מס שימוש על ציוד ואספקה שנקנו אונליין או מחוץ למדינה

האם חייבים במס שימוש על ציוד שקנינו מחוץ למדינה בלי מס מכירה?

בארה״ב חייבים בדרך כלל במס שימוש כששלושה דברים מתקיימים: המדינה שלכם מטילה מס על הפריט, המוכר לא גבה מס (או גבה פחות מהשיעור המלא של המדינה שלכם), ואתם משתמשים בפריט או מאחסנים אותו במדינה שלכם. מס שימוש הוא הגרסה של הקונה למס מכירה: הקונה מחשב את המס ומשלם אותו ישירות למדינה. הוא חל על רכישות אונליין, בהזמנה בדואר ומחוץ למדינה, גם של עסקים וגם של יחידים (DOR של וושינגטון; CDTFA של קליפורניה).

מס שימוש הוא חוק מדינתי, ולכן טפסים, מועדי הגשה ושיעורים שונים. העמוד הזה מציג את התבנית המשותפת לכל המדינות ומשווה בין קליפורניה, ניו יורק, טקסס ווושינגטון. לכל מדינה אחרת, בדקו באתר משרד ההכנסות שלה אם היא מטילה מס על הפריט שלכם, איזה דוח מדווח את המס, והאם היא נותנת זיכוי על מס ששולם למדינה אחרת.

המצב מורכב כאשר:

• הרכישות פרושות על כמה שנים או כמה מדינות;
• מסרתם למוכר תעודת מכירה חוזרת או תעודת פטור עבור ציוד;
• פריט שימש ביותר ממדינה אחת;
• ציוד נמסר לבעלים או לעובד במדינה שאינה מדינת הבית של העסק;
• ספק מחייב אתכם במס של שנים, או שמדינה כתבה אליכם.

במקרים האלה הסכום תלוי במדינה ובתקופה של כל רכישה, ולכן צריך למיין את החשבוניות לפי מדינה ותקופה לפני שמשלמים או משיבים להודעה. אספו את החשבוניות ללא מס, את המדינה שאליה נמסר כל פריט ושבה השתמשו בו, את התאריך שבו השתמשו בו לראשונה, והאם לעסק יש היתר למס מכירה שם. רוב העבודה היא למצוא את החשבוניות ללא מס: בדקו בכל חשבונית של ספק אם יש בה שורת מס.

מס מכירה לעומת מס שימוש: מה ההבדל?

מס מכירה נגבה על ידי המוכר בעת המכירה. מס שימוש חל על הקונה כשלא שולם מס מכירה. פריט ממוסה פעם אחת: וושינגטון קובעת שפריטים שמשתמשים בהם במדינה חייבים במס מכירה או במס שימוש, לא בשניהם באותה עסקה (DOR של וושינגטון).

יש מוכרים שגובים בעצמם מס שימוש על משלוחים אל מחוץ למדינה; שורה שכתוב בה “use tax” בחשבונית היא אותו מס, לא מס שני. בקליפורניה ובטקסס, קונה ששילם את המס לקמעונאי שעוסק בעסקים במדינה (או מורשה לגבות אותו) וקיבל את הקבלה הנדרשת אינו חייב דבר נוסף (California R&TC 6202; Texas Tax Code 151.102). קונה בטקסס שמוכר מרוחק גבה ממנו גם מס שימוש מדינתי וגם את מס השימוש המקומי האחד אינו חייב דבר נוסף. אם המוכר גבה פחות מהשיעור המשולב המלא, הקונה חייב את ההפרש (רשות המסים של טקסס; New York TB-ST-910).

אילו רכישות מס שימוש חל עליהן, ואילו הוא משאיר בחוץ?

מס שימוש חל על מה שמס המכירה של המדינה חל עליו, כשנקנה בלי מס ומשתמשים בו במדינה (CDTFA של קליפורניה; New York TB-ST-910). הוא משאיר בחוץ את רוב מה שמס המכירה משאיר בחוץ, ואת מה שלא משתמשים בו במדינה, אבל שתי רשימות הפטור אינן תמיד זהות.

