החזר אינו הכנסה: רישום החזרים ללקוחות ולספקים

האם החזר בהזנת הבנק הוא הכנסה, ואיך רושמים אותו כהחזר?

החזר בהזנת הבנק שלכם אינו הכנסה בפני עצמו. החזר שאתם נותנים ללקוח מקטין את המכירות שלכם. החזר שספק שולח אליכם מקטין את ההוצאה או את הרכישה שממנה הגיע. אף אחד מהם אינו מכירה חדשה או הוצאה חדשה (פרסום 334; פרסום 525). החריג הוא החזר מספק על משהו שניכיתם בשנה קודמת: הוא הכנסה רק במידה שהניכוי הזה הקטין את המס שלכם, והמקרה הזה הוא שאלה ל-⁠CPA.

הזנת בנק מציגה רק הפקדה או תשלום, והקטגוריה המוצעת היא לרוב הכנסה או הוצאה. בהזנה, “credit” פירושו כסף נכנס, ולכן החזר מספק מתויג כהכנסה. במקום זה, התאימו את השורה לחשבונית או לחשבונית הספק המקורית. החזר מספק שנרשם כהכנסה משאיר את ההוצאה המקורית במקומה, ולכן גם ההכנסות וגם ההוצאות יוצאות גבוהות מדי. החזר ללקוח שנרשם כהוצאה משאיר את המכירות גבוהות מדי. הרווח עדיין יכול להיראות נכון בזמן שהתקבולים ברוטו, ההוצאות וההשוואה לטופס ⁦1099-K⁩ אינם נכונים.

אם כבר רשמתם החזר כהכנסה או כהוצאה, שנו את השורה הזאת בשנה הפתוחה: התאימו הפקדה מספק לחשבונית הספק המקורית כזיכוי ספק, ותשלום ללקוח לחשבונית המקורית כהודעת זיכוי. אם השנה סגורה או שהדוח הוגש, אל תערכו את הרישומים הישנים; ראו הפקדות והוצאות לא מסווגות.

המקרה אינו פשוט, וכדאי שאיש מקצוע יבדוק אותו, כשההחזר חוצה את סוף השנה, מגיע בתוך העברה ממעבד תשלומים, כולל מס מכירה, או משאיר טופס ⁦1099-K⁩ שאינו מתיישב עם הספרים. אספו את החשבונית המקורית, את אישור ההחזר או הזיכוי, את דוח המעבד ואת כל טופס ⁦1099-K⁩.

איך רושמים החזר שנותנים ללקוח, ואיפה הוא מופיע ב-⁠Schedule C?

הנפיקו הודעת זיכוי או החזר מול החשבונית המקורית, על הסכום המלא או על החלק שהוחזר. הודעת זיכוי (credit memo) היא הודעה שמקטינה את מה שלקוח חייב לכם, או מראה שאתם חייבים לו, בגלל החזרת מוצר או הנחה. תשלום ההחזר סוגר את הודעת הזיכוי, ולכן הכסף שיוצא אינו הוצאה. פרסום 334 מתייחס לזיכויים שניתנו על סחורה שהוחזרה ולהנחות אחרות על מכירות כניכויים מהמכירות ברוטו.

ב-⁠Schedule C, מזינים החזרים כמספר חיובי בשורה 2. חברה בערבון מוגבל (LLC) עם בעלים יחיד מגישה גם היא Schedule C, אלא אם בחרה להיות ממוסה כחברה. שורה 2 כוללת החזר במזומן או בזיכוי על מוצרים שהוחזרו, והנחה שניתנה במקומו (הוראות Schedule C). התקבולים ברוטו (שורה 1) פחות שורה 2 נותנים תקבולים נטו (שורה 3). עסק שירותים הולך באותה דרך: הרווח הגולמי שלו הוא התקבולים נטו, כלומר התקבולים ברוטו פחות החזרים, הנחות ושאר ההקלות (פרסום 334).

חברה מזינה החזרים במזומן ובזיכוי בשורה 1b של טופס 1120 או של טופס ⁦1120-S⁩. בשותפות יש שורה 1b של “פחות החזרות והנחות” בטופס 1065.

