דרישות הדוחות הכספיים להלוואת SBA: טופס 413 ורווח והפסד ביניים

מהן דרישות הדוחות הכספיים בהלוואת SBA לעסק קיים?

מלווה של SBA מבקש מעסק קיים היסטוריה כספית של שלוש שנים, דוח ביניים, לוח חובות עסקי, דוח פיננסי אישי מכל בעלים וערב, ותדפיסי IRS שמולם בודקים אותם. אתם פונים דרך מלווה ולא ל-⁠SBA, וקובעת רשימת המסמכים של המלווה. ספר הכללים של SBA למלווים, Standard Operating Procedure 50 10 (להלן ה-⁠SOP), קובע מה מלווים חייבים לאסוף; מדיניות המלווה עצמו יכולה להוסיף על כך. העמוד הזה עוקב אחרי גרסה 8.1, ו-⁠SBA מעדכנת את ה-⁠SOP, ולכן שאלו את המלווה לפי אילו תאריכים ומגבלות הוא עובד (SBA: הלוואות ⁦7(a)⁩, SOP 50 10).

רוב העסקים הקטנים משתמשים באחת משתי תוכניות. הלוואת ⁦7(a)⁩ היא הלוואת העסקים הראשית של SBA, שניתנת על ידי מלווה משתתף. הלוואת 504 היא מימון ארוך טווח בריבית קבועה לנכסי קבע גדולים, שניתן דרך חברת פיתוח מוסמכת (Certified Development Company, CDC) יחד עם מלווה בכיר (SBA: הלוואות 504). הלוואת ⁦7(a)⁩ Small היא הלוואת ⁦7(a)⁩ לתקופה קצובה עד ⁦$350,000⁩. הטבלאות שלמטה מסמנות היכן התוכניות שונות.

שלוש השנים הן דוחות מס, או מאזן עם לוח חובות ודוח הכנסות לכל שנה. המלווה אוסף אותם עבור המבקש וכל חברה קשורה (⁦13 CFR 120.191⁩, SOP 50 10).

מקרה אינו פשוט כשהספרים מפגרים בחודשים (דוח ביניים חייב לבוא מספרים סגורים ומותאמים), כשהדוחות הכספיים ודוחות המס שהוגשו אינם תואמים, כשהלוואות בעלים או כרטיסי אשראי עסקיים לא נרשמו מעולם, כשבחברה מעורבים כספי בעלים וכספי חברה, או כשעסקים קשורים חייבים גם הם להגיש דוחות.

לפני שמכינים משהו, בדקו מי הבעלים של העסק. SBA מגבילה את ההלוואות האלה לעסקים שכל הבעלים הישירים והעקיפים שלהם והערבים הנדרשים הם אזרחי ארה״ב או נתיני ארה״ב (U.S. nationals) שמקום מגוריהם העיקרי בארה״ב, בשטחיה או בנכסיה. גם כל בעלים שהוא ישות חייב להיות מאורגן שם, ולכן חברת אם זרה היא בעלים שאינו כשיר. ברשימת הבלתי כשירים ב-⁠SOP נמצאים גם תושבי קבע חוקיים (בעלי גרין קארד) ובעלי ויזה, עם חריג צר לערבות מוגבלת או משלימה (SOP 50 10). שאלו את המלווה על כל בעלים או ערב שהאזרחות או המגורים שלו מוטלים בספק.

מה לאסוף:

• דוחות מס שהוגשו של שלוש שנים, או מאזני סוף שנה ודוחות רווח והפסד
• מאזן ביניים ודוח רווח והפסד מספרים סגורים ומותאמים
• רשימה של כל חוב עסקי, כולל הלוואות בעלים וכרטיסי אשראי עסקיים
• דוחות גיול של חייבים וזכאים (חבילת 504 מבקשת אותם; שאלו מלווה של ⁦7(a)⁩ אם גם הוא רוצה)
• דוחות או דוחות מס של כל עסק קשור (חבילת 504 מבקשת את שתי השנים או שלוש השנים האחרונות)
• טופס 413 לכל בעלים של ⁦20%⁩ או יותר ולכל ערב (חבילת 504 מבקשת גם את הדוח הפדרלי האחרון של כל אחד מהם)
• אישורי הגשה אלקטרונית (e-file) ורישומי תשלומי מס

עד כמה דוח הביניים צריך להיות עדכני?

