הוצאות במטבע חוץ: איזה שער חליפין וסכום רושמים בספרים

איזה סכום רושמים בספרים להוצאה ששולמה במטבע חוץ?

רושמים כל הוצאה במטבע הדיווח שלכם (דולר אמריקאי בדוח מס אמריקאי, דולר קנדי בדוח מס קנדי), לפי שער החליפין של יום התשלום (או של היום שבו ההוצאה נצברה, אם רשמתם אותה לפני התשלום), ממקור שער מתועד אחד שמשתמשים בו בכל פעם. IRS קובע שממירים הוצאות במטבע חוץ לפי השער ששרר כשקיבלתם, שילמתם או צברתם אותן. Income Tax Act של קנדה משתמש בשער של היום שבו הסכום נוצר.

קנייה אחת משאירה שלושה סכומים:

רושמים את הסכום המומר. אם הכרטיס חויב ביותר או בפחות, רושמים את הפער בשורת עמלות כרטיס והמרה כדי שהחשבון ימשיך להתאים לדף שלו, ושומרים את שני המסמכים. לא IRS ולא CRA קובעות איזה משני הסכומים קודם; מה שהן קובעות הוא המרה לפי שער מתועד של אותו יום, ולכן זו שיטת הנהלת חשבונות ולא כלל.

המקרה מסתבך כשהוצאות חו״ל עוברות בכמה כרטיסים או חשבונות, קבלות לא מתאימות לדפי החשבון, עובדים מביאים קבלות רבות, או שהעסק מגיש דוחות בשתי המדינות. אספו את הקבלות, דפי הכרטיס והבנק, תאריכי הנסיעה ומטרתה, שם מקור השער שבו השתמשתם, והערה קצרה על מה שמופיע בכל קבלה בשפה זרה (ספק, פריטים, סכום).

שער של איזה יום חל: יום הקנייה, יום החיוב בכרטיס או יום ההחזר?

משתמשים ביום הקנייה, התאריך שבקבלה. שני הכללים קושרים את השער ליום שבו ההוצאה שולמה או נוצרה. אף אחד מהם לא מזכיר את מועד החיוב בכרטיס, ולכן משתמשים בתאריך הקנייה בכל כרטיס.

חשבונית ספק ששולמה מאוחר יותר היא מקרה אחר. IRS קובע שמשתמשים בשער ביום שבו אתם “מקבלים, משלמים או צוברים” את הפריט. עסק אמריקאי שרושם את ההוצאה לפני התשלום קובע לפי התקנה את השער בתאריך שבו ההוצאה “נצברת או נלקחת בחשבון בדרך אחרת”, וזה לא תמיד תאריך החשבונית. שינוי השער עד יום התשלום הוא אז רווח או הפסד שער נפרד (ראו חשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים ורווח או הפסד שער בחשבון דולר אמריקאי). עסק אמריקאי שמנכה הוצאות בעת התשלום ממיר לפי שער יום התשלום. בקנדה החוק משתמש ביום שבו הסכום נוצר, ו-⁠Income Tax Folio של CRA לא קובע אם מדובר בתאריך החשבונית או בתאריך התשלום כשהחשבונית טרם שולמה; בחרו שיטה מתועדת אחת והחילו אותה בכל שנה.

החזר הוצאות הוא תשלום מאוחר יותר במטבע הדיווח שלכם על הוצאה שכבר נוצרה. הכללים קושרים את השער ליום שבו ההוצאה שולמה או נוצרה, ולא ליום החזר מאוחר יותר.

אם הבנק המרכזי של קנדה (Bank of Canada) לא מפרסם שער ליום מסוים (סוף שבוע או חג), Income Tax Act קובע שימוש ביום הקרוב הקודם שיש לו שער. ל-⁠IRS אין כלל כתוב מקביל; השתמשו באותו נוהג בספרים אמריקאיים ועקבו אחריו.

איזה מקור שער חליפין IRS ו-⁠CRA מקבלות?

בארה״ב מקבלים כל שער מפורסם שמשתמשים בו באופן עקבי. בקנדה ברירת המחדל היא שער Bank of Canada, ומקור אחר מתקבל רק כשמתקיימים תנאים מסוימים.

שערי Bank of Canada הם שערים מנחים ומתפרסמים פעם אחת בכל יום עסקים. שמרו עם כל רישום את השער, את המקור שלו ואת התאריך שלו.

