבונות לסטארט-אפ.
• יש לכם LLC, חברה או שותפות בטקסס: אם המס חל ואיזה ניכוי מתאים מוסבר במס הזיכיון של טקסס ובניכויים במס הזיכיון של טקסס.
• אתם משלמים לפרילנסרים או לקבלנים מחוץ לארה״ב: ראו תשלום לקבלנים בחו״ל ורישומים לתשלום לקבלנים בחו״ל.
• טופס 1099 שלכם מציג את מלוא סכום העבודה, או שהקבלנים שלכם עשויים להיות עובדים בפועל: ראו העברת תשלום לקבלן משנה ב-⁠Schedule C וקבלנים שעשויים להיות עובדים.