תעודת מכירה חוזרת או תעודת משווק מיועדת לטובין שתמכרו, לא לציוד. וושינגטון מוסיפה קנס של ⁦50%⁩ מהמס כשקונה משתמש שלא כדין בהיתר משווק, בנוסף למס ולריבית, ומוותרת עליו רק במקרים מוגבלים (RCW 82.32.291; DOR של וושינגטון). לקנייה של מלאי בלי מס, ראו תעודות מכירה חוזרת והחזרי מס מכירה.

שירותים חייבים שנקנו מחוץ למדינה ומשתמשים בהם בתוכה כפופים לאותו כלל במדינות שמטילות עליהם מס. אם שירות, מנוי לתוכנה או מוצר דיגיטלי חייבים במס, זו שאלה שנקבעת מדינה אחר מדינה, ולכן בדקו במשרד ההכנסות של המדינה שלכם; מס מכירה על SaaS ותוכנה מסביר אילו מדינות מטילות עליהם מס, מצד המוכר. חומרים של קבלן כפופים לכללים נפרדים: ראו מס מכירה של קבלנים על חומרים.

איזו מדינה ואיזה שיעור חלים: איפה אנחנו משתמשים בפריט לראשונה?

מס שימוש משולם למדינה שבה משתמשים בפריט, לפי השיעור המשולב של המדינה והרשות המקומית שם. וושינגטון קובעת את השיעור לפי המקום שבו הקונה משתמש בפריט לראשונה. ניו יורק משתמשת בשיעור של המקום שאליו הפריט נמסר או שבו משתמשים בו, הגבוה מביניהם (DOR של וושינגטון; New York TB-ST-910). טקסס וקליפורניה מטילות מס על מה שמאוחסן או משמש במדינה (רשות המסים של טקסס; CDTFA של קליפורניה).

וושינגטון וניו יורק מטילות מס על המחיר כולל משלוח ודמי מסירה שהמוכר גבה, וטקסס מטילה מס על דמי מסירה הקשורים לפריט חייב. בקליפורניה, משלוח בחברת הובלה או בדואר ארה״ב אינו חייב במס בדרך כלל כשהחשבונית מציגה אותו בנפרד ואינה גובה יותר מהעלות בפועל; דמי טיפול חייבים במס (DOR של וושינגטון; New York TB-ST-910; שאלות נפוצות של טקסס; שימוש עסקי של CDTFA).

הכנסת ציוד שכבר בבעלותכם למדינה יכולה גם היא להפעיל את מס השימוש של אותה מדינה, בכפוף לפטורים שלה. לציוד שכבר שימש במקום אחר, הערך החייב במס יכול להיות שונה מהמחיר. ניו יורק מטילה מס על הנמוך מבין המחיר לבין שווי השוק אחרי יותר משישה חודשי שימוש מחוץ למדינה, ומאפשרת לקבלן לבחור בשווי שכירות הוגן לרכוש שמשתמשים בו בניו יורק בחוזה של פחות משישה חודשים (⁦TB-ST-910⁩). וושינגטון משתמשת במחיר המכירה הקמעונאי של מוצרים דומים כשהמחיר אינו משקף שווי אמיתי (WAC 458-20-178).

שילמנו מס מכירה למדינה אחרת על אותה רכישה: האם נקבל זיכוי?

לעיתים קרובות כן. קליפורניה, ניו יורק, טקסס ווושינגטון נותנות כל אחת זיכוי על מס מכירה או שימוש ששולם כדין למדינה אחרת על אותו פריט, כנגד מס השימוש שלהן, בתנאים של כל אחת. הזיכוי לעולם אינו עולה על המס של מדינת הבית, ולכן שיעור גבוה יותר במקום אחר לא יניב החזר ממדינת הבית.