אפשר להשתמש בשער ממוצע חודשי או שנתי במקום שער כל יום?

בהוצאות ממירים כל הוצאה לפי השער של היום שלה. ממוצעים הם חריגים צרים.

• ארצות הברית: הכלל הכללי הוא שער יום התשלום. IRS מפרסם טבלת ממוצעים שנתיים ומקבל “כל שער חליפין מפורסם שמשתמשים בו באופן עקבי”, אבל העמודים שלו לא קובעים אם ממוצע שנתי מקובל לכל הוצאה. שימוש בשער של כל יום מונע את השאלה. תקנה מתירה נוהג שער של רבעון או פחות לרווח או הפסד שער בחובות ובחייבים מסוימים, אך לא להמרת הוצאה ששולמה במקום; ראו חשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים.
• קנדה: חוברת ההסבר של CRA קובעת שייתכן שתקבל ממוצע עבור פריטי הכנסה מסוימים, אך לא בדרך כלל כששערי החליפין משתנים מאוד.
• ⁦GST/HST⁩: ל-Memorandum 3-6 יש כללים משלו, כולל ממוצע חודשי, לסכום ⁦GST/HST⁩ שמצוין במטבע חוץ.

איזו הוכחה צריך לקבלה מחו״ל בלי פירוט מס?

אין חובה שקבלה תציג שורת מס כדי לתמוך בניכוי לצורכי מס הכנסה. המקורות דורשים לדעת מה נקנה, מתי, איפה ובכמה.

• ארצות הברית: פרסום 463 רואה בקבלה הוכחה מספקת בדרך כלל כשהיא מציגה את הסכום, התאריך, המקום והאופי המהותי של ההוצאה. ברישומי נסיעה צריך גם תאריכי נסיעה ומטרה עסקית, וסכומים שאומדים אינם ניתנים לניכוי. פרסום 583 מונה דפי חשבון, שוברי כרטיס אשראי וחשבוניות בין המסמכים התומכים.
• קנדה: לפי CRA קבלה מציגה את התאריך, את שמות וכתובות המוכר והקונה ותיאור מלא. מספר העסק של המוכר נדרש רק כשהמוכר רשום ל-⁠⁦GST/HST⁩ (חל סף מחיר); למוכר לא רשום, כמו מוכרים רבים מחוץ לקנדה, אין מספר להציג. אם אין קבלה, רשמו את הפרטים ביומן ההוצאות.

הוסיפו לכל רישום את הסכום במטבע החוץ, את המטבע, את השער ואת מקור השער. שמרו יחד את הקבלה, את דף החשבון ואת רישום השער: בדרך כלל שש שנים בקנדה ו-⁠3 שנים בארה״ב, ובמקרים מסוימים יותר. לכללי הקבלות המלאים ראו את מדריך הקבלות של IRS ואת מדריך הקבלות של CRA.

אפשר לתבוע ⁦GST/HST⁩ או זיכוי ממס מכירה על קנייה בחו״ל?

רק על ⁦GST/HST⁩ ששולם או שהפך לתשלום. מוכר מחוץ לקנדה גובה לעיתים קרובות מס כזה, אבל בדקו מס ששולם ביבוא או שחויב בדיווח עצמי על שירות או תוכנה שנקנו מחו״ל. מע״מ (VAT) או מס מכירה זר אינם ⁦GST/HST⁩. אם מוכר זר גבה ⁦GST/HST⁩ במסגרת מערכת הרישום הפשוטה, עסק רשום אינו יכול לתבוע אותו כזיכוי.

• קנדה: זיכוי מס תשומות נוצר מ-⁠⁦GST/HST⁩ שהפך לתשלום או שולם, ודורש מסמכים תומכים לפני הגשת הדוח. לפי CRA אין לתבוע זיכוי כשלא חל ⁦GST/HST⁩ לתשלום. מס שספק שאינו תושב קנדה גבה מעסק רשום במסגרת המערכת הפשוטה אינו מזכה בזיכויים ובהחזרים (סעיף 211.17); CRA מורה למסור לספק זה הוכחה לרישום שלכם, והדרך להחזר מס שכבר חויב היא החזר או זיכוי מהספק.
• ארצות הברית: פרסום 334 רואה במס מכירה ששילמתם על רכישה עסקית חלק מעלות מה שקניתם ולא זיכוי נפרד. הוא עוסק במס מכירה אמריקאי ואינו עוסק במע״מ זר. מע״מ זר שהמדינה מחזירה לעסקים זרים עשוי לשנות את עלות הנסיעה בפועל; העלו זאת לפני סגירת הספרים.