דוחות ביניים חייבים להיות מתוארכים בתוך 120 ימים לפני שהמלווה מגיש את הבקשה ל-⁠SBA, בהלוואות ⁦7(a)⁩ ו-⁠504 כאחת (SOP 50 10). השעון רץ עד מועד ההגשה, ולכן זמן העיבוד של המלווה נספר נגדכם. שאלו את המלווה מתי הוא מתכנן להגיש ואיזה תאריך בדוח הוא סופר, ואז ספרו אחורה 120 ימים: דוח שתאריכו מוקדם מזה ישן מדי וחייב להיות מוחלף בדוח מסוף חודש חדש יותר. שאלו גם אם המלווה רוצה שדוחות סוף השנה יהיו חתומים או מתוארכים בתוך החלון הזה: רשימת הבקשה ב-⁠SOP קובעת שדוחות כספיים עסקיים חייבים להיות מתוארכים בתוכו ואינה מפרידה בין דוחות סוף שנה לדוחות ביניים.

להלוואת 504 יש מבחן שני. לפני מימון איגרת החוב, ה-⁠CDC חייבת לתת חוות דעת בכתב שלא חל שינוי מהותי לרעה שלא תוקן ביכולת שלכם להחזיר, בגיבוי דוחות שתאריכם בתוך 120 ימים ממועד הגבול למימון. אם הסגירה מתעכבת, ייתכן שיידרשו חוות דעת חדשה ודוח חדש יותר (SOP 50 10).

בהלוואת ⁦7(a)⁩ Small, מלווה רשאי לחשב את יחס כיסוי החוב מדוח סוף השנה האחרון בלבד רק אם הוא מתוארך ונתקבל בתוך 120 ימים מסוף השנה. לעסק על בסיס שנה קלנדרית החלון הזה נסגר בערך בסוף אפריל. אחרי זה המלווה משלב את דוח סוף השנה עם דוח ביניים, או משתמש בתחזיות. זו אחת משלוש שיטות מותרות, ורשימת הבקשה עדיין מציינת דוח ביניים, ולכן שאלו אם המלווה רוצה אחד בכל זאת. בהלוואת SBA Express המלווה פועל לפי נהלים משלו להלוואות דומות שאינן של SBA (SOP 50 10).

מהו הדוח הפיננסי האישי להלוואת SBA (טופס 413)?

טופס 413 של SBA מפרט את הנכסים, ההתחייבויות, מקורות ההכנסה וההתחייבויות המותנות של אדם, ומשמש בהלוואות ⁦7(a)⁩ ו-⁠504 (טופס 413 של SBA). כל בעל עסק יחידני, שותף כללי, חבר מנהל ב-⁠LLC, בעלים של ⁦20%⁩ או יותר מההון וכל מי שערב להלוואה ממלא אחד, והטופס של בעלים כולל את נכסי בן או בת הזוג שלו והילדים הקטינים (הוראות טופס 413). לפי ה-⁠SOP, החזקה של ⁦20%⁩ או יותר פירושה גם ערבות אישית: כל אדם עם החלק הזה, ישירות או דרך ישות אחרת, חייב לתת ערבות בלתי מוגבלת להלוואה, ואם אין כזה, לפחות בעלים אחד חייב לערוב במלואה. גם ישות עם החלק הזה ערבה, עם דוחות כספיים משלה. בן או בת זוג שמחזיק פחות חייב גם הוא לערוב במלואה כשהחלק המשולב של בני הזוג והילדים הקטינים מגיע ל-⁠⁦20%⁩. מי שהיה כפוף לכלל הזה 6 חודשים לפני הבקשה נשאר כפוף לו גם אחרי שהקטין את חלקו מתחת לסף, אלא אם ויתר על כל הבעלות ועל כל תפקיד בעסק. ה-⁠SOP גם קובע שבן או בת זוג שאינם בעלים לא צריכים לחתום על הדוח הפיננסי האישי, בעוד אישור הטופס מונה בן או בת זוג של בעלים כשנכסי בן או בת הזוג נכללים, ולכן שאלו את המלווה מי חותם. ה-⁠SOP מחריג אדם שהמלווה מבקש ממנו לערוב מתוך זהירות, ולא כי SBA דורשת זאת, ומאפשר למלווה להשתמש בטופס שקול משלו (SOP 50 10).