אם מוצר שהוחזר חוזר למדף, החזירו אותו למלאי כך שגם עלות המכר תרד; החזר המחיר בלבד משאיר את הרווח נמוך מדי. אם אתם שומרים דמי החזרה למלאי (restocking fee), רק הסכום שהוחזר הוא החזר. זו שיטת עבודה בהנהלת חשבונות.

אם המכירה כללה מס מכירה, פצלו את ההחזר. כשהמס מוטל על הקונה ואתם גובים אותו עבור המדינה, רק המחיר מקטין את המכירות וחלק המס מקטין את מס המכירה לתשלום (פרסום 334). כשהמדינה שלכם מטילה את המס עליכם כמוכר, המס הוא חלק מהתקבולים ברוטו שלכם והכללים שונים; ראו רישומי יומן של מס מכירה. אם אפשר להחזיר מס שכבר נשלח למדינה, זה נקבע בחוק המדינה: ראו הגשת דוחות מס מכירה.

איך רושמים החזר שספק שולח אליי?

התאימו את ההפקדה לחשבונית הספק המקורית באמצעות זיכוי ספק (vendor credit), והשאירו אותה מחוץ למכירות ומחוץ להכנסות אחרות. זיכוי ספק הוא הרישום שקושר את ההחזר, או את הודעת הזיכוי של הספק, לחשבונית. ההחזר מקטין את אותו חשבון הוצאה שאליו נרשמה החשבונית. בסחורה שנקנתה למכירה חוזרת, החזרות והנחות יורדות מסך הרכישות (פרסום 334). כשההחזר וההוצאה חלים באותה שנה, ההחזר מקטין את הניכוי ואינו מדווח כהכנסה (פרסום 525).

אם הספק שומר דמי החזרה למלאי או דמי ביטול, רק הסכום שהוא מחזיר מקטין את החשבונית; הדמים נשארים הוצאה. אם החזר מגיע חסר, אחרי עמלות העברה או שינוי בשער חליפין, רשמו את ההחזר מול החשבונית ואת ההפרש כעמלת בנק או כהפרש שער, לא כהכנסה. זו שיטת עבודה בהנהלת חשבונות.

בקשו מהספק הודעת זיכוי או אישור החזר שמציינים את החשבונית ואת הסכום.

שילמנו חשבונית ספק פעמיים והספק החזיר אחת: מה רושמים?

בדקו איך נרשם התשלום השני, ואז השאירו את הוצאת החשבונית בסכום אחד ואת ההחזר מחוץ להכנסה. הוכחת תשלום לבדה אינה מבססת ניכוי; החשבונית מראה את העלות שנצברה בפועל (פרסום 583). מאחורי תשלום שני של חשבונית אחת אין חשבונית שנייה.

1. מצאו את שני התשלומים ואת החשבונית היחידה.
2. בקשו מהספק אישור החזר או זיכוי שמציין את החשבונית.
3. אם התשלום השני נרשם כהוצאה, רשמו את ההחזר כזיכוי מול הוצאת הספק הזאת. אם הוא רשום כסכום שהספק חייב לכם, התאימו את ההחזר ליתרה הזאת; הרווח לא משתנה. לעולם אל תרשמו אותו כהפקדה להכנסה.
4. אם הספק נותן זיכוי על החשבונית הבאה במקום מזומן, רשמו זיכוי ספק והחילו אותו, כך שהתשלום הבא יהיה קטן יותר.

אם ההחזר עדיין תלוי ועומד בסוף השנה, הציגו אותו כסכום שהספק חייב לכם. אם הכפילות נוכתה בדוח שהוגש וההחזר מגיע בשנה מאוחרת יותר, זהו מקרה הניכוי משנה קודמת שבסעיף הבא, שאלה ל-⁠CPA.

ההחזר מגיע בשנה מאוחרת מההוצאה: האם הוא אז הכנסה?