• טקסס: זיכוי על מס דומה ששולם למדינה אחרת, אבל רק אם אותה מדינה נותנת לנישומי טקסס זיכוי דומה (Tax Code 151.303; רשות המסים של טקסס). בטופס ⁦01-156⁩ הישן יותר של ה-⁠Comptroller כתוב שמס שימוש חל בלי קשר למס ששולם במקום אחר; החוק גובר.
• וושינגטון: זיכוי על מס מכירה קמעונאי או מס שימוש שהוטלו כדין ושולמו למדינה אחרת או למדינה זרה או לתת-יחידה שלה (RCW 82.12.035).
• קליפורניה: זיכוי עד היקף מס מכירה קמעונאי או מס שימוש ששולם למדינה אחרת לפני שהפריט הגיע לקליפורניה, עד גובה המס של קליפורניה (R&TC 6406).
• ניו יורק: זיכוי הדדי בתנאים. המדינה האחרת חייבת לתת לניו יורק זיכוי תואם (ניו יורק עשויה להתיר רק את חלק המדינה או רק את החלק המקומי), אתם חייבים להיות חבים כדין במס ולשלם אותו, זה חייב להיות מס מכירה או שימוש שאין לכם זכות לקבל עליו החזר או זיכוי, ונדרשת הוכחה כמו קבלה. מסים זרים ומכסים אינם נחשבים (⁦TB-ST-765⁩).

אם הזיכוי קטן מהמס של המדינה שלכם, ההפרש הוא מס שימוש. מס שמוכר גבה בטעות לא היה חייב כדין, ולכן כללי הזיכוי האלה אינם חלים עליו בדרך כלל; התיקון הוא בקשת החזר מהמוכר, ומוסבר בתעודות מכירה חוזרת והחזרי מס מכירה.

איך מדווחים ומשלמים מס שימוש: בדוח מס מכירה, בדוח מס שימוש או בדוח מס הכנסה?

דווחו עליו בדוח מס המכירה אם לעסק יש היתר או חשבון באותה מדינה. אחרת, השתמשו בדוח מס השימוש הנפרד של המדינה או, אצל חלק מהבעלים של עסק יחידני, בדוח מס ההכנסה. קליפורניה ווושינגטון קושרות את הדיווח לתקופה שבה השתמשתם בפריט לראשונה.

בניו יורק, רק בעל עסק יחידני רשאי להשתמש בדוח מס ההכנסה; שותפות, LLC או חברה שאינן רשומות או חייבות להירשם מגישות ⁦ST-130⁩, ומי שכן רשום חייב לדווח בדוח מס המכירה שלו. לוחות הגשה מוסברים בהגשת דוחות מס מכירה.

ספק שכח לגבות מס מכירה ועכשיו מחייב על שנים: מי חייב אותו?

המס חל פעם אחת, אבל המדינה יכולה לפנות לקונה, למוכר או לשניהם. קודם קבעו איזה מס חל. בקליפורניה, מס על מכירה קמעונאית של קמעונאי במדינה הוא מס המכירה של הקמעונאי; האם הקמעונאי יכול לחייב אתכם בו תלוי בהסכם המכירה, ומס שימוש הוא בעיקר מס של הקונה על רכישות מחוץ למדינה ואונליין (CDTFA; Regulation 1700). כשמס שימוש חל, מוכר שהיה צריך לגבות חב במס שהחמיץ, והקונה חייב מס שימוש ישירות. בקליפורניה ובטקסס, תשלום לספק סוגר את צד הקונה רק כשהספק עוסק בעסקים במדינה (או מורשה לגבות) ונותן את הקבלה הנדרשת; ניו יורק ווושינגטון מוסברות להלן.

• המוכר חב. וושינגטון וניו יורק קובעות שמוכר שחייב לגבות חב אישית במס שלא גבה (RCW 82.08.050; New York Tax Law 1133). טקסס אומרת שמוכר שאינו גובה ומעביר את הסכום הנכון יכול לחוב את המס בתוספת קנסות וריבית (שאלות נפוצות של טקסס).
• גם הקונה חב. חבות הקונה נמשכת עד שהמס משולם למדינה, חוץ מכך שתשלום לקמעונאי שעוסק בעסקים בקליפורניה או בטקסס (או מורשה לגבות), עם הקבלה הנדרשת, מסיים אותה (California R&TC 6202; Texas Tax Code 151.102). בניו יורק, לקוח שלא שילם לספק חייב לשלם ישירות ל-⁠Tax Department ולהגיש דוח בתוך 20 ימים ממועד שבו המס היה אמור להיות משולם (Tax Law 1133; ⁦TB-ST-910⁩).
• וושינגטון יכולה לפנות לקונה. עד שהמס משולם למוכר או למחלקה, הוא חוב של הקונה למוכר. כשהמוכר לא שילם למחלקה, הוא רשאי לגבות ישירות מקונה שלא שילם לו ולהוסיף קנס של ⁦10%⁩ מהמס שלא שולם (RCW 82.08.050).