הטופס מכסה מזומן, חשבונות פרישה, נדל״ן ומשכנתאות, שטרות לפירעון לפי מלווה, מסים שלא שולמו, התחייבויות אחרות וביטוח חיים. פרטו כל נכס בנפרד, כולל נכסים להשכרה. התחייבויות מותנות כוללות חובות שערבתם להם או שחתמתם עליהם יחד עם אחר. השתמשו במידע אישי, לא עסקי, וחלקו נכסים והתחייבויות שבבעלות משותפת (טופס 413).

חתמו ותארכו אותו בתוך 90 ימים מההגשה ל-⁠SBA. בכותרת הטופס עצמו מודפס 120 ימים להלוואות ⁦7(a)⁩ ו-⁠504, אבל המגבלה של ה-⁠SOP קצרה יותר, וכללי הערבות והלוואת 504 שלו מודדים את התקופה גם עד אישור ההלוואה, ולכן טופס יכול להתיישן בזמן שהבקשה תלויה ועומדת. תכננו לפי המגבלה של ה-⁠SOP (SOP 50 10).

החותם מצהיר, תחת אחריות פלילית, שהמידע נכון ומלא. הכינו אותו מדוחות עדכניים, לא מהזיכרון.

מהו לוח החובות העסקי, והאם הוא כולל הלוואות בעלים?

לוח החובות העסקי הוא רשימה שהעסק מכין של כל מה שהוא חייב. בהלוואות ⁦7(a)⁩ רגילות (מעל ⁦$350,000⁩) ה-⁠SOP קובע שחשוב שהמלווה ישיג לוח עדכני שהכין המבקש, כולל כל חוב לבעלי מניות (SOP 50 10). הלוואות בעלים ובעלי מניות נכללות בו לצד חוב הבנק, עם תנאי ההחזר שלהן או הערה שאין תנאים כאלה.

חבילת 504 מפרטת את העמודות, והן משמשות תבנית לכל מלווה: תאריך וסכום מקוריים, תשלום חודשי, מצב (שוטף, בפיגור, שולם במלואו או נמחק), שיעור ריבית, יתרה נוכחית, מועד פירעון, למי משולם וביטחון. היא מכסה כל הלוואה לטווח קצר וארוך שקיימת או מתוכננת ל-⁠12 החודשים הבאים, מלבד הלוואת 504. חבילת 504 מפרטת גם מימון ממשלתי קודם; בהלוואת ⁦7(a)⁩, טופס 1919 של SBA אוסף חוב קיים ומימון ממשלתי (SOP 50 10).

פרטו גם כרטיסי אשראי עסקיים, קווי אשראי ומימון ציוד. ה-⁠SOP מודד כיסוי מול תשלומים על כל החוב העסקי. בהלוואות ⁦7(a)⁩ Small המלווה בודק את שני החודשים האחרונים של דפי חשבון הבנק התפעולי הראשי כדי לוודא שכל חוב נכלל בחישוב, ולכן תשלום קבוע שאי אפשר להתאים לחוב ברשימה מעורר שאלה (SOP 50 10).

האם הדוחות הכספיים שלי חייבים להתאים לדוחות המס, ואיך המלווה בודק?