החזר מספק על הוצאה משנה קודמת הוא הכנסה רק במידה שהניכוי הזה הקטין את המס שלכם. בעל עסק יחידני מדווח על השבה של פריט שנוכה בשנה קודמת ב-⁠Schedule C, חוץ מהחלק מהניכוי הקודם שלא הקטין מס. אם אתם מוציאים חלק, הדוח חייב לכלול חישוב שמראה איך (פרסום 334; ⁦26 USC 111⁩). ההשבה נחשבת בשנה שבה קיבלתם אותה, וגידול בהעברת הפסד או זיכוי לשנים הבאות שנבע מהניכוי נחשב כהקטנת מס (פרסום 525; ⁦26 USC 111(c)⁩). החזר שמקטין עלות שהניבה זיכוי מס יכול במקום זה להחזיר את הזיכוי להכנסה (⁦26 USC 111(b)⁩); זו שאלה ל-⁠CPA.

שותפות מדווחת על השבה כהכנסה (הפסד) אחרת ב-⁠Schedule K, שורה 11, קוד J (סעיף 111); חברת S עושה זאת ב-⁠Schedule K, שורה 10, קוד J (הוראות טופס 1065; הוראות טופס ⁦1120-S⁩). הכנסות אחרות של חברת C, שורה 10 של טופס 1120, מפרטות השבות של חובות אבודים שנוכו בשנים קודמות; לאן הולך החזר של ניכוי אחר היא שאלה ל-⁠CPA, וכך גם איך נבחנת הטבת המס לבעלים וכן החזר על ציוד או נכס אחר בר פחת, שכלל ההשבה אינו מכסה (פרסום 334).

הצד של הלקוח שונה. פרסום 525 קובע שכללי ההחזרה שלו (repayments), כולל הכלל המיוחד להחזרים גדולים, אינם חלים על החזרות והנחות (פרסום 525). ההחרגה הזאת תואמת את חוק זכות התביעה (claim of right), שמוציא מתחולתו ניכויים הקשורים למכירות של מלאי או של נכס שמוחזק למכירה (⁦26 USC 1341(b)(2)⁩). החזר של דמי שירות משנה קודמת עשוי לדרוש בדיקה נפרדת של זכות התביעה. איך החזר של מכירה משנה קודמת מופיע בדוח היא שאלה ל-⁠CPA.

כללי העיתוי האלה מתאימים לשיטת מזומן, שבה הכנסה נחשבת כשהיא מתקבלת והוצאה כשהיא משולמת. בשיטת צבירה, הכנסה נחשבת בשנה שבה הרווחתם אותה והוצאה בשנה שבה נוצרה (פרסום 538). בשיטת צבירה, החזר או הנחה על מכירה מאוחרת יותר נכנסים בדרך כלל לתוקף לצורכי מס כשהם משולמים או כשהמכירה המאוחרת מוכרת, וחריג של פריט חוזר יכול להזיז את השנה (⁦26 CFR 1.461-4(g)(3)⁩). החזר סמוך לסוף השנה הוא שאלה ל-⁠CPA. ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה וחשבוניות ששולמו בשנת המס הבאה.

איך נותנים החזר חלקי על חשבונית, או הודעת זיכוי או קרדיט בחנות?

רשמו החזר חלקי כמו החזר מלא, רק על החלק שהוחזר. צרו הודעת זיכוי על הסכום הזה מול החשבונית; תשלום ההחזר סוגר אותה. הנחה שניתנה במקום החזר נרשמת גם היא ב-⁠Schedule C שורה 2 (הוראות Schedule C).

בספרים שלכם, הודעת זיכוי מקטינה מכירות כשאתם מנפיקים אותה, ופרסום 334 מתייחס לזיכויים על סחורה שהוחזרה ולהנחות אחרות על מכירות כניכויים מהמכירות ברוטו (פרסום 334). קרדיט בחנות (store credit) שאפשר להשתמש בו רק לקניות עתידיות שונה לצורכי מס: בספרים בשיטת צבירה הוא נכנס בדרך כלל לתוקף עם המכירה המאוחרת (⁦26 CFR 1.461-4(g)(3)⁩), ולכן בדקו זיכויים של סוף שנה מול השיטה שלכם. עד שהלקוח משתמש בו, הוא סכום שאתם חייבים לו. כשהלקוח מוציא אותו, רשמו את המכירה החדשה במלואה והחילו את הקרדיט כחלק מהתשלום, כך שאף מזומן לא יירשם פעמיים. אופן רישום יתרת הקרדיט הוא נוהג רגיל בהנהלת חשבונות, לא כלל של IRS.