לפני שמשלמים חשבון רטרואקטיבי של ספק:

1. ודאו שהמכירה הייתה חייבת במס ושהפריט שימש במדינה. אם מסרתם לספק תעודת מכירה חוזרת או תעודת פטור, מס השימוש הוא שלכם והחשבון עשוי להיות שגוי.
2. בקשו חשבונית מתוקנת שמציגה את המס לפי חשבונית ותקופה, ואת מספר הרישום של הספק במדינה שלכם. בקליפורניה ובטקסס, קבלה מסיימת את החבות שלכם רק אם היא מגיעה מקמעונאי שעוסק בעסקים במדינה או מורשה לגבות את המס; מספר הרישום עוזר לבדוק זאת.
3. המס חל פעם אחת, אבל מי יכול לקחת אותו תלוי במדינה. תשלום לספק מסיים את צד הקונה רק איפה שהמדינה קובעת כך (קליפורניה וטקסס: ספק שעוסק בעסקים במדינה או מורשה לגבות, עם הקבלה הנדרשת). איפה שהקונה משלם למדינה, ספרו על כך לספק כדי שלא יחייב שוב את אותו מס. שמרו את החשבונית המתוקנת ואת הוכחת התשלום בכל מקרה.
4. הפחיתו רק את הזיכוי שמדינתכם מתירה על מס ששולם למדינה אחרת על אותו פריט, עם הוכחת תשלום.

האם ספק רשאי לחייב לקוח במס שלא גבה תלוי בחוזה, בניסוח החשבונית ובמדינה; ניו יורק נותנת לספק אותה זכות לגבות אותו מהלקוח כאילו היה חלק מהמחיר, ווושינגטון רואה במס שלא שולם חוב של הקונה למוכר. צד המוכר מוסבר בחשבוניות שנשלחו ללא מס מכירה. כדאי להסדיר לפני התשלום אם ריבית וקנסות נלווים למס ומי נושא בהם.

איך רושמים מס שימוש בספרים: כחלק מעלות הציוד או כהוצאה?

מס שימוש הוא חלק מעלות מה שקניתם, לא ניכוי נפרד. IRS קובע להתייחס למס מכירה ששולם על קנייה או על שימוש ברכוש כחלק מהעלות: בציוד מוסיפים אותו לעלות שמפחיתים באמצעות פחת, ובחומרים ובעלויות אחרות הניתנות לניכוי מנכים אותו כחלק מאותה עלות (פרסום 334; פרסום 551; ⁦26 U.S.C. 164⁩).

רשמו את המס לתשלום יחד עם הרכישה. תקופת הדוח נקבעת לפי המדינה: קליפורניה ווושינגטון משתמשות בתקופה שבה השתמשו בפריט לראשונה.

פחת וסעיף 179 מוסברים בהפחתת ציוד בשנה הראשונה. מס שאתם גובים מלקוחות נרשם אחרת: ראו פקודות יומן למס מכירה.

אילו רישומים מראים מה קנינו, מה חויב במס ואיפה השתמשנו בו?

שמרו, לכל רכישה ללא מס:

• החשבונית: תאריך, פריט, מחיר, משלוח, והאם נגבה מס ובאיזה שיעור;
• כתובת המסירה והמדינה שבה השתמשו בפריט או אחסנו אותו לראשונה;
• תאריך השימוש הראשון, שקובע את התקופה;
• מספר ההיתר או החשבון שלכם באותה מדינה, או הערה שאין לכם;
• כל תעודת מכירה חוזרת או פטור שמסרתם למוכר, ולמה השתמשתם בפריט;
• הוכחה למס ששולם למדינה אחרת, כמו קבלה שמראה את הסכום או השיעור (ניו יורק דורשת אותה לזיכוי);
• הדוח ואישור התשלום.