השאלה אם עסק חייב לדווח לעצמו על ⁦GST/HST⁩ בגין שירות או תוכנה שנקנו מחוץ לקנדה (CRA), ואם הוא יכול לתבוע עליו זיכוי, תלויה ברישום ובאופן שבו הוא משתמש ברכישה; ראו חשבוניות מספקים ומקבלנים זרים.

איך מחזירים לעובד כסף על קבלות נסיעה עסקית במטבע חוץ?

ממירים כל קבלה לפי שער היום שלה, משלמים את הסכום הכולל במטבע הדיווח ושומרים את רישומי העובד. לא IRS ולא CRA קובעות שער לבקשת החזר; כלל ההמרה שלמעלה חל על הוצאת העסק.

1. העובד מפרט כל קבלה: תאריך, מקום, מטרה עסקית, סכום ומטבע חוץ, וצורף את הקבלה.
2. המעסיק ממיר כל שורה לפי תאריך הקבלה ממקור השער שבחר, וכותב בדוח את השער ואת המקור.
3. המעסיק משלם את הסכום הכולל, והעובד מחזיר כל סכום שקיבל מראש ולא הוציא.
4. המעסיק שומר את הדוח, את הקבלות ואת רישום השערים.

קבעו בכתב אם מחזירים לעובדים לפי השער המתועד או לפי הסכום שבו חויב הכרטיס שלהם, והחילו אותו כלל על כולם. הבדיקות שלהלן תלויות בהוצאות בפועל של העובד, ולכן שמרו את דף הכרטיס עם הדוח. למזומן שנקנה בנקודת המרה שמרו את שובר ההמרה.

איך מחזירים לעצמי או לבעלים כסף על עלויות נסיעה לחו״ל?

ההמרה זהה; הדרך להחזר לבעלים תלויה בסוג הישות.

נסיעה שמשלבת ימי עסקים וימים פרטיים מחלקים קודם; ראו נסיעה עסקית עם ימים פרטיים.

האם דמי מחיה יומיים (per diem) שונים בנסיעה לחו״ל?

השיטה זהה; טבלת השיעורים שונה.

• ארצות הברית: פרסום 463 קובע שמחלקת המדינה של ארצות הברית (Department of State) קובעת שיעורי per diem לאזורים בחו״ל. בניכוי שלכם, תוספת הארוחות הסטנדרטית מכסה ארוחות והוצאות קטנות בלבד; אין סכום לינה סטנדרטי, ולכן לינה בחו״ל היא העלות בפועל לפי שער היום. מגבלת הארוחות הרגילה של ⁦50%⁩ חלה על תוספת הארוחות הסטנדרטית.
• ארצות הברית, per diem של מעסיק: הוא עומד בדרישת הדיווח המספק רק אם, בין היתר, הוא דומה בצורתו לשיעור הפדרלי ואינו עולה עליו, והעובד מוכיח תאריכים, מקום ומטרה. בעלים של יותר מ-⁠⁦10%⁩ ממניות חברה נחשב צד קשור למעסיק וחייב להיות מסוגל להוכיח את ההוצאות ל-⁠IRS.
• קנדה: CRA בוחנת אם קצבה מכסה את מה שמצפים באופן סביר שהעובד ישלם, והאם אפשר להצדיק אותה. בעמוד הוצאות הנסיעה שלה אין שיעורי per diem לחו״ל, ולכן החזירו קבלות בפועל או היו מוכנים להצדיק את הקצבה. ארוחות ניתנות לניכוי בדרך כלל ב-⁠⁦50%⁩ (החוק).

ומה אם ההוצאה יצאה מיתרה במטבע חוץ או מחשבון במטבע לא נכון?

רשמו את ההוצאה בסכום המומר ליום ששולמה (או נצברה, אם רשמתם קודם את החשבונית), ואז סגרו את ההפרש מול החשבון ששילם.