למה טופס ⁦1099-K⁩ שלי לא תואם לספרים אחרי החזרים?

כי תיבה 1a היא ברוטו מעצם התכנון. היא סופרת כל עסקה בסכומה המלא ביום שבו התרחשה, בלי התאמה לזיכויים, הנחות, עמלות, סכומים שהוחזרו, משלוח או סכומים אחרים (הוראות טופס ⁦1099-K⁩). IRS אומר שתשלום בטופס אינו בהכרח הכנסה חייבת במס, ומורה לנמענים לבדוק ברישומים שלהם את הפריטים האלה (IRS: מה עושים עם טופס ⁦1099-K⁩). לכן מכירה בדצמבר שהוחזרה בינואר נשארת שלמה בטופס של דצמבר.

כדי להתאים את הטופס לספרים, התחילו מתיבה 1a וגרעו סכומים שהוחזרו וזיכויים. לבעל עסק יחידני אלה הסכומים בשורה 2 של Schedule C. שאר הגשר, כולל הנחות, מס מכירה, עמלות ותקבולים שהטופס אינו מציג, נמצא בהתאמת מכירות והעברות. אם הטופס עצמו שגוי, או נושא שם או מספר זיהוי מס שגויים, ראו טופס מס שגוי או מתוקן מפלטפורמה.

מה אם ההחזר מנוכה בתוך העברה ממעבד התשלומים או חוזר כחיוב חוזר (chargeback)?

העברה (payout) יכולה להגיע נטו אחרי החזרים ועמלות, ולכן הזנת הבנק מציגה הפקדה אחת קטנה יותר בלי שורת החזר. רשמו מכירות ברוטו, החזרים ועמלות מתוך דוח המעבד, כדי שההפקדה תתאים לסכום נטו. רישום ההפקדה נטו כמכירות ורישום נפרד של ההחזר סופרים את ההחזר פעמיים.

חיוב חוזר הוא מצב שבו מנפיק כרטיס האשראי של הלקוח לוקח את הכסף בחזרה דרך המעבד. זהו הליך של רשת הכרטיסים, והוראות טופס ⁦1099-K⁩ לא אומרות עליו דבר. מכיוון שתיבה 1a נקבעת בלי קשר לסכומים שהוחזרו או לכל סכום אחר, חיוב חוזר כנראה עדיין כלול בסכום הכולל של הטופס. איך רושמים מחלוקת שהפסדתם תלוי בסיבה להפסד. התאמת מכירות והעברות מכסה את השיטה, וחיוב חוזר גדול, חוזר או בסוף שנה הוא שאלה ל-⁠CPA.

דוחות העברה שונים בין מעבדים. לפלטפורמה מסוימת, ראו את המדריכים על העברות ממעבד תשלומים, העברות מחנות מקוונת, הפקדות מקופה (point of sale) ודוחות התחשבנות של שוק מקוון (marketplace).

אילו מסמכים שומרים להחזר?

שמרו את המסמכים שתומכים בכל רישום בספרים. פרסום 583 מונה תלושי מכירה, חשבונות ששולמו, חשבוניות, קבלות, תלושי הפקדה ושיקים שבוטלו כמסמכים תומכים לספרים ולדוח (פרסום 583).

כמה זמן לשמור אותם מוסבר בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

החזר חלקי על הזמנה מקוונת

חנות מקוונת מוכרת הזמנה של ⁦US$1,500⁩ ובהמשך מחזירה ⁦US$300⁩ על פריט פגום. היא מנפיקה הודעת זיכוי של ⁦US$300⁩ מול אותה מכירה ומשלמת את ההחזר. המכירות נטו של ההזמנה הן ⁦US$1,200⁩, ותשלום של ⁦US$300⁩ אינו הוצאה. טופס ⁦1099-K⁩ של המעבד עדיין סופר את ⁦US$1,500⁩ המלאים, ולכן הספרים נמצאים ⁦US$300⁩ מתחת לתיבה 1a בהזמנה הזאת. ההחזר מסביר את הפער.