המלווה חייב לבדוק אם הדוחות הכספיים שלכם מתיישבים עם הדוחות שהגשתם, ולהתאים כל פער מול תדפיסי IRS. אם הם שונים, הביאו גשר כתוב מהרווח בדוחות ועד ההכנסה בדוח המס, עם תימוכין לכל שלב. אימות המס של SBA שואל אם המבקש הגיש את דוחות העסק שלו ואם הדוחות הכספיים שלו מתיישבים איתם; מבקש שלא הגיש דוחות פדרליים נדרשים אינו זכאי (SOP 50 10).

בהלוואת ⁦7(a)⁩ שאינה SBA Express, המלווה משיג תדפיסים ומתאים אותם לפני התשלום הראשון. מלווה SBA Express רשאי לשלם קודם, אבל אם הוא מסתמך על הדוחות שלכם הוא עדיין חייב לאמת ולהתאים אותם אחר כך. בהלוואת 504, ה-⁠CDC עושה זאת לפני שהיא מבקשת מימון של איגרת החוב, החלק של המימון שמגובה על ידי SBA. פערים משמעותיים חייבים להיפתר לשביעות רצון המלווה, ובהלוואה ש-⁠SBA בודקת בעצמה (ללא האצלה), גם למרכז העיבוד של SBA. אם מלווה משלם ובהמשך אינו מצליח להתאים, הערבות שלו עלולה להיות כפופה לתיקון או לדחייה לפי ה-⁠SOP.

המלווה משיג תדפיסים דרך שירות מהיר לאימות הכנסה של IRS, שמוסר רישומים רק בהסכמת הנישום, בעזרת טופס ⁦4506-C⁩, או דרך טופס 8821 שבו המלווה מצוין כמורשה. SBA אינה מתירה ללווה או למכין הדוחות שלו להגיש את טופס 8821. IRS חייבת לקבל טופס ⁦4506-C⁩ חתום בתוך 120 ימים מהחתימה, ולכן טופס שנחתם זמן רב לפני שהמלווה שולח אותו יכול לפקוע ולדרוש חתימה חוזרת. לסוגי התדפיסים, ראו הוכחת הכנסה למלווה.

המלווה מבקש תדפיסים לעד שלוש השנים האחרונות, פחות לעסק צעיר יותר. שנת הכספים האחרונה אינה נכללת אם הסתיימה בתוך 6 חודשים לפני ש-⁠SBA קיבלה את הבקשה; עם הארכה, המלווה צריך עותק שלה והוכחה של תשלומי מקדמות מס. לעסק יחידני המלווה מאמת את Schedule C. בשטח אמריקאי שבו העסק אינו מגיש דוח מס הכנסה פדרלי, המלווה בודק במקום זאת את דוחות השטח עם חותמת קבלה. שמרו אישורי הגשה אלקטרונית ורישומי תשלום: כש-⁠IRS אין רישום של דוח, המלווה צריך הוכחה להגשה ולתשלום או להחזר (SOP 50 10).

ספרים ודוחות מס שונים לעיתים קרובות מסיבות רגילות: פחת שנלקח אחרת לצורכי מס, הכנסות והוצאות שנפלו בתקופות שונות, או פריטים אישיים ששולמו דרך העסק. ה-⁠SOP אינו מפרט סיבות מקובלות; הוא דורש את ההתאמה.

האם SBA דורשת דוחות שהוכנו, נסקרו או נבדקו על ידי CPA?

לא ככלל: ה-⁠SOP אינו קובע דרישת רמת CPA להלוואת ⁦7(a)⁩ לתקופה קצובה לעסק קיים, ובהלוואות קטנות הוא מתיר שדוח סוף השנה יהיה דוח מס, דוח פנימי או דוח שהכין רואה חשבון. הוא מציין רמת CPA רק במקרים שלמטה ובהלוואה לקניית עסק, ומדיניות המלווה עצמו יכולה לדרוש יותר (SOP 50 10).

הרכבת דוחות (compilation), סקירה וביקורת הם שירותים שונים. אם מלווה מבקש דוח של CPA, שאלו איזו רמה הוא מקבל לפני שאתם מזמינים אחד. ראו דוחות כספיים מבוקרים כשמלווה מבקש.