• שולם מיתרה באותו מטבע (חשבונית באירו ששולמה מיתרת אירו): ההוצאה היא החשבונית לפי שער היום. רווח או הפסד השער של היתרה עצמה הוא רישום נפרד, ו-⁠IRS מציין שהכלל האמריקאי לרווחי והפסדי שער (סעיף 988 עשוי לחייב להכיר בו. ראו חשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים ורווח או הפסד שער בחשבון דולר אמריקאי.
• שולם מחשבון במטבע אחר (חשבונית באירו ששולמה מחשבון דולרים): הבנק המיר לפי השער שלו. הסכום שחויב הוא מה שיצא מהחשבון. רשמו את ההוצאה כסכום החשבונית לפי השער המתועד שלכם; ההפרש נרשם לשורת עמלות בנק והמרה כדי שהחשבון יתאים לדף שלו.
• שולם מחשבון פרטי: ראו הוצאות עסק ששולמו באופן אישי.

לקוח ששילם לכם לחשבון במטבע לא נכון הוא הכנסה ולא הוצאה; ראו יתרות רב-מטבעיות בספרים.

דוגמה

השערים להלן עגולים ומדגימים בלבד, ואינם ציטוטים אמיתיים.

LLC משיקגו משלמת למלון בברלין

ה-⁠LLC משלמת בכרטיס העסקי חשבונית מלון של ⁦€300⁩ ב-⁠12 במאי. מקור השער מראה 1.10 דולר אמריקאי ליורו באותו יום. דף הכרטיס מציג חיוב של ⁦US$335⁩.

דרך אחת סבירה לרשום: ⁦US$330⁩ להוצאות נסיעה ו-⁠US$5 של הפער לשורת עמלות כרטיס והמרה, כדי שחשבון הכרטיס יתאים לדף. הדף לא מציין אם הפער הוא שער של מנפיק הכרטיס או עמלה, ולא IRS ולא CRA מדרגות את הדף מעל השער. בתיק נשמרים החשבונית, הדף ורישום השער.

עובד של חברה מטורונטו חוזר מלונדון

העובד מביא קבלות בסך ⁦£1,200⁩. כל קבלה מומרת לפי שער Bank of Canada של התאריך שלה, והעובד נותן לחברה עותקים של הקבלות ושל דוח ההוצאות.

החברה מחזירה לעובד ⁦C$2,210⁩ ושומרת את הדוח, את הקבלות ואת השערים.

בעל עסק יחידני באונטריו קונה תוכנה מספק אמריקאי

החשבונית היא ⁦US$800⁩, ששולמה ביום שנרשמה, והספק לא גובה ⁦GST/HST⁩, ולכן אין מס שגבה הספק לתבוע. לפי שער 1.40 ההוצאה היא ⁦C$1,120⁩, לפני כל מס שמדווחים עליו לעצמכם. השאלה אם בעל העסק היחידני חייב לדווח לעצמו על ⁦GST/HST⁩ ויכול לתבוע זיכוי קשור תלויה ברישום ובשימוש; ראו חשבוניות מספקים ומקבלנים זרים.

המצב שלכם שונה?

• הוצאות חו״ל עוברות בכמה כרטיסים או חשבונות, או שרישומים קודמים נרשמו בסכומים שונים (חלקם לפי חיוב הכרטיס, חלקם מומרים): הספרים צריכים שיטת שער אחת לפני הכנת הדוח או ההחזר; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• בקשת החזר או תביעה לסוף שנה כוללת עשרות קבלות מחו״ל שלא מתאימות לדפי החשבון: המירו והתאימו אותן לפני תשלום הבקשה, בעזרת עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם פועלים בשתי המדינות והספרים והדוחות לא מסכימים: ראו ספרים לחברה קנדית ולחברה האמריקאית שלה, ספרים ל-⁠LLC אמריקאית בבעלות תושב קנדה ועזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים מפגרים בחודשים: ראו השלמת ספרים באיחור בקנדה או בארה״ב, עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• העסק מנהל את הספרים בעיקר במטבע של מדינה אחרת (סניף או משרד בחו״ל, או חברה קנדית שבחרה בדיווח במטבע תפעולי): IRS מאפשר ליחידות כאלה לקבוע את חישוביהן באותו מטבע; ראו מאזן של עסק בחו״ל. חברה קנדית יכולה לבחור לדווח בדולר אמריקאי, באירו, בלירה שטרלינג, בין או בדולר אוסטרלי, בהגשה תוך 60 יום אחרי היום הראשון של השנה שבה היא מתחילה (Income Tax Act, סעיף ⁦261(3)⁩); אז המרת הדולר הקנדי שבעמוד זה לא חלה. ראו רווחי שער בדוח חברה.
• קבלה אבדה או שלא הונפקה: ראו קבלות שאבדו או הוצאות בלי קבלות בקנדה.