טקסס דורשת מקונה שמשתמש בפריטים חייבים במדינה לשמור רישומי מס מכירה ומס שימוש לפחות 4 שנים, ויותר בזמן ביקורת או ערעור (רשות המסים של טקסס). להודעה או לביקורת של מדינה, ראו ביקורת מס מכירה.

מה אם לא דיווחנו מס שימוש בשנים קודמות?

מס שימוש חל בין אם דווח ובין אם לא, ומס שימוש שמאחרים בו יכול לגרור קנסות וריבית (California R&TC 6591; New York TB-ST-910). כמה שנים אחורה מדינה יכולה להוציא שומה תלוי במדינה. טקסס מתירה בדרך כלל 4 שנים ממועד הפירעון, אבל לא כשלא הוגש דוח, כשהמס שחייבים גבוה ב-⁠⁦25%⁩ או יותר ממה שדווח, או במקרה של הונאה (Texas Tax Code 111.201 ו-⁠111.205). קליפורניה מתירה בדרך כלל 3 שנים אחרי היום האחרון של החודש שאחרי התקופה הרבעונית (אצל מגישים שנתיים: תקופה של שנה) או אחרי הגשת הדוח, המאוחר מביניהם, ו-⁠8 שנים אחרי סוף החודש הזה כשלא הוגש דוח; הונאה או כוונה להתחמק נמצאות מחוץ להגבלה (California R&TC 6487). בנו מחדש את הרכישות קודם. מה שמדינה מוכנה לקבל (תשלום עם הדוח הבא, דוח מתוקן או גילוי מרצון) תלוי במדינה ובשאלה אם כבר פנתה אליכם.

1. משכו את עסקאות הכרטיס והבנק של השנה מול ספקים אונליין ומחוץ למדינה, ופתחו כל חשבונית. רשמו את אלה שאין בהן שורת מס, או שיש בהן פחות מס מהשיעור המלא של המדינה שלכם, לפי מדינת השימוש והתקופה שבה השתמשתם בפריט לראשונה.
2. הסירו מה שלא היה חייב במס, מה שהשתמשו בו במדינה אחרת, ומה שזיכוי מכסה.
3. הוסיפו קנסות וריבית. קליפורניה מוסיפה קנס של ⁦10%⁩ מהמס שלא שולם בתוספת ריבית ממועד הפירעון (R&TC 6591).
4. בררו אילו מסלולים המדינה עדיין מציעה.
5. רשמו אותו בספרים. מס שימוש נכנס לעלות כל פריט (ציוד) או להוצאה (חומרים), כמתואר למעלה. רשמו קנסות וריבית בחשבונות נפרדים משלהם, לא בעלות הפריט, ושאלו את מכין הדוחות שלכם איך הפחת של שנים קודמות ודוח מס ההכנסה מושפעים.

יש מדינות שמאפשרות לעסק להתייצב לפני שהמדינה פונה אליו. תוכנית הגילוי מרצון של טקסס פתוחה לעסק שלא פנו אליו בעניין החבות ולא הודיעו לו על ביקורת. היא בודקת דוחות שהיה צריך להגיש בארבע השנים שלפני שהעסק פנה לראשונה ל-⁠Comptroller, ומוותרת על קנסות סטטוטוריים ובמרבית המקרים על ריבית (רשות המסים של טקסס). CDTFA של קליפורניה אומר שעסק שמאחר במס שימוש עשוי להיות זכאי לשלם חבות משנה קודמת ולהימנע מקנסות איחור בתשלום במסגרת In-State Voluntary Disclosure Program (תוכנית גילוי מרצון בתוך המדינה); המדינה קובעת את הזכאות (שימוש עסקי של CDTFA). תוכניות במדינות אחרות שונות; ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה.

ניו יורק אומרת שהיא עורכת ביקורות שגרתיות ומקבלת מידע על מכירות לתושביה ממדינות אחרות במסגרת הסכמי חילופי מידע; הנוהג במדינות אחרות שונה (⁦TB-ST-910⁩). אם מדינה כבר כתבה אליכם, ייתכן שתוכנית מרצון סגורה; ראו ביקורת מס מכירה.