מה מגישים אם העסק חדש?

SBA רואה עסק שפועל 2 שנים או פחות בעת אישור ההלוואה כחדש. הוא מספק תחזיות במקום ההיסטוריה החסרה, וגם דוחות לכל חודש שבו פעל. בהלוואת ⁦7(a)⁩ רגילה המלווה צריך תחזיות מפורטות עם הנחות שמגיעות ל-⁠1.15:1 כיסוי בתוך 2 שנים מהמימון. בהלוואת ⁦7(a)⁩ Small, תחזיות ל-⁠12 חודשים חייבות להגיע ל-⁠1.10:1 בתוך שנה אחת (SOP 50 10).

חבילת 504 לעסק חדש מוסיפה מאזן פרו פורמה, דוחות הכנסות צפויים במקרים המתאימים וניתוח תזרים מזומנים חודשי (SOP 50 10). טופס 413 והמסמכים של הבעלים והערבים עדיין נדרשים, ולחודשים שכבר פעלו נדרשים ספרים סגורים לדוח הביניים.

מה משתנה בין הלוואת ⁦7(a)⁩ להלוואת 504?

הלוואת ⁦7(a)⁩ עוברת דרך מלווה משתתף; הלוואת 504 עוברת דרך CDC שעובדת עם מלווה בכיר. חבילות הדוחות ב-⁠SOP שונות:

שתיהן מגבילות דוחות ביניים ל-⁠120 ימים וקובעות כיסוי מינימלי של 1.15:1 להלוואה רגילה, שנמדד אחרת (ראו טבלת הכיסוי למטה). מקור: SOP 50 10.

מה המלווה מחשב מהדוחות שלי?

המלווה מחשב יחס כיסוי חוב (debt service coverage): תזרים מזומנים תפעולי חלקי שירות החוב. ה-⁠SOP מגדיר תזרים מזומנים תפעולי כרווח לפני ריבית, מסים, פחת והפחתות (EBITDA), ושירות חוב כתשלומי הקרן והריבית הנדרשים בעתיד על כל החוב העסקי, כולל ההלוואה החדשה (SOP 50 10).

המלווה מתאים את תזרים המזומנים וחייב לנמק כל התאמה, כמו הוצאות הון שלא מומנו, הכנסה חד-פעמית, חלוקות (כולל חלוקות לתשלום המס של בעלי חברת S), שכר דירה ומשיכות בעלים. אם התוצאות בעבר חלשות, מלווה בהלוואת ⁦7(a)⁩ רגילה או 504 מנתח במקום זאת לפחות שנתיים של תחזיות. בקשת ⁦7(a)⁩ Small שהוגדלה מעל ⁦$350,000⁩ הופכת להלוואת ⁦7(a)⁩ רגילה. הלוואה לקניית עסק פועלת לפי מינימום כיסוי משלה, ולכן הנתונים שלמעלה אינם חלים עליה (SOP 50 10).

כל נתון מגיע מהספרים שלכם. הלוואה שחסרה בלוח מציגה את שירות החוב בחסר; הוצאות אישיות שעברו דרך העסק או שכר בעלים שנרשם בחשבון הלא נכון משנים את תזרים המזומנים שהמלווה צריך להסביר. סמנו משיכות בעלים, חלוקות, פריטים חד-פעמיים והוצאות אישיות כדי שהמלווה יוכל לראות אותם.

דוגמה

סכומים בדולרים אמריקאיים, להמחשה בלבד.

דוח ביניים ישן

בעל מסעדה מגיש בקשה להלוואת ⁦7(a)⁩ של ⁦$350,000⁩. המלווה יגיש את הבקשה ל-⁠SBA ב-⁠15 בנובמבר. דוח רווח והפסד מתאריך 30 ביוני הוא בן 138 ימים, מעבר למגבלה של 120 יום. דוח מתאריך 31 באוגוסט הוא בן 76 ימים ומתאים, ולכן הבעלים סוגר את הספרים עד אוגוסט לפני שהחבילה מוגשת.