חשבונית ספק ששולמה פעמיים

קבלן משלם חשבונית ספק של ⁦US$2,000⁩ פעמיים במרץ ורושם את שני התשלומים כהוצאה. הספק מחזיר ⁦US$2,000⁩ באפריל. כשההחזר מוחל על אותה הוצאת ספק, השנה מציגה ⁦US$2,000⁩ של הוצאה ובלי הכנסה נוספת. אילו נרשם במקום זאת כהכנסה, הספרים היו מציגים ⁦US$4,000⁩ של הוצאה ו-⁦US$2,000⁩ של הכנסה שמעולם לא הייתה.

החזר על מנוי משנה קודמת

מנוי תוכנה של ⁦US$500⁩ נוכה בשנה שעברה בשיטת מזומן. בפברואר השנה הספק מחזיר אותו. ההחזר אינו מקוזז מהוצאות השנה; הוא השבה של ניכוי שנה שעברה. אם הניכוי הזה הקטין את המס של שנה שעברה, ⁦US$500⁩ הם הכנסה השנה. אם הוא הקטין מס רק חלקית, רק החלק הזה הוא הכנסה; אם הוא לא הקטין מס כלל, אף חלק ממנו אינו הכנסה. ניכוי שרק הגדיל העברת הפסד לשנים הבאות עדיין נחשב כמי שהקטין מס. הדוח של שנה שעברה ורישומי ההעברה קובעים איזה מהם, ולכן CPA מחשב זאת.

המצב שלכם שונה?

• החזרים נמצאים בתוך העברות ממעבד תשלומים וההפקדות אף פעם לא מתיישבות עם המכירות: התחילו בהתאמת מכירות והעברות, ואז הביאו את דוחות המעבד לעזרה בהנהלת חשבונות.
• טופס ⁦1099-K⁩ שלכם גבוה בהרבה מהספרים וההחזרים לא מסבירים זאת: ראו התאמת מכירות והעברות, או טופס מס שגוי או מתוקן מפלטפורמה אם הטופס עצמו נראה שגוי; הביאו את הפער לעזרה בהנהלת חשבונות אם הוא נשאר.
• החזר חוצה שתי שנות מס או מבטל ניכוי שלקחתם קודם: ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה, והביאו את הדוח הקודם וטבלאות העברת הפסדים לעזרה בהנהלת חשבונות.
• דוח שהוגש התייחס להחזר כהכנסה, או השמיט החזר: ראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות לבעל עסק יחידני או תיקון דוח עסקי שהוגש לשותפות או לחברת S, והביאו את הדוח והספרים לעזרה בהנהלת חשבונות כדי שיתוקנו יחד.
• מס מכירה כבר הועבר על מכירות שהוחזרו, או שספק גבה אותו בטעות: ראו הגשת דוחות מס מכירה, מס מכירה לתשלום שאינו תואם לדוח ותעודות מכירה חוזרת והחזרי מס מכירה; הביאו את ההגשות לעזרה בהנהלת חשבונות אם הספרים מעולם לא שיקפו את ההחזרים.
• החזרתם פיקדון לקוח או תשלום מראש (retainer) לפני שהעבודה בוצעה, או שילמתם החזר מחשבון אישי או מאפליקציה: אופן רישום פיקדון תלוי אם הוא נספר כהכנסה כשהגיע, והחזר מחשבון אישי חייב להראות גם שהבעלים מימן אותו; ראו חשבוניות ששולמו בשנת המס הבאה והביאו את הרישומים לעזרה בהנהלת חשבונות.
• פריטים אחרים בהזנת הבנק נראים כהכנסה ואינם כאלה: ראו הזנות בנק אינן התאמה והפקדות והוצאות לא מסווגות, וכן עזרה בהנהלת חשבונות אם צריך לבדוק חודשים מהם.
• חודשים של החזרים מעולם לא נרשמו: ראו השלמת ספרים באיחור ועזרה בהנהלת חשבונות.