דוגמה

כל הנתונים להמחשה ובדולרים אמריקאיים.

יועץ בטקסס קונה רהיטים אונליין

יועץ עם היתר מס מכירה בטקסס קונה רהיטי משרד ב-⁦$4,000⁩ מאתר מחוץ למדינה שאינו גובה מס. בשיעור משולב של ⁦8.25%⁩, מס השימוש בטקסס הוא ⁦$330⁩. היועץ מדווח על ה-⁠⁦$4,000⁩ בפריט 3, Taxable Purchases, בדוח הרגיל הבא, ומשלם את ה-⁠⁦$330⁩ יחד איתו. עלות הרהיטים הופכת ל-⁦$4,330⁩.

LLC בניו יורק מקבלת חשבון רטרואקטיבי מספק

ספק לא גבה מעולם מס על ציוד בסך ⁦$20,000⁩ שנמסר לפני שלוש שנים, ועכשיו מחייב בכ-⁦$1,600⁩, בהנחה של שיעור משולב של ⁦8%⁩. המס חל פעם אחת. נניח שה-⁠LLC אינה רשומה למס מכירה. מפני שלא שילמה לספק, הכלל בניו יורק הוא שהיא משלמת ישירות ל-⁠Tax Department, בטופס ⁦ST-130⁩ (עסק רשום היה משתמש בדוח מס המכירה שלו). היא שומרת את החשבונית ואת הוכחת התשלום ומודיעה לספק כדי שהמס לא יחויב שוב. ריבית וקנסות על השנים שלא שולמו הם עניין נפרד וצריך לבדוק אותם. עלות הציוד עולה מ-⁠⁦$20,000⁩ ל-⁦$21,600⁩; איך זה משנה את הפחת בשנים שכבר הוגשו תלוי בשיטה ובמועד שבו המס נצבר.

קבלן מסקרמנטו קונה כלי

קבלן עם היתר מוכר בקליפורניה קונה כלי ב-⁦$12,000⁩ ממוכר מחוץ למדינה שאינו גובה מס קליפורניה. בשיעור משולב משוער של ⁦8.75%⁩, מס השימוש הוא ⁦$1,050⁩. הקבלן מדווח על ה-⁠⁦$12,000⁩ כ“Purchases subject to use tax” בדוח ההיתר לתקופה שבה הכלי שימש לראשונה. עלות הכלי הופכת ל-⁦$13,050⁩, הסכום שמפחיתים בפחת או מנכים לפי שיטת הקבלן.

המצב שלכם שונה?

• שנים של רכישות אונליין או מחוץ למדינה לא חויבו במס, מדינה כתבה אליכם, או ספק מחייב על כמה שנים: המס תלוי במדינה ובתקופה של כל רכישה, והספרים ועלויות הנכסים משתנים אחרי התשלום. בנייה מחדש של רישומי הרכישות לפי מדינה ותקופה והגדרת רישום קבוע של מס שימוש הם עבודת הנהלת חשבונות; מכתב ממדינה שייך גם לביקורת מס מכירה.
• אתם קונים ציוד ואספקה אונליין או מחוץ למדינה כל הזמן ושום דבר בספרים לא מסמן את החשבוניות ללא מס: קל להחמיץ את המס חשבונית אחר חשבונית. רישום מס שימוש שרץ עם הספרים של כל חודש הוא עבודת הנהלת חשבונות.
• קניתם שרתים לאתר אירוח שרתים במתקן משותף: פטור מרכזי הנתונים וזיכויים ייעודיים לשרתים מוסברים במס מכירה על שרתי GPU שאתם קונים.
• השתמשתם בתעודת מכירה חוזרת על פריטים שלא מכרתם, או שספק גבה מס בטעות: ראו תעודות מכירה חוזרת והחזרי מס מכירה.
• אתם המוכר שהחמיץ לגבות מס: ראו חשבוניות שנשלחו ללא מס מכירה.
• אתם קבלן שקונה חומרים: ראו מס מכירה של קבלנים על חומרים.
• אתם עסק קנדי ששילם GST במעבר הגבול: ראו GST על יבוא וחשבוניות מכס.