לוח חובות עם הלוואת בעלים

חברה חייבת ⁦$60,000⁩ על ציוד, ⁦$25,000⁩ לבעלים שלה ו-⁠⁦$10,000⁩ בכרטיס אשראי עסקי. הלוח מפרט את שלושתם, ⁦$95,000⁩ בסך הכול, כל אחד עם הנושה, הסכום המקורי, היתרה, הריבית, התשלום, מועד הפירעון והביטחון. ⁦$25,000⁩ של הבעלים נמצאים לצד חוב הבנק, כי בהלוואת ⁦7(a)⁩ רגילה ה-⁠SOP מבקש ממלווים לוח שכולל חוב לבעלי מניות. אם הספרים לא רשמו את ⁦$25,000⁩ או את יתרת הכרטיס, הלוח לא יתיישב עם המאזן, ולכן צריך לתקן את הספרים לפני שאפשר להפיק את הלוח.

דוחות כספיים ודוח מס שאינם תואמים

הדוחות מראים רווח של ⁦$85,000⁩ ודוח המס שהוגש מראה ⁦$60,000⁩. המלווה חייב להתאים את הפער של ⁦$25,000⁩ מול תדפיס IRS. הבעלים מביא גשר כתוב מ-⁠⁦$85,000⁩ ל-⁠⁦$60,000⁩ שמציין כל סיבה (פחת, פריטים אישיים, עיתוי) עם לוח או ספר מאחוריה, כדי שהמלווה יוכל ליישב את הפער.

המצב שלכם שונה?

• המלווה שלכם שלח רשימת מסמכים והספרים שלכם מפגרים בחודשים או בשנים: הדוחות יכולים לבוא רק מספרים סגורים ומותאמים. ראו השלמת ספרים שמפגרים וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות שמתאימה להיקף הרשימה.
• הדוחות שלכם אינם תואמים לדוחות המס, או שהלוואות בעלים וכרטיסי אשראי עסקיים לא נרשמו מעולם: המלווה חייב ליישב את הפער מול תדפיסי IRS, ולעיתים קרובות צריך לתקן את הספרים ולכתוב התאמה לפני ההגשה. רשימת סגירת סוף שנה מראה מה צריך להיות סגור; עזרה בהנהלת חשבונות מכסה תיקונים והתאמות.
• החברה שלכם מערבבת כספי בעלים וכספי חברה: ראו הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק והלוואות בעלי מניות לחברת S. אם ההיסטוריה מעולם לא הופרדה, עזרה בהנהלת חשבונות יכולה לבנות אותה מחדש לפני שהמלווה שואל.
• דוח לא הוגש: מבקש שלא הגיש דוחות פדרליים נדרשים אינו זכאי. ראו השלמת דוחות מס עסקיים שלא הוגשו. לספרים שמהם בונים את הדוחות, ראו עזרה בהנהלת חשבונות; לדוחות, דוחות מס עסקיים או, לבעל עסק יחידני, דוחות מס אישיים.
• בעלים או ערב אינם אזרחי ארה״ב, או גרים מחוץ לארה״ב: כללי הזכאות של SBA לבעלים מכריעים בכך לפני שכל דוח חשוב. שאלו קודם את המלווה; העמוד הזה אינו מכסה זכאות.
• אתם צריכים את חבילת הלוואת הבנק הכללית או מוכיחים הכנסה של עצמאי: ראו דוחות כספיים להלוואת בנק, הוכחת הכנסה למלווה והכנסה מ-⁠Schedule C למשכנתה.
• אתם קונים עסק בהלוואת SBA: המלווה בודק גם את המספרים של המוכר, וייתכן שנדרש דוח איכות רווחים. ראו דוחות איכות רווחים.
• ההלוואה אושרה, או שיש לכם הלוואת אסון של SBA (EIDL): העמוד הזה מכסה הלוואות ⁦7(a)⁩ ו-⁠504. להלוואה שאושרה, ראו רישום הלוואה עסקית; לכמה זמן לשמור רישומי הלוואות